ZAPYTANIE OFERTOWE (RFP) DOTYCZĄCE: Wykonania projektu budowalnego i wykonawczego wraz z nadzorem autorskim nad inwestycją Przebudowa obiektów A,B,D szpitala Regionalnego Centrum Zdrowia Sp. z o.o. w Lubinie 1
1. WSTĘP Celem zapytania ofertowego (RFP) jest wyłonienie Oferenta. Przy wyborze będą brane pod uwagę: - doświadczenie w opracowaniu projektów budowlanych i wykonawczych - współpraca z branżami, - zasoby ludzkie, - organizacja i doświadczenie w przygotowaniu formalności, - doświadczenie w projektowaniu budynków opieki zdrowotnej (szpitale, przychodnie) Skontrolowane zostaną również: - bieżący portfel zamówień. Oferent jest proszony o udzielenie odpowiedzi na wszystkie pytania i dostarczenie wszystkich niezbędnych informacji. 1.1 DOKUMENTY DO DOSTARCZENIA 1.1.1 ZAMAWIAJĄCY DOKONA PREKWALIFIKACJI, DOPUSZCZAJĄC DO ZŁOŻENIA OFERT TE PODMIOTY, KTÓRE W OCENIE ZAMAWIAJĄCEGO BĘDĄ DAWAŁY RĘKOJMIĘ WŁAŚCIWEGO WYKONANIA PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA. 1.1.2 W RAMACH PROCESU PREKWALIFIKACJI ZAMAWIAJĄCY DOKONA OCENY NA PODSTAWIE PONIŻSZYCH DOKUMENTÓW : a) KRS lub inny dokument potwierdzający status prawny przedsiębiorcy, b) Informacji ze sprawozdań finansowych za lata 2014 oraz 2015 (pkt. 3.7), c) kopii polisy ubezpieczeniowej OC przedsiębiorstwa, d) listy projektów referencyjnych, e) referencji, f) doświadczenie (lista realizowanych projektów w ostatnich trzech latach) projektanta wiodącego i projektantów branżowych (dot. branży: konstrukcyjnej, sanitarnej, elektrycznej, gazów medycznych, technologicznej oraz innych niezbędnych do wykonania projektu), g) proponowany harmonogram musi zawierać daty zdarzeń opisanych w punkcie 3.4., h) zestawienia wybranych rozwiązań projektowych i formalnych (jeśli oferent uzna je za istotne) 1.1.3 WYBORU WYKONAWCY ZAMAWIAJĄCY DOKONA SPOŚRÓD OFERENTÓW ZAKWALIFIKOWANYCH NA PODSTAWIE PREKWALIFIKACJI. PO ETAPIE PREKWALIFIKACJI DECYDUJĄCA BĘDZIE OFEROWANA CENA. 2
2. SZCZEGÓŁY PROJEKTU: 2.1 OPIS PROJEKTU 2.1.1 ZAMÓWIENIE DOTYCZY WYKONANIA DOKUMENTACJI PROJEKTOWEJ. Realizacja zadania będzie obejmować: a. Inwentaryzację instalacji: elektrycznej, teleinformatycznej, systemu przyzywowego, kanałów wentylacyjnych (ilości, wielkości), gazów medycznych wraz ze źródłami gazów medycznych, systemów i zabezpieczeń przeciwpożarowych b. Inwentaryzacja w innym zakresie, uznana przez Wykonawcę za niezbędną do przygotowania dokumentacji c. Przygotowanie projektu budowlanego pełnobranżowego w zakresie zgodnym z obowiązującymi przepisami oraz niezbędnym do uzyskania pozwoleń, przy uwzględnieniu poniższych wytycznych: - Projekt ma zawierać docelową technologię medyczną - Wskazać należy wszystkie zmiany w architekturze (wyburzenia, zamurowania, zmiany w stolarce zewnętrznej i wewnętrznej, wykonać zestawienie stolarki wewnętrznej do renowacji, do demontażu i do montażu oraz zestawienie stolarki zewnętrznej do wymiany) - Wskazać należy zakres i sposób wykończenia ścian, sufitów i podłóg dla wszystkich pomieszczeń (w zestawieniu pomieszczeń oraz opisie) - Wskazać należy przybory sanitarne do wymiany, do pozostawienia, nowych, istniejących ale w nowej lokalizacji - Wskazać