Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr /2007 Burmistrza Miasta Zakopane z dnia. 2007r. Regulamin audytu wewnętrznego I. Postanowienia ogólne. 1 Audytem wewnętrznym jest niezaleŝne badanie systemów zarządzania i kontroli przez, które Burmistrz Miasta Zakopane uzyskuje obiektywną i niezaleŝną ocenę adekwatności, efektywności i skuteczności funkcjonowania Urzędu Miasta Zakopane i jednostek organizacyjnych gminy Miasto Zakopane. Audyt swoim działaniem obejmuje równieŝ czynności doradcze, które mają na celu usprawnienie funkcjonowania jednostki. Ocena ta dotyczy w szczególności: - zgodności prowadzonej działalności z przepisami prawa oraz obowiązującymi w jednostce procedurami wewnętrznymi, - efektywność i gospodarność podejmowanych działań w zakresie systemów zarządzania i kontroli, - wiarygodność sprawozdań finansowych oraz sprawozdań z wykonania budŝetu. 2 Audyt wewnętrzny w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych gminy Miasto Zakopane prowadzi audytor wewnętrzny na podstawie upowaŝnienia wydanego przez Burmistrza Miasta Zakopane. 1
3 Audyt wewnętrzny prowadzony jest zgodnie z następującymi przepisami prawa : 1. Ustawy z dnia 30 czerwa 2005r o finansach publicznych / tekst jednolity Dz. U. Nr 249 poz. 2104 z 2005 roku z późn. zm./ 2. Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2006r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego / Dz. U. nr 112 poz. 765 z 2006r/ 3. Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2006r. w sprawie kwot, których przekroczenie powoduje obowiązek prowadzenia audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych / Dz. U. Nr 112, poz. 763 z 2006r/ 4. Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2006r. w sprawie trybu sporządzania oraz wzoru sprawozdania z wykonania planu audytu wewnętrznego / Dz. U. Nr 112, poz. 764 z 2006r/ 5. Standardów audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych / komunikat Ministra Finansów nr 11 z dnia 26 czerwca 2006r. / 6. Kodeksu etyki audytora wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych i Karty audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych / komunikat Ministra Finansów nr 7 z dnia 02 kwietnia 2003r./ II. Cele audytu wewnętrznego. 4 Celem audytu jest dostarczenie Burmistrzowi Miasta Zakopane racjonalnego zapewnienia, Ŝe mechanizmy zarządzania i kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta i jednostkach organizacyjnych Gminy funkcjonują prawidłowo. Opinia audytora jest niezaleŝną i obiektywną oceną procesów, systemów oraz procedur istniejących w Urzędzie Miasta i jednostkach organizacyjnych Gminy. 2
5 Audyt obejmuje czynności o charakterze oceniającym, zapewniającym i doradczym. Podstawowym zadaniem audytu są czynności oceniające i zapewniające. Działania o charakterze doradczym mogą być wykonywane jeśli nie naruszają zasady obiektywizmu i niezaleŝności audytora. Czynności doradcze wykonywane przez audytora wewnętrznego są przeprowadzane jako część zadania audytowego lub na wniosek kierownika jednostki w której zatrudniony jest audytor. Audytor wewnętrzny prowadząc audyt w jednostkach nadzorowanych lub podległych moŝe wykonywać czynności doradcze na wniosek kierownika tej jednostki za zgodą kierownika jednostki w której jest zatrudniony. W wyniku wykonywania czynności doradczych audytor moŝe przedstawić opinie lub zalecenia dotyczące usprawnienia funkcjonowania jednostki. Burmistrz oraz Kierownicy jednostek organizacyjnych nie są związani wnioskami, zaleceniami i opiniami dotyczącymi czynności doradczych. III. Zakres audytu wewnętrznego. 6 Audyt wewnętrzny obejmuje ocenę i badanie adekwatności i skuteczności systemu kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem oraz jakości realizowanych zadań, a w szczególności: 1) przegląd ustanowionych mechanizmów kontroli wewnętrznej oraz wiarygodności i rzetelności informacji operacyjnych, zarządczych i finansowych, 2) ocenę procedur i praktyki sporządzania, klasyfikowania i przedstawiania informacji finansowej, 3) ocenę zabezpieczenia mienia jednostki, 4) ocenę efektywności i gospodarności wykorzystania zasobów jednostki, 5) przegląd programów i projektów w celu ustalenia zgodności funkcjonowania jednostki z planowanymi wynikami i celami, 3
6) ocenę dostosowania działań jednostki do przedstawionych wcześniej zaleceń audytu i kontroli. 7 Audyt wewnętrzny moŝe objąć zakresem swojego badania wszystkie obszary działania jednostki. Zakres audytu wewnętrznego nie moŝe być ograniczany. Burmistrz Miasta Zakopane powinien być niezwłocznie powiadamiany o wszelkich próbach ograniczania zakresu audytu. Audytor wewnętrzny dysponuje pełną swobodą w zakresie identyfikacji obszarów ryzyka. 8 IV. NiezaleŜność audytora. 9 Stanowisko audytora wewnętrznego zgodnie z regulaminem organizacyjnym Urzędu Miasta Zakopane podlega bezpośrednio Burmistrzowi Miasta Zakopane, który zapewnia organizacyjną odrębność wykonywanych przez niego zadań. 10 Audytor wewnętrzny nie powinien być naraŝony na próby narzucania obszarów audytu, wpływania na sposób wykonywania prac oraz przekazywania wyników. 4
