S P R A W O Z D A N I E z działalności Rady Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej Na Skarpie w Toruniu za 2009r.

Transkrypt

1 S P R A W O Z D A N I E z działalności Rady Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej Na Skarpie w Toruniu za 2009r. Rada Nadzorcza Spółdzielni Mieszkaniowej Na Skarpie zadania statutowe w 2009 roku realizowała w składzie: 1. Zbigniew Piotrowski - Przewodniczący Rady. 2. Jan Zagórski - z-ca Przewodniczącego Rady, Przewodniczący Komisji Techniczno- Eksploatacyjnej. 3. Stanisław Krojniewski - Sekretarz Rady, z-ca Przewodniczącego Komisji Rewizyjnej. 4. Ewa Kowalska - Przewodnicząca Komisji Rewizyjnej, Członek Komisji Członkowsko- Mieszkaniowej. 5. Jan Waskan - Przewodniczący Komisji Członkowsko- Mieszkaniowej, Członek Komisji Techniczno - Eksploatacyjnej. 6. Hanna Laskowska-Przybylska - Przewodnicząca Komisji Społecznej i Oświatowo-Kulturalnej. 7. Wojciech Żabiałowicz - z-ca Przewodniczącego Komisji Członkowsko- Mieszkaniowej, Członek Komisji Techniczno - Eksploatacyjnej. 8.Leszek Traczykowski - z-ca Przewodniczącego Komisji Techniczno-Eksploatacyjnej, z-ca Przewodniczącego Komisji Członkowsko- Mieszkaniowej. 9. Janina Uchman - z-ca Przewodniczącej Komisji Społecznej i Oświatowo-Kulturalnej, Członek Komisji Członkowsko - Mieszkaniowej. 10. Zbigniew Leżuch - z-ca Przewodniczącego Komisji Członkowsko- Mieszkaniowej, Członek Komisji Techniczno- Eksploatacyjnej. 11. Kazimierz Musiałowski - Członek Komisji Społecznej i Oświatowo - Kulturalnej, Członek Komisji Członkowsko - Mieszkaniowej. 12. Grażyna Voss - Członek Komisji Rewizyjnej, Członek Komisji Społecznej i Oświatowo Kulturalnej.

2 Rada Nadzorcza pracowała na podstawie Regulaminu i planów pracy. W roku 2009 odbyło się 13 posiedzeń plenarnych i 13 posiedzeń Prezydium Rady. Problematyka będąca przedmiotem zainteresowania RN była wcześniej rozpatrywana przez Komisje Rady. Plany pracy poszczególnych Komisji Rady były omawiane i uchwalone na posiedzeniach plenarnych Rady. Prezydium Rady przygotowywało propozycję porządku obrad oraz sprawdzało kompletność otrzymanych materiałów, przygotowanych przez Zarząd SM Na Skarpie i przez Komisje Rady. W posiedzeniach Rady brali udział członkowie Zarządu Spółdzielni, delegowani pracownicy i zaproszone osoby. Członkowie Rady Nadzorczej w celu bezpośredniego kontaktu z członkami Spółdzielni pełnili dwa razy w miesiącu dyżury w Klubie Vademecum przy ul. Ligi Polskiej 5. Najważniejsze zagadnienia rozpatrywane w roku 2009 przez Radę Nadzorczą: o ocena sprawozdania Zarządu z realizacji zadań technicznych w sektorach Osiedla w 2008 roku, o omówienie i przyjęcie najważniejszych zadań technicznych w sektorach osiedla na 2009 rok, o uchwalenie jednolitego tekstu Regulaminu rozliczenia kosztów gospodarki zasobami i ustalanie opłat na pokrycie kosztów, o uchylenie tekstu Regulaminu postępowania w sprawach związanych z zabudową pomieszczeń ogólnego użytku na cele mieszkaniowe, o omówienie i przyjęcie planu pracy Rady Nadzorczej, o uchwalenie planów pracy Komisji Rady Nadzorczej, o rozpatrywanie wniosków Zarządu o wykluczenia z grona członków Spółdzielni osób nie wywiązujących się z obowiązku płacenia czynszu - wykluczono 45 Członków, o rozpatrywanie wniosków Zarządu o przywrócenie członkostwa Członków Spółdzielni, którzy uregulowali swoje zobowiązania wobec Spółdzielni - przywrócono członkostwo 18 Członkom, o omówienie i przyjęcie projektu Kierunki rozwoju działalności gospodarczej oraz społecznej i oświatowo- kulturalnej Spółdzielni na rok 2009/2010, o uchwalenie zmian w Regulaminie napraw wnętrz lokali i rozliczeń Spółdzielni z członkami zwalniającymi lokale, o uchwalenie zmian w Regulaminie systemu rozliczania kosztów zużycia energii cieplnej dla lokali mieszkalnych i użytkowych, o przyjęcie Sprawozdania za rok 2008 w zakresie lokali użytkowych, targowiska, parkingów strzeżonych i garaży oraz rozliczania mediów, o opiniowanie zmian terminu i wysokości opłat dla lokali użytkowych,

