PROTOKÓŁ KONTROLI DZIAŁALNOŚCI SEKRETARIATU WYDZIAŁU

XI WW 4191-18/15 PROTOKÓŁ KONTROLI DZIAŁALNOŚCI SEKRETARIATU WYDZIAŁU Dział I Podstawa i zakres kontroli I.1. Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli I.2. Prezes sądu odpowiedzialny za przeprowadzenie kontroli I.3. Kontrolowany sekretariat Ustawa z dnia 27.07.2001r. Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz.U. 2015, poz. 133 z późn. zm.) Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20.12.2012 r. w sprawie nadzoru administracyjnego nad działalnością administracyjną sądów powszechnych (Dz. U. 2013, poz. 69 z późn. zm.) Prezes Sądu Okręgowego w Gliwicach Sekretariat VI Wydziału Gospodarczego w Sądzie Rejonowym w Rybniku I.4. Osoba/osoby przeprowadzająca/e kontrolę I.5. Termin przeprowadzenia kontroli sekretarz sądowy p.o. inspektora ds. biurowości Katarzyna Woźniak 26 29 czerwca 2015 r. oraz 13 29 lipca 2015 r. I.6. Zakres/przedmiot kontroli I.7. Okres objęty kontrolą Organizacja pracy sekretariatu wydziału, warunki i narzędzia pracy Ruch spraw w wydziale, obciążenie pracowników Urządzenia ewidencyjne w wydziale, stan i sposób ich prowadzenia Prawidłowość i terminowość wykonywania czynności sekretarskich, stan i sposób prowadzenia akt 01.09.2011 r. 30.06.2015 r. (w zakresie ruchu spraw oraz obsady sekretariatu przedstawiono oraz przeanalizowano dane obejmujące okres od dnia 1 stycznia 2011 r. do dnia 30 czerwca 2015 r.) Dział II Poprzednia kontrola i jej wyniki Dział III Dane podstawowe sekretariatu III.9. Wnioski: W sprawozdaniu z poprzedniej kontroli zwrócono uwagę na kilka 1

niedociągnięć, które w ramach zaleceń pokontrolnych zostały w pełni wyeliminowane. Liczba etatów w trakcie kontrolowanego okresu wzrosła z 4 na 5. Najgorzej przedstawiał się rok 2011, kiedy to obsada średniookresowa wynosiła 3,41. Był to czas, kiedy zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości Sąd Rejonowy w Rybniku, VI Wydział Gospodarczy przejmował sprawy z likwidowanego wydziału gospodarczego w Sądzie Rejonowym w Żorach. Wpłynęło to na bardzo duże obciążenie pracą pracowników sekretariatu, którzy ponad siły musieli ogarnąć nowy wpływ i opanować stary. W roku 2012 r., przy tej samej liczbie 4 etatów, obsada średniookresowa minimalnie się zwiększyła na 3,627. Od roku 2013 w wydziale zwiększała się liczba etatów, a tym samym rosła obsada średniookresowa. Ponadto wydział wspierany jest przez etaty obsługi, na dzień kontroli było to 0,5 etatu. Liczba etatów urzędniczych przypadająca na jeden etat orzeczniczy według obsady średniookresowej sędziów i referendarzy sądowych w okresie objętym kontrolą przedstawiała się następująco: a) rok 2011 1,21 b) rok 2012 1,28 c) rok 2013 1,39 d) rok 2014 1,12 e) I półrocze roku 2015 1,19 Z powyższych danych wynika, iż po roku 2013 liczba etatów urzędniczych przypadająca na jeden etat orzeczniczy zmalała. W celu porównania wyżej wymienionych obliczeń inspektor zwrócił się z prośbą do Oddziału ds. Analiz i Organizacji Pracy w Sądzie Okręgowym w Gliwicach o przygotowanie danych w tym zakresie w stosunku do całej apelacji katowickiej oraz w stosunku do wszystkich sądów rejonowych w Polsce. Z otrzymanych danych wynika, iż: a) średnia liczba etatów urzędniczych przypadająca na jeden etat orzeczniczy w apelacji katowickiej wynosiła: w roku 2012 1,36 w roku 2013 1,39 w roku 2014 1,36 b) średnia liczba etatów urzędniczych przypadająca na jeden etat orzeczniczy we wszystkich sądach rejonowych w Polsce: w roku 2012 1,47 w roku 2013 1,44 w roku 2014 1,46. Oddział ds. Analiz i Organizacji Pracy nie dysponował już danymi za rok 2011, wobec tego porównano dane od roku 2012. Mimo, iż od ostatniej kontroli sekretariatu wydziału, w obsadzie urzędników nastąpiła mała poprawa, to z powyższych danych wynika, iż VI Wydział Gospodarczy w chwili obecnej jest poniżej średniej liczby etatów urzędniczych przypadających na jeden etat orzeczniczy i to zarówno wobec średniej w apelacji 2

katowickiej jak i w skali całej Polski. Wobec powyższego Kierownictwo Sądu powinno mieć na uwadze powyższe wyniki w przypadku dysponowania wolnymi etatami. Zwrócić uwagę należy także, iż mimo dobrej organizacji pracy w sekretariacie i dokadrowania sekretariatu w okresie objętym kontrolą pracownicy nadal są mocno obciążeni. Warunki pracy sekretariatu wydziału są dobre. Wszyscy pracownicy wyposażeni są w komputery, pokoje są jasne, umeblowane i w dobrym stanie. Każdy z pracowników ma swoje wyznaczone stanowisko pracy. Wskazać należy jednak, iż do wydziału wpływa coraz większa liczba akt, co w przyszłości może wpłynąć na potrzebę dodania kolejnego pokoju dla wydziału lub znalezienia innego miejsca na kolejne szafy. Ponadto, jak wskazano powyżej, Wydział posiada wadliwy faks, wobec czego występuje potrzeba wymiany go na nowy. Zalecanym byłoby także, aby w osobny faks został wyposażony Wydział Pracy, mający siedzibę, podobnie jak kontrolowany wydział, w Ośrodku Zamiejscowym Sądu Okręgowego w Gliwicach z siedzibą w Rybniku. Dział IV Szkolenia i narzędzia pracy IV.4. Wnioski: Zawarte powyżej dane wskazują, iż przez okres podlegający kontroli pracownicy sekretariatu uczestniczyli w szkoleniach wewnętrznych. Szkolenia te nie dotyczyły jednak tematów związanych z postępowaniem gospodarczym, były raczej obowiązkowymi szkoleniami dot. BHP czy ochrony danych osobowych. Występowały także pojedyncze szkolenia zewnętrzne, ale organizowane przez Sąd Okręgowy w Gliwicach, w celu przekazania zaistniałych w przepisach zmian. Wobec tego wskazanym byłoby, aby pracownicy sekretariatu mogli uczestniczyć w większej ilości szkoleń zewnętrznych, które pozwalałyby im na podnoszenie ich umiejętności oraz poszerzanie wiedzy związanej z sądownictwem, w szczególności związanej z ich stanowiskiem pracy. W ocenie Krajowej Rady Sądownictwa, przedstawionej w ich stanowisku z dnia 8 maja 2015 r., przekazanym przy piśmie Wiceprzewodniczącego KRS z dnia 13 maja 2015 r., nr WO-0752-34/15, wieloletnie doświadczenie w zakresie szkoleń wskazuje, że najbardziej efektywne są kilkudniowe szkolenia poza siedzibą sądów, pozwalające na większą koncentrację na omawianych zagadnieniach. Ich dodatkowym, pozytywnym walorem, jest możliwość wymiany wiedzy, doświadczenia i praktyki przez pracowników z różnych sądów. Sekretariat kontrolowanego Wydziału obecnie urządzenia ewidencyjne prowadzi tylko w systemie informatycznym SAWA, co wpłynęło na usprawnienie pracy pracowników sekretariatu. Dwutorowe prowadzenie ksiąg było dużo większym obciążeniem. Wskazać jednak należy, iż pracownicy, mimo prowadzenia wpisów tylko w systemie informatycznym, są i tak mocno obciążeni ze względu na dużo większą ilość informacji, które należy odnotowywać w systemie SAWA, a których nie trzeba było wpisywać w urządzeniach papierowych. 3

