Olsztyn, 19 marca 2016 r. Zapytanie ofertowe dotyczące wykonania instalacji systemu sygnalizacji pożaru wraz systemem oddymiania klatki schodowej w hotelu Kopernik w Olsztynie I. ZAMAWIAJĄCY Hotele Olsztyn Sp. z o.o. ul. Warszawska 39 tel. (89) 524 90 11, fax (89) 527 54 71 strona internetowa: KRS: 0000045295, NIP: 739-10-28-407, REGON: 510342378 II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiot zamówienia obejmuje: 1) wykonanie projektu wykonawczego instalacji systemu sygnalizacji pożaru (dalej zwany: SSP) wraz z systemem oddymiania klatki schodowej (dalej łącznie zwane: systemami) hotelu Kopernik, w części objętej zadaniem inwestycyjnym pod nazwą Przebudowa wraz z rozbudową i zmianą sposobu użytkowania budynku biurowego na budynek hotelowy oraz funkcjonalne jego połączenie z istniejącym już budynkiem hotelowym (budynek przebudowywany przy ul. Warszawskiej 39 w Olsztynie oraz nowobudowany budynek wielofunkcyjny), połączonego funkcjonalnie z istniejącym SSP w budynku hotelu przy ul. Warszawskiej 37 w Olsztynie. 2) wykonanie systemów na podstawie wykonanego i zaakceptowanego projektu wykonawczego: a) instalacji SSP: w budynku przebudowywanym przy ul. Warszawskiej 39, w nowobudowanym budynku wielofunkcyjnym, w części przebudowywanej obecnego budynku hotelu Kopernik przy ul. Warszawskiej 37 w Olsztynie oraz jej połączenie w funkcjonalną całość z istniejącą instalacją SSP w obecnym budynku hotelu Kopernik przy ul. Warszawskiej 37 w Olsztynie. b) systemu oddymiania klatki schodowej poprzez klapy oddymiające umieszczone na dachu budynku przy ul. Warszawskiej 39 w Olsztynie. 2. Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje: 1) przebudowywany budynek przy ul. Warszawskiej 39 w Olsztynie, 2) nowowybudowany budynek wielofunkcyjny (pomiędzy budynkiem przy ul. Warszawskiej 39 a obecnym budynkiem hotelowym przy ul. Warszawskiej 37 w Olsztynie) Str. 1 z 7
3) obecny budynek hotelowy przy ul. Warszawskiej 37 w Olsztynie w zakresie przebudowywanych pomieszczeń, w szczególności: połączenia korytarzy z budynkiem przebudowywanym przy ul. Warszawskiej 39, połączenie obecnego lobby z lobby w nowopowstałym budynku, wejście i korytarz z parkingu podziemnego (pod budynkiem nowopowstałym) do obecnego budynku hotelowego przy ul. Warszawskiej 37, przebudowanych pomieszczeń w związku z funkcjonalnym połączeniem budynku hotelowego z budynkiem przebudowywanym i nowowybudowanym budynkiem wielofunkcyjnym. 3. Projekt należy sporządzić zgodnie z obowiązującymi przepisami i posiadać stosowne uzgodnienia. Ponadto musi być dostosowany do wymogów hotelu o standardzie trzech gwiazdek, istniejących układów pomieszczeń, instalacji branżowych, stolarki okiennej w tym celu wykonawca jest zobowiązany do zapoznania się z projektem wykonawczym zadania inwestycyjnego pod nazwą: przebudowa wraz z rozbudową i zmianą sposobu użytkowania budynku biurowego na budynek hotelowy oraz funkcjonalne połączenie z budynkiem hotelowym (dalej PW), szczególnie w zakresie instalacji sanitarnych, elektrycznych, wentylacyjnych itp. oraz ekspertyz bezpieczeństwa przeciwpożarowego. Całość PW dostępna do wglądu w siedzibie Zamawiającego. 4. Wykonanie pełnego projektu wykonawczego systemów w hotelu Kopernik w Olsztynie: 1) termin dostarczenia projektu wynosi 10 dni od dnia podpisania umowy; 2) zamawiający może wnosić o dokonanie zmian w projekcie; 3) projekt wykonawczy musi być uzgodniony i zaakceptowany przez odpowiednie, państwowe służby. 