Aktualizacja (148) Czerwiec 2015 PYTANIA CZYTELNIKÓW: Jak zmodyfikować identyfikatory, aby wszystkie miały identyczną długość? Jak przygotować czytelny wykres prezentujący prognozę? Jak oznaczyć istotne wartości na wykresie? Co zrobić, gdy Excel zaznacza za dużo komórek? NAJNOWSZE TRIKI: Zliczanie niepowtarzalnych wartości Kopiowanie części danych z wyznaczonych komórek Sumowanie według wielu kryteriów za pomocy funkcji SUMA.ILOCZYNÓW Wyświetlanie ostatniego wpisu na długiej liście ANALIZA DANYCH Filtrowanie i sprawdzanie poprawności danych F 163 Za pomocą autofiltra można szybko ukryć wszystkie niepotrzebne dane i sprawnie przeprowadzić obliczenia, np. zsumować wartości dla wybranych elementów. ANALIZA DANYCH Sumy częściowe i grupowanie danych S 056 Omawiamy, jak błyskawicznie przygotować podsumowania dla wyznaczonych zakresów danych, nawet z wielu kolumn jednocześnie. MAKRA Szybkie scalanie, rozdzielanie i obramowywanie komórek, cz. 2 S 057 Porządkowanie arkusza tak, aby komórki miały określony porządek, jest czasochłonne. Pokazujemy kilka sposobów scalania komórek oraz przedstawiamy, jak szybko obramować komórki. ANALIZA DANYCH Zaawansowane sortowanie danych Z 110 Excel ma wbudowane narzędzie służące do sortowania danych, które jest proste w obsłudze, a jednocześnie na tyle elastyczne, że można z niego skorzystać praktycznie przy każdym zadaniu. Kod dostępu do strony www.excelwpraktyce.wip.pl zawierającej archiwalne aktualizacje jest przesyłany indywidualnie na adres e-mail aktywnego Czytelnika.
Aktualizacja (148) Czerwiec 2015 Login: AEX148 Hasło: AEX148_mfq
Redaktor prowadzący Rafał Janus Wydawca Monika Kijok Opracowanie graficzne okładki Małgorzata Piaskowska Opracowanie graficzne Zbigniew Korzański Koordynator produkcji Mariusz Jezierski Korekta Zespół ISBN 978-83-269-4000-2 Nakład: 1000 egz. Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. 03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a Tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: rjanus@wip.pl NIP: 526-19-92-256 Numer KRS: 0000098264 Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł Skład i łamanie: Raster studio, Norbert Bogajczyk Miller Druk sp. z o.o., 03-301 Warszawa, ul. Jagiellońska 82, tel.: 22 614 17 67 Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2015 Poradnik Excel w praktyce wraz z przysługującymi Czytelnikom innymi elementami dostępnymi w subskrypcji (e-letter, strona WWW i inne) chronione są prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w poradniku Excel w praktyce oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Poradnik Excel w praktyce został przygotowany z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji Excel w praktyce oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówki, porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji Excel w praktyce lub w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków. Wydawca nie odpowiada za treść zamieszczonej reklamy; ma prawo odmówić zamieszczenia reklamy, jeżeli jej treść lub forma są sprzeczne z linią programową bądź charakterem publikacji oraz interesem Wydawnictwa Wiedza i Praktyka. 2 Czerwiec 2007 Wiedza i Praktyka
Drodzy Czytelnicy! Załóżmy, że mamy wykaz wszystkich transakcji, które udało się sfinalizować handlowcom w minionym roku. Chcemy na ich podstawie wykonać roczny raport podsumowujący. Niestety, lista jest bardzo długa i nieuporządkowana. Zaznaczanie komórek i klikanie za każdym razem ikony Autosumowanie zajęłoby zbyt dużo czasu. Rozwiązaniem problemu jest zastosowanie narzędzia Sumy częściowe (znane również jako Sumy pośrednie), które błyskawicznie wygeneruje podsumowania dla wyznaczonych zakresów danych, nawet z wielu kolumn jednocześnie. W tym artykule Sumy częściowe i grupowanie danych pokażemy również, jak grupować dane, a następnie zapisać ich układ jako widok niestandardowy. Dzięki temu jednym kliknięciem myszy można przeglądać potrzebne w danej chwili zestawy danych. Mamy do przejrzenia listę danych dotyczącą sprzedaży, zawierającą kilkaset pozycji. Interesuje nas informacja, które produkty sprzedawały się najlepiej. Sortujemy listę według produktów i sumujemy kwoty sprzedaży pierwszego produktu, potem drugiego, trzeciego Jak wiele czasu to zajmie? Zamiast sumować oddzielnie kilkaset pozycji, można skorzystać z autofiltra. Możliwości te opisujemy w tekście Filtrowanie i sprawdzanie poprawności danych. Dzięki niemu kilkoma kliknięciami myszy ukryjemy wszystkie niepotrzebne dane i pozostawimy tylko te potrzebne. Jeśli dodatkowo z arkusza korzysta kilka osób, które mogą wprowadzać do niego dane, można go zabezpieczyć przed wprowadzaniem błędnych wartości. Pomoże w tym sprawdzanie poprawności danych. Porządkowanie arkusza tak, aby komórki miały określony porządek, jest czasochłonne. Szczególnie nielubianą przez użytkowników czynnością jest
scalanie i ustawianie obramowań. Z kłopotu mogą nas wybawić makra, za pomocą których takie czynności nie zajmą dużo czasu, ponieważ zostaną wykonane automatycznie. W artykule Szybkie scalanie, rozdzielanie i obramowywanie komórek, cz. 2 pokazujemy kilka sposobów scalania komórek, a także, jak szybko obramować komórki. Listy danych, które otrzymujemy od współpracowników, najczęściej są nieuporządkowane i praca z nimi jest utrudniona. Wartości tekstowe chcemy ułożyć w kolejności alfabetycznej, liczby od najmniejszej do największej, a daty od najpóźniejszej do najwcześniejszej. Ręczne uporządkowanie nawet niewielkiego zestawu danych zajmie sporo czasu. Co jeśli pozycji jest kilkaset lub kilka tysięcy? Z pomocą przychodzi Excel. Ma on narzędzie służące do sortowania danych, które jest proste w obsłudze i jednocześnie na tyle elastyczne, że będziemy mogli z niego skorzystać praktycznie przy każdym zadaniu. Jak z niego korzystać, wyjaśniamy w tekście Zaawansowane sortowanie danych. Zapraszam do lektury redaktor prowadzący poradnika Excel w praktyce (rjanus@wip.pl)
Redakcja odpowiada Listy/VI/001 Sprawdźmy, z jakimi problemami borykają się inni użytkownicy Excela. Te rozwiązania mogą się przydać! Warto przeczytać: Jak zmodyfikować identyfikatory, aby wszystkie miały identyczną długość? 001 Jak przygotować czytelny wykres prezentujący prognozę? 006 Jak oznaczyć istotne wartości na wykresie? 009 Co zrobić, gdy Excel zaznacza za dużo komórek? 012 JAK ZMODYFIKOWAĆ IDENTYFIKATORY, ABY WSZYSTKIE MIAŁY IDENTYCZNĄ DŁUGOŚĆ? W bazie mamy identyfikatory o różnej długości, które powinny składać się z dziewięciu znaków. Krótsze identyfikatory powinny mieć odpowiednią liczbę zer na początku, aby wyrównać do dziewięciu liczb. Niestety, Excel, formatując liczby, automatycznie usuwa zera przed wartościami. Rysunek 1. Problem z długością identyfikatora Wiedza i Praktyka Excel w praktyce 5
Listy/VI/002 Redakcja odpowiada Te brakujące zera można łatwo uzupełnić na dwa sposoby. Pierwszy polega na zmianie formatowania wartości. Do kolumny E skopiujmy wartość z kolumny A. Za pomocą skrótu klawiaturowego [Ctrl]+[1] przywołamy okno formatowania komórek, w którym należy przejść do kategorii Niestandardowe. Rysunek 2. Formatowanie niestandardowe W polu Typ usuńmy domyślną wartość Standardowy. Identyfikator składa się maksymalnie z dziewięciu cyfr, dlatego w to miejsce należy wstawić dziewięć zer. Dzięki tej operacji Excel sam sprawdzi długość identyfikatora, jeżeli jego długość będzie mniejsza od dziewięciu, na początku komórki zostaną uzupełnione o właściwą liczbę zer. Rysunek 4 przedstawia efekt. 6 Czerwiec 2015 Wiedza i Praktyka