REGULAMIN ORGANIZACYJNY POWIATOWEGO URZĘDU PRACY W OŚWIĘCIMIU Załącznik do Uchwały Nr 48/188/2004 Zarządu Powiatu w Oświęcimiu z dnia 31.05.2004r.
Spis treści: Rozdział I Rozdział II Rozdział III Rozdział IV Rozdział V Rozdział VI Rozdział VII Załącznik Przepisy ogólne str. 3 Kierownictwo str. 4 Struktura organizacyjna str. 5 Zakres zadań komórek organizacyjnych str. 7 Zasady podpisywania pism, dokumentów finansowych, decyzji i aktów normatywnych str. 9 Tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków str. 9 Postanowienia końcowe str. 10 Schemat organizacyjny str. 11 2
Rozdział I Przepisy ogólne 1 Regulamin Organizacyjny Powiatowego Urzędu Pracy w Oświęcimiu, zwany dalej Regulaminem określa zasady organizacji oraz strukturę i zakres działania Powiatowego Urzędu Pracy w Oświęcimiu. 2 Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 1. Powiecie - należy przez to rozumieć Powiat Oświęcimski. 2. Staroście - należy przez to rozumieć Starostę Oświęcimskiego. 3. Zarządzie Powiatu - należy przez to rozumieć Zarząd Powiatu w Oświęcimiu. 4. Dyrektorze - należy przez to rozumieć Dyrektora PUP. 5. Zastępcy - należy przez to rozumieć Zastępcę Dyrektora PUP. 6. PUP - należy przez to rozumieć Powiatowy Urząd Pracy w Oświęcimiu. 7. PRZ - należy przez to rozumieć Powiatową Radę Zatrudnienia w Oświęcimiu. 8. Komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć dział z wchodzącym w jego skład stanowiskiem pracy. 9. Filii - należy przez to rozumieć Filię Powiatowego Urzędu Pracy w Kętach (będącą komórką organizacyjną). 10. Klubie Pracy - należy przez to rozumieć Klub Pracy w Oświęcimiu i Kętach. 11. FP - należy przez to rozumieć Fundusz Pracy. 12. PFRON - należy przez to rozumieć Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. 13. EURES oznacza to sieć europejskich służb zatrudnienia. 14. Ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 20 kwietnia 2004r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. Nr 99, poz.1001 z 2004r.) 3 1. Siedzibą PUP jest Oświęcim, ul. Wyspiańskiego 10. 2. Powiatowy Urząd Pracy w Oświęcimiu posiada Filię w Kętach. 3. Zakres właściwości terytorialnej PUP obejmuje Powiat Oświęcimski. 4 1. Do zakresu działania PUP należy w szczególności wykonywanie zadań wynikających z ustawy z dnia 20 kwietnia 2004r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. Nr 99, poz.1001 z 2004r.), ustawy z dnia 27 sierpnia 1997r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych (Dz.U. Nr 123 z 1997r., poz. 776 z późn. zm.), ustawy z dnia 17 grudnia 1998r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych ( Tekst jed. Dz.U. z 2004r., Nr 39, poz. 353, z późn. zm.) i przepisów wykonawczych do tych ustaw. 2. PUP działa na podstawie: - ustawy z dnia 5 czerwca 1998r. o samorządzie powiatowym (Dz.U. Nr 142 z 2001r., poz.1592 z późn. zm.) 3
