Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie (22) 628-28-62, 628-78-42, Fax. RIO 628-31-16 Adres, ul. Koszykowa 6a, 00-564 Warszawa Wydz. Kontroli ( 22) 625-38-59, 625-21-55, Fax. RIO 629-43-29 WK 0920.83.2012 Warszawa, dn. 21 lutego 2013 r. Wójt Gminy Słupno Dotyczy: protokołu z kontroli kompleksowej podpisanego dnia 05.02.2013r. Wystąpienie pokontrolne Na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113 j.t.) i rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb i trybu postępowania (Dz. U. z 2004r. Nr 167, poz. 1747) w dniach od 19.11.2012r. do 31.01.2013r. przeprowadzona została kontrola kompleksowa gospodarki finansowej. Kontrola objęła okres od dnia 01.01.2012 r. do 31.12.2012 r. i przeprowadzona została zgodnie z zatwierdzonym programem. W celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i usprawnienia działalności kontrolowanej jednostki na podstawie art. 9 ust. 2 ww. ustawy kieruję następujące wystąpienie pokontrolne: I.Ustalenia ogólnoorganizacyjne 1. Stwierdzono: Nie wykonywano obowiązku w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy w Słupnie i jednostkach organizacyjnych gminy mimo tego, że zostały opracowane wewnętrzne uregulowania prawne w tej mierze. - str. 6-7 protokółu kontroli Wdrożyć i wykonywać opracowane procedury kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy w Słupnie i jednostkach organizacyjnych zgodnie z art.68-69 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz.1240 z późn. zm.). II. Księgowość i sprawozdawczość 2.Stwierdzono: Niewłaściwe ewidencjonowanie na koncie 201 2% udziałów w podatku rolnym należnych Izbie Rolniczej oraz składki na PFRON- str. 11 protokołu kontroli 1
Przestrzegać zasad ewidencji dla kont księgowych ustalonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 05.07.2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz.U.2010.128.861 z późn. zm.), w szczególności operacje dotyczące udziałów w podatku rolnym należnych Izbie Rolniczej i składki na PFRON ewidencjonować na kontach 240 i 229 III. Budżet jednostki samorządu terytorialnego Dochody budżetowe 3. Stwierdzono: W sprawozdaniu Rb 27S za III kwartały 2012r. nie wykazano: W rozdz. 75616 0360 kolumna 14 nie wykazano umorzenia w podatku od spadków i darowizn w kwocie 22.344,00zł W rozdz. 75616 0340 kolumna 14 nie wykazano kwoty umorzenia w podatku od środków transportowych w wysokości 18.073,84zł W rozdz. 75616 0910 w kolumnie 14 nie wykazano kwoty umorzonych odsetek w podatku od środków transportowych w wysokości 1.026,90zł W rozdz. 75616 0340 kolumna 10 (zaległości) nie wykazano kwoty 5.831,40zł za II kwartał oraz 58.823,90zł za III kwartał W rozdz. 75615 0340 kolumna 10 (zaległości) nie wykazano kwoty 1.279,20zł za II kwartał oraz 3.931,20zł za III kwartał 2012r - str. 16 i 31 protokołu kontroli Przestrzegać wymogów Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego stanowiącej załącznik nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010r w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2010 Nr 20 poz. 103) 4. Stwierdzono: a) Jedynie w dwóch przypadkach na osiem zastosowano procedurę udokumentowania ważnego interesu podatnika w umorzeniach podatku od środków transportowych. b) Nie umorzono odsetek od kwoty głównej (umorzonej) w podatku od środków transportowych. - str 30 protokołu kontroli Przestrzegać art. 67a 1 p.3 oraz 2 Ustawy z dn. 29 sierpnia 1997r. Ordynacja Podatkowa ( t.j. Dz.U. 05.8.60. z późn. zm.) oraz art. 11 Ustawy z dn. 12 stycznia 1991r. o podatkach i opłatach lokalnych ( t.j. Dz.U. 2010.95.613 z późn. zmian. ) 5. Stwierdzono: Dokonywano przypisu podatku od nieruchomości na indywidualnych kontach podatników w oparciu o informacje składane na nieaktualnych formularzach (z lat 2003 2004). Uchwałą Rady Gminy w Słupnie Nr 100/XI/11 z dnia 17 października 2011r. określono nowe wzory formularzy deklaracji i informacji podatkowych. Nowe wzory nie zostały rozesłane wszystkim podatnikom, są one sukcesywnie wymieniane przy każdej zmianie ze strony podatnika. Nowe wzory otrzymują także podatnicy dla nowo powstałych budynków. - str. 17 protokołu kontroli. 2
