Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości Departament Wsparcia e-gospodarki Poradnik przedsiębiorcy poświęcony prowadzeniu i rozliczaniu projektów Warszawa 2011 1 z 5
Szanowni Państwo, Prezentujemy siódmy odcinek Poradnika nt. prowadzenia i rozliczania projektów w działaniu 8.1 PO IG, który poświęcony został kwestii wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem. W niniejszym odcinku przedstawiono przykładowy katalog wydatków uznawanych za niekwalifikujące się do objęcia wsparciem. 2 z 5
7. Kwalifikowalność wydatków System prawidłowej realizacji Projektu i rozliczenia wniosku o płatność w głównej mierze opiera się na zagadnieniu kwalifikowalności wydatków. Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie, aby wydatek kwalifikował się do objęcia wsparciem muszą zostać spełnione łącznie następujące warunki: 1) jest niezbędny do prawidłowej realizacji Projektu; 2) został wskazany w harmonogramie rzeczowo-finansowym projektu; 3) został faktycznie poniesiony w okresie kwalifikowalności wydatków i nie wcześniej niż w dniu następującym po dniu złożenia wniosku o dofinansowanie; 4) został prawidłowo udokumentowany; 5) został zweryfikowany i zatwierdzony przez PARP. UWAGA! Wydatki poniesione po zakończeniu okresu kwalifikowalności wydatków nie będą uznane za kwalifikujące się do objęcia wsparciem. Dlatego ważne jest, aby Beneficjent przez cały okres trwania Projektu realizował go zgodnie z: harmonogramem rzeczowo-finansowym Projektu, a tym samym katalogiem wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem zatwierdzonym przez Komisję Konkursową; opisem zawartym we wniosku o dofinansowanie Projektu. WAŻNE! Wydatek, który nie został uwzględniony w harmonogramie rzeczowofinansowym Projektu oraz wniosku o dofinansowanie Projektu nie może zostać uznany za kwalifikujący się do objęcia wsparciem (po zatwierdzeniu przez Komisję Konkursową wniosku o dofinansowanie nie ma możliwości wprowadzania nowych pozycji do harmonogramu rzeczowo-finansowego Projektu). 7.1 Przykłady wydatków nie kwalifikujących się do objęcia wsparciem Poniżej prezentujemy przykładowy katalog wydatków co do zasady uznawanych za niekwalifikujące się do objęcia wsparciem: zakup środków transportu; zakup dodatkowego wyposażenia komputerów stacjonarnych, jak np. słuchawki; UWAGA! Za zestaw komputerowy uznaje się wyłącznie: monitor, stację roboczą, myszkę i klawiaturę. 3 z 5
zakup urządzeń peryferyjnych, tj. myszka czy klawiatura, w przypadku zakupu laptopów; zakup lodówki, dywanu, kuchenki mikrofalowej, itd. w ramach wyposażenia biura czy zakupu materiałów biurowych i eksploatacyjnych; UWAGA! Za element wyposażenia biura uznaje się jedynie biurka, krzesła, regały, kontenerki, itp. zakup biurka, krzesła w ramach kategorii wydatków zakup materiałów biurowych i eksploatacyjnych ; UWAGA! Co do zasady materiały biurowe i eksploatacyjne są to przedmioty i towary podlegające zużyciu. zakup materiałów o charakterze środków czystości (chyba, że są to środki do czyszczenia komputerów, zakupionych w ramach Projektu), art. spożywczych, ręczników papierowych itp. (wyjątkiem są te wymienione z nazwy we wniosku o dofinansowanie projektu) w ramach kategorii wydatków zakup materiałów biurowych i eksploatacyjnych ; koszty najmu własnej powierzchni biurowej/lokalu będącego własnością jednego ze wspólników spółki, zwłaszcza jeśli lokal był już wcześniej wykorzystywany przez spółkę, natomiast umowa najmu została zawarta dopiero od chwili rozpoczęcia okresu kwalifikowalności wydatków; wydatki związane z bieżącą działalnością Beneficjenta (np. najem, hosting, usługi księgowe) wykraczające poza okres kwalifikowalności wydatków; UWAGA! Wydatki kwalifikujące się do objęcia wsparciem związane z bieżącą działalnością Beneficjenta powinny zostać zatwierdzone wyłącznie w zakresie, w jakim dotyczą okresu kwalifikowalności wydatków. 7.2 W przypadku wydatków związanych z wynagrodzeniami oraz pozapłacowymi kosztami pracy nie można uznać za kwalifikujące się do objęcia wsparciem następujących składników: zasiłek opiekuńczy; koszty badań okresowych i wstępnych; dopłaty do okularów; dodatku zadaniowego; 4 z 5
wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych; składki na PFRON i ZFRON; nagrody jubileuszowe; odprawy emerytalno-rentowe; ekwiwalent za niewykorzystany urlop; świadczenie za czas niezdolności do pracy, gdy dotyczy nieobecności dłuższej niż 33 dni; premia uznaniowa; UWAGA! Premia uznaniowa nie stanowi wydatku kwalifikującego się do objęcia wsparciem, ponieważ ma charakter nagrody i jest zależna od decyzji pracodawcy, jej wysokość nie ma odzwierciedlenia w umowie zawartej pomiędzy pracownikiem a pracodawcą oraz w przypadku nie otrzymania premii uznaniowej brak jest uregulowań prawnych, wobec których pracownik mógłby wystąpić z roszczeniem. zasiłki finansowane z budżetu państwa (zasiłek pielęgnacyjny, zasiłek rodzinny); bony żywieniowe dla pracowników; dodatki za znajomość języków, za niepalenie, za projekty, inne dodatki tego typu ustalone przez pracodawcę; odszkodowanie za klauzulę zakazu konkurencyjności, inne odszkodowania, do których wypłacenia zobowiązany jest pracodawca 7.3 Podsumowanie Podsumowując, należy podkreślić, że przedstawiony przez Beneficjenta na etapie rozliczania projektu koszt może zostać uznany za kwalifikujący się do objęcia wsparciem, o ile został zatwierdzony przez Komisję Konkursową i ma odzwierciedlenie w zawartej Umowie o dofinansowanie, w szczególności w jej załącznikach - harmonogramie rzeczowo-finansowym Projektu oraz wniosku o dofinansowanie Projektu. 5 z 5