Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 23/13 Wójta Gminy Dębowa Kłoda z dnia 18 kwietnia 2013 r. REGULAMIN KONTROLI ZARZĄDCZEJ W URZĘDZIE GMINY DĘBOWA KŁODA I JEDNOSTKACH ORGANIZACYJNYCH GMINY DĘBOWA KŁODA ORAZ ZASADY JEJ KOORDYNACJI 1 Ustalenia niniejszego regulaminu dotyczą: 1) sposobu organizacji i zasad wykonywania kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Dębowa Kłoda i w pozostałych jednostkach organizacyjnych Gminy Dębowa Kłoda, 2) ustalenia zasad koordynacji kontroli zarządczej. 2 Użyte w niniejszym regulaminie pojęcia mają następujące znaczenie: 1) kontrola - jest to czynność polegająca na sprawdzeniu stanu faktycznego i porównaniu ze stanem wymaganym (wyznaczonym) w normach prawnych, technicznych, ekonomicznych, regulaminach i instrukcjach sposobu postępowania (procedurach) oraz sformułowaniu wniosków i zaleceń pokontrolnych mających na celu zlikwidowanie nieprawidłowości, a także usprawnienie prac kontrolowanej jednostki; 2) kontrolę zarządczą - w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy; 3) audyt wewnętrzny - prowadzony w Urzędzie Gminy Dębowa Kłoda i jednostkach organizacyjnych Gminy Dębowa Kłoda jest działalnością niezależną i obiektywną, której celem jest wspieranie Wójta Gminy Dębowa Kłoda i kierowników jednostek organizacyjnych w realizacji celów i zadań przez systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze; 4) zalecenie (wniosek pokontrolny, rekomendacja) - jest to polecenie podjęcia działania zmierzającego do usunięcia nieprawidłowości, niezgodności z normami prawnymi, regulaminami lub instrukcjami; 5) pojęcie procedury oznacza takie zaprogramowanie przez kierownictwo pracy Urzędu w instrukcjach i regulaminach wewnętrznych, aby postępowanie urzędników samorządowych było zgodne nie tylko z obowiązującymi ustawowymi regulacjami prawnymi, lecz również ze standardami kontroli zarządczej; 6) procedury obowiązujące w Urzędzie Gminy Dębowa Kłoda nazywa się procedurami kontroli, które należy rozumieć w dwojakim znaczeniu: a) jest to zaprogramowany przez kierownictwo jednostki (w obowiązującej instrukcji wewnętrznej lub regulaminie) sposób realizacji określonych zadań, stanowiący dla urzędników sposób postępowania, a dla osób kontrolujących procedurę kontroli, w tym głównie: 1) Statut Gminy Dębowa Kłoda, 2) Regulamin organizacyjny Urzędu Gminy Dębowa Kłoda, 4) Regulamin pracy, 5) Regulamin naboru pracowników, 6) Regulamin wynagradzania pracowników, 7) Regulamin przeprowadzania ocen kwalifikacyjnych pracowników samorządowych, 8) Regulamin służby przygotowawczej, 9) Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów, 4) Dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości, 5) Instrukcja inwentaryzacyjna, b) wielopoziomowa kontrola dowodu księgowego od celowości dokonania zakupu i sposobu jego dokonania - sprawdzenie pod względem merytorycznym (zastosowany tryb ustawy Prawo zamówień publicznych), poprzez przyjęcie mienia na stan Urzędu, sprawdzenie dowodu pod względem formalno - rachunkowym, dokonanie kontroli przez Skarbnika Gminy do zatwierdzenia do wypłaty przez Wójta lub osoby przez niego upoważnione, zgodnie z ustaleniami zawartymi w regulacjach wewnętrznych.
