Wojewoda Dolnośląski Aleksander Marek Skorupa Wrocław, dnia 17 stycznia 2014 r.

Wojewoda Dolnośląski Aleksander Marek Skorupa Wrocław, dnia 17 stycznia 2014 r. NK-KE.431.19.2013.KL Pan Władysław Bigus Wójt Gminy Rudna WYSTĄPIENIE POKONTROLNE W dniach 14 i 19 listopada 2013 r., na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185 poz. 1092) oraz art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 ze zm.), a także na podstawie imiennych upoważnień Wojewody Dolnośląskiego z dnia 23 października 2013 r. nr 35-37 (sygn. NK- KE.0030.35.2013.KL, NK-KE.0030.36.2013.KL, NK-KE.0030.37.2013.KL zespół kontrolny z Wydziału Nadzoru i Kontroli Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego we Wrocławiu w składzie: Katarzyna Lipke inspektor wojewódzki (przewodniczący zespołu kontrolnego), Iwona Gęsiak starszy inspektor wojewódzki (członek zespołu kontrolnego), Krzysztof Sośniak inspektor wojewódzki (członek zespołu kontrolnego). przeprowadził w Urzędzie Gminy Rudna (zwanym dalej Urzędem), z siedzibą w miejscowości Rudna, Pl. Zwycięstwa 15, 59-305 Rudna kontrolę problemową w trybie zwykłym w przedmiocie realizacji zadań z zakresu administracji rządowej polegających na: - prowadzeniu spraw dotyczących dowodów osobistych oraz ewidencji ludności na podstawie ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r., Nr 139, poz. 993 z późn. zm., zwanej dalej u.e.l.d.o.), - rejestracji zdarzeń stanu cywilnego ma podstawie ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jedn. Dz. U. z 2011 r., Nr 212, poz. 1264 z późn. zm., zwanej dalej p.o.a.s.c.), - wydawaniu decyzji o zmianie imienia i/lub nazwiska na podstawie ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. Nr 220, poz. 1414, zwanej dalej z.i.i.n.), - organizacji wyborów ławników do sądów rejonowych okręgowych na podstawie ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r., poz. 427 z późn. zm.), 1

Kontrola została zrealizowana zgodnie z zatwierdzonym przez Wojewodę Dolnośląskiego w dniu 28 czerwca 2013 r. okresowym planem kontroli na II półrocze 2013 r. nr NK-KE.430.1.2013.MW. Kontrolę przeprowadzono w zakresie przestrzegania przepisów: I. ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz aktów wykonawczych do tej ustawy w zakresie ewidencji ludności, tj.: 1. wydawania przez organ gminy zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, 2. odmowy wydania zaświadczenia z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, 3. terminowości załatwiania spraw dotyczących wydawania lub odmowy wydania zaświadczenia bądź zaświadczenia żądanej treści z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, 4. udostępniania danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, 5. terminowości prowadzenia spraw w zakresie odmowy udostępnienia danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów prowadzonych na podstawie art. 44h lub art. 44i ust. 5u.e.l.d.o. 6. wydawania decyzji administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 lub art. 47 ust. 2 u.e.l.d.o. II. ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz aktów wykonawczych do tej ustawy w zakresie dowodów osobistych, tj.: 1. wydawania dowodów osobistych, 2. prowadzenia ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych w systemie teleinformatycznym, 3. aktualizowania ewidencji ludności w zakresie informacji dot. wydanych dowodów osobistych, III. ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego i rozporządzeń wykonawczych w zakresie rejestracji zdarzeń stanu cywilnego, tj.: 1. prowadzenia postępowań administracyjnych na podstawie art. 28, 36, 70, 73 p.o.a.s.c. oraz rozporządzenia wykonawczego do tej ustawy, 2. sporządzania aktów stanu cywilnego na podstawie decyzji administracyjnych oraz dokonywanie innych wpisów w rubryce wzmianki dodatkowe, 3. przechowywania ksiąg stanu cywilnego w archiwum USC, IV. ustawy z dnia z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska w zakresie prowadzenia postępowań administracyjnych zmierzających do wydania lub odmowy wydania decyzji o zmianie imienia i/lub nazwiska, V. ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych przy organizowaniu wyborów ławników do sądów rejonowych i okręgowych, tj. sposobu postępowania z dokumentami złożonymi radzie gminy przy zgłaszaniu kandydatów na ławników oraz sprawdzenia zgodności wzoru karty zgłoszenia z aktem wykonawczym do ustawy, Okres objęty kontrolą: - dla zakresu od I-IV: od dnia 1 stycznia 2012 r. do dnia kontroli, 2

- dla zakresu nr V: od dnia 1 stycznia 2011 r. do dnia kontroli. Funkcję kierownika Urzędu sprawuje Pan Władysław Bigus Wójt Gminy Rudna, który piastuje niniejsze stanowisko w całym okresie objętym kontrolą. W toku kontroli osobami udzielającymi wyjaśnień byli: - Pani Krystyna Papaj - Kupis Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Rudnej, - Pani Małgorzata Regmunt Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Rudnej, - Pani Maria Szwed kierownik Referatu Organizacji i Obsługi Organów Gminy. Projekt wystąpienia pokontrolnego z dnia 19 grudnia 2013 r. wystosowano do Wójta Gminy Rudna. Pismem nr KOW.030.1.2014 z dnia 2 stycznia 2014 r. kierownik jednostki kontrolowanej poinformował, iż nie wnosi zastrzeżeń do ww. dokumentu. Wobec powyższego przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne, zgodnie z dyspozycją art. 47 ustawy o kontroli w administracji rządowej. Realizację przez Wójta Gminy Rudna zadań z zakresu administracji rządowej należy ocenić: I. negatywnie w zakresie ewidencji ludności II. pozytywnie z nieprawidłowościami w zakresie dowodów osobistych III. pozytywnie z nieprawidłowościami w zakresie rejestracji stanu cywilnego IV. pozytywnie z nieprawidłowościami w zakresie zmiany imienia i nazwiska V. pozytywnie w zakresie organizacji wyborów ławników do sądów powszechnych EWIDENCJA LUDNOŚCI Wydawanie przez organ gminy zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych Kontroli poddano 20 zaświadczeń wydanych w kontrolowanym okresie (10 z 2012 r. oraz 10 z 2013 r.) z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Na tej podstawie stwierdzono, że wszystkie zaświadczenia zostały wydane na kompletne wnioski złożone w formie pisemnej, a forma udzielonej odpowiedzi odpowiadała złożonemu wnioskowi. W 13 przypadkach stwierdzono, iż zaświadczenia zostały wydane niezgodnie z żądaniem wnioskodawców. Najczęściej wnioskodawcy żądali wydania zaświadczenia o zameldowaniu na pobyt stały, natomiast wydawane zaświadczenia zawierały ponadto informację o dacie i miejscu urodzenia oraz okresy zameldowania. We wnioskach dotyczących spraw nr: KOW.5345.1.106.2013, KOW.5345.1.104.2013, KOW.5345.1.103.2012, KOW.5345.1.102.2013, KOW.5345.1.100.2013, KOW.5345.1.99.2013, KOW.5345.1.98.2013 wnioskodawcy wnosili o wydanie zaświadczenia o konkretnych danych (np. stałym zameldowaniu) oraz o danych osobowych. Katalog danych gromadzonych w ewidencji ludności został 3