Odnośnie narzędzi pracy, z których korzysta kontrolowany sekretariat, to dają one duże możliwości, w szczególności system wspomagający ich pracę, który umożliwia wykonywanie przez sekretariat powierzonych mu czynności i ułatwia pracę m.in. dzięki istniejącym szablonom korespondencji oraz możliwości bezpośredniego wydruku kopert i zwrotnych potwierdzeń odbioru z systemu, albo wydruku korespondencji poza sądem. Wskazano jednak na konieczność wystąpienia z pismem do właścicieli programu COD, które obejmie zapotrzebowanie na poszerzenie systemu o funkcjonalność dodawania załączników takich jak np. nakaz upominawczy. Zaproponowano także ujednolicenie zarządzeń wydanych przez Prezesa Sądu Rejonowego w Rybniku i Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach w sprawie sposobu prowadzenia biurowości elektronicznej. Ponadto zalecono uporządkowanie szablonów orzeczeń, w tym zarchiwizowanie szablonów powtarzających się, a następnie prawidłowe odnotowywanie tych orzeczeń w systemie SAWA, tak aby treść orzeczenia odpowiadała nazwie szablonu. Wskazano także na konieczność zastosowania prawidłowego nazewnictwa szablonów orzeczeń. W związku z funkcjonowaniem w Sądzie Rejonowym w Rybniku platformy Portal Biegłego zalecono wystosowanie zapytania do twórcy Portalu dotyczące możliwości automatycznego łączenia się portalu z kontrolką WAB w systemie SAWA. Mimo, iż system informatyczny w dużym stopniu ułatwia pracę sekretariatu to należy pełnić stały nadzór nad prawidłowością funkcjonowania systemu, w szczególności po wgrywaniu aktualizacji. Z przedłożonych zgłoszeń wynika, iż w systemie nadal występują problemy techniczne, które utrudniają pracę. Wskazać jednak należy, że dużym atutem jest dobra współpraca pomiędzy Sekretariatem Wydziału a Oddziałem Informatycznym. Jeżeli pracownicy Oddziału nie mają możliwości rozwiązania wszystkich problemów wewnątrz sądu to zgłaszają je do firmy Currenda. Zgodnie z 82a ust. 1 pkt 2 zarządzenia MS korespondencja dotyczącą wersji oprogramowania systemu informatycznego wspomagającego pracę sekretariatu przechowywana jest przez pracowników Sądu. Zgodnie z 82aa zarządzenia MS w systemie informatycznym odnotowuje się dane służące kontroli obiegu akt i terminowości podejmowania czynności. W systemie SAWA w sposób prawidłowy została skonfigurowana lista czynności oraz lista czynności do wykonania, a sposób odnotowywania tych danych jest zgodny z Zarządzeniem Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach z dnia 2 kwietnia 2014 roku w sprawie prowadzenia urządzeń ewidencyjnych w formie elektronicznej w Sądzie Okręgowym w Gliwicach i sądach rejonowych gliwickiego okręgu sądowego, Adm. 0181 9/14. Lista czynności nadzorczych odzwierciedla miejsce położenia akt. Ponadto system SAWA daje wiele możliwości sortowania poszczególnych spraw według kryteriów umożliwiających uzyskanie informacji o aktualnym położeniu akt czy ewentualnych opóźnieniach w podejmowaniu czynności. Wskazać należy także, iż w sekretariacie stosuje się przepisy przewidziane w 45 zarządzenia MS wskazującym na przechowywanie akt oczekujących w odrębnych 4

urządzeniach sekretarskich (szafach, półkach) zwanych kalendarzami. Akta na kalendarzach ułożone są według kolejności numerów sygnatur. Poza kalendarzem głównym, akta przechowuje się z podziałem na poszczególne fazy postępowania i w tym celu stworzono dodatkowe kalendarze tematyczne, które ułatwiają pracę sekretariatu: kalendarz wezwań o opłatę, kalendarz spraw zawieszonych, kalendarz akt wypożyczonych, kalendarz międzyinstancyjny, kalendarz akt przesłanych do SO, kalendarz spraw zakończonych prawomocnie, kalendarz prawomocności spraw do uprawomocnienie orzeczenie. Zalecono zmianę nazwy kalendarz prawomocności spraw do uprawomocnienia orzeczenia na krótszą nazwę kalendarz prawomocności. Każdy z tych kalendarzy odzwierciedla faktyczne miejsce położenia akt w sekretariacie, które podlega zakreśleniu tylko po ustaniu przyczyny przedłożenia akt na ten kalendarz lub zmianie miejsca położenia dokonanej przed ustaniem przyczyny. W trakcie kontroli stwierdzono, iż w sekretariacie stosuje się także Zarządzenie Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach z dnia 28 czerwca 2013 r. w sprawie wysyłania pism bez własnoręcznego podpisu w Sądzie Okręgowym w Gliwicach i sądach rejonowych gliwickiego okręgu sądowego, nr Adm. 0181-36/13. Szablony pism zostały przystosowane do wysyłania dokumentów zgodnie z w/w zarządzeniem. Pochwały wymaga fakt, iż obecne szablony zawierają zapis zgodny ze zmianą przepisu 19 ust. 8 zarządzenia MS, gdzie od 1 stycznia 2015 r. zmieniła się treść informacji umieszczanej w pismach wysyłanych bez podpisu własnoręcznego, która po zmianach brzmi: Niniejsze pismo nie wymaga podpisu własnoręcznego na podstawie 19 ust. 4 zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej jako właściwie zatwierdzone w sądowym systemie teleinformatycznym Zauważenie tak drobnej zmiany jak dodanie do poprzedniego zapisu słowa niniejsze, pozwala stwierdzić, iż pracownicy sekretariatu na bieżąco zapoznają się ze zmianami przepisów i zmiany te wprowadzają do stosowania. W zakresie pozostałych narzędzi, z których korzysta, przy wykonywaniu czynności, pracownik sekretariatu, a w szczególności sprzętu komputerowego będącego na wyposażeniu sekretariatu nie stwierdzono nieprawidłowości. Dział V Obciążenie pracą pracowników i organizacja pracy sekretariatu V.3. Wnioski Z analizy przedstawionych wyników w części V.1. zauważyć można iż od 2012 r. wpływ do VI Wydziału Gospodarczego wzrasta. W porównaniu do lat 2012-2015 w roku 2011 r. wpływ był największy w stosunku do tych kolejnych lat, na co wpływ miała na pewno likwidacja Wydziału Gospodarczego w Żorach i przejmowanie spraw 5

likwidowanego wydziału przez Wydział Gospodarczy w Rybniku. Mimo, iż wpływ spraw do Sądu z roku na rok rośnie to obciążenie miesięczne pracownika jest podobne, czego zasługą jest zwiększenie etatu w wydziale. Ponadto należy zwrócić uwagę, iż do wyliczonego obciążenia pracowników dochodzi szereg innych rzeczy, których nie da się wyrazić w liczbach, np. wzrastający wpływ poczty, coraz większa ilość korespondencji wysyłanej z sądu, szybki postęp informatyzacji w sądzie, który wiąże się każdorazowo z poświęconym czasem na naukę i wdrożenie nowych systemów. W ostatnich latach pracownicy sekretariatów wydziałów są mocno obciążani zadaniami nakładanymi na nich. W szczególności obciążenie to odczuwa Pani Kierownik Sekretariatu, która przyjmuje na siebie coraz to większą ilość zadań, ostatnio