ZAPYTANIE OFERTOWE NR 2/LODZ/2016 1.ZAMAWIAJĄCY: Eurodoradztwo Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, 61-131 przy ul. Abpa.Baraniaka 88 E bud.f (NIP: 9721255605, REGON: 361752453) Zapytanie ofertowe jest prowadzone zgodnie z zasada konkurencyjności zawarta w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 2.OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi cateringowej (Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55520000-1 Usługi dostarczania posiłków) podczas szkoleń dla uczestników projektu: MŁODZI-WYKWALIFIKOWANI-ZAKTYWIZOWANI nr: POWR.01.02.02-10-0122/15 w ramach I Osi priorytetowej Osoby młode na rynku pracy, Działania 1.2 Wsparcie osób młodych pozostających bez pracy na regionalnym rynku pracy, Poddziałanie 1.2.2 Wsparcie udzielane z Inicjatywy na rzecz zatrudnienia ludzi młodych, Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020, w okresie od lipca 2016 do lutego 2017 roku dla uczestników projektu. W projekcie zaplanowano udział ogