Załącznik nr 1 do uchwały nr 254/2015 z dnia 28.09.2015r. Rady Nadzorczej Zachodniopomorskiego Regionalnego Funduszu Poręczeń Kredytowych Sp. z o.o. REGULAMIN ORGANIZACYJNY Zachodniopomorskiego Regionalnego Funduszu Poręczeń Kredytowych Sp. z o.o. Rozdział I Postanowienia ogólne 1. Regulamin organizacyjny Spółki określa strukturę organizacyjną, oraz zasady funkcjonowania poszczególnych komórek Spółki. 2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: Spółce należy przez to rozumieć Zachodniopomorski Regionalny Fundusz Poręczeń Kredytowych Sp. z o.o. 3. Pod pojęciem Oddziału Spółki należy rozumieć jednostkę organizacyjną Spółki i/lub jednostkę biznesową, posiadającą lub nie posiadającą statusu oddziału rejestrowego. 1 Podstawy prawne działania Spółki 1. Siedzibą Spółki jest Gmina Miasto Szczecin. 3. Spółka została wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000126048 4. Spółka działa na podstawie: Umowy Spółki z dnia 3 czerwca 2002 r. z późn. zmianami Kodeksu Spółek Handlowych (ustawa z dnia 15 września 2000r. Dz.U. Nr 94 poz. 1037 z późniejszymi zmianami.) Rozdział II Zarządzanie Spółką 2 Organy Spółki 1. Organami Spółki są: a. Zgromadzenie Wspólników b. Rada Nadzorcza c. Zarząd 2. Organy Spółki działają w oparciu o uchwalone we właściwym trybie regulaminy oraz uchwały.
3. Zarząd Spółki jest jedno lub wieloosobowy. 4. Zarząd Spółki podejmuje decyzje w formie postanowień lub uchwał, chyba, że przepisy stanowią inaczej. 3 Pełnomocnictwa 1. Bieżącą działalnością Spółki kieruje Zarząd Spółki. 2. Zarząd Spółki udziela pełnomocnictwa określając zakres i okres udzielonego pełnomocnictwa. 3. Udzielenie pełnomocnictwa wymaga formy pisemnej. 4. Pełnomocnicy Zarządu Spółki w ramach udzielonych uprawnień podejmują decyzje i są za nie odpowiedzialni. Rozdział III Struktura organizacyjna 4 1. Spółka prowadzi przedsiębiorstwo jednozakładowe. 2. Strukturę organizacyjną Spółki, zapewniającą jej prawidłowe funkcjonowanie zatwierdza Rada Nadzorcza. 3. W strukturze organizacyjnej Spółki wyróżnia się: a) Dyrektora ds. Sprzedaży i Marketingu Wielozadaniowy Zespół Doradców Oddział Szczecin Wielozadaniowy Zespół Doradców Oddział Koszalin b) Dyrektora ds. Analizy Ryzyka i Windykacji Zespół ds. Analizy Ryzyka i Windykacji c) Głównego Księgowego Zespół ds. Księgowo - Finansowych d) Asystenta Zarządu 4. Schemat organizacyjny Spółki stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu. 5. W ramach struktury organizacyjnej mogą być tworzone zespoły, lub samodzielne stanowiska jedno lub wieloosobowe. Za powołanie nowego stanowiska pracy odpowiedzialny jest Zarząd Spółki. 2
Rozdział IV Zadania, uprawnienia i obowiązki na stanowiskach kierowniczych 5 Zarząd Spółki Do zadań, uprawnień i obowiązków Zarządu Spółki należy w szczególności: 1. zarządzanie majątkiem Spółki i odpowiedzialność za jej wyniki finansowe; 2. składanie oświadczeń woli w zakresie praw i obowiązków majątkowych Spółki oraz zaciąganie zobowiązań; 3. zarządzanie Spółką i określanie kierunków działania Spółki; 4. wytyczanie długoterminowych strategii działania i rozwoju Spółki; 5. opracowywanie zasad polityki poręczeniowej; 6. opracowywanie rocznych i wieloletnich planów działania Spółki; 7. określanie zasad gospodarki finansowej Spółki oraz podejmowanie decyzji finansowych w ramach planów działania; 8. przedkładanie okresowych informacji o sytuacji ekonomiczno-finansowej właściwym Władzom Spółki; 9. opracowywanie rocznych sprawozdań z działalności Spółki; 10. wydawanie zarządzeń, regulaminów i instrukcji regulujących działalność Spółki; 11. zatrudnianie pracowników Spółki i sprawowanie funkcji kierownika zakładu pracy; 12. ustalanie systemu wynagrodzeń stosowanego w Spółce; 13. ustalanie organizacji i sposobu prowadzenia księgowości Spółki. 