Polskie Centrum Badań i Certyfikacji S.A. ul. Kłobucka 23 a 02-699 Warszawa tel. centr.: (22) 46 45 200 Zakład ds. Certyfikacji Systemów Zarządzania tel.: (22) 46 45 408; fax.: (22) 46 45 459 Zasady posługiwania się znakami certyfikowanego systemu Czynność Imię i Nazwisko Stanowisko Podpis Opracowała: Sylwia Młot-Borowska Główny specjalista ds. certyfikacji systemów zarządzania Zatwierdziła: Katarzyna Milewska Kierownik Zakładu ds. Certyfikacji Systemów Zarządzania 1 z 8
Spis treści 1. Wstęp... 3 2. Terminy i definicje... 3 3. Postanowienia ogólne... 3 4. Forma, wygląd, umiejscowienie znaków... 5 5. Stosowanie znaków w dokumentach i materiałach reklamowych... 6 6. Pozostałe ograniczenia i uwarunkowania dotyczące stosowania znaków... 6 7. Tekstowe powoływanie się certyfikację... 7 8. Sankcje... 7 9. Postanowienia końcowe... 8 10. Dokumenty związane... 8 2 z 8
1. Wstęp W niniejszym dokumencie Polskie Centrum Badań i Certyfikacji S.A. określiło warunki, na jakich organizacje certyfikowane przez PCBC S.A. w zakresie systemów zarządzania mogą powoływać się za znaki, tj. znak PCBC S.A. oraz na: znak FSSC 22000 Fundacji Bezpieczeństwa Żywności i znak IQNet Międzynarodowej Sieci Certyfikacji. W/w znaki są wydawane przez PCBC S.A. w celu posługiwania się nimi przez certyfikowane organizacje. Znaki informują, że klient przeszedł pozytywnie proces certyfikacji / odnowienia / wznowienia. 2. Terminy i definicje 2.1. Znaki certyfikowanego systemu to graficzne symbole PCBC S.A. odniesione do konkretnych norm (systemów) wdrożonych u klienta i certyfikowanych przez PCBC S.A. (dalej zwane znakami) oraz graficzny znak fundacji FSSC 22000 i sieci IQNet. 2.2. Dokument organizacji-zapis na dowolnym nośniku (papierowym lub elektronicznym, np.: papier firmowy, folder, materiały reklamowe, promocyjne, informacyjne, strony internetowe, itp. 2.3. Klient/organizacja - podmiot certyfikowany przez PCBC S.A. 2.4. IQNet - Międzynarodowa Sieć Certyfikacji (Intemational Certification Network) do której należy PCBC S.A. 3. Postanowienia ogólne 3.1. Polskie Centrum Badań i Certyfikacji S.A. jest właścicielem znaków certyfikowanych systemów, które zostały określone w niniejszym dokumencie i ma prawo do przekazywania ich certyfikowanym klientom w celu ich stosowania. 3.2. PCBC S.A. ma prawo przekazywać znak IQNet-u certyfikowanym klientom w celu stosowania z zastrzeżeniem pkt. 3.5. do 3.11. 3.3. Certyfikowane organizacje mogą stosować znaki wyłącznie w okresie ważności certyfikatu na dokumentach, które dotyczą obszaru działania organizacji, określonego w zakresie certyfikatu. 3.4. Znaki PCBC S.A. powinny być stosowane przez certyfikowaną organizację w połączeniu ze znakiem FSSC 22000 i IQNet - z zastrzeżeniem pkt. 3.5. do 3.11. 3.5. Znak IQNet nie może być stosowany łącznie ze znakiem PCBC S.A. w przypadku, gdy klient certyfikował w PCBC S.A. wyłącznie wymagania: 3 z 8
