MR/POPC/.(1)/./2016 Minister Rozwoju Wytyczne w zakresie kontroli dla Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020 (projekt_wersja 1) (ZATWIERDZAM) -/- Mateusz Morawiecki Minister Rozwoju WARSZAWA, 2016 R.
SPIS TREŚCI WYKAZ SKRÓTÓW I TERMINÓW... 4 ROZDZIAŁ 1 PODSTAWA PRAWNA... 7 ROZDZIAŁ 2 ZAKRES WYTYCZNYCH... 7 ROZDZIAŁ 3 PODZIAŁ ZADAŃ W ZAKRESIE PROCESU KONTROLI POMIĘDZY IZ I IP... 8 ROZDZIAŁ 4 WERYFIKACJA WYDATKÓW... 9 PODROZDZIAŁ 4.1 WARUNKI OGÓLNE WERYFIKACJI WYDATKÓW... 9 Sekcja 4.1.1 Konflikt interesów... 10 Sekcja 4.1.2 - Weryfikacja wydatków rozliczanych metodami uproszczonymi... 11 PODROZDZIAŁ 4.2 WERYFIKACJA WNIOSKÓW O PŁATNOŚĆ BENEFICJENTA... 12 Sekcja 4.2.1 - Weryfikacja pogłębiona wniosków o płatność beneficjentów... 13 PODROZDZIAŁ 4.3 KONTROLE W MIEJSCU REALIZACJI PROJEKTU LUB W SIEDZIBIE BENEFICJENTA... 13 Sekcja 4.3.1 Wizyty monitoringowe... 15 Sekcja 4.3.2 Kontrole projektów realizowanych w osi IV POPC... 15 Sekcja 4.3.3 Kontrole projektów grantowych... 16 ROZDZIAŁ 5 KONTROLE NA ZAKOŃCZENIE REALIZACJI PROJEKTU...17 ROZDZIAŁ 6 KONTROLE TRWAŁOŚCI...18 ROZDZIAŁ 7 KONTROLE PROCEDUR UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH...19 ROZDZIAŁ 8 KONTROLE KRZYŻOWE...20 PODROZDZIAŁ 8.1 - KONTROLE KRZYŻOWE PROGRAMU... 21 PODROZDZIAŁ 8.2 - KONTROLE KRZYŻOWE HORYZONTALNE Z PROJEKTAMI PROW 2014-2020 I PO RYBY 2014-2020... 21 PODROZDZIAŁ 8.3 KONTROLE KRZYŻOWE HORYZONTALNE I MIĘDZYOKRESOWE... 22 ROZDZIAŁ 9 KONTROLE SYSTEMOWE...22 ROZDZIAŁ 10 METODYKA DOBORU PRÓBY DO KONTROLI...24 PODROZDZIAŁ 10.1 - METODYKA DOBORU PRÓBY PROJEKTÓW W PRZYPADKU KONTROLI PROJEKTÓW W MIEJSCU REALIZACJI PROJEKTU LUB W SIEDZIBIE BENEFICJENTA... 24 PODROZDZIAŁ 10.2 - METODYKA DOBORU PRÓBY DOKUMENTÓW DO KONTROLI W MIEJSCU REALIZACJI PROJEKTU LUB W SIEDZIBIE BENEFICJENTA... 25 PODROZDZIAŁ 10.3 - METODYKA DOBORU OBSZARÓW OBJĘTYCH KONTROLĄ W PRZYPADKU KONTROLI SYSTEMOWYCH... 25 ROZDZIAŁ 11 - ETAPY PRZYGOTOWANIA I PROWADZENIA KONTROLI W MIEJSCU REALIZACJI PROJEKTU LUB W SIEDZIBIE BENEFICJENTA...26 PODROZDZIAŁ 11.1 WSZCZĘCIE I PRZYGOTOWANIE KONTROLI... 26 PODROZDZIAŁ 11.2 UPRAWNIENIA I OBOWIĄZKI KONTROLUJĄCYCH... 28 PODROZDZIAŁ 11.3 INFORMACJA I ZALECENIA POKONTROLNE... 30 PODROZDZIAŁ 11.4 WDRAŻANIE ZALECEŃ POKONTROLNYCH... 32 ROZDZIAŁ 12 - ZASADY POSTĘPOWANIA W SYTUACJI ZAISTNIENIA NIEPRAWIDŁOWOŚCI...32 ROZDZIAŁ 13 - WERYFIKACJA W PRZYPADKU PODEJRZENIA NADUŻYĆ FINANSOWYCH I KORUPCJI...33 2
ROZDZIAŁ 14 ROCZNY PLAN KONTROLI...35 PODROZDZIAŁ 14.1 ROCZNY PLAN KONTROLI IP... 35 PODROZDZIAŁ 14.2 ROCZNY PLAN KONTROLI POPC... 36 ROZDZIAŁ 15 - ROCZNE PODSUMOWANIE KOŃCOWYCH SPRAWOZDAŃ Z AUDYTU I PRZEPROWADZONYCH KONTROLI...36 ZAŁĄCZNIKI...37 ZAŁĄCZNIK NR 1 LISTA KONTROLNA DO WIZYT MONITORINGOWYCH... 37 3
Wykaz skrótów i terminów Wykaz skrótów i terminów używanych w dokumencie: a) IA Instytucja Audytowa - instytucja audytowa, o której mowa w art. 127 rozporządzenia ogólnego; b) IK UP Instytucja Koordynująca Umowę Partnerstwa; c) IP Instytucja Pośrednicząca POPC; d) IZ Instytucja Zarządzająca POPC; e) instytucja kontrolująca odpowiednio: IZ lub IP uprawniona do wykonania kontroli, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1 ustawy wdrożeniowej; f) KE Komisja Europejska; g) konflikt interesów należy przez to rozumieć konflikt interesów zgodnie z art. 57 ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady NR 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 lub zgodnie z art. 24 dyrektywy 2014/24/UE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień publicznych, uchylającej dyrektywę 2004/18/WE; h) kontrola krzyżowa kontrola krzyżowa: programu, horyzontalna, międzyokresowa, o których mowa w podrozdziale 5.3 pkt 1 lit. a Wytycznych Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie kontroli realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020; i) korekta finansowa należy przez to rozumieć korektę finansową zgodnie z art. 2 pkt 12 ustawy wdrożeniowej; j) kontrola zewnętrzna kontrola przeprowadzana przez podmioty inne niż IP lub IZ; k) KPA ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U z 2016 r. poz. 23); l) MR - Ministerstwo Rozwoju; m) nieprawidłowość indywidualna należy przez to rozumieć nieprawidłowość indywidualną zgodnie z art. 2 pkt 36 rozporządzenia ogólnego; n) nieprawidłowość systemowa należy przez to rozumieć nieprawidłowość systemową zgodnie z art. 2 pkt 38 rozporządzenia ogólnego; o) oś I POPC - Oś Priorytetowa I Powszechny dostęp do szybkiego internetu POPC; 4
p) oś II POPC - Oś Priorytetowa II E-administracja i otwarty rząd POPC; q) oś III POPC - Oś Priorytetowa III Cyfrowe kompetencje społeczeństwa POPC; r) oś IV POPC - Oś Priorytetowa IV Pomoc Techniczna POPC; s) Pełnomocnik Rządu do Spraw Zwalczania Nieprawidłowości Finansowych na Szkodę RP lub UE Pełnomocnik Rządu powołany rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 1 lipca 2003 r. w sprawie Pełnomocnika Rządu do Spraw Zwalczania Nieprawidłowości Finansowych na szkodę RP lub UE; t) POPC Program Operacyjny Polska Cyfrowa na lata 2014-2020; u) Porozumienie trójstronne Porozumienie trójstronne w sprawie systemu realizacji Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020 zawarte w Warszawie w dniu 22 grudnia 2014 r. pomiędzy Ministrem Infrastruktury i Rozwoju, Ministrem Administracji i Cyfryzacji a Władzą Wdrażającą Programy Europejskie; v) projekt grantowy należy przez to rozumieć projekt grantowy zgodnie z art. 35 ust. 2 ustawy wdrożeniowej; w) PO RYBY 2014-2020 Program Operacyjny Rybactwo i Morze 2014-2020 ; x) PROW 2014-2020 Program Rozwoju Obszarów Wiejskich 2014-2020; y) roczne podsumowanie należy przez to rozumieć roczne podsumowanie końcowych sprawozdań z audytu i przeprowadzonych kontroli, zgodnie zart. 59 ust. 5 lit. b rozporządzenia nr 966/2012; z) rok obrachunkowy należy przez to rozumieć rok obrachunkowy zgodnie z art. 2 pkt 29 rozporządzenia ogólnego; aa) rozporządzenie delegowane - Rozporządzenie delegowane Komisji UE) nr 480/2014 z dnia 3 marca 2014 r. uzupełniające rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego (Dz. Urz. UE L 138 z 13.05.2014, str. 5); bb) rozporządzenie ogólne rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące 5
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z 20.12.2013, str. 320); cc) rozporządzenie nr 966/2012 rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002; dd) RPK Roczny plan kontroli; ee) system ZK system zarządzania i kontroli system, o którym mowa w części drugiej w tytule VIII rozporządzenia ogólnego; ff) SL2014 aplikacja główna centralnego systemu teleinformatycznego, o którym mowa w art. 69 ust. 1 ustawy o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020,; gg) SL2014-PT aplikacja centralnego systemu teleinformatycznego służąca obsłudze projektów pomocy technicznej; hh) UE Unia Europejska; ii) ustawa o VAT - ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 177 poz. 1054, z późn. zm.); jj) ustawa Pzp - ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164); kk) ufp ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.); ll) ustawa wdrożeniowa - ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów operacyjnych polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (Dz,U. z 2016 r. poz. 217); mm) wytyczne należy przez to rozumieć wytyczne zgodnie z art. 2 pkt 32 ustawy wdrożeniowej; 6
nn) wytyczne horyzontalne należy przez to rozumieć wytyczne wydane przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego na podstawie art. 5 ustawy wdrożeniowej; oo) wytyczne programowe należy przez to rozumieć wytyczne wydane przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego na podstawie art. 7 ustawy wdrożeniowej; pp) zamówienie publiczne zamówienie publiczne, o którym mowa w Rozdziale 3. Słowniczek pojęć Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (wytyczne horyzontalne). Rozdział 1 Podstawa prawna 1) Niniejsze wytyczne, zwane dalej Wytycznymi programowymi zostały wydane na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy wdrożeniowej. 2) Do procesu kontroli w POPC zastosowanie mają: a) rozporządzenie ogólne, b) rozporządzenie delegowane, c) ustawa wdrożeniowa, d) Wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie kontroli realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020 zwane dalej wytycznymi horyzontalnymi w zakresie kontroli, e) niniejsze Wytyczne programowe, oraz f) Standardy kontroli w administracji rządowej opracowane przez Prezesa Rady Ministrów na podstawie art. 8 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej w zakresie, w jakim nie są one sprzeczne z niniejszymi wytycznymi oraz z wytycznymi horyzontalnymi, g) Wytyczne dla kontroli działania systemów teleinformatycznych używanych do realizacji zadań publicznych w zakresie, w jakim nie są one sprzeczne z niniejszymi wytycznymi oraz z wytycznymi horyzontalnymi. Rozdział 2 Zakres wytycznych Niniejsze Wytyczne określają system kontroli w ramach POPC. Wytyczne opisują podział zadań w procesie kontroli pomiędzy IZ i IP, ogólne zasady realizacji kontroli w POPC, rodzaje i tryby kontroli, zakres podmiotowy i przedmiotowy kontroli, zasady sporządzania RPK i rocznego podsumowania. 7
Niniejsze Wytyczne programowe w zakresie kontroli są zgodne z Wytycznymi horyzontalnymi i pozostają bez uszczerbku dla zasad tam ujętych. Rozdział 3 Podział zadań w zakresie procesu kontroli pomiędzy IZ i IP 1) Proces kontroli POPC obejmuje: a) kontrole systemowe, b) weryfikacje wydatków, w tym: kontrole wniosków o płatność, kontrole projektów w miejscu realizacji projektu lub siedzibie beneficjenta, wizyty monitoringowe, kontrole krzyżowe, c) kontrole na zakończenie realizacji projektu, d) kontrole trwałości projektu, e) kontrole dokumentów w zakresie prawidłowości przeprowadzenia właściwych procedur w przedmiocie udzielania zamówień publicznych, oceny oddziaływania na środowisko lub udzielania pomocy publicznej 1. 2) Podział funkcji i zadań w zakresie kontroli pomiędzy IZ i IP wynika z Porozumienia trójstronnego. IZ i IP zapewniają realizację procesu kontroli, o którym mowa w pkt 1: a) kontrole systemowe wykonuje IZ, b) pozostałe rodzaje kontroli, o których mowa w pkt 1 (lit. b e) są realizowane: przez IP w odniesieniu do osi I, II i III POPC, przez IZ w odniesieniu do osi IV POPC. c) w przypadku kontroli krzyżowych: IP odpowiada za realizację kontroli krzyżowych programu oraz za realizację kontroli krzyżowych horyzontalnych z projektami PROW 2014-2020 i z projektami RYBY 2014-2020, z wyłączeniem projektów realizowanych w ramach osi IV POPC; IZ odpowiada za realizację kontroli krzyżowych projektów realizowanych w ramach osi IV POPC (w tym kontroli krzyżowych projektów Ministerstwa Cyfryzacji i Urzędu Komunikacji Elektronicznej w osi IV POPC z projektami tych beneficjentów w osiach I-III POPC 2 ). 1 Szczegółowy zakres kontroli udzielania pomocy publicznej został opisany w rozdziale 2.3 w Wytycznych KE dla państw członkowskich dotyczące kontroli zarządczych 2 IP odpowiada za kontrolę krzyżową projektów Ministerstwa Cyfryzacji i Urzędu Komunikacji Elektronicznej realizowanych w osiach I-III POPC zgodnie z pkt 2 lit. c) tiret pierwszy. 8
3) W uzasadnionych przypadkach (np.: w sytuacji dużej liczby projektów do kontroli lub ich dużej złożoności technicznej przy jednoczesnym braku możliwości zapewnienia dostatecznej liczby pracowników o odpowiednich umiejętnościach) IP, za zgodą IZ, może zlecić wykonanie całości lub części kontroli podmiotom zewnętrznym 3. IP ponosi odpowiedzialność za prawidłowość realizacji zleconych zadań. 4) IP przekazuje do IZ kopie informacji pokontrolnych z kontroli lub audytów wykonanych w odniesieniu do IP, rekomendacji wydanych w wyniku tych kontroli lub audytów, a także kopie skierowanych do instytucji kontrolującej informacji o sposobie wykonania tych rekomendacji. Powyższe nie dotyczy kontroli systemowych wykonanych przez IZ. 5) Wyniki kontroli, o których mowa w pkt 1, z wyłączeniem kontroli systemowych 4 są rejestrowane niezwłocznie w SL2014 w terminie umożliwiającym ich uwzględnienie procesie wnioskowania o płatność do KE, oraz sporządzania rocznego zestawiania wydatków. W przypadku kontroli projektu wykonanych przez podmiot zewnętrzny, ich wyniki w SL2014 zamieszcza odpowiednio: IP w przypadku kontroli wykonanych na projektach osi I, II, III; IZ w przypadku kontroli wykonanych na projektach osi IV POPC. Rozdział 4 Weryfikacja wydatków Podrozdział 4.1 Warunki ogólne weryfikacji wydatków 1) Weryfikacje wydatków w POPC obejmują: a) weryfikacje wniosków o płatność, b) kontrole w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta, w tym wizyty monitoringowe, c) kontrole krzyżowe. 