S P R A W O Z D A N I E z działalności Rady Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej Na Skarpie w Toruniu za 2008 r. Skład Rady Nadzorczej został uzupełniony na Zebraniu Przedstawicieli Członków w dniu 27 czerwca 2008 roku. Rada Nadzorcza zadania statutowe realizowała w składzie: 1. Zbigniew Piotrowski - Przewodniczący Rady. 2. Jan Waskan - Z-ca Przewodniczącego Rady, Przewodniczący Komisji Członkowsko -Mieszkaniowej, Z-ca Przewodniczącego Komisji Rewizyjnej. 3. Ewa Kowalska - Przewodnicząca Komisji Rewizyjnej, Członek Członkowsko Mieszkaniowej. 4. Stanisław Krojniewski - Sekretarz Rady, Przewodniczący Komisji Techniczno- Eksploatacyjnej. 5. Hanna Laskowska-Przybylska - Przewodnicząca Komisji Społecznej i Oświatowo- Kulturalnej. 6. Wojciech Żabiałowicz - Z-ca Przewodniczącego Komisji Członkowsko Mieszkaniowej, Członek Komisji Techniczno- Eksploatacyjnej. 7. Leszek Traczykowski - Z-ca Przewodniczącego Komisji Techniczno-Eksploatacyjnej, Członek Komisji Członkowsko Mieszkaniowej. 8. Janina Uchman - Z-ca Przewodniczącej Komisji Społecznej i Oświatowo-Kulturalnej, Członek Komisji Członkowsko Mieszkaniowej. 9. Zbigniew Leżuch - Z-ca Przewodniczącego Komisji Członkowsko Mieszkaniowej, Członek Komisji Techniczno.- Eksploatacyjnej. 10. Kazimierz Musiałowski - Członek Komisji Społecznej i Oświatowo- Kulturalnej, Członek Komisji Członkowsko Mieszkaniowej. 11. Jan Zagórski - Członek Komisji Rewizyjnej, Członek Komisji Techniczno- Eksploatacyjnej. 12.Grażyna Voss - Członek Komisji Rewizyjnej, Członek Komisji Społecznej i Oświatowo-Kulturalnej. W grudniu 2008 r. po rezygnacji pana Jana Waskana z funkcji wiceprzewodniczącego jego następcą został pan Jan Zagórski. Zadania kontrolno nadzorcze nad działalnością Spółdzielni Mieszkaniowej Na Skarpie, w roku 2008 były realizowane w oparciu o Statut, Regulamin i plany pracy Rady Nadzorczej.
Rada Nadzorcza odbyła 13 posiedzeń plenarnych i 13 posiedzeń Prezydium Rady. Sprawy omawiane przez Radę były przygotowywane przez Komisje, które pracowały według planów uchwalonych na plenarnych posiedzeniach Rady Nadzorczej. Prezydium Rady opracowywało propozycje porządku obrad oraz sprawdzało kompletność otrzymanych materiałów przygotowanych przez Zarząd SM Na Skarpie i przez Komisje Rady. Posiedzenia plenarne Rady odbywały się z udziałem członków Zarządu Spółdzielni oraz delegowanych pracowników i zaproszonych osób. W każdy pierwszy i trzeci tydzień miesiąca, w pomieszczeniu klubu Vademecum przy ul Ligi Polskiej 5, dyżurowali Członkowie Rady Nadzorczej. Omawiano między innymi: plany gospodarczo-finansowe SM Na Skarpie na 2008 i 2009 rok, kierunki rozwoju działalności gospodarczej oraz społecznej i oświatowokulturalnej Spółdzielni na okres od 2008 do 2009 roku, protokół z lustracji, sprawozdanie Zarządu z realizacji zadań technicznych w nieruchomościach Osiedla w roku 2007, sprawozdanie finansowe Spółdzielni za 2007r. sprawozdanie z działalności Rady Nadzorczej w 2007r. przyjęcie planu gospodarczo-finansowego SM Na Skarpie na 2008r. analiza wyników finansowych, przyjęcie stawek składników czynszu mieszkaniowego Spółdzielni na rok 2008, rozpatrzenie 71 wniosków Zarządu o wykluczenie z członkostwa Członków Spółdzielni nie wywiązujących się z obowiązku