określony w art. 44a ust. 2, 3 i 4 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 roku o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r., Nr 139, poz. 993 z późn. zm.) zwanej dalej u.e.l.d.o. Natomiast wydane zaświadczenia w ww. sprawach nie zawierały wszystkich danych enumeratywnie wyliczonych w przywołanym przepisie lecz jedynie ich część. W tej kwestii pracownik wyjaśnił, iż wnioski o wydanie zaświadczenia z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych przyjmowane są w pokoju obsługi ewidencji ludności oraz dowodów osobistych i wydawane są od ręki. Podczas składania podania wnioskodawcy ustnie doprecyzowują o jakie dane osobowe wnoszą, zatem zaświadczenia zawierają dane zgodnie z ich żądaniem. W 15 przypadkach zaświadczenia zostały wydane osobom posiadającym uprawienia w ich otrzymaniu (dane zawarte w zaświadczeniu dotyczyły wnioskodawców, bądź ich dzieci). Natomiast w sprawach nr KOW.5345.1.105.2013, KOW.5345.1.99.2013, KOW.5345.1.74.2012, KOW.5345.1.72.2012, KOW.5345.1.69.2012 wydano zaświadczenia osobom nieposiadającym uprawnień w ich otrzymaniu. W ww. sprawach wnioskodawcy wnosili m. in. o wydanie zaświadczenia o danych współmałżonka, jednak w aktach spraw brak stosownych pełnomocnictw. Zgodnie z art. 44g ust. 1 u.e.l.d.o. organy prowadzące zbiory meldunkowe oraz ewidencje wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, na wniosek zainteresowanej osoby, złożony w formie pisemnej lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej są zobowiązane wydać zaświadczenie zawierające pełny odpis przetworzonych danych dotyczących tej osoby. Natomiast każde inne żądanie dotyczące udostępnienia danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych innych osób powinno być rozpatrywane w oparciu o przepisy art. 44h u.e.l.d.o. Zatem w sytuacji, gdy podmiot wnioskuje o wydanie zaświadczenia dotyczącego danych innej osoby i nie posiada stosownego pełnomocnictwa należy odmówić wydania zaświadczenia (na podstawie art. 219 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r. poz. 267), zwanej dalej Kpa). Wobec przedstawionego stanu faktycznego i prawnego stwierdzić należy, iż w przywołanych sprawach został naruszony art. 44g u.e.l.d.o. Ponadto stwierdzono, iż we wszystkich kontrolowanych sprawach z 2013 r. oraz w sprawie nr KOW.5345.1.74.2012 na zaświadczeniach znajduje się informacja, iż dokument wydano na podstawie rejestru mieszkańców. W tym miejscu wyjaśnić należy, iż zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Dz.U.2010.217.1427 z późn. zm.) ewidencja ludności prowadzona jest w formie elektronicznej w Powszechnym Elektronicznym Systemie Ewidencji Ludności (rejestr PESEL ), w rejestrach mieszkańców oraz rejestrach zamieszkania cudzoziemców. Wspomniana powyżej ustawa o ewidencji ludności jest aktem oczekującym i wejdzie w życie z dniem 1 stycznia 2015 r. Natomiast zarówno aktualnie, jak i w kontrolowanym okresie obowiązującym aktem prawnym regulującym gromadzenie i udostępnianie w formie zaświadczeń danych w ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów jest u.e.l.d.o. Zgodnie z art. 46 ust. 1 pkt 3 aktualnie obowiązującego aktu prawnego ewidencja ludności jest prowadzona w systemie teleinformatycznym przez organ gminy w formie gminnego zbioru meldunkowego. Błędnym zatem jest zapis o źródle danych zawartych we wspomnianych zaświadczeniach. W tej kwestii pracownik wyjaśnił, 4

że informacja jest automatycznie drukowana przez system. Zobowiązał się jednocześnie do podjęcia czynności mających na celu wyeliminowanie błędu (poprzez kontakt z firmą Clanet Win Pesel producentem programu Mieszkańcy wersja nr 1.01.279, stosowaną w kontrolowanej jednostce do obsługi ewidencji ludności). W sprawie nr KOW.5345.1.104.2013 na zaświadczeniu widnieje informacja, że osoba posiada nieaktualny dowód osobisty (z serii oraz wystawy dokumentu wynika, iż jest to tzw. książeczkowy dowód osobisty). W tym miejscu wyjaśnić należy, iż posiadany przez wnioskodawcę dowód osobisty - wydany przed dniem 1 stycznia 2001 r. po upływie terminu, o którym mowa w art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o zmianie ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz ustawy o działalności gospodarczej (Dz. U. Nr 113, poz. 733, z późn. zm.), tj. 31 grudnia 2007 r., z dniem 1 stycznia 2008 r. stanowił dokument stwierdzający tożsamość osoby oraz poświadczający obywatelstwo polskie, nie dłużej jednak niż do dnia 31 marca 2008 r. (na mocy art. 1 z dnia 7 września 2007 r. o czasowym posługiwaniu się dowodami osobistymi wydanymi przed dniem 1 stycznia 2001 roku /Dz. U. z 2007 r., Nr 191, poz. 1363/). W toku kontroli pracownik wyjaśnił, że nie zwrócił uwagi na fakt, iż wnioskodawca nie posiada aktualnego dowodu osobistego. Wyjaśnił ponadto, że podczas wymiany dowodów osobistych z książeczkowych na spersonalizowane karty identyfikacyjne urząd gminy wystosowywał pisma informujące o konieczności wymiany dokumentów tożsamości. Ponadto stwierdzono, iż zaświadczenia z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych wydawane wnioskodawcom nie są podpisywane przez osobę reprezentującą organ gminy (Wójta Gminy Rudna) lecz przez zastępcę Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego (wcześniej podinspektora USC), bądź przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego (wcześniej zastępcę Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego), a na wydanych zaświadczeniach widnieje także pieczęć aparatu pomocniczego gminy (Urzędu Gminy Rudna). W piśmie nr NK-KE.431.19.2013.KL z dnia 26 listopada 2013 r. kontroler wystosował zapytanie do Wójta Gminy Rudna, czy ww. pracownicy posiadają upoważnienie Wójta Gminy Rudna do wydawania zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oraz jednocześnie o przesłanie kserokopii ww. dokumentów. W odpowiedzi kierownik jednostki kontrolowanej w piśmie nr KOW.030.7.2013 z dnia 28 listopada 2013 r. przekazał informację, iż Pani Małgorzata Regmunt posiada ogólne upoważnienie Wójta Gminy Rudna, w oparciu o które realizuje zadania z zakresu wydawania zaświadczeń oraz udostępniania danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Pani Krystyna Papaj Kupis uprawnienia te uzyskała w karcie stanowiska pracy. Na potwierdzenie powyższego przekazano kopie wspomnianych dokumentów. W upoważnieniu nr KA.0113/57-28/07 z dnia 11 maja 2007 r. Wójt Gminy Rudna upoważnił zastępcę Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Rudnej (Małgorzatę Regmunt) do cyt. wydawania następujących dokumentów z zakresu ewidencji ludności Gminy Rudna: - poświadczenie zameldowania, - potwierdzenie zameldowania, -potwierdzenie wymeldowania,( ). 5