2) Weryfikacje wydatków prowadzone są z zachowaniem następujących zasad: rozdzielności funkcji w ramach danej instytucji; bezstronności i obiektywizmu co oznacza, że należy eliminować przypadki konfliktu interesów; wielu par oczu co oznacza, że w każdej weryfikacji wydatków uczestniczy co najmniej dwóch pracowników instytucji kontrolującej. 3) Instytucja kontrolująca zobowiązana jest do wprowadzenia mechanizmów zapewniających efektywną współpracę pomiędzy komórkami odpowiedzialnymi za weryfikację wniosków o płatność a komórkami prowadzącymi kontrole w miejscu 3 Na podstawie art. 10 ust. 5 ustawy wdrożeniowej. 4 Nie ma możliwości rejestrowania kontroli systemowych w SL2014. 9
realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta. W szczególności należy wdrożyć system wzajemnego informowania o wynikach weryfikacji wydatków i stwierdzonych uchybieniach lub nieprawidłowościach tak by możliwe było ich uwzględnienie w procesie wnioskowania o płatność do IZ, od IZ do Instytucji Certyfikującej. 4) W trakcie weryfikacji wydatków należy każdorazowo sprawdzić, czy dana operacja realizowana jest zgodnie z zakresem merytorycznym wskazanym we wniosku o dofinansowanie oraz z harmonogramem. W szczególności weryfikacji powinien podlegać fakt wypracowania na danym etapie projektu produktów i rezultatów, będących miernikiem osiągnięcia celów szczegółowych oraz adekwatność poniesionych wydatków w stosunku do postępu rzeczowego. 5) Instytucje kontrolujące zapewniają zakończenie weryfikacji wydatków przed ich ostatecznym ujęciem w rocznym zestawieniu wydatków. Wnioski z takich weryfikacji wydatków są uwzględniane w rocznym zestawieniu wydatków. 6) Instytucje kontrolujące zapewniają dokumentowanie przeprowadzonych weryfikacji wydatków. Dokumentacja powinna obejmować wykonane prace, daty prowadzenia prac, szczegóły dotyczące wniosku o refundację poddanego przeglądowi, kwotę badanych wydatków, wyniki kontroli, w tym ogólny poziom i częstotliwość występowania błędów, pełny opis stwierdzonych nieprawidłowości wraz z jednoznacznym wskazaniem powiązanych przepisów unijnych lub krajowych, które zostały naruszone, oraz opis podjętych środków naprawczych. 7) Instytucja kontrolująca może uwzględnić informacje pokontrolne kontroli wewnętrznej obowiązujące u beneficjenta Jeżeli na przykład beneficjentem jest ministerstwo, a kontrole wydatków zostały już przeprowadzone przez odrębną część ministerstwa w ramach własnych procedur kontroli (tj. z odpowiednim rozdzieleniem funkcji), Instytucja kontrolująca może uznać, że przyczyniają się one do uzyskania pewności, o prawidłowości ponoszonych wydatków, nadal jednak pozostaje odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli. W przypadku gdy zakres kontroli przeprowadzany przez IP powiela się ze skontrolowanym lub będącym obligatoryjnie do skontrolowania na podstawie innych przepisów prawa, IP odstępuje od kontroli w tym zakresie. Sekcja 4.1.1 Konflikt interesów 1) Zgodnie z art. 57 rozporządzenia nr 966/2012 dotyczącym konfliktu interesów oraz w kontekście art. 24 dyrektywy 2014/24/UE, pracownik uczestniczący w procesie weryfikacji wydatków zobowiązany jest niezwłocznie: zrezygnować z realizowanych działań; 10
zawiadomić, w formie pisemnej bezpośredniego przełożonego oraz Dyrektora bezpośrednio nadzorującego tego pracownika, gdy bezstronne i obiektywne pełnienie funkcji jest zagrożone z uwagi na względy rodzinne, emocjonalne; sympatie polityczne lub przynależność państwową, interes gospodarczy lub jakiekolwiek inne interesy wspólne z odbiorcą. 2) Dyrektor bezpośrednio nadzorujący pracownika stwierdza na piśmie, czy istnieje konflikt interesów. W razie stwierdzenia istnienia konfliktu interesów, dana osoba zaprzestaje wszelkich działań w danej sprawie. Sekcja 4.1.2 - Weryfikacja wydatków rozliczanych metodami uproszczonymi 1) Weryfikacja wydatków rozliczanych metodami uproszczonymi prowadzona jest, w szczególności, z uwzględnieniem postanowień rozdziału 6 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w zakresie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego Funduszu Spójności na lata 2014-2020 oraz rozdziału 6 Wytycznych Komisji Europejskiej dotyczących form kosztów uproszczonych. 2) Weryfikacja wniosku o płatność beneficjenta obejmuje sprawdzenie spełniania warunków dokonania płatności na rzecz beneficjenta w pełnej wysokości, na podstawie dokumentów składających się na ścieżkę audytu 5. 3) W przypadku, gdy beneficjent posługuje się uproszczoną metodą rozliczania wydatków w postaci stawki ryczałtowej, weryfikacja polega na sprawdzeniu, czy: beneficjent zastosował wysokość stawki ryczałtowej wynikającą z umowy/porozumienia o dofinansowanie projektu, poprawnie obliczył kwotę wydatków rozliczanych za pomocą stawki ryczałtowej, prawidłowo wykazał kwotę wydatków kwalifikowanych będących podstawą wyliczenia (tzw. wydatki bazowe 6 ) wydatków rozliczanych za pomocą stawki ryczałtowej (tzw. wydatki obliczone 7 ). 4) W trakcie weryfikacji wydatków sprawdzeniu podlega: prawidłowość klasyfikacji wydatków do poszczególnych kategorii wydatków, 5 Nie dotyczy wniosków o płatność składanych w ramach projektów realizowanych przez państwowe jednostki budżetowe. 6 Zgodnie z Wytycznymi Komisji Europejskiej dotyczącymi form kosztów uproszczonych 7 j.w. 11