Spowodować aby wszyscy podatnicy otrzymali aktualne wzory formularzy. Wyegzekwować ich złożenie do Urzędu. Dokonać weryfikacji naliczonego podatku zgodnie z art. 274a 2 oraz art. 276 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa ( tj. Dz.U.05.8.60 z późn. zm.) 6. Stwierdzono: Brak ewidencji księgowej opłaty adiacenckiej poszczególnymi osobami. Księgowania obejmują kwoty wpłat bez rozbijania na raty, czy osoby z imienia i nazwiska. W 0490 jest księgowana pełna kwota po hasłem opłata adiacencka. Brak przepływu informacji między Referatem Planowania i Finansów, a Referatem Budownictwa przez co nie można określić dokładnej kwoty zadłużenia w opłacie adiacenckiej ( 0490). Brak jest osoby, która panuje nad windykacją tego źródła dochodów. Wezwania do zapłaty oraz tytuły wykonawcze wystawiane są pod koniec okresu 3 lat od wydanej decyzji, co może doprowadzić do uszczuplenia dochodów Gminy przez przedawnienie należności. - str. 33 protokołu kontroli Zaprowadzić pełną ewidencję księgową dochodów budżetowych z tytułu opłaty adiacenckiej. Ewidencję analityczną prowadzić z wyodrębnieniem poszczególnych dłużników zgodnie z opisem do konta 221 przyjętym w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 05.07.2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont.. Należności rozłożone na raty, których termin płatności przekracza rok budżetowy ewidencjonować na koncie 226 długoterminowe należności budżetowe. Wydatki 7.Stwierdzono: Nieprzestrzeganie obowiązującej klasyfikacji w zakresie wydatków: - szkolenia pracowników zaliczono do dz. 750 rozdz. 75075 4300. - diety sołtysów zaliczono do 750-75022 3030. - zakup biletów wstępu na koncert dla pracowników zaliczono do 750-75075 4300. - dopłatę do transportu zbiorowego zaliczono do 600-60004 2310. - przelew do Starostwa Powiatowego na piknik samorządowy zaliczono do 750-75023 4300. - str. 40 protokołu kontroli Przestrzegać prawidłowej klasyfikacji dotyczącej wydatków zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38 poz.207 z późn. zm.). Szkolenia pracowników zaliczać do 4700, dopłatę do transportu zbiorowego do 4300, diety sołtysów ujmować w dz. 750 rozdz. 75095. Środki przekazane do Starostwa Powiatowego ujmować w 2710 z zachowaniem procedury wynikającej z art.216 ust. 2 pkt.5 ustawy z dn. 27.08.2009r. o finansach publicznych ( D.U. nr 157 poz. 1240 z późn. zmian. ) dla wydatków o charakterze pomocy finansowej dla innej jednostki samorządu terytorialnego Zakup biletów na koncert dla pracowników Urzędu może być dokonany ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych 8.Stwierdzono: W 2012r. nieterminowo zostały przekazane 2 raty składki na rzecz Izb Rolniczych - str. 41 protokołu kontroli. 3
Składki na rzecz Izb Rolniczych przekazywać w terminach określonych w art.35 ust.2 ustawy z dnia 14 grudnia 1995 r. o Izbach Rolniczych (j. t. Dz. U. 02.101.927 z późn. zm.) w związku z art.6a ust. 6 ustawy z dnia 15 listopada 1984r. o podatku rolnym ( Dz. U. z 2006r. Nr 136 poz. 969 z późn. zm.) tj. w ciągu 21 dni od dnia, w którym upływa termin płatności danej raty podatku rolnego. 9.Stwierdzono: Część umów skutkujących zaciągnięciem zobowiązań nie zawiera kontrasygnaty Skarbnik Gminy, m.in. umowy- zlecenia ( str 42 protokołu kontroli ), umowy na przekazanie dotacji celowych dla podmiotów niezaliczanych do sektora finansów publicznych ( str. 85, 86 protokołu kontroli ) Przed zawarciem umów przedkładać w/w dokumenty p. Skarbnik celem uzyskania kontrasygnaty, mając na uwadze art. 46 ust. 3 ustawy z dn. 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym ( t.j. D.U. z 2001r. Nr 142 poz. 1591 z późn. zmian. ) 10.Stwierdzono: Brak umowy na dotację celową przekazaną w 2012r. z budżetu gminy dla Gminnego Ośrodka Kultury instytucji kultury gminy Słupno - str. 43 protokołu kontroli Przekazując dotację celową z budżetu gminy zawierać umowę, zgodnie z art. 250 ustawy z dn. 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych ( D.U. nr 157 poz. 1240 z późn. zmian. ) 11. Stwierdzono: Nieterminowo sporządzono dokument OT oraz nieterminowo księgowano przyjmowany do użytkowania środek trwały w postaci kserokopiarki o wartości 19.543,95 zł - str.54 protokółu kontroli Przestrzegać zapisów art.20 ust.1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2009r. Nr 152, poz.1223 z późn.zm.) oraz zapisów Zarządzenia Wójta Gminy Słupno Nr 60/2012 z 13.07.2012r. w sprawie wprowadzenia zasad rachunkowości i wprowadzenia Zakładowego Planu Kont, zgodnie z którymi do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w okresie sprawozdawczym 12.Stwierdzono: Dotacja celowa dla Samorządu Województwa Mazowieckiego na przyspieszenie konkurencyjności Województwa Mazowieckiego została przekazana z opóźnieniem kilku miesięcy po terminie ustalonym w umowie - str. 84 protokołu kontroli Przestrzegać terminów przekazywania dotacji ustalonych w umowach, mając na uwadze art. 44 ust. 3 pkt. 3 ustawy z dn. 27.08.2009r. o finansach publicznych ( D. U. nr 157 poz. 1240 z późn. zmian. ) 13.Stwierdzono: Klub Sportowy Delta w rozliczeniu dotacji celowej otrzymanej z budżetu gminy uwzględnił oświadczenia sponsorów oraz oświadczenia o bezpłatnym wynajmie hali i boiska. Dokumenty te ujęto w pozycji sprawozdania pokryte ze środków własnych oraz z innych źródeł, w tym wpłat i opłat adresatów zadania publicznego - str. 86 protokołu kontroli 4