głównie administracyjnych czy statystycznych. Podsumowując powyższy opis organizacji pracy sekretariatu wydziału ocenić go należy na poziomie bardzo dobrym. Pracownicy sądowi mają równo podzielone zadania, a w przypadku napiętrzenia się zadań, od razu odciążani są oni przez Kierownika Sekretariatu, poprzez przekazywanie zleconych im zadań do wykonania innym pracownikom. Ponadto pochwały wymaga bardzo dobra współpraca grupy orzeczniczej Sędziów, Referendarzy i Asystentów z pracownikami sekretariatu wydziału, a także indywidualna praca sędziów w systemie SAWA. Dobra organizacja pracy całego sekretariatu jest niewątpliwie zasługą Pani Kierownik [ ], ale oczywiście też wszystkich pracowników sekretariatu, jak i Pana Przewodniczącego Wydziału oraz Sędziów orzekających w wydziale. Na marginesie wskazuje, iż w trakcie kontroli Pani Kierownik zgłosiła, iż zdarzają się sytuacje, że nie są im przekazywane do zaopiniowania pojawiające się nowe akty prawne. Taka sytuacja wystąpiła np. przy opiniowaniu ostatnich zmian w Regulaminie Urzędowania Sądów Powszechnych. Wobec powyższego zaleca się zwrócenie uwagi na obieg dokumentów, w których jest możliwość wyrażenia swojej opinii, w szczególności iż wydział gospodarczy swoją siedzibę ma poza główną siedzibą Sądu Rejonowego w Rybniku. Dział VI Prowadzenie urządzeń ewidencyjnych VI.5. Wnioski Podsumowując urządzenia ewidencyjne, oprócz błędów wykazanych przy poszczególnych wykazach i kontrolkach, stwierdzono dokonywanie części wpisów bez wymaganej staranności. Wspólnym problemem dla wszystkich repertoriów był brak adresów stron po stronie powodowej, wobec tego zalecono prawidłowe odnotowywanie wszystkich adresów. Zalecono także dodawanie do systemu SAWA sprostowanej treści orzeczenia, a także prawidłowe skonfigurowanie, a następnie korzystanie z szablonów orzeczeń. Nazwy 6

użytych szablonów powinny odpowiadać treści wydanego orzeczenia. W urządzeniach ewidencyjnych, po wpływie wniosku o sporządzenie uzasadnienia, stwierdzono, iż pozycja ta nie była zakreślana i nie odnotowywano sposobu rozstrzygnięcia wniosku. Zalecono więc prawidłowe zakreślanie wszystkich odnotowanych wniosków, po ich rozpoznaniu, oraz wybieranie prawidłowego sposobu ich załatwienia. Poszerzono także katalog wniosków, które powinny zostać odnotowane w systemie SAWA. Wskazuje, iż szczegółowe zalecenia w zakresie prowadzenia urządzeń ewidencyjnych, zostały zawarte bezpośrednio przy opisywaniu danego repertorium, wykazu czy kontrolki. Wskazać należy także, iż wykorzystywany system informatyczny daje niewątpliwie znacznie większe możliwości, niż dają urządzenia tradycyjne, odnośnie zakresu i ilości danych, które można w nim zamieścić. Daje to możliwość dokładniejszego odzwierciedlenia toku postępowania. Dział VII Prowadzenie akt sądowych oraz wykonywanie zarządzeń i orzeczeń VII.3. Wnioski W kontrolowanym sekretariacie akta zakładane są na podstawie zarządzanie Przewodniczącego Wydziału. Czynność ta wykonywana jest prawie zawsze tego samego dnia. Akta łączone są za pomocą klipsów archiwizacyjnych, zszywane i numerowe w sposób prawidłowy. Poprawie jednak musi ulec systematyczność zszywania akt. Co do terminowości czynności wykonywanych w sprawach, należy unikać wykonywania zadania po upływie 30 dni. Ponadto należy wyeliminować wysyłanie tytułów wykonawczych po