czy nie doszło do podwójnego deklarowania wydatków przez beneficjenta tj. jednocześnie jako wydatki bazowe oraz jako wydatki obliczone. 5) Jeżeli w wyniku weryfikacji wydatków instytucja wykryje nieprawidłowości w wydatkach bazowych w wyniku czego wydatki te zostaną odpowiednio pomniejszone, należy proporcjonalnie zmniejszyć kwalifikowalne wydatki, obliczone ponieważ w innym wypadku przekroczą one stawkę ryczałtową określoną w umowie/porozumieniu o dofinansowanie. Podrozdział 4.2 Weryfikacja wniosków o płatność beneficjenta 1) Celem weryfikacji wniosku beneficjenta o płatność jest potwierdzenie kwalifikowalności wydatków, które zostały w tym wniosku ujęte. Instytucja kontrolująca jest zobowiązana, w szczególności, do sprawdzenia w trakcie tej weryfikacji, czy: a) wniosek o płatność został prawidłowo wypełniony od strony formalnej, b) wydatki ujęte we wniosku o płatność, przedstawione do refundacji lub rozliczenia, są wydatkami kwalifikowalnymi, c) wniosek o płatność jest poprawny od strony rachunkowej, d) zakres rzeczowy projektu jest realizowany zgodnie z harmonogramem rzeczowofinansowym, o którym mowa w umowie/porozumieniu o dofinansowanie 8. 2) Weryfikacji podlega każdy złożony przez beneficjenta wniosek o płatność wraz z załącznikami, w tym dokumentami poświadczającymi prawidłowe poniesienie wydatków ujętych w tym wniosku, wymaganych w związku z prowadzeniem weryfikacji pogłębionej, o której mowa w sekcji 4.2.1 Wytycznych. 3) Instytucje kontrolujące zapewniają uwzględnienie w procesie weryfikacji wniosku o płatność beneficjenta wyników innych kontroli przeprowadzonych w odniesieniu do wydatków ujętych w sprawdzanym wniosku. 4) Instytucje kontrolujące zapewniają zakończenie weryfikacji wniosków o płatność przed ich ujęciem w deklaracji wydatków od IP do IZ 9 lub od IZ do IC 10 5) Zarówno złożenie wniosku o płatność, jak i komunikacja z beneficjentem, odbywa się za pośrednictwem SL 2014 lub SL2014-PT. W SL 2014 lub SL2014-PT 11 rejestrowane są także wyniki weryfikacji wniosku. 8 Dotyczy osi I, II, III POPC. 9 Dotyczy wniosków o płatność beneficjentów osi I, II, III POPC. 10 Dotyczy wniosków o płatność beneficjentów osi IV POPC. 11 dotyczy IV osi POPC 12
Sekcja 4.2.1 - Weryfikacja pogłębiona wniosków o płatność beneficjentów 1) Weryfikacja pogłębiona wniosków o płatność beneficjenta jest prowadzona w odniesieniu do każdego wniosku o płatność beneficjenta - w oparciu o dokumenty poświadczające prawidłowe poniesienie wydatków ujętych w danym wniosku. 2) Weryfikacja pogłębiona dotyczy wszystkich lub wybranych pozycji wydatków ujętych w zestawieniu dokumentów potwierdzających poniesione wydatki, objętych danym wnioskiem o płatność beneficjenta. 3) W przypadku, gdy weryfikacja pogłębiona prowadzona jest na próbie dokumentów potwierdzających, dobór próby dokumentów do weryfikacji odbywa się według metodyki doboru próby dokumentów do weryfikacji wniosków o płatność beneficjenta. 4) Metodykę doboru próby dokumentów do weryfikacji pogłębionej wniosków o płatność określa: IP - w odniesieniu weryfikacji wniosków o płatność realizowanych w ramach do osi I, II i III POPC. Metodyka przygotowana przez IP podlega akceptacji IZ, IZ w odniesieniu weryfikacji wniosków o płatność realizowanych w ramach do osi IV POPC. 5) Metodyka doboru próby dokumentów do weryfikacji pogłębionej wniosków o płatność uwzględnia ryzyka zidentyfikowane w trakcie weryfikacji wydatków i w toku audytów przeprowadzanych przez instytucję audytową w odniesieniu do systemu ZK jako całości. 6) Instytucje kontrolujące zobowiązane są do przechowywania w formie pisemnej dokumentacji zawierającej opis i uzasadnienie stosowanej metodyki doboru próby dokumentów do weryfikacji pogłębionej wniosków o płatność. 7) Weryfikacja wniosku o płatność dokumentowana jest poprzez wypełnienie listy sprawdzającej. Podrozdział 4.3 Kontrole w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta 1) Kontrola projektu w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta może być przeprowadzana w trakcie, na zakończenie oraz po zakończeniu realizacji projektu. 2) Kontrole w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta przeprowadza: IP w odniesieniu do projektów realizowanych w ramach I, II i III osi POPC, IZ w odniesieniu do projektów realizowanych w ramach IV osi POPC. 3) Kontrole w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta prowadzone są, co do zasady, w trakcie realizacji projektu. Powinien być to stosunkowo wczesny etap 13
realizacji projektu, tj. gdy, z jednej strony, przeprowadzenie kontroli w miejscu jest realne i zasadne (beneficjent złożył wnioski o płatność, w których ujął wydatki kwalifikowane związane z realizacją projektu, podczas kontroli można zaobserwować postęp rzeczowy projektu) oraz z drugiej strony, możliwe jest wdrożenie rozmaitych działań korygujących, w celu uniknięcia powielania tych samych błędów na kolejnych etapach realizacji projektu. 4) Celem kontroli w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta jest weryfikacja prawidłowości realizacji projektu, w szczególności sprawdzenie, czy: postęp rzeczowy jest zauważalny i czy informacje dotyczące postępu w realizacji projektu oraz poniesionych wydatków ujęte we wnioskach o płatność są zgodne ze stanem rzeczywistym, projekt faktycznie został zrealizowany 12, współfinansowane produkty zostały dostarczone lub usługi wyświadczone z zachowaniem pełnej zgodności z warunkami umowy, wydatki zostały rzeczywiście poniesione i są zgodne z zasadami unijnymi i krajowymi, poprawnie beneficjent rozlicza finansowo projekt, poprawnie udzielono zamówień publicznych, poprawnie udzielanono pomocy publicznej/pomocy de minimis, zapewniono ścieżkę audytu w zakresie przechowywania i archiwizacji dokumentacji, przestrzegane są przepisy unijne w zakresie promocji, zachowana została zasada równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami. 5) Dopuszcza się przeprowadzanie kontroli w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta na próbie projektów, zgodnie z metodyką, o której mowa w podrozdziale 10.1 Wytycznych. 6) Kontrole poszczególnych projektów w miejscu ich realizacji lub w siedzibie beneficjenta mogą być przeprowadzane metodą badania próby dokumentów zgodnie z z metodyka ujętą w podrozdziale 10.2 Wytycznych. 7) Weryfikacja kwalifikowalności ponoszonych wydatków odbywa się z uwzględnieniem wymogów, które zostały określone w obowiązujących w POPC wytycznych horyzontalnych i programowych w zakresie kwalifikowalności wydatków. 12 w przypadku kontroli po zakończeniu realizacji projektu. 14
