ZAPYTANIE OFERTOWE nr LO2/261-0027/15/00 Postępowanie prowadzone w oparciu o art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.). I. Zamawiający: Izba Skarbowa w Gdańsku ul. Długa 75/76 80-831 Gdańsk zaprasza do przedstawienia oferty na usługę konserwacji wraz z serwisem kotłowni gazowych zainstalowanych w Urzędzie Skarbowym w Chojnicach; Urzędzie Skarbowym w Człuchowie; Drugim Urzędzie Skarbowym w Gdyni; Urzędzie Skarbowym w Pucku; Urzędzie Skarbowym w Sopocie; Urzędzie Skarbowym w Starogardzie Gdańskim; Urzędzie Skarbowym w Wejherowie; Urzędzie Skarbowym w Pruszczu Gdańskim. II. Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest usługa konserwacji i wraz z serwisem urządzeń kotłowni gazowych w ww. Urzędach woj. pomorskiego 2 razy w roku 2016 (po sezonie grzewczym i przed sezonem grzewczym). III. Warunki realizacji przedmiotu zamówienia: 1. Wykonawca zobowiązany jest do wykonania poniższych czynności: 1) uruchamianie i wyłączanie kotłów w zależności od potrzeby i dyspozycji Zamawiającego, 2) konserwacja kotłów (czyszczenie, sprawdzenie stanu komory spalania), 3) czyszczenie i regulacja palników w razie konieczności wymiana dysz, 4) regulacja i kontrola systemu sterowania, 5) kontrola techniczna urządzeń pomiarowych, 6) dokonywanie drobnych korekt regulacyjnych przepływu, temperatury i ciśnienia, 7) odpowietrzanie instalacji CO z poziomu kotłowni, 8) sprawdzenie szczelności instalacji gazowej wraz z jej ewentualnym uszczelnieniem, 9) sprawdzenie działania urządzeń zabezpieczających (zawory bezpieczeństwa, czujnik minimalnego przepływu wody), 10) sprawdzenie (o ile jednostka skarbowa posiada) aktywnego systemu bezpieczeństwa instalacji gazowej, 11) sprawdzenie i zapisanie parametrów pracy urządzenia w zeszycie pracy kotłowni, 12) typowanie urządzeń do wymiany i remontów kapitalnych do wykonania przez Zamawiającego, 13) utrzymywanie w porządku i czystości urządzeń kotłowni, 14) wykonywanie ww. czynności odbywać się będzie po sezonie grzewczym i przed sezonem grzewczym, w obecności przedstawiciela Zamawiającego pracującego w ww. urzędzie skarbowym, 15) do zakresu prac Wykonawcy nie zalicza się modyfikacji sprzętu, usuwania uszkodzeń mechanicznych powstałych z winy Zamawiającego (np. dewastacji sprzętu).
16) zabezpieczenie urządzeń kotłowni w sytuacjach awaryjnych gotowość do usuwania awarii i usterek na telefoniczne powiadomienie Zamawiającego w czasie nie później niż do 24 godzin od zgłoszenia. 2. Czynności serwisowe, konserwacyjne oraz ewentualne naprawy mogą wykonywać osoby posiadające: - uprawnienia (kwalifikacje) eksploatacyjne w zakresie obsługi, konserwacji, remontów, montażu kontrolno pomiarowego w zakresie obsługiwanych urządzeń i instalacji określonych w przedmiocie zamówienia {Rozporządzenie Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 kwietnia 2003 r. (Dz. U. z 2003 r., nr 89, poz. 828 ze zm.)}; - uprawnienia (kwalifikacje) do sprawdzania stanu technicznego instalacji gazowych {zgodnie z art. 62 ust. 5w zw. z art. 62 ust. 1 pkt 1 lit. c) ustawy z dnia 07 lipca 1994 r., j.t., Dz. U. z 2013 r., poz. 1409 ze zm.} w zakresie obsługiwanych urządzeń i instalacji określonych w przedmiocie zamówienia; - uprawnienia (kwalifikacje) w zakresie dozoru nad eksploatacją urządzeń, instalacji i sieci objętych zakresem zamówienia. 