3 o ocena realizacji zadań Działu Społecznego i Oświatowo-Kulturalnego w roku 2008, o przyjęcie sprawozdania finansowego Spółdzielni za 2008 rok, o ocena skuteczności działalności Administracji Osiedla w sezonie zimowym 2008/2009, o ocena działania Biura Obrotu Nieruchomościami, o omówienie propozycji zmian do Statutu Spółdzielni, o zatwierdzanie zmian stawek opłat za miejsca postojowe i za najem komórek lokatorskich na ostatnich piętrach budynków, o analiza wyników finansowych Spółdzielni, o ocena efektywności realizacji bieżących zadań inwestycyjnych, remontów i konserwacji, o ocena realizacji planu gospodarczo-finansowego Spółdzielni, o uchwalenie nowej Struktury Organizacyjnej Spółdzielni Mieszkaniowej Na Skarpie, o omówienie stanu rozliczeń kosztów zużycia wody na Osiedlu, o ocena stanu zadłużeń opłat czynszowych lokali mieszkalnych, o uchwalenie jednolitego tekstu Regulaminu napraw wnętrz lokali i rozliczeń Spółdzielni z członkami zwalniającymi lokale, o ocena stanu realizacji wynajmu lokali użytkowych i stan realizacji opłat czynszu za te lokale, o ocena sprawności działania Administracji Osiedla w utrzymaniu porządku i zarządzaniu osiedlem, o ocena prac i efektywności wykorzystania nakładów na utrzymanie zieleni, o ocena stanu zaawansowania, jakości, terminowości prac remontowych i termomodernizacyjnych w Spółdzielni, o ocena działalności służb technicznych i bieżącej obsługi mieszkańców, o przyjęcie założeń do Planu rzeczowo-finansowego Spółdzielni na 2010r. o przyjęcie opinii w sprawie stawek opłat dla lokali użytkowych, targowiska, parkingów strzeżonych, garaży, o ocena stanu realizacji Uchwały Zebrania Przedstawicieli z r. o przyjęcie sprawozdania z kontroli realizacji wniosków i skarg mieszkańców zgłoszonych do organów Spółdzielni w 2009r, o przyjęcie sprawozdania z realizacji wniosków mieszkańców zgłoszonych podczas dyżurów członków Rady Nadzorczej w 2009r. Sprawozdania poszczególnych Komisji stanowią integralna część sprawozdania Rady Nadzorczej za 2009 rok.