Sekcja 4.3.1 Wizyty monitoringowe 1) Celem wizyty monitoringowej jest weryfikacja realizacji projektu w miejscu prowadzenia działań stanowiących zasadniczy cel projektu np. w miejscu: przeprowadzania szkolenia kursu, warsztatu lub budowy infrastruktury teleinformatycznej. 2) Wizyty monitoringowe powinny być przeprowadzane w miarę możliwości bez zapowiedzi. 3) Jednostka kontrolująca zobowiązana jest do przeprowadzenia przynajmniej jednej wizyty monitoringowej w ramach każdego projektu wybranego do skontrolowania w danym roku. Wizyty monitoringowe są obligatoryjne w tzw. projektach miękkich (nieinfrastrukturalnych) realizowanych, co do zasady, w III osi POPC. Nie dotyczy to projektów, w których przeprowadzenie wizyty monitoringowej nie jest możliwe ze względu na stopień zaawansowania projektu i/lub rodzaj realizowanych działań/form wsparcia. 4) Zakres wizyty monitoringowej powinien umożliwiać ocenę jakości i prawidłowości prowadzonych działań i obejmować, m.in. sprawdzenie, czy: a) działania są zgodne z umową/porozumieniem/decyzją o dofinansowanie projektu oraz umową na realizację usługi, jeśli została zlecona, b) działania są zgodne z harmonogramem realizacji projektu przedstawionym we wniosku o dofinansowanie, c) sprzęt i wyposażenie zakupione ze środków projektu są wykorzystywane zgodnie z przeznaczeniem, d) pomieszczenia, w których odbywa się wydarzenie i materiały, które uczestnicy otrzymują są oznakowane zgodnie z zasadami informowania i promowania w ramach POPC. 5) Podczas wizyty monitoringowej instytucja kontrolująca powinna również przeprowadzić wywiad/ankietę z uczestnikami projektu w celu poznania ich opinii na temat realizowanego wsparcia, w tym jakości prowadzonych działań. Dodatkowo należy korzystać ze wzoru listy sprawdzającej do wizyt monitoringowych, która jest załącznikiem do Wytycznych. Sekcja 4.3.2 Kontrole projektów realizowanych w osi IV POPC 1) Kontrole projektów realizowanych w osi IV POPC przeprowadza IZ. 2) Przedmiotem ww. kontroli są również projekty realizowane przez IZ. Kontrole te są realizowane ze szczególnym uwzględnieniem zasady rozdzielności funkcji, bezstronności i obiektywizmu oraz braku konfliktu interesów. 15
3) Istotą kontroli jest sprawdzenie zgodności wykonywanych działań i ponoszonych wydatków z zapisami decyzji/porozumienia o dofinansowaniu projektu ze środków Pomocy Technicznej POPC oraz z Wytycznymi w zakresie wykorzystania środków pomocy technicznej na lata 2014-2020. 4) Kontrola w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta, obejmuje w szczególności: a) ustalenie rzeczowego i finansowego stanu zaawansowania projektu oraz porównanie ustaleń z danymi przedstawianymi przez odpowiednią instytucję we wnioskach o płatność/zestawieniach wydatków (bądź innych dokumentach), b) kwalifikowalność wydatków, c) uzyskanie zapewnienia utrzymywania przez beneficjenta odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z projektem, d) stosowanie przez beneficjenta w projekcie zasad dotyczących obiegu i weryfikacji dokumentów księgowych, e) poprawność udzielania zamówień publicznych, f) stosowanie przez beneficjenta zasad dotyczących przechowywania dokumentów, g) stosowanie przez beneficjenta zasad dotyczących informacji i promocji w projektach realizowanych w POPC, h) sprawdzenie czy została zachowana zasada równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami. Sekcja 4.3.3 Kontrole projektów grantowych 1) Projekt grantowy jest realizowany w ramach działania 3.3 POPC kontrolę projektu grantowego przeprowadza IP. 2) Kontrole w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta projektu grantowego są przeprowadzane nie rzadziej niż jeden raz w roku obrachunkowym, chyba że wyniki uprzednio przeprowadzonych weryfikacji wydatków i audytów wskazują na niskie ryzyko błędu. Wówczas kontrole w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta są przeprowadzane nie rzadziej niż raz na 2 lata. 3) Podczas kontroli weryfikacji podlegają w szczególności następujące aspekty: a) czy grantobiorcy zostali wybrani w sposób przejrzysty, zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy wdrożeniowej, b) czy zostały ustanowione i są stosowane odpowiednie zasady przekazywania, rozliczania, kontroli i monitorowania grantów przez beneficjenta w sposób umożliwiający potwierdzenie, że: 16
i. przekazano prawidłową wysokość kwoty grantu i zapewniono wniesienie odpowiedniego wkładu własnego, ii. zadania grantobiorców są realizowane prawidłowo, iii. wydatki ponoszone przez grantobiorców zostały faktycznie poniesione w okresie kwalifikowalności wydatków, są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa krajowego i unijnego oraz zostały dokonane w sposób oszczędny. Rozdział 5 Kontrole na zakończenie realizacji projektu 1) Kontrola na zakończenie realizacji projektu jest przeprowadzana obligatoryjnie w odniesieniu do każdego projektu realizowanego w POPC, po złożeniu przez beneficjenta wniosku o płatność końcową, przed zatwierdzeniem tego wniosku i ostatecznym rozliczeniem projektu. Czynności kontrolne polegają na sprawdzeniu na poziomie instytucji kontrolującej, kompletności i zgodności z przepisami oraz właściwymi procedurami dokumentacji związanej z realizacją projektu, niezbędnej do zapewnienia właściwej ścieżki audytu, ze szczególnym uwzględnieniem dokumentów potwierdzających prawidłowość poniesionych wydatków. 2) Kontrola ta nie jest ujmowana w rocznym planie kontroli, z zastrzeżeniem pkt 3 i obejmuje swym zakresem następujące obszary: a) sprawdzenie przez instytucję dokonującą ostatecznego rozliczenia projektu, czy posiada ona wszystkie dokumenty związane z realizacją projektu, które były wymagane na poszczególnych etapach jego realizacji i rozliczania, b) potwierdzenie, czy dokumenty związane z realizacją projektu zostały prawidłowo zweryfikowane tj. zgodnie z obowiązującymi przepisami i procedurami, c) zachowanie właściwej ścieżki audytu zapewnienie kompletnej i uporządkowanej dokumentacji w ramach projektu potwierdzającej prawidłowe wydatkowanie środków unijnych od momentu złożenia wniosku o dofinansowanie projektu do momentu certyfikowania wszystkich wydatków do Komisji Europejskiej (zakres zachowania właściwej ścieżki audytu został określony w art. 25 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 480/2014). 3) Instytucja kontrolująca może podjąć decyzję o sprawdzeniu w trakcie kontroli na zakończenie realizacji projektu efektu rzeczowego w miejscu jego realizacji lub w siedzibie beneficjenta. Kontrole te prowadzone są wówczas zgodnie z warunkami określonymi w rozdziale 11 Wytycznych. 17