3. Zamawiający - w trakcie trwania umowy - przewiduje możliwość dokonania likwidacji lub wymiany pieców gazowych na nowe objęte gwarancją i usługami konserwacji. W takim przypadku Zamawiający zleci obsługę serwisu i konserwacji tych urządzeń Wykonawcy lub też pomniejszy płatność za wykonane usługi serwisu i konserwacji proporcjonalnie o wartość usługi konserwacji danego urządzenia przedstawioną przez Wykonawcę w Załączniku nr 3 (Formularz cenowy). 4. W przypadku pojawienia się konieczności usunięcia awarii, Zamawiający zgłosi ten fakt Wykonawcy telefonicznie, za pośrednictwem poczty elektronicznej lub faxem. Wykonawca przed przystąpieniem do usunięcia awarii przedstawi Zamawiającemu wstępną kalkulację kosztów części zamiennych, podzespołów i dodatkowego wynagrodzenia przysługującego Wykonawcy za usunięcie awarii oraz uzyska akceptację tych kosztów przez Zamawiającego. 5. Reklamacje dotyczące wykonywanych napraw załatwiane będą w ciągu 24 godzin po dokonaniu zgłoszenia pisemnego, telefonicznego lub za pośrednictwem poczty elektronicznej. 6. Wykonawca udziela każdorazowo 6 miesięcznej gwarancji na wykonaną usługę naprawy oraz na wymienione części. W ramach gwarancji Wykonawca niezwłocznie po zgłoszeniu usunie bezpłatnie zaistniałą wadę, a w razie wymiany dokona wymiany wadliwie działających części. 7. Wykonawca odpowiedzialny jest za jakość oferowanych usług. 8. Wykonawca zobowiązany będzie do usunięcia na własny koszt oraz utylizacji materiałów, które zostały wyeksploatowane w związku z pracą urządzeń.
IV. Termin realizacji przedmiotu zamówienia: Usługi będące przedmiotem niniejszego zamówienia realizowane będą w okresie od 01.01.2016 r. do 31.12.2016 r. 2 razy w ciągu roku 2016 (po sezonie grzewczym i przed sezonem grzewczym). V. Opis sposobu obliczenia ceny, rozliczenia i płatności: VI. 1. Cena oferty musi obejmować wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia, w tym koszty wykonania przedmiotu umowy, opłaty i należne podatki. Cena za konserwację i serwis każdego urządzenia wymienionego w Załączniku nr 3 winna być jednakowa skalkulowana przez Wykonawcę. Do kalkulacji ceny Wykonawca nie ujmuje kosztów koszt ewentualnych napraw urządzeń oraz części zamiennych koniecznych do przywrócenia sprawności urządzeń. 2. Cena oferty musi być wyrażona w złotych polskich, ze wskazaniem kwoty brutto. 3. Płatność nastąpi w formie przelewu na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę w terminie do 30 dni od daty dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury. Sposób przygotowania oferty: 1. Ofertę należy sporządzić w języku polskim z zachowaniem formy pisemnej w postaci wydruku komputerowego lub czytelnego pisma odręcznego z adnotacją na pierwszej stronie: oferta na usługę nr LO2/261-0027/15/00. 2. Oferta winna być sporządzona na Formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego. 3. Oferta winna być podpisana według zasad reprezentacji lub przez upoważnionych do zaciągania zobowiązań przedstawicieli. Oferta winna zawierać: a) zaakceptowany podpisany Formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego, b) wyciąg z Krajowego Rejestru Sądowego (dotyczy podmiotów wpisanych do KRS) bądź zaświadczenie o w centralnej ewidencji działalności gospodarczej (dotyczy podmiotów prowadzących działalność gospodarczą), c) wykaz wykonywanych usług w okresie 3 lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres wykonywania działalności jest krótszy wykaz usług o łącznym zakresie konserwacji wraz z serwisem co najmniej 5 kotłowni gazowych - Załącznik Nr 4. Wszystkie dokumenty muszą być aktualne w dniu składania ofert. Dokumenty składane w formie kserokopii winny być poświadczone (podpisane) przez uprawnionego przedstawiciela (przedstawicieli) Wykonawcy, powinny zawierać napis za zgodność z oryginałem", datę poświadczenia i ostemplowane pieczęcią firmowa lub imienna
