Zatwierdzam Zbigniew Zieliński Dyrektor działu Administracyjno - Gospodarczego Narodowego Centrum Badań i Rozwoju Zamawiający informuje, że w dniach 13-14 grudnia 2016r., wpłynęły zapytania dotyczące przedmiotowego zamówienia. Zamawiający przedstawia niniejszym ich treść wraz z udzielonymi wyjaśnieniami. 1. Wykonawca zwraca się z prośbą o doprecyzowanie ust. 12 Ogłoszenia o Zamówieniu w którym Zamawiający zastrzega prawo do zlecenia usługi innemu operatorowi, a kosztami realizacji obciążenia Wykonawcy, jeżeli Wykonawca nie odbierze od Zamawiającego przesyłek w wyznaczonym dniu i czasie. Wykonawca zwraca się z prośbą o doprecyzowanie czy ww. ustęp dotyczy również Wykonawcy, który umożliwi Zamawiającemu nadawanie przesyłek w dni robocze w godz. 8.15 18.00 w jednostce Wykonawcy zlokalizowanej nie dalej niż 1000 m od siedziby Zamawiającego. Zamawiający precyzuje, że zapis ust. 12 zał. 1 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, nie dotyczy Wykonawcy, który umożliwi Zamawiającemu nadawanie przesyłek w dni robocze w godz. 8.15 18.00 w jednostce Wykonawcy zlokalizowanej nie dalej niż 1000 m od siedziby Zamawiającego. 2. Wykonawca zwraca się z prośbą o uwzględnienie w ust. 12 Ogłoszenia o Zamówieniu zastrzeżenia dotyczącego nieprawidłowości przekazanych przesyłek leżące po stronie Zamawiającego. Wykonawca proponuje zapis: Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego z zastrzeżeniem przypadku gdy powstały uzasadnione nieprawidłowości w stosunku do już odebranych przesyłek (np. nieprawidłowe opakowanie, brak pełnego adresu, niezgodność wpisów w dokumentach nadawczych z wpisami na przesyłkach, brak znaków opłaty itp.). Wykonawca zobowiązuje się do wyjaśnienia nieprawidłowości z Zamawiającym bez zbędnej zwłoki. Zamawiający uwzględnia uwagę Wykonawcy i wprowadza ją do zał. 1 do Ogłoszenia
o zamówieniu Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia w ust. 13.1. 3. W Załączniku nr 3 Formularz cenowy, Zamawiający wskazuje pozycję 7 Przesyłki listowe ekonomiczne priorytetowe. Wykonawca zwraca się z prośbą o doprecyzowanie co Zamawiający rozumie pod tym pojęciem jednocześnie zwraca uwagę na podział przesyłek według kategorii: nierejestrowane ekonomiczne, nierejestrowane priorytetowe, rejestrowane ekonomiczne i rejestrowane priorytetowe. Wykonawca równocześnie informuje, że z dniem 01 stycznia 2014 roku zaszły zmiany w prawie powszechnie obowiązującym i weszła w życie zmiana do artykułu 13 Światowej Konwencji Pocztowej, która polegała na rezygnacji krajów członkowskich Światowego Związku Pocztowego ze świadczenia fakultatywnej usługi polecenia dla przesyłek ekonomicznych. Tym samym w obrocie międzynarodowym została zlikwidowana kategoria ekonomiczne przesyłki listowe polecone oraz ekonomiczne przesyłki listowe z zadeklarowaną wartością. Usługi przesyłek poleconych i przesyłek listowych z zadeklarowaną wartością są świadczone tylko jako usługi priorytetowe. Zamawiający uznaje uwagę Wykonawcy i w konsekwencji w zał. nr 3 do Ogłoszenia o zamówieniu, zmienia nazwę punktu 7 z Przesyłki listowe ekonomiczne priorytetowe w obrocie zagranicznym na Przesyłki listowe nierejestrowane priorytetowe w obrocie zagranicznym Strefa A (Europa łącznie z Cyprem, Rosją i Izraelem). 4. W Załączniku nr 3 Formularz cenowy, Zamawiający wskazuje pozycję Przesyłki listowe w obrocie zagranicznym (pkt. 7, 8, 9). Wykonawca zwraca się z prośbą o doprecyzowanie docelowego miejsca wysyłanych przesyłek gdyż Wykonawca posiada w swojej ofercie tego typu rozróżnienie. Ceny przesyłek różnią się nie tylko ze względu na ich wagę, ale również ze względu na destynację. W przypadku braku informacji wycena zostanie zrobiona według najwyższego przedziału cenowego w ofercie Wykonawcy zawyżając ostateczną wycenę usług co może spowodować niekonkurencyjność oferty. W ofercie Wykonawca posiada następujące przedziały w obrocie zagranicznym: Przesyłki listowe nierejestrowane priorytetowe oraz przesyłki rejestrowane