6 Dyrektor ds. Analizy Ryzyka i Windykacji Do podstawowych zadań i obowiązków osoby zatrudnionej na stanowisku Dyrektora ds. Analizy Ryzyka i Windykacji należy: 1. kierowanie, koordynowanie i planowanie pracy Zespołu ds. Analizy Ryzyka i Windykacji, a także aktywna współpraca z Pionem Sprzedaży i Marketingu, a w szczególności z Oddziałami Szczecin i Koszalin, w zakresie realizowania planów i priorytetów sprzedażowych Spółki; 2. odpowiedzialność za jakość i efektywność analiz mających na celu minimalizację ryzyka i jak najwyższą jakość portfela poręczeń kredytów i pożyczek; 3. odpowiedzialność za monitorowanie, a także prawidłową windykację należności z tytułu wypłaconych poręczeń; 4. nadzór nad zarządzaniem portfelami poręczeń; 3
5. nadzór nad sprawozdawczością z dzialalnosci poreczeniowej na potrzeby wewnętrzne i zewnętrzne; 6. nadzór nad współpracą z firmami ratingowymi; 7. nadzór i kontrola nad prawidłową realizacją zadań przez podległych pracowników; 8. uczestnictniczenie w pracach Komisji Kwalifikacyjnej/ Zespołu Opiniującego i sprawowanie nadzoru nad procesem weryfikacji prawidłowości ustanowionych zabezpieczeń pojedynczych poręczeń oraz współpraca w zakresie optymalizacji portfela udzielanych poręczeń; 9. nadzór nad przestrzeganiem przepisów oraz regulacji w zakresie udzielania poręczeń kredytów; 10. przygotowywanie krótko- i długoterminowych planów poręczeniowych; 11. nadzór nad terminowym wykonaniem usług udzielanych poręczeń; 12. udzielanie Zarządowi Spółki rekomendacji dotyczących rezerw na poręczenie; 13. współpraca i reprezentowanie Spółki i jej interesów podczas spotkań z klientami, partnerami biznesowymi, Instytucjami Finansującymi i jednostkami samorządu terytorialnego; 14. raportowanie do Zarządu Spółki w zakresie powierzonych obowiązków określonych w Stanowiskowej Karcie Pracy; 15. nadzór nad procesem analiz ryzyka udzielanych poręczeń; 16. nadzór nad procesem analizy zdolności kredytowej wnioskodawców i weryfikacji dokumentacji poręczeniowej; 17. klasyfikacja ryzyka udzielonych poręczeń i ekspozycji kredytowych; 18. analiza portfela udzielonych poręczeń kredytowych; 19. badanie rentowności produktów i klientów; 20. nadzór i odpowiedzialność za sporządzaniem okresowych raportów o sytuacji poręczonych kredytów; 21. weryfikacja i zatwierdzanie sprawozdań z działalności poręczeniowej; 22. nawiązywanie kontaktów z Instytucjami Finansującymi w celu podjęcia współpracy w zakresie poręczeń kredytów/pożyczek dla MŚP; 23. współpraca z zewnętrznymi instytucjami kontroli finansowej; 24. udział w przygotowywaniu długo- i krótkoterminowych planów finansowych Spółki; 25. udział w projektach unijnych w zakresie podstawowej działalności Spółki, w szczególności przy opracowywaniu wniosków, realizacji i rozliczaniu projektów realizowanych obecnie i w przyszłych; 26. w sytuacjach uzasadnionych zastępowanie pracowników Zespołu ds. Analizy Ryzyka i Windykacji; 27. planowanie, organizowanie, koordynowanie oraz nadzór nad działaniami zadaniami wyszególnionymi w zapisach Stanowiskowej Karty Pracy. 7 Dyrektor ds. Sprzedaży i Marketingu Do podstawowych zadań i obowiązków osoby zatrudnionej na stanowisku Dyrektora ds. Sprzedaży i Marketingu należy: 4
