Sprawozdanie Rady Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej Piaski D z działalności w okresie od czerwca 2011 do maja 2012 r. Podstawa i zakres działalności Rady Nadzorczej Przedkładając doroczne sprawozdanie z działalności Rady Nadzorczej S.M. Piaski D pragniemy przypomnieć, iż podstawą działalności Rady jest Statut Spółdzielni oraz Regulamin Rady Nadzorczej. Generalnie do kompetencji Rady Nadzorczej należy sprawowanie nadzoru i kontroli nad działalnością Spółdzielni ( 48, 49, 50 Statutu). Działalność Rady Nadzorczej obejmowała: 1. Podejmowanie przedsięwzięć i uchwał mających na celu zabezpieczenie interesów członków Spółdzielni. 2. Ocenę projektu rocznego planu gospodarczo-finansowego (opracowanego i przedłożonego przez Zarząd) oraz jego zatwierdzenie uchwałą, w tym planu remontów i wysokości stawek. 3. Kontrolę dochodów i wydatków oraz podjęcie uchwały w sprawie korekty rocznego planu gospodarczo-finansowego. 4. Sprawowanie funkcji nadzorczo - kontrolnej nad działalnością Zarządu w zakresie prawidłowej gospodarki zasobami finansowymi spółdzielni. 5. Kontrolę zadłużeń członków spółdzielni i ocenę działalności Zarządu w tym zakresie. 6. Ocenę podejmowanych przez Zarząd działań w zakresie przekształceń własnościowych. 7. Rozpatrywanie wniosków członków spółdzielni. 8. Nadzór i kontrolę nad realizacją wniosków zgłoszonych przez członków na Walnych Zgromadzeniach. 9. Opracowanie i zatwierdzenie regulaminów wymaganych statutem. 10. Rozpatrywanie wniosków Komisji Rady i podejmowanie stosownych uchwał. Skład Rady Nadzorczej W okresie Sprawozdawczym Rada Nadzorcza Spółdzielni pracowała w następującym składzie: - Wojciech Kamiński - Przewodniczący RN - Stanisława Krubińska - Zastępca Przewodniczącego RN - Tomasz Wiśniewski - Sekretarz RN
- Stanisław Cywiński - Przewodniczący Komisji Technicznej RN - Marek Murawski - Przewodniczący Komisji Rewizyjnej RN - Edward Michalewski - Przewodniczący Komisji ds. regulaminów i strony internetowej RN - Jacek Kruk - członek RN - Florian Sadkowski - członek RN Komisje Rady Nadzorczej (dwie stałe i jedna czasowa) działały w następujących składach osobowych: Komisja Rewizyjna: Komisja Techniczna: Stanisława Krubińska, Wojciech Kamiński, Marek Murawski. Stanisław Cywiński, Jacek Kruk, Florian Sadkowski, Tomasz Wiśniewski. Czasowa Komisja ds. regulaminów i strony internetowej: Edward Michalewski. Od czerwca 2011 r. do maja 2012 r. Rada Nadzorcza odbyła 11 posiedzeń plenarnych (6 w 2011 roku i 5 w roku 2012 r.), a w okresie pomiędzy posiedzeniami pracowały komisje Rady Nadzorczej. Należy zwrócić uwagę na fakt, że nie było problemów z zebraniem quorum i odbyły się wszystkie z zaplanowanych zebrań Rady. Uchwały i protokoły z posiedzeń Rady Nadzorczej przechowywane są w biurze Zarządu Spółdzielni i są do wglądu dla członków Spółdzielni. Tematyka posiedzeń Rady Nadzorczej w okresie sprawozdawczym Porządek obrad każdego posiedzenia plenarnego Rady Nadzorczej, oprócz spraw proceduralnych przewidywał informacje przewodniczących komisji. Ponadto Zarząd na każdym zebraniu informował członków Rady o sprawach wynikających z bieżącej działalności Spółdzielni, o planach Spółdzielni na najbliższy okres, a także o sprawach, które wymagały opinii i decyzji tego organu. W okresie od czerwca do grudnia 2011 roku Rada Nadzorcza zajmowała się wieloma zagadnieniami, a do najistotniejszych zaliczyć należy: Na pierwszym zebraniu w lipcu 2010 r. Rada Nadzorcza przedłużyła na czas nieokreślony umowę o pracę z Zastępcą prezesa Zarządu ds. technicznych. Sprawując nadzór nad działaniem Zarządu, Rada omawiała sprawy