Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie

Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie ul. Koszykowa 6a, 00-564 Warszawa tel. (22) 628 28 62; 628 78 42 e-mail: warszawa@warszawa.rio.gov.pl WK. 0920.14.2013 Warszawa, dnia 15 kwietnia 2013 r. Starosta Zwoleński ul. Wł. Jagiełły 4 26-700 Zwoleń Dotyczy: protokołu z kontroli kompleksowej podpisanego dnia 27.03.2013r. Wystąpienie pokontrolne Na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113 j.t.) i rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb i trybu postępowania (Dz. U. z 2004r. Nr 167, poz. 1747) w dniach od 14 stycznia do 27 marca 2013 roku przeprowadzona została kontrola kompleksowa gospodarki finansowej. Kontrola objęła okres od dnia 01.01.2012r. do dnia 31.12.2012r. w powiązaniu z bilansem zamknięcia 2011 i otwarcia 2012 oraz przeprowadzona została zgodnie z zatwierdzonym programem. W celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i usprawnienia działalności kontrolowanej jednostki na podstawie art. 9 ust. 2 ww. ustawy kieruję następujące wystąpienie pokontrolne: W zakresie ustaleń ogólnoorganizacyjnych. 1.Stwierdzono: Analiza zasad (polityki) rachunkowości organu finansowego i Urzędu Starostwa wykazała, że: a/ przy ustalaniu i rozliczaniu wyniku finansowego Starostwa (jednostki budżetowej) nie określono wykazu i opisu kont księgowych stanowiących podstawę ustalenia bilansowego wyniku finansowego. Brak wyszczególnienia kont kosztów bieżących, kosztów finansowych i pozostałych przychodów operacyjnych oraz kont przychodów finansowych, pozostałych przychodów operacyjnych, zysków nadzwyczajnych i strat nadzwyczajnych składających się na wynik jednostki, b/ nie opisano podstawowych zasad korespondencji kont księgowych tj. typowych zapisów stron: Wn i Ma w korespondencji z kontami przeciwstawnymi prowadzonymi w księgach organu i Urzędu,

2 c/ nie określono zasad numerowania dowodów księgowych oraz sposobu powiązania ich z zapisami księgowymi w organie finansowym i Urzędzie- jednostce budżetowej celem ułatwienia identyfikacji w procesie wyszukiwania lub kontroli, d/ nie określono zasad inwentaryzowania środków do których dostęp jest znacznie utrudniony oraz wartości niematerialnych i prawnych. Dokumentacji w sprawie zasad rachunkowości nie zaktualizowano a tym samym nie dostosowano do obowiązujących po zmianach przepisów ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości (str. 4 i 5 protokołu). Na podstawie art. 10 ust. 1 i 2 w związku z art. 4 ust. 1, 3 i 5 oraz art. 24 ust. 4 pkt. 1 i art. 26 ust. 1 pkt. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r. poz. 330) a także 15 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami RP (tekst jednolity: Dz. U. z 2013r. poz. 289) zaktualizować, przyjąć i stosować w organie i w Urzędzie dokumentację przyjętych zasad (polityki) rachunkowości. Przestrzegać na bieżąco obowiązku aktualizowania zasad rachunkowości zgodnie z obowiązującym prawem. W zakresie księgowości i sprawozdawczości: 2.Stwierdzono: Przypadki dokonywania rozchodu gotówki z kasy na podstawie kserokopii dowodów kasowych wraz z kserokopią podpisów osób upoważnionych do sprawdzenia i zatwierdzenia do wypłaty (str. 6 protokołu). Wszystkie obroty gotówkowe muszą być dokumentowane źródłowymi dowodami stanowiącymi podstawę wypłaty gotówki z kasy Urzędu lub dowodami zastępczymi wyraźnie określonymi przez kierownika jednostki w wewnętrznych uregulowaniach dotyczących gospodarki kasowej. Dokumentację kasową sporządzać rzetelnie i kompletnie przestrzegając przepisów art. 20 ust. 2 pkt. 3 w związku z art. 22 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r. poz. 330). 3.Stwierdzono: a/ numeracji pozycji w dziennikach dokonywano oddzielnie dla każdego miesiąca zamiast narastająco od początku do końca roku obrotowego, b/ dowody księgowe numerowano za każdy miesiąc oddzielnie a nie w sposób ciągły (str. 10 i 11 protokołu) Prowadząc dzienniki tworzące księgi rachunkowe na podstawie art. 13 ust.1 pkt.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r. poz. 330) przestrzegać zasad numeracji zapisów do czego zobowiązują przepisy art.14 ust. 2 wskazanej ustawy o rachunkowości. Numery identyfikacyjne nadawać dowodom w sposób ciągły stosownie do delegacji art. 24 ust. 3 wymienionej u.o.r.

3 4.Stwierdzono: Analiza rozrachunków z odbiorcami i dostawcami prowadzonych na koncie 201 wykazała, że na koncie analitycznym o nr 201-05 ewidencjonowano diety dla radnych powiatu (str. 8 protokołu). Diety dla radnych księgować w Urzędzie na koncie 240 pozostałe rozrachunki. Przestrzegać zasad ewidencjonowania rozrachunków i ich rozliczeń zgodnie z treścią ekonomiczną kont zespołu 2 zawartą w załączniku Nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami RP (tekst jednolity: Dz. U. z 2013r. poz. 289) 5.Stwierdzono: W pasywach bilansu jednostki wykazano: -w poz. D.I-zobowiązania krótkoterminowe: 239.398,37zł. W ewidencji księgowej salda Ma kont zespołu 2 - zobowiązania krótkoterminowe: 238.188,26zł. Różnica, o którą zawyżono zobowiązania w bilansie: 1.210,11zł. w-poz. D.II fundusze specjalne: 43.592,21zł. W ewidencji księgowej saldo Ma kont: 851 i 853 wynosiło: 44.802,32zł. Zaniżono o kwotę: 1.210,11zł. (str.16 protokołu). Sporządzając sprawozdanie finansowe urzędu (jednostki), o którym mowa w 17 ust. 1 pkt.1 i ust. 3 pkt. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami RP (tekst jednolity: Dz. U. z 2013r. poz. 289) wypełniać obowiązki określone w art. 4 ust. 1, 2 i 5 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r. poz. 330) 6. Stwierdzono: W wewnętrznych regulacjach opisujących zasady rachunkowości jednostki, nie określono sposobu przyporządkowania paragrafów klasyfikacji budżetowej wydatków do kont kosztów podstawowej działalności Urzędu Starostwa, (str. 16 protokołu). Konta zespołu 4 służą do ewidencji kosztów w układzie rodzajowym i ich rozliczenia. Poniesione koszty ujmować na odpowiednich kontach oznaczonych nr 401 do 409 wskazanych w załączniku Nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami RP (tekst jednolity: Dz. U. z 2013r. poz. 289). Przypisać paragrafy wydatków do poszczególnych kont zespołu 4 koszty według rodzajów i ich rozliczenie mając na uwadze sposób sporządzania rachunku zysku i strat jednostki określony w 17 ust. 4 w związku z 15 ust. 1 pkt. 4 i 5 wymienionego rozporządzenia Min. Fin. Na bieżąco aktualizować dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości stosownie do regulacji zawartych w art. 10 ust. 1 pkt. 3 lit. a) i ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r. poz. 330).

4 7. Stwierdzono: Do kont kosztów 401, 402, 405 i 409 prowadzonych w układzie rodzajowym i związanych z działalnością operacyjną Starostwa stosowano nieprawidłowe paragrafy klasyfikacji budżetowej wydatków (przykłady: na koncie 401 -zużycie materiałów i energii księgowano zakup usług remontowych i usług pozostałych ( 427 i 430), na koncie 402 usługi obce księgowano: zakup materiałów, zakup energii, szkolenia pracowników, różne opłaty i składki ( 421,426,470,443). Na koncie 405 ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia księgowano także zakup materiałów, zakup usług pozostałych ( 421 i 430) (str. 16 protokołu). Przestrzegać klasyfikacji budżetowej kosztów wg klasyfikacji stosowanej do wydatków publicznych wskazanej w 1 pkt. 1, 2 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2010r.,Nr 38, poz. 207 ze zm.). 8.Stwierdzono: Nie opracowano zasad sporządzania bilansu skonsolidowanego Powiatu ustalających procedurę/instrukcję sporządzania skonsolidowanego bilansu Powiatu oraz wykaz jednostek objętych konsolidacją, metodę konsolidacji, zasady dokonywania wyłączeń wraz ze wzorami druków stanowiącymi dokumentację konsolidacyjną (str. 17 protokołu). Na mocy art.10 ust. 1 w związku z art. 4 ust.1 i ust.3 pkt. 5 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r. poz. 330) określić zasady i opracować instrukcję sporządzania bilansu skonsolidowanego mając na uwadze przepisy 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami RP (tekst jednolity: Dz. U. z 2013r. poz. 289). 9.Stwierdzono: Analiza inwentaryzowanych gruntów wg stanu na 31.12.2012 roku drogą porównania z dokumentacja księgową i z ewidencją powiatowego zasobu nieruchomości wykazała, że w ewidencji księgowej występuje wiele nieruchomości gruntowych o zerowej wartości ewidencyjnej. Wg sporządzonego (w czasie trwania kontroli) przez pracowników Starostwa zestawienia tych gruntów wynika, że 78 nieruchomości gruntowych o powierzchni ogółem 105,47 ha posiada zerową wartość księgową. Wartość tych nieruchomości w zasobie powiatowym wynosi 5.669.425,47 zł. (str.19 protokołu). Przeprowadzając inwentaryzację i dokonując wyceny środków trwałych, o których mowa w art. 3 ust.1 pkt. 15 lit. a) ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r. poz. 330) przestrzegać przepisów art. 28 ust.1 pkt.1 oraz ust. 2 i 8 wymienionej ustawy o rachunkowości. Wypełniać należycie obowiązek wynikający z art. 4 ust.1 u.o.r. Nie dopuszczać do naruszania zasad rachunkowości powodujących nierzetelne i niejasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki.

5 W zakresie wykonania budżetu 10.Stwierdzono: Dokonano wydatki na zakup usługi przywrócenia do stanu pierwotnego środowiska przyrodniczego zniszczonego w wyniku klęski żywiołowej, na którą składały się uprzątnięcie terenu, dostawa i wkopanie sadzonek, w ciężar paragrafu 4210 tj. zakup materiałów. (str.26 protokołu). Wydatki na zakup usług księgować do właściwego paragrafu klasyfikacji budżetowej wydatków publicznych stosownie do przepisów 1 pkt. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2010r., Nr 38, poz. 207 ze zm.). 11.Stwierdzono: Nie spowodowano zgodnie z 4 umowy Nr 08/2011 z dnia 28 stycznia 2011 r. zwrotu od pracownika Jana O. kwoty przekroczenia ponad ustalony limit rozmów z telefonu komórkowego za okres objęty fakturą z miesiąca grudnia 2012 r. (str. 30 protokołu) Przestrzegać postanowień zawieranych umów. 12.Stwierdzono: Nie przestrzegano postanowień Zarządzeń Starosty Powiatu Zwoleńskiego dotyczących używania i rozliczania samochodów służbowych, w tym ust. 9, 13, 17, 18 Załącznika nr 2 do Zarządzenia Starosty Powiatu nr 12/2005 z 20 czerwca 2005 r. z późn. zmianami. (str. 32-34 protokołu). Przestrzegać obowiązujące Zarządzenia Starosty Powiatu. 13.Stwierdzono: Nie dołączano do protokołów z postępowania wymaganych załączników (str. 40 protokołu) Przestrzegać art. 96 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2010 roku, Nr 113, poz. 759 ze zm.). 14.Stwierdzono: Nie odrzucono oferty nie spełniającej wymogów specyfikacji z powodu nie dostarczenia przez oferenta wymaganego w specyfikacji dokumentu utworzonego najpóźniej na dzień składania ofert tj. 23 kwietnia 2012 r. Zamawiający uznał dostarczony przez oferenta na wezwanie Zamawiającego dokument jako spełniający wymogi przetargowe pomimo, że został on utworzony w dniu 04 maja 2012 r. tj. po terminie składania ofert. (str. 40 protokołu) Przestrzegać art. 24 ust. 2 pkt 4 oraz ust. 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2010 roku, Nr 113, poz. 759 ze zm.).

