SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

Muzeum Historii Polski w Warszawie ul. Senatorska 35 00-099 Warszawa Znak sprawy: 05/PN/U/12 Warszawa, 06-03-2012 r. SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA Wartość zamówienia jest mniejsza niż kwota określona w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust 8 Prawo zamówień Publicznych Kompleksowa obsługa w zakresie: sprzedaży biletów lotniczych międzynarodowych i krajowych, biletów kolejowych międzynarodowych i krajowych, dokonywanie rezerwacji hoteli w kraju i zagranicą na potrzeby Muzeum Historii Polski w Warszawie Akceptuję

1. NAZWA ORAZ ADRES ZAMAWIAJĄCEGO: Muzeum Historii Polski w Warszawie ul. Senatorska 35 00-099 Warszawa 2. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Postępowanie prowadzone będzie w trybie: przetarg nieograniczony 3. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: Kompleksowa obsługa w zakresie: a) rezerwacji, zakupu i dostarczania biletów lotniczych oraz wysyłanie PTA (przedpłata na bilet lotniczy) na wszystkich istniejących połączeniach krajowych i zagranicznych, z godnie z obowiązującymi taryfami określonymi przez przewoźników przy optymalnym wyborze przewoźnika i trasy względem trasy i czasu trwania podróżny, b) rezerwacji, zakupu i dostarczania biletów kolejowych międzynarodowych oraz krajowych, zgodnie z obowiązującymi taryfami z uwzględnieniem najbardziej korzystnych połączeń i taryf, c) rezerwacji pokoi hotelowych w kraju i zagranicą Zamawiający zastrzega sobie prawo wskazania standardu hotelu oraz lokalizacji oraz przekazywanie Zamawiającemu voucherów za pomocą których zostanie dokonana płatność za hotel, d) dokonywania rezerwacji samochodów (Rent a Car) na wyraźne zlecenie Zamawiającego, e) bezpłatnej telefonicznej rezerwacji miejsc w samolotach oraz doradztwa taryfowego, f) doradztwa i pomocy w zakresie wszelkich zmian w czasie podróży, g) włączenie sprzedaży biletów na wszystkie linie lotnicze do systemu Frequent Player lub inny stosowanych systemów lojalnościowych. szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 do SIWZ 3.2 CPV - 63000000 9 Usługi dodatkowe i pomocnicze, usługi biur podróży, CPV- 63500000 4 Usługi biur podróży, podmiotów turystycznych i pomocy turystycznej, CPV - 63512000 1 Usługi sprzedaży biletów podróżnych i pakietów wycieczkowych. 3.3 Realizacja usług odbywać się będzie sukcesywnie w oparciu o zapotrzebowania Zamawiającego, na podstawie zleceń. 3.4 Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 3.5 Zamawiający nie przewiduje przeprowadzenia aukcji elektronicznej. Strona: 2/9

4. INFORMACJA O PRZEWIDYWANYCH ZAMÓWIENIACH UZUPEŁNIAJĄCYCH (ART. 67 UST. 1 PKT 6 I 7): 4.1. Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówienia uzupełniającego. 5. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA: 5.1 Sukcesywnie na podstawie zleceń do dnia 31-12-2012 r lub do wyczerpania kwoty przeznaczonej na realizację Zamówienia. 6. OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW: W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy 6.1.posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, 6.2 znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, 6.3 nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia, zgodnie z art. 24 ustawy o zamówieniach publicznych. 6.4 przynależą do Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Lotniczego IATA lub posiadają ważna autoryzacje IATA 6.5 Ocena sposobu spełniania warunków odbędzie się na podstawie załączonych dokumentów wymienionych w pkt.7 wg kryterium spełnia nie spełnia. 7. WYKAZ OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU: 7. 1 Oświadczenie z art. 22 i art. 24 złożone na załączonym do SIWZ Załączniku nr 3; 7.2 Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert; 7.3 Dokument potwierdzający posiadanie ważnej na dzień składania ofert akredytacji IATA lub przynależność do IATA, 7. 4 Dokumenty powinny być składane w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez uprawnionego przedstawiciela wykonawcy. 7.5 Pełnomocnictwo do reprezentowania wykonawcy, o ile taka konieczność zachodzi. 7. 6 Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złożona przez wykonawcę kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości co do jej prawdziwości. 7.7 Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez wykonawcę. Tłumaczenie nie jest wymagane, jeżeli zamawiający wyraził zgodę, o której mowa w art. 9 ust. 3 ustawy. Strona: 3/9

8. INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW, A TAKŻE WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI: 8.1 Wyjaśnienia dotyczące Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia udzielane będą z zachowaniem zasad określonych w ustawie Prawo Zamówień Publicznych (art. 38). 8.2 W niniejszym postępowaniu wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują drogą elektroniczną. 8.3 Dokumenty, o których mowa w pkt. 8.2 uważa się za złożone w terminie, jeżeli ich treść dotarła do adresata przed upływem terminu i została niezwłocznie potwierdzona zwrotnym mailem lub drogą pisemną, na wyraźne żądanie nadawcy. 8.4 Osobą uprawnioną do porozumiewania się z wykonawcami jest: Wojciech Szydłowski tel 22 211-90-14, wojciech.szydlowski@muzhp.pl 9. WYMAGANIA DOTYCZĄCE WADIUM; 9.1 Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium. 10. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ: 10.1 Wykonawca pozostaje związany ofertą przez okres 30 dni. 10.2 Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 10.3 W uzasadnionych przypadkach na co najmniej 3 dni przed upływem terminu związania ofertą Zamawiający może tylko raz zwrócić się do Wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 60 dni.(art 85 ust 2) 11. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWYWANIA OFERTY: 11.1 Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 11.2 Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia na zasadach określonych w art. 23 ustawy Prawo Zamówień Publicznych. 11.3 Wykonawcy, który złożył ofertę nie podlegającą odrzuceniu przysługuje roszczenie o zwrot uzasadnionych kosztów uczestnictwa w postępowaniu, w szczególności kosztów przygotowania oferty jedynie w przypadku unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia z przyczyn leżących po stronie zamawiającego. W pozostałych przypadkach wszelkie koszty związane ze sporządzeniem oraz złożeniem oferty ponosi Wykonawca, niezależnie od wyniku postępowania. 11.4 Oferta wraz ze stanowiącymi jej integralną część załącznikami musi być sporządzona przez Wykonawcę ściśle według postanowień niniejszej Specyfikacji. 11.5 Oferta musi być sporządzona według wzoru formularza oferty stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszej Specyfikacji. 11.6 Oferta musi być napisana w języku polskim, na komputerze, maszynie do pisania lub ręcznie długopisem bądź niezmywalnym atramentem. Strona: 4/9

11.7 Wszystkie zapisane strony oferty wraz z załącznikami muszą złączone w sposób trwały oraz na każdej stronie podpisane przez osobę (osoby) uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy, przy czym co najmniej na pierwszej i ostatniej stronie oferty podpis (podpisy) muszą być opatrzone pieczęcią imienną Wykonawcy. 11.8 Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane przez osobę (osoby) podpisujące ofertę i opatrzone datami ich dokonania. 11.9 Wykonawca zamieszcza ofertę w jednej kopercie oznaczoną nazwą i adresem Zamawiającego oraz opisanych w następujący sposób: Oferta na: Usługi biura podróży NIE OTWIERAĆ przed godz. 12:00 dnia 15-03- 2012 r. Kopertę należy ponadto opisać danymi Wykonawcy. 11.10 Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę wyłącznie przed terminem składania ofert i pod warunkiem, że przed upływem tego terminu Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu oferty. Powiadomienie to musi być opisane w sposób wskazany w pkt 11.9 oraz dodatkowo oznaczone słowami ZMIANA lub WYCOFANIE. 11.11 Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli wystąpią okoliczności wskazane w art. 89 ust. 1 ustawy Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 19, poz. 177). 12. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT: 12.1 Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego, w sekretariacie Dyrektora piętro I, pokój 115, do dnia 15-03-2012 r do godz. 11:30. Oferty otrzymane przez Zamawiającego po terminie składania ofert zostaną zwrócone Wykonawcom bez ich otwierania po upływie terminu przewidzianego na wniesienie protestu. 12.2 Zamawiający otworzy oferty w obecności Wykonawców, którzy zechcą przybyć w dniu 15-03-2012 r do godz. 12:00, w siedzibie Zamawiającego. 13. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY: 13.1 Cenę oferty za każdy rodzaj transakcji należy podać według formularza cenowego zawartego w formularzu oferty załącznik nr 2. 13.2 Wykonawca poniesie wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 12.3 Wszystkie opłaty podane przez Wykonawcę ustalone są na cały okres trwania umowy i nie podlegają zmianie. 13.4 Wykonawca może podać tylko jedna cenę za (bez rozwiązań wariantowych) 13.5 Rozliczenia między zamawiającym a wykonawcą będą prowadzone w złotych polskich. 13.6. Cena ofertowa musi być wyrażona w PLN z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku w rozumieniu ustawy z dnia 5 lipca 2001 r. o cenach (Dz. U. z 2002 r. Nr 97, poz. 1050 z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. o denominacji złotego (Dz. U. z 1994 r. Nr 84, poz. 386 z późn. zm.). 13.7. Wysokość stawki podatku od towarów i usług VAT wynika z przepisów ustawy o podatku od towarów i usług. Strona: 5/9