priorytetowe: - Strefa A Europa (łącznie z Cyprem, całą Rosją i Izraelem); - Strefa B Ameryka Północna, Afryka; - Strefa C Ameryka Południowa, Środkowa i Azja; - Strefa D Australia i Oceania. Przesyłki listowe nierejestrowane ekonomiczne: - Kraje Europejskie (łącznie z Cyprem, całą Rosją i Izraelem); - Kraje pozaeuropejskie. Zamawiający uznaje uwagę Wykonawcy i w konsekwencji w zał. nr 3 do Ogłoszenia o zamówieniu: 1) Doprecyzowuje, że w pkt 7 chodzi o przesyłki dostarczane w Strefie A (Europa łącznie z Cyprem, Rosją i Izraelem) ; 2) Doprecyzowuje, że w pkt 8 chodzi o przesyłki dostarczane w Strefie A (Europa łącznie z Cyprem, Rosją i Izraelem) ; 3) Doprecyzowuje, że w pkt 9 chodzi o przesyłki dostarczane w Strefie A (Europa łącznie z Cyprem, Rosją i Izraelem) ; 5. W Załączniku nr 3 Formularz cenowy, Zamawiający wskazuje pozycję Paczki Pocztowe w obrocie zagranicznym (pkt. 12,13). Wykonawca zwraca się z pytaniem czy w celu wyceny oferty może założyć, że Paczki Pocztowe Ekonomiczne będą wysyłane w zakresie strefy 10 czyli Albania, Austria, Bośnia i Hercegowina, Bułgaria, Chorwacja, Cypr, Dania z Grenlandią i Wyspami Owczymi, Estonia, Francja z Korsyką oraz z Andorą i Monako, Gibraltar, Grecja, Hiszpania z Majorką i Wyspami Kanaryjskimi, Kosowo, Holandia, Irlandia, Islandia, Izrael, Litwa, Luksemburg, Łotwa, Macedonia, Malta. Mołdowa, Rumunia, Serbia, Słowenia, Szwecja, Turcja, Ukraina, Watykan; a Paczki Pocztowe priorytetowe w strefie A1 czyli Austria, Białoruś, Bośnia i Hercegowina, Bułgaria, Chorwacja, Dania z Grenlandią i Wyspami Owczymi, Estonia, Holandia, Litwa, Luksemburg, Łotwa, Słowenia, Szwecja z Liechtensteinem, Ukraina, Watykan, Węgry. Zamawiający doprecyzowuje:
1) W zakresie pkt. 12 zał. nr 3 do Ogłoszenia o zamówieniu należy przyjąć, że paczki Pocztowe Ekonomiczne będą wysyłane w zakresie strefy 10; 2) W zakresie pkt. 13 zał. nr 3 do Ogłoszenia o zamówieniu należy przyjąć, że Paczki Pocztowe Priorytetowe będą wysyłane w strefie A2 czyli Albania, Belgia, Cypr, Czarnogóra, Finlandia, Francja, Kosowo, Grecja, Hiszpania z Balearami, Irlandia, Islandia, Izrael, Kosowo, Macedonia, Malta, Mołdawia, Norwegia, Rumunia, Serbia, Szwecja, Turcja, Włochy. 6. Wykonawca zwraca się z prośbą o wykreślenie W Załączniku nr 3 Formularz cenowy punktów dotyczących Paczek Pocztowych tj. 10.9, 10.10, 10.11, 10.12, 11.9, 11.10, 11.11, 11.12, 12.11, 12.12, 13.11, 13.12. Zgodnie z regulaminem Wykonawcy usługa wysyłki paczek powyżej 10 kg w obrocie krajowym oraz powyżej 20 kg w obrocie zagranicznym nie jest realizowana w ramach usług powszechnych a jedynie w ramach usług kurierskich, w związku z czym nie może być właściwie wyceniona. Zamawiający wykreśla w zał. nr 3 do Ogłoszenia o zamówieniu pozycje 10.9, 10.10, 10.11, 10.12, 11.9, 11.10, 11.11, 11.12, 12.11, 12.12, 13.11, 13.12. 7. Wykonawca prosi o doprecyzowanie określenia przesyłki (tzw. miejskie) w Załączniku nr 3 Formularz cenowy, Usługi Kurierskie w okresie 2017 2019 r. pkt 1,2,3. Zgodnie z regulaminem Wykonawcy usług kurierskich termin doręczenia przesyłek w tym samym dniu lub dnia następnego, jest uzależnione od tzw. godziny granicznej przyjęcia przesyłki przez kuriera. W przypadku przesyłki krajowej doręczania adresatom w dniu nadania na terenie kraju, również od miejsca nadania. Zgodnie z regulaminem Wykonawcy: 1) Przesyłki do 50 kg doręczenie w dniu nadania w obrębie danego terenu (tzw. Kurier Miejski): a) do 3 godzin w granicach administracyjnych miasta powiatowego albo na prawach
powiatu, gdy nadanie nastąpiło w dniu roboczym do godziny 17:00, b) do 4 godzin poza granicami administracyjnymi miasta nadania, gdy nadanie nastąpiło w dniu roboczym do godziny 16:00; odległość miejscowości, w której dokonuje się odbioru od miejscowości doręczenia nie może być większa niż 40 km; szczegóły w zakresie realizacji serwisu znajdują się w Wykazie relacji dla przesyłek nadanych w serwisie Kurier Miejski do 4 godzin, dostępnym na stronie internetowej www.pocztex.pl, 2) Przesyłki do 10 kg doręczenie w dniu nadania w obrębie Kraju (tzw. Kurier Krajowy): serwis świadczony w wyznaczonych relacjach określonych w Wykazie relacji dla przesyłek nadanych