1. tworzenie, a następnie realizowanie strategii i planów sprzedaży, zarządzanie promocją oraz marką i wizerunkiem Spółki; 2. planowanie, kierowanie, monitorowanie i egzekwowanie efektywności w realizowaniu polityki sprzedażowej poprzez działania handlowe i marketingowe; 3. 4. dokonanywanie analiz rynku i konkurencyjności; 5. przygotowanie strategii marketingu z uwzględnieniem potrzeb Spółki i wszystkich obowiązujących trendów rynkowych; 6. planowanie i nadzorowanie prac związanych z badaniami marketingowymi rynku i działań konkurencji; 7. nadzór i koordynowanie działań w obszarze promocji Spółki przy wykorzystaniu nowoczesnych kanałów komunikacji marketingowej ( w tym marketing interentowy); 8. poszukiwanie nowych segmentów rynku; 9. planowanie i organizowanie działań związanych z rozwojem marki i oferty Spółki; 10. przedkładanie Zarządowi adekwatnych rekomendacji w zakresie rozwoju Spółki; 11. aktywna współpraca ze wszystkimi pionami Spółki, w tym w szczególności z Dyrektorem ds. Analizy Ryzyka i Windykacji; 12. przygotowywanie okresowych raportów dla Zarządu Spółki; 13. reprezentowanie spółki i jej interesów podczas spotkań z klientami i partnerami biznesowymi; 14. odpowiedzialność za wszelkie działania podejmowane przez podległe mu zespoły oraz za współpracę z podwykonawcami, którzy pośrednio lub bezpośrednio mają wpływ na obszar zarządzania sprzedażą i marketingiem; 15. planowanie, organizowanie, koordynowanie oraz nadzór nad działaniami zadaniami wyszególnionymi w zapisach Stanowiskowej Karty Pracy. 8 Główny Księgowy Do podstawowych zadań i obowiązków osoby zatrudnionej na stanowisku Głównego Księgowego należy: 1. kierowanie Zespołem ds. Księgowo-Finansowych i w ramach swoich obowiązków raportowanie bezpośrednio Zarządowi; 2. nadzorowanie obsługę finansową Spółki zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa; 3. odpowiedzialność za prawidłowe ustalenie stanu finansowego i wyniku finansowego Spółki; 4. przestrzeganie zasad gospodarki finansowej określonej obowiązującymi przepisami; 5. nadzór, koordynacja i kontrolea zadań wynikających z zakresu kompetencji podległemu mu Zespołu ds. Księgowo-Finansowych; 6. opiniowanie budżetów cząstkowych oraz budżetu rocznego Spółki, a także monitorowanie ich egzekwowania; 7. sporządzanie planów finansowych, planowanie zmian i ich realizacja; 5
8. sporządzanie sprawozdań finansowych według określonych standardów; 9. organizowanie sporządzanie, przyjmowanie do obiegu dokumentów księgowych, ich archiwowanie i kontrola zapewniająca właściwy przebieg operacji gospodarczych; 10. sporządzanie kalkulacji wynikowych kosztów wykonywanych zadań oraz sprawozdawczości finansowej; 11. nadzór nad terminowym przekazywaniem rzetelnych informacji ekonomicznych; 12. wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi zgodnie z przepisami dotyczącymi zasad wykonywania budżetu, gospodarki środkami pozabudżetowymi i innymi będącymi w dyspozycji Spółki; 13. zapewnienienie pod względem finansowym prawidłowości umów zawieranych przez Spółkę; 14. przestrzeganie zasad rozliczeń pieniężnych i ochrony wartości pieniężnych; 15. nadzór nad zapewnieniem terminowego ściągania należności i dochodzenia roszczeń spornych oraz spłaty zobowiązań; 16. analiza wykorzystania środków przydzielonych z budżetu lub środków pozabudżetowych i innych będących w dyspozycji jednostki; 17. dokonywanie w ramach kontroli wewnętrznej wstępnej kontroli legalności dokumentów dotyczących planów finansowych jednostek, ich zmian oraz następnej kontroli operacji gospodarczych jednostki stanowiących przedmiot księgowań; 18. opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych wydawanych przez Spółkę dotyczących prowadzenia rachunkowości, a w szczególności:zakładowego planu kont zgodnie z określonymi standardami sprawozdawczymi, wymogami kontrolingu oraz prawem podatkowym, obiegu dokumentów (dowodów księgowych), zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji; 19. opracowywanie zbiorczych sprawozdań finansowych z wykonania budżetu i ich analiz; 20. odpowiedzialność za procedurę potwierdzania sald z kontrahentami, rozliczanie inwentaryzacji aktywów firmy, prowadzenie wszystkich ewidencji księgowych; 21. nadzor nad przygotowywaniem sprawozdań i raportów na potrzeby Zarządu, banków oraz instytucji zewnętrznych; 22. nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów księgowych; 23. współpraca z instytucjami zewnętrznymi (US, ZUS, GUS, NBP); 24. nadzór nad prawidłowością rozliczeń podatkowych; 25. nadzór merytoryczny i organizacyjny nad pełną księgowością; 26. rozliczanie płac, ewentualnych dodatków i premii pracowników Spółki; 27. opiniowanie budżetów poszczególnych pionów oraz monitorowanie ich egzekwowania; 28. współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Spółki, w tym z podmiotem obsługującym Spółkę w zakresie kadr; 29. monitorowanie i nadzór nad przebiegiem procesu windykacji; 30. inne zadania zlecone przez Prezesa Zarządu zgodne z zapisami Stanowiskowej Karty Pracy. 6
9 Asystent Zarządu Asystent Zarządu podlega bezpośrednio Prezesowi Zarządu. Do podstawowych zadań i obowiązków osoby zatrudnionej na stanowisku Asystenta Zarządu należy: 1. aktywne wspieranie pracy Zarządu w wykonywaniu obowiązków służbowych; 2. odpowiedzialność za sprawne funkcjonowanie biura Spółki; 3. organizowanie codziennej pracy Zarządu Spółki; 4. wykonywanie zadań związanych z prowadzeniem spraw korporacyjnych; 5. aktywna współpraca z organami Spółki; 6. dpowiedzialność za organizowanie i obsługę posiedzeń Rad Nadzorczych i zgromadzeń Wspólników, ich sprawozdawczość oraz prowadzenie rejestrów uchwał Władz Spółki, księgi udziałów, listy udziałowców; 7. organizowanie i administrowanie pracą biura Spółki, poprzez wykonywanie i koordynowanie działań związanych z bieżącą obsługą sekretariatu i działalnością kancelaryjną; 8. dbanie o pozytywny wizerunek Spółki, a także udzielanie wsparcia poszczególnym komórkom w zakresie organizowania ich wzajemnej współpracy; 9. prowadzenie korespondencji biurowej, a także prowadzenie oraz nadzór nad obiegiem korespondencji przychodzącej i wychodzącej w Spółce; 10. nadzór nad archiwizacją dokumentów, 11. prowadzenie i nadzór nad sprawami pracowniczymi, w tym listami obecności pracowników; 12. koordynowanie współpracy z podmiotami zwnętrznymi, w tym HR Business Partnerem oraz podmiotem obsługującym Spółkę w zakresie kadrowym; 13. nadzór nad aktami pracowniczymi, a w szczególności terminowością szkoleń i badań wynikających z zapisów Kodeksu