Audyt w zakresie zadań delegowanych do Samorządów w Województw (PROW 2007-2013) 2013) Rokosowo, 26 maja 2010 roku
Zakres podmiotowy audytów w w Osi 4 LEADER
Audyty zrealizowane w SW przez DAW ARiMR Audyt weryfikacji wniosków o przyznanie pomocy w zakresie realizacji działań delegowanych w ramach działania Odnowa i rozwój wsi objętego PROW 2007-2013 Audyt weryfikacji wniosków w zakresie realizacji działań delegowanych w ramach działania Funkcjonowanie lokalnej grupy działania, nabywanie umiejętności i aktywizacja (oś LEADER) objętego PROW 2007-2013 Audyt weryfikacji wniosków o przyznanie pomocy w zakresie realizacji działań delegowanych w ramach działania Podstawowe usługi dla gospodarki i ludności wiejskiej objętego PROW 2007-2013
Audyty planowane w 2010r. w SW przez DAW ARiMR Audyt weryfikacji wniosków o przyznanie pomocy oraz wniosków o płatność w zakresie realizacji działań delegowanych PROW 2007-2013 przez Samorządy Województw [np. WdraŜanie lokalnych strategii rozwoju] Audyt systemu kontroli na miejscu (prawidłowości planowania, typowania i realizacji kontroli na miejscu) w ramach działań delegowanych
Audyty zrealizowane w SW przez DAW ARiMR kluczowe ustalenia systemowe Ryzyko tworzenia sztucznych warunków w celu uzyskania pomocy Ryzyko podwójnego finansowania Brak czynnika róŝnicującego w kryterium regionalnym Brak obowiązku prowadzenia ewidencji księgowej transakcji Brak weryfikacji operacji pod względem osiągnięcia celów działania Błędy w kwalifikowalności kosztów Ryzyko związane z zapewnieniem śladu rewizyjnego weryfikacji kwalifikowalności kosztów (racjonalność, konkurencyjność) Ryzyko związane z określeniem charakteru działania 4.31 (inwestycyjne lub nieinwestycyjne)
I. Audyt weryfikacji wniosków w zakresie realizacji działań delegowanych w ramach działania Odnowa i rozwój wsi objętego PROW 2007-2013 1) Ryzyko tworzenia sztucznych warunków w celu otrzymania pomocy Art.5 ust 3 rozporządzenia (WE) nr 1975/2006, nie dokonuje się Ŝadnych płatności na rzecz beneficjentów w odniesieniu do których stwierdzono, Ŝe sztucznie stworzyli warunki wymagane do otrzymania takich płatności, aby uzyskać korzyści sprzeczne z celami systemu wsparcia. Instytucje kultury Gminny Ośrodek Kultury, Sportu i Rekreacji w miejscowości X, złoŝył wniosek o przyznanie pomocy na operację związaną z zagospodarowaniem terenu przy dworcu PKS w miejscowości X. Inwestycja realizowana przez GOKSiR nie znajduje się w bezpośrednim sąsiedztwie nieruchomości wnioskodawcy, a zakres jego działania nie przewiduje prowadzenia działalności inwestycyjnej tylko ogranicza się do obszaru kształtowania i rozwoju potrzeb kulturalnych, w tym min.: tworzenie warunków do utrzymania, rozwoju i popularyzacji folkloru, rękodzieła artystycznego i ludowego, itp. Ustalono, Ŝe istnieje ryzyko postrzegania prowadzenia działalności inwestycyjnych przez instytucję kultury (statutowo do tego celów nie powołanej) jako tworzenie sztucznych warunków wymaganych do otrzymania pomocy finansowej z EFRROW (w celu zrealizowania przedmiotowej inwestycji zawarto umowę uŝyczenia pomiędzy Gminą X, a GOKSiR przedmiotem, której było oddanie w bezpłatne uŝywanie nieruchomości gruntowych połoŝonych w Gminie X, na realizację zadania celu publicznego pod nazwą Zagospodarowanie terenu przy dworcu PKS w miejscowości X ).