Rozliczenie zadania publicznego powierzonego do realizacji podmiotom niezaliczanym do sektora finansów publicznych dokonywać według wzoru ustalonego w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dn. 15.10.2010r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczącej realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania ( D.U. z 2011 nr 6 poz. 25 ) IV.Gospodarka mieniem 14.Stwierdzono: Na podstawie wykazu mienia komunalnego stwierdzono brak terminowych wpłat dokonanych przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej za budynek oddany w trwały zarząd. Opłaty winny być dokonywane do dnia 31 marca każdego roku. Powyższe opłaty zostały wniesione w październiku 2012r. za lata 2010, 2011 i 2012 w wysokości należności głównej bez odsetek za zwłokę - str 89 protokołu kontroli Zobligować podległe jednostki do regulowania swoich należności w terminach wynikających z umów. W przypadkach wpłat pokrywających należność główną bez odsetek stosować unormowania działu III rozdziału 6 Ustawy Ordynacja Podatkowa - art. 55 2 15.Stwierdzono: Błędnie zakwalifikowano w rozdziale 70005 0470 kwotę 839,00zł z tytułu przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności dla OSP Święcieniec - str. 89 protokołu kontroli Przestrzegać rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38 poz.207 z późn. zmian.), w szczególności dochody z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności zaliczać do 0770 16. Stwierdzono: W ewidencji mienia komunalnego oraz na koncie 011 środki trwałe, nie zdjęto dwóch sprzedanych działek. - str. 90 protokołu kontroli. Przestrzegać zapisów art.20 ust.1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2009r. Nr 152, poz.1223 z późn.zm.) oraz zapisów Zarządzenia Wójta Gminy Słupno Nr 60/2012 z 13.07.2012r. w sprawie wprowadzenia zasad rachunkowości i wprowadzenia Zakładowego Planu Kont, zgodnie z którymi do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym V. Rozliczenie jednostki samorządu terytorialnego z jednostkami organizacyjnymi 17.Stwierdzono: Nieprawidłowe sporządzanie sprawozdań jednostkowych Rb-27S przez Gminny Zespół Oświaty w Słupnie oraz Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Słupnie, a mianowicie kwoty w rubryce dochody otrzymane nie były równe z rubryką dochody wykonane - str. 95 protokołu kontroli Sprawozdania budżetowe sporządzać zgodnie z załącznikiem Nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej ( D.U. Nr 5
20 poz. 103 ), a w szczególności w rubryce dochody otrzymane wykazywać kwoty ujęte w rubryce dochody wykonane - 3.1. pkt.5 rozporządzenia 18.Stwierdzono: Sprawozdania jednostkowe Rb-27S i Rb-28S sporządzane przez jednostki oświatowe szkoły, gimnazjum, przedszkole nie są podpisywane przez kierowników tych jednostek, a przez dyrektor Gminnego Zespołu Oświaty - str 95 protokołu kontroli Przestrzegać 4 pkt. 3b rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej ( D.U. Nr 20 poz. 103 ), zgodnie z którym kierownicy jednostek organizacyjnych podległych jednostkom samorządu terytorialnego są obowiązani do sporządzania i przekazywania sprawozdań tych jednostek 19.Stwierdzono: Jednostki oświatowe nie sporządzały obowiązujących sprawozdań Rb-N i Rb-Z - str 95 protokołu kontroli Zobowiązać kierowników jednostek oświatowych do sporządzania sprawozdań finansowych określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dn. 4 marca 2010r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych ( D.U. Nr 43 poz. 247 ) Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113 j.t.) - Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie oczekuje zawiadomienia o wykonaniu wniosków z wystąpienia pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty jego doręczenia. Na podstawie art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje Wójtowi prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie. Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Zastępca Prezesa /-/ mgr Teresa Gołębiewska Otrzymują: 1/ adresat 2/ a/a 6