ARCHIWA SPOŁECZNE W POLSCE. WYNIKI BADANIA ANKIETOWEGO PRZEPROWADZONEGO W 2014 ROKU PRZEZ OŚRODEK KARTA

ARCHIWA SPOŁECZNE W POLSCE. WYNIKI BADANIA ANKIETOWEGO PRZEPROWADZONEGO W 2014 ROKU PRZEZ OŚRODEK KARTA W listopadzie 2012 Ośrodek KARTA dzięki dofinansowaniu z programu Narodowego Instytutu Audiowizualnego rozpoczął projekt Archiwa społeczne w Polsce, mający na celu zdefiniowanie archiwów społecznych i określenie stanu istniejących rozproszonych archiwów powstających oddolnie. Jako definicję archiwum społecznego Ośrodek przyjął: archiwum prowadzone przez organizację pozarządową lub powstające przy jednostce samorządu terytorialnego w efekcie celowej aktywności obywatelskiej, które gromadzi, przechowuje, opracowuje (w celu udostępniania) materiały dokumentowe, ikonograficzne lub audiowizualne (Zob. K. Ziętal, Wstęp w: Archiwistyka społeczna, Warszawa 2012). Opierając się na tej definicji, objęto ruch archiwistyki społecznej w całym jej różnorodnym i szerokim spectrum. Na stronie www.archiwa.org udało się zidentyfikować 430 jednostek, z czego 190 stanowią stowarzyszenia, 70 fundacje, 112 to Cyfrowe Archiwa Tradycji Lokalnej, założone przy bibliotekach gminnych (w ramach Programu Rozwoju Bibliotek, prowadzonego przez Fundację Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego w latach 2010 2014), a 30 grupy nieformalne, nieposiadające osobowości prawnej. Kilkanaście to archiwa prowadzone społecznie przez pracowników instytucji państwowych (5), samorządowych (6), czy miejskich (6). Ośrodek KARTA w 2014 roku w ramach projektu Stabilizacja archiwistyki społecznej w Polsce, realizowanego w ramach

programu Obywatele dla Demokracji, finansowanego z Funduszy EOG, przeprowadził badanie wysyłając ankietę do 430 archiwów społecznych. Ankieta miała dwojaki cel z jednej strony miała zbadać sytuację archiwów, z drugiej dookreślić cele i działania projektu. Archiwa dostały do wypełnienia ankietę złożoną z 16 pytań (otwartych i zamkniętych). Na ankietę odpowiedziało 155 organizacji poddanych badaniu, które swoją siedzibę mają zarówno w dużych miastach wojewódzkich, jak i małych miejscowościach gminnych czy powiatowych. Jak funkcjonują archiwa społeczne w Polsce, jakie priorytety wyznaczają we własnej działalności archiwalnej i jakie problemy stoją na drodze do realizacji misji archiwów społecznych i zmiany ich sytuacji? Potrzeby i finansowanie archiwów społecznych Najistotniejszymi potrzebami AS-ów w zakresie prowadzenia archiwum społecznego okazały się finansowanie oraz profesjonalna wiedza i umiejętności. W dalszej kolejności archiwa narzekają na wyposażenie brak lokalu oraz brak sprzętu komputerowego. Jako wyposażenie rozumieć należy tu nie tylko podstawowe umeblowanie, ale również sprzęt w postaci dyktafonów do nagrywania relacji oral history, skanerów, słuchawek czy pudeł bezkwasowych do archiwizowania materiałów archiwalnych. W dalszej kolejności padała potrzeba stworzenia profesjonalnej komputerowej bazy archiwalnej. Jako dotychczasowe źródła finansowania archiwum aż 135 na 155 ankietowanych wskazało środki własne, pozostawiając w tyle inne formy finansowania darowizny prywatne (49 ankietowanych) czy granty i dotacje (39 ankietowanych). Niektóre archiwa zaznaczały jednak, że środki własne wystarczają im zwykle na działalność statutową, nie zaspokajają więc potrzeb związanych np. z kupnem profesjonalnego sprzętu potrzebnego do archiwizacji materiałów. Przyczyną problemów finansowych może być między innymi brak profesjonalnych możliwości pisania wniosków o dofinansowanie, równoznaczne z brakiem odpowiednio wykwalifikowanych pracowników. Do korzystania ze środków przyznawanych w ramach społecznej akcji 1% podatku dla organizacji pozarządowej przyznało się zaledwie 6 archiwów społecznych. Większość 63 procent AS-ów potwierdziła, że dotychczasowe środki finansowania nie są wystarczające, pozwalają bowiem opłacić jedynie bieżące wydatki archiwum społecznego. Zdarzały się głosy, iż trudno jest im pozyskać środki publiczne. Archiwa rzadko również sięgają po środki unijne, co uzasadniają: Źródła finansowania środki unijne są poza naszym zasięgiem, podobnie z innymi programami, gdzie wymagany jest właśnie wysoki wkład własny. Wsparcie merytoryczne w działalności archiwów społecznych szkolenia W jednym z kolejnych pytań poprosiliśmy archiwa społeczne o wybór tematów z dziedziny archiwistyki społecznej, które spełniają ważną rolę w ich działalności i które mogłyby posłużyć w dalszym rozwoju AS-ów. Spośród kilkunastu dziewiętnastu zaproponowanych problemów, wybrane zostały w pierwszej kolejności te tematy, które wskazują na profesjonalizację prowadzenia archiwum społecznego i pogłębienie przez archiwistów posiadanej już wiedzy z zakresu opracowywania materiałów archiwalnych jak: opisywanie/opracowanie (miejsce nr 1), porządkowanie i opis (miejsce nr 3), a z drugiej strony te, które