4 I. KOMISJA REWIZYJNA W roku 2009 Komisja Rewizyjna Rady Nadzorczej SM Na Skarpie w Toruniu działała w następującym składzie: - Ewa Kowalska - Przewodnicząca - Stanisław Krojniewski - z-ca Przewodniczącej - Grażyna Voss - członek - Jan Zagórski - członek W okresie sprawozdawczym odbyto łącznie 12 posiedzeń. Na posiedzeniach omawiane były tematy zgodnie z półrocznymi planami pracy Komisji Rewizyjnej zatwierdzonymi przez Radę Nadzorczą. Obejmowały one zagadnienia określone Regulaminem Komisji Rewizyjnej Rady Nadzorczej z zakresu gospodarki finansowej. Problematyka, która była tematem posiedzeń to między innymi: - zaległości opłat czynszowych lokali mieszkalnych i lokali użytkowych z dokładną ich analizą na przestrzeni mijającego okresu, - realizacja planu rzeczowo- finansowego na przestrzeni roku 2009, - wyniki finansowe Spółdzielni, - koszty stawki eksploatacyjnej, - sprawozdania finansowe Spółdzielni. - koszty i wpływy z tytułu działalności kulturalno- oświatowej. Komisja bardzo wnikliwie analizowała poszczególne okresy realizacji planu finansowego Spółdzielni. Zwracała uwagę na poszczególne pozycje realizacji planu, jak również wynik finansowy. Zapoznała się ze sprawozdaniem finansowym, oraz opinią wydaną przez biegłego rewidenta. W swojej działalności Komisja opierała się na materiałach, które były dokładnie przygotowywane przez pracowników Spółdzielni. Po wnikliwej ich analizie przygotowywano projekty ocen, które następnie w wielu przypadkach były tematem na zebraniach plenarnych Rady Nadzorczej. Komisja dzieliła się swoimi spostrzeżeniami i uwagami, mając na uwadze racjonalną gospodarkę finansową. Posiedzenia odbywały się przy wymaganej frekwencji członków komisji. W zebraniach Komisji uczestniczyli członkowie Zarządu i delegowani pracownicy Spółdzielni. Na posiedzeniu w grudniu 2009 omówiono wszystkie sprawy, które były zgłaszane podczas dyżurów członków Rady Nadzorczej w 2009 roku. Przeanalizowano tematykę, jak również sposób załatwienia poszczególnych spraw. Szczegółowe zapisy dotyczące wszystkich posiedzeń obrad Komisji znajdują się w Księdze Protokołów, natomiast materiały omawiane na posiedzeniach Komisji znajdują się w dokumentacji Rady Nadzorczej.

5 II. KOMISJA TECHNICZNO-EKSPLOATACYJNA Komisja Techniczno-Eksploatacyjna prowadziła działalność w składzie: 1. Jan Zagórski - Przewodniczący 2. Leszek Traczykowski - z-ca Przewodniczącego 3. Jan Waskan - członek 4. Wojciech Żabiałowicz - członek Komisja Techniczno-Eksploatacyjna realizowała swoje zadania w oparciu o: - Regulamin Komisji Techniczno-Eksploatacyjnej RN SM Na Skarpie przyjęty Uchwałą RN Nr 29/VIII/02 z dnia r. - półroczne plany pracy komisji - półroczne plany pracy Rady Nadzorczej. W okresie sprawozdawczym odbyło się łącznie 13 protokołowanych posiedzeń. Posiedzenia Komisji odbywały się z udziałem członków Zarządu SM Na Skarpie oraz delegowanych pracowników. Przedmiotem działania Komisji Techniczno-Eksploatacyjnej była analiza materiałów związanych z działalnością Spółdzielni w zakresie technicznoeksploatacyjnym oraz przedstawianie ich na posiedzeniu Plenarnym Rady Nadzorczej w celu zapoznania lub podjęcia uchwał. Sprawy i zagadnienia omówione na posiedzeniach Komisji Techniczno- Eksploatacyjnej: - plany pracy Komisji na I i II półrocze 2009 roku, - analiza realizacji zadań technicznych w sektorach Osiedla w 2008 roku oraz najważniejsze zadania techniczne planowane w 2009 roku, - Regulamin rozliczania kosztów gospodarki zasobami i ustalenie opłat na pokrywanie kosztów, - projekt Kierunków rozwoju działalności gospodarczej na lata 2009/2010, - zmiana Regulaminu systemu rozliczania kosztów zużycia energii cieplnej dla lokali mieszkalnych i użytkowych, - zmiana Regulaminu napraw wnętrz lokali i rozliczeń Spółdzielni z członkami zwalniającymi lokale, - stan wymiany stolarki okiennej zakwalifikowanej do wymiany na lata , - realizacja wynajmu lokali użytkowych i stan opłat czynszu za te lokale, - zmiana terminu i wysokości opłat dla lokali użytkowych, - realizacja planu pielęgnacji zieleni oraz konserwacji małej architektury, - sprawność działalności Administracji Osiedla w sezonie zimowym 2008/2009, - plan remontów i konserwacji za I kwartał 2009 roku, - realizacja opłat czynszowych za lokale mieszkalne i użytkowe w I kwartale 2009 roku,