- ustawy z dnia 13 października 1998r. - przepisy wprowadzające ustawy reformujące administrację publiczną (Dz. U. Nr 133 z 1998r., poz. 872 z późn. zm.), - rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 30 grudnia 1998r. w sprawie dostosowania organizacji i obszaru działania wojewódzkich i rejonowych urzędów pracy do organizacji administracji publicznej (Dz. U. Nr 166 z 1998r., poz. 1247 z późn. zm), - zarządzenia Nr 2/99 Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Krakowie z dnia 18 stycznia 1999r. w sprawie określenia obszaru działania powiatowych urzędów pracy i ich Filii, - niniejszego Regulaminu. 5 Zadania określone w ustawie realizuje samorząd powiatowy, który współdziała z organami, organizacjami i instytucjami zajmującymi się problematyką zatrudnienia i przeciwdziałania bezrobociu, a w szczególności z organizacjami związków zawodowych, pracodawców i bezrobotnych. Rozdział II Kierownictwo 6 1. Całokształtem działalności PUP kieruje Dyrektor PUP i ponosi z tego tytułu odpowiedzialność przed Starostą Oświęcimskim. 2. Starosta powołuje i odwołuje Dyrektora PUP, wyłonionego w drodze konkursu zgodnie z zasadami określonymi w ustawie. 3. Zastępcę Dyrektora PUP powołuje i odwołuje Dyrektor PUP. 4. Powiatowy Urząd Pracy w Oświęcimiu jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników Urzędu w rozumieniu Kodeksu Pracy. 5. Dyrektor PUP kieruje działalnością Urzędu przy pomocy Zastępcy, Głównego Księgowego, Kierownika Działu Organizacyjno-Administracyjnego. 6. Podczas nieobecności Dyrektora Urzędu Kierownictwo sprawuje Zastępca Dyrektora. Zakres zastępstwa obejmuje wszystkie zadania i kompetencje Dyrektora Urzędu. 7. Podczas nieobecności Dyrektorów określonych w ust. 6 zastępstwo w wymienionym zakresie sprawuje Kierownik Działu Organizacyjno-Administracyjnego. Rozdział III Struktura organizacyjna 7 1. W PUP tworzy się następujące komórki organizacyjne: a) Dział Pośrednictwa, Poradnictwa i Rynku Pracy, b) Dział Finansowo Księgowy, w tym Stanowisko(a) ds. finansowo - księgowych z siedzibą w Kętach, c) Dział Organizacyjno - Administracyjny, w tym Stanowisko(a) ds. organizacyjno - administracyjnych z siedzibą w Kętach, d) Dział Informacji, Ewidencji i Świadczeń. 2. Filia jest wyodrębnioną organizacyjnie częścią PUP realizującą ustawowe zadania komórek organizacyjnych na obszarze gminy Kęty. W skład Filii wchodzą: - Stanowisko(a) ds. pośrednictwa i poradnictwa, 4
- Stanowisko(a) ds. finansowo - księgowych, - Stanowisko(a) ds. organizacyjno-administracyjnych, - Stanowisko(a) ds. informacji, ewidencji i świadczeń. 8 1. Dyrektor PUP kieruje i nadzoruje przy pomocy: 1) Zastępcy Dyrektora: - Działem Informacji, Ewidencji i Świadczeń, którym kieruje Kierownik Działu, - Działem Pośrednictwa, Poradnictwa i Rynku Pracy, którym kieruje Kierownik Działu, - Fillią w zakresie stanowiska(isk) ds. pośrednictwa i poradnictwa oraz stanowiska(isk) ds. informacji, ewidencji i świadczeń, Filią PUP kieruje Kierownik Filii PUP w Kętach. 2) Kierownika Działu Organizacyjno-Administracyjnego: - Działem Organizacyjno-Administracyjnym. 3) Głównego Księgowego - Kierownika Działu Finansowo-Księgowego - Działem Finansowo-Księgowym. 2. Szczegółowy zakres działania komórek organizacyjnych PUP określa Rozdział IV niniejszego regulaminu. 3. Dyrektor PUP może powoływać Kierowników Działów, Kierownika Filii PUP w Kętach oraz ich zastępców. 4. Szczegółową strukturę organizacyjną PUP określa schemat będący załącznikiem do Regulaminu. 