wiążą się z kompetencjami archiwisty XXI wieku, nastawionego na wkraczanie w przestrzeń wirtualną jak: udostępnianie cyfrowych zbiorów w internecie (miejsce nr 2) czy digitalizacja posiadanego zasobu (miejsce nr 5). W dalszej kolejności archiwa społeczne stawiają nacisk na edukację w zakresie pisania wniosków konkursowych i pozyskiwania grantów, interesuje je tematyka programów i baz komputerowych, a także tworzenie wystaw i publikacji (miejsca nr 6, 7, 8). Praca z wolontariuszami oraz udostępnianie zbiorów na miejscu to dwa tematy, które uzyskały najmniejszą liczbę głosów (miejsca nr 18, 19). Archiwa społeczne jako formę wsparcia merytorycznego wybierają przede wszystkim szkolenia stacjonarne, najchętniej na miejsce szkoleń preferują miasta powiatowe lub wojewódzkie. Cenny okazuje się być dla nich również bezpośredni kontakt z ekspertem, niekoniecznie musi to być wizyta eksperta na miejscu. Mniejszą popularnością wśród archiwów społecznych cieszą się edukacyjne filmy czy szkolenia on-line, być może bierze się to stąd, że nie wszędzie są jeszcze popularne internetowe formy edukacji i szeroko pojęty e-learning. Strony internetowe AS-ów, portal branżowy archiwa.org Aż 82 procent ankietowanych archiwów społecznych odpowiedziało pozytywnie na pytanie: Czy posiadają państwo stronę internetową służącą prezentacji zbiorów?. Niestety, większośc respondentów nie jest zadowolonych ze swoich stron. Posiadanie strony internetowej nie oznacza możliwości udostępniania na niej materiałów archiwalnych, zwykle służy ona ukazywaniu informacji bieżących z działalności danej organizacji. Jak pisali w ankietach niektórzy, nie każda ze stron posiada konieczne do tego funkcjonalności: Na naszej stronie jest tylko skromna część archiwaliów, jedynie w niskich rozdzielczościach. To, co interesuje nas najbardziej, to stopniowe zamieszczanie kolejnych zdjęć, dokumentów, etc. Gdybyśmy dysponowali środkami finansowymi, to z pewnością moglibyśmy przeznaczyć więcej czasu na rozbudowę strony. Często archiwa, których strony internetowe nie służą prezentacji zbiorów, mają strony poświęcone poszczególnym projektom, w których np. nagrywano świadków historii, co w praktyce często oznacza wykorzystywanie jednego typu archiwaliów świadectw historii mówionej. W kolejnym z pytań zapytaliśmy o oczekiwania wobec portalu branżowego archiwistyki społecznej Ośrodka KARTA (www.archiwa.org). Większość ankietowanych (144 organizacje) najbardziej zainteresowana jest bazą informacji o archiwach społecznych, być może ze względu na chęć poznania innych AS-ów, reprezentowania siebie na jednym portalu, korzystania z doświadczeń innych. Na drugim miejscu za przydatne uznają możliwość wyszukiwania zbiorów (142 ankietowanych), na trzecim aktualności. Obraz, jaki się z tego rysuje, pokazuje, że archiwa społeczne najbardziej zainteresowane są sobą nawzajem wzajemną informacją na własny temat, sposobem autopromocji, a także informacjami o tym, co nowego słychać w archiwistyce społecznej. Katalogowanie zbiorów Kolejną grupą pytań były pytania stricte związane z narzędziami, które przyczyniają się do katalogowania, opracowywania,

