Dokumenty i inwentaryzacja
Zapisy w księgach Stwierdzone błędy w zapisach poprawia się: 1) przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty; poprawki takie muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca lub 2) przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi. W razie ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca lub prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, dozwolone są tylko korekty dokonane poprzez zapisy korygujące
Dowody księgowe Elementy dowodu księgowego: określenie rodzaju dowodu, wiarygodne określenie wystawcy i wskazanie stron uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji można wyrazić w jednostkach naturalnych, data dokonania operacji, data sporządzania dowodu, gdy został on wystawiony w innym dniu, własnoręczne podpisy osób odpowiedzialnych za prawidłowe dokonanie operacji gospodarczych i jej prawidłowe udokumentowanie, stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca księgowania wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za to wskazanie, numer identyfikacyjny dowodu.
Dowody księgowe Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk. Na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, sporządzonych w języku obcym.
Dowody księgowe Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.
Dowody księgowe Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym, podpisy osób, o których mowa w ust. 1 pkt 5, mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Podpisy na dokumentach ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone mechanicznie. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu, kierownik jednostki ustala sposób postępowania z każdym z nich i wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu.
KRYTERIUM PODZIAŁ CHARAKTERYSTYKA Pojedyńcze Dotyczą jednej operacji Ilość operacji Zbiorowe - zestawienia Dotyczą kilku operacji jednego rodzaju Źródło Zastosowanie Wystawca Odbiorca Pierwotne - źródłowe Wtórne Dyspozycyjne Wykonawcze Dyspozycyjno wykonawcza Obce Własne Wewnętrzne Zewnętrzne Podstawą wystawienia jest operacja gospodarcza Podstawą wystawienia jest dokument pierwotny Polecenie wykonania operacji gospodarczej Informacja o przebiegu operacji gospodarczej Zawiera polecenie przeprowadzenia, a następnie informacje o przebiegu tych operacji Wystawiane przez jednostki zewnętrzne: kontrahentów, instytucje, banki itp. Wystawiane przez komórki własne jednostki Użytkownikami dokumentów są własne komórki organizacyjne jednostki wystawiającej Są one przekazywane na zewnątrz jednostki wystawiającej: do kontrahentów, instytucji
Rodzaj operacji Obrót zapasami Obrót majątkiem trwałym Siła robocza Środki pieniężne Rozrachunki Dokumentujące przyjęcie składnika majątkowego na stan ewidencyjny: Pz - dowód magazynowy przyjęcia do magazynu (materiałów, towarów) z dostaw; Rw - dowód magazynowy pobrania z magazynu (materiałów, towarów, produktów) na potrzeby wewnętrzne; Zw - związane ze zwrotem do magazynu; Mm - dotyczy przemieszczenia w ramach tego samego podmiotu; Wz - dowód magazynowy wydania z magazynu (materiałów, towarów, produktów) na zewnątrz; faktury i rachunki - związane ze sprzedażą danych składników majątkowych PT - dowód przekazania - wydania środka trwałego; OT - dowód przyjęcia - otrzymania środka trwałego; LT - dowód likwidacji środka trwałego Listy obecności, karty pracy, karty wynagrodzeń, raporty, listy płac i inne Dokumentujące obrót gotówkowy: KP - asygnata Kasa Przyjmie; KW - asygnata Kasa Wypłaci; RK - raport kasowy; oraz związane z obrotem bezgotówkowym: Pp - polecenie dokonania przelewu środków pieniężnych z rachunku bankowego; WB - stwierdzający dokonanie operacji wpływu bądź wypływu środków pieniężnych w oparciu o rachunek bankowy; czeki i weksle Fa - faktura; R-k - rachunek; noty księgowe
Inwentaryzacja Wszystkie posiadane w przedsiębiorstwie aktywa, jak i zobowiązania podlegają inwentaryzacji. Treść art. 4 ust. 1 UR stwierdza, że podmioty gospodarcze zobowiązane są do wykorzystywania zasad rachunkowości w sposób prawidłowy, zapewniający rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz zaprezentowanie wyniku finansowego. 12