6 - zmiana stawek opłat za miejsca postojowe oraz najem komórek lokatorskich na ostatnich piętrach budynków, - realizacja robót w zakresie małej architektury ze szczególnym uwzględnieniem placów zabaw, - stan rozliczeń kosztów zużycia wody na osiedlu za I półrocze 2009 roku, - zaawansowanie wykonania planu rzeczowo-finansowego Spółdzielni w I półroczu, - ocena realizacji wynajmu lokali użytkowych: - stan realizacji opłat czynszowych lokali użytkowych i zaległości za 6 m- cy 2009 roku, - rozliczenia kosztów mediów za I półrocze 2009 roku, - stan wynajmu lokali użytkowych w I półroczu 2009 roku, - sprawność systemu rozliczeń kosztów energii cieplnej w Spółdzielni. - prace i efektywność wykorzystania nakładów na utrzymanie zieleni i kosztów jej zniszczeń na osiedlu, - działania Administracji Osiedla w utrzymaniu porządku i zarządzaniu osiedlem. - założenia do Planu rzeczowo-finansowego Spółdzielni na 2010 rok, - stawki opłat dla lokali użytkowych, targowiska, parkingów strzeżonych, garaży obowiązujących od roku, - stan zaawansowania, jakości i terminowości prac remontowych i termomodernizacyjnych w Spółdzielni, - działalność służb technicznych i bieżącej obsługi mieszkańców. - realizacja przez służby techniczne wniosków i skarg mieszkańców zgłoszonych do organów Spółdzielni w 2009 roku z zakresu kompetencji komisji oraz dbałości mieszkańców o mienie spółdzielcze - koszty zniszczeń wyposażenia technicznego i infrastruktury. III. KOMISJA SPOŁECZNA I OŚWIATOWO - KULTURALNA Komisja Społeczna i Oświatowo-Kulturalna pracowała w składzie: - Hanna Laskowska - przewodnicząca - Janina Uchman - z-ca przewodniczącej - Grażyna Voss - członek - Kazimierz Musiałowski - członek W roku 2009 odbyło się 12 posiedzeń komisji z udziałem wymaganej frekwencji członków Komisji. W zebraniach uczestniczyli także członkowie Zarządu p. prezes Wojciech Pronobis oraz p. dyrektor Małgorzata Wojciechowska. Stałym uczestnikiem Komisji był Kierownik Działu Społecznego i Oświatowo-Kulturalnego p. Sylwia Sołtys.

7 Praca Komisji polegała na wnikliwej analizie materiałów, które były dokładnie przygotowywane przez pracowników Spółdzielni a w szczególności p. Kierownik Sylwię Sołtys. Zagadnienia te były później tematem na zebraniach plenarnych Rady Nadzorczej. Członkowie Komisji dzielili się swoimi spostrzeżeniami i uwagami dotyczącymi funkcjonowania działu. Zespół Komisji także kontrolował sytuację finansową działu, w oparciu o wpływy, jak również racjonalne funkcjonowanie środkami. W okresie 2009 roku na posiedzeniach Komisji zajmowano się miedzy innymi: - rozpatrzeniem projektu Kierunków rozwoju działalności społecznej i oświatowo- kulturalnej na rok 2009, - analizą zatrudnienia personelu realizującego zadania DSK, - oceną realizacji zadań bieżących i w okresach sprawozdawczych, - analizą efektów współpracy Działu Społecznego i Oświatowo- Kulturalnego z placówkami Oświatowymi na osiedlu, - oceną finansową w dziale Społecznym i Oświatowo-Kulturalnym, - analizą pomocy sponsorów prywatnych i władz miasta Torunia w dofinansowaniu imprez Działu Społecznego i Kulturalno- Oświatowego, - kontrolą stanu wykorzystania klubów osiedlowych w działalności mieszkańców osiedla. W celu dokładniejszego zapoznania się z pracą każdego z klubów, posiedzenia odbywały się w Klubie Zodiak i Klubie Vademecum. Komisja miała bezpośredni kontakt z uczestnikami, mogła sprawdzić frekwencję i obejrzeć ciekawe zajęcia. Pełna informacja dotycząca działalności kulturalno- oświatowej, w tym propozycje dla mieszkańców Osiedla na bieżąco przekazywane są poprzez telegazetę, Internet, ogłoszenia, jak również wiele można się dowiedzieć z naszej osiedlowej gazetki Członkowie Komisji uczestniczyli w organizowanych przez Dział imprezach plenerowych, które od lat cieszą się dużym zainteresowaniem wśród mieszkańców naszego osiedla (np. Festyn z okazji Dnia Dziecka i Dnia Matki). Reasumując rok 2009 Komisja Społeczna i Oświatowo-Kulturalna stwierdza, że: - proponowane formy działalności skierowane były do wszystkich grup wiekowych mieszkańców Osiedla Na Skarpie w Toruniu, - organizowane imprezy plenerowe cieszyły się dużym zainteresowaniem, - praca działu DSK przebiegała zgodnie z zatwierdzonym planem i nie budziła żadnych zastrzeżeń,