Rozdział 6 Kontrole trwałości 1) Kontrole trwałości dotyczą projektów, w przypadku których wymóg utrzymania trwałości został określony w umowie o dofinansowanie projektu. Kontroli trwałości podlegają, projekty objęte obowiązkiem utrzymania trwałości, o której mowa w art. 71 rozporządzenia ogólnego. 2) Kontrole trwałości prowadzone są na próbie projektów. Reprezentatywna próba projektów podlegających kontroli trwałości jest ustalana przez instytucję kontrolującą, nie może być jednak mniejsza niż 5% wybieranych co roku liczby projektów, objętych obowiązkiem zachowania trwałości w danym roku obrachunkowym. Liczbę projektów do wyboru próby do kontroli tworzą projekty, dla których nie minął okres trwałości na dzień dokonywania doboru próby. Z próby projektów wybranych do kontroli należy wyłączyć projekty znajdujące się, na dzień dokonywania doboru próby, w pierwszym roku obowiązywania trwałości. 13 3) Próba projektów do kontroli może być dobierana losowo lub zgodnie z określonymi przez instytucję kontrolującą czynnikami ryzyka. Założenia do metodyki prowadzenia kontroli trwałości powinny zostać umieszczone w RPK. 4) Kontrola trwałości służy sprawdzeniu, czy w okresie obowiązywania zasady trwałości we współfinansowanych projektach nie wystąpiły okoliczności, o których mowa w art. 71 rozporządzenia ogólnego. 5) Kontrole trwałości mogą być prowadzone w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta. Kontrole te prowadzone są wówczas zgodnie z warunkami określonymi w rozdziale 11 Wytycznych. 6) Kontrole trwałości prowadzone w miejscu realizacji projektu, są rozszerzone o kontrolę innych elementów podlegających weryfikacji po zakończeniu realizacji projektu, a w szczególności o weryfikację: a) występowania podwójnego finansowania, zwłaszcza w kontekście możliwości zmiany statusu podatnika podatku od towarów i usług, b) generowania dochodu w projekcie, c) osiągnięcia i utrzymania wskaźników założonych w dokumentacji projektowej, d) poprawności przechowywania dokumentów, e) zachowania zasad informacji i promocji projektu, f) zachowania zasad udzielenia pomocy publicznej. 13 Instytucja kontrolująca może włączyć do próby projekty znajdujące się, na dzień dokonywania doboru próby, w pierwszym roku obowiązywania trwałości, w sytuacji podejrzenia niezachowania trwałości przez beneficjenta 18
7) Elementy podlegające weryfikacji po zakończeniu realizacji projektu mogą być sprawdzane w trakcie odrębnych kontroli. 8) Po zakończeniu okresu trwałości projektu nadal możliwe są kontrole mające na celu weryfikację zgodności z prawem unijnym i krajowym, w szczególności z aktami, o których mowa w art. 23 ust. 3 ustawy wdrożeniowej 14. Rozdział 7 Kontrole procedur udzielania zamówień publicznych 1) Kontrole procedur udzielania zamówień publicznych dotyczą zarówno: a) zamówień udzielonych zgodnie z ustawą Pzp jak i b) zamówień udzielonych zgodnie z zasadą konkurencyjności, o której mowa w sekcji 6.5.3 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w zakresie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020. 2) Kontrola procedur udzielania zamówień publicznych prowadzona jest w szczególności, z uwzględnieniem postanowień rozdziału 6.5 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w zakresie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 oraz wytycznych programowych w zakresie kwalifikowalności wydatków. 3) Kontrola procedur udzielania zamówień publicznych może mieć formę kontroli ex-ante tj. przed podpisaniem umowy o udzielenie zamówienia publicznego (najlepiej gdy kontrola jest przeprowadzana przed ogłoszeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego) lub kontroli ex-post tj. po podpisaniu umowy o zamówienie publiczne. 4) Kontrola ex-ante przeprowadzana jest na wniosek Beneficjenta lub z inicjatywy instytucji kontrolującej. 5) Zasadą jest przeprowadzenie kontroli procedur udzielania zamówień publicznych w siedzibie instytucji kontrolującej, na podstawie dokumentów dostarczonych przez beneficjenta. Możliwe jest także przeprowadzenie kontroli procedur udzielenia zamówień publicznych podczas kontroli w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta. 6) Kontrola procedur udzielania zamówień publicznych obejmuje: c) proces przygotowania zamówienia publicznego, d) proces wyboru wykonawcy i podpisania umowy o udzielenie zamówienia publicznego, 14 Dotyczy kontroli w zakresie pomocy publicznej i pomocy de minimis, kwalifikowalności VAT. 19