- Codex Alimentarius; - Systemu Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym; - Kryteria Wewnętrznego Systemu Kontroli (WSK). 3.6. Znaki nie mogą być stosowane w sposób wprowadzający zainteresowane strony w błąd. Certyfikowana organizacja nie może składać lub dopuszczać do składania jakichkolwiek wprowadzających w błąd oświadczeń, odnoszących się do swojego zakresu oraz dopuszczać do stosowania certyfikatu lub jakiejkolwiek jego części również w sposób wprowadzający w błąd. 3.7. Znaki nie mogą być stosowane na raportach z badań laboratoryjnych, wzorcowań lub kontroli. 3.8. Znaki nie mogą być stosowane przez organizacje w sposób, który mógłby świadczyć, że odnoszą się one do wyrobu. W szczególności nie mogą być one umieszczane na wyrobie i opakowaniach jednostkowych wyrobu w miejscu widocznym dla konsumenta, lub w inny dowolny sposób, który mógłby być interpretowany jako oznaczający zgodność wyrobu. 3.9. W przypadku, gdy z jakichkolwiek powodów certyfikat systemu Organizacji utracił ważność lub został zawieszony, organizacja powinna niezwłocznie: - zaprzestać stosowania znaków, będących wyróżnikami certyfikatu; - uaktualnić wszystkie materiały reklamowe w przypadku ograniczenia zakresu certyfikacji. 3.10. Organizacja powinna niezwłocznie zaprzestać stosowania znaków w sytuacji, gdy sposób ich wykorzystania PCBC S.A. uzna za niedopuszczalny i pisemnie powiadomi o tym Organizację. 3.11. Organizacja nie może sugerować, że zakres certyfikacji odnosi się do działalności nie wymienionej na certyfikacie PCBC S.A. / IQNet. 3.12. Organizacja nie może wykorzystywać swojego certyfikatu w sposób, który naruszałby reputację PCBC S.A. i/ lub systemu certyfikacji oraz narażałoby ją na utratę publicznej wiarygodności. 3.13. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości co do zastosowania znaków, należy zwrócić się do PCBC S.A. na piśmie w celu uzyskania wyjaśnień. 3.14. Logo PCBC S.A. i IQNet (symbole bez koła) nie są symbolami certyfikacyjnymi. Są one chronione i mogą być używane jedynie przez PCBC S.A. i IQNet. 4 z 8
4. Forma, wygląd, umiejscowienie znaków 4.1. Certyfikowane organizacje powinny stosować znaki PCBC S.A. / IQNet w formie, wielkości kolorze, określonych w niniejszym dokumencie. 4.2. Certyfikowane organizacje powinny wszystkie kopie znaków opierać na wzorcu przekazanym przez PCBC S.A. w wersji elektronicznej. Rysunek 1: Przykładowy wzór znaku certyfikowanego systemu zarządzania jakością Rysunek 2: Wzór znaku certyfikowanego system zarządzania IQNet Rysunek 3: Wzór znaku certyfikowanego system zarządzania FSSC 22000 5 z 8
4.3. PCBC S.A. udostępnia znaki w plikach w formacie CorelDraw i JPG. 4.4. Dopuszcza się skalowanie podstawowych wymiarów znaków pod warunkiem, że: - zachowana jest proporcja szerokości do wysokości; - nie ulega zniekształceniu forma graficzna znaków; - zachowana jest czytelność liter; 4.5. Znaki PCBC S.A. posiadają barwy zdefiniowane poniżej: a) granatowy: c-100%(cyjan); m-80% (magenta); y-0%(yellow/ żółty); k-20%(black/ czarny). b) czerwony: c-0% (cyjan), m-100% (magenta), y-100%(yellow/ żółty), k-0% (black / czarny). 4.6. Znak IQNet-u może być drukowany w kolorach: a) czarnym PANTONE" Process Black C ; b) granatowym PANTONE" 661 C; c) srebrnym PANTONE" 877 C, lub przy drukowaniu czterokolorowym: c-100% (cyjan), m-80% (magenta), y-0% (yellow / żółty), k-0% (black / czarny). 4.7. W przypadku znaku FSSC 22000 postępowanie regulują wytyczne WBC 01.09. 4.8. Certyfikowane organizacje mogą stosować czarno-białe wersje znaków jedynie na dokumentach, które w całości (włączając wszelkie inne znaki i napisy) są czarno-białe. Dotyczy to przede wszystkim kopii i faxokopii dokumentów. 5. Stosowanie znaków w dokumentach i materiałach reklamowych 5.1. Termin dokumenty i materiały reklamowe" nie obejmuje ogłoszeń, zawiadomień, pisemnych komunikatów naklejanych lub prezentowanych na wyrobach. Ograniczenie to dotyczy również właściwych opakowań i materiałów promocyjnych dla tych wyrobów. 6 z 8