Natomiast w karcie stanowiska pracy podinspektora USC w punkcie III, podpunkcie 2 zatytułowanym obowiązki szczegółowe zapisano: 1. Realizowanie zadań własnych i zleconych gminie określonych w porozumieniach i ustawach, w tym w ustawie: - Ewidencji ludności i dowodach osobistych. ( ) W szczególności: ( ) 3. wydawanie potwierdzeń zameldowania i wymeldowania ( ) 5. wydawanie zaświadczeń i poświadczeń z akt ewidencji ludności ( ). Wobec powyższego stwierdzić należy, iż Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Rudnej posiada upoważnienie do wydawania w imieniu Wójta Gminy Rudna zaświadczeń (poświadczeń, potwierdzeń) w zakresie potwierdzenia danych adresowych, tj. o zameldowaniu, bądź wymeldowaniu. Mając jednak na uwadze przepis art. 44a ust. 2, 3 i 4 u.e.l.d.o., który określa katalog danych gromadzonych w ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodach osobistych, a także fakt, iż wnioskodawcy niejednokrotnie żądali wydania zaświadczenia o zameldowaniu oraz o danych osobowych ustnie doprecyzowując (wg wyjaśnień pracownika), o jakie konkretnie dane osobowe proszą, stwierdzić należy, iż Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Rudnej posiada upoważnienie Wójta Gminy Rudna do wydawania jedynie zaświadczeń dotyczących danych adresowych, a nie wszystkich danych gromadzonych w gminnych zbiorach. Natomiast zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Rudnej (Krystyna Papaj Kupis) nie posiada w ogóle upoważnienia Wójta Gminy Rudna do wydawania w jego imieniu zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Nie sposób zgodzić się z wyjaśnieniami kierownika kontrolowanej jednostki, iż pracownik uzyskał uprawnienia (upoważnienie, w oparciu o które realizuje zadania z zakresu wydawania zaświadczeń z przedmiotowych zbiorów) w karcie stanowiska pracy. Dokument ten nie stanowi bowiem upoważnienia, o którym mowa w art. 268a Kpa. Zgodnie z art. 44g ust. 1 u.e.l.d.o. zaświadczenie wydaje organ prowadzący zbiór meldunkowy oraz ewidencję wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Natomiast pracownik realizujący zadania na danym stanowisku (którego opis znajduje się w karcie tegoż stanowiska pracy) daje pracownikowi uprawnienia jedynie do przygotowania dokumentu i przedłożenia go do podpisu osobie upoważnionej z mocy prawa, tj. w omawianej kwestii Wójtowi Gminy Rudna. Zaświadczenie stanowi urzędowe potwierdzenie określonych faktów lub stanu prawnego, wobec czego stanowi wyłącznie przejaw wiedzy organu co do określonych okoliczności faktycznych i prawnych, a więc nie może być traktowane jako oświadczenie woli organu, co nadawałoby mu charakter władczy. Ma ono znaczenie dowodowe i przemawia za nim domniemanie prawdziwości. Moc zaświadczenia może być obalona tylko przez przeprowadzenie dowodu przeciwko treści zaświadczenia (wyrok NSA z dnia 16 grudnia 2008 r., sygn. akt I OSK 44/08, wyrok WSA w Warszawie z dnia 14 marca 2012 r. sygn. akt I SA/Wa 449/11). Wobec powyższego, wskazane naruszenia należało uznać za uchybienia proceduralne. Zgodnie z art. 1 ust. 1 pkt 1b ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 1282 z późn. zm.) opłacie skarbowej podlega w sprawach 6

indywidualnych z zakresu administracji publicznej wydanie na wniosek zaświadczenia. W części II załącznika do ww. ustawy, w poz. 2 wskazano, iż stawka opłaty skarbowej za zaświadczenie zawierające pełny odpis przetworzonych danych osobowych ze zbiorów meldunkowych, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych wynosi 17 zł. Na podstawie kontrolowanych spraw stwierdzono, iż organ gminy sprawdza obowiązek uiszczenia opłaty skarbowej za wydanie zaświadczenia z ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. W 3 sprawach (KOW.5345.1.105.2013, KOW.5345.1.99.2013 oraz KOW.5345.1.66.2012) do wniosku dołączone zostało potwierdzenie dokonania opłaty skarbowej. W 12 sprawach organ uznał, iż zaświadczenie nie podlega opłacie skarbowej, toteż na dokumentach została umieszczona adnotacja, o której mowa w 4 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz. U. Nr 187, poz. 1330). Natomiast w sprawach: KOW.5345.1.106.2013, KOW.5345.1.104.2013, KOW.5345.1.101.2013, KOW.5345.1.100.2013 oraz KOW.5345.1.98.2013 na zaświadczeniach zapisano, iż nie podlega opłacie skarbowej, jednak nie wskazano podstawy prawnej wyłączenia, bądź zwolnienia z obowiązku jej uiszczenia. W tej kwestii pracownik wyjaśnił, iż uważał, że jest to wystarczająca informacja. Podkreślił przy tym, iż zawsze weryfikował, czy opłata skarbowa powinna zostać uiszczona, czy tez nie. Tym samym naruszony został przepis 4 ust. 1 pkt 3 ww. rozporządzenia. Powyższe stanowi jednak uchybienie formalne. Mając na uwadze przyjęte w programie kontroli zasady oceniania oraz przedstawione powyżej ustalenia, zagadnienie dotyczące wydawania przez organ gminy zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych należy ocenić negatywnie. Odmowa wydania zaświadczenia z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych W kontrolowanym okresie Wójt Gminy Rudna wydał 3 postanowienia o odmowie wydania zaświadczenia z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (sprawy nr: KOW.5345.1.38.2012, KOW.5345.1.36.2013 oraz KOW.5345.1.68.2013). W sprawie nr KOW.5345.1.38.2012 wnioskodawczyni wniosła o wydanie dokumentu stwierdzającego zamieszkanie na terenie wsi Górzyn gm. Rudna ( ) osoby trzeciej. W uzasadnieniu wskazała, iż: ( ) dokument jest ostatnim potrzebnym do uzyskania rekompensaty z tytułu Mienia Zaburzańskiego.. W dniu 18 maja 2012 r. Wójt Gminy Rudna wydał na podstawie art. 219 Kpa postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia o stałym zameldowaniu. W uzasadnieniu wskazano, iż w księgach meldunkowych ewidencji ludności Urzędu Gminy Rudnej nie odnaleziono zapisów dotyczących zameldowania (. Następnie w dniu 21 maja 2012 r. do wnioskodawczyni skierowane zostało pismo nr KOW.5345.1.38.2012 ponownie uzasadniające odmowę wydania zaświadczenia przez organ gminy. Zaświadczenie jest urzędowym poświadczeniem określonych faktów lub stanu prawnego (wyrok NSA w Warszawie z dnia 18 marca 2011 r., sygn. akt I OSK 1898/10), które organ zobowiązany jest wydać, gdy spełnione zostaną warunki określone w przepisie 7