9 1. Do kompetencji Dyrektora PUP należy kierowanie Urzędem Pracy, a w szczególności: a) Realizacja zadań określonych w art. 9 ustawy, b) Planowanie i dysponowanie środkami Funduszu Pracy w zakresie określonym upoważnienim Starosty, c) Planowanie i dysponowanie środkami budżetu Urzędu, d) Zatrudnianie i ocenianie pracowników PUP, e) Współpraca z organami samorządów lokalnych, z Powiatową Radą Zatrudnienia, władzami szkolnymi, instytucjami szkolącymi, ośrodkami pomocy społecznej oraz innymi organizacjami i instytucjami zajmującymi się promocją zatrudnienia i realizacją instrumentów rynku pracy, f) Wydawanie zarządzeń, poleceń służbowych i decyzji administracyjnych, g) Opracowywanie i przedkładanie regulaminu organizacyjnego PUP Zarządowi Powiatu w Oświęcimiu, w celu jego uchwalenia, h) Opracowywanie regulaminu i nadzór finansowy nad działalnością Klubu Pracy, i) Planowanie, wytyczanie kierunków działania, organizacja pracy urzędu, j) Koordynowanie i nadzorowanie realizacji zadań w zakresie wyznaczonym przez Starostę, k) Promocja usług Urzędu, l) Wykonywanie czynności zgodnie z upoważnieniem wydanym na podstawie art. 9 ust. 7 ustawy. 2. Do kompetencji Zastępcy Dyrektora PUP należy w szczególności: a) Planowanie, wytyczanie kierunków działania komórek organizacyjnych urzędu określonych w paragrafie 8 ust. 1 pkt. 1 Regulaminu, b) Sprawowanie nadzoru nad merytoryczną realizacją zadań podległych komórek organizacyjnych oraz koordynowanie ich działania, c) Określanie zakresów czynności dla Kierowników nadzorowanych komórek organizacyjnych, 5
d) Wnioskowanie do Dyrektora PUP w sprawach propozycji awansów, przeszeregowań, nagród i kar dla pracowników podległych komórek organizacyjnych oraz propozycji planu wydatkowaniu środków FP na aktywne formy przeciwdziałania bezrobociu, e) Inicjowanie programów specjalnych, lokalnych i innych programów mających na celu promocję zatrudnienia, f) Podpisywanie pism wychodzących od podległych komórek organizacyjnych wychodzących na zewnątrz Urzędu, g) Wykonywanie czynności zgodnie z upoważnieniem wydanym na podstawie art. 9 ust.7 ustawy. 3. Do kompetencji Kierownika Działu Organizacyjno-Administracyjnego PUP należy w szczególności: a) Planowanie, wytyczanie kierunków działania komórki organizacyjnej urzędu określonej w paragrafie 8 ust. 1 pkt. 2 Regulaminu, b) Sprawowanie nadzoru nad merytoryczną realizacją zadań podległej komórki organizacyjnej oraz koordynowanie ich działania, c) Określanie zakresów czynności dla pracowników nadzorowanej komórki organizacyjnej, d) Wnioskowanie do Dyrektora PUP w sprawach propozycji awansów, przeszeregowań, nagród i kar dla pracowników podległej komórki organizacyjnej, e) Parafowanie pism wychodzących od podległych komórek organizacyjnych na zewnątrz Urzędu przed skierowaniem do podpisu przez Dyrektora PUP, f) Sporządzanie zbiorczych materiałów statystyczno-analitycznych. 4. Do kompetencji Głównego Księgowego należy bezpośredni nadzór nad działalnością finansowo-księgową Urzędu. Obowiązki i uprawnienia Głównego Księgowego PUP określają odrębne przepisy w szczególności ustawa z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych (Tekst jed. Dz.U. z 2003r. Nr 15, poz.148 z późn. zm.). 