6 W zakresie gospodarki mieniem. 15.Stwierdzono: Przyjęta w roku 2012 na stan majątku trwałego szafa serwerowa została zaklasyfikowana w gr VIII, zamiast w gr IV wg Klasyfikacji Środków Trwałych. ( str. 51 protokołu ) Przestrzegać zasad Klasyfikacji Środków Trwałych wskazanych w załączniku do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) ( Dz. U. z 2010 roku, Nr 242, poz. 1622). W zakresie rozliczenia jednostki samorządu terytorialnego z jednostkami organizacyjnymi: 16.Stwierdzono: Grunty powiatu przekazane podległym jednostkom budżetowym w trwały zarząd i przeznaczone na potrzeby tych jednostek, do dnia kontroli były zaewidencjonowane w księgach rachunkowych Starostwa. Zwiększały tym samym wartość majątku trwałego Urzędu i występowały w ewidencji na kontach: Wn 011 -środki trwałe i Ma 800 - fundusz jednostki. Ogólna wielkość i wartość gruntów powiatu oddanych w trwały zarząd to: 26,06 ha o wartości księgowej: 1.011.328,88zł. (str.54 protokołu). Środki trwałe stanowiące własność powiatu a przekazywane w trwały zarząd podległym jednostkom budżetowym i przeznaczone na potrzeby tych jednostek, powinny być ujmowane w ewidencji księgowej- bilansowej środków trwałych tych jednostek, którym określono trwały zarząd. W Starostwie natomiast, grunty przekazane przez Powiat w trwały zarząd ujmować w ewidencji pozabilansowej. Przestrzegać przepisów 2 pkt. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami RP (tekst jednolity: Dz. U. z 2013r. poz. 289) w związku z art. 3 pkt. 12 i 15 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r. poz. 330). Wartość inwentarzową gruntów przekazanych w trwały zarząd wyksięgować z ewidencji bilansowej środków trwałych Starostwa zapisem księgowym 800/011 stosownie do treści i zasad funkcjonowania wskazanych kont określonych w załączniku Nr 3 do wyżej wymienionego rozporządzenia Ministra Finansów. W celach kontrolnych zaprowadzić ewidencję pozabilansową przekazanych gruntów mając na uwadze sprawowanie kontroli nad tym majątkiem stosownie do wymogów wynikających z art. 68 ust. 2 pkt 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.). 17.Stwierdzono: Wykonując zadania budżetu, Zarząd Powiatu nie przekazywał kierownikom podległych jednostek budżetowych informacji niezbędnych do opracowania projektów ich planów finansowych (str.54 protokołu). Na mocy art. 32 ust. 2 pkt. 4 ustawy z dnia 05 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym (tekst jednolity: Dz. U z 2001 roku, Nr 142, poz. 1592 ze zm.) w związku z art. 247 ust.1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.),wykonując czynności związane z realizacją budżetu przestrzegać przepisów art. 248 ust.1 wymienionej ustawy o finansach publicznych.

7 Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialny jest: - Starosta Powiatu - Skarbnik Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113 j.t.) - Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie oczekuje zawiadomienia o wykonaniu wniosków z wystąpienia pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty jego doręczenia. Na podstawie art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje Staroście prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie. Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Prezes /-/ mgr Wojciech Tarnowski Otrzymują: 1/ adresat 2/ a/a