V. Prawa i obowiązki audytora. 11 Audytor wewnętrzny jest uprawniony do przeprowadzania audytów: finansowych, systemowych, działalności, informatycznych, zarządzania, gospodarności, wydajności, efektywności i innych. 12 Audytor wewnętrzny ma zagwarantowane prawo dostępu do rozmowy ze wszystkimi pracownikami jednostki w której jest prowadzony audyt. Pracownicy ci mają obowiązek udzielać informacji i wyjaśnień, a takŝe potwierdzać kopie dokumentów. Udzielenie ustnych informacji i złoŝenie wyjaśnień powinno być potwierdzone na piśmie. 13 Audytor wewnętrzny ma zagwarantowane prawo dostępu do wglądu do wszelkich informacji, danych, dokumentów i innych materiałów związanych z funkcjonowaniem jednostki, w tym zawartych na elektronicznych nośnikach informacji. Audytor moŝe wykonywać potrzebne do realizacji zadania kopie, odpisy, wyciągi, zestawienia lub wydruki z zachowaniem tajemnicy ustawowo chronionej. 14 Audytor wewnętrzny ma prawo domagać się od kierowników wydziałów i pracowników Urzędu Miasta oraz jednostek organizacyjnych informacji oraz wyjaśnień w celu zapewnienia efektywnego i wydajnego przeprowadzenia audytu wewnętrznego. 15 Audytor wewnętrzny nie jest odpowiedzialny za procesy zarządzania ryzykiem oraz procesy kontroli wewnętrznej w jednostce, ale poprzez swoje badania wnioski i uwagi wspomaga kierownika jednostki we właściwej realizacji tych procesów. 5
16 Audytor nie jest odpowiedzialny za wykrywanie przestępstw, ale w swoim działaniu audytorskim powinien zidentyfikować moŝliwość zaistnienia lub zaistnienie przestępstwa. 17 Audytorowi nie moŝna powierzyć takich zadań lub uprawnień, które wchodzą w zakres zarządzania jednostką. 18 Audytor wewnętrzny współpracuje, w zakresie swoich zadań, z audytorami zewnętrznymi oraz instytucjami kontrolnymi, w tym z kontrolerami NIK, RIO. 19 Obowiązkiem audytora wewnętrznego jest rzetelne, obiektywne i niezaleŝne: 1) Ustalenie stanu faktycznego w zakresie funkcjonowania gospodarki finansowej, 2) Określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień, 3) Przedstawienie uwag i wniosków w sprawie usunięcia uchybień oraz usprawnienia audytowanej działalności. 20 Audytor wewnętrzny powinien: 1) wykonywać swoją pracę uczciwie, odpowiedzialnie i z zaangaŝowaniem, 2) przestrzegać prawa 3) uznawać i wspierać cele jednostki, które są zgodne z prawem i zasadami etyki, 4) przedkładać dobro publiczne nad interesy własne i swojego środowiska 21 Audytor ma obowiązek poszerzać swoją wiedzę, umiejętności i kwalifikacje poprzez stałe doskonalenie zawodowe. Burmistrz Miasta Zakopane w miarę moŝliwości finansowych przeznacza środki na ten cel. 6
Planowanie i sprawozdawczość z przeprowadzania audytu. 22 Audyt wewnętrzny przeprowadza się na podstawie rocznego planu audytu opracowanego w oparciu o udokumentowaną analizę ryzyka. Audytor opracowuje jeden plan w porozumieniu ze Burmistrzem i kierownikami jednostek nadzorowanych i podległych. Roczny plan audytu audytor przedstawia Burmistrzowi Miasta do akceptacji. 23 Przeprowadzanie audytu poza planem rocznym powinno wystąpić w przypadkach wyjątkowych, wystąpienia czynników o znamionach wysokiego ryzyka dla działalności jednostki. Audytor moŝe przeprowadzić audyt poza planem na wniosek kierownika jednostki, w której jest zatrudniony bądź teŝ na wniosek kierownika jednostki podległej lub nadzorowanej lub z własnej inicjatywy w uzgodnieniu z Burmistrza Miasta. 24 Audytor wewnętrzny przedstawia Burmistrzowi: 1) do końca marca kaŝdego roku sprawozdanie z wykonania planu audytu za rok poprzedni, 2) do końca października kaŝdego roku plan audytu na rok następny, 25 Audytor sporządza sprawozdanie z przeprowadzonych zadań audytowych, w którym przedstawia w sposób jasny, rzetelny i zwięzły ustalenia i zalecenia. Sprawozdanie przekazuje Kierownikowi wydziału lub Kierownikowi jednostki zgodnie z zakresem podmiotowym określonym w programie zadania w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny. Audytor wewnętrzny przedstawia sprawozdanie Burmistrzowi Miasta Zakopane. 26 Audytor moŝe przeprowadzić czynności sprawdzające w celu oceny działań jednostki podjętych w celu realizacji zaleceń wynikających z otrzymanego sprawozdania. 7
27 Jeśli ze względu na specyfikę wymaganych czynności audytowych audytor wewnętrzny nie posiada wystarczającej wiedzy, umiejętności lub kwalifikacji niezbędnych do ich wykonywania występuje z wnioskiem o powołanie rzeczoznawcy. 28 Szczegółową metodykę pracy audytora wewnętrznego określa Księga Procedur audytu wewnętrznego obowiązująca w jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Zakopane. 8