13.8. Ceny podane przez Wykonawcę w ofercie, obliczone zgodnie z tabelą zawartą w formularzu ofertowym, posłużą Zamawiającemu jedynie do porównania i oceny złożonych ofert. W tym celu Zamawiający podał przykładowe ceny netto poszczególnych rodzajów biletów oraz wysokości opłat lotniskowych dla tych biletów. Wykonawca oferuje dla poszczególnych rodzajów biletów wysokość rabatu (w ujęciu procentowym) od ceny netto biletu bez opłat lotniskowych oraz wysokość opłaty transakcyjnej (w PLN) od jednego biletu. Udzielenie rabatu jest dobrowolne. Łączna cena brutto danego rodzaju biletu wynikać będzie z podanych przez Zamawiającego: ceny netto biletu i opłat lotniskowych oraz oferowanych przez Wykonawcę: rabatu (o ile oferuje rabat) i opłaty transakcyjnej oraz właściwych stawek podatku od towarów i usług wynikających z przepisów ustawy o podatku od towarów i usług. 13.9. Jednostkowe elementy cenotwórcze podane w ofercie (rabaty, opłaty transakcyjne) winny obejmować wszystkie koszty i składniki wraz z narzutami niezbędnymi do wykonania przedmiotu zamówienia w zakresie ujętym oraz na zasadach określonych we wzorze umowy. 13.10. Składniki cenotwórcze podane przez Wykonawcę w ofercie tj. rabaty, opłaty transakcyjne i opłata za rezerwację hotelu będą stałe przez cały okres realizacji zamówienia i nie będą podlegały waloryzacji. 13.11. Jeżeli złożono ofertę, której wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego Zamawiającego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług w zakresie dotyczącym wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, Wykonawca podaje jedynie wartość netto a Zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionych w niej cen podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek wpłacić zgodnie z obowiązującymi przepisami. 14. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY, WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT; Zamawiający będzie oceniał oferty według następujących kryteriów: cena brutto za realizację zamówienia 100 % 14.1. Zasady oceny ofert według ustalonych kryteriów 14.2. Ocena ofert dokonywana będzie w kryterium cena brutto za realizację zamówienia zgodnie z poniższymi założeniami: a) cena każdej oferty stanowić będzie ważoną cenę przeliczoną dla podanej przez Zamawiającego przykładowej wartości biletów i opłat lotniskowych wg wzoru: C = Ck x 0,60 + Ce x 0,05 + Cp x 0,35 gdzie: C cena ważona brutto oferty podlegająca badaniu, Ck cena brutto biletu lotniczego obliczona przez Wykonawcę zgodnie z tabelą w formularzu ofertowym, Ce cena brutto biletu kolejowego obliczona przez Wykonawcę zgodnie z tabelą w formularzu ofertowym Cp cena brutto za dokonanie rezerwacji hotelowej Strona: 6/9

b) punkty w kryterium ceny brutto za realizację zamówienia obliczone zostaną wg wzoru: Pc = (Cn : Cb) x 100 pkt gdzie: Cn cena ważona najniższa spośród wszystkich ofert podlegających ocenie, Cb cena ważona oferty badanej. 14.3. Jako najkorzystniejsza zostanie wybrana oferta złożona przez wykonawcę, który w sumie uzyska największą ilość punktów przyznanych w ramach oceny dokonywanej zgodnie z zasadami opisanymi w pkt. 14.2.. SIWZ. Przyjmuje się, że 1% = 1 pkt i tak zostanie przeliczona liczba punktów. Obliczenia dokonywane będą z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 14.4. Zamawiający nie przewiduje wyboru najkorzystniejszej oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej. 15. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO; 15.1 Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom określonym w niniejszej Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia i została oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane wyżej kryteria oceny ofert. 15.2 Zamawiający unieważni postępowanie w sytuacji, gdy wystąpią przesłanki wskazane w art. 93 ustawy Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 19, poz. 177). 15.3 O dokonaniu wyboru oferty lub unieważnieniu postępowania Zamawiający powiadomi niezwłocznie wszystkich Wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia. Powiadomienie o dokonaniu wyboru oferty będzie zawierało nazwę i siedzibę Wykonawcy, którego oferta została wybrana oraz cenę. 15.4 Umowę z Wykonawcą, którego oferta zostanie wybrana, Zamawiający podpisze w terminach opisanych w art. 94 PZP, jednak nie później niż przed upływem terminu związania ofertą. 15.5 Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego lub nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny, chyba że zachodzą przesłanki do unieważnienia postępowania. 16. WYMAGANIA DOTYCZĄCE ZABEZPIECZENIA NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY; Zamawiający nie przewiduje wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 17. ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY: Strona: 7/9