5. Do kompetencji wspólnych dla kierowników określonych w 8 ust. 1 Regulaminu należy: a) Koordynowanie i nadzorowanie pracy komórki organizacyjnej, b) Szczegółowe zaznajamianie pracowników z zadaniami komórki organizacyjnej, zakresem współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi PUP oraz ustaleniami kierownictwa i przekazywanie do wiadomości i wykonania otrzymanych poleceń, dyspozycji i aktów normatywnych, c) Wykonywanie kontroli pracy komórki organizacyjnej z punktu widzenia merytorycznego i formalnego, której szczegółowe zasady określa regulamin kontroli wewnętrznej PUP, d) Podpisywanie korespondencji wewnętrznej i parafowanie pism wychodzących przed podaniem do podpisu Dyrektora PUP lub Zastępcy Dyrektora PUP, e) Ustalanie i aktualizowanie szczegółowych zakresów czynności dla podległych pracowników, Rozdział IV Zakres zadań komórek organizacyjnych 10 Do zakresu zadań podstawowych Działu Pośrednictwa, Poradnictwa i Rynku Pracy w szczególności należy: a) Marketing usług oferowanych przez urzędy pracy, b) Realizowanie usług pośrednictwa pracy, c) Realizowanie usług wynikających z udziału Urzędu w sieci EURES, d) Realizowanie usług poradnictwa zawodowego, e) Pomoc osobom zainteresowanym w aktywnym poszukiwaniu pracy realizowana w Klubach Pracy, f) Planowanie, organizowanie i inicjowanie szkoleń bezrobotnych, poszukujących pracy, osób pobierających rentę szkoleniową żołnierzy rezerwy, g) Wykorzystanie instrumentów rynku pracy wspierających podstawowe usługi rynku pracy, h) Realizacja dodatkowych działań w stosunku do osób będących w szczególnej sytuacji na rynku pracy, i) Współpraca z partnerami rynku pracy w celu zbierania informacji o strukturze gospodarczej i kierunkach 6
rozwoju lokalnego oraz o kierunkach kształcenia i sytuacji demograficznej, j) Realizacja programów specjalnych, w tym przygotowywanie i rozliczanie dokumentacji związanej z programami specjalnymi oraz ocena efektywności programów specjalnych, k) Współpraca z poradniami psychologiczno pedagogicznymi, l) Inicjowanie i realizacja programów lokalnych oraz współpraca przy planowaniu i realizacji innych prgramów dotyczących promocji zatrudnienia określonych w odrębnych przepisach, m) Organizacja usług poradnictwa zawodowego i szkoleń osób niepełnosprawnych, n) Inicjowanie, organizowanie szkoleń dla osób niepełnosprawnych, o) Współpraca z właściwymi organami administracji w zakresie zatrudnienia i rehabilitacji osób niepełnosprawnych, p) Współpraca z instytucjami szkolącymi, q) Prowadzenie egzekucji należności z FP na drodze administracyjnej w zakresie merytorycznym działu. 11 Do zakresu zadań podstawowych Działu Informacji, Ewidencji i Świadczeń w szczególności należy: a) Rejestrowanie zgłaszających się bezrobotnych i poszukujących pracy, b) Obsługa bezrobotnych z prawem i bez prawa do zasiłku, c) Obsługa osób uprawnionych do zasiłku przedemerytalnego lub świadczenia przedemerytalnego w zakresie określonym w odrebnych przepisach w szczególności w ustawie z dnia 16 kwietnia 2004r. o świadczeniach przedemerytalnych, d) Przygotowywanie decyzji administracyjnych oraz przygotowywanie propozycji roztrzygania odwołań od tych decyzji, e) Prowadzenie ewidencji bezrobotnych w systemie ubezpieczeń społecznych i w systemie powszechnego ubezpieczenia społecznego, f) Prowadzenie egzekucji należności z FP na drodze administracyjnej w zakresie merytorycznym działu, g) Archiwizacja dokumentów dotyczących bezrobotnych. 