ZAPYTANIE OFERTOWE (ZO)

Oddział: Przewozy Regionalne spółka z o.o. Oddział Opolski z siedzibą w Opolu ul. Krakowska 48; 45-075 Opole tel. 665916091 fax. 775541370 Postępowanie nr: PRENa-252/28//2016 Opole, dnia 14.03.2016r. ZAPYTANIE OFERTOWE (ZO) na: dostawę pasty BHP

1 Informacje ogólne: 1. Słowniczek pojęć: 1. Oddział Przewozy Regionalne spółka z o.o. Oddział Opolski z siedzibą w Opolu ul. Krakowska 48, 45-075 Opole; tel. 665 916 091; fax. (077) 5541370. 2. Oferent osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która uczestniczy w postępowaniu o udzielenie zamówienia. 3. Spółka Przewozy Regionalne spółka z o.o. Centrala Spółki i jednostki wykonawcze (Oddziały, Zakłady Naprawcze Taboru); 4. Wykonawca - osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której oferta została wybrana jako najkorzystniejsza lub która uzyskała zamówienie. 2. Postępowanie, którego dotyczy niniejsze Zapytanie ofertowe (zwane dalej ZO), oznaczone jest znakiem: PRENa-252/28/2016. Oferenci / Wykonawcy zobowiązani są do powoływania się na wyżej podane oznaczenie we wszystkich kontaktach z Oddziałem. 3. Postępowanie prowadzone będzie w języku polskim. Wszelkie oświadczenia, zawiadomienia i inne dokumenty sporządzone w postępowaniu, jak również umowa w sprawie zamówienia sporządzone winny być w języku polskim. 4. Przed złożeniem oferty wstępnej, Oferent zobowiązany jest do szczegółowego zapoznania się z treścią niniejszego ZO. 5. Postępowanie o udzielnie zamówienia jest dwuetapowe: I etap - złożenie oferty wstępnej, II etap negocjacje. 6. Oferta może być złożona tylko poprzez platformę zakupową OpenNexus do wyznaczonego dnia zakończenia postępowania. 7. Ofertę należy złożyć do dnia 24 marca 2016 r. do godz. 13:00 drogą elektroniczną na platformie Open Nexus. 8. Rozliczenia między Oddziałem a Oferentem prowadzone będą w walucie PLN. 9. Oddział ma prawo zmieniać treść ZO przed upływem terminu składania ofert. 2 Przedmiot zamówienia: 1. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest dostawa pasty BHP żółta AMERICOL op. 0,5l. w ilości 1 560 op Pasta przeznaczona dla uprawnionych pracowników Oddziału Opolskiego. 2. Miejsce realizacji zamówienia: Przewozy Regionalne sp. z o.o. Oddział Opolski, z siedzibą w Opolu: Sekcja Utrzymania Taboru ul. K. Miarki 38, 47-220 Kędzierzyn-Koźle. 3. Dostawy pasty BHP odbywać się będą na koszt i ryzyko Wykonawcy. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany wielkości zamówienia +/- 20%. 5. Oddział nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych ani wariantowych 6. Termin realizacji zamówienia:: - do 15 kwietnia 2016r. 390op. - do 31 maja 2016r. 390op. - do 31 sierpnia 2016r. 390op. - do 30 listopada 2016r. 390op. 2

