- przypadki zatwierdzania do wypłaty jednoosobowo przez Skarbnika Gminy dowodów źródłowych wydatków, co miało miejsce np. :

Transkrypt

1 REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W KRAKOWIE ul. Kraszewskiego 36 tel/fax (0-12) Kraków (0-12) riokrak@kr.onet.pl (0-12) WK /04 Kraków, Pan Tadeusz Patalita Wójt Gminy Mszana Dolna Regionalna Izba Obrachunkowa w Krakowie działając na podstawie przepisów ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.) przeprowadziła kontrolę kompleksową gospodarki finansowej Gminy Mszana Dolna ze szczególnym uwzględnieniem działalności w latach i w 2004 r. do dnia kontroli. Ustalenia zawarte w dwustronnie podpisanym protokole kontroli z dnia 8 marca 2004 r. wykazały nieprawidłowości w gospodarce finansowej Gminy, do których zaliczyć należy: - brak aktualizacji uregulowań wewnętrznych, dostosowujących zasady funkcjonowania gminnych jednostek organizacyjnych do obowiązującego stanu prawnego, co dotyczy: Statutu Gminnego Zespołu Ekonomiczno-Administracyjnego Szkół i Przedszkoli w Mszanie Dolnej. Ponadto nie opracowano Regulaminu Organizacyjnego wraz ze schematem organizacyjnym jednostki, Statutu Gminnej Biblioteki Publicznej w Mszanie Dolnej z siedzibą w Kasince Małej, - nieuregulowanie w Zasadach obiegu dokumentów księgowych w Urzędzie Gminy Mszana Dolna jak również w innych przepisach wewnętrznych terminu dokonywania rozliczeń poleceń wyjazdów służbowych,

2 - prowadzenie raportów kasowych niezgodnie z 19 Zasad obiegu dokumentów Urzędu Gminy Mszana Dolna. Przytoczone przepisy wewnętrzne niewłaściwie określają rodzaje raportów kasowych pomijając raport depozytów i pogotowia kasowego, - nie wypełnienie w 2002 r. wymagań przepisu art. 127 ustawy o finansach publicznych odnośnie kontroli finansowej co najmniej 5% wydatków wszystkich podległych jednostek organizacyjnych. Nie wykazanie w dokumentacji z przebiegu kontroli finansowej w 2003 r. w Gminnej Bibliotece Publicznej w Kasince Małej i w GOPS w Mszanie Dolnej wartości wydatków objętych kontrolą, co nie pozwala stwierdzić czy spełnione zostały wymagania o kontroli co najmniej 5% wydatków jednostki. - nie odnotowywanie dat wpływu do Urzędu Gminy na dowodach księgowych, a szczególnie fakturach VAT, co stanowi o nieprzestrzeganiu 36 pkt 1 Zasad obiegu dokumentów księgowych Urzędu Gminy, - księgowanie dowodów źródłowych wydatków jednym zbiorczym dowodem na koniec kwartału, co jest niezgodne z zasadą bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych określoną w art. 24 ust. 5 ustawy o rachunkowości, - ujmowanie w księgach rachunkowych źródłowych dowodów wydatków - faktur VAT nie posiadających podpisów osób upoważnionych do ich odbioru, co jest niezgodne z 35 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 marca 2002 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego (Dz. U. Nr 27, poz. 268), np.: faktura VAT nr 4/02 o wartości 2.296,97 zł - za nadzór inwestorski, faktura VAT nr 26/2002 o wartości ,00 zł - za wykonanie zadaszenia schodów, faktura VAT nr 3/2002 z dnia 3 kwietnia 2002 r. Firmy Usługowo- Przemysłowo- Handlowej, Konina nr 293 o wartości ,00 zł za adaptację części budynku Remizy OSP na potrzeby Przychodni lekarskiej w Lubomierzu, - niestaranne dokumentowanie przyjmowanych na stan ewidencyjny środków trwałych poprzez brak odnotowanych na dowodzie PT - Przyjęcie środka trwałego informacji : charakterystyka, numer inwentarzowy, symbol klasyfikacji, stawka umorzenia, data i podpis księgującego, podpis przyjmującego, - ujmowanie w księgowej ewidencji analitycznej operacji gospodarczych na podstawie dowodów księgowych nie spełniających wymogów określonych przepisami art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, między innymi poprzez brak nanoszenia dekretacji księgowej na zbiorczych zestawieniach zobowiązań sporządzonych na dzień 30 czerwca 2003 r. stanowiących dowody źródłowe np. poz. ks. 523/03, 2

3 - przypadki zatwierdzania do wypłaty jednoosobowo przez Skarbnika Gminy dowodów źródłowych wydatków, co miało miejsce np. : faktura VAT nr 33/08/2003 z dnia 28 sierpnia 2003 r. Firmy Usługowej Merc- Trans Kasinka Mała o wartości 400,00 zł, lista płac D z dnia 05 lipca 2002 r. na kwotę 500,00 zł tytułem wypłaty diet Komisji doraźnej Rady Gminy za sporządzenie wykazu inwestycji realizowanych na terenie Gminy, co stanowi o nieprzestrzeganiu art. 46 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym. - niedotrzymywanie terminów płatności wynikających z faktur VAT i zawartych umów, co miało miejsce m.in. w przypadku: faktury VAT nr 27/06/03 Zakładu Instalacyjnego Hydrogaz Nowy Sącz z dnia 17 czerwca 2003 r. o wartości ,63 zł za odbudowę wodociągu Stawisko w Kasince Małej, opóźnienie w zapłacie 6 dni, faktury VAT nr 166/03/FUB z dnia 28 maja 2003 r. za przewóz piasku o wartości 1.654,58 zł - opóźnienie w zapłacie 19 dni, faktury VAT nr 1600/03 z dnia 25 czerwca 2003 r. Firmy F.H.U. GDM Mszana Dolna za materiały biurowe o wartości 235,54 zł, opóźnienie w zapłacie 5 miesięcy, faktury VAT nr BPC /2003 Wydawnictwa Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa z dnia 10 lutego 2003 r. o wartości 106,00 zł, opóźnienie w zapłacie cztery miesiące, - niedopełnianie przez Skarbnika Gminy obowiązku składania kontrasygnaty na dokumentach powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych, co stanowi naruszenie przepisu art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz z późn. zm.) i miało miejsce np. w umowie nr RB-ZP/342/5/PN/02 z dnia 14 czerwca 2003 r. zawartej z KPRD S.A. Kraków, - nieprzestrzeganie postanowień ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa i ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych oraz innych przepisów wykonawczych m.in. poprzez: niedostateczny nadzór nad terminowością składania deklaracji na podatek od nieruchomości osób prawnych w 2002 r. i 2003 r., co stanowi o nieprzestrzeganiu przepisu art. 272 ust. 1 ustawy Ordynacja podatkowa nie wydanie przez organ podatkowy decyzji określającej zaległość od I raty w podatku od środków transportowych w 2002 r., co miało miejsce w przypadku podatnika (karta pojazdu nr 21) stosownie do wymogu art ustawy Ordynacja podatkowa, zaniechanie naliczenia odsetek za zwłokę w regulowaniu należności z tytułu podatku od nieruchomości w 2002 r. i 2003 r., co stanowi o naruszeniu przepisu art w związku z art ustawy Ordynacja podatkowa, 3

4 nieprzestrzeganie przepisu art. 6 ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 30 października 2002 roku o podatku leśnym (Dz. U. Nr 200, poz z późn. zm.) w zakresie terminowego regulowania należności przez Gminę Mszana Dolna, co miało miejsce w przypadku lasów gminnych, gdyż podatek za 2002 r. uregulowano w dniu 9 maja 2002 r. oraz podatek za 2003 r. uregulowano w dniu 23 kwietnia 2003 r. Zgodnie z przytoczonym przepisem podatek należy wpłacać w ratach proporcjonalnych do czasu trwania obowiązku podatkowego do dnia 15 każdego miesiąca, - pobieranie opłaty skarbowej od podań w sprawach o umorzenie podatku od nieruchomości niezgodnie z kolumną 4 pkt 14 załącznika do ustawy z dnia 9 września 2000 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. Nr 86, poz. 960 z późn. zm.), - dopuszczenie do powstania na dzień 7 marca 2002 r. przekroczenia planowanych wydatków budżetowych na kwotę ,00 zł, na zakup samochodu pożarniczego dla OSP w Łostówce w podziałkach klasyfikacji budżetowej dz. 754 rozdz , co stanowi o naruszeniu przepisu art. 28 ust.1 ustawy o finansach publicznych, - niedostateczny nadzór nad terminowością wpłat dokonywanych przez osoby fizyczne na podstawie umów o odbiór ścieków w 2002 r. poprzez nie sporządzanie upomnień i nie naliczanie odsetek za zwłokę w płatności dla 35 podatników sołectwa Mszana Górna, co stanowi o nieprzestrzeganiu terminów umownych, - przyznanie w 2002 r. przez Wójta Gminy poprzedniej kadencji dodatku funkcyjnego inspektorowi ds. zamówień publicznych Urzędu Gminy z naruszeniem rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych (...) (Dz. U. Nr 61, poz. 707), - nieprawidłowa klasyfikacja wydatków z tyt. nadzoru inwestorskiego na zadaniach Adaptacja restauracji na Remizę OSP w Lubomierzu i Remont pomieszczeń w budynku OSP na przychodnię lekarską w Lubomierzu. Po wprowadzeniu właściwej klasyfikacji ww. wydatków stwierdzono przekroczenie planowanych wydatków w dz. 754 rozdz OSP o kwotę 1.660,02 zł, co stanowi o nieprzestrzeganiu rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków (...) (Dz. U. Nr 68, poz. 634 z późn. zm.) oraz art. 28 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, - finansowanie przez Gminę wydatków na podstawie dowodów księgowych wystawionych na inny podmiot niż Gmina, co miało miejsce w przypadku faktury VAT nr 5602/VAT - zakup opon o wartości 1.696,00 zł dla OSP w Glisnem. Poniesiony wydatek powinien stanowić refundację kosztów w oparciu o notę obciążeniową wystawioną przez OSP Glisne w związku z wykonywaniem ustawy o ochronie przeciwpożarowej, 4

5 - wybór banku do obsługi budżetu Gminy Mszana Dolna bez upoważnienia udzielonego uchwałą Rady Gminy Wójtowi Gminy do przeprowadzenia procedury postępowania o zamówienie publiczne, co stanowi o nieprzestrzeganiu art. 134 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Sama procedura postępowania o zamówienie publiczne była zgodna z przepisami ustawy o zamówieniach publicznych, - naruszenie przepisów ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (Dz. U. z 1998 r. Nr 119, poz. 773 z późn. zm.) i innych przepisów wykonawczych do tej ustawy w toku postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych poprzez: zaniechanie odrzucenia: v oferty nr 6 - Zakładu Ogólno-Budowlanego M. Szczygieł Chełmiec zawierającej wadliwie sporządzony wykaz pracowników oraz informacje finansowe nie określające obrotów, zobowiązań i należności w zamówieniu publicznym na Docieplenie ścian z wymianą stolarki i docieplenie stropu sali gimnastycznej oraz otynkowanie nadbudowy ZSiP w Kasince Małej, v ofert : nr 2 - Krakowskiego Przedsiębiorstwa Robót Drogowych S.A. Kraków i nr 3 - Przedsiębiorstwa Drogowo-Mostowego LIMDRÓG sp. z o.o. Limanowa, które złożyły nie wypełnione zaświadczenia o stosowaniu preferencji krajowych w zamówieniu publicznym pn. Odbudowa drogi we wsi Lubomierz- droga gminna Borki-Dudy na wykonanie podbudowy tłuczniowej i nawierzchni asfaltowej, v oferty nr 5 Firmy Inst-Bud Zagorzyn-Łącko, która złożyła nieaktualne zaświadczenie z Urzędu Skarbowego w Nowym Sączu o nie zaleganiu w podatkach w zamówieniu publicznym pn. Modernizacja instalacji c.o., montaż kolektorów słonecznych, wymiana stolarki okiennej i drzwiowej zewn., docieplenie ścian i stropu budynku SP i Gimnazjum w Kasinie Wielkiej, v oferty nr 3 Firmy Usługowo-Przemysłowo-Handlowej B. Nocoń Niedźwiedź, Konina 293, która przedłożyła nieaktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej w zamówieniu publicznym pn. Wykonanie ocieplenia ścian, wymiana stolarki okiennej i drzwiowej, modernizacja c.o. i c.u.w., montaż kolektorów słonecznych w budynku administracyjnym Urzędu Gminy Mszana Dolna, które powinny być odrzucone z powodu niespełnienia warunków wymaganych specyfikacją istotnych warunków zamówienia, w związku z art. 27a ust. 1 pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych, zaniechanie unieważnienia zamówienia publicznego pn. Odbudowa drogi we wsi Lubomierz- droga gminna Borki-Dudy wykonanie podbudowy tłuczniowej i nawierzchni asfaltowej w związku z wpłynięciem do Zamawiającego mniej niż dwóch ofert nie podlegających odrzuceniu, co stanowi o naruszeniu przepisu art. 27b ust. 1 pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych, 5

6 - nie zabezpieczenie w budżecie Gminy Mszana Dolna na dzień zawarcia umowy ( r.) pełnej wysokości kwoty środków finansowych na realizację I etapu zadania inwestycyjnego pn. Wykonanie ocieplenia ścian, wymiana stolarki okiennej i drzwiowej, modernizacja c.o. i c.u.w., montaż kolektorów słonecznych w budynku administracyjnym Urzędu Gminy Mszana Dolna, co stanowi naruszenie postanowień art. 129 w związku z art. 92 ustawy o finansach publicznych. Odpowiedzialność za powstałe nieprawidłowości ponoszą b. Zarząd, Wójt oraz Skarbnik Gminy. Przedstawiając powyższe ustalenia Regionalna Izba Obrachunkowa w Krakowie prosi o podjęcie skutecznych działań zmierzających do usunięcia ujawnionych nieprawidłowości poprzez realizację następujących wniosków pokontrolnych: 1. Podjęcie działań mających na celu aktualizację i dostosowanie do obowiązującego stanu prawnego Statutów Gminnego Zespołu Ekonomiczno-Administracyjnego Szkół i Przedszkoli i Gminnej Biblioteki Publicznej. 2. Uregulowanie w zasadach obiegu dokumentów księgowych Urzędu Gminy terminów dokonywania rozliczeń poleceń wyjazdów służbowych. 3. Dostosowanie do potrzeb gospodarki kasowej metod prowadzenia ewidencji w raportach kasowych określonych w Zasadach obiegu dokumentów Urzędu Gminy. 4. Przestrzeganie wymagań art. 127 ustawy o finansach publicznych w zakresie corocznej kontroli co najmniej 5% wydatków wszystkich podległych jednostek organizacyjnych. Jednocześnie w dokumentacji z wyników i przebiegu kontroli finansowej każdej jednostki należy wykazywać jaki zakres wydatków objęto kontrolą. 5. Przestrzeganie obowiązku odnotowywania dat wpływu na dowodach księgowych a szczególnie fakturach VAT celem zachowania przyjętych 36 pkt 1 Zasad obiegu dokumentów księgowych Urzędu Gminy. 6. Bezwzględne przestrzeganie zasady określonej art. 24 ust. 5 ustawy o rachunkowości przy ujmowaniu w księgach rachunkowych dowodów źródłowych wydatków, a szczególnie zobowiązań wymagalnych. Operacje gospodarcze potwierdzone dowodami księgowymi powinny być ujmowane w księgach rachunkowych z podziałem na okresy sprawozdawcze których dotyczą. W ewidencji księgowej prowadzonej dla jednostek sektora finansów publicznych okresem sprawozdawczym jest miesiąc. 7. Ujmowanie w księgach dowodów źródłowych (faktur VAT) posiadających podpisy osób upoważnionych do ich odbioru zgodnie z wymogiem 35 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 marca 2002 r. w sprawie wykonania 6