należy lokalizację nowych elementów osprzętu elektrycznego - Wskazać należy lokalizację nowych elementów wyposażenia (np. punkty poboru gazów med., skrzynek sygnalizacyjnych; instalacji przyzywowej). - W dokumentacji (rysunki) wszystkie elementy, które ulegają zmianie (do usunięcia/likwidacji, do wymiany, do pozostawienia, nowe) powinny być wyróżnione kolorami i opisane d. Przygotowanie projektu wykonawczego w zakresie: - pełnobranżowym dla traktu porodowego (budynek B, poziom +1). - konstrukcji dla wszystkich zmian oraz dla montażu urządzeń - instalacji elektrycznej e. Przygotowanie (wypełnienie, uzyskanie informacji) wszystkich niezbędnych dokumentów do spełnienia warunków formalnych do złożenia wniosku do pozwolenia na budowę oraz uzyskanie niezbędnych podpisów przedstawicieli Zamawiającego. f. Nadzór autorski. 3
2.1.2 ZAŁĄCZNIKI DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO (RPF) Poniższe dokumenty stanowią Załączniki do wzoru umowy stanowiącego Załącznik nr 3 do RPF: g. Inwentaryzacja architektoniczna wykonana w 2015 roku h. Koncepcja funkcjonalno przestrzenna stanu docelowego. i. Zestawienie pomieszczeń z zakresem prac, które zamierza wykonać Zamawiający. j. Ekspertyza ppoż oraz postanowienia PSP. k. Projekt przystosowania budynku A do wymagań ppoż. Projekt Umowy zostanie przesłany Oferentom po wcześniejszym podpisaniu i przesłaniu skanu drogą elektroniczną na adres: artur.jurek@emc-sa.pl Załącznika nr 1 do RFP Zobowiązanie do zachowania poufności oraz Załącznika nr 2 Etyka. 2.2 GŁÓWNE TERMINY Rozpoczęcie prac projektowych planowane jest do 17 sierpnia 2016 r., a zakończenie prac, tj uzyskanie wszystkich decyzji o pozwoleniu na budowę do 7 grudnia 2016 r. 2.3 ZESPÓŁ PRZETARGOWY Dodatkowych wyjaśnień w sprawie zapytania ofertowego udzielać będzie: a) W sprawach formalnych: Artur Jurek, email: artur.jurek@emc-sa.pl, tel. 727 600 441 b) W sprawach technicznych: Lech Kołodziejski, email: lech.kolodziejski@emc-sa.pl ; tel. +48 661 300 250 c) W sprawach technicznych / projektowych: Marta Garbacz-Czyrek tel. 661 300 288; email: marta.garbacz@emc-sa.pl 3. WYMAGANE INFORMACJE 3.1 STRUKTURA I ORGANIZACJA Oferent jest zobowiązany podać następujące dane: 3.1.1 Nazwa firmy. 3.1.2 Adres siedziby firmy... 3.1.3 Numer telefonu i adres e-mail. 3.1.4 Strona www.. 3.1.5 NIP 3.1.6 Regon 3.1.7 Nazwisko osoby upoważnionej do wszelkich kontaktów w imieniu firmy 4
3.2 MOŻLIWOŚCI TECHNICZNE 3.2.1 Projekty aktualnie prowadzone przez Oferenta Nr Zleceniodawca Nazwa Obiektu Rodzaj projektu Data rozpoczęcia Planowana data ukończenia 1 2 3 3.2.2 Minimalny czas mobilizacji zespołu Oferenta po podpisaniu umowy/listu intencyjnego. 3.3 ZASOBY 3.3.1 Szczegóły dotyczące głównych specjalizacji firmy 3.3.2 Informacje dotyczące głównych usług projektowych 3.3.3 Informacje dotyczące preferowanych podwykonawców / konsultantów/rzeczoznawców 5
