O randze inwentaryzacji w rachunkowości świadczą częste odwołania do inwentaryzacji i dokumentacji inwentaryzacyjnej w Ustawie o rachunkowości. O randze inwentaryzacji w rachunkowości świadczą częste odwołania do inwentaryzacji i dokumentacji inwentaryzacyjnej w Ustawie o rachunkowości. Artykuł 4 3. Rachunkowość jednostki obejmuje: 3) okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. 5. Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Artykuł 18 1 / 8
2. Co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, a na dzień inwentaryzacji - zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów. Artykuł 26 1. Jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację: 1) aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, z zastrzeżeniem pkt. 3, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie - drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic, 2) aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek, z zastrzeżeniem pkt. 3, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów - drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic, 3) środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt. 1 i 2 oraz wymienionych w pkt. 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe - drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. 2 / 8
2. Inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu. Obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania. 3. Termin i częstotliwość inwentaryzacji, określone w ust. 1, uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację: 1) składników aktywów - z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 - rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym, 2) zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową - przeprowadzono raz w ciągu 2 lat, 3) nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie - przeprowadzono raz w ciągu 4 lat, 4) zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki - przeprowadzono raz w roku, 5) zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną - przeprowadzono raz w roku. 3 / 8
4. Inwentaryzację, o której mowa w ust. 1, przeprowadza się również na dzień zakończenia działalności przez jednostkę oraz na dzień poprzedzający postawienie jej w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości. 5. Można odstąpić od przeprowadzenia inwentaryzacji: 1) w przypadku ogłoszenia upadłości z możliwością zawarcia układu, jeżeli zgodnie z art. 12 ust. 3 pkt 3 jednostka nie zamyka ksiąg rachunkowych, 2) w przypadku połączenia lub podziału jednostek, z wyjątkiem spółek kapitałowych, jeżeli strony w drodze umowy pisemnej odstąpią od przeprowadzenia inwentaryzacji. Artykuł 27 1. Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. 2. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Artykuł 71 4 / 8
1. Dokumentację, o której mowa w art. 10 ust. 1, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, zwane dalej także zbiorami", należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Artykuł 74 2. Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres: 7) dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat. Pomimo że ustawodawca zdecydowanie definiuje obligatoryjność inwentaryzacji, wiele jednostek nie docenia jej znaczenia. Należy podkreślić, że brak jest możliwości poprawnej wyceny oraz prezentacji aktywów i pasywów jednostki bez prawidłowo przeprowadzonej inwentaryzacji. Brak takiej inwentaryzacji uniemożliwia też biegłemu rewidentowi stwierdzenie w opinii z badania, że zbadane sprawozdanie finansowe, obejmujące dane liczbowe i objaśnienia słowne: - przedstawia rzetelnie i jasno wszystkie informacje istotne dla oceny sytuacji majątkowej i finansowej Jednostki na dzień... roku, jak też jej wyniku finansowego za rok obrotowy od... roku do... roku. 5 / 8
Jeżeli biegły ma wątpliwości i nie może zapisać powyższego akapitu w opinii, musi w opinii z badania napisać co najmniej komentarz albo zastrzeżenie albo wydać opinię negatywną albo odstąpić od wydania opinii, w zależności od istotności niepotwierdzonych aktywów i pasywów. Co jest potrzebne, aby z pełnym zaufaniem potwierdzić wynik inwentaryzacji? Przed laty w dużych jednostkach państwowych były nawet stukilkudziesięciostronicowe dokumentacje. Oczywiście był to często tryumf formy nad treścią, ale nie było wątpliwości, co, kto, kiedy i gdzie ma wykonywać, kto i za co jest odpowiedzialny, dla całej jednostki, z uwzględnieniem podziału na piony, wydziały, a nawet brygady. W każdej jednostce, aby wykonać poprawnie inwentaryzację jest niezbędne wprowadzenie zarządzeniem Zarządu Instrukcji inwentaryzacyjnej, opisującej: - zasady ogólne, cele, rodzaje i metody inwentaryzacji; - terminy i częstotliwość inwentaryzacji; - organizację, przebieg, rozliczenie inwentaryzacji; - sposób powoływania i zadania Zakładowej Komisji Inwentaryzacyjnej; - zasady inwentaryzowania w drodze spisów z natury; - zasady inwentaryzacji pozostałych aktywów i pasywów; - dopuszczalne uproszczenia podczas inwentaryzacji; - wycenę wyników inwentaryzacji, z załącznikami opisującymi wydawane następnie dokumenty, np.: - Zarządzenie o wdrożeniu Instrukcji inwentaryzacyjnej, - Zarządzenie o powołaniu Zakładowej Komisji Inwentaryzacyjnej, - Zarządzenie Prezesa w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji, 6 / 8
- Oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej przed inwentaryzacją, - Protokół Komisji Inwentaryzacyjnej z przebiegu inwentaryzacji. W Instrukcji inwentaryzacyjnej m.in. muszą się znaleźć informacje o oddzielnym inwentaryzowaniu (wyszczególnieniu) wszystkich aktywów: wolnostojących, o obniżonej przydatności gospodarczej (wadliwych, przestarzałych) bądź będących własnością stron trzecich, informacja czy zostały one oddzielone od pozostałych, a także opis sposobu kontroli formularzy inwentaryzacyjnych, sposobu zagwarantowania kontroli obrotu w czasie spisu z natury, aby wynik inwentaryzacji nie był zniekształcony przez codzienne czynności (produkcję, sprzedaż), sposobu ustalenia stopnia zaawansowania produkcji niezakończonej, czy wyznaczenia ilości trudnych do pomiaru zapasów. Zgodnie w Instrukcją inwentaryzacyjną zarząd wydaje zarządzenie/a o inwentaryzacji. Ustawa o rachunkowości, cytowana powyżej, zawiera obligatoryjne terminy i częstotliwość inwentaryzacji, choć nic nie ogranicza częstszego wykonywania inwentaryzacji. Należy jednak pamiętać, że coroczna inwentaryzacja dotyczy nie tylko spisu z natury środków pieniężnych, zapasów oraz potwierdzenia sald należności z kontrahentami, ale należy także inwentaryzować wartości niematerialne i prawne, co ma dodatkową zaletę, gdyż zapewnia regularną kontrolę legalności oprogramowania. W czasie inwentaryzacji jest istotne, aby spisujący nie mieli dostępu do zapisów ewidencji operacyjnej, a wszystkie dokumenty spisowe były drukami ścisłego zarachowania. Inwentaryzacji nie mogą prowadzić osoby odpowiedzialne materialnie za dany odcinek. 7 / 8
Po zakończeniu inwentaryzacji arkusze spisowe są wprowadzane do systemów magazynowych, gdyż większość programów automatycznie wyznacza różnice inwentaryzacyjne i je wycenia. Pozostałe różnice są wprowadzane ręcznie do protokołów komisji inwentaryzacyjnych, które proponują sposób rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych. Inwentaryzację kończy zarządzenie zarządu (prezesa) zatwierdzające sposób rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych. Są one księgowane w pozostałe koszty operacyjne, w przychody operacyjne, lub są nimi obciążane osoby odpowiedzialne materialnie za powstanie niedoborów. 8 / 8