7 niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego (Dz. U. Nr 27, poz. 268). 8. Ujmowanie środków trwałych w ewidencji Urzędu Gminy na podstawie starannie wypełnionych dowodów OT stosownie do Zasad obiegu dokumentów księgowych Urzędu Gminy. 9. Ujmowanie operacji gospodarczych w ewidencji księgowej na podstawie dowodów księgowych spełniających wymogi art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, z uwzględnieniem prawidłowej dekretacji księgowej. 10. Przestrzeganie obowiązku zatwierdzania do wypłaty dowodów źródłowych wydatków przez Wójta lub osobę upoważnioną. 11. Regulowanie zobowiązań zaciągniętych przez Gminę w terminach wynikających z faktur i umów zawartych ze zleceniobiorcami celem nie dopuszczenia do ponoszenia płatności z tytułu odsetek za zwłokę w zapłacie. 12. Dopełnianie obowiązku składania kontrasygnaty przez Skarbnika Gminy lub osobę upoważnioną na dokumentach mogących powodować powstawanie zobowiązań finansowych Gminy, zgodnie z wymogiem art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym. 13. Stosowanie przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926), ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. Nr 9, poz. 84) i przepisów wykonawczych ze szczególnym uwzględnieniem : prowadzenia nadzoru nad terminowym składaniem deklaracji przez podatników stosownie do przepisu art. 272 ust. 1 ustawy Ordynacja podatkowa wydawania decyzji określających wysokość zobowiązania podatkowego zgodnie z art ustawy Ordynacja podatkowa, naliczania odsetek za zwłokę w zapłacie należności podatkowych, stosownie do wymagań art i art ww. ustawy, regulowania należności z tytułu podatku od lasów gminnych w terminach określonych przepisem art. 6 ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym, 14. Zaniechanie pobierania opłaty skarbowej od podań w sprawach o umorzenie podatku od nieruchomości zgodnie z zasadami określonymi w załączniku do ustawy z dnia 9 września 2000 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. Nr 86, poz. 960 z późn. zm.). 15. Wydatkowanie środków budżetowych w ramach przyjętych w uchwale budżetowej limitów wydatków określonych w poszczególnych podziałkach klasyfikacji budżetowej zgodnie z wymaganiami art. 28 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. 7

8 16. Prowadzenie nadzoru nad regulowaniem przez mieszkańców należności za odbiór ścieków polegający na sporządzaniu upomnień i naliczaniu odsetek za wpłaty niezgodne z terminami umownymi. 17. Przyznawanie pracownikom Urzędu Gminy dodatku funkcyjnego z zachowaniem wymogów określonych rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych (...) (Dz. U. Nr 33, poz. 264). 18. Klasyfikowanie wydatków budżetowych zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków (...) (Dz. U. Nr 68, poz. 634 z późn. zm.). Niedopuszczanie do przekroczenia planowanych wydatków stosownie do art. 28 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. 19. Ponoszenie płatności tylko i wyłącznie udokumentowanych dowodami źródłowymi w których Gmina wymieniona jest jako płatnik. Refundacja faktur wystawionych na OSP może odbywać się na podstawie innych dokumentów (not obciążeniowych). 20. Przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177) oraz aktów wykonawczych w postępowaniu o zamówienia publiczne ze szczególnym uwzględnieniem odrzucania w postępowaniu o zamówienie publiczne ofert, które nie spełniają wymogów ustawy lub specyfikacji istotnych warunków zamówienia, 21. Zaciąganie zobowiązań do wysokości kwot wydatków zabezpieczonych w budżecie Gminy. 22. Usunięcie innych usterek wykazanych w protokole kontroli, a nie ujętych w niniejszym piśmie. Do wyżej wymienionych wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby - w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia - stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. O sposobie wykorzystania wyników kontroli i realizacji niniejszego wystąpienia należy powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Krakowie - w terminie 30 dni od dnia doręczenia pisma. Otrzymują: 1. adresat 2. a/a Do wiadomości: Przewodniczący Rady Gminy Mszana Dolna 8