3 Warunki udziału w postępowaniu 1. Z postępowania Oddział może wykluczyć: 1) Oferentów, którzy wyrządzili szkodę Spółce poprzez nie wykonanie zamówienia lub nienależytego jego wykonania w okresie 3 lat przed wszczęciem niniejszego postępowania; 2) Oferentów, z którymi Spółka rozwiązała albo wypowiedziała Umowę w sprawie zamówienia albo odstąpiła od umowy w sprawie zamówienia, z powodu okoliczności, za które Oferent ponosi odpowiedzialność, jeżeli rozwiązanie albo wypowiedzenie Umowy, albo odstąpienie od Umowy nastąpiło w Okresie 3 lat przed wszczęciem niniejszego postępowania; 3) Oferentów w stosunku, do których otwarto likwidację lub, których upadłość ogłoszono; 4) Oferentów, którzy zalegają z opłaceniem podatków, opłat i składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, z wyjątkiem przypadków, gdy uzyskali przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu; 5) Oferentów, których właściciela lub osobę powiązaną z Zarządem danego Oferenta prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo w związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego; 6) Podmioty zbiorowe, wobec których sąd orzekł zakaz ubiegania się o zamówienia na podstawie przepisów o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary; 7) Oferentów, którzy należąc do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. Nr 50, poz. 331, z późn. zm.), złożyli odrębne oferty w tym postępowaniu, chyba że wykażą, że istniejące między nimi powiązania nie prowadzą do zachwiania uczciwej konkurencji pomiędzy nimi; 8) Oferentów, którzy złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ lub mogące mieć wpływ na wynik prowadzonego postępowania. 9) Oferentów, którzy nie wykazali spełniania warunków udziału w postępowaniu. 2. W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału, o których mowa w ust. 1 Oferent jest zobowiązany złożyć wraz z ofertą dokumenty określone w 4. 4 Dokumenty i oświadczenia Oferentów wymagane dla potwierdzenia spełniania warunków 1. W celu wykazania spełniania przez warunków udziału w postępowaniu określonych w 3 ust. 1, Oferenci winni przedłożyć niżej wymienione dokumenty i oświadczenia: 1) oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia na podstawie 3 ust. 1 wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do ZO; 2) aktualny odpis z właściwego rejestru lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o 3 ust. 1 pkt 3 wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; 2. Jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Oferent ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio 3

miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Oferent ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. 3. Oświadczenia i dokumenty, o których mowa w ust. 1, winny być złożone w formie oryginału, lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy. 4. Oferenci mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. 5. W przypadku, o którym mowa w ust. 4 Oferenci ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia. 5 Opis sposobu przygotowania ofert 1. Oferta Wybranego Oferenta musi być sporządzona zgodnie z poniższymi zasadami, na wzorach załączników opracowanych przez Oddział. 2. Oferta musi zawierać: 1) ofertę handlową - załącznik nr 1 do ZO; 2) dokumenty wymagane postanowieniami 4 ust. 1 ZO; 3) pełnomocnictwo do podpisania oferty, o ile prawo do podpisania oferty nie wynika z innych dokumentów złożonych wraz z ofertą treść pełnomocnictwa musi jednoznacznie określać czynności, co do wykonywania których pełnomocnik jest upoważniony; w przypadku gdyby pełnomocnictwa udzielała osoba inna niż uprawniona z mocy prawa lub umowy spółki do reprezentowania podmiotu, należy dołączyć do oferty również pełnomocnictwo do dokonania tej czynności; 4) pełnomocnictwo do reprezentowania Oferentów w postępowaniu albo reprezentowania Wykonawców w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, w przypadku gdy Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia; SKANY OFERTY HANDLOWEJ ORAZ DOKUMENTÓW NALEŻY OBOWIĄZKOWO ZŁOŻYĆ PRZEZ PLATFORMĘ ZAKUPOWĄ (jako załącznik do oferty). 3. Ponadto, oferta musi spełniać następujące warunki: 1) musi być sporządzona w języku polskim, pod rygorem nieważności, w formie pisemnej na papierze, przy użyciu nośnika pisma nieulegającemu usunięciu bez pozostawienia śladów (maszyna do pisania, drukarka komputerowa, długopis itp.) z zachowaniem należytej staranności, dokładnie i precyzyjnie sformułowana, pozbawiona cech mogących wywołać wieloznaczność; 2) musi być podpisana przez Oferenta lub pełnomocnika; 3) wszelkie zmiany w treści oferty (przekreślenia, poprawki, dopiski) muszą być podpisane lub parafowane przez Oferenta - w przeciwnym wypadku nie będą uwzględniane. 4. Oddział uzna, że podpisem jest złożony własnoręcznie znak, z którego można odczytać imię i nazwisko podpisującego, a jeżeli znak ten jest nieczytelny lub nie zawiera pełnego imienia i nazwiska, to musi być uzupełniony pieczęcią lub w inny sposób umożliwiać odczytanie imienia i nazwiska podpisującego. 5. Pełnomocnictwa, o których mowa w ust. 2 pkt 3 niniejszego paragrafu muszą być poświadczone za zgodność z oryginałem przez osoby wystawiające pełnomocnictwo, notariusza lub osoby, których uprawnienie do reprezentacji wynika z dokumentu rejestrowego (ewidencyjnego) Oferenta, zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w tych dokumentach. 6. Oddział może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu w przypadku, gdy złożona przez Oferenta kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwość, co do jej prawdziwości. 4