I. Audyt weryfikacji wniosków w zakresie realizacji działań delegowanych w ramach działania Odnowa i rozwój wsi objętego PROW 2007-2013 2) Ryzyko podwójnego finansowania Art. 26 ust. 6 Rozporządzenia Komisji (WE) 1975/2006 z dnia 7grudnia 2006r: prowadzone kontrole administracyjne powinny obejmować procedury zapobiegające nieprawidłowemu podwójnemu finansowaniu z innych instrumentów wspólnotowych lub krajowych i zapewnić, Ŝe łączna otrzymana pomoc nie przekroczy maksymalnych dopuszczalnych pułapów pomocy. Instytucje kultury W trakcie przeprowadzonych czynności ustalono, Ŝe w kaŝdym objętym badaniem przypadku, realizowane operacje przez instytucje kultury będą finansowane z otrzymanych od jst dotacji celowych (bezzwrotnej pomocy publicznej). Wątpliwości co do sposobu rozliczenia ww. finansowania na etapie składanego wniosku o płatność i konieczności uzyskania potwierdzenia rozliczenia wydatków EFRROW za pomocą dowodów księgowych.
I. Audyt weryfikacji wniosków w zakresie realizacji działań delegowanych w ramach działania Odnowa i rozwój wsi objętego PROW 2007-2013 3) Brak czynnika róŝnicującego w kryterium regionalnym Art. 26 ust. 2 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1975/2006 Kontrole administracyjne wniosków o wsparcie obejmują w szczególności weryfikację: b) przestrzegania kryteriów selekcji określonych w programie rozwoju obszarów wiejskich; Kryteria regionalne ustalone przez Zarządy SW dla oceny projektów sformułowano w taki sposób, Ŝe spełniają je prawie wszystkie gminy na terenie danego województwa Ryzyko, Ŝe realizacja (oddziaływanie) pomocy działania Odnowa i rozwój wsi jest stosowana na terytorium całego województwa bez uwzględnienia zróŝnicowanego stopnia potrzeb lokalnych społeczności i obszarów wiejskich. Ponadto, gdy wszystkie projekty spełniają załoŝone kryterium to ich zatwierdzanie moŝe sprowadzać się do wyboru operacji według kolejności wpływu, zgodnie z zasadą kto pierwszy, ten lepszy, nie zaś tych które najlepiej uwzględniają potrzeby obszarów wiejskich i pozwoliłyby skutecznie skoncentrować fundusze na najbardziej potrzebujących beneficjentach i obszarach geograficznych.
II. Audyt weryfikacji wniosków w zakresie realizacji działań delegowanych w ramach działania Funkcjonowanie lokalnej grupy działania, nabywanie umiejętności i aktywizacja (oś LEADER) objętego PROW 2007-2013 1) Brak obowiązku prowadzenia ewidencji księgowej transakcji Art. 75 ust.1 lit. c pkt. i Rozporządzenia RADY (WE) nr 1698/2005: Instytucja zarządzająca odpowiada za zarządzanie programem i za wdraŝanie go w efektywny, skuteczny i prawidłowy sposób, w szczególności za ( ): c) zapewnienie, Ŝe beneficjenci oraz inne podmioty zaangaŝowane w realizację operacji są poinformowani o swoich obowiązkach wynikających z udzielonej pomocy oraz prowadzą oddzielny system rachunkowości albo korzystają z odpowiedniego kodu rachunkowego dla wszystkich transakcji związanych z operacją; Wzór umowy przyznania pomocy w ramach działania Funkcjonowanie lokalnej grupy działania, nabywanie umiejętności i aktywizacja nie zawiera wymagań, na jakich zasadach LGD mają prowadzić rachunkowość, celem naleŝytego udokumentowania poniesionych wydatków kwalifikowanych. Ponadto brak jest w rozporządzeniu MRiRW z dnia 23.05.2008r. (z późn. zm.) nałoŝenia na beneficjentów zobowiązań związanych z prowadzeniem ewidencji księgowej. Jednocześnie stwierdzono, Ŝe zakres kontroli na miejscu nie przewiduje przeglądu spełniania wymagań KE w tym zakresie.
