REGULAMIN pracy komisji przetargowych w Instytucie Chemii Fizycznej Polskiej Akademii Nauk Rozdział I Przepisy ogólne 1 1. W Instytucie Chemii Fizycznej PAN, zwanym dalej Instytutem" powołuje się komisję przetargową, zwaną dalej komisją", jeżeli wartość zamówienia publicznego jest równa lub przekracza równowartość kwoty określonej art. 11 ust. 8 Ustawy Prawo Zamówień Publicznych. 2. Komisję, o której mowa w ust. l można także powołać, jeżeli wartość zamówienia publicznego przekracza równowartość kwoty 30.000 EURO. 3. Komisję powołuje i odwołuje Kierownik Jednostki. 2. 1. Wniosek o udzielenie zamówienia publicznego - według wzoru ustalonego w załączniku do regulaminu - sporządza osoba właściwa dla przedmiotu zamówienia. 2. Wniosek zawiera: - nazwę przedmiotu zamówienia, - szacunkową wartość zamówienia, ustaloną z należytą starannością bez podatku od towarów i usług VAT, - pożądany termin realizacji zamówienia, - propozycję składu komisji, - akceptację działu finansowo-księgowego dotyczącą zabezpieczenia środków finansowych na wnioskowane zamówienie. 3. Wniosek zatwierdza Kierownik Jednostki. 3. 1. Komisja przetargowa rozpoczyna działalność z dniem powołania jej, po uprzednim zatwierdzeniu wniosku, o którym mowa w 2. 2. W skład komisji wchodzą: - Przewodniczący komisji - Członkowie komisji - w liczbie 1-3 osób. - Sekretarz komisji 3. Przewodniczący kieruje pracą komisji oraz ustala szczegółowy zakres obowiązków jej członków. 4. 1. Członków komisji powołuje i odwołuje Kierownik Jednostki na wniosek Przewodniczącego. 2. Przewodniczącego komisji powołuje i odwołuje Kierownik Jednostki - w wypadku zaistnienia okoliczności wymienionych w art. 17 ustawy prawo zamówień publicznych. 1
5. Komisja jest zobowiązana do rzetelnego i obiektywnego wykonywania powierzonych jej czynności zgodnie z przepisami prawa, posiadaną wiedzą i doświadczeniem. 6. Odwołanie członka komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego może nastąpić wyłącznie: - w sytuacji naruszenia przez niego obowiązków, o których mowa w 5 Regulaminu, - w sytuacji nie złożenia stosownego oświadczenia wskazanego w 13 pkt 2 lub zaistnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ustawy prawo zamówień publicznych. 7. Członek komisji jest obowiązany w każdym czasie wyłączyć się z udziału w pracach komisji, niezwłocznie po powzięciu wiadomości o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ustawy prawo zamówień publicznych, po uprzednim powiadomieniu Przewodniczącego komisji. 8. 1. W sprawach wymagających wyjaśnień albo wiedzy specjalistycznej Kierownik Jednostki może powołać biegłego zgodnie z art. 21 ust. 4 ustawy prawo zamówień publicznych. 2. Do pracy biegłego odnoszą się odpowiednio przepisy 5 oraz 13 pkt 2-5. 3. Biegły przedstawia swoją opinię na piśmie, a na żądanie Przewodniczącego komisji może uczestniczyć w jej czynnościach. Rozdział II Zadania komisji Komisja przetargowa rozpoczyna działalność z chwilą powołania jej oraz otrzymania wniosku, którego wzór stanowi załącznik do niniejszego regulaminu. 9. 1. W trakcie przygotowania postępowania o zamówienie publiczne komisja opracowuje dokumentację obejmującą: - szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, - propozycję wyboru trybu udzielenia zamówienia wraz z uzasadnieniem, - projekt dokumentacji przetargowej, - projekt zaproszenia do udziału w postępowaniu, do składania ofert albo zapytania o cenę, - propozycję zaproszenia do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki wraz z projektem umowy, który będzie przedmiotem negocjacji, - propozycję treści umowy, która będzie załącznikiem do dokumentacji przetargowej, - projekty innych dokumentów do organu właściwego w sprawach zamówień publicznych jeżeli zajdzie taka potrzeba, 2. Dokumentację, o której mowa w ust. l zatwierdza Kierownik Jednostki. 2