płacenia czynszu; wykluczono 37 Członków, rozpatrzenie wniosków Zarządu o przywrócenie członkostwa Członków Spółdzielni, którzy uregulowali swoje zobowiązania wobec Spółdzielni; przywrócono członkostwo 35 Członkom, ocena skuteczności działalności Administracji Osiedla w okresie zimowym 2006-2007r. ocena zaawansowania planu remontów i konserwacji oraz termomodernizacji za 2008 rok, ocena realizacji opłat czynszu za lokale mieszkalne i użytkowe, ocena działalności służb technicznych i bieżącej obsługi mieszkańców, sprawozdanie Zarządu z realizacji wniosków mieszkańców zgłoszonych podczas dyżurów członków Rady Nadzorczej, stan realizacji uchwały Zebrania Przedstawicieli z 07.04.2008r. podjęcie uchwały w sprawie przyjęcia Regulaminu zasad instalowania wodomierzy i rozliczania zużycia wody oraz jego zmian, podjęcie uchwały w sprawie zmian do Regulaminu rozliczania kosztów utrzymania pralni i suszarni w budynkach mieszkalnych oraz zasad przydziału tych pomieszczeń, podjęcie uchwał w sprawie zmian Struktury Organizacyjnej Spółdzielni Mieszkaniowej Na Skarpie w Toruniu,
podjęcie uchwał w sprawie zmian w składzie Zarządu Spółdzielni, podjęcie uchwały w sprawie jednolitego tekstu Regulaminu organizowania przetargów na wykonywanie robót budowlanych w SM Na Skarpie w Toruniu, podjęcie uchwały w sprawie uchylenia Regulaminu postępowaniach w sprawach związanych z zabudową pomieszczeń ogólnego użytku na cele mieszkaniowe, podjęcie uchwały w sprawie jednolitego tekstu Regulaminu rozliczania kosztów gospodarki zasobami i ustalanie opłat na pokrywanie kosztów, omówienie sprawozdania z kontroli realizacji wniosków i skarg mieszkańców zgłoszonych do organów Spółdzielni w 2008 roku. Komisje Rady zebrały się 85 razy rozpatrując sprawy wynikające ze swoich planów oraz przygotowując i opracowując materiały na plenarne posiedzenia Rady. Sprawozdania poszczególnych Komisji stanowią integralna część sprawozdania Rady Nadzorczej za 2008 rok. I. KOMISJA REWIZYJNA Komisja Rewizyjna działała następującym składzie: - Danuta Sadowska przewodnicząca -Ewa Kowalska- z-ca przewodniczącej - Ewa Kukułka- członek - Jan Waskan - członek Po wyborach w dniu 27.06.2008r. Komisja pracowała w składzie: - Ewa Kowalska - przewodnicząca - Jan Zagórski - z-ca przewodniczącej oddelegowany do pracy w Zarządzie do 31.12.2008 r - Grażyna Voss - członek - Jan Waskan - członek W okresie sprawozdawczym odbyto 12 posiedzeń, przy wymaganej frekwencji członków komisji. W zebraniach Komisji uczestniczyli członkowie Zarządu i delegowani pracownicy Sp-ni. Praca Komisji opierała się na półrocznych planach pracy, które zatwierdzane były przez Radę Nadzorczą i skonfigurowane z planem pracy Rady Nadzorczej. Tematy obejmowały zagadnienia określone Regulaminem Komisji Rewizyjnej Rady Nadzorczej z zakresu gospodarki finansowej. Problematyka która była tematem posiedzeń to między innymi omawianie: - zaległości opłat czynszowych lokali mieszkalnych i lokali użytkowych z dokładną ich analizą na przestrzeni mijającego okresu, - realizacja planu rzeczowo- finansowego na przestrzeni roku 2008, - wyniki finansowe Spółdzielni, - koszty stawki eksploatacyjnej, - sprawozdania finansowe Spółdzielni. - koszty i wpływy z tytułu działalności kulturalno- oświatowej.