Pracy; 14. organizowanie procesu rekrutacji nowych pracowników oraz prowadzenie wstępnych szkoleń adaptacyjnych dla nowozatrudnionych; 15. opracowanie i prowadzenie dokumentacji okresowej oceny pracowników; 16. obsługa ubezpieczeń majątkowych, komunikacyjnych i osobowych Spółki; 17. wystawianie i rozliczanie zaliczek, delegacji; 18. prowadzenie ewidencji samochodu służbowego i prowadzenie rozliczeń kosztów eksploatacji, 19. wystawianie faktur; 20. przygotowywanie rocznego budżetu kosztów administracyjnych, zakupu materiałów biurowych; 21. analiza i weryfikacja i opiniowanie umów z kontrahentami; 22. zaopatrywanie Spółki w bieżące materiały biurowe; 23. odpowiedzialność za infrastrukturę Spółki, organizacja przetargów, zapytań ofertowych, w tym zamówień w trybie PZP; 24. obsługa i aktualizacja Biuletynu Informacji Publicznej; prowadzenie spraw związanych z ochroną danych osobowych; 25. organizacja systemu pierwszej pomocy; 26. opracowanie instrukcji i nadzór nad przepisami BHP i p.poż, 7
27. współpraca z Partnerami Biznesowymi w zakresie kadr i obsługi prawnej; 28. zadania inne wynikające z zapisów Stanowiskowej Karty Pracy. Rozdział V Uprawnienia i obowiązki pracowników Spółki 10 Do podstawowych zadań i obowiązków pracowników Spółki należy wykonywanie pracy zgodnie z umową o pracę, a w szczególności: 1. znajomość zakresu działania komórki organizacyjnej, w której jest zatrudniony oraz przepisów związanych z jej działaniem; 2. wykonywanie zleconych zadań z należytą starannością, rzetelnością oraz posiadaną wiedzą w wymaganym zakresie; 3. informowanie przełożonego o przebiegu i wynikach realizacji zadań oraz napotkanych problemach i trudnościach; 4. podnoszenie swoich kwalifikacji zawodowych oraz doskonalenie form i metod pracy; 5. przestrzeganie zasad dyscypliny pracy, przepisów bhp i p.poż.; 6. przestrzeganie przepisów z zachowania tajemnicy państwowej i służbowej; 7. dbałość o mienie Spółki i porządek w miejscu pracy. Rozdział VI Szczegółowe zakresy czynności komórek organizacyjnych 11 Oddział Szczecin Spółka zatrudnia Dyrektora Oddziału Szczecin. Do podstawowych zadań i obowiązków osoby zatrudnionej na tym stanowisku należy: 1. kompleksowe zarządzanie odziałem operacyjnym i pracą Welozadaniowego Zespołu Doradców; 2. wspołpraca i raportowanie do Dyrektora ds. Sprzedaży i Marketingu w zakresie powierzonych obowiązków; 3. nadzór nad realizowaniem planów sprzedaży usług i produktów poręczeniowych, a także usług doradczych i szkoleniowych w segmencie mikro, małych i średnich firm; 4. odpowiedzialność za przestrzeganie procedur obowiązujących w Spółce i dotyczących bezpieczeństwa operacyjnego; 5. organizowanie rekrutacji, a także stosownych szkoleń wspomagających proces zarządzania i motywowania podległego zespołu doradców; 6. współpraca z Zespołem ds. Analizy Ryzyka i Windykacji w zakresie opiniowania wnioskowanego finansowania; 8