12 Do zakresu zadań podstawowych Filii w szczególności należy: a) W zakresie stanowiska(isk) ds. pośrednictwa i poradnictwa realizacja zadań o których mowa w 10, b) W zakresie stanowiska(isk) ds. informacji, ewidencji i świadczeń realizacja zadań o których mowa w 11, c) W zakresie stanowiska(isk) ds. finansowo księgowych realizacja zadań o których mowa w 13, d) W zakresie stanoiska(isk) ds. organizacyjno administracyjnych realizacja zadań o których mowa w 14, 13 Do zakresu zadań podstawowych Działu Finansowo-Księgowego w szczególności należy: a) Planowanie środków budżetowych, b) Rozliczanie i ewidencjonowanie operacji budżetowych, c) Obsługa kasowa FP i budżetu oraz innych fuduszy, d) Rozliczanie i ewidencjonowanie operacji finansowych z FP oraz innych funduszy, e) Prowadzenie finansowej obsługi i rozliczania bezrobotnych w systemie ubezpieczeń społecznych i powszechnego ubezpieczenia zdrowotnego oraz podatku dochodowego od osób fizycznych, f) Nadzór nad windykacją wierzytelności z FP, w tym obliczanie odsetek od należności wymagalnych oraz obowiązek niezwłocznego informowania poszczególnych działów o dokonywanych wpłatach przez dłużników, g) Współpraca z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz z Urzędami Skarbowymi. 14 Do zakresu zadań podstawowych Działu Organizacyjno-Administracyjnego należy: 7
a) Prowadzenie spraw w imieniu Dyrektora Urzędu przed organami wymiaru sprawiedliwości, b) Obsługa prawna urzędu, c) Rozpatrywanie oraz analiza skarg i wniosków, d) Opracowywanie regulaminu pracy urzędu, e) Obsługa narad i spotkań organizowanych przez Dyrektora PUP, w tym Powiatowej Rady Zatrudnienia, f) Obsługa kancelaryjna urzędu, g) Obsługa Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, h) Nadzór nad prawidłowością funkcjonowania i wykorzystania sprzętu komputerowego, i) Przygotowywanie informacji dla potrzeb analizy rynku pracy, j) Archiwizacja dokumentów dotyczących pracowników urzęku, k) Prowadzenie spraw związanych z BHP, ochroną p.poż. i obroną cywilną, l) Organizowanie praktyk zawodowych uczniów i studentów, m) Prowadzenie ewidencji pracowników w systemie ubezpieczeń społecznych i w systemie powszechnego ubezpieczenia zdrowotnego, n) Windykacja wierzytelności z FP na drodze postępowania sądowego, o) Realizacja zakupów materiałów biurowych, eksploatacyjnych i wyposażenia urzędu oraz ich rozdział na poszczególne działy, p) Prowadzenie ewidencji wyposażenia środków trwałych urzędu, q) Prowadzenie archiwum zakładowego. 15 Wykazy zadań szczegółowych dla poszczególnych komórek organizacyjnych zawarto w zakresach czynności pracowników Urzędu. Rozdział V Zasady podpisywania pism, dokumentów finansowych decyzji i aktów normatywnych 16 1. Przelewy podpisuje lub, w sposób ustalony z bankiem, akceptuje za posrednictwem systemu informatycznego Dytektor Urzędu i Główny Księgowy. 2. W razie nieobecności Dyrektora Urzędu lub Głównego Księgowego przelewy podpisuje lub, w sposób ustalony z bankiem, akceptuje odpowiednio: - zamiast Dyrektora Urzędu Z-ca Dyrektora Urzędu, - zamiast Głównego Księgowego Z-ca Głównego Księgowego. 3. Zasady określone w ust. 1 i 2 stosuje się do podpisywania czeków i innych dokumentów obrotu pieniężnego i materiałowego, jak również innych dokumentów o charakterze rozliczeniowym i kredytowym, stanowiących podstawę do otrzymania lub wydatkowania środków pieniężnych PUP. 4. Szczegółowe zasady podpisywania, akceptacji za pośrednictwem systemu informatycznego przelewów, parafowania i obiegu dokumentów księgowych ustalone są odrębną instrukcją. 