udostępniania i wyszukiwania materiałów archiwalnych. Z ankiet wynika, że archiwa społeczne rzadko profesjonalnie kataloguą swoje zbiory, najczęściej strona internetowa jednocześnie służy za katalog archiwalnego zasobu (67 ankietowanych). Niektóre archiwa (67) posiadają spis zbiorów, sporządzony w pliku tekstowym lub arkuszu kalkulacyjnym (49). Niestety 38 archiwów społecznych nie posiada żadnych katalogów, a 28 posiada jedynie katalogi kartkowe są to zazwyczaj archiwa, które dopiero powstają i są u początku działalności archiwalnej. Jak sytuacja ta odnosi się do zapotrzebowania organizacji na posiadanie darmowej komputerowej bazy do katalogowania zbiorów archiwum społecznego (pytanie 10)? Baza taka mogłaby służyć standaryzacji opisu zasobu archiwów społecznych, co niewątpliwie ułatwiłoby sposób wyszukiwania archiwaliów. 78 procent ankietowanych AS-ów zaznaczyło, że chciałoby taką bazę posiadać, ale jednocześnie część archiwów przyznawała, że zupełnie się na tym nie zna, że decyzję swoją uzależnia od opisów i przyjętych standardów. Znalazły się jednak i takie, które wymieniały pożądane elementy bazy W bazie powinno być: rodzaj dokumentu; data wytworzenia; indeks nazw geograficznych (miejscowych); indeks osobowy; główny temat, którego dotyczy dokument; zakres dat, których dotyczy dokument; krótki opis techniczny dokumentu; pochodzenie dokumentu. Współpraca z innymi podmiotami i sieć archiwów społecznych Kolejna seria pytań nastawiona była na działania archiwów społecznych i podejmowaną przez nie współpracę z organizacjami pozarządowymi, samorządem lokalnym czy przedstawicielami administracji państwowej. Archiwa, mające siedzibę w miejscowościach gminnych, najczęściej współpracowały z samorządem lokalnym (76 ankietowanych) oraz NGO'sami (68). Najrzadziej zawiązywano współpracę z administracją państwową, co w większości przypadków argumentowano brakiem zainteresowania po stronie władz, między innymi ze względu na lokalność organizacji. Dzięki współpracy z Urzędem Miasta niektóre archiwa dostają lokal na prowadzenie własnej działalności czy zakupują materiały do archiwizacji. Niestety, zdarzają się również głosy rozczarowania ze współpracy z samorządem miejskim: Z naszego doświadczenia wynika, że samorząd lokalny prezentuje postawę roszczeniową w stosunku do naszych zbiorów. Traktując je jako własność, nie respektując praw autorskich. Zdecydowana większość organizacji deklaruje chęć włączenia się do sieci archiwów społecznych (83 procent). W ramach takiej sieci najbardziej atrakcyjne byłoby dla archiwów realizowanie wspólnych projektów, tworzenia wspólnych publikacji czy wystaw (117 ankietowanych). Za wspólny cel również stawiają sobie ubieganie się o granty (110 ankietowanych), co uzasadniają: Wspólne działania zawsze są bardziej efektywne. Oczekujemy wsparcia merytorycznego, wzajemnej wymiany doświadczeń i stworzenia swoistego lobby na rzecz promowania potrzeby zachowania świadectw / dokumentów ważnych dla lokalnych społeczności. Niektóre archiwa wymieniają idące za tym korzyści oraz oczekiwania: Chcemy zostać włączeni w sieć archiwów. Oczekujemy: promocji regionu i wizerunku; zwiększenia roli świadomości lokalnej; zwiększenia zasięgu oddziaływania; podniesienia znaczenia naszych zbiorów i pracy; udział w przedsięwzięciach naukowych i popularno-naukowych; ochrony prawnej dorobku i zbiorów; możliwości pozyskiwania dotacji; możliwości wsparcia merytorycznego. Niepaństwowy zasób archiwalny profesjonalizacja

Po serii pytań o stan archiwów społecznych, o ich doświadczenia, postawiliśmy pytanie o gotowość organizacji do zaistnienia w nowo tworzonym rejestrze niepaństwowego zasobu archiwalnego. Wpisanie do tego rejestru oznaczałoby możliwość ubiegania się o środki publiczne na działalność, ale pociągało również konieczność stosowania odpowiednich standardów opracowania, przechowywania, digitalizacji zbiorów. Mimo że zdecydowana większość, widząc w takim zapisie szansę na zmianę sytuacji archiwów społecznych, opowiedziała się za gotowością (89 procent), jednak pojawiły się uwagi: Tak, pod warunkiem dostarczenia gotowych narzędzi technicznych i rozwiązań, przeprowadzenia szkoleń oraz wsparcia techniczno merytorycznego. Niektórzy boją się dookreślenia, ponieważ zbyt wiele jest niewiadomych. Większość archiwów jako ograniczenie podaje fakt, że przy archiwum społecznym pracują zwykle po godzinach, nie pobierając za to wynagrodzenia: Pewnym ograniczeniem jest w naszym przypadku fakt, że wszyscy nasi członkowie pracują społecznie, w czasie wolnym od pracy. Jedno ze stowarzyszeń jako rozwiązanie proponuje stworzenie Centralnego Archiwum Organizacji Pozarządowych: Wystarczyłaby możliwość przekazania posiadanej dokumentacji do Centralnego Archiwum Organizacji Pozarządowych, gdyby takie powstało. Tam profesjonaliści porządkowaliby otrzymywane zbiory. Wymaganie od osób prowadzących działalność społeczną dodatkowo profesjonalnego prowadzenia archiwum z prawdziwego znaczenia jest naszym zdaniem nie do zrealizowania. Tylko centralne lub wojewódzkie profesjonalne, etatowe, finansowane z budżetu państwa archiwa społecznych organizacji pozarządowych mogą rozwiązać ten ważny problem. Znaleźli się jednak i tacy, którzy proces profesjonalizacji ich archiwum uznali za in progress : Proces profesjonalizacji obsługi zbiorów w naszej organizacji jest już rozpoczęty. Współpracujemy z Uniwersytetem Adama Mickiewicza w Poznaniu z Wydziałem Archiwistyki. Wnioski końcowe przyszłość AS-ów i zmiana ich sytuacji? Przy wyciąganiu wniosków z ankiety należy sobie zdawać sprawę, że prawdopodobnie na ankietę odpowiedzieli ci najbardziej aktywni spośród archiwów społecznych. Z ankiet wyłania się więc obraz AS-ów, które są świadome swoich potrzeb, chcą się profesjonalizować, choć jednocześnie obawiają co to oznacza w przypadku społecznej działalności. Potrzebują przede wszystkim wsparcia merytorycznego i stałego finansowania. Ustabilizowanie sytuacji finansowej instytutu pozwoli na profesjonalizację działania archiwum. Bez tego warunku trudno nawet uruchamiać wyobraźnię. Zdaniem niektórych archiwów potrzebne jest również mocniejsze akcentowanie ich roli społecznej, zmiana świadomości obywatelskiej. Jedna z fundacji podkreśla wagę lobbowania na rzecz zainteresowania młodszego pokolenia problematyką rozproszonych i niedocenianych zbiorów rodzinnych. Są jednak również przykłady archiwów, które mimo wielu utrudnień odnalazły się w społeczeństwie i z niego czerpiąc siłę, dają przykład innym. Te mają już strony internetowe, profile na portalu społecznościowym Facebook, udostępniają materiały archiwalne, a na ich podstawie wydają publikacje, tworzą wystawy. To one są siłą napędową dla pozostałych tych o mniejszym zasobie ludzkim, z mniejszą możliwością zdobywania finansowania. Na pewno nie zmieni się jedno archiwa wciąż będą powstawać, gromadzić zbiory i ocalać historię. Jeśli nastąpi zmiana prawa archiwalnego i systemowa regularna współpraca

między archiwami państwowymi i społecznymi pociągnie to za sobą również zmianę ich roli, pozycji i postrzegania w społeczeństwie. A jak podkreśla jedno ze stowarzyszeń: Zmiana ta byłaby wprost rewolucyjna, ale może byśmy byli w stanie ją przeprowadzić. Jeśli archiwa społeczne chcą być beneficjentami zmian, o które zabiegamy w projekcie Stabilizacja archiwistyki społecznej w Polsce, muszą sformalizować swoje istnienie w postaci zarejestrowanej organizacji pozarządowej. Tylko jako organizacje pozarządowe dzięki uregulowaniu ich sytuacji prawnej będą mogły ubiegać się o dotacje i granty ministerialne. Tekst: Małgorzata Kudosz, m.kudosz@karta.org.pl Opracowanie ankiet: Anna Maciąg: a.maciag@karta.org.pl Projekt Stabilizacja archiwistyki społecznej w Polsce realizowany jest w ramach programu Obywatele dla Demokracji, finansowanego z Funduszy EOG.

Potrzeby archiwum społecznego 1. Najistotniejsze potrzeby organizacji w zakresie prowadzenia archiwum społecznego. Finansowanie archiwum

2. Dotychczasowe źródła finansowania archiwum.

3. Czy dotychczasowe źródła finansowania działalności archiwum są wystarczające?

Wsparcie merytoryczne w działalności archiwum 4. Tematy archiwistyki społecznej, szczególnie interesujące dla organizacji. 5. Preferowana forma wsparcia merytorycznego.

6. Czy posiadają Państwo stronę internetową służącą prezentacji zbiorów?

7. Oczekiwania wobec portalu branżowego archiwistyki społecznej Ośrodka KARTA.

Katalogowanie zbiorów

9. Najczęściej stosowane formy katalogowania zbiorów archiwalnych stosowane przez archiwa społeczne. 10. Zapotrzebowanie organizacji na posiadanie darmowej komputerowej bazy do katalogowania zbiorów archiwum

społecznego, służącej także standaryzacji opisu zasobu archiwów społecznych. 11. Współpraca przy prowadzeniu archiwum społecznego z poszczególnymi podmiotami.

12. Deklarowana chęć włączenia się do sieci archiwów społecznych, tworzonej przez Fundację Ośrodka KARTA.

13. Chęć udziału organizacji we wspólnych wydarzeniach i projektach, współubieganie się o środki finansowe. 14. Profesjonalizacja działań archiwum i chęć przystąpienia do rejestru niepaństwowego zasobu archiwalnego.