3 Kontrolę zarządcza, sprawowaną przez Wójta w Urzędzie Gminy Dębowa Kłoda i jednostkach organizacyjnych Gminy Dębowa Kłoda stanowią również: l) kontrola instytucjonalna realizowana przez Regionalną Izbę Obrachunkową, Najwyższą Izbę Kontroli, Urząd Kontroli Skarbowej, Urząd Wojewódzki, w sytuacji kiedy prowadzą działania kontrolne na wniosek organu wykonawczego samorządu gminy, 2) audyt wewnętrzny - w szczególności w zakresie zarządzania ryzykiem oraz w trakcie czynności doradczych, 3) kontrola finansowa sprawowana przez Skarbnika Gminy oraz głównych księgowych jednostek organizacyjnych Gminy Dębowa Kłoda, 4) kontrola funkcjonalna sprawowana przez osoby znajdujące się na stanowiskach kierowniczych oraz urzędników wyznaczonych do realizacji powierzonych zadań (np. nadzór budowlany, nadzór inwestorski), 5) kontrola zarządcza sprawowana przez kierowników jednostek organizacyjnych gminy, 6) kontrola wewnętrzna i zewnętrzna, sprawowana przez urzędników wymienionych w 12 niniejszego zarządzenia, 7) samokontrola. 4 Koordynację kontroli zarządczej prowadzi Sekretarz Gminy Dębowa Kłoda zwany w dalszej treści niniejszego regulaminu koordynatorem kontroli zarządczej. Koordynator w imieniu Wójta Gminy Dębowa Kłoda sprawuje bezpośredni nadzór nad stanem kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych gminy. 5 Audyt wewnętrzny prowadzony w Urzędzie Gminy Dębowa Kłoda i jednostkach organizacyjnych gminy jest działalnością niezależną i obiektywną, której celem jest wspieranie Wójta Gminy Dębowa Kłoda i kierowników jednostek organizacyjnych Gminy Dębowa Kłoda w realizacji celów i zadań poprzez systematyczną, ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze. Ocena dotyczy w szczególności adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej. 6 Audytor wewnętrzny prowadzący audyt wewnętrzny przy udziale koordynatora kontroli zarządczej dokonuje okresowej oceny stanu kontroli zarządczej. Ocena przez audytora dokonywana jest w miarę potrzeb na koniec roku obrachunkowego i przedkładana do akceptacji Wójtowi Gminy Dębowa Kłoda. 7 Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności: 1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi; 2) skuteczności i efektywności działania; 3) wiarygodności sprawozdań; 4) ochrony zasobów; 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania; 6) efektywności i skuteczności przepływu informacji; 7) zarządzania ryzykiem. 8 Kontrola zarządcza powinna być: 1) adekwatna - to znaczy zgodna z zasadami określonymi w obowiązujących aktach prawnych oraz z niniejszym regulaminem, dokładnie odpowiadająca założonym celom kontroli zarządczej, 2) skuteczna - to znaczy, że postępowanie kontrolne powinno się zakończyć wydaniem zaleceń bądź wniosków pokontrolnych, 3) efektywna - to znaczy, że kontrola ta powinna powodować osiąganie założonych celów.
Podstawowe funkcje kontroli zarządczej to: 1) sprawdzanie czy wydatki publiczne są dokonywane: a) w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem zasad: - uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, - optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów; 9 b) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań, c) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań; 2) sprawdzanie czy dochody i przychody środków publicznych są realizowane w terminach i wysokościach wynikających z zawartych umów, wydanych decyzji i innych przepisów wewnętrznych lub powszechnie obowiązujących, 3) sprawdzenie czy mienie jednostki jest prawidłowo zabezpieczone, 4) porównaniu stopnia realizacji podjętych zadań z przyjętymi założeniami, 5) ocenianie prawidłowości pracy, 6) wydawanie zaleceń i wniosków pokontrolnych. 10 Etapy postępowania kontrolnego, niezbędne do osiągnięcia zamierzonego celu, obejmują: 1) porównanie stanu faktycznego (efektu) z założeniami oraz ze stanem określonym w normach prawnych, technicznych, regulaminach i instrukcjach postępowania, 2) ustalenie nieprawidłowości, 3) ustalenie przyczyn nieprawidłowości (obiektywnych - niezależnych od działania jednostki kontrolowanej, subiektywnych - zależnych od jej działania), 4) sformułowanie wniosków i zaleceń pokontrolnych zmierzających do likwidacji uchybień, usprawnienia działalności, osiągnięcia lepszych efektów, 5) omówienie wyników kontroli z kierownikiem kontrolowanej jednostki lub komórki organizacyjnej. 