związane z ulicą Zgrupowania Żmija i uznała, że z decyzją o zamknięciu ulicy należy zaczekać do momentu ustosunkowania się Miasta st. Warszawa do decyzji Wojewody Mazowieckiego. Do chwili sporządzania niniejszego sprawozdania sprawa nie została zamknięta. Sprawując nadzór nad realizacją przez Zarząd uchwał Walnego Zgromadzenia, Rada zajmowała się sprawami związanymi z rozliczeniem wkładów budowlanych i w tej materii uznała, że w kwestii 11 członków, którzy nie uzupełnili wkładów budowlanych Zarząd powinien działać zgodnie z przyjętymi ustaleniami, tzn. wystąpić na drogę sądową. 2
Wiele uwagi Rada Nadzorcza poświęciła sprawom związanym z uchwałą Walnego Zgromadzenia nr 8/VI/2011 z dnia 20 czerwca 2011 r. dotyczącym rozliczenia kosztów dźwigów. Uchwała nr 8 stanowi, że wliczenie w koszty budowy lokali bez wind, poniesionych kosztów rzeczywistych na budowę szybów windowych i wind w kwocie 734.000 zł jest sprzeczne z zasadami współżycia społecznego, a tym samym nieważne, że postanawia się obniżyć wkłady budowlane członków Spółdzielni posiadających lokale bez wind w ten sposób, że pomniejsza je o kwotę 734.000 zł, co w przeliczeniu daje obniżenie wkładów o 42 zł/m 2 powierzchni użytkowej każdego z tych lokali, że postanawia się nie zmieniać wkładów budowlanych członków spółdzielni posiadających lokale z windami, a także, że zobowiązuje się Zarząd SM Piaski D do wykonania niniejszej uchwały i upoważnia do wypłaty naliczonych kwot z tytułu obniżenia wkładów budowlanych z uzyskanych środków ze sprzedaży działek. W tej materii Rada Nadzorcza prezentuje następujące stanowisko: Rada Nadzorcza uznała, że czas zamknąć etap rozliczeń dokonywanych przez NSBM, ponieważ Rada Nadzorcza i Zarząd SM Piaski D działają po to, aby znajdować drogi porozumienia i rozwiązania satysfakcjonujące członków Spółdzielni. W związku z tym, że pojawiły się rozbieżności odnośnie wskazanej w treści uchwały kwoty 734.000 zł, że grupa członków zaskarżyła uchwałę Walnego Zgromadzenia nr 8/VI/2011 do Sądu, że Sądy wszystkich instancji stwierdziły, iż uchwała NSBM w sprawie rozliczenia inwestycji Piaski D jest wiążąca, a rozliczenie dźwigów stanowi element rozliczenia inwestycji, Rada Nadzorcza zaleciła Zarządowi nie dokonywanie wypłat do czasu uzyskania wyroku Sądu w tej sprawie. Rada Nadzorcza rozważa możliwość powołania biegłego do weryfikacji dokumentów związanych z rozliczeniem dźwigów i określenia ewentualnej kwoty zwrotów. Rada Nadzorcza zaleciła Zarządowi przygotowanie projektu uchwały Walnego Zgromadzenia w sprawie podziału zysku za rok 2010 w taki sposób, aby w przypadku wyroku sądu utrzymującego w mocy uchwałę WZ zabezpieczyć określoną kwotę na ewentualne wypłaty z tytułu rozliczenia dźwigów. W tej sprawie toczą się dwa postępowania z powództwa członków Spółdzielni, o uznanie uchwały Walnego Zgromadzenia za nieważną, a także o uchylenie tej uchwały. Wyrok w sprawie uznania uchwały za nieważną zapadnie najprawdopodobniej w dniu 30 maja 2012 r. W ciągu ostatniego roku Rada Nadzorcza wiele uwagi poświęciła sprawom windykacyjnym i zobowiązała Zarząd do występowania na drogę postępowania sądowego w stosunku do osób, które zalegają z opłatami czynszowymi. Po trzech miesiącach należy wystąpić z wezwaniem przedsądowym, a w przypadku braku reakcji do sądu. W ubiegłym roku Rada Nadzorcza zajmowała się pismem członków Spółdzielni (22 osoby), które wystąpiły o rozważenie zrezygnowania z usług prawnych świadczonych przez radcę prawnego obsługującego Spółdzielnię. Sprawa nie została zakończona. Rada Nadzorcza nie zdecydowała się na rozwiązanie umowy z radcą prawnym, że