5. Dostawa, montaż i uruchomienie systemów na podstawie opracowanego projektu wykonawczego: 1) systemy zostaną dostarczone, zainstalowane i uruchomione nie później niż 45. dnia od dnia podpisania umowy; 2) uzyskanie niezbędnych odbiorów bezpieczeństwa przeciw pożarowego, technicznych itp. warunkujących uzyskanie pozwolenia na użytkowanie obiektu hotelowego. 6. Nadzór autorski Wykonawca zapewni, nieodpłatnie w ramach przedmiotu zamówienia, nadzór autorski do momentu uzyskania niezbędnych pozwoleń. 7. Termin realizacji zamówienia do 16 maja 2016 r. 8. Zamawiający zdecydowanie rekomenduje dokonanie wizji lokalnej modernizowanego hotelu Kopernik przed przystąpieniem do przygotowania oferty. W przypadku jakichkolwiek rozbieżności pomiędzy opisem przedmiotu zamówienia a stanem faktycznym, Wykonawca winien zgłosić ten fakt Zamawiającemu przed terminem składania ofert. Wykonawca powinien dążyć do uzyskania wszelkich informacji niezbędnych do prawidłowego przygotowania oferty, sprawdzenia i weryfikacji otrzymanych materiałów oraz niezwłocznego poinformowania Zamawiającego o ewentualnych błędach lub brakach. Str. 2 z 7
III. ZAŁOŻENIA OGÓLNE HOTELU 1. Opis ogólny Przedmiotem inwestycji jest adaptacja istniejącego budynku biurowego (ul. Warszawska 39) na cele hotelowe oraz funkcjonalne połączenie z istniejącym budynkiem hotelowym (ul. Warszawska 37) poprzez rozbudowę (nowobudowany budynek wielofunkcyjny) mieszczącą garaż wielostanowiskowy (poziom -1) i salę wielofunkcyjną (poziom 0). Przebudowa ma na celu zaadaptowanie budynku i przystosowanie go do pełnienia roli budynku hotelowego, z możliwością uzyskania kategoryzacji dla hotelu trzy-gwiazdkowego dostępnego dla osób niepełnosprawnych. Projekt przewiduje połączenie budynków ciągami komunikacyjnymi i wykonanie strefy głównego wejścia. W części rozbudowywanej przewiduje się lokalizację restauracji na poziomie 0, dostępną z lobby z możliwością wydzielenia do 2 sal wielofunkcyjnych, przy zastosowaniu ścianek mobilnych. Część piwniczną budynku przebudowanego zaadoptowano na pomieszczenia magazynowe oraz na pomieszczenia socjalne. Zaprojektowano nowe wykończenie wszystkich istniejących elewacji wraz z termomodernizacją części obiektu. 2. Opis hotelu 1) obiekt 3-piętrowy, w kategorii ***, spełniający wymogi Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (tekst jednolity Dz. U. z 2006 r. Nr 22 poz. 169) oraz Rozporządzenia Ministra Sportu i Turystyki z dnia 16 listopada 2011 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2011 r. Nr 259 poz. 1553); 2) rozmieszczenie pomieszczeń: a) poziom -1 garaż dla samochodów osobowych, pomieszczenia magazynowe i socjalne, strefa SPA, b) parter pomieszczenia biurowo-administracyjne, recepcja, lobby, restauracja z barem, sale konferencyjne, kuchnia, magazyn, przestrzeń na windę, c) I piętro (budynek przebudowywany) 9 pokoi, pomieszczenia magazynowo-techniczne, d) II piętro (budynek przebudowywany) 9 pokoi, pomieszczenia magazynowo-techniczne, e) III piętro (budynek przebudowywany) 9 pokoi, pomieszczenia magazynowo-techniczne, 3. Informacje istotne 1) Obecnie na terenie zakresu przedmiotu niniejszego zapytania realizowane jest zadanie inwestycyjne pod nazwą Przebudowa wraz z rozbudową i zmianą sposobu użytkowania budynku biurowego na budynek hotelowy oraz funkcjonalne jego połączenie z istniejącym już budynkiem hotelowym, na podstawie decyzji o pozwoleniu na budowę nr II-124/2015 z 09.04.2015 r. zmienionej decyzją o zmianie decyzji w sprawie pozwolenia na budowę nr II-569/2015 z 10.11.2015 r. 2) Główne roboty budowlane realizowane są przez wykonawcę na podstawie udzielonego zamówienia publicznego (nr ogłoszenia 73671-2015, z dn. 21.05.2015 r.). Na terenie zadania inwestycyjnego ustanowiony jest przez wyłonionego wykonawcę kierownik budowy. Do zadań wyłonionego wykonawcy należy także koordynacja prac osób trzecich realizujących prace na terenie ww. zadania Str. 3 z 7
