REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W KRAKOWIE

REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W KRAKOWIE ul. Kraszewskiego 36 tel/fax (0-12) 427-32-61 30-110 Kraków (0-12) 427-38-19 e-mail: riokrak@kr.onet.pl (0-12) 422-59-73 WK-6005-37/04 Kraków, 2004-07-02 Pan Jan Kulig Wójt Gminy Łapanów Regionalna Izba Obrachunkowa w Krakowie działając na podstawie przepisów ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r. Dz. U. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.) przeprowadziła kontrolę kompleksową gospodarki finansowej Gminy Łapanów ze szczególnym uwzględnieniem działalności w latach 2002-2003 i w 2004 r. do dnia kontroli. Ustalenia kontroli zawarte w dwustronnie podpisanym protokole z dnia 19 maja 2004 r. wykazały nieprawidłowości w gospodarce finansowej, do których w szczególności zaliczyć należy : - nie dostosowanie uregulowań wewnętrznych określających organizację i funkcjonowanie jednostek organizacyjnych do obowiązującego stanu prawnego a w szczególności dotyczy to statutów instytucji kultury, - nie realizowanie postanowień art. 127 ustawy o finansach publicznych poprzez nie objęcie kontrolą co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych. W 2002 i 2003 r. nie przeprowadzano kontroli zewnętrznych natomiast kontrolę wewnętrzną ograniczono do merytorycznej i formalno - rachunkowej weryfikacji dowodów źródłowych wydatków, - nieprawidłowości w zakresie weryfikacji druków ścisłego zarachowania między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w ewidencji. Wykazany w arkuszu spisu z natury w 2002 i 2003 r. stan ilościowy kwitariuszy K - 103 i bloczków opłaty targowej niezgodny z księgą ewidencyjną druków

ścisłego zarachowania oraz brak na arkuszu spisu wskazania osób materialnie odpowiedzialnych, - prowadzenie ksiąg rachunkowych nie w pełni zgodnie z zasadami rachunkowości i wewnętrznymi uregulowaniami w tym zakresie a w szczególności przez : ujmowanie w niektórych przypadkach zdarzeń gospodarczych w księgach rachunkowych bez wskazania zakwalifikowania dowodu - sposobu ujęcia w księgach (dekretacji), co stanowi nie przestrzeganie postanowień art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości np. poz. ks. 1992/03 (faktura na kwotę 4.880 zł), poz. ks. 800/2003 (faktura na kwotę 35.750 zł), brak stwierdzenia sprawdzenia dowodu źródłowego pod względem merytorycznym lub formalno - rachunkowym, co jest niezgodne z unormowaniami wewnętrznymi np. dowody - polecenia wyjazdu służbowego - poz. ks. 1874/4/2002, 67/15/2003, 974/2003, 902/2003, listy płac D - wypłaty diet poz. ks. nr 1550/2002, 124/2003, 802/2003, dokonywanie zapisów księgowych na podstawie poleceń księgowań (dowód wewnętrzny) bez podpisu na okoliczność sporządzenia dowodu i sprawdzenia - np. poz. ks. 67/1/2003, czym naruszono postanowienia pkt 6 ówcześnie obowiązującego przepisu wewnętrznego Obiegu dokumentów księgowych, nie ujęcie na koncie 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami na dzień 31 grudnia 2002 r. zobowiązań w kwotach : 1.206,94 zł - faktura VAT nr 690/02/VAT z dnia 27 grudnia 2002 r. za blachę powlekaną na dach Remizy OSP w Łapanowie (poz. ks. 14/2003), 25.620,00 zł - faktura VAT nr 16346 z dnia 27 listopada 2002 r. za zakup piaskarko -solarki dla ZRB w Łapanowie (poz. ks. 1770/2002), na dzień 31 grudnia 2003 r.: 7.500,00 zł - faktura VAT nr 394/2003 z dnia 17 grudnia 2003 r. za aparat do magnoterapii (poz. ks. 2128/2003) oraz nie zapisanie na koncie 224 - Rozrachunki budżetu, wszystkich dochodów realizowanych przez urzędy skarbowe, co stanowi naruszenie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz zakładowego planu kont przyjętego uchwałą nr 56/2001 Zarządu Gminy z dnia 17 kwietnia 2001 r., nie przestrzeganie zasady memoriałowej zawartej w art. 6 ust. 2 ustawy o rachunkowości, co miało miejsce w przypadku rozliczania kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych pracowników Urzędu Gminy, ujmowanie w urządzeniach księgowych dowodów źródłowych wydatków (faktur VAT), nie posiadających podpisów osób upoważnionych do ich odbioru, czym naruszono ówcześnie obowiązujące przepisy 35 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 marca 2002 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego. 2