e) zmiany w umowie o udzielenie zamówienia publicznego. 7) Każda kontrola procedur udzielania zamówień publicznych ma na celu ustalenie, czy spełnione zostały wymagania wynikające z aktów prawa powszechnie obowiązującego w zakresie zamówień publicznych, a także wytycznych horyzontalnych i programowych, umowy/porozumienia/decyzji o dofinansowanie projektu, w szczególności poprawności zawarcia umowy na dostawy, roboty budowlane i usługi. 8) W przypadku, gdy kontroli w ramach projektu podlega próba procedur udzielania zamówień publicznych, jako najlepszą praktykę zaleca się kontrolę wszystkich zamówień powyżej wartości progowej UE oraz próby zamówień poniżej wartości progowej UE, którą wybiera się, stosując podejście oparte na analizie ryzyka. 9) Zaleca się, by kontrola procedur udzielania zamówień publicznych stanowiła integralną część weryfikacji wniosku o płatność lub poprzedzała jego zatwierdzenie. 10) Wyniki kontroli procedur udzielania zamówień publicznych są uwzględniane w procesie weryfikacji wniosków o płatność. Rozdział 8 Kontrole krzyżowe 1) Kontrole krzyżowe w POPC prowadzone są na warunkach określonych w Wytycznych horyzontalnych w zakresie kontroli. 2) Celem kontroli krzyżowej jest wykrywanie i eliminowanie podwójnego finansowania wydatków w ramach POPC. 3) IZ i IP realizują kontrole krzyżowe: a) kontrole krzyżowe programu, b) kontrole krzyżowe horyzontalne 15 z projektami PROW 2014-2020 i z projektami PO RYBY 2014-2020. 4) Kontroli krzyżowej podlega wybierana cyklicznie próba beneficjentów. Próba ta wybierana jest spośród beneficjentów: a) realizujących co najmniej 2 projekty w ramach POPC w przypadku kontroli krzyżowych programu, b) realizujących projekty w POPC oraz PO RYBY 2014-2020 lub PROW 2014-2020. 5) Kontrole prowadzone są na próbie 5% beneficjentów, losowanej w każdym kwartale roku kalendarzowego, a także na uzasadniony wniosek 16. 6) W przypadku stwierdzenia kilkukrotnego sfinansowania tego samego wydatku, wynik kontroli przekazywany jest do instytucji nadzorującej projekt, 17. Instytucja nadzorująca 15 kontrolę krzyżową horyzontalną, której celem jest wykrywanie i eliminowanie podwójnego finansowania wydatków w ramach różnych PO realizuje IK UP. 16 Np. wniosek KE, IA, IZ, IP, NIK lub innych instytucji lub obywateli. 20
projekt (IP lub IZ) podejmuje odpowiednie działania naprawcze, np. odpowiednio kwalifikuje wydatek nienależnie wypłacony, podejmuje niezwłoczne działania mające na celu odzyskanie kwot oraz działania związane z raportowaniem o nieprawidłowościach. Podrozdział 8.1 - Kontrole krzyżowe programu 1) Celem kontroli krzyżowych programu jest wykrywanie i eliminowanie podwójnego finansowania wydatków w ramach POPC. 2) Kontrola polega na weryfikacji danych zamieszczonych w SL2014 dotyczących wydatków przedłożonych do rozliczenia we wnioskach o płatność. Identyfikacja wydatków następuje na podstawie numerów NIP lub PESEL wystawców dokumentów finansowo-księgowych. W sytuacji stwierdzenia podejrzenia podwójnego finansowania wydatków instytucja przeprowadzająca kontrole weryfikuje uwierzytelnione kopie dokumentów finansowych dotyczące wątpliwych wydatków podmiotu kontrolowanego oraz wzywa beneficjenta do złożenia stosownych wyjaśnień. 3) W przypadku uchylania się podmiotu kontrolowanego od przekazania wymaganych kopii dokumentów lub wątpliwości odnośnie ich autentyczności, instytucja kontrolująca przeprowadza kontrolę w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta w celu ustalenia stanu faktycznego. 4) W wyniku kontroli krzyżowej programu sporządzany jest wynik kontroli, zawierający dane dotyczące kontrolowanych wydatków oraz stwierdzone ustalenia i ewentualne zalecenia. Podrozdział 8.2 - Kontrole krzyżowe horyzontalne z projektami PROW 2014-2020 i PO RYBY 2014-2020 1) Dostęp do danych do prowadzenia kontroli krzyżowych horyzontalnych z projektami PROW 2014-20 i z projektami PO RYBY 2014-2020, dotyczących beneficjentów tych programów, zostanie zapewniony IZ na podstawie porozumienia ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego z właściwymi instytucjami systemu wdrażania PROW 2014-2020 lub PO RYBY. 2) IZ udostępnia IP wykaz beneficjentów realizujących projekty w ramach PROW 2014-2020 lub PO RYBY 2014-2020. Na tej podstawie IP identyfikuje beneficjentów realizujących projekty w POPC oraz PO RYBY 2014-2020 lub PROW 2014-2020. 17 IP w przypadku projektów realizowanych w ramach osi I, II, III POPC, IZ w przypadku projektów realizowanych w ramach osi IV POPC oraz w ramach PROW 2014-2020 i PO RYBY 2014-2020. 21
Podrozdział 8.3 Kontrole krzyżowe horyzontalne i międzyokresowe 1) Kontrole krzyżowe międzyokresowe i horyzontalne, z wyjątkiem kontroli, o których mowa w Podrozdziale 8.2 Wytycznych, realizowane są przez IK UP. 2) Celem kontroli horyzontalnej i międzyokresowej jest wykrywanie podwójnego finansowania wydatków w ramach różnych programów operacyjnych realizowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 lub w ramach różnych perspektyw finansowych. 3) W szczególnych przypadkach IK UP może podjąć decyzję o przeprowadzeniu, we współpracy z IZ, kontroli krzyżowej koordynowanej, której celem jest weryfikacja i wykluczenie podwójnego finansowania wydatków w ramach różnych programów operacyjnych poprzez przeprowadzenie: czynności kontrolnych w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta albo wizyty monitoringowej. Informacja o takiej kontroli przekazywana jest niezwłocznie do IP. 4) W przypadku wykrycia przez IK UP podwójnego finansowania wydatków, IZ zawiadamia o tym fakcie niezwłocznie IP 18, która stosuje procedury postępowania przewidziane w sytuacji wykrycia nieprawidłowości w realizacji projektu. Rozdział 9 Kontrole systemowe 1) Kontrole systemowe służą sprawdzeniu prawidłowości realizacji przez IP zadań, związanych z realizacją POPC powierzonych przez IZ na podstawie Porozumienia trójstronnego. 2) Istotą kontroli systemowej jest sprawdzenie prawidłowości, skuteczności i zgodności z prawem systemu ZK POPC w IP w zakresie zadań realizowanych przez tę instytucję na podstawie Porozumienia trójstronnego. W ramach weryfikacji zadań, IZ może poddać kontroli, w tym kontroli w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta, wybraną próbę projektów realizowanych w POPC. 3) Kontrole systemowe obejmują następuje obszary: a) wybór projektów do dofinansowania (lub grup projektów) konkursowych i pozakonkursowych oraz zawierania umów o dofinansowanie, b) podpisywanie umów lub porozumień o dofinansowanie, c) rozliczanie projektów, d) przygotowywania deklaracji wydatków i poświadczanie wydatków, e) wykonywanie kontroli projektów, 18 Gdy ustalenie dotyczy projektów realizowanych w ramach osi I, II lub III POPC. 22