7. zapewnienie wysokiego poziomu satysfakcji klientów; 8. bezpośredni kontakt i obsługa kluczowych klientów; 9. inne zadania zawarte w zapisach Stanowiskowej Karty Pracy. 12 Oddział Koszalin Komórka sprawuje funkcje nadzorcze i kontrolne w stosunku do osób zatrudnionych w Wielozadaniowym Zespole Doradców. W obrębie komórki, Spółka zatrudnia Dyrektora Oddziału Koszalin. Do podstawowych zadań i obowiązków osoby zatrudnionej na tym stanowisku należy: 1. kompleksowe zarządzanie odziałem operacyjnym i pracą Welozadaniowego Zespołu Doradców; 2. wspołpraca i raportowanie do Dyrektora ds. Sprzedaży i Marketingu w zakresie powierzonych obowiązków; 3. nadzór nad realizowaniem planów sprzedaży usług i produktów poręczeniowych, a także usług doradczych i szkoleniowych w segmencie mikro, małych i średnich firm; 4. odpowiedzialność za przestrzeganie procedur obowiązujących w Spółce i dotyczących bezpieczeństwa operacyjnego; 5. organizowanie rekrutacji, a także stosownych szkoleń wspomagających proces zarządzania i motywowania podległego zespołu doradców; 6. współpraca z Zespołem ds. Analizy Ryzyka I Windykacji w zakresie opiniowania wnioskowanego finansowania; 7. zapewnienie wysokiego poziomu satysfakcji klientów; 8. bezpośredni kontakt i obsługa kluczowych klientów; 9. inne zadania zawarte w zapisach Stanowiskowej Karty Pracy. 13 Zespół ds. Analizy Ryzyka i Windykacji Do podstawowych zadań i obowiązków osób zatrudnionych w Zespole ds. Analizy Ryzyka i Windykacji należy: 1. wykonywanie rzetelnej i pogłębionej analizy wniosków o udzielenie poręczenia otrzymanych od Doradców Klienta; 2. dokonywanie analiz udzielonych poręczeń oraz zaangażowanych w nich środków finansowych; 3. aktywna współpraca z Wielozadaniowym Zespołem Doradców w celu dokonania oceny zdolności kredytowej małych i średnich przedsiębiorstw ( MŚP), proponowanych zabezpieczeń, oceny ryzyka Spółki oraz przygotowania projektów dokumentów związanych z procesem podejmowania decyzji o udzieleniu poręczenia; 4. zarządzanie portfelami poreczen; 5. sprawozdawczość z dzialalnosci poreczeniowej na potrzeby wewnętrzne i zewnętrzne; 6. współpraca z firmami ratingowymi; 9
7. zarządzanie umowami z bankami; 8. tworzenie regulacji poreczeniowych; 9. monitorowanie terminowości ważności poręczeń; 10. dokonywanie analiz zagrożenia spłat kredytów/pożyczek poręczonych przez Spółkę; 11. raportowanie do Dyrektora ds. Analizy Ryzyka i Windykacji; 12. dokonywanie okresowych ocen sytuacji ekonomiczno-finansowej klienta; 13. prowadzenie procesów windykacyjnyc, negocje z dłużnikami w celu zawarcia ugody, a następnie monitorowanie realizacji warunków zawartych umów ugód; 14. badanie rentowności produktów i klientów; 15. analiza portfelowa udzielonych poręczeń kredytowych; 16. udział w przygotowywaniu długo- i krótkoterminowych planów finansowych Spółki, planów sprzedażowych pracowników; 17. współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Spółki; 18. inne zadania wyszczególnione w zapisach Stanowiskowej Karty Pracy. 14 Wielozadaniowy Zespół Doradców Do podstawowych zadań i obowiązków osób zatrudnionych w Wielozadaniowym Zespole Doradców należy: 1. realizacja indywidualnych planów sprzedażowych, wynikających z planu sprzedaży produktów finansowych Spółki; 2. aktywne pozyskiwanie klientów oraz ich rzetelna i kompleksowa obsługa; 3. rozpoznawanie potrzeb obecnych klientów oraz poszerzenie zakresu współpracy, w szczególności poprzez budowanie z nimi trwałych relacji; 4. prezentowanie oferty Spółki, sprzedaż jej produktów poreczeniowych oraz usługi doradczych i szkoleniowych; 5. przeprowadzanie wizytacji u klientów i przygotowanie dokumentacji poręczeniowej; 6. przyjmowanie wniosków poreczeniowych, a następnie przekazywanie ich do Zespołu ds. Analizy Ryzyka i Windykacji, w celu ich rozpatrzenia; 7. raportowanie do Dyrektora stosownego Oddziału; 