art. 217 2 ust. 1 i/lub 2 Kpa. Natomiast odmowa wydania zaświadczenia lub zaświadczenia o żądanej treści następuje w drodze postanowienia. Ma ona miejsce wówczas, gdy organ jest niewłaściwy, gdy nie dysponuje danymi, a strona domagała się tego zaświadczenia ze względu na swój interes prawny, gdy strona nie wykazała interesu prawnego w uzyskaniu zaświadczenia, a brak przepisu nakazującego wydanie takiego zaświadczenia, a także gdy organ nie może spełnić żądania odnośnie do treści postanowienia. Zgodnie z art. 44g ust. 1 u.e.l.d.o. organy prowadzące zbiory meldunkowe, zbiór PESEL oraz ewidencje wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, na wniosek zainteresowanej osoby, złożony w formie pisemnej lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej, są zobowiązane wydać zaświadczenie zawierające pełny odpis przetworzonych danych dotyczących tej osoby. Z powyższego wynika zatem, iż o wydanie zaświadczenia z ww. zbiorów może ubiegać się jedynie osoba, której dane dotyczą. Natomiast każde inne żądanie dotyczące udostępnienia danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych innych osób powinno być rozpatrywane w oparciu o przepisy art. 44h u.e.l.d.o. Zatem w sytuacji, gdy podmiot wnioskuje o wydanie zaświadczenia dotyczącego danych innej osoby i nie posiada stosownego pełnomocnictwa należy odmówić wydania zaświadczenia (na podstawie art. 219 Kpa). W przedmiotowej sprawie zaszły podstawy do wydania postanowienia o odmowie wydania zaświadczenia. Postanowienie zawiera wszystkie elementy określone w art. 124 1 i 2 Kpa, choć zauważyć należy, że podstawa prawna jest niepełna, gdyż nie wskazano przepisu prawa materialnego (art. 44g ust. 1 u.e.l.d.o.). Ponadto w uzasadnieniu postanowienia nie wskazano, iż wnioskodawczyni ubiega się o wydanie zaświadczenia dotyczącego danych osób trzecich, a tym samym mając na uwadze przepis art. 44g ust. 1 u.e.l.d.o. organ gminy nie mógł wydać jej żądanego dokumentu. W przedmiotowej sprawie, po wydaniu postanowienia, do wnioskodawczyni skierowano pismo z dnia 21 maja 2012 r., w którym w bardziej rozbudowany sposób wyjaśniono przyczyny odmowy wydania żądanego dokumentu. W tej kwestii kierownik kontrolowanej jednostki wyjaśnił, iż taki stan rzeczy był spowodowany faktem, iż ( )strona telefonicznie poprosiła o szczegółową interpretację zajętego przez organ stanowiska( ). Powyższe potwierdza zatem fakt, iż uzasadnienie postanowienia nie było kompletne. Tym samym naruszony został przepis art. 124 1 i 2 Kpa. W sprawach nr KOW.5345.1.36.2013 oraz KOW.5345.1.68.2013 wnioskodawca (Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie) wniósł o ( ) przesłanie wszelkich dokumentów i informacji dotyczących przesiedlenia i otrzymania nieruchomości zamiennej ( ), a w dalszej części pism o (..) przesłanie dokumentów potwierdzających zameldowanie ( ). Wójt Gminy Rudna wydał postanowienia o odmowie wydania zaświadczenia, na podstawie art. 219 Kpa. Wobec powyższego należy wyjaśnić, iż ustawodawca w rozdziale 8b ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych przewidział dwa tryby udostępniania danych z ewidencji ludności: pierwszy w art. 44g w formie wydawania zaświadczeń dla osób, których dane dotyczą, a drugi w art. 44h dla pozostałych podmiotów, przy czym uzyskanie żądanych danych uzależnione jest od spełnienia określonych przesłanek. Wnioski Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego należało rozpatrywać w oparciu o art. 44h ust. 1 pkt 1 u.e.l.d.o. ze względu na fakt, iż jest on organem administracji publicznej, a tym samym podmiotem enumeratywnie wyliczonym w przywołanym przepisie, zgodnie z którym dane ze zbiorów meldunkowych, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych 8

dowodów osobistych udostępnia się organom administracji publicznej, o ile są one niezbędne do realizacji ich ustawowych zadań. Tym samym w opisanych sprawach nieprawidłowym było wydanie postanowień na podstawie art. 219 Kpa. Mając na uwadze, iż wnioskodawca złożył wnioski w formie pisma, a nie na formularzu zgodnym ze wzorem wniosku określonym na podstawie art. 44h ust. 8 pkt 1 u.e.l.d.o. w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z ewidencji ludności, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. z 2008 r., Nr 214, poz. 1353 z późn. zm.) organ gminy zobowiązany był wezwać podmiot wnioskujący (na podstawie art. 64 2 Kpa w związku z art. 44h ust. 3 oraz 8 pkt 1 u.e.l.d.o.) do uzupełnienia braku formalnego podania poprzez złożenie go w przewidzianej przepisami prawa formie z pouczeniem, iż niedokonanie tej czynności w terminie 7 dni spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania. W tej kwestii kierownik jednostki kontrowanej wyjaśnił, że sprawy ( ) zostały zakwalifikowane jako wnioski o wydanie poświadczenia zameldowania z uwagi na formę pisma skierowanego przez wnioskodawcę. ( ) Pisma w swej treści zawierały żądanie wydania dokumentu potwierdzającego zameldowanie. Powyższe twierdzenia nie zostały uwzględnione, gdyż to nie forma pisma, lecz jego treść przesądza o żądaniu wnioskodawcy. Zaś w sytuacji, gdy żądanie zawarte w podaniu nie jest jednoznaczne organ administracji publicznej zobowiązany jest wezwać wnoszącego podanie do złożenia wyjaśnień (sprecyzowania żądania), na podstawie art. 50 1 Kpa. Tym samym w opisanych powyżej sprawach naruszone zostały przepisy art. 219 Kpa oraz art. 44g ust. 1 u.e.l.d.o. Naruszenia te zakwalifikowano jako nieprawidłowości. Mając na uwadze przyjęte w programie kontroli zasady oceniania oraz przedstawione powyżej ustalenia, zagadnienie dotyczące odmowy wydania zaświadczenia z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych należy ocenić negatywnie. Terminowość załatwiania spraw dotyczących wydawania lub odmowy wydania zaświadczenia bądź zaświadczenia żądanej treści z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych Na analizowanych wnioskach o wydanie zaświadczenia z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych widnieją pieczęci wpływu podań do Urzędu Gminy Rudna. W wyniku porównania daty z ww. pieczęci z datą wydania zaświadczenia bądź postanowienia o odmowie wydania zaświadczenia (na podstawie art. 219 Kpa) stwierdzono, iż w 22 na 23 kontrolowane przypadki sprawy załatwione zostały terminowo. Natomiast w sprawie nr KOW.5345.1.36.2013 wniosek wpłynął do urzędu Gminy w dniu 29 marca 2013 r., a postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia wydano w dniu 22 kwietnia 2013 r., zatem sprawa została załatwiona nieterminowo. Zgodnie z art. 217 3 Kpa zaświadczenie powinno być wydane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni. Jak podkreślił WSA w Warszawie w wyroku z dnia 2 czerwca 2006 r., IV SAB/Wa 18/06, LEX nr 221955: "Co prawda przepis art. 217 3 Kpa. wyraźnie jedynie reguluje termin do wydania zaświadczenia, nie stanowi zaś o terminie rozpoznania wniosku o wydanie zaświadczenia, niemniej jednak termin siedmiu dni został wyznaczony również do wydania postanowienia o odmowie wydania zaświadczenia. W tym 9