w serwisie Kurier Krajowy, dostępnym na stronie internetowej www.pocztex.pl, 3) Przesyłki do 50 kg doręczenie na następny dzień roboczy na terenie kraju dla przesyłek nadanych w dniu roboczym (tzw. Ekspres 24): a) w mieście wojewódzkim w placówkach pocztowych do godziny zakończenia urzędowania danej placówki pocztowej, nie później niż do 15:00, albo za pośrednictwem kuriera w siedzibie nadawcy do godziny 17:00, b) w pozostałych miejscowościach do godziny 15:00, doręczenie nastąpi następnego dnia roboczego, z zastrzeżeniem, że dla przesyłki niestandardowej doręczenie następnego dnia roboczego jest terminem przewidywanym, natomiast terminem gwarantowanym jest doręczenie przesyłki w drugim dniu roboczym. W związku z powyższym Wykonawca zwraca się z prośbą o doprecyzowanie powyższego, w celu właściwego przygotowania wyceny usług. Zamawiający zmienia zapisy pkt. 1,2,3 w punkcie USŁUGI KURIERSKIE w okresie 2017-2018 na następujące: Lp. Kategoria przesyłki/usługi Przewidywana ilość w okresie obowiązywania umowy A B C 1 Przesyłki w obrocie krajowym do 1 kg, w obszarze do 15 km od siedziby Zamawiającego, doręczenie w tym samym dniu roboczym do 3 godzin. 450
2 3 Przesyłki w obrocie krajowym od 1,01kg- 5kg, w obszarze do 15 km od siedziby Zamawiającego, doręczenie w tym samym dniu roboczym do 3 godzin. Przesyłki w obrocie krajowym od 5,01kg- 10kg, w obszarze do 15 km od siedziby Zamawiającego, doręczenie w tym samym dniu roboczym do 3 godzin. 300 300 8. Wykonawca zwraca się z prośbą o wykreślenie w Załączniku nr 3 Formularz cenowy, Usługi Kurierskie w okresie 2017 2019 r. pkt 8. dotyczącego paczki do 30 kg w obrocie zagranicznym. Zgodnie z regulaminem Wykonawcy usługa wysyłki paczek powyżej 20 kg nie jest realizowana przez Wykonawcę w ramach oferowanej usługi kurierskiej. Zamawiający wykreśla w Załączniku nr 3 Formularz cenowy, Usługi Kurierskie w okresie 2017 2019 r. pkt 8. 9. Wykonawca zwraca się z prośbą o uwzględnienie w dokumencie Projekt Umowy siły wyższej oraz innych zakłóceń w pracy Wykonawcy o charakterze stałym, a zatem okoliczności uniemożliwiające wykonanie usługi w całości lub w jakiejkolwiek części a także nadzwyczajne okoliczności o charakterze zewnętrznym pozostające poza kontrolą Wykonawcy, których nie można przewidzieć, a które ze względu na wywierane skutki uniemożliwiają, bądź znacznie utrudniają wykonanie usługi odbioru przesyłek. W związku z powyższym wykonawca zwraca się z prośbą o uwzględnienie zapisów w dokumencie Projekt Umowy według poniższej propozycji: W przypadku wystąpienia siły wyższej, żadna ze Stron nie ponosi odpowiedzialności, jeżeli nie wykonała swoich obowiązków albo wykonała je nienależycie wskutek okoliczności niezależnych od niej, tj. okoliczności, o których nie wiedziała i nie mogła
ich przewidzieć lub którym nie mogła zapobiec, pomimo dołożenia najwyższej staranności, w szczególności z uwagi na zmianę przepisów, wydanie lub niewydanie stosownych decyzji przez organy administracji publicznej, klęski żywiołowe, wojny, zamieszki, blokady dróg, strajki, z wyjątkiem strajków pracowników Instytucji, których Wykonawca/Zamawiający mógł łatwo uniknąć. Zamawiający wprowadza do wzoru umowy paragraf 8a w brzmieniu jak niżej. 8a. Żadna ze Stron nie będzie odpowiedzialna wobec drugiej Strony lub uznana za naruszającą postanowienia Umowy w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem obowiązków wynikających z Umowy w zakresie, w jakim takie niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest wynikiem działania siły wyższej. Pod pojęciem siły wyższej należy rozumieć zdarzenie bądź serię zdarzeń, niezależnych od Stron, które uniemożliwiają w całości lub części wykonywanie zobowiązań wynikających z Umowy, których Strony nie mogły przewidzieć i którym nie mogły zapobiec ani ich przezwyciężyć poprzez działanie z należytą starannością. Ponadto Zamawiający upublicznia na swojej stronie internetowej dwa zmienione dokumenty: - zał. nr 1 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia; - zał. nr 3 Formularz cenowy świadczenia usług pocztowych.