8 - praca odbywała się zgodnie i w oparciu o zatwierdzone przez audytorów procedury. Szczegółowe zapisy wszystkich posiedzeń obrad Komisji znajdują się w Księdze Protokołów, natomiast materiały oceniane na posiedzeniach Komisji znajdują się w dokumentacji Rady Nadzorczej. IV. KOMISJA CZŁONKOWSKO-MIESZKANIOWA Komisja Członkowsko- Mieszkaniowa pracowała w składzie: 1. Jan Waskan - Przewodniczący 2. Zbigniew Leżuch - z-ca Przewodniczącego 3. Wojciech Żabiałowicz - z-ca Przewodniczącego 4. Leszek Traczykowski - z-ca Przewodniczącego 5. Janina Uchman - członek 6. Ewa Kowalska - członek 7. Kazimierz Musiałowski - członek Praca Komisji Członkowsko - Mieszkaniowej odbywała się poprzez cotygodniowe posiedzenia trzech zespołów roboczych do końca września 2009 roku, a od m-ca października 2009 roku w dwóch zespołach roboczych - co trzeci tydzień, z których każdy zespół rozpatrywał średnio 11 spraw, prowadząc rozmowy z zadłużonymi członkami. Praca Komisji Członkowsko-Mieszkaniowej od r do r ROK Ilość Liczba członków Ilość posiedzeń rozpatrzonych wniosków wykluczonych przez RN przywróconych Odwołań wniosków skierowanych na posiedzenie RN na kwotę w zł , na kwotę w zł ,30 18 na kwotę w zł ,17 - do Zebrania Przedstawicieli Komisja Członkowsko - Mieszkaniowa rozpatrzyła wnioski Zarządu Spółdzielni o wykluczenie z grona członków osób zalegających z opłatami czynszowymi. Należy nadmienić, iż istotną rolę w pracy Komisji odgrywa Biuro Windykacji Należności, które opracowało i wdrożyło procedury windykacyjne

9 - powodujące znaczny spadek osób stających przed Komisją Członkowsko- Mieszkaniową. Spowodowało to, że liczba osób skierowanych do wykluczenia z roku na rok systematycznie się obniża. Pomimo powyższych działań, to udział Komisji Członkowsko- Mieszkaniowej w systemie zaległych czynszów jest nadal znaczny, zmniejszają się zaległości, ale w praktyce powstaje sytuacja, że w miejsce spłacających pojawiają się nowi dłużnicy. Powyższe zagadnienie - powoduje wzmożone przeciwdziałanie zarówno Zarządu, Komisji Członkowsko-Mieszkaniowej jak i samej Rady Nadzorczej, z tym, że fala tego procesu ma podłoże społeczno-ekonomiczne związane z ogólną sytuacją w kraju. Podstawowe przyczyny tego stanu rzeczy przedstawiane przez dłużników Komisji Członkowsko-Mieszkaniowej wiążą się najczęściej z: - trudną sytuacją rodzinną, - utratą pracy a tym samym brakiem środków do życia, - nieterminową wypłatą świadczeń przez pracodawców, - kosztami leczenia. Należy zaznaczyć, że stosunkowo dużą gamę - dłużników stanowią ci spółdzielcy, którzy zalegają od dwóch do trzech miesięcy, kredytując się na koszt spółdzielni. Z innych incydentalnych zjawisk to Komisja w pojedynczych wypadkach interweniowała w sprawach współżycia społecznego i jaskrawego naruszania regulaminu mieszkańców. Powyższe sprawozdanie Rady Nadzorczej SM Na Skarpie zostało przyjęte Uchwałą nr 7/XXXIV/2010 przez Zebranie Przedstawicieli Członków SM Na Skarpie z dnia 07 maja 2010 roku.