6 Opis sposobu obliczenia ceny oferty 1. Oferent zobowiązany jest ustalić cenę wykonania przedmiotu postępowania, która musi obejmować całkowity koszt wykonania i uwzględniać wszystkie koszty towarzyszące realizacji określone we wzorze umowy, który stanowi załącznik Nr 3 do ZO. 2. Cenę należy wyliczyć w walucie złoty polski z dokładnością do 1 grosza. Przy wyliczaniu ceny należy zaokrąglać do pełnego grosza w taki sposób, że końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyżej zaokrągla się do 1 grosza. 3. Na platformie OpenNexus w: POZYCJE ZAKUPOWE, w kolumnie CENA NETTO/JM należy podać wartość netto dla jednej sztuki danego asortymentu. 4. W ofercie handlowej (wersja papierowa) cenę oferty należy wyliczyć posługując się zamieszczona w niej tabelą. 7 Termin związania ofertą 1. Termin związania ofertą wynosi 50 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 2. Oferent samodzielnie lub na wniosek Oddziału może przedłużyć termin związania ofertą. 8 Negocjacje 1. Oddział przewiduje przeprowadzenie w terminie do dnia 29.03.2016r.negocjacji ceny z wykonawcami, którzy nie zostali wykluczeni z postępowania. 2. Negocjacje mogą zostać przeprowadzone pisemnie, telefonicznie, face to face, drogą elektroniczną lub poprzez aukcję elektroniczną. 9 Udzielanie wyjaśnień dotyczących treści niniejszego ZO sposób porozumiewania się Oddziału z Wykonawcami; 1. Oddział ma prawo zmieniać treść zapytania przed upływem terminu składania ofert.. 2. Ewentualne wyjaśnienia i zmiany do ZO będą publikowane w miejscu publikacji ZO, tj. na platformie zakupowej Open Nexus. 3. Osobą uprawnioną do porozumiewania się z Wykonawcami jest: Lidia Patoła nr tel. 665 916 091; Nr faksu (077) 554 1370 e-mail: propeka@p-r.com.pl Informacje można uzyskać codziennie w godzinach 7 00-14 00, z wyjątkiem sobót i dni ustawowo wolnych od pracy. 10 Informacje dodatkowe 1. Oddział zawiera umowę w sprawie zamówienia nie później niż przed upływem terminu związania ofertą. 2. Jeżeli zostanie wybrana oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, przed zawarciem umowy Oddział będzie żądał umowy regulującej współpracę tych Wykonawców (uchwała wspólników lub umowa spółki). 3. Oddział informuje, że postępowanie może zostać unieważnione przed wyborem oferty lub przed podpisaniem umowy bez podania przyczyny. 5

Wykaz załączników: 1) Załącznik Nr 1 - Wzór OFERTY HANDLOWEJ 2) Załącznik nr 2 do ZO Oświadczenie Wykonawcy o braku podstaw do wykluczenia 3) Załącznik nr 3 do ZO Projekt umowy 6

