Bełchatów, dn.07.11.2013r. OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU NR 1/RPO WŁ/2013 Organizacja wyjazdu europejskiego Szwajcaria I. Nazwa i adres Zamawiąjacego. KLUB PIŁKI SIATKOWEJ SKRA BEŁCHATÓW S.A. z siedzibą: w Bełchatowie przy ul Dąbrowskiego 11 wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000223371 przez Sąd Rejonowy dla Łodzi Śródmieście w Łodzi XX Wydział Krajowego Rejestru Sądowego,,, Tel/Fax: +48 44 739 89 80 II. Miejsce publikacji ogłoszenia 1. Siedziba Zamawiającego (, ) 2. Strona internetowa Zamawiającego: http//www.skra.pl III. Tytuł projektu. PGE SKRA BEŁCHATÓW sportową perłą województwa łódzkiego. IV. Nazwa osi priorytetowej i działania.
Oś priorytetowa III. Gospodarka, innowacyjność, przedsiębiorczość Regionalnego programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013. Działania III. 2. Podnoszenie innowacyjności i konkurencyjności przedsiębiorstw. V. Tryb udzielenia zamówienia. Zamówienie dotyczy realizacji usługi powyżej 14 000 euro netto i jest udzielanie w trybie przetargu, zgodnie z Zasadami udzielania zamówień dla Beneficjentów realizujących projekty współfinansowane ze środków RPO WŁ na lata 2007-2013. VI. Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie wyjazdu europejskiego do Szwajcarii dla 23 osób w terminie 9-11.12.2013r. Organizacja wyjazdu europejskiego obejmuje: - kontakt z Zamawiającym - transport zawodników - zapewnienie noclegu - obsługa video i fotograficzna - zapewnienie materiałów promocyjnych (broszura informacyjno-promocyjna) - zorganizowanie konferencji prasowej przed i po wyjeździe 5.1. Kontakt z Zamawiającym. Wykonawca wskazuje Zamawiającemu osobę odpowiedzialną za obsługę całości zamówienia i podaje dane kontaktowe tej osoby. Zamawiający będzie uzgadniał z ta osobą najważniejsze kwestie związane z zamówieniem, zgłaszał je uwagi dotyczące osób i podwykonawców realizujących zamówienie. 5.2. Transport zawodników.
Wykonawca zobowiązuje się do zorganizowania transportu dla 23 osób poprzez dokonanie rezerwacji i zakup biletów lotniczych. Warunki brzegowe do specyfikacji w zakresie biletów lotniczych do Zurichu: 1. Rejsy bezpośrednie w obie strony, 2. Wylot z Warszawy w dniu 09.12.13 pomiędzy godziną 09.00-11.00 3. Wylot z Zurichu w dn. 11.12.13 pomiędzy godziną 11.00-13.00 4. Klasa ekonomiczna. Szczegółową specyfikację w zakresie biletów lotniczych należy przedłożyć do akceptacji Zamawiającego. 5.3. Zapewnienie noclegu Rezerwacja noclegu w hotelu dla 23 osób podczas wyjazdu. Standard hotelu powinien mieć minimum 3*, pokoje hotelowe 9 x dwuosobowy pokój, 5 x 1 osobowy pokój. Hotel powinien znajdować się maksymalnie w odległości 100 km od lotniska. 5.4 Obsługa video i fotograficzna Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia dokumentacji foto i video z imprez wraz z montażem i obróbką oraz przekazanie ich Zamawiającemu w postaci minimum 20 zdjęć w jakości do druku min. 300 dpi, 3 płyty DVD z kolorowym nadrukiem ze zdjęciami do archiwizacji. Obsługa video obejmuje wykonanie materiału filmowego około 15 minutowego z przebiegu działań obejmujących wyjazd wraz z 3 płytami DVD z kolorowym nadrukiem z filmami. 5.5 Zapewnienie materiałów promocyjnych (broszura informacyjno-promocyjna)
Wykonawca zobowiązuje się do wykonania broszury informacyjno-promocyjnej w postaci projektu oraz wydruku dotyczącej marki PGE Skra Bełchatów sportową marką województwa łódzkiego oraz informacji na temat regionu łódzkiego zgodnie z wymaganiami merytorycznymi i technicznymi wykonania. Wymagania merytoryczne broszury: 1. Broszura powinna zawierać przynajmniej 28 artykułów tematycznych związanych z klubem PGE SKRA BEŁCHATÓW S.A., jak również z regionem łódzkim. 2. Każdy artykuł powinien zawierać minimum 2 do maksimum 3 zdjęć. 3. Każdy artykuł w języku polskim zawarty w broszurze powinien zostać przetłumaczony również na język angielski. 4. Broszura powinna mieć charakter promocyjno-informacyjny. 5. Broszura powinna zawierać logotypy oraz hasła, które widoczne są w nagłówku załącznika w języku polskim oraz języku angielskim. Wymagania techniczne broszury: 1. Format 210mm x 210mm 2. Spady 3mm 3. Grubość papieru środek 170gr kreda mat, okładka Kreda 300gr + folia mat + lakier wybiórczy. 4. Ilość stron 28-32 str. 5. Zdjęcia w jakości minimum 300 dpi. 6. Folder na białej spirali. 7. Ilość: 1000 szt. 5.6. Zorganizowanie konferencji prasowej przed i po wyjeździe Wykonawca zobowiązuje się do zorganizowania dwóch konferencji prasowych, jedna przed samym wyjazdem, a druga tuż po powrocie. Wynajęcie sali klimatyzowanej w hotelu minimum 3* lub centrum konferencyjnym dla minimum 30 osób wraz z wyposażeniem technicznym. Konferencje będą obejmować tematykę dotyczącą wyjazdu europejskiego, jego celu, efektów, promocji marki, regionu oraz podsumowanie realizacji założonych efektów wyjazdu.