Na posiedzeniu w grudniu omówiono wszystkie sprawy, które były zgłaszane podczas dyżurów członków Rady Nadzorczej w 2008 roku. Przeanalizowano tematykę, jak również sposób ich załatwienia. W swojej działalności Komisja opierała się na materiałach, które były dokładnie przygotowywane przez pracowników Spółdzielni. Po wnikliwej ich analizie przygotowywano projekty ocen, które następnie w wielu przypadkach były tematem na zebraniach plenarnych Rady Nadzorczej. Komisja dzieliła się swoimi spostrzeżeniami i uwagami, mając na uwadze racjonalną gospodarkę finansową. Szczegółowe zapisy dotyczące wszystkich posiedzeń obrad Komisji znajdują się w Księdze Protokołów, natomiast materiały omawiane na posiedzeniach Komisji znajdują się w dokumentacji Rady Nadzorczej. II. KOMISJA TECHNICZNO-EKSPLOATACYJNA Komisja Techniczno-Eksploatacyjnej prowadziła działalność od 1.01.2008 r. do 27.06.2008r w składzie: 1. Stanisław Krojniewski - Przewodniczący 2. Wojciech Żabiałowicz - Z-ca Przewodniczącego 3. Leszek Traczykowski - Członek 4. Zbigniew Leżuch - Członek Po wyborach w dniu 27.06.2008r. Komisja pracowała w składzie: 1. Stanisław Krojniewski - Przewodniczący 2. Wojciech Żabiałowicz - Z-ca Przewodniczącego 3. Leszek Traczykowski - Członek 4. Zbigniew Leżuch - Członek 5. Jan Zagórski - Członek 6. Jerzy Masłoń - Członek Komisja realizowała swoje zadania w oparciu o: regulamin Komisji Techniczno-Eksploatacyjnej RN SM Na Skarpie przyjęty uchwałą RN Nr 29/VIII/02 z dnia 30.07.02002 r. półroczne plany pracy komisji, półroczne plany pracy Rady Nadzorczej. W roku 2008 odbyło się łącznie 11 posiedzeń. Posiedzenia komisji odbywały się z udziałem członków Zarządu Spółdzielni Mieszkaniowej Na Skarpie i delegowanych pracowników. Przedmiotem działania Komisji była analiza materiałów związanych z działalnością Spółdzielni w zakresie techniczno-eksploatacyjnym i przedstawianie ich na posiedzeniu Plenarnym Rady Nadzorczej w celu zapoznania lub podjęcia uchwał. Z każdego posiedzenia zostały sporządzone protokoły. Sprawy i zagadnienia omawiane na Komisji: - Plany pracy komisji na I i II półrocze roku 2008. - Założenia do planu działania Rady Nadzorczej w roku 2008 i na 2009r. - Działalność gospodarcza Spółdzielni w roku 2008 i określenie kierunków działalności gospodarczej na rok 2009.