Załącznik Nr 1 do ZO OFERTA HANDLOWA Do Przewozy Regionalne sp. z o.o. Oddział Opolski z siedzibą w Opolu Przystępując do udziału w postępowaniu nr PRENa-252/28/2016 o udzielenie zamówienia o nazwie dostawa pasty BHP, my niżej podpisani, działając w imieniu i na rzecz: Nazwa (firma) i dokładny adres Wykonawcy; w przypadku składania oferty przez podmioty występujące wspólnie podać nazwy (firmy) i dokładne adresy wszystkich podmiotów wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia 1. Oferujemy wykonanie zamówienia za cenę, która wynosi: Lp Nazwa materiału* Ilość ogółem Cena jednostkowa netto Wartość zamówienia netto (zł) (3x4) VAT Wartość zamówienia brutto (zł) (5+6) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Pasta BHP żółta AMERICOL 1 1 560 op. op. 0,5l * W przypadku zastosowania produktów równoważnych należy wpisać nazwę produktu, nr katalogowy (obok nazwy produktu oryginalnego). Oferty, które nie będą zawierały innych nazw produktów traktowane będą jak oferty z produktami oryginalnymi. Skan oferty handlowej musi być obowiązkowo załączony na platformie zakupowej Open Nexus. 2. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z Zapytaniem Ofertowym /w tym ze wzorem umowy/ i nie wnosimy do niego zastrzeżeń oraz przyjmujemy warunki w nim zawarte. 3. W przypadku wyboru naszej oferty, zobowiązujemy się do zawarcia umowy zgodnie z treścią wzoru umowy zawartej w ZO, w miejscu i terminie wskazanym przez Oddział. 4. Oświadczamy, że pełnomocnikiem Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie niniejszego zamówienia dla potrzeb niniejszego zamówienia jest:.. (wypełniają jedynie Wykonawcy składający wspólną ofertę) 7

5. Oświadczamy, że uważamy się za związanych niniejszą ofertą na czas 50 dni. 6. Oświadczamy, że udzielamy gwarancji na okres 12 m-cy od dnia dostarczenia przedmiotu zamówienia. 7. Oświadczamy, że przedmiot zamówienia wykonamy samodzielnie/że podwykonawcom powierzymy wykonanie następujących części przedmiotu zamówienia/*: (dotyczy Wykonawców, którzy zamierzają powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcom) 8. Przedstawiamy poniżej dane kontaktowe, poprzez które należy porozumiewać się w sprawach dotyczących przedmiotowego postępowania: Imię i nazwisko.. tel... faks.. e-mail.. 8. Oferta została złożona na... stronach kolejno ponumerowanych od... do....... dnia...... *niepotrzebne skreślić (podpis i pieczęć osoby /osób upoważnionych) 8

Załącznik nr 2 do ZO... (pieczęć Wykonawcy) OŚWIADCZENIE o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania Przystępując do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego nr PRENa-252/28/2016 na dostawę pasty BHP, oświadczam, że (nazwa Wykonawcy) nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia w trybie 3 ust. 1 Zapytania Ofertowego..., dnia... (podpis i pieczęć osoby /osób upoważnionych) 9

Załącznik nr 3 do ZO PROJEKT Umowa nr. W wyniku przeprowadzonego postępowania o zamówienie wewnętrznych Oddziału zawarta w dniu.. w Opolu pomiędzy : na podstawie przepisów Przewozy Regionalne spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. Wileńska 14a zarejestrowaną przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000031521, kapitał zakładowy 1 540 606 500,00 zł. reprezentowaną przez : Oddział Opolski, z siedzibą w Opolu ul. Krakowska 48, 45-075 Opole, REGON 017319719-00030, NIP 526-25-57-278 w imieniu której działają na podstawie pełnomocnictwa: 1)... 2)... zwanymi dalej Oddziałem, a...... zarejestrowanym przez..., Regon..., NIP..., w imieniu którego działają: 1). 2). zwanymi dalej Dostawcą, o następującej treści: 1. 1. Przedmiotem niniejszej umowy jest dostawa pasty BHP AMERICOL, kolor żółty, op. 0,5l., zwana dalej przedmiotem dostawy. 2. Ewentualne wady wyrobu będą usuwane niezwłocznie, a najpóźniej w ciągu 2 dni roboczych od dnia otrzymania przez Dostawcę protokołu reklamacyjnego sporządzonego przez Oddział poprzez wymianę na nowy wyrób. Wzór protokołu stanowi załącznik Nr 1 do umowy. 3. Koszty transportu pokrywa Dostawca. 4. Bez zgody Oddziału, wyrażonej na piśmie, Dostawca nie może zlecić wykonania w całości, bądź części umowy osobie trzeciej. 10