Istota inwentaryzacji Istotą inwentaryzacji jest aby każdy składnik aktywów i pasywów był przed sporządzeniem sprawozdania finansowego zinwentaryzowany. Składniki aktywów i pasywów muszą przedstawiać realne i prawdziwe wartości każdej jednostki aktywów lub pasywów. 13
Kiedy przeprowadzamy inwentaryzację i jaką metodę stosujemy 1/3 Przedmiot inwentaryzacji Aktywa pieniężne i papiery wartościowe w postaci materialnej, Produkty będące w toku produkcji, Materiały, towary i produkty gotowe (nie objęte bieżącą ewidencją) odpisane w dniu zakupu lub wytworzenia w koszty, lecz znajdujące się w tym dniu w zapasie (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych). Częstotliwość inwentaryzacji 1 raz w roku ( na ostatni dzień roku obrotowego) Metoda inwentaryzacji Spis z natury => Znajdujące się na terenie niestrzeżonym lub znajdujące się się na terenie strzeżonym, lecz nieobjęte ewidencją ilościowo-wartościową rzeczowe składniki aktywów obrotowych. Znajdujące się na terenie niestrzeżonym środki trwałe (z wyjątkiem środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony i gruntów) 1 raz w roku (3 miesiące przed końcem roku do 15 dnia po końcu roku obrotowego) Spis z natury Znajdujące się na terenie niestrzeżonym maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie. Składniki aktywów, będące własnością innych jednostek powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania, używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu z wyjątkiem jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne itd,
Kiedy przeprowadzamy inwentaryzację i jaką metodę stosujemy 2/3 Przedmiot inwentaryzacji Częstotliwość inwentaryzacji Metoda inwentaryzacji Aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki, Papiery wartościowe w postaci zdematerializowanej Należności, w tym udzielone pożyczki ( z wyjątkiem należności spornych i wątpliwych, a także należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także inne aktywa i pasywa, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe) Powierzone kontrahentom własne składniki aktywów, => Zapasy materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów - znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo wartościową. 1 raz w roku W dniu bilansowym. (3 miesiące przed końcem roku do 15 dnia po końcu roku obrotowego) 1 raz na 2 lata (w dowolnym dniu roku obrotowego) W drodze uzyskania potwierdzenia sald Spis z natury Środki trwałe, oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenie strzeżonym. Nieruchomości zaliczone do inwestycji inne niż grunty 1 raz na 4 lata (w dowolnym dniu roku obrotowego) Spis z natury
Kiedy przeprowadzamy inwentaryzację i jaką metodę stosujemy 3/3 Przedmiot inwentaryzacji Częstotliwość inwentaryzacji Metoda inwentaryzacji Środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, Grunty, prawa wieczystego użytkowania gruntów oraz spółdzielcze prawo do lokali mieszkalnych i użytkowych,, też zaliczone do inwestycji Należności i zobowiązania sporne, wątpliwe, Należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, Należności i zobowiązania z tytułów publicznoprawnych, Inne aktywa i pasywa, których zinwentaryzowanie w drodze spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe: -środki trwałe w budowie, z wyjątkiem maszyn i urządzeń, -wartości niematerialne i prawne, -inwestycje finansowe zaliczone do aktywów trwałych, -rozliczenia międzyokresowe przychodów i kosztów, -kapitały własne, -rezerwy, -fundusze specjalne, -pozostałe aktywa i pasywa, -aktywa i pasywa ewidencjonowane pozabilansowo. 1 raz w roku (3 miesiące przed końcem roku do 15 dnia po końcu roku obrotowego) Albo na koniec roku pasywa W drodze weryfikacji poprzez porównanie danych w księgach rachunkowych z danymi wynikającymi z dokumentów
Wymogi wobec inwentaryzacji Istotne jest ażeby inwentaryzacja spełniała wymóg: rzetelności, prawidłowości i kompletności, bezbłędności i sprawdzalności posiadanych aktywów i pasywów. 17