względu na toczące się postępowania sądowe. W listopadzie 2011 r. skorygowano plan rzeczowo finansowy remontów zasobów Spółdzielni na rok 2011, który zamykał się kwotą 887.211 zł brutto. Wartość przekroczonych trzech największych pozycji wyniosła ok. 130.000 zł i dotyczyła remontu tarasów i balkonów, remontu odparzonych ścian i sufitów na balkonach i loggiach oraz wymiany izolacji poziomej. Pomimo zwiększeń w tych trzech pozycjach, w związku z niewykonaniem lub ograniczeniem kosztów w pozostałych pozycjach globalna kwota uległa zmniejszeniu o 153.367 zł. Realizując uchwałę Wwalnego Zgromadzenia z października 2011 r., na ostatnim posiedzeniu w grudniu 2011 r. Rada Nadzorcza podjęła uchwałę w sprawie wykonania uchwały Walnego Zgromadzenia nr 6/X/2011 z dnia 13 października 2011 r. w sprawie zobowiązania Rady Nadzorczej do korekty uchwały własnej w sprawie uchwalenia planu rzeczowo finansowego remontów zasobów SM Piaski D na rok 2011 poprzez 3
uzupełnienie planu o roboty dotyczące renowacji nawierzchni boiska, której stan zagraża bezpieczeństwu bawiących się tam dzieci. Na tym samym zebraniu Rada wyraziła także zgodę na wydatkowanie przez Zarząd S.M. Piaski D kwoty 20.000 zł na wyposażenie biura administracji Spółdzielni, uchwalono plan rzeczowo-finansowego remontów zasobów SM Piaski D na 2012 r., a także plan gospodarczo-finansowego SM Piaski D na 2012 r. W okresie od stycznia do maja 2012 roku Rada Nadzorcza zajmowała się m. in. następującymi zagadnieniami: Na jednym z pierwszych posiedzeń w tym roku, Rada Nadzorcza zajmowała się sprawą tworzenia odrębnego funduszu remontowego dla tarasów. W związku z tym, że praktycznie wszystkie tarasy zostały wyremontowane przez Spółdzielnię, utworzenie odrębnego (dodatkowego funduszu konserwacyjnego) pozwoliłoby na bieżące naprawy (w miarę zgłoszeń), ale do sprawy należy także podejść w ten sposób, że Spółdzielnia remontując tarasy wywiązała się ze swoich obowiązków, a obecne naprawy i konserwacja leżą w gestii mieszkańca. Rada Nadzorcza ustaliła, że powinna zostać powołana komisja (np. w ramach komisji technicznej Rady Nadzorczej), która przy udziale inspektora nadzoru dokona przeglądu tarasów po zimie i wskaże niezbędne do wykonania prace, w tym sprawdzi odprowadzenie wody z tarasów. Dalsza procedura powinna odbywać się zgodnie z postanowieniami Regulamin podziału obowiązków w zakresie napraw wewnątrz lokali między użytkowników lokali a Spółdzielnią. Ponadto Rada Nadzorcza zobowiązała Zarząd do przygotowania pism do właścicieli tarasów, w którym powołując się na przepisy stosownego regulaminu przypomni o konieczności odśnieżania tych powierzchni, a także uprzedzi o tym, że wczesną wiosną zostanie dokonany przegląd tarasów. Rada Nadzorcza (na wniosek komisji rewizyjnej) zajmowała się sprawą wkładów budowlanych. Na podstawie materiałów obejmujących takie pozycje jak: zestawienia analityczne do pozycji bilansowych dotyczących rozrachunków z członkami Spółdzielni z tytułu wkładów budowlanych na bazie bilansu za rok 2010, zestawienie członków Spółdzielni, którzy nie zostali uwzględnieni przy zwrocie nadpłat wkładów budowlanych dokonanym w 2010 r., sprawdzono zgodność list dokonanych wpłat ze statutem Spółdzielni, uchwałami Walnego Zgromadzenia oraz uchwałami Rady Nadzorczej, a także zweryfikowano zasadność zwrotów nadpłat wkładów budowlanych dla trzech członków Spółdzielni. Przy okazji omawiania tego tematu komisja rewizyjna zarekomendowała trochę inną zasadę tworzenia funduszu remontowego Spółdzielni, a mianowicie zaproponowała utworzenie dwuletniego planu remontów i szacunku kosztów, oprócz