6. Miejsce,termin i sposób składania ofert Prosimy o złożenie oferty na formularzu stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zamówienia wraz z pozostałymi dokumentami w terminie 10 dni roboczych tj. do 22.11.2013r. do godz. 15:00 w Siedzibie Zamawiającego, drogą pocztową, osobiście, drogą elektroniczną na email: marketing@skra.pl Oferta musi być opatrzona pieczątką firmową i podpisem osoby odpowiedzialnej za koordynację działań w zakresie przygotowania zamówienia. Oferty przesłane lub doręczone po wskazanym terminie nie będą rozpatrywane. W przypadku nadesłania oferty na drogą pocztową koperta zawierająca ofertę powinna być zaadresowana: KPS SKRA BEŁCHATÓW Z dopiskiem Wyjazd europejski Szwajcaria VII. Termin wykonania zamówienia. Data wyjazdu europejskiego: 9-11.12.2013r. VIII. Kryteria wyboru oferty. 1. Kryteria wyboru oferty: a) oferta musi uwzględniać wszystkie opłaty i koszty do prawidłowego zrealizowania przedmiotu zamówienia b) Zamawiający nie będzie prowadził negocjacji z oferentem, dotyczących złożonej oferty oraz dokonywał jakiejkolwiek zmiany w treści złożonej oferty c) w ofercie należy podać wartość netto, wartość brutto oraz wartość podatku VAT IX. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze najkorzystniejszej oferty oraz sposób dokonywania oceny. 1. Koszt brutto waga 70%
Głównym kryterium oceny złożonych ofert jest cena. W przypadku, gdy dwóch lub więcej oferentów zaoferuje taką samą kwotę brutto za całość zamówienia, każdy z nich otrzyma identyczną liczbę punktów. Punkty za kryterium będą wyliczane według poniższego wzoru: KBN Najniższy Koszt Brutto wśród złożonych ofert KBB Koszt Brutto Badanej oferty W Waga kryterium 2. Jakość usługi (projekt oraz przygotowanie do wydruku broszury informacyjno promocyjnej, jakość usług lotniczych) - waga 30% Punkty za kryterium będą wyliczane na podstawie: Lp. Nazwa część składowej kryterium Ilość możliwych do uzyskania punktów 1. Wymagania merytoryczne broszury 10 pkt 2. Wymagania techniczne broszury 10 pkt 3. Jakość usług lotniczych 10 pkt Brak spełnienia pojedynczego wymagania merytorycznego w przygotowaniu projektu broszury skutkować będzie odjęciem 2 pkt, natomiast brak wymagania technicznego skutkować będzie odjęciem 1,4 pkt. Jeśli po zsumowaniu punktów za oba kryteria okaże się, że kilku oferentów uzyskało taką samą liczbę punktów, rozstrzygająca będzie w pierwszej kolejności punktacja za kryterium kosztu brutto, a dopiero później kryterium jakości usługi. VIII. Opis warunków udziału w postępowaniu. O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
1. są uprawnieni do wykonywania określonej działalności, 2. posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania przedmiotu zamówienia, 3. dysponują niezbędnym potencjałem technicznym do wykonywania zamówienia 4. znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. IX. Opis sposobu przygotowania oferty. 1. Wykonawca zobowiązany jest przygotować ofertę w sposób określony w niniejszym ogłoszeniu o zamówieniu. 2. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych oraz wariantowych. 4. Oferta powinna zawierać : Wypełniony formularz ofertowy, który stanowi Załącznik nr 1 Wypełnione oświadczenie o spełnianiu warunków, które stanowi Załącznik nr 2 Wstępny projekt broszury informacyjno-promocyjnej Szczegółową specyfikację w zakresie biletów lotniczych 5. Oferta wraz z załącznikami powinna zawierać podpis oraz pieczątkę Wykonawcy, lub osoby do tego upoważnionej. X. Miejsce i termin otwarcia oferty: Oferty zostaną rozpatrzone dnia 25.11.2013r. o godzinie 12:00. Oferta, która zdobędzie największą liczbę punktów zostanie uznana za najkorzystniejszą. Wykonawca zostanie niezwłocznie powiadomiony o wyborze jego oferty. Dodatkowo zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie umieszczone w siedzibie Zamawiającego poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń w miejscu publicznie dostępnym oraz na jego stronie internetowej. XI. Dodatkowe informacje. 1. Nie żąda się wnoszenia wadium. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany warunków udzielenia zamówienia oraz do unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia. O zmianie warunków zamówienia lub
o jego unieważnieniu Zamawiający umieści taką informację w siedzibie Zamawiającego poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń w miejscu publicznie dostępnym oraz na jego stronie internetowej. XII. Kontakt z Zamawiającym Osobą upoważnioną do kontaktu z Wykonawcami są Tomasz Koprowski, email: t.koprowski@skra.pl, Tel. 534989100