osoby podpisującej (uprawnionej). W przypadku poświadczenia kserokopii dokumentów przez wystawce dokumentów, poświadczenie również musi spełniać wyżej wymienione wymagania. VII. Kryteria oceny ofert: O wyborze ofert decydować będzie kryterium najniższej ceny po spełnieniu wszystkich warunków przedstawionych w opisie przedmiotu zamówienia. VIII. Termin i sposób składania ofert: 1. Ofertę cenową należy dostarczyć do dnia 11.12.2015 r. do godziny 10:00. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania terminu składania ofert ma data i godzina wpływu ofert do Zamawiającego. 2. Wykonawcy składają oferty w terminie wskazanym w pkt VIII ust 1 niniejszego Zapytania ofertowego osobiście, przesyłką pocztową lub kurierską na adres: Izba Skarbowa w Gdańsku ul. Długa 75/76 80-831 Gdańsk z dopiskiem: zapytanie ofertowe na usługę wykonania konserwacji wraz z serwisem (2 razy w roku 2016) urządzeń kotłowni gazowych zainstalowanych w poszczególnych urzędach skarbowych woj. pomorskiego. 3. Termin związania ofertą. a) wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą przez okres 30 dni. b) bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu złożenia oferty. IX. Inne informacje: 1. Postępowanie jest jawne. Części oferty - zastrzeżone przez Wykonawcę jako stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa, w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji - powinny być zawarte w ofercie w sposób umożliwiający Zamawiającemu udostępnienie (na pisemny wniosek Wykonawcy) jawnych elementów oferty. Wykonawca jest zobowiązany wykazać, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Wykonawca nie może zastrzec następujących informacji: nazwy (firmy), adresu, ceny, zakresu realizacji zamówienia, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności. 2. W przypadku wpłynięcia jednej oferty Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji warunków zamówienia. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z wybranymi Oferentami w celu doprecyzowania ofert. 4. Niniejsze Zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w myśl art. 66 kodeksu cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych. 5. Każdy Wykonawca może złożyć 1 ofertę. Zamawiający będzie rozpatrywał jedynie oferty, które będą obejmowały cały przedmiot zamówienia wskazany w pkt II
w sposób określony w pkt III ust. 1 pkt 1-14) niniejszego zapytania za cenę roczną brutto określoną w formularzu ofertowym (Załącznik nr 2). 6. Zamawiający przekazuje również w załączeniu, w celach informacyjnych, wzór umowy (Załącznik nr 1), która zostanie zawarta z wybranym Wykonawcą. 7. Zamawiający zastrzega sobie prawo nierozstrzygnięcia postępowania bez podania przyczyny. Koszt przygotowania oferty nie będzie obciążał Zamawiającego. X. Kontakt: Osoba do kontaktu: Szczepan Matusiak, adres e-mail: szczepan.matusiak@pm.mofnet.gov.pl, tel.: 058 300 23 28. Załączniki: Załącznik nr 1 wzór umowy, Załącznik nr 2 formularz ofertowy, Załącznik nr 3 formularz cenowy Załącznik nr 4 wykaz wykonywanych usług Na oryginale podpis: Z up. Dyrektora Izby Skarbowej Dariusz Jankowiak Wicedyrektor 04-12-2015 r.
Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego Umowa nr../2015 zawarta w Gdańsku w dniu... 2015 roku pomiędzy: Izbą Skarbową w Gdańsku NIP: 583-12- 37-173 z siedzibą ul. Długa 75/76, 80-831 Gdańsk reprezentowanym przez Dyrektora Mirosława Kowalskiego, zwaną dalej Zamawiającym a.. z siedzibą.. działającą na podstawie wpisu do. prowadzonym przez, którą reprezentuje. NIP:. zwanym dalej Wykonawcą. w rezultacie dokonania przez Zamawiającego wyboru oferty w trybie zapytania ofertowego zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j., Dz. U z 2013 r., poz. 907 ze zm). 1 Przedmiot umowy i warunki realizacji 1. Przedmiotem umowy jest usługa konserwacji wraz z serwisem kotłowni gazowych zainstalowanych w poszczególnych urzędach skarbowych woj. pomorskiego, zgodnie z formularzem cenowym stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszej umowy. 2. Częstotliwość czynności konserwacyjnych wraz z serwisem 2 razy w ciągu roku 2016 (po sezonie grzewczym i przed sezonem grzewczym - zgodnie z formularzem cenowym stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszej umowy). 3. Koszty materiałów eksploatacyjnych niezbędnych do przeprowadzenia konserwacji pokrywa Wykonawca w ramach kosztów skalkulowanych w ofercie. Do wykonania usługi wykonawca będzie używał narzędzi własnych. 4. Podczas przeprowadzania czynności konserwacyjnych w przypadku zauważenia jakichkolwiek odchyleń od prawidłowej pracy kotła gazowego należy wykonać właściwe czynności i zabiegi doprowadzające kocioł gazowy do pełnej sprawności technicznej. 5. W ramach niniejszej umowy Wykonawca zobowiązuje się do wykonania poniższych czynności: 1) uruchamianie i wyłączanie kotłów w zależności od potrzeby i dyspozycji Zamawiającego, 2) konserwacja kotłów (czyszczenie, sprawdzenie stanu komory spalania), 3) czyszczenie i regulacja palników w razie konieczności wymiana dysz, 4) regulacja i kontrola systemu sterowania,
5) kontrola techniczna urządzeń pomiarowych, 6) dokonywanie drobnych korekt regulacyjnych przepływu, temperatury i ciśnienia, 7) odpowietrzanie instalacji CO z poziomu kotłowni, 8) sprawdzenie szczelności instalacji gazowej wraz z jej ewentualnym uszczelnieniem, 9) sprawdzenie działania urządzeń zabezpieczających (zawory bezpieczeństwa, czujnik minimalnego przepływu wody), 10) sprawdzenie i zapisanie parametrów pracy kotłowni, 11) typowanie urządzeń do wymiany i remontów kapitalnych do wykonania przez Zamawiającego, 12) utrzymywanie w porządku i czystości urządzeń kotłowni. 6. W przypadku pojawienia się w toku realizacji niniejszej umowy konieczności usunięcia awarii, uprawniony pracownik Wydziału Logistyki Izby Skarbowej w Gdańsku zgłosi ten fakt Wykonawcy telefonicznie, za pośrednictwem poczty elektronicznej lub faksem. 7. Usunięcie awarii zgodnie z telefoniczną, mailową lub faksową dyspozycją uprawnionych pracowników Wydziału Logistyki Izby Skarbowej w Gdańsku nastąpić powinno najpóźniej: 1) od poniedziałku do czwartku w godzinach 7:30 14:30 nie później niż następnego dnia po dokonaniu zgłoszenia, 2) jeżeli zgłoszenie nastąpi w piątek nie później niż w najbliższy poniedziałek. 8. Wykonawca przed przystąpieniem do usunięcia awarii zobowiązany jest przedstawić Zamawiającemu wstępną kalkulację kosztów części zamiennych, podzespołów i dodatkowego wynagrodzenia przysługującego Wykonawcy za usunięcie awarii oraz uzyskania akceptacji tych kosztów przez Zamawiającego. 9. W przypadku konieczności zamówienia części nie będących w posiadaniu Wykonawcy, termin naprawy awarii ulegnie przedłużeniu - nie może on jednakże przekroczyć maksymalnie dwóch dni roboczych (48h). 10. Naprawy realizowane będą z należytą starannością i z zastosowaniem oryginalnych części i materiałów eksploatacyjnych (w przypadku braku części oryginalnych, użycie części zamiennych innego pochodzenia może nastąpić wyłącznie po uzgodnieniu z Zamawiającym). 11. Wykonawca odpowiedzialny jest za jakość wykonywanych usług. 12. Czynności serwisowe, konserwacyjne oraz ewentualne naprawy mogą wykonywać osoby posiadające: 1) uprawnienia (kwalifikacje) eksploatacyjne w zakresie obsługi, konserwacji, remontów, montażu kontrolno pomiarowego w zakresie obsługiwanych urządzeń i instalacji określonych w przedmiocie zamówienia {Rozporządzenie Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 kwietnia 2003 r. (Dz. U. z 2003 r., nr 89, poz. 828 ze zm.)}, 2) uprawnienia (kwalifikacje) do sprawdzania stanu technicznego instalacji gazowych {zgodnie z art. 62 ust. 5w zw. z art. 62 ust. 1 pkt 1 lit. c) ustawy z dnia 07 lipca 1994 r., t.j., Dz. U. z 2013 r., poz. 1409 ze zm.} w zakresie obsługiwanych urządzeń i instalacji określonych w przedmiocie zamówienia,
3) uprawnienia (kwalifikacje) w zakresie dozoru nad eksploatacją urządzeń, instalacji i sieci objętych zakresem zamówienia. 13. Wykonawca zobowiązany jest do przedłożenia wykazu osób skierowanych do wykonywania niniejszej umowy. 14. Zamawiający - w trakcie trwania umowy - przewiduje możliwość dokonania likwidacji lub wymiany pieców gazowych na nowe objęte gwarancją i usługami konserwacji. W takim przypadku Zamawiający zleci obsługę serwisu i konserwacji tych urządzeń Wykonawcy lub też pomniejszy płatność za wykonane usługi serwisu i konserwacji proporcjonalnie o wartość usługi konserwacji danego urządzenia przedstawioną przez Wykonawcę w Załączniku nr 1 do umowy formularza cenowego. 15. Wykonawca zobowiązany jest do usunięcia na własny koszt oraz utylizacji materiałów, które zostały wyeksploatowane w związku z pracą urządzeń. 16. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia pisemnej ekspertyzy stanu technicznego kotła celem wycofania go z eksploatacji, w każdym z następujących przypadków: 1) koszt naprawy przewyższa wartość kotła, 2) urządzenie jest niezdatne do dalszej eksploatacji z uwagi na nadmierne zużycie, 3) naprawa kotłów gazowych jest niemożliwa z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, np. pozyskanie części zamiennych jest niemożliwe z uwagi na zaniechanie ich produkcji itp. 17. Koszty opinii i ekspertyz stanu technicznego kotłów gazowych wykonane będą bez dodatkowego wynagrodzenia. 18. Wykonawca zobowiązany jest do zgłaszania Zamawiającemu ewentualnych nieprawidłowości, awarii i potrzeb remontowych, których usunięcie wykracza poza zakres bieżącej eksploatacji, informowania o możliwościach modernizacyjnych, oszczędnościowych oraz zgłaszania innych wniosków dotyczących pracy kotłowni. 19. Termin usługi konserwacji wraz z serwisem każdego kotła gazowego winien nastąpić po zakończeniu i przed rozpoczęciem sezonu grzewczego. Szczegółowy termin (datę) dokonania ww. czynności Wykonawca ustala z upoważnionym pracownikiem danej jednostki skarbowej, wyłącznie drogą elektroniczną, z wykorzystaniem poniższych adresów poczty elektronicznej: LP. NAZWA URZĘDU SKARBOWEGO ADRES E-MAIL 1. Urząd Skarbowy w Chojnicach us2203@pm.mofnet.gov.pl 2. Urząd Skarbowy w Człuchowie us2204@pm.mofnet.gov.pl 3. Drugi Urząd Skarbowy w Gdyni us2209@pm.mofnet.gov.pl 4. Urząd Skarbowy w Pucku us2215@pm.mofnet.gov.pl 5. Urząd Skarbowy w Sopocie us2217@pm.mofnet.gov.pl 6. Urząd Skarbowy w Starogardzie Gdańskim us2218@pm.mofnet.gov.pl 7. Urząd Skarbowy w Wejherowie us2220@pm.mofnet.gov.pl 8. Urząd Skarbowy w Pruszczu Gdańskim us2221@pm.mofnet.gov.pl
2 Okres realizacji umowy Umowa zostaje zawarta na okres 12 miesięcy, tj. od dnia 01.01.2016 r. do dnia 31.12.2016 r. 3 Warunki gwarancji 1. Wykonawca udziela Zamawiającemu każdorazowo 6 miesięcznej gwarancji na wykonaną usługę naprawy oraz na wymienione części, począwszy od daty podpisania protokołu potwierdzającego wykonanie usługi. W ramach gwarancji Wykonawca nieodpłatnie i niezwłocznie usunie zaistniałą wadę, a w razie konieczności dokona wymiany wadliwie działających części. 2. Reklamacje dotyczące wykonanych napraw będą załatwiane w ciągu 24 godzin po otrzymaniu przez Wykonawcę zgłoszenia pisemnego, telefonicznego, faksem lub za pośrednictwem poczty elektronicznej. 3. Jakość stosowanych części zamiennych musi być zgodna z normami obowiązującymi w tym zakresie, a w szczególności znakiem bezpieczeństwa. Dostarczone przez Wykonawcę w ramach realizacji niniejszej umowy części będą zgodne z zaleceniami producenta kotła gazowego, fabrycznie nowe i wolne od wad. 4. W przypadku nieprawidłowego wykonania usługi Wykonawca zobowiązany jest do naprawy lub pokrycia kosztów naprawy uszkodzonego z jego winy urządzenia. 4 Osoby powołane do nadzorowania wykonania umowy 1. Strony postanawiają, że wszelkie uwagi i zastrzeżenia będą wyjaśniane przez upoważnionych przedstawicieli obu stron. 2. Do kontaktów w zakresie realizacji przedmiotu umowy upoważniono: ze strony Zamawiającego: 1) Pan Szczepan Matusiak, e-mail: szczepan.matusiak@pm.mofnet.gov.pl tel.: (058) 300-23-28. 2) ze strony Wykonawcy:.... 3. Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego (tj. w terminie 7 dni od daty powstania zdarzenia) pisemnego powiadomienia Zamawiającego o: 1) zmianie adresu siedziby lub nazwy firmy Wykonawcy, 2) zmianie osób reprezentujących Wykonawcę, 3) zawieszeniu działalności firmy Wykonawcy. 4. Każda ze Stron umowy zobowiązana jest do niezwłocznego powiadomienia o każdej zmianie numeru telefonu lub adresu e-mail drugiej Strony umowy. 5. W przypadku nie zrealizowania zobowiązania wskazanego w ust. 4, wiadomości dostarczone na adres e-mail wskazany w niniejszej umowie uważa się za doręczone.
5 Wynagrodzenie Wykonawcy i warunki płatności 1. Strony ustalają, że za wykonanie prac określonych w 1 ust. 1 5 niniejszej umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie ustalone na podstawie Formularza cenowego Załącznik nr 1 do umowy: 1) łączny koszt konserwacji wraz z serwisem wszystkich kotłów gazowych w okresie obowiązywania niniejszej umowy wynosi zł brutto (słownie ), 2) kwota określona w 5 ust. 1 pkt 1 płatna będzie w dwóch transzach za konserwację wraz z serwisem kotłów gazowych wykonany po sezonie grzewczym w wysokości.zł brutto (słownie. zł) oraz za konserwację wraz z serwisem kotłów gazowych wykonany przed sezonem grzewczym w wysokości. zł brutto (słownie. zł), 3) koszt jednorazowej konserwacji wraz z serwisem urządzeń zamontowanych w danej jednostce (łącznie z kosztem dojazdu) dla poszczególnych urzędów skarbowych określony jest w formularzu cenowym stanowiącym Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego. 2. Podstawę wystawienia faktury VAT i wypłaty wynagrodzenia za zrealizowane usługi konserwacji wraz z serwisem kotłów gazowych stanowić będzie obustronnie podpisany protokół odbioru wykonania usługi (bez uwag), który Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć Zamawiającemu. Do podpisania protokołu odbioru ze strony Zamawiającego upoważniony jest wyznaczony pracownik danej jednostki skarbowej. Brak obustronnie podpisanego protokołu stanowi podstawę do odmowy przyjęcia faktury przez Zamawiającego. 3. W przypadku awarii koszty zakupu części zamiennych oraz wynagrodzenie Wykonawcy związane z naprawą urządzenia przestawione będą w formie wyceny - celem ich akceptacji przez Zamawiającego. Rozliczenie następować będzie każdorazowo po wykonaniu zleconej naprawy, na podstawie faktury VAT. Warunkiem przyjęcia faktury jest dołączenie do niej obustronnie podpisanego protokołu odbioru wykonanych usług przez upoważnione osoby, tj. pracownika jednostki skarbowej, w której wykonano usługę oraz przedstawiciela Wykonawcy. 4. Strony ustalają, że płatność wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1 pkt 2) i ust. 3 niniejszego paragrafu, nastąpi przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy (na podstawie faktury VAT) do 30 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego faktury. Wykonawca jest zobowiązany do wystawienia faktury w terminie do 21 dni od daty podpisania protokołu odbioru. Data wystawienia faktury VAT nie może być wcześniejsza niż data ostatniego protokołu potwierdzającego wykonanie usługi. 5. Faktury VAT winny być wystawione przez Wykonawcę na Izbę Skarbową w Gdańsku, ul. Długa 75/76, Gdańsk, NIP 583 12 37 173 i dostarczone/przesłane do jej siedziby. Na fakturze należy wyszczególnić jednostkę skarbową, której dotyczy konserwacja wraz z serwisem lub naprawa. 6. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia faktury VAT oraz oryginału protokołu
odbioru niezwłocznie po wykonaniu usługi (tj. po wykonaniu usługi po sezonie grzewczym oraz po wykonaniu usługi przed sezonem grzewczym lub po dokonaniu naprawy). 7. Strony postanawiają, iż datą spełnienia świadczenia jest data obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego przez bank. 8. W przypadku nieterminowej płatności należności Wykonawca ma prawo naliczyć Zamawiającemu odsetki ustawowe za zwłokę. 6 Kary umowne 1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną za niewykonanie lub nienależyte wykonanie przedmiotu umowy w następujących przypadkach i w wysokości: 1) za niewykonanie zamówienia lub odstąpienie od umowy ze swojej winy - w wysokości 10% wynagrodzenia umownego określonego w 5 ust. 1 pkt 1 niniejszej umowy; 2) za usunięcie ewentualnej awarii po terminie określonym w 1 ust 7 i 9 oraz w 3 ust. 2 niniejszej umowy w wysokości 25% wynagrodzenia określonego w 5 ust. 1 pkt 3 niniejszej umowy, za każdy dzień opóźnienia, w odniesieniu do jednostki, której nienależyte wykonanie umowy dotyczy; 2. W przypadku zwłoki w zapłacie faktur Zamawiający zapłaci Wykonawcy odsetki ustawowe. 3. Kary umowne naliczane będą niezwłocznie po zaistnieniu okoliczności uzasadniających ich zastosowanie. Zamawiający może potrącić karę z należności przysługujących Wykonawcy od Zamawiającego. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych przewidzianych w Kodeksie Cywilnym, w przypadku jeśli szkoda wynikła z niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przewyższa wartość zastrzeżonej kary umownej. 5. Wykonawca zobowiązany jest pokryć wszystkie straty poniesione przez Zamawiającego lub osoby trzecie powstałe z jego winy w związku z realizacją niniejszej umowy. 7 Odstąpienie od umowy 1. Zamawiającemu służy prawo natychmiastowego odstąpienia od umowy w przypadku niedotrzymania następujących zobowiązań: 1) trzykrotnego przekroczenia czasu reakcji, o którym mowa w 1 ust. 7, 2) trzykrotnego przekroczenia terminu usunięcia awarii, o którym mowa w 1 ust. 9 i 3 ust. 2, 3) jednokrotnego przekroczenia czasu reakcji lub terminu usunięcia awarii, jeżeli przekroczenie to jest dłuższe niż 4 dni. 2. W przypadku niewywiązania się z umowy z winy Wykonawcy oprócz odstąpienia od umowy z przyczyn wymienionych w ust. 1 niniejszego paragrafu Zamawiającemu przysługują kary umowne określone w 6 ust. 1 pkt 1.
8 Tajemnica służbowa, ochrona danych osobowych 1. Wykonawca jest zobowiązany do zachowania w tajemnicy informacji, danych i wiedzy, bez względu na formę ich utrwalenia, stanowiących tajemnicę Zamawiającego, uzyskanych w trakcie wykonywania umowy. 2. Uzyskane przez Wykonawcę, w związku z wykonywaniem umowy, informacje nie mogą być wykorzystane do innego celu, niż do realizacji umowy. 3. Zobowiązanie do zachowania w tajemnicy nie dotyczy informacji, które: a) stały się publicznie dostępne bez naruszenia przez Wykonawcę postanowień umów, b) były znane przed otrzymaniem ich od Zamawiającego i nie były objęte zobowiązaniem do zachowania w tajemnicy wobec jakiegokolwiek podmiot, c) podlegają ujawnieniu na mocy przepisów prawa. 9 Postanowienia końcowe 1. Każda ze stron może żądać wprowadzenia zmian w umowie w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy w przypadku zmiany stawki podatku VAT (nie więcej niż o kwotę podatku wynikająca za zmiany obowiązującej stawki VAT). 2. Nie stanowi zmiany umowy: 1) zmiana danych związanych z obsługą administracyjno - organizacyjną umowy (np. zmiana nr rachunku bankowego); 2) zmiany danych teleadresowych, zmiany osób wskazanych do kontaktów między stronami. 3. W innych niż wymienione w pkt 2 przypadkach wszelkie zmiany i uzupełnienia wymagają formy pisemnej w postaci aneksu do umowy. 4. Wykonawca zobowiązany jest do stosowania zasad poufności dokumentów, umowy, informacji uzyskanych od Zamawiającego lub jednostki organizacyjnej, na terenie której realizowany będzie przedmiot umowy lub w związku z wykonywaniem przedmiotu umowy. Wszelkie dokumenty będą ujawniane jedynie w zakresie niezbędnym, związanym z realizacją przedmiotu umowy po wyrażeniu zgody przez Zamawiającego. 5. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie postanowienia Kodeksu Cywilnego. 6. Jakiekolwiek spory związane z realizacja umowy lub jej dotyczące rozstrzygał będzie sąd powszechny właściwy miejscowo według siedziby Zamawiającego. 7. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Załączniki do Umowy: 1. Kserokopia Formularza cenowego Załącznik nr 1, 2. Kserokopia Formularza Oferty Wykonawcy Załącznik nr 2. ZAMAWIAJĄCY.. WYKONAWCA.
Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego pieczątka firmowa Wykonawcy., dnia.2015 r. Izba Skarbowa w Gdańsku ul. Długa 75/76 80-831 Gdańsk FORMULARZ OFERTOWY Nawiązując do zaproszenia do wzięcia udziału w zapytaniu ofertowym na usługę konserwacji i przeglądu (2 razy w roku 2016) kotłowni gazowych zainstalowanych w Urzędzie Skarbowym w Chojnicach; Drugim Urzędzie Skarbowym w Gdyni; Urzędzie Skarbowym w Pucku; Urzędzie Skarbowym w Sopocie; Urzędzie Skarbowym w Starogardzie Gdańskim; Urzędzie Skarbowym w Wejherowie i Urzędzie Skarbowym w Pruszczu Gdańskim Oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia na łączną kwotę brutto: (słownie: ), zgodnie z formularzem cenowym stanowiącym Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego. 1. Oświadczamy, że wyżej podana kwota wynagrodzenia obejmuje całość przedmiotu zamówienia opisanego w dokumentacji. 2. Oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia w terminie 12 miesięcy licząc od dnia podpisania umowy. 3. Udzielamy gwarancji na.. (minimum 6 miesięcy) na wykonywane naprawy oraz wymienione części. 4. Oferujemy termin płatności 30 dnia od dnia wystawienia faktury przy jednoczesnym jej złożeniem do siedziby zamawiającego nie później niż 21 dni przed terminem płatności.
5. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z dokumentacją i nie wnosimy zastrzeżeń oraz że otrzymaliśmy wszystkie informacje niezbędne do przygotowania oferty. 6. Oświadczamy, iż zawarty w dokumentacji Wzór Umowy został przez nas w pełni zaakceptowany i w przypadku wyboru naszej Oferty zobowiązujemy się do zawarcia Umowy na wyżej wymienionych warunkach w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. 7. Oświadczamy, iż posiadamy aktualną polisę ubezpieczeniową od odpowiedzialności cywilnej, zarówno w zakresie wykonanych prac, jak i ewentualnych szkód związanych ze świadczeniem usług na rzecz Zamawiającego oraz osób trzecich. 8. Oświadczamy, iż nie przewidujemy powierzenia podwykonawcom przedmiotu zamówienia., dn. 2015 roku (miejscowość) (data) Podpisano (Osoba Uprawniona)