5.2. Certyfikowane organizacje mogą stosować znaki na dokumentach i materiałach reklamowych tylko w odniesieniu do certyfikowanego obszaru określonego na certyfikacie, pod warunkiem spełnienia zasad określonych w niniejszym dokumencie. 5.3.Certyfikowane organizacje nie mogą umieszczać znaków na materiałach reklamowych w sposób sugerujący, że wyrób, będący materiałem reklamowym jest zaaprobowany przez Polskie Centrum Badań i Certyfikacji S.A. 6. Pozostałe ograniczenia i uwarunkowania dotyczące stosowania znaków 6.1. Certyfikowana przez PCBC S.A. organizacja powinna: - nadzorować stosowanie znaku PCBC S.A., FSSC 22000 i /lub znaku IQNet; - podejmować działania korygujące w przypadku wystąpienia niezgodności; - prowadzić rejestr wszystkich skarg, związanych ze stosowaniem znaków i udostępniać w/w rejestr PCBC S.A. 6.2. Znaki nie mogą być umieszczane na: - pojazdach, z wyjątkiem materiałów reklamowych zawierających znaki jako część większego ogłoszenia lub reklamy oraz pod warunkiem, że umieszczenie ich jest zgodne z zasadami przedstawionymi w niniejszym dokumencie DC 13; - budynkach i flagach; - wizytówkach personelu lub na pieczątkach. 6.3. Znaki mogą być umieszczane na wewnętrznych ścianach i drzwiach budynków, bilbordach oraz stoiskach wystawowych. 6.4. Jeżeli certyfikowana organizacja składa się z kilku oddziałów/filii, z których chociażby jeden nie jest certyfikowany, znaki mogą stosować tylko i wyłącznie te oddziały / filie / działy, które są objęte zakresem certyfikacji. 6.5. Certyfikowana organizacja, której system zarządzania uległ zawieszeniu w całości lub części zakresu powinna natychmiast zaprzestać stosowania znaków na dokumentach handlowych i stronach internetowych w okresie trwania zawieszenia oraz w odniesieniu do zawieszonej części zakresu zgodnie z pkt. 3.8. i 3.9. 7. Tekstowe powoływanie się na certyfikację PCBC S.A. dopuszcza, zamiast używania znaków certyfikowanego systemu lub wraz z nim, stosowanie następującego zwrotu: Posiadamy certyfikowany przez PCBC S.A. system zarządzania... - certyfikat nr...". 7 z 8
8. Sankcje 8.1. W przypadku nadużycia stosowania znaku przez klienta, PCBC S.A. zwróci się do certyfikowanej organizacji z wnioskiem o podjęcie odpowiednich działań, których celem będzie zagwarantowanie właściwego stosowania znaku. 8.2. W przypadku nadużycia stosowania znaków PCBC S.A. lub fałszywego i / lub wprowadzającego w błąd powołania się na udzielony certyfikat PCBC S.A. podejmie odpowiednie działania wobec organizacji obejmujące m.in. : - żądanie podjęcia działań korygujących, - zawieszenie lub cofnięcie certyfikacji, - opublikowanie na stronie internetowej PCBC S.A. danych organizacji bezprawnie powołującej się na certyfikację PCBC S.A, do wejścia na drogę prawną włącznie. 9. Postanowienia końcowe Jakiekolwiek użycie znaków w sposób naruszający warunki określone w niniejszym dokumencie powinno zostać niezwłocznie zgłoszone do PCBC S.A. 10. Dokumenty związane 1. PN-ISO/IEC 17030 - Ocena zgodności. Wymagania ogólne dot. znaków zgodności strony trzeciej. 2. WBC 01.09 Sposób korzystania z logo FSSC 22000. 3. PN-EN ISO/IEC 17021 - Ocena zgodności Wymagania dla jednostek prowadzących auditowanie i certyfikację systemów zarządzania. 4. IQNet Basic Document BD 307. 5. IQNet Basic Document BD 308. 8 z 8