11 1. Kontrola zarządcza zewnętrzna w urzędzie gminy i jednostkach organizacyjnych gminy może być prowadzona jako: a) kompleksowa - obejmująca całokształt zasadniczych funkcji statutowych zadań kontrolowanej jednostki, b) problemowa - obejmująca wybrane zagadnienia w jednej lub kilku kontrolowanych jednostkach, c) doraźna - rewizja, inspekcja, wynikająca z bieżącej pilnej potrzeby sprawdzenia stanu faktycznego, prowadzona w różnych kierunkach, d) sprawdzająca - stosowna do potrzeb, obejmująca ocenę stopnia realizacji zaleceń i wniosków pokontrolnych wydanych w wyniku uprzednio prowadzonych kontroli; Kontrole powyższe zlecane są zawsze przez Wójta Gminy Dębowa Kłoda, a mogą być prowadzone na wniosek Przewodniczącego i radnych Rady Gminy Dębowa Kłoda, Skarbnika Gminy Dębowa Kłoda, Sekretarza Gminy Dębowa Kłoda, kierowników jednostek organizacyjnych Gminy Dębowa Kłoda, a także pracowników merytorycznych. 2. Kontrola zarządcza wewnętrzna obejmuje zakres wskazany w ust.1, a dotyczy głównie Urzędu Gminy Dębowa Kłoda. 12 Kontrolę zarządczą zewnętrzną i wewnętrzną sprawowaną przez Wójta Gminy wykonywać mogą również: 1) Sekretarz Gminy, 2) Skarbnik Gminy, 3) kierownicy komórek organizacyjnych zgodnie z właściwością, 4) pracownicy urzędu na polecenie osób wymienionych w pkt 1, 2 i 3, po pisemnym upoważnieniu przez Wójta Gminy,
5) podmioty zewnętrzne (również osoby fizyczne) na zasadzie zawarcia umowy cywilno-prawnej, upoważnione do tego przez Wójta Gminy, które zawodowo prowadzą działania audytowe. 13 Podstawowym celem kontroli zarządczej każdego pracownika jednostki jest wdrożenie i monitorowanie takich elementów kontroli zarządczej, aby jednostka osiągała wyznaczone jej cele w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. 14 Biorąc pod uwagę cele kontroli zarządczej, kierownicy wszystkich referatów oraz pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach pracy, kierownicy jednostek organizacyjnych gminy, organizują skuteczną i efektywną kontrolę uwzględniając ogłoszone przez Ministerstwo Finansów standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, o których mowa w art.69 ust.3 cyt. ustawy o finansach publicznych. 15 1. Dla realizacji obowiązków z 14 wszyscy kierownicy jednostek organizacyjnych przygotowują i wdrożą procedury zarządzania ryzykiem. 2. System zarządzania ryzykiem w jednostkach opiera się na sformułowanych w ramach procedury budżetowej mierzalnych celach i zadaniach. l6 1. W urzędzie opracowywany jest roczny plan kontroli zawierający planowane czynności kontrolne. 2. Plan kontroli zatwierdzany jest przez Wójta Gminy Dębowa Kłoda. 3. Plan kontroli obejmuje podstawowy zakres kontroli. 4. Plan kontroli może być w każdym czasie zmieniony przez Wójta Gminy poprzez dodanie innych, wynikających z bieżących potrzeb czynności. 5. W związku z tym, że jest to informacja zarządcza dla Wójta Gminy - treść protokołów, notatek udostępniana jest na wniosek. 17 1. Przeprowadzone czynności kontrolne należy udokumentować w postaci protokołu pokontrolnego, który powinien być sporządzony w ciągu 7 dni od dnia zakończenia kontroli. 2. W przypadku braku uchybień, można odstąpić od sporządzenia protokołu i ograniczyć się do sporządzenia sprawozdania. 3. Jeżeli w wyniku kontroli zostały stwierdzone uchybienia w działalności kontrolowanej jednostki należy sporządzić zalecenia pokontrolne. Zalecenia pokontrolne zawarte są w wystąpieniu pokontrolnym i zawierają sposób ich realizacji. 4. Kopie protokołu wydaje się wszystkim zainteresowanym wymienionym w protokole. Fakt odbioru powinni oni potwierdzić poprzez złożenie podpisu. 5. Kierownik jednostki kontrolowanej może odmówić podpisania protokołu, składając pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy. 6. Odmowa podpisania protokołu przez kierownika jednostki kontrolowanej nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez osoby kontrolujące i nie wstrzymuje toku dalszych czynności kontrolnych. Informację o odmowie podpisania i jej przyczynach zamieszcza się w protokole. 7. Kierownik kontrolowanej jednostki (lub komórki organizacyjnej urzędu) zobowiązany jest niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia, wykonać zalecenia pokontrolne, jak również pisemnie powiadomić Wójta o podjętych działaniach w informacji winien odnieść się także do sformułowanych uwag i wniosków pokontrolnych mających usprawnić funkcjonowanie jednostki (komórki organizacyjnej).