17 1. Akty normatywne, decyzje administracyjne, umowy cywiloprawne w zakresie określonym w odrębnych przepisach podpisuje Dyrektor PUP lub Z-ca Dyrektora w zakresie określonym upoważnieniem Starosty. 2. Kierownicy komórek organizacyjnych PUP podpisują decyzje oraz zaświadczenia w zakresie określonym upoważnieniem wydanym przez Starostę lub Dyrektora PUP. 3. Podpisów Dyrektora PUP i akceptacji w formie złożenia podpisu przez Głównego Księgowego wymagają: - umowy cywilno-prawne zawierane w ramach działalności PUP, - pisma w zakresie windykacji wierzytelności PUP, 8
- inne pisma określone w odrębnych przepisach. 4. Szczegółowe zasady podpisywania, parafowania i obiegu dokumentów i pism określa obowiązująca Instrukcja Kancelaryjna wprowadzona Zarządzeniem Nr 8 Prezesa Krajowego Urzędu Pracy z dnia 16 czerwca 1997r. w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych oraz zasad i trybu postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną. Rozdział VI Tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków 18 1. Dyrektor lub jego zastępca przyjmują strony w ramach skarg i wniosków w ustalonym odrębnie czasie pracy, podanym do powszechnej wiadomości. 2. Sposób załatwiania skarg i wniosków regulują odrębne przepisy w szczególności art. 221 247 Kodeksu Postępowania Administracyjnego oraz Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 08.01.2002r. w sprawie przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46). Rozdział VII Postanowienia końcowe 19 Sposób prowadzenia działalności kontrolnej określa Regulamin kontroli Powiatowego Urzędu Pracy w Oświęcimiu. 20 Komórki organizacyjne przy oznaczaniu korespondencji stosują symbole określone w schemacie organizacyjnym stanowiącym załącznik do niniejszego Regulaminu. 21 Regulamin Organizacyjny wchodzi w życie z dniem przyjęcia go uchwałą przez Zarząd Powiatu w Oświęcimiu. 22 Wszelkie zmiany w Regulaminie dokonywane po jego zatwierdzeniu wymagają ponownej akceptacji Zarządu Powiatu w Oświęcimiu. 23 9
Komórki organizacyjne obowiązane są do przestrzegania zasad obiegu dokumentów zawierających wiadomości stanowiące tajemnicę państwową i służbową uregulowanych odrębnymi przepisami. 24 Traci moc Regulamin Organizacyjny Powiatowego Urzędu Pracy w Oświęcimiu stanowiący załącznik do Uchwały Nr 33/159/2000 Zarządu Powiatu w Oświęcimiu z dnia 18 maja 2000r. z późn. zm. 10
Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy w Oświęcimiu D Załącznik do Regulaminu Organizacyjnego Powiatowego Urzędu Pracy w Oświęcimiu Zastępca Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Oświęcimiu - ZD Kierownik Działu Organizacyjno Administracyjnego - KO Kierownik Działu Pośrednictwa, Poradnictwa i Rynku Pracy - KP Kierownik Filii PUP w Kętach - KF Kierownik, Działu Informacji, Ewidencji i Świadczeń - KE Główny Księgowy Kierownik Działu Finansowo- Księgowego - GK Dział Organizacyjno Administracyjny DO Dział Pośrednictwa, Poradnictwa i Rynku Pracy - DP Filia PUP w Kętach - F Dział Informacji, Ewidencji i Świadczeń - DE Dział Finansowo Księgowy - DF Stanowisko ds. organizacyjno administracyjnych w Filii PUP w Kętach - SO Stanowisko ds. pośrednictwa, poradnictwa i rynku pracy - SP Stanowisko ds. informacji, ewidencji i świadczeń - SE Stanowisko ds. finansowo księgowych w Filii PUP w Kętach - SF