Prowadzenie postępowania o zamówienie publiczne 10. W trakcie prowadzenia postępowania o zamówienie publiczne zadaniem komisji jest: - prowadzenie negocjacji z wykonawcami, w przypadku gdy ustawa przewiduje prowadzenie takich negocjacji, - udzielanie wyjaśnień wykonawcom do treści dokumentacji, - dokonanie otwarcia ofert, - ocena spełniania przez wykonawców stawianych im warunków, - ocena ofert nie podlegających odrzuceniu, biorąc pod uwagę wyłącznie kryteria oceny ofert określone w zatwierdzonej dokumentacji, - przygotowanie propozycji wykluczenia wykonawców lub odrzucenia ofert w przypadkach określonych w ustawie oraz wyboru oferty najkorzystniejszej bądź wystąpienie o unieważnienie postępowania, Propozycja wyboru oferty najkorzystniejszej 11. W zależności od rodzaju postępowania komisja przedstawia Kierownikowi Jednostki propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej, uwzględniającą tryb prowadzonego postępowania: - w postępowaniach przetargowych przedstawia propozycję wyboru najkorzystniejszej oferty dokonanej na podstawie kryteriów oceny ofert zawartych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, - w postępowaniach prowadzonych w trybie zapytania o cenę proponuje wybór oferty, która zawiera najniższą cenę, - w postępowaniu prowadzonym w trybie zamówienia z wolnej ręki przedstawia propozycję zawarcia umowy z Wykonawcą, z którym były prowadzone negocjacje, - w przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa w art. 93 ustawy prawo zamówień publicznych - występuje do Kierownika Jednostki o unieważnienie postępowania, przy czym pisemne uzasadnienie takiego wniosku powinno zawierać wskazanie podstawy prawnej wraz z omówieniem okoliczności, które spowodowały konieczność unieważnienia prowadzonego postępowania. Przewodniczący komisji: Rozdział III Obowiązki członków komisji 12. 1. kieruje pracami komisji, 2. wyznacza terminy posiedzeń komisji oraz prowadzi te posiedzenia, 3. dokonuje podziału pomiędzy członków komisji prac podejmowanych w trybie roboczym, 4. nadzoruje prawidłowe prowadzenie dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, 5. informuje Kierownika Jednostki o problemach związanych z pracami komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, 3
6. po dokonaniu otwarcia ofert odbiera od członków komisji oraz sam wypełnia i podpisuje oświadczenie (DRUK ZP-1) - oświadczenia te są włączane do dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, 7. wyłącza z prac członka komisji w przypadku nie złożenia oświadczenia ZP-1, złożenia oświadczenia ZP-1 o zaistnieniu okoliczności określonych w art. 17 o zamówieniach publicznych lub złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą oraz niezwłocznie powiadamia na piśmie o tym fakcie Kierownika Jednostki, 8. przeprowadza otwarcie ofert, w tym w szczególności: - przedstawia zebranym skład komisji, przeprowadza otwarcie ofert, - podaje nazwy oferentów, których oferty nie będą brane pod uwagę z powodu złożenia ich po wyznaczonym terminie, okazuje zebranym oferty w celu stwierdzenia ich nienaruszalności, - zwraca się do oferentów z zapytaniem odnośnie chęci złożenia przez nich oświadczeń przed otwarciem ofert, - otwiera oferty i odczytuje: nazwy i adresy oferentów, ceny ofert, terminy wykonania, okresy gwarancji, warunki płatności, - bezpośrednio przed otwarciem ofert podaje kwotę jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia zgodnie z art.86 ust.3 ustawy prawo zamówień publicznych, - informuje zebranych o przewidywanym terminie rozstrzygnięcia postępowania i podania wyników do publicznej wiadomości. Członek Komisji jest zobowiązany do: 13. 1. uczestniczenia w posiedzeniach komisji, 2. złożenia na ręce Przewodniczącego komisji oświadczenia ZP-1 - niezwłocznie po otwarciu ofert i powzięciu informacji o oferentach, 3. powiadomienia w formie pisemnej Przewodniczącego komisji o zaistnieniu okoliczności uzasadniających odwołanie członka komisji, niezwłocznie po powzięciu o tym wiadomości, 4. terminowego wykonania prac wyznaczonych przez Przewodniczącego komisji, 5. wypełniania innych poleceń Przewodniczącego komisji w zakresie prowadzonego postępowania o zamówienie publiczne. Sekretarz Komisji: 14. 