inwestycyjnego, nie będących podwykonawcami ww. wykonawcy robót, w zakresie zapobiegania zagrożeniom bezpieczeństwa i ochrony zdrowia oraz zapewnienia przestrzegania podczas wykonywanych robót zasad bezpieczeństwa i ochrony zdrowia. 3) W obecnym budynku hotelu Kopernik (ul. Warszawska 37 w Olsztynie) funkcjonuje system SSP obsługiwany przez centralę Polon-Alfa 3800, typ CSP-38, kod BC 193, posiadającą atest CNBOP nr 332/2000. Centrala umieszczona jest w pomieszczeniu recepcji hotelu. Zamawiający dopuszcza i zaleca wykorzystanie ww. istniejącej centrali do rozbudowy systemu, pod warunkiem zapewnienia zgodności z obecnie obowiązującymi przepisami. Centrala SSP umieszczona będzie w nowym pomieszczeniu recepcji, znajdującym się w nowobudowanym budynku wielofunkcyjnym, na poziomie parteru. IV. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT ORAZ MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Oferta musi zawierać: 1) ofertę należy sporządzić na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania 2. Każdy wykonawca może złożyć jedną ofertę. 3. Koszty przygotowania i złożenia oferty ponosi wykonawca. 4. Miejsce, termin i sposób złożenia ofert: 1) termin składania ofert do dnia 25 marca 2016 roku, do godz. 18:00, 2) zamawiający dopuszcza możliwość złożenia ofert wyłącznie drogą elektroniczną na adres: handlowy@hoteleolsztyn.info, 5. Oferty przesłane po terminie nie będą rozpatrywane. 6. Termin związania ofertą: 1) Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą przez okres 30 dni. 2) bieg terminu związania ofert rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. V. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY 1. Cena wykonania zamówienia musi obejmować wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia oraz warunkami stawianymi przez zamawiającego, w tym podatki i inne należności. 2. Wszystkie koszty, które będą opłacane przez wykonawcę w ramach realizacji przedmiotu zamówienia, muszą być doliczone do ceny złożonej oferty. Wykonawca zgodnie z art. 632 1 Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2014 r. poz. 121) nie będzie mógł żądać podwyższenia wynagrodzenia, chociażby w czasie zawarcia umowy nie można było przewidzieć rozmiaru lub kosztów prac. 3. Zaleca się, aby każdy z wykonawców odwiedził miejsce realizacji zadania celem sprawdzenia warunków realizacji przedmiotu zamówienia oraz uzyskania dodatkowych informacji koniecznych i przydatnych do oceny prac, gdyż wyklucza się możliwość roszczeń wykonawcy z tytułu błędnego skalkulowania ceny lub pominięcia elementów niezbędnych do wykonania zamówienia, należy przewidzieć cały przebieg projektowania i wykonania robót, a wszystkie utrudnienia wynikające z warunków realizacji wykonawca Str. 4 z 7