terminie bowiem organ w istocie rozpatruje wniosek i w zależności od przesłanek bądź wydaje zaświadczenie, bądź odmawia jego wydania". Uchybienie terminowi daje podstawę do stosowania środków zwalczania bezczynności czy przewlekłości postępowania przez organ administracji. Wobec powyższego zagadnienie terminowości załatwiania spraw dotyczących wydawania lub odmowy wydania zaświadczenia bądź zaświadczenia żądanej treści z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oceniono pozytywnie z uchybieniami. [Dowód: akta kontroli str.: 44-125] Udostępnianie danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych Kontroli poddano następujące sprawy: KOW.5345.167.2013, KOW.5345.165.2013, KOW.5345.163.2013, KOW.5345.161.2013, KOW.5345.159.2013, KOW.5345.157.2013, KOW.5345.155.2013, KOW.5345.153.2013, KOW.5345.151.2013, KOW.5345.149.2013, KOW.5345.213.2012, KOW.5345.211.2012, KOW.5345.209.2012, KOW.5345.207.2012, KOW.5345.205.2012, KOW.5345.203.2012, KOW.5345.201.2012, KOW.5345.199.2012, KOW.5345.197.2012, KOW.5345.195.2012 dotyczące udostępnienia danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych prowadzonych w kontrolowanym okresie. Stwierdzono, że dane z ww. ewidencji zostały udostępnione na pisemne wnioski zainteresowanych podmiotów, złożone na odpowiednim formularzu (zgodnie z dyspozycją 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z ewidencji ludności, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych /Dz. U. z 2008 r. Nr 214, poz. 1353 z późn. zm./), w zakresie zgodnym z żądaniem i posiadanymi uprawnieniami w otrzymaniu danych. W sprawach nr: KOW.5345.149.2013, KOW.5345.213.2012, KOW.5345.207.2012 oraz KOW.5345.203.2012 wnioskodawca (Agencja Nieruchomości Rolnych) wniósł o udostępnienie danych z gminnych zbiorów, choć nie wykazał, iż żądane dane są niezbędne do realizacji ustawowych zadań. W uzasadnieniach wniosków w sprawach nr KOW.5345.149.2013, KOW.5345.213.2012 wskazano: Interes prawny wnioskodawcy w uzyskaniu danych wynika z jego obowiązku realizacji w imieniu Skarbu Państwa zadań określonych w ustawie z dn. 19.10.1991 r. o gospodarowaniu nieruchomościami rolnymi Skarbu Państwa (tj. Dz. U. z 2007 r. nr 231 poz.1700), natomiast w sprawach nr: KOW.5345.207.2012 oraz KOW.5345.203.2012 wskazano: Windykacja należności z tytułu umowy dzierżawy zawartej z Agencją Nieruchomości Rolnych art. 26a ustawy o gospodarowaniu nieruchomościami rolnymi Skarbu Państwa (Dz. U. z 2007 Nr 231 poz. 1700 z późn. zm. w związku z art. 44h ust. 1 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993, z późn. zm.). Przywołany przepis art. 26a ustawy o gospodarowaniu nieruchomościami rolnymi skarbu Państwa stanowi: 10

1. Nie pobiera się podatku od czynności cywilnoprawnych i opłaty skarbowej w sprawach dotyczących Zasobu oraz nieruchomości nabywanych przez Agencję na własność Skarbu Państwa. 2. Do czynności notarialnych związanych z utworzeniem przez Agencję jednoosobowych spółek Skarbu Państwa stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące czynności notarialnych związanych z przekształceniem przedsiębiorstwa państwowego w spółkę. 3. (uchylony). 4. Koszty związane z realizacją umowy, o której mowa w art. 24 ust. 5 pkt 3, w tym założeniem księgi wieczystej, ponosi Agencja. Na podstawie ww. uzasadnień nie sposób przyjąć, iż żądane dane (adres zameldowania na pobyt stały i czasowy trwający ponad 3 miesiące, data zameldowania i wymeldowania oraz nr PESEL) są niezbędne wnioskodawcy do realizacji ustawowych zadań. Wnioskodawcy nie wskazali przepisów prawa uzasadniających swoje żądanie, nie dołączyli dokumentów oraz nie wskazali okoliczności sprawy. W żaden zatem sposób nie wykazali uprawnień w uzyskaniu żądanych danych. Mimo tego, organ gminy nie podjął żadnych czynności wyjaśniających w tej sprawie, np. nie wezwał wnioskodawcy do złożenia wyjaśnień (na podstawie art. 50 1 Kpa). Udostępnił natomiast dane, czym naruszył art. 44h ust. 1 pkt 1 u.e.l.d.o. W sprawie nr KOW.5345.151.2013 organ gminy ustalił, iż nie jest właściwy do jej załatwienia, toteż na podstawie art. 65 1 Kpa przekazał wniosek o udostępnienie danych do organu gminy właściwego, zawiadamiając jednocześnie o tym wnoszącego podanie. W sprawie nr KOW.5345.199.2012 wnioskodawca nie zawarł we wniosku uzasadnienia. Organ gminy nie podjął żadnych czynności wyjaśniających nie wezwał wnioskodawcy (na podstawie art. 64 2 Kpa w związku z art. 44h ust. 1 pkt 2 u.e.l.d.o.) do uzupełniania braków formalnych wniosku. Mimo tego organ gminy udzielił odpowiedzi na wniosek. Naruszony zatem zostały ww. przepisy prawa procesowego i materialnego. Zgodnie z art. 44 h ust. 9 u.e.l.d.o. udostępnienie danych ze zbiorów meldunkowych oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych następuje: 1) dla podmiotów, o których mowa w ust. 1 - nieodpłatnie; 2) dla podmiotów, o których mowa w ust. 2 - odpłatnie, po dołączeniu dowodu opłaty do wniosku o udostępnienie danych. Zgodnie z 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie wysokości opłat za udostępnienie danych ze zbiorów meldunkowych, ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, zbioru PESEL, ogólnokrajowej ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oraz sposobu wnoszenia tych opłat (Dz. U. nr 207 z 2008 r., poz. 1298) opłata za udostępnienie jednostkowych danych wynosi 31 zł. W toku analizy dokumentów kontroli stwierdzono, iż 18 pośród wszystkich poddanych kontroli spraw dotyczących udostępniania danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych pochodziło od podmiotów, o których mowa w art. 44h ust. 1 u.e.l.d.o., zatem organ gminy prawidłowo nie pobierał opłaty za udostępnienie danych. Natomiast 2 wnioski pochodziły od podmiotów, o których mowa w art. 44h ust. 2 u.e.l.d.o. W tych sprawach do wniosków załączone zostały dowody uiszczenia opłaty za udostępnienie danych z ww. zbiorów. Wobec powyższego uznać należy, iż organ gminy prawidłowo realizował obowiązek wynikający z art. 44h ust. 9 u.e.l.d.o. 11