18 Protokół z kontroli powinien zawierać co najmniej: 1) pełne brzmienie nazwy jednostki kontrolowanej, 2) okres prowadzenia kontroli, 3) imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe przeprowadzającego kontrolę oraz analogiczne dane pracowników udzielających wyjaśnień, 4) określenie przedmiotu kontroli, 5) termin poprzedniej kontroli i stopień realizacji zaleceń pokontrolnych, 6) ustalenia z przebiegu kontroli, 7) określenie wydanych w toku kontroli wniosków i zaleceń, 8) wzmiankę o prawie zgłoszenia pisemnych zastrzeżeń i wyjaśnień do treści protokołu w ciągu 7dni od daty jego podpisania, 9) wyszczególnienie załączników, 10) określenie ilości egzemplarzy i podanie komu je dostarczono, 11) miejsce i datę sporządzenia protokołu oraz podpisy osób kontrolujących, kierownika jednostki kontrolowanej 19 Sekretarz Gminy Dębowa Kłoda daje Wójtowi Gminy Dębowa Kłoda pisemne zapewnienie o prawidłowym zorganizowaniu i funkcjonowaniu systemu kontroli zarządczej w urzędzie gminy do dnia 31 marca danego roku za rok poprzedni. 20 Audytor wewnętrzny usługodawca, zatrudniony na podstawie umowy cywilno prawnej w ramach kontroli zarządczej urzędu gminy daje zapewnienie, że: 1. działania jednostek pozostają zgodne z przepisami prawa, przyjętymi zasadami (procedurami), 2. gospodarka finansowa oraz ewidencja księgowa w jednostkach jest prowadzona prawidłowo, a sprawozdania finansowe i budżetowe są rzetelne i wiarygodne. 21 1. Kontrola finansowa stanowi jeden z elementów kontroli zarządczej. 2. Kontroli finansowej podlegają nieposiadające osobowości prawnej i posiadające osobowość prawną jednostki organizacyjne Gminy Dębowa Kłoda. 3. W zakresie kontroli finansowej tematyka kontroli będzie każdorazowo uzgadniania z Wójtem Gminy Dębowa Kłoda bądź koordynatorem kontroli zarządczej urzędu gminy. Kontrola finansowa obejmuje: 1) przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, 22 2) badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych, 3) prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur dotyczących procesów, o których mowa w pkt. 2.
23 1. Podstawowe kryteria doboru do kontroli finansowej ustala się na podstawie: a) analizy sprawozdań okresowych, b) analizy wniosków i zaleceń pokontrolnych wydanych przez kontrole instytucjonalne, c) konieczności przeprowadzenia kontroli krzyżowej (w urzędzie gminy i w innej jednostce organizacyjnej lub finansowanej albo dofinansowywanej z budżetu gminy), d) analizy wniosków jednostek podległych o zwiększenie ich budżetu przekazanego do dyspozycji na podstawie planów finansowo - rzeczowych, e) otrzymanych dotacji o różnym charakterze (kontrola prawidłowości wykorzystania otrzymanej dotacji). 2. Innych informacji zarządczych z otoczenia wewnętrznego i zewnętrznego Urzędu. 24 1. W przypadkach wymagających specjalnych kwalifikacji, Wójt Gminy Dębowa Kłoda może powołać rzeczoznawcę lub biegłego rewidenta. 2. Rzeczoznawca lub biegły rewident, powołany do udziału w czynnościach kontrolnych, otrzymuje wynagrodzenie wynikające z podpisanej umowy cywilno-prawnej. 25 l. Kontrolujący jest uprawniony do wstępu oraz poruszania się na terenie jednostki kontrolowanej na podstawie upoważnienia podpisanego przez Wójta lub osoby przez niego upoważnionej. 2. Kontrolujący podlega przepisom o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz przepisom o postępowaniu z informacjami niejawnymi obowiązującymi w jednostce kontrolowanej. 3. Pracownicy przeprowadzający czynności kontrolne winni być objęci systematycznym szkoleniem w ramach doskonalenia kadr administracji samorządowej. 26 Kierownicy jednostek organizacyjnych składają Wójtowi Gminy Dębowa Kłoda pisemne zapewnienie o prawidłowym zorganizowaniu i funkcjonowaniu kontroli zarządczej. Zapewnienie składane jest do dnia 31 marca danego roku za rok poprzedni. Wzór zapewnienia stanowi załącznik do niniejszego regulaminu.