upływie 21 dni. Dział VIII Obsługa interesantów VIII.3. Wnioski W zakresie, w jakim możliwym jest dokonanie ustaleń odnośnie zakresu i kultury obsługi interesantów w kontrolowanym sekretariacie w trakcie przeprowadzanej kontroli, nie stwierdzono nieprawidłowości na tym odcinku. Zakres obsługi interesantów w kontrolowanym sekretariacie jest prawidłowy, informacje w swej treści są prawidłowe i rzetelne. Dotyczy to zarówno informacji udzielanych stronie, która przybyła do Sądu, jak również informacji udzielanych telefonicznie. 7

Dział IX Wnioski IX.1. Praca sekretariatu Praca sekretariatu VI Wydziału Gospodarczego oraz jego organizacja może zostać oceniona na poziomie dobrym. W sekretariacie panuje miła atmosfera, zauważalne jest przestrzeganie dyscypliny i kultury pracy przez pracowników, którzy z dużym zaangażowaniem wywiązują się ze swoich obowiązków, wykonując swoją pracę sumiennie, sprawnie i w miarę możliwości terminowo. Przeprowadzona kontrola wykazała, iż w pracy sekretariatu występują uchybienia i niedokładności w wykonywaniu czynności. Dotyczą one zarówno sposobu prowadzenia urządzeń ewidencyjnych, sposobu prowadzenia akt jak i sposobu wykonywania czynności. Dokonane ustalenia szczegółowo zostały przedstawione w Dziale VI oraz VII niniejszego protokołu. Przy wykorzystywaniu stworzonych w systemie szablonów sporządzana jest bezpośrednio w nim korespondencja wysyłana przez pracowników sekretariatu. W systemie pracują także Sędziowie, Referendarze i Asystencji Sędziów. Podkreślenia wymaga fakt, iż Sędziowie bezpośrednio do systemu dodają wydane przez nich orzeczenia. Zalecono wyeliminowanie podwójnych szablonów, a także stworzenie nowych szablonów z prawidłowym nazewnictwem, tak aby nazwa szablonu odzwierciedlała, w przypadkach w których to możliwe, treść orzeczenia. System daje także możliwość drukowania adresatów korespondencji jak i zwrotnych poświadczeń odbioru. W systemie odnotowywana jest całość korespondencji, rejestrowane są również powracające do sądu zwrotne poświadczenia odbioru. Prowadzenie biurowości w systemie informatycznym SAWA jest niewątpliwie bardzo dużym usprawnieniem w pracy sekretariatu wydziału. W poprzedzających działach niniejszego protokołu szczegółowo opisano wszystkie uchybienia, a bezpośrednio pod opisem tychże uchybień umieszczono odpowiednie zalecenia. IX.2. Wnioski Kontrola wykazała, pewne nieprawidłowości, które zostały opisane w niniejszym protokole. Zwrócono uwagę na konieczność dokonywania rzetelnych wpisów w urządzeniach ewidencyjnych, w szczególności polegających na odnotowywaniu tych samych danych w systemie informatycznym i aktach spraw. Także przy prowadzeniu akt i wykonywaniu wszelkich innych czynności konieczne jest wyeliminowanie wszelkich występujących nieprawidłowości, które szczegółowo opisano w poszczególnych działach tego protokołu. 8

Na zakończenie kontroli omówiono z Przewodniczącym Wydziału Panem SSR [ ] oraz z Panią Kierownik Sekretariatu Wydziału - [ ], a także z Zastępcą Kierownika Sekretariatu Panią [ ] szczegółowo stwierdzone uchybienia, udzielono wskazówek co do sposobu ich wyeliminowania. O wynikach kontroli poinformowano Panią Prezes Sądu Rejonowego w Rybniku SSR [ ] Data sporządzenia protokołu 21 wrzesień 2015 r. (30.07. - 18.08.2015 r. urlop, 17-18.09.2015 r. udział w szkoleniu) Podpis 9