17.1 Umowa, którą zamawiający podpisze z wykonawcą będzie uwzględniać wszystkie warunki określone w SIWZ i zobowiązania zawarte w ofercie oraz poniższe zapisy: Wynagrodzeniem Wykonawcy za każde zrealizowane zlecenie jest opłata transakcyjna w stałej wysokości brutto zgodna z ofertą założona w postępowaniu. Całkowity koszt realizacji zlecenia stanowi - w przypadku biletów lotniczych opłata transakcyjna, cena biletu pomniejszona o upust - w przypadku biletów kolejowych cena biletu pomniejszona o rabat - w przypadku rezerwacji hotelowych opłata transakcyjna oraz koszt pobytu w hotelu, Wykonawca wystawia fakturę za każde ze zrealizowanych zleceń. Zamawiający zobowiązuje się zapłacić należność wskazaną na prawidłowo wystawionej fakturze VAT na rachunek i wskazany na fakturze w terminie 14 dni od otrzymania faktury. Faktura, poza spełnianiem wszelkich wymogów księgowych musi zawierać następujące pozycje: a) w przypadku biletów lotniczych: - trasę przelotu, - cenę biletu wg taryfy przewoźnika, - opłatę transakcyjną - nazwisko pasażera b) w przypadku biletów kolejowych - trasa przejazdu - cenę biletu ze wskazaniem klasy pociągu - nazwisko pasażera c) w przypadku rezerwacji hotelowych - klasa hotelu - czas pobytu - całkowity koszt pobytu - opłatę transakcyjną - nazwisko osoby, na którą rezerwowany był pokój hotelowy Za datę zapłaty uznaje się dzień obciążenia rachunku Zamawiającego W razie niewykonania lub nienależytego wykonania zlecenia Zamawiający jest uprawniony do obciążenia Wykonawcy karą umowną w wysokości 25% wartości jednostkowego zlecenia. Nienależyte wykonanie zlecenia Zamawiający jest zobowiązany stwierdzić w formie pisemnej w terminie 7 dni od wykonania usługi. Zamawiający ma prawo odstąpienia od umowy: a) zostanie ogłoszona upadłość lub otwarto likwidację działalności Wykonawcy, b) w przypadku niewykonywania lub nienależytego wykonania umowy, po uprzednim wezwaniu do prawidłowego wykonywania umowy, Prawo odstąpienia Zamawiający może wykonać w terminie do 30 dni od powzięcia wiadomości o okolicznościach, o których mowa w ust. 1. W przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z powodu niewykonywania lub nienależytego wykonania umowy Wykonawca zobowiązuje się zapłacić Zamawiającemu karę umowną w wysokości 20% kwoty jaka stanowi maksymalną wartość całości zamówienia Strona: 8/9

Zamawiający może dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego karę umowną. 17.2 Ogłoszenie o zawarciu umowy zostanie opublikowane na stronach Urzędu Zamówień Publicznych oraz na stronie www.muzhp.pl 18. POUCZENIE O ŚRODKACH OCHRONY PRAWNEJ PRZYSŁUGUJĄCYCH WYKONAWCY W TOKU POSTĘPOWANIA: Wykonawcom przysługują środki ochrony prawnej określone w Dziale VI art. 180 i nast. ustawy Prawo Zamówień Publicznych. 19. INNE: Do spraw nieuregulowanych w niniejszej Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 19, poz. 177 z póz. zm.). Załączniki: 1. Opis przedmiotu zamówienia załącznik nr 1 2. Formularz ofertowy załącznik nr 2 2. Oświadczenie z art. 22 i art.24 załącznik nr 3 Strona: 9/9