Nieprawidłowość stwierdzono w przypadku: poz. ks. 2056/14/2002 - faktura VAT nr 1072/02/FVS, poz. ks. 1874/16/2002 - faktura VAT nr 59/2002, ewidencjonowanie w niektórych przypadkach w księgach rachunkowych jednostki dowodów źródłowych, na których Urząd nie jest ujęty jako strona operacji gospodarczej - faktura VAT Nr 3/03, - nie dopełnianie przez Skarbnika Gminy obowiązku składania kontrasygnaty na dokumentach powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych, co stanowi o nieprzestrzeganiu art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym (tekst jednolity - Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) i dotyczy m.in. umów w sprawie używania pojazdu prywatnego do celów służbowych, rozbudowy oczyszczalni i kanalizacji w miejscowości Łapanów i Kobylec z dnia 18 kwietnia 2002 r., wykonania robót drogowych Wieruszyce - Zamek z dnia 18 września 2002 r., remontu Domu Ludowego w Sobolowie z dnia 25 marca 2003 r., - ewidencjonowanie niektórych wydatków z naruszeniem przepisów rozporządzenia z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów np. faktura VAT Nr 64/09/2003 z dnia 18 września 2003 r. za wykonanie studium projektowego zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego na kwotę 5.185 zł (poz. ks. 1524/2003), - nie przestrzeganie w toku wykonywania budżetu obowiązujących zasad gospodarki finansowej poprzez zaciągnięcie w 2002 r. (na dzień zawarcia umowy) zobowiązań powyżej wysokości wynikającej z planu wydatków jednostki, w wyniku zawarcia umowy w dniu 18.09.2002 r. Nr UG 7040/67d/2002 na wykonanie robót drogowych Wieruszyce - Zamek wartości 52.115,58 zł. Na dzień udzielenia zamówienia publicznego tj. 18 września 2002 r. w budżecie Gminy brak było określenia przedmiotowego zadania z nazwy wraz z podaniem wysokości zaplanowanych środków finansowych na jego realizację, - finansowanie podmiotów niezaliczonych do sektora finansów publicznych nie w pełni zgodnie z wymogami ustawy o finansach publicznych poprzez brak właściwego nadzoru i kontroli nad realizacją postanowień określonych umowami zawartymi z Ludowymi Klubami Sportowymi w Tarnawie i Zbydniowie : nierzetelne sporządzanie rozliczeń dotacji otrzymywanej przez LKS Tarnawa, wbrew postanowieniom 14 umowy, zaniechanie potwierdzania na dowodach księgowych wydatków LKS Tarnawa i LKS Zbydniów kontroli prawidłowości wykorzystania środków - 6 umów, nieprawidłowe przekazywanie dotacji dla Ludowego Klubu Sportowego Zbydniów w formie gotówki wypłacanej Skarbnikowi Klubu na podstawie składanych wniosków o zaliczkę, czekiem gotówkowym lub za pobraniem z kasy Urzędu Gminy, co stanowi o nieprzestrzeganiu art. 118 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, 3

- nie przestrzeganie przepisów prawa podatkowego : nie zaliczanie dokonanych wpłat z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych proporcjonalnie na poczet zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę (karta kontowa nr 4049), czym naruszono przepis art. 55 2 ustawy Ordynacja podatkowa, organ podatkowy pierwszej instancji nie w pełni korzystał z uprawnień do prowadzenia czynności sprawdzających mających na celu stwierdzenie formalnej poprawności dokumentów łącznie ze sprawdzeniem terminowości składanych deklaracji - karta kontowa nr 4075, nr 4071. Na 28 osób prawnych deklaracje na podatek od nieruchomości w 2003 r. po ustawowym terminie złożyło 5 osób prawnych, nie naliczanie odsetek za zwłokę od wszystkich zaległości podatkowych - karta kontowa nr 4067, nr 4084 - art. 53 1 ustawy Ordynacja podatkowa, wydanie przez organ podatkowy decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowej (podatek od nieruchomości za 2001 r.) z naruszeniem obowiązujących przepisów; bez zbędnej zwłoki - karta kontowa nr 4047, - niewłaściwy nadzór nad realizacją dochodów z tytułu zadań w zakresie upowszechniania turystyki a głównie poprzez nieprawidłowe rozliczanie inkasentów z poboru opłaty za korzystanie z usług Ośrodka Rekreacji w Łapanowie, - brak źródłowego udokumentowania wydatków realizowanych przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Łapanowie w ramach zadań własnych Gminy i dotyczy to wydatków na dożywianie dzieci w szkołach podstawowych. Faktury nie posiadały załączonego wykazu uczniów korzystających ze świadczenia, potwierdzonego merytorycznie przez kierownika jednostki (poz. ks. 16/2003), - nieprawidłowe dokonywanie zwrotów kosztów używania pojazdów prywatnych do celów służbowych m.in. poprzez : wypłaty kwot ryczałtu przekraczające miesięczny limit wynikający z umów zawartych z pracownikami a szczególnie Referatu Turystyki i Promocji Gminy, stosowanie w miesiącu styczniu 2003 r. stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, niezgodnych z przyjętymi w umowach, - nie respektowanie przepisów ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych w toku postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych poprzez : 4