- Plany remontów, konserwacji zasobów mieszkaniowych, lokali użytkowych i prac termomodernizacyjnych, zadań inwestycyjnych w roku 2008 oraz określenie zadań na rok 2009. - Analiza sprawozdania Administracji Osiedla z działalności w sezonie zimowym 2007/2008 oraz omawianie działań na sezon zimowy 2008/2009r. - Regulamin zasad instalowania wodomierzy w lokalach mieszkaniowych i użytkowych oraz rozliczeń zużycia wody-zmiany w regulaminie. - Zmiana regulaminu rozliczeń pralni i suszarni w budynkach mieszkalnych oraz zasad przydziału tych pomieszczeń. - Jednolity tekst Regulaminu na organizowanie i przeprowadzanie przetargu na wykonanie robót budowlanych w SM Na Skarpie. - Jednolity tekst Regulaminu rozliczania kosztów gospodarki zasobami i ustalanie opłat na pokrycie kosztów. - Realizacja uchwał Zebrania Przedstawicieli. - Realizacja wniosków i skarg mieszkańców zgłoszonych do organów Spółdzielni w 2008r. - Realizacja wniosków mieszkańców zgłoszonych podczas dyżurów członków Rady Nadzorczej. - Wynajem lokali użytkowych, targowiska, parkingów i garaży. - Przydział wolnych pomieszczeń pralni i suszarni. - Funkcjonowanie Biura Obsługi mieszkańców. - Sprawność systemu rozliczeń kosztów energii cieplnej w SM Na Skarpie. - Analizowanie stanu rozliczeń kosztów zużycia wody na Osiedlu. - Sprawności działania Administracji Osiedla w zakresie utrzymania porządku i zarządzania. - Ocena prac i efektywności wykorzystania nakładów finansowych na utrzymanie zieleni na Osiedlu i koszty jej zniszczeń. - Analizowanie postępu robót w 2008 roku, zawartych w planie gospodarczym Spółdzielni. III. KOMISJA SPOŁECZNA I OŚWIATOWO - KULTURALNA W okresie od 1.01.2008r. do 31.12.2008r. Komisja Społeczna i Oświatowo - Kulturalna działała w następującym składzie: - Ewa Kowalska - przewodnicząca - Janina Uchman - z-ca przewodniczącej - Ewa Antonowicz - członek - Ewa Kukułka - członek Po wyborach w dniu 27.06.2008r. Komisja pracowała w składzie: - Hanna Laskowska - przewodnicząca - Janina Uchman - z-ca przewodniczącej - Grażyna Voss - członek - Kazimierz Musiałowski - członek W okresie sprawozdawczym odbyto 12 posiedzeń, przy wymaganej frekwencji członków komisji. W zebraniach Komisji uczestniczyli także członkowie Zarządu, jak i Kierownik Działu Społecznego i Oświatowo-Kulturalnego Pani Sylwia Sołtys.
W swojej działalności Komisja opierała się na materiałach, które były dokładnie przygotowywane przez pracowników Spółdzielni. Po wnikliwej ich analizie sporządzano projekty ocen, które następnie były tematem na zebraniach plenarnych Rady Nadzorczej. Komisja dzieliła się swoimi spostrzeżeniami i uwagami dotyczącymi funkcjonowania działu. Kontrolowano sytuację finansową działu, w oparciu o wpływy i wydatki, jak również racjonalne gospodarowanie środkami. Komisja działała w oparciu o plany pracy, które były sporządzane na okresy półroczne i skonfigurowane z ogólnym planem pracy Rady Nadzorczej. W okresie 2008 roku na posiedzeniach Komisji zajmowano się miedzy innymi: - rozpatrzeniem projektu Kierunków rozwoju działalności społecznej i oświatowo- kulturalnej na rok 2008, - analizą zatrudnienia personelu realizującego zadania DSK, - oceną realizacji zadań bieżących i w okresach sprawozdawczych, - analizą efektów współpracy Działu Społecznego i Oświatowo- Kulturalnego z placówkami Oświatowymi na osiedlu, - analizą pomocy sponsorów prywatnych i władz miasta Torunia w dofinansowaniu imprez DSK, - oceną finansową w dziale Społecznym i Oświatowo-Kulturalnym, - kontrolą stanu wykorzystania klubów osiedlowych w działalności przez mieszkańców osiedla. Aby bardziej poznać specyfikę pracy każdego z klubów, posiedzenia odbywały się zarówno w klubie Zodiak, jak i w Klubie Vademecum. Komisja mogła bezpośrednio zapoznać się z ofertą klubu, porozmawiać z uczestnikami, sprawdzić frekwencję. Pełna informacja dotycząca działalności kulturalno- oświatowej, w tym propozycje dla mieszkańców Osiedla na bieżąco przekazywana jest poprzez telegazetę, Internet, ogłoszenia, jak również wiele można się dowiedzieć z naszej osiedlowej gazetki Widok ze Skarpy (jest to nowa forma propagowania przez Spółdzielnię między innymi działalności społecznej i oświatowo- kulturalnej). Członkowie Komisji uczestniczyli w organizowanych przez Dział imprezach plenerowych (np. Festyn z Okazji Dnia Dziecka i Dnia Matki), które od lat cieszą się dużym zainteresowaniem wśród mieszkańców naszego osiedla. Podsumowując rok 2008 Komisja Społeczna i Oświatowo-Kulturalna stwierdza, że - proponowane formy działalności skierowane były do wszystkich grup wiekowych mieszkańców Osiedla Na Skarpie w Toruniu, - organizowane imprezy plenerowe cieszyły się dużym zainteresowaniem, - praca działu DSK w roku 2008 przebiegała zgodnie z zatwierdzonym planem i nie budziła żadnych zastrzeżeń, - praca odbywała się zgodnie i w oparciu o zatwierdzone przez audytorów procedury. Szczegółowe zapisy wszystkich posiedzeń obrad Komisji znajdują się w Księdze Protokołów, natomiast materiały oceniane na posiedzeniach Komisji znajdują się w dokumentacji Rady Nadzorczej.