8. informowanie klienta o decyzji dotyczącej poręczenia; 9. przygotowywanie dokumentów i umów dla klienta indywidualnego; 10. dbałość o kształtowanie pozytywnego wizerunku Spółki; 11. współpraca z Instytucjami Finansującymi z regionu będącego obszarem działalności Spółki i jej Oddziałów; 12. zarządzanie przydzielonym portfelem poręczeniowym; 13. reprezentowanie Funduszu wobec klientów przydzielonego portfela oraz koordynowanie kontaktów z tymi klientami z innymi pracownikami Funduszu; 14. przedstawianie klientowi informacji o poręczeniach; 10
15. gromadzenie i archiwizowanie odpowiedniej dokumentacji poręczeniowej; 16. aktywny udział w akcjach promocyjnych związanych z udzielaniem poręczeń; 17. współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Spółki; 18. inne zadania wynikające z zapisów Stanowiskowej Karty Pracy. 15 Zespół ds. Księgowo - Finansowych Do podstawowych zadań i obowiązków osób zatrudnionych w Zespole ds. Księgowo-Finansowych należy: 1. realizowanie zadań operacyjnych w zakresie obsługi finansowej Spółki oraz prowadzonych przez nią projektów; 2. odpowiedzialność za działania w zakresie polityki kadrowo-płacowej Spółki; 3. raportowanie do Głównego Księgowego; 4. archiwizowanie dokumentów księgowo finansowych; 5. organizowanie prawidłowego obiegu dokumentów księgowych; 6. współpraca z instytucjami zewnętrznymi (US, ZUS, GUS, NBP); 7. dokonywanie rozliczeń podatkowych; 8. rozliczanie płac, ewentualnych dodatków i premii pracowników Spółki; 9. współpraca z innymi jednostkami organizacyjnymi spółki, w tym z kadrami; 10. monitorowanie procesu windykacji; 11. inne zadania zlecone przez Prezesa Zarządu; 12. inne zadania wyszczególnione w zapisach Stanowsikowej Karty Pracy. Rozdział VII KONTROLA WEWNĘTRZNA W SPÓŁCE 16 1. W Spółce działa system kontroli wewnętrznej. 2. Główną funkcją kontroli wewnętrznej w Spółce jest wspomaganie procesów decyzyjnych przyczyniających się do zabezpieczenia organizacji przed zmniejszeniem sprawności działania, wyrażającym się w stratach materialnych i pozamaterialnych oraz pobudzanie i inicjowanie działań służących podnoszeniu sprawności funkcjonowania organizacji. 3. Celem systemu kontroli wewnętrznej jest zapewnienie skuteczności i efektywności działania Spółki, wiarygodności jej sprawozdawczości finansowej, jak i zgodności działania Spółki z przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi. 4. System kontroli wewnętrznej w Spółce obejmuje dwa niezależne obszary: kontrolę funkcjonalną i kontrolę instytucjonalną (audyt wewnętrzny). 11
5. Zasady i tryb systemu kontroli w Spółce określają uchwalony we właściwym trybie Regulamin funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej. 6. Zarząd projektuje, wprowadza oraz zapewnia działanie systemu kontroli wewnętrznej. 17 Kontrola funkcjonalna 1. Celem kontroli funkcjonalnej jest zapewnienie zgodności wykonywanych czynności z procedurami, limitami, przepisami, bieżące reagowanie na niedomagania i uchybienia, a także monitorowanie efektywności wdrożonych mechanizmów kontrolnych. 2. Kontrola funkcjonalna sprawowana jest w Spółce zakresie jakości i poprawności wykonywanych czynności przez każdego pracownika oraz dodatkowo przez osoby z nim współpracujące i jego bezpośredniego przełożonego. 