f) przekazywanie dokumentów niezbędnych do sporządzenia przez IZ rocznego zestawienia wydatków oraz deklaracji zarządczej i rocznego podsumowania, g) monitorowanie postępów w realizacji celów osi priorytetowych, h) osiąganie celów pośrednich i końcowych osi priorytetowych określonych w Programie w formie wskaźników produktu i finansowych, kluczowych etapów wdrażania oraz celów końcowych określonych dla wskaźników rezultatu, i) zachowanie właściwej ścieżki audytu dla realizowanych procesów oraz przestrzeganie zasad przechowywania dokumentów, j) poprawność realizacji zadań z zakresu informacji i promocji, k) prawidłowości i kompletności danych wprowadzanych do SL2014 i Lokalny System Informatyczny, l) zapobieganie, wykrywanie, informowanie, korygowanie nieprawidłowości, w tym nadużyć finansowych, m) prowadzenia ewaluacji Osi Priorytetowej/Działania w oparciu o Plan ewaluacji. 4) Kontrola systemowa jest prowadzona, co do zasady, w siedzibie IP. Część czynności związanych z weryfikacją dokumentów może odbywać się poza siedzibą IP. 5) Przedmiot kontroli systemowej stanowią wszystkie zadania powierzone IP. IZ może dokonać wyboru próby procesów do kontroli systemowej w danym roku obrachunkowym na podstawie metodyki doboru procesów do kontroli systemowej, o której mowa w podrozdziale 10.3 Wytycznych. 6) IZ przekazuje ostateczną wersję informacji pokontrolnej wraz z ewentualnymi zaleceniami pokontrolnymi lub rekomendacjami z przeprowadzonej przez siebie kontroli systemowej: do instytucji kontrolowanej, do wiadomości ministra właściwego do spraw rozwoju, o którym mowa w wytycznych w zakresie procesu desygnacji, w przypadku, gdy wynik kontroli wskazuje w ocenie IZ na niespełnienie kryteriów desygnacji, o których mowa w załączniku XIII do rozporządzenia ogólnego, do wiadomości IA oraz do IK UP, o ile stwierdzono poważne defekty w skutecznym funkcjonowaniu systemu ZK. 23
Rozdział 10 Metodyka doboru próby do kontroli Podrozdział 10.1 - Metodyka doboru próby projektów w przypadku kontroli projektów w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta 1) W przypadku gdy kontrole w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta obejmują próbę projektów, instytucja kontrolująca dokonuje doboru próby projektów do kontroli na podstawie opracowanej przez siebie metodyki doboru próby projektów do kontroli w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta. 2) Instytucja kontrolująca opracowuje listę czynników ryzyka oraz przypisuje im wagi. Przy tworzeniu listy czynników ryzyka należy wziąć pod uwagę cały cykl życia projektu i określić potencjalne ryzyka jakie mogą wystąpić na każdym etapie jego realizacji. 3) Częstotliwość i zakres kontroli w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta są proporcjonalne do: kwoty wsparcia publicznego dla operacji, poziomu ryzyka stwierdzonego w toku weryfikacji wydatków, poziomu ryzyka stwierdzonego w toku audytów przeprowadzanych przez instytucję audytową w odniesieniu do systemu ZK jako całości, złożoności projektu, np. liczby podmiotów (np. partnerów) zaangażowanych w realizację projektu, liczby i wartości udzielanych zamówień publicznych, itp. (wymóg fakultatywny), liczby zgłaszanych skarg przez obywateli, doniesień prasowych, itp. 4) Metodyka doboru próby projektów do kontroli w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta uwzględnia wyniki analizy ryzyka w zakresie nadużyć finansowych. 5) Instytucja kontrolująca zapewnia powiązanie procesu kontroli w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta z procesem weryfikacji wniosków o płatność tak, aby wydatki, które zostaną ujęte w zestawieniu wydatków do KE za dany rok obrachunkowy zostały sprawdzone przed ich ujęciem w ww. zestawieniu wydatków. 6) Kontrole projektów w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta planowane są, co do zasady, w odniesieniu do projektów, w ramach których złożono co najmniej jeden wniosek o płatność rozliczający wydatki. 7) Kontroli w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta w danym roku obrachunkowym podlega co najmniej 10% projektów realizowanych w ramach POPC w danym roku obrachunkowym, 8) Przedmiotem kontroli w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta są, co do zasady, wydatki ujęte przez beneficjenta we wnioskach o płatność przed ich 24
ujęciem we wniosku o płatność do KE lub, najpóźniej, w rocznym zestawianiu wydatków do KE. Wnioski z takich kontroli są uwzględniane w rocznym zestawieniu wydatków. 9) Raz w roku, przed sporządzeniem RPK na kolejny rok obrachunkowy, instytucja kontrolująca dokonuje przeglądu i aktualizacji metodyki doboru próby projektów do kontroli w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta, 10) Metodyki doboru próby projektów do kontroli w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta wraz z ich aktualizacją podlegają akceptacji przez IZ. Podrozdział 10.2 - Metodyka doboru próby dokumentów do kontroli w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta 1) W celu sprawdzenia kwalifikowalności wydatków kontrolą należy objąć co najmniej reprezentatywną próbę dokumentacji finansowej (dokumentów źródłowych i dowodów zapłaty) i merytorycznej projektu (pomoc publiczna, zamówienia publiczne etc.) uwzględniającej zidentyfikowane przez instytucję kontrolującą czynniki ryzyka. 2) Próba dokumentów podlega uzupełnieniu z wykorzystaniem statystycznych metod doboru próby. 3) Raz w roku, przed sporządzeniem RPK na kolejny rok obrachunkowy, instytucja kontrolująca dokonuje przeglądu i aktualizacji metodyki doboru próby dokumentów do kontroli w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta. 4) Metodyki doboru próby dokumentów do kontroli w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta wraz z ich aktualizacją podlegają akceptacji przez IZ. Podrozdział 10.3 - Metodyka doboru obszarów objętych kontrolą w przypadku kontroli systemowych 1) W ramach jednej kontroli systemowej kontroli podlega nie mniej niż jeden obszar kontroli. 2) Przy doborze obszarów do kontroli należy kierować się regułą, zgodnie z którą każdy obszar wskazany w rozdziale 9 Wytycznych powinien zostać skontrolowany nie mniej niż jeden raz w okresie realizacji POPC. 3) Metodyka doboru próby obszarów do kontroli systemowej uwzględnia wyniki analizy ryzyka w zakresie nadużyć finansowych. 25