II. Audyt weryfikacji wniosków w zakresie realizacji działań delegowanych w ramach działania Funkcjonowanie lokalnej grupy działania, nabywanie umiejętności i aktywizacja (oś LEADER) objętego PROW 2007-2013 2) Brak weryfikacji operacji pod względem osiągnięcia celów działania Celowość działania 4.31 wg PROW 2007-2013: Działanie zapewni (1) sprawną i efektywną pracę lokalnych grup działania wybranych w ramach realizacji osi 4 PROW 2007-2013 oraz (2) doskonalenie zawodowe osób uczestniczących w realizacji lokalnych strategii rozwoju. Działanie przyczyni się takŝe do (3) budowania kapitału społecznego na wsi, a poprzez to do pobudzenia zaangaŝowania społeczności lokalnej w rozwój obszaru oraz lepszego wykorzystania potencjału obszarów wiejskich Formułowanie we wnioskach / umowach celów operacji poprzez zakres operacji RYZYKO nieosiągnięcia celu: gdy nastąpi zmiana zakresu operacji w trakcie weryfikacji wniosku o przyznanie pomocy lub w wyniku aneksowania umowy Ocena operacji w ramach działania 4.31 odbywa się przez pryzmat: spełniania wymagań formalnych (czy koszty mieszczą się w katalogu określonym w rozporządzeniu MRiRW oraz w limicie środków z umowy ramowej) w ograniczonym stopniu w aspekcie analizy faktycznych potrzeb (racjonalność, weryfikacja zgodności z LSR) brak sprawdzeń w odniesieniu do moŝliwości osiągnięcia celu działania poprzez wybór zadań najbardziej optymalnych pod względem ekonomicznym i technicznym (ocena jakościowa operacji)
II. Audyt weryfikacji wniosków w zakresie realizacji działań delegowanych w ramach działania Funkcjonowanie lokalnej grupy działania, nabywanie umiejętności i aktywizacja (oś LEADER) objętego PROW 2007-2013 3) Błędy w kwalifikowalności kosztów Art. 26 ust. 2 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1975/2006 Kontrole administracyjne wniosków o wsparcie obejmują w szczególności weryfikację: a) kwalifikowalności operacji, dla których wnioskuje się o wsparcie ; ryzyko wystąpienia błędów administracyjnych popełnianych przez pracowników SW podczas weryfikacji kosztów kwalifikowanych, w trakcie weryfikacji wniosku o przyznanie pomocy w ramach działania (naruszenie przepisów rozporządzenia MRiRW skutkujące zawyŝeniem lub zaniŝeniem kwoty pomocy ) np.: o o o o nieprawidłowe uznanie okresu kwalifikowalności kosztów niezgodność z katalogiem kosztów kwalifikowalnych zmiana przez LGD kosztów bez wezwania SW zatwierdzenie wniosków pomimo niepełnych wyjaśnień LGD
II. Audyt weryfikacji wniosków w zakresie realizacji działań delegowanych w ramach działania Funkcjonowanie lokalnej grupy działania, nabywanie umiejętności i aktywizacja (oś LEADER) objętego PROW 2007-2013 4) Ryzyko związane z zapewnieniem śladu rewizyjnego weryfikacji kwalifikowalności kosztów (racjonalność, konkurencyjność) Art. 26 ust. 1 Rozporządzenia Komisji (WE) Nr 1975/2006: Przeprowadza się kontrole administracyjne wszystkich wniosków o wsparcie i wniosków o płatność; kontrole te obejmują wszystkie elementy, których kontrola za pomocąśrodków administracyjnych jest moŝliwa i stosowna. Procedury wymagają rejestracji podjętych czynności kontrolnych, wyników weryfikacji i środków podjętych w odniesieniu do rozbieŝności. Art. 26 ust. 2 Kontrole administracyjne wniosków o wsparcie obejmują w szczególności weryfikację: d) racjonalności zaproponowanych kosztów, które ocenia się za pomocą odpowiedniego systemu oceny, takiego jak np. koszty referencyjne, porównanie róŝnych ofert lub komitet oceniający. brak moŝliwości na poziomie SW odtworzenia toku podejmowania decyzji przez pracowników weryfikujących i sprawdzających wniosek w kwestii naleŝytego uzasadnienia kwalifikowalności kosztów za celowe i odzwierciedlające aktualne ceny rynkowe (np. brak notatek słuŝbowych, wyliczeń, wydruków z komputera dot. porównywania ofert, wskazania ew. baz cenowych) niejednolite podejście na poziomie SW, dotyczące kwestii zachowania naleŝytej ścieŝki audytu i śladu rewizyjnego
II. Audyt weryfikacji wniosków w zakresie realizacji działań delegowanych w ramach działania Funkcjonowanie lokalnej grupy działania, nabywanie umiejętności i aktywizacja (oś LEADER) objętego PROW 2007-2013 5) Ryzyko związane z określeniem charakteru działania 4.31 (inwestycyjne lub nieinwestycyjne) Art. 26 ust. 4 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1975/2006: Kontrole administracyjne odnoszące się do operacji inwestycyjnych obejmują przynajmniej jedną wizytację operacji będącej przedmiotem wsparcia lub miejsca inwestycji w celu kontroli jej realizacji. Trudność w klasyfikacji działania 4.31 jako działanie inwestycyjne lub nieinwestycyjne, skutkuje róŝnym podejściem do kontroli kosztów kwalifikowalnych Uznanie działania 4.31 o charakterze nieinwestycyjnym: brak przeprowadzania wizytacji w miejscu na etapie kontroli administracyjnej wniosku o przyznanie pomocy brak obligatoryjnej wizytacji w miejscu na etapie wniosku o płatność pomimo, Ŝe beneficjent widnieje w Rejestrze Podmiotów Nierzetelnych Uznanie działania 4.31 o charakterze inwestycyjnym: zapisy rozporządzenia MRiRW i umowy dopuszczają realizację zadań inwestycyjnych w ramach działania, nakładając przy tym na beneficjenta obowiązek zachowania celu operacji przez okres 5 lat od dnia dokonania płatności ostatecznej nowelizacja rozporządzenia MRiRW zmieniła zakres wsparcia w odniesieniu do operacji realizowanych od 2010r. rozszerzono katalog kosztów o prace remontowe (zadanie typowo inwestycyjne)
Kluczowe ustalenia audytorów w KE w obszarze PROW doświadczenia zebrane w poszczególnych krajach członkowskich w 2009 roku Brak ustalanych na poziomie krajów członkowskich kryteriów oceny projektów, bardzo negatywnie została oceniona przez KE zasada FIFO (first in first out) - kto pierwszy ten lepszy co stanowi naruszenie art. 71 Rozporządzenia KE 1698/2006r. Liczne słabości w procesie weryfikacji kwalifikowalności podmiotowej beneficjentów. Wg KE kraje członkowskie dokonują wyboru kryteriów weryfikacyjnych, które nie są łatwo i jednoznacznie weryfikowalne (np.: wielkość gospodarstwa, produkcji, wielkość osiąganego dochodu itp.) Dodatkową słabością tych systemów jest bazowanie na licznych oświadczeniach beneficjenta oraz brak realizacji kontroli krzyŝowych ww. wymagań w oparciu o posiadane przez AP dane. Przypadki sytuacji związanych z kreowaniem tzw. sztucznych warunków, które są wykorzystywane przez beneficjentów celem ubiegania się o pomoc W przypadku działań inwestycyjnych istotną słabością jest weryfikowalność i ocena kosztów, zwrócono uwagę na brak cenników, baz referencyjnych, problemy w dokumentowaniu składania ofert przez kilku oferentów (konieczność składania 3 ofert). Dodatkowo zauwaŝono, Ŝe nie są dokonywane porównania pomiędzy kupowanymi środkami, w sytuacji istotnych rozbieŝności cenowych tych samych produktów, usług i towarów.
System zarządzania i kontroli Skutki ustaleń KE/ETO
Skutki ustaleń KE dla kraju członkowskiego 1. Raport z audytu przedstawienie stwierdzonych przez audytorów uchybień (np. dotyczących pojedynczych transakcji). 2. Stanowisko kraju członkowskiego (uwagi, wyjaśnienia) do sformułowanych ustaleń. 3. Analiza materiału dowodowego oraz stwierdzonych uchybień pod kątem ich istotności. Przekazanie stanowiska KE wraz zaproszeniem na spotkanie bilateralne. W przypadku stwierdzenia istotnych słabości systemu zarządzania i kontroli na kraj członkowski nakładana jest korekta finansowa: technika ekstrapolacji wyników kontroli przeprowadzonych na próbce transakcji (reprezentatywnej dla całej populacji) ocena w oparciu o ryzyko straty finansowej: korekty ryczałtowe (2%, 5% lub 10% zgłoszonych wydatków Funduszu w danym roku, w zaleŝności od wielkości ryzyka straty jako procent wydatków). 4. Spotkanie przed Organem Pojednawczym.
Dziękuję za uwagę Grzegorz Zieliński Departament Audytu Wewnętrznego tel. (22) 595 04 71 grzegorz.zieliński@arimr.gov.pl