IV. KOMISJA CZŁONKOWSKO-MIESZKANIOWA Komisja Członkowsko- Mieszkaniowa pracowała w składzie: 1. Jan Waskan - Przewodniczący 2. Hanna Laskowska-Przybylska - Z-ca Przewodniczącego 3. Wojciech Zabiałowicz - Z-ca Przewodniczącego 4. Leszek Traczykowski - Z-ca Przewodniczącego 5. Janina Uchman - Członek 6. Zbigniew Leżuch - Członek 7. Ewa Antonowicz - Członek Po wyborach w dniu 27.06.2008 r. Komisja pracowała w składzie: 1. Jan Waskan - Przewodniczący 2. Wojciech Zabiałowicz - Z-ca Przewodniczącego 3. Zbigniew Leżuch - Z-ca Przewodniczącego 4. Leszek Traczykowski - Z-ca Przewodniczącego 5. Janina Uchman - Członek 6. Ewa Kowalska - Członek 7. Kazimierz Musiałowski - Członek Praca Komisji odbywa się poprzez cotygodniowe posiedzenia trzech zespołów roboczych, z których każdy na posiedzeniu rozpatrywał około 10 spraw, prowadząc rozmowy z zadłużonymi członkami. PRACA KOMISJI CZŁONKOWSKO-MIESZKANIOWEJ OD 1.01.2008 r. DO 31.12.2008 r. ROK Ilość Liczba członków Ilość posiedzeń rozpatrzonych wniosków wykluczonych przez RN wniosków skierowanych na posiedzenie RN przywróconych Odwołań do Zebrania Przedstawicieli na kwotę w na kwotę na kwotę zł. w zł w zł. 2008 50 340 662.788,83 71 37 131.882,21 35 198.185,80 3 Komisja rozpatruje wnioski Zarządu o wykluczenie z grona członków zalegających z opłatami czynszowymi. Należy nadmienić, że pomocną rolę w pracy Komisji odgrywa Biuro Windykacji, które stworzyło procedury windykacyjne powodujące znaczny spadek osób stających przed Komisją Członkowsko-Mieszkaniową. Spowodowało to, że liczba osób skierowanych do wykluczenia spadła blisko o połowę. Mimo powyższych działań, to udział Komisji Członkowsko Mieszkaniowej w systemie zaległych czynszów jest nadal znaczny, zmniejszają się zaległości, ale w praktyce powstaje sytuacja, że w miejsce spłacających pojawiają się nowi dłużnicy.
Powyższe zagadnienie powoduje wzmożone przeciwdziałanie zarówno Zarządu, Komisji Członkowsko-Mieszkaniowej, jak i samej Rady Nadzorczej, z tym, że fala tego procesu ma podłoże społeczno-ekonomiczne związane z ogólną sytuacją w kraju brakiem pracy, kosztami leczenia, itp. Należy zaznaczyć, że stosunkowo dużą gamę dłużników stanowią ci spółdzielcy, którzy zalegają od dwóch do trzech miesięcy, kredytując się na koszt spółdzielni. Z innych incydentalnych zjawisk to Komisja w pojedyńczych wypadkach interweniowała w sprawach współżycia społecznego i jaskrawego naruszania regulaminu mieszkańców.