3.4 HARMONOGRAM Oferent będzie zobowiązany do przygotowania szczegółowego harmonogramu prac projektowych przedstawiającego w jednoznaczny sposób kamienie milowe, który po zatwierdzeniu przez Zamawiającego będzie stanowił załącznik do Umowy. Z uwagi na to, że czas i koordynacja prac stanowią istotę projektu, Oferent będzie zobowiązany do planowania, kontrolowania i koordynowania swoich prac z pracami innych firm, w szczególności podwykonawców, którzy przygotują projekty branżowe. Proponowany termin rozpoczęcia prac projektowych 17.08.2016 Proponowane zakończenie prac projektowych w zakresie projektu budowlanego wraz ze złożeniem wniosku o decyzję o pozwoleniu na budowę dla D1, D2 oraz sali intensywnej terapii w A2 do 23-09-2016. Proponowane zakończenie prac projektowych w zakresie projektu budowlanego wraz ze złożeniem wniosku o decyzję o pozwoleniu na budowę dla pozostałych obszarów do 28-10-2016. Proponowany termin wykonania projektów wykonawczych dla D1, D2 oraz Sali intensywnej terapii w A2 do 28-10-2016 Proponowany termin wykonania projektów wykonawczych dla pozostałego zakresu do 2-12-2016 Planowany termin uzyskania pozwolenia na budowę dla D1, D2 i Sali intensywnej terapii w A2 do 28-10-2016 Planowany termin uzyskania pozwolenia na budowę dla pozostałego obszaru do 7-12- 2016 Inne, istotne z punktu widzenia Oferenta, terminy 6
4. WYMAGANIA FORMALNE 4.1 SZCZEGÓŁOWE WYMAGANIA NA TEMAT OFERTY 4.1.1 Oferta powinna uwzględniać pełen zakres opisany w punkcie 2 RFP i zawierać dokładne określenie przedmiotu oferty. 4.1.2 W ofercie należy podać termin ważności oferty. 4.1.3 Wszystkie ceny ofertowe powinny zostać wyrażone w pln w wartościach netto i brutto. 4.1.4 Do oferty należy załączyć: podpisane zobowiązanie o zachowaniu poufności o treści zgodnej z załącznikiem nr 1 do RFP; podpisane zobowiązanie projektantów do przestrzegania zasad etycznego zachowania się projektantów w kontaktach z Grupą EMC zgodnie z treścią załącznika nr 2 do RFP; oświadczenie o akceptacji wzoru umowy oraz zaparafowaną propozycję Umowy Zaparafowanie wzoru umowy stanowi jego akceptację. Zamawiający na ostatnim etapie uzgodnień z wybranym Oferentem zastrzega sobie możliwość uzupełnień i doprecyzowania zapisów umowy. 4.2 WARUNKI FORMALNE PRZETARGU W procesie składania ofert mogą brać udział podmioty gospodarcze zarejestrowane na terenie Polski i prowadzące działalność na terenie Polski. Grupa EMC dokona wyboru Dostawcy na podstawie ofert złożonych zgodnie z wymaganiami określonymi w niniejszym RFP. Grupa EMC po podpisaniu Załączników nr 1 i 2 do RFP odpowie na dodatkowe pytania Oferentów, które zostaną przesłane na jeden z podanych adresów poczty elektronicznej do 10.08.2016 do godz. 12:00. Oferty muszą być sporządzone w języku polskim. Wszystkie kwoty w ofercie muszą być wyrażone w polskich złotych netto i brutto. Należy wskazać osobę kontaktową i podać jej stanowisko, e-mail i telefon kontaktowy. Złożenie oferty nie ogranicza prawa oferentów do współpracy i kontaktów z Grupą EMC w tematach innych niż objęte ofertą. Wszelkie pisemne odpowiedzi na pytania zadawane przez oferentów, dodatkowe materiały będą przesyłane pocztą elektroniczną do wszystkich firm, które potwierdziły przystąpienie do procesu RFP. Grupa EMC nie zwraca materiałów przesłanych przez oferentów. Wszelkie zmiany, dodatkowe informacje lub poprawki będą dokonywane w formie pisemnej (nie dotyczy pytań zadawanych na etapie przygotowania oferty). Grupa EMC zastrzega sobie prawo do wykorzystywania informacji zgromadzonych w ramach otrzymanych odpowiedzi również po zakończeniu postępowania. Wszelkie koszty przygotowania i dostarczenia oferty ponosi Oferent. Grupa EMC zastrzega sobie prawo do odrzucenia oferty w całości lub ich części bez podawania przyczyn. 7
Grupa EMC zastrzega sobie prawo do odwołania, zamknięcia procesu wyboru oferenta i/lub odstąpienia od negocjacji bez podania przyczyn; z tego tytułu oferentowi nie przysługują żadne roszczenia wobec EMC. Grupa EMC zastrzega sobie prawo do dowolnego wyboru oferentów, z którymi będą prowadzone negocjacje w odniesieniu do części lub całości zakresu złożonych ofert (w tym w szczególności według zakresu usług lub obszaru działania) oraz do zawarcia umowy z więcej niż jednym dostawcą wyłonionym w drodze negocjacji, przy czym zakres umowy może obejmować całość lub część zakresu złożonej oferty. Grupa EMC po wstępnej analizie ofert zastrzega sobie prawo zadania oferentom dodatkowych pytań dotyczących złożonej odpowiedzi na RFP. Informacje zawarte w niniejszym dokumencie są poufnymi danymi Grupy EMC i zostały podane wyłącznie w celu uzyskania odpowiedzi na niniejsze RFP. Dokument oraz wszystkie jego kopie są własnością Grupy EMC Zawartość dokumentu ma charakter poufny i nie może być ujawniona osobom trzecim bez wcześniejszej zgody Grupy EMC Każdy z Oferentów otrzyma informację o rozstrzygnięciu, wstrzymaniu lub odstąpieniu od przeprowadzenia procedury wyboru Dostawcy. Niniejsze zapytanie stanowi zaproszenie do negocjacji w rozumieniu art. 72 k.c., a tym samym nie mają zastosowania przepisy dotyczące oferty w rozumieniu art.66 i n. k.c 4.3 ODPOWIEDZI NA PYTANIA OFERENTÓW Grupa EMC zastrzega sobie prawo do odpowiedzi wyłącznie na pytania zadane za pomocą poczty elektronicznej, które wpłyną do 10.08.2016 do godz. 12:00. Odpowiedzi na pytania wraz z treścią pytania będą przekazywane wszystkim Oferentom biorącym udział w postępowaniu przetargowym. 4.4 MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT Podpisane oferty prosimy składać w dwóch egzemplarzach: formie pisemnej oraz elektronicznej (na nośniku danych CD) w zamkniętych kopertach, w nieprzekraczalnym terminie do 12 sierpnia 2016 do godz. 15:00, na następujący adres: EMC Instytut Medyczny S.A. Stadion Wrocław al. Śląska 1 54-118 Wrocław z dopiskiem: Oferta na wykonanie projektu budowlanego i wykonawczego: Przebudowy budynków ABD szpitala, Regionalnego Centrum Zdrowia Sp. z o.o. w Lubinie Oferty w formie pisemnej oraz elektronicznej muszą być tożsame. W przypadku ich rozbieżności Grupa EMC jest uprawniona do odrzucenia oferty. 8
4.5 ROZSTRZYGANIE SPORÓW SĄDOWYCH 4.5.1 Oferent winien przedstawić informacje odnośnie wszelkich sporów sądowych prowadzonych przeciwko niemu lub rozpoczętych przez Oferenta w ciągu ostatnich dwóch lat, w tym zaległe sprawy sądowe. 4.6 ZAŁACZNIKI 4.6.1 ZAŁ NR 1 Zobowiązanie o zachowaniu poufności. 4.6.2 ZAŁ NR 2 Zobowiązanie projektantów do przestrzegania zasad etycznego zachowania się projektantów w kontaktach z Grupą EMC 4.6.3 ZAŁ NR 3 Projekt umowy Wrocław, dnia 29 lipca 2016r. 9