zatwierdzonego przez Radę Nadzorczą planu remontów na rok na 2012 r. Bazą dla takiego Planu mógłby być 10 letni przegląd techniczny, planowany na wiosnę br. Dałoby to szanse lepszego powiązania wykorzystywania posiadanych zasobów finansowych spółdzielni z ewentualnymi zmianami stawki remontowej w ramach płaconego przez mieszkańców czynszu. Kolejnym tematem rozpatrywanym przez Radę Nadzorczą była sprawa ewentualnego zbycia niepełnowartościowych i wycenionych przez rzeczoznawcę miejsc postojowych, które w chwili obecnej wynajmuje. Zebranie Przedstawicieli, a następnie Walne Zgromadzenie Spółdzielni wyraziło zgodę na zbycie wolnych miejsc postojowych, nie mniej zastrzegło, że procedura sprzedaży musi odbywać się pod nadzorem Rady Nadzorczej. W związku z tym Rada Nadzorcza przyjęła następujące Zasady sprzedaży niepełnowartościowych miejsc postojowych w SM Piaski D : wycena miejsca postojowego nastąpi w oparciu o posiadany przez Spółdzielnię operat szacunkowy sporządzony przez biegłego rzeczoznawcę (z dnia 30 maja 2008 r.), prawo pierwokupu miejsca postojowego będą mieli dotychczasowi najemcy tego miejsca, Rada Nadzorcza będzie podejmowała uchwały indywidualnie, w stosunku do każdej z osób występujących z wnioskiem o zakup miejsca postojowego. 4
Na posiedzeniu w maju br. Rada Nadzorcza, biorąc pod uwagę nieprawidłowości związane z prowadzeniem księgowości Spółdzielni postanowiła zlecić badanie sprawozdania niezależnemu biegłemu rewidentowi. W wyniku wstępnej opinii na temat tego sprawozdania Rada postanowiła zlecić firmie zewnętrznej ponowne sporządzenie sprawozdania finansowego za rok 2011. Działania te spowodowały także konieczność korekty planu gospodarczo-finansowego na rok 2011 i zwiększenie pozycji koszty Spółdzielni. W ciągu ostatniego roku Rada Nadzorcza na bieżąco rozpatrywała pisma kierowane do tego organu przez członków Spółdzielni stanowiska Rady Nadzorczej w tych sprawach znajdują odzwierciedlenie w protokołach z posiedzeń. Realizując wnioski i zalecenia przeprowadzonej w 2010 r. lustracji, Rada Nadzorcza uchwaliła lub znowelizowała następujące regulaminy: 1. Uchwalono zmiany w regulaminie rozliczania zużycia wody wodociągowej i ustalania opłat w lokalach Spółdzielni Mieszkaniowej Piaski D. 2. Uchwalono zmiany w regulaminie rozliczania kosztów centralnego ogrzewania i ciepłej wody w Spółdzielni Mieszkaniowej Piaski D. 3. Uchwalono regulamin ochrony danych osobowych w Spółdzielni Mieszkaniowej Piaski D. 4. Znowelizowano regulamin udzielania zamówień na dostawę materiałów, części zamiennych, dóbr gotowych oraz na wykonanie robót i usług w SM Piaski D. 5. Znowelizowano regulamin planowania i rozliczania kosztów gospodarki zasobami lokalowymi, utrzymania nieruchomości oraz zasad ustalania opłat za używanie lokali w SM Piaski D. Komisja ds. regulaminów i strony internetowej Rady Nadzorczej po dopracowaniu ostatecznej wersji strony i przeszkoleniu jej obsługi przekazała jej prowadzenie Zarządowi Spółdzielni Mieszkaniowej Piaski D. Podsumowanie Należy zwrócić uwagę, że Rada Nadzorcza jest organem kolegialnym, a stanowiska Rady Nadzorczej w prezentowanych w sprawozdaniu sprawach znajdują odzwierciedlenie w protokołach z posiedzeń. Rada Nadzorcza stoi na stanowisku, że w najbliższym czasie najpilniejszymi do rozwiązania tematami będą: 1. Sprawy remontowe, w tym sprawa źródeł finansowania remontów. 2. Sprawy związane z procesem przewłaszczeń. Niniejsze Sprawozdanie zostało przyjęte przez Radę Nadzorczą na posiedzeniu w dniu 24 maja 2012 r. Warszawa, dnia 24 maja 2012 r. Za Radę Nadzorczą S.M Piaski D Przewodniczący RN Sekretarz RN 5