winien uwzględnić w podanej cenie oferty. 4. Cena oferty musi być liczona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 5. Upusty oferowane przez wykonawcę muszą być zawarte w cenie oferty. 6. Cenę za wykonanie przedmiotu zamówienia należy przedstawić w formularzu oferty stanowiącym załącznik 1 do zapytania. VI. KRYTERIA OCENY OFERT 1. Cena projektu wykonawczego systemów i ich instalacji 80%: 1) oferty w tym kryterium będą oceniane w odniesieniu do najniższej ceny przedstawionej przez wykonawców, 2) oferta z najniższą ceną otrzyma maksymalną ilość punktów, 3) ocena punktowa tego kryterium dokonana zostanie zgodnie z formułą: najniższa cena brutto spośród badanych ofert wartość punktowa oferty = x 10 x 80% cena brutto badanej oferty 2. Termin realizacji zamówienia 10%: 1) oferty w tym kryterium oceniane będą w odniesieniu do najkrótszego terminu realizacji zamówienia przedstawionego przez wykonawców zastrzegając, iż maksymalny termin realizacji zamówienia wynosi do 16.05.2016 r., przy uwzględnieniu następujących zasad oceny punktowej: a) realizacja zamówienia do 14.05.2016 r. 1 punkt, b) realizacja zamówienia do 07.05.2016 r. 2 punkt, c) realizacja zamówienia do 30.04.2016 r. lub krótszym 3 punkty, 2) oferty w tym kryterium będą oceniane w odniesieniu do najkrótszego czasu realizacji przedstawionego przez wykonawców, 3) oferta z najkrótszym terminem realizacji otrzyma maksymalną ilość punktów, 4) informacje dotyczące terminu realizacji wykonawca poda w formularzu oferty załączniku nr 1 do zapytania, 5) ocena punktowa tego kryterium dokonana zostanie zgodnie z formułą: liczba punktów przyznanych badanej ofercie wartość punktowa oferty = x 10 x 10% najwyższa liczba punktów spośród badanych ofert Str. 5 z 7
3. Termin gwarancji 10%: 1) oferty w tym kryterium oceniane będą w odniesieniu do najdłuższego terminu gwarancji przedstawionego przez wykonawców zastrzegając, iż minimalny termin gwarancji wynosi 3 lata, przy uwzględnieniu następujących zasad oceny punktowej: a) 1 rok gwarancji 1 punkt, b) 2 lata gwarancji 2 punkty, c) 3 lata gwarancji 3 punkty, 2) oferta z najdłuższym terminem gwarancji otrzyma maksymalną ilość punktów, 3) informacje dotyczące terminu gwarancji wykonawca poda w formularzu oferty załączniku nr 1 do zapytania, 4) ocena punktowa tego kryterium dokonana zostanie zgodnie z formułą: liczba punktów przyznanych badanej ofercie wartość punktowa oferty = x 10 x 10% najwyższa liczba punktów spośród badanych ofert VII. OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI 1. Osoby uprawnione do porozumiewania się z wykonawcami Piotr Fastnacht, tel. (89) 524 90 24, 885 710 131. 2. Adres poczty elektronicznej do porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami: handlowy@hoteleolsztyn.info,. VIII. IX. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów za pośrednictwem poczty elektronicznej. INFORMACJE DODATKOWE 1. Do niniejszego zapytania nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.). 2. Wspomagająco Zamawiający dołącza część opracowanego na potrzeby Zamawiającego lecz nie realizowanego w ramach obecnego zadania inwestycyjnego projektu wykonawczego branży teletechnicznej z rysunkami w zakresie systemów objętych niniejszym zapytaniem. 3. Zamawiający może udostępnić dokumentację projektową w wersji dwg. 4. Przed zawarciem umowy zamawiający dopuszcza możliwość przeprowadzenia dodatkowych negocjacji z wykonawcą, którego propozycja zostanie uznana za najkorzystniejszą, w szczególności, jeśli proponowana cena przekroczy kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia. Str. 6 z 7
X. ZAŁĄCZNIKI 1) wzór formularza ofertowego, 2) projekt wykonawczy branży architektonicznej, 3) projekt wykonawczy branży konstrukcyjnej, 4) projekt wykonawczy branży elektrycznej, 5) projekt wykonawczy branży aranżacji wnętrz, 6) ekspertyza przeciwpożarowa, 7) projekt wykonawczy branży teletechnicznej z rysunkami nie realizowany Str. 7 z 7