zaniechanie odrzucenia : v oferty nr 4 - Firmy Instabud Łapanów nie zawierającej informacji określającej obroty, zysk, zobowiązania i należności za lata 1999 i 2000 (Odbudowa stacji ujęć i uzdatniania wody w miejscowości Chrostowa), v oferty nr 2 - Przedsiębiorstwa Budownictwa Instalacji ABT s.c. Częstochowa i oferty nr 5 - Firmy BuDoM Zakład Remontowo-Budowlany Tarnów nie zawierających opisu technologii robót (Odbudowa stacji ujęć i uzdatniania wody w miejscowości Chrostowa), z powodu nie spełnienia warunków wymaganych specyfikacją istotnych warunków zamówienia, co stanowi o nieprzestrzeganiu art. 27a ust. 1 pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych. Odpowiedzialność za powstanie nieprawidłowości ponoszą b. Zarząd Gminy, Wójt oraz Skarbnik Gminy. Przedstawiając powyższe ustalenia Regionalna Izba Obrachunkowa w Krakowie prosi o podjęcie skutecznych działań zmierzających do usunięcia ujawnionych nieprawidłowości poprzez realizację następujących wniosków pokontrolnych: 1. Podjęcie wymaganych prawem czynności, celem doprowadzenia uregulowań wewnętrznych określających organizację i funkcjonowanie niektórych jednostek organizacyjnych do zgodności z obowiązującymi przepisami prawa. 2. Przestrzeganie postanowień art. 127 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (tekst jednolity - Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.) stanowiących, że kontrola o której mowa w art. 127 ust. 2 ww. ustawy obejmuje w każdym roku co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych. 3. Przeprowadzanie inwentaryzacji rzetelnie i stosownie do wymogów obowiązujących przepisów a w szczególności dotyczy to inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania. 4. Zapewnienie prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z zasadami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity - Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) i rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752) oraz wewnętrznych uregulowaniach a w szczególności : - zorganizowanie prawidłowo funkcjonującej kontroli wewnętrznej operacji gospodarczych, celem zapewnienia rzetelności ksiąg rachunkowych prowadzonych na podstawie prawidłowo sporządzonych dowodów księgowych a w szczególności zawierających stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania 5

dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miejsca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania, - ewidencjonowanie w księgach rachunkowych operacji gospodarczych zgodnie z zasadami funkcjonowania kont, prawidłowo określonymi w zakładowym planie kont, - przestrzeganie zasady memoriałowej w zakresie prowadzenia ewidencji księgowej zobowiązań w celu wykazania rzeczywistego zadłużenia jednostki. 5. Ścisłe przestrzeganie postanowień art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym stanowiącym, że jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej. 6. Zaliczanie wydatków publicznych do właściwych podziałek klasyfikacji określonej rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 68, poz. 634 z późn. zm.). 7. Zaciąganie zobowiązań pieniężnych w celu realizacji zadań do wysokości wydatków określonych w zatwierdzonym planie finansowym jednostki i stosownie do posiadanych upoważnień tj. zgodnie z postanowieniami ustawy o samorządzie gminnym określającymi wysokość sumy, do której Wójt może samodzielnie zaciągać zobowiązanie oraz zasadami gospodarki finansowej w toku wykonywania budżetu jednostki samorządu terytorialnego zawartymi w ustawie o finansach publicznych. 8. Przestrzeganie obowiązujących przepisów w zakresie finansowania z budżetu i rozliczania przyznanych środków finansowych podmiotowi niezaliczonemu do sektora finansów publicznych i niedziałającemu w celu osiągnięcia zysku, do czego zobowiązują przepisy art. 118 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (tekst jednolity - Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.) i postanowienia uchwały Rady Gminy. 9. Respektowanie przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr137, poz. 926 z późn. zm.) przez : - prawidłowe zaliczanie dokonywanych wpłat podatku od nieruchomości na poczet zaległości podatkowych oraz odsetek za zwłokę - art. 53 1 ustawy, - dokonywanie przez organ podatkowy pierwszej instancji czynności sprawdzających mających na celu sprawdzenie terminowości składanych deklaracji i ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym, do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami - art. 272 ustawy, - naliczanie i egzekwowanie należnych odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych - 53 ustawy, 6

- wydawanie decyzji w sprawach podatkowych, w myśl obowiązujących przepisów prawa podatkowego a w szczególności bez zbędnej zwłoki. 10. Podjęcie stosownych działań, celem zapewnienia właściwego nadzoru nad realizacją dochodów z tytułu opłat za korzystanie z usług Ośrodka Rekreacji w Łapanowie. 11. Rzetelne dokumentowanie wypłat świadczeń (dożywianie dzieci) realizowanych przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Łapanowie w ramach zadań własnych. 12. Przestrzeganie postanowień rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271) poprzez naliczanie ryczałtów miesięcznych z zachowaniem prawidłowych stawek i limitów kilometrów określonych umowami zawartymi z pracownikami. 13. Przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówień publicznych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.). 14. Usunięcie innych usterek wykazanych w protokole z kontroli a nie ujętych w niniejszym piśmie. Do wyżej wymienionych wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby - w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia - stosownie do art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. O sposobie wykorzystania wyników kontroli i realizacji niniejszego wystąpienia należy powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Krakowie - w terminie 30 dni od dnia doręczenia pisma. Otrzymują: 1. adresat 2. a/a Do wiadomości: Przewodniczący Rady Gminy Łapanów 7