1. prowadzi dokumentację postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, 2. prowadzi obsługę organizacyjno-techniczną komisji, w tym w szczególności: - sporządza opracowywane dokumenty przetargowe, - zamieszcza stosowne ogłoszenia o postępowaniach, - udziela oferentom niezbędnych wyjaśnień w sprawach związanych z prowadzonym postępowaniem lub kieruje ich do właściwych członków komisji, - uczestniczy w przygotowaniu oraz rejestracji prowadzonej korespondencji dotyczącej postępowań o zamówienia publiczne, - przyjmuje i rejestruje oferty oraz zabezpiecza je przed osobami postronnymi, 3. uczestniczy we wszystkich pracach komisji, 4. składa na ręce Przewodniczącego komisji oświadczenie ZP-1 - niezwłocznie po otwarciu ofert i powzięciu informacji o oferentach, 5. wypełnia inne polecenia Przewodniczącego komisji w zakresie prowadzonego postępowania o zamówienie publiczne. 4
Rozdział IV Nadzorowanie prac komisji 15. Nadzór nad prawidłowym tokiem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz prowadzeniem dokumentacji sprawuje Przewodniczący komisji. 16. Kierownik Jednostki posiada prawo kontroli wyników pracy komisji. 17. 1. Kierownik Jednostki stwierdza nieważność czynności podjętej z naruszeniem prawa. 2. Komisja - na polecenie Kierownika Jednostki - powtarza unieważnioną czynność, podjętą z naruszeniem prawa. Rozdział V Zakończenie działalności komisji 18. 1. Komisja kończy pracę z chwilą ostatecznego wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnienia postępowania o zamówienie publiczne na podstawie art. 93 ustawy prawo zamówień publicznych. 2. Wyboru oferty najkorzystniejszej dokonuje Kierownik Jednostki, zatwierdzając propozycje komisji. 3. W przypadku odmowy zatwierdzenia propozycji komisji lub unieważnienia prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, Kierownik Jednostki powierza przygotowanie i przeprowadzenie nowego postępowania w tej samej sprawie, 4. Dokumentację z przeprowadzonego postępowania, Przewodniczący komisji przekazuje Sekretarzowi komisji, który będzie ją przechowywał przez okres 4 lat. Dyrektor Instytutu Warszawa, dnia 16 kwietnia 2014r. Prof. dr hab. Robert Hołyst 5
Załącznik do regulaminu pracy komisji przetargowych w IChF PAN Nr sprawy... Wniosek o udzielenie zamówienia publicznego 1. Informacje o przedmiocie zamówienia 1. Nazwa przedmiotu zamówienia :... 2. Wymagany pożądany* termin realizacji zamówienia :... 3. Oznaczenie przedmiotu zamówienia wg CPV*... * niepotrzebne skreślić 2. Proponowany tryb udzielenia zamówienia... Uwaga: w przypadku zastosowania trybu innego niż przetarg nieograniczony lub ograniczony należy załączyć szczegółowe uzasadnienie. 3. Osoba odpowiedzialna za realizację zadania Imię i nazwisko... Nr telefonu... 4. Dopuszczalny język oferty Informacja czy zamawiający przyjmuje możliwość składania ofert w innym języku niż język polski: TAK / NIE* * niepotrzebne skreślić 5. Informacje o źródle finansowania przedmiotu zamówienia 1. Źródła finansowania przedmiotu zamówienia (wymienić jakie i w jakich kwotach):... 2. Wydatki realizowane będą ze środków - bieżących / inwestycyjnych* 6. Informacje o szacunkowej wartości zamówienia i zabezpieczonej kwocie 1. Szacunkowa wartość zamówienia (bez podatku VAT) -... zł Słownie:...tysięcy złotych Równowartość w Euro...według Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia... 2. Wartość zamówienia ustalono w oparciu o... 3. Procent należnego podatku VAT ustalony dla wartości określonej w pkt.1...% 4. Kwota należnego podatku VAT ustalona dla wartości określonej w pkt.1... zł. 5. Kwota jaką zamierza się przeznaczyć na finansowanie zamówienia... zł 6.Wadium jest (nie jest)* wymagane. Kwota wadium... zł *niepotrzebne skreślić 6
7. Proponowany skład komisji przetargowej 1. Przewodniczący... 2. Członkowie -... 3. Sekretarz... 8 Imię i Nazwisko osoby zamawiającej dysponującej środkami finansowymi... Podpis... 9. Akceptacja działu finansowo-księgowego dotycząca zabezpieczenia środków na wnioskowane zamówienie... (Pieczęć i podpis Głównej Księgowej) Warszawa, dnia... 10. Akceptacja uruchomienia procedury udzielenia zamówieni publicznego... (Pieczęć i podpis Dyrektora Instytutu) Warszawa, dnia... 7