Ponadto, stwierdzono, iż w pismach stanowiących odpowiedzi organu gminy na wnioski o udostępnienie danych nie stosowano oznaczenia organu gminy, lecz jego aparatu pomocniczego, a pisma (w większości przypadków) podpisywał z up. Wójta Gminy Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego Małgorzata Regmunt. Pismem nr NK- KE.431.19.2013.KL z dnia 26 listopada 2013 r. kontroler wniósł o wyjaśnienie, czy pracownicy Urzędu Gminy w Rudnej posiadają upoważnienie do udostępniania danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. W odpowiedzi kierownik jednostki kontrolowanej w piśmie nr KOW.030.7.2013 z dnia 28 listopada 2013 r. przesłał informację, z której wynika, że Małgorzata Regmunt posiada upoważnienie Wójta Gminy Rudna do podpisywania wniosków o udostępnienie danych osobowych (czyli składania wniosków o udostępnienie danych do innych organów), lecz nie posiada upoważnienia do udzielania odpowiedzi na wnioski o udostępnianie danych składane do Wójta Gminy Rudna. Naruszony zatem został art. 44i ust. 1 u.e.l.d.o., zgodnie z którym dane ze zbiorów meldunkowych oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych udostępnia organ gminy. Mając jednak na uwadze, iż większość kontrolowanych spraw została przeprowadzona prawidłowo merytorycznie oraz zapis art. 76 1 Kpa, zgodnie z którym dokumenty urzędowe sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy państwowe w ich zakresie działania stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone, powyższe naruszenie należało uznać za uchybienie proceduralne. Reasumując, stwierdzić należy, iż na 20 poddanych kontroli spraw 5 zostało przeprowadzonych nieprawidłowo. W 1 sprawie wniosek nie spełniał wszystkich wymogów formalnych, a w 4 sprawach wnioskodawcy nie wykazali, iż żądane dane są im niezbędne do realizacji ustawowych zadań. Mimo to organ gminy udostępnił dane. Mając na uwadze przedstawione powyżej ustalenia oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, udostępnianie danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. [Dowód: akta kontroli str.: 44-63, 126-174] Wydawanie decyzji administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 lub art. 47 ust. 2 u.e.l.d.o. Zadaniem kontroli w ww. zakresie było sprawdzenie przestrzegania przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz. U. z 2013 r., poz. 267) oraz prawidłowość prowadzenia postępowań administracyjnych pod względem zgodności z ustawą z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych ( Dz. U. z 2006r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm. ) w przedmiocie: - wymeldowania z miejsca pobytu stałego i/lub czasowego trwającego ponad 3 miesiące, prowadzonych na podstawie art. 15 ust. 2 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych, - zameldowania na pobyt stały lub pobyt czasowy, prowadzonych na podstawie art. 47 ust. 2 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. Postępowania administracyjne w sprawach meldunkowych prowadzone są przez Panią Krystynę Papaj-Kupis Zastępcę Kierownika USC. 12

W trakcie kontroli sprawdzeniu podlegało 10 postępowań w przedmiocie wymeldowania z miejsca pobytu stałego (nr decyzji) : KOW.5343.4.2012, KOW.5343.8.2012, KOW.5343.9.2012, KOW.5343.12.2012, KOW.5343.15.2012, KOW.5343.16.2012, KOW.5343.22.2012, KOW.5343.23.2012, KOW.5343.24.2012, KOW.5343.25.2012 oraz 4 postępowania o zameldowanie na pobyt stały i/lub czasowy, które wpłynęły do organu w 2012 r. (nr decyzji) : KOW.5343.1.8.2012, KOW.5343.19.9.2012, KOW.5343.14.13.2012, KOW.5343.5.13.2012. W wymienionych powyżej sprawach wydano 5 decyzji o wymeldowaniu z miejsca pobytu stałego, gdyż strona spełniła przesłanki z art. 15 ust. 2 cyt. ustawy i 5 decyzji o umorzeniu postępowania, ponieważ strona sama wykonała obowiązek meldunkowy lub wnioskodawca wycofał swój wniosek. Po dokonaniu czynności kontrolnych stwierdzono, co następuje: W sprawie nr KOW.5343.8.2012 wniosek wpłynął do organu w dniu 03.04.2012 r. o wymeldowanie z miejsca pobytu stałego matki wraz z trójką małoletnich dzieci. Zawiadomieniem z dnia 05.04.2012 r. poinformowano strony o toczącym się postępowaniu. Następnie wystąpiono do policji o przeprowadzenie kontroli meldunkowej oraz wezwano do złożenia wyjaśnień w sprawie. W trakcie prowadzonego postępowania organ wystąpił z zapytaniem do Sądu Rejonowego w Lubinie o udzielenie informacji o sytuacji prawnej małoletnich i wskazanie opiekuna prawnego. Z uwagi na fakt, iż korespondencja kierowana do strony powracała do organu nieodebrana, na podstawie art. 34 Kpa wystąpiono do Sądu Rejonowego w Lubinie o ustanowienie przedstawiciela dla osoby nieobecnej. Postanowieniem z dnia 06.09.2012 r. sąd ustanowił dla matki i jej małoletnich dzieci kuratora w sprawie. Następnie w dniu 02.10.2012 r. Wójt Gminy Rudna wydał decyzję orzekającą o wymeldowaniu wymienionych z miejsca pobytu stałego. Za prawidłowe należy uznać informowanie stron (art. 36 1 Kpa) o niezałatwieniu sprawy w terminie określonym w art. 35 Kpa i o treści art. 10 Kpa. Niezasadne natomiast było skierowanie decyzji do strony nieobecnej w postępowaniu. Zgodnie z art. 34 1 Kpa organ administracji publicznej występuje do sądu z wnioskiem o wyznaczenie przedstawiciela dla osoby nieobecnej lub niezdolnej do czynności prawnych, o ile przedstawiciel nie został już wyznaczony. Ustanowiony kurator działa w postępowaniu za stronę, zatem nie ma podstaw, by decyzję kierować do strony nieobecnej, dla której ustanowiono kuratora. W przypadku, gdy strona jest reprezentowana w postępowaniu administracyjnym przez przedstawiciela ustanowionego w myśl art. 34 1 Kpa, decyzję administracyjną organ doręcza stosownie do art. 48 1 Kpa temu przedstawicielowi. Doręczenie decyzji przedstawicielowi jest równoznaczne z doręczeniem decyzji stronie. Czynność prawna jaką jest odbiór decyzji przez kuratora, pociąga za sobą skutki bezpośrednio dla osoby, którą reprezentuje. Zatem termin do wniesienia odwołania liczy się od daty doręczenia decyzji kuratorowi, a późniejsze doręczenie decyzji stronie nie powoduje otwarcia od początku terminu do wniesienia odwołania (wyrok III SA/Wr 638/07). Analogiczna sytuacja miała miejsce w sprawie nr KOW.5343.16.2012. W sprawie nr KOW.5343.15.2012 wpłynął do organu niekompletny wniosek. Organ prawidłowo na podstawie art. 261 1 Kpa wezwał wnioskodawcę do uiszczenia opłaty skarbowej, oraz na podstawie art. 64 2 Kpa wezwano o uzupełnienie tytułu prawnego do lokalu. Pomimo wiedzy, iż nieruchomość posiada dwóch współwłaścicieli, w zawiadomieniu 13