3. Kontrola funkcjonalna Spółki obejmuje: a. kontrolę funkcjonalną sprawowaną przez Zarząd Spółki w ramach ogólnego nadzoru nad działalnością Spółki, b. kontrolę funkcjonalną sprawowaną w ramach obowiązków przez pracowników na stanowiskach kierowniczych i merytorycznych w zakresie swoich Zespołów lub stanowisk jedno lub wieloosobowych. 18 Kontrola instytucjonalna 1. Celem kontroli instytucjonalnej w Spółce jest badanie, ocena i doskonalenie istniejących w Spółce procedur i mechanizmów kontroli wewnętrznej oraz ich praktycznego przestrzegania. 2. Kontrola instytucjonalna w Spółce wykonywana jest przez powołaną w tym celu komórkę Audytu i Kontroli Wewnętrznej, bądź też przez zewnętrzny podmiot świadczący usługi audytorskie. 3. W przypadku powierzenia kontroli instytucjonalnej w całości podmiotowi zewnętrznemu, nie powołuje się komórki Audytu i Kontroli Wewnętrznej. 4. Zadaniem komórki dokonującej kontroli instytucjonalnej (audytu wewnętrznego) jest badanie i ocena w sposób niezależny i obiektywny adekwatności i skuteczności systemu kontroli wewnętrznej oraz opiniowanie zarządzania Spółką, w tym skuteczności zarządzania ryzykiem związanym z działalnością Spółki. 5. Zarząd jest odpowiedzialny za stworzenie odpowiednich mechanizmów gwarantujących komórce Audytu i Kontroli Wewnętrznej niezależność przy wykonywaniu powierzonych zadań. 6. Komórka Audytu i Kontroli Wewnętrznej wykonuje zadania zgodnie z rocznym planem kontroli wewnętrznej. 7. Szczegółowe zasady dotyczące opracowywania planu kontroli wewnętrznej określa Regulamin funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej. 12
19 Komórka Audytu i Kontroli Wewnętrznej Komórka Audytu i Kontroli Wewnętrznej powoływana jest przez Zarząd w przypadku dokonywania kontroli instytucjonalnej w Spółce. Do jej podstawowych zadań i obowiązków należy: 1. organizowanie i wykonywanie zadań w zakresie wspomagania procesów decyzyjnych przyczyniających się do zapewnienia skuteczności i efektywności działania spółki, wiarygodności jej sprawozdawczości finansowej, jak i zgodności działania Spółki z przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi; 2. organizowanie i dokonywanie kontroli wstępnej, bieżącej (sterującej), a także następczej (końcowej) wraz ze sprawozdawczością całego procesu; 3. organizowanie i sprawowanie kontroli wewnętrznej w obszarze kontroli funkcjonalnej i kontroli instytucjonalnej; 4. sporządzanie rocznego planu kontroli wewnętrznej, a następnie jego wykonanie i sprawozdawczość z jego realizacji; 5. zapewnienie zgodności wykonywanych czynności i zadań z procedurami, limitami, przepisami; 6. efektywne i bieżące reagowanie na niedomagania i uchybienia, a także stałe monitorowanie efektywności wdrożonych mechanizmów kontrolnych; 7. aktywne działanie na rzecz jakości i poprawności wykonywanych czynności przez każdego pracownika, jego bezpośredniego przełożonego oraz dodatkowo przez osoby i partnerów biznesowych współpracujących ze Spółką; 8. dokonywanie badania i oceny istniejących w Spółce procedur i mechanizmów kontroli wewnętrznych oraz ich praktycznego przestrzegania; 9. udzielanie rekomendacji Zarządowi Spółki w zakresie doskonalenia obowiązujących procedur i mechanizmów kontroli wewnętrznej; 10. badanie i ocena w sposób niezależny i obiektywny adekwatności i skuteczności systemu kontroli wewnętrznej oraz opiniowanie zarządzania Spółką, w tym skuteczności zarządzania ryzykiem związanym z jej działalnością. Regulamin obowiązuje od dnia 28.09.2015r. 13