2. 1. Dostawca zobowiązuje się dostarczać przedmiot dostawy do miejsca realizacji zamówienia: Przewozy Regionalne sp. z o.o. Oddział Opolski z siedzibą w Opolu Sekcja Utrzymania Taboru ul. K. Miarki 38, 47-220 Kędzierzyn-Koźle. 2. Termin realizacji dostawy: - do 15 kwietnia 2016r. 390op. - do 31 maja 2016r. 390op. - do 31 sierpnia 2016r. 390op. - do 30 listopada 2016r. 390op. 3. Okres gwarancji wyrobu wynosi 12 miesięcy od daty dostarczenia przedmiotu dostawy Oddziałowi. 4. Oddział zastrzega sobie prawo zmiany wielkości zamówienia +/- 20%. 1. Całkowita wartość umowy wynosi : brutto...zł. (słownie:...zł), w tym: netto...zł. (słownie:...zł), VAT 3....zł. (słownie:...zł). co wynika z przemnożenia ceny jednostkowej w wysokości zł. netto x 1560 op. 2. Cena, o której mowa w ust.1 zawiera wszelkie koszty Dostawcy związane z realizacją umowy i pozostaje niezmienna przez cały okres obowiązywania umowy. 3. Po zrealizowanej dostawie, Dostawca wystawi fakturę VAT. 4. Należność wynikająca z faktury płatna będzie w terminie 30 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury. 5. Za datę uregulowania płatności przyjmuje się dzień przelania należności na rachunek bankowy Dostawcy. 6. Za przekroczenie terminu płatności Dostawca ma prawo naliczyć Oddziałowi ustawowe odsetki za zwłokę. 7. Dostawca nie może bez zgody Przewozy Regionalne spółka z o.o. w Warszawie przenieść wierzytelności wynikającej z niniejszej umowy na osobę trzecią. 8. Dostawca zobowiązuje się do zamieszczenia na fakturze imienia i nazwiska Pani Krystyny Baranowskiej tel. 665 916 010, jako przedstawiciela Oddziału w kontaktach z Dostawcą. 4. 1. Umowa zostaje zawarta na czas określony od dnia.. do dnia.. 2. Oddziałowi przysługuje prawo rozwiązania umowy z zachowaniem 1 - miesięcznego okresu wypowiedzenia. 3. Rozwiązanie umowy ze skutkiem natychmiastowym może dokonać każda ze stron w formie pisemnej, w przypadku rażącego naruszenia postanowień umowy przez drugą stronę. 11

5. 1. Dostawca zobowiązuje się zapłacić Oddziałowi karę umowną w wysokości 25% wartości brutto dostarczonego towaru, który nie odpowiada wymogom zamówienia, bądź jest obciążony wadami fizycznymi lub jest uszkodzony. 2. W przypadku nie wykonania zamówienia w terminach określonych w 2 ust. 2 Dostawca zobowiązuje się zapłacić Oddziałowi karę umowną w wysokości 2% wartości brutto danego zamówienia za każdy dzień opóźnienia, jeżeli opóźnienie nie przekroczy 10 dni kalendarzowych (włącznie) oraz 5% wartości brutto zamówienia za każdy następny dzień zwłoki po upływie 10 dni. 6. Wszelkie zmiany lub uzupełnienia treści umowy wymagają dla swej ważności formy pisemnego aneksu. 7. Nienależyte wykonanie zobowiązań umownych może skutkować wpisem do Rejestru Nierzetelnych Kontrahentów Spółki Przewozy Regionalne spółka z o.o. 8. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową stosowane będą odpowiednio przepisy kodeksu cywilnego. 9. Wszelkie spory mogące wyniknąć z realizacji umowy będą rozstrzygane przez właściwy sąd powszechny właściwy dla Oddziału. 10. Umowa niniejsza została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednej dla każdej ze stron. ODDZIAŁ : DOSTAWCA : 1.... 1.... 2.... 2.... 12

Załącznik Nr 1 do umowy Opole, dnia. PROTOKÓŁ REKLAMACYJNY 3. ODDZIAŁ.. Reprezentowany przez (Imię i nazwisko) (Stanowisko) 4. DOSTAWCA.. Reprezentowany przez.. (Imię i nazwisko) (Stanowisko) Niniejszym stwierdzamy w paście BHP dostarczonej na podstawie umowy nr z dnia.. następujące wady:.. Dostawca zobowiązuje się do zabrania wadliwej partii materiałów oraz dostarczenia nowej partii materiałów wolnej od wad. ODDZIAŁ DOSTAWCA 13