o wszczęciu postępowania organ pominął drugą stronę. Wnioskiem z dnia 27.09.2012 r. wystąpiono do sądu o ustanowienie kuratora dla osoby nieobecnej. Postępowanie zakończyło się w dniu 14.11.2012 r. wydaniem decyzji o wymeldowaniu z miejsca pobytu stałego. Tak jak w postępowaniach opisanych wyżej, decyzje skierowano do kuratora i osoby, dla której został ustanowiony przedstawiciel. Natomiast w sprawie nr KOW.5343.12.2012 pominięto stronę postępowania (drugiego współwłaściciela). W 5 sprawach, gdzie postępowanie zakończyło się wydaniem decyzji o umorzeniu postępowania, organ prawidłowo ustalał przesłanki bezprzedmiotowości. Na podkreślenie zasługuje fakt, że postępowania są wszczynane bez zbędnej zwłoki, w myśl art. 61 3 Kpa stanowiącego, że datą wszczęcia postępowania na żądanie strony jest dzień doręczenia żądania organowi administracji publicznej. W wyniku kontroli ustalono, że wszystkie decyzje poddane kontroli zawierały elementy wskazane w art. 107 Kpa. Ponadto w sprawach, gdzie organ prawidłowo ustalił wszystkie strony postępowania, poszanowana została zasada wynikająca z art. 10 Kpa tj. strony postępowania zawiadamiane były o zakończeniu postępowania i o możliwości zapoznania się z zebranym materiałem dowodowym przed wydaniem decyzji w sprawie. W toku kontroli przyjęto ustne wyjaśnienia od pracownika prowadzącego postępowania meldunkowe, w zakresie kwestii doręczania decyzji stronom pomimo wyznaczenia przez sąd kuratora. Na pytanie kontrolera dlaczego decyzja jest wysyłana do osoby nieobecnej w postępowaniu i do ustanowionego w sprawie kuratora, osoba udzielająca wyjaśnień podała, że wiem, że jest wyznaczony kurator, ale wysyłam też do strony, bo może się pojawi. W trakcie kontroli sprawdzeniu podlegały także 4 postępowania prowadzone na podstawie art. 47 ust. 2 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych w przedmiocie zameldowania na pobyt stały lub czasowy. W sprawie nr KOW.5343.1.8.2012 został złożony wniosek o zameldowanie na pobyt stały. Do wniosku dołączono opłatę skarbową i wypełniony formularz zgłoszenie pobytu stałego. Niewłaściwym działaniem w omawianym postępowaniu było to, że potencjalnych spadkobierców uznano jako strony postępowania. Organ mając wiedzę (co wynikało z treści złożonego wniosku bądź oświadczeń wnioskodawcy), że sytuacja prawna danej nieruchomości nie jest uregulowana i nie było przeprowadzonego postępowania spadkowego, błędnie ustalił krąg stron prowadzonego postępowania. Osoby te składały wyjaśnienia do protokołu jako strony postępowania, otrzymywały informację o treści art. 10 Kpa, a także były odbiorcami decyzji. W ten sposób organ naruszał dyspozycję art. 28 Kpa w zw. z art. 15 ust. 2 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz art. 10 Kpa. Analogiczna sytuacja miała miejsce w sprawie nr KOW.5343.19.9.2012, KOW.5343.14.13.2012 i KOW. 5343.5.13.2012. W opisanych postępowaniach może być wyczerpana przesłanka wynikająca z art. 156 1 pkt 4 Kpa, która stanowi podstawę do wszczęcia postępowania w przedmiocie stwierdzenia nieważności wydanych decyzji. Skierowanie decyzji administracyjnej do osoby niebędącej stroną należy rozumieć jako równoważne zwróceniu się z decyzją do osoby, dla której nie była ona przeznaczona. Użyte w art. 156 1 pkt 4 Kpa sformułowanie "osoba niebędąca stroną" powinno być interpretowane zgodnie z art. 28 Kpa oraz art. 107 1 Kpa wskazującym, że elementem obligatoryjnym decyzji jest "oznaczenie strony lub stron". 14

W świetle art. 156 1 pkt 4 Kpa w związku z art. 107 1 Kpa, nieważność postępowania nie będzie zachodzić w sytuacji, gdy organ administracji rozstrzygnął decyzją o prawach i obowiązkach strony postępowania, jednakże decyzję tę doręczył innemu podmiotowi nieposiadającemu interesu prawnego. Opisane postępowania zakończyły się wydaniem decyzji o zameldowaniu na pobyt stały lub czasowy. Merytoryczna treść decyzji była prawidłowa. Przypomnieć należy, iż wątpliwości, kto jest stroną postępowania rozwiała uchwała NSA z dnia 05.12.2011 r. sygn. akt II OPS 1/11. Z przywołanej uchwały wynika, iż osoba dysponująca tytułem prawnym do lokalu jest stroną, w rozumieniu art. 28 Kpa, w postępowaniu administracyjnym o zameldowanie (wymeldowanie) w tym lokalu innej osoby, prowadzonym na podstawie art. 47 ust. 2 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 ze zm.). W skontrolowanych postępowaniach żaden wnioskodawca nie posiadał tytułu prawnego do lokalu. Zatem nie było osoby, która mogłaby potwierdzić fakt pobytu wnioskodawcy w lokalu. Stąd koniecznym było dokonanie zameldowania dopiero po przeprowadzeniu postępowania. Na pytanie kontrolera, na jakiej podstawie w sprawach o zameldowanie ustalane są strony postępowania, osoba udzielająca wyjaśnień stwierdziła, że uważałam, że lepiej było powiadomić więcej osób niż mniej. Zasugerowałam się tym, że stroną jest każdy, kogo sprawa dotyczy. Natomiast na pytanie: dlaczego żaden z formularzy zgłoszenia nie jest potwierdzony uzyskano odpowiedź ponieważ wniosek wraz z załącznikami jest zostawiany w biurze podawczym. Zostałam pouczona o niepodawaniu w pismach do policji podstawy prawnej do przeprowadzenia kontroli meldunkowej, ponieważ art. 49 ustawy został uchylony. Odnośnie postępowań przeprowadzonych w 2013 r. w wyniku kontroli ustalono, co następuje. W sprawach o nr KOW.5343.1.2013, KOW.5353.3.2013 i KOW.5343.7.2013 wydano decyzje o umorzeniu postępowania, gdyż strona sama wykonała obowiązek meldunkowy. W sprawie nr KOW.5343.5.2013 postępowanie zostało wszczęte na wniosek złożony przez Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudnej. W sprawie nr KOW.5343.2.2013 inicjatorem postępowania był także ZGKiM w Rudnej, jednakże organ wszczął postępowanie z urzędu. Postępowanie, gdzie inicjatorem była Administracja Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa w Legnicy także wszczęto z urzędu. Mając na uwadze art. 3 ustawy z dnia 19 października 1991 r. o gospodarowaniu nieruchomościami rolnymi Skarbu Państwa ( tj. Dz. U. z 2012 r., poz. 1187 ze zm.) Agencja Nieruchomości Rolnej jest państwową osobą prawną. Natomiast z rozdziału I 2 statutu Agencji wynika, że wykonuje prawo własności oraz inne prawa rzeczowe na rzecz Skarbu Państwa w zakresie określonym przepisami prawa. 4 cyt. statutu stanowi, że w skład agencji wchodzą oddziały terenowe agencji. Ze wskazanych wyżej przepisów w powiązaniu z art. 29 Kpa oraz art. 15 ust. 2 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych wynika, że Administracji Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa przysługuje przymiot strony w postępowaniu o wymeldowanie osoby z miejsca pobytu stałego. Dlatego postępowanie w przedmiotowej sprawie powinno być wszczynane na wniosek. 15

Na pytanie osoby kontrolującej, jakimi przesłankami kieruje się Pani uznając Administrację Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa i ZGKiM raz za stronę postępowania i wszczyna je na wniosek, a raz z urzędu? osoba udzielająca wyjaśnień podała: sprawdzam w pierwszej kolejności, kto jest właścicielem lokalu, którego zameldowanie lub wymeldowanie dotyczy. Po ustaleniu właściciela uznaję go za stronę. Jeżeli wpływa wniosek o zameldowanie lub wymeldowanie to wtedy wszczynam postępowanie na wniosek strony. W momencie powzięcia wiadomości od np. bezpośredniego przełożonego lub dyrektora jednostki i ustnym zobowiązaniu poleceniu o wszczęciu postępowania z urzędu, postępowanie takowe wszczynam. Z taką argumentacją nie sposób się zgodzić. Ustawodawca, jeżeli chodzi o osobę, której przysługuje przymiot strony w postępowaniu wypowiada się w sposób konkretny. Nie ma tu miejsca na uznaniowość czy dowolną interpretację przepisu. Zgodnie z art. 28 Kpa stroną jest każdy, czyjego interesu prawnego lub obowiązku dotyczy postępowanie albo kto żąda czynności organu ze względu na swój interes prawny lub obowiązek. Interes prawny jest określany jako osobisty, konkretny i aktualny, prawnie chroniony interes, który może być realizowany na podstawie określonego przepisu, bezpośrednio wiążący się z indywidualnie i prawnie chronioną sytuacją strony. Istnieje on więc wówczas, gdy istnieje związek o charakterze materialnoprawnym między obowiązującą normą prawa administracyjnego, a sytuacją prawną konkretnego podmiotu prawa, polegającą na tym, że akt stosowania tej normy może mieć wpływ na sytuację tego podmiotu na gruncie administracyjnoprawnym (wyrok NSA w Warszawie z dnia 18.04.2013 r. sygn. akt I OSK 1957/11). Natomiast dyspozycja art. 15 ust. 2 ustawy o ewidencji ludności i dowodów osobistych stanowi, że organ gminy wydaje na wniosek właściciela lub innego podmiotu dysponującego tytułem prawnym do lokalu lub z urzędu decyzję w sprawie wymeldowania osoby, która opuściła miejsce pobytu stałego lub czasowego trwającego ponad 3 miesiące i nie dopełniła obowiązku wymeldowania się. Stroną w postępowaniu o wymeldowanie w trybie administracyjnym będzie właściciel mieszkania lub inna osoba, której służy tytuł prawny do nieruchomości. Powyższe potwierdza także uchwała z dnia 05.12.2011 r. sygn. II OPS 1/11, z której wynika, że osoba dysponująca tytułem prawnym do lokalu jest stroną, w rozumieniu art. 28 Kodeksu postępowania administracyjnego, w postępowaniu administracyjnym o zameldowanie (wymeldowanie) w tym lokalu innej osoby, prowadzonym na podstawie art. 47 ust. 2 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 ze zm.). Z przepisu art. 61 1 Kpa wynika, że postępowanie administracyjne wszczyna się na żądanie strony lub z urzędu. Nie oznacza dowolności organu administracji publicznej. Przepis ten musi być bowiem zawsze interpretowany w związku z przepisami prawa materialnego (por. wyrok WSA w Warszawie 03.04.2012 r. sygn. 1800/11). Dyspozycja art. 29 Kpa stanowi, iż stronami postępowania administracyjnego mogą być m.in. jednostki nieposiadające osobowości prawnej, a taką jednostką jest Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudnej. Wprawdzie omawiany przepis przyznaje ZGKiM w Rudnej zdolność administracyjnoprawną. Jednakże kwestii zdolności administracyjnoprawnej nie można rozpatrywać jedynie w oparciu o art. 29 Kpa, bez analizy związków tego przepisu z art. 28 Kpa oraz art. 15 ust. 2 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych, co zostało omówione powyżej. Zdolność administracyjnoprawna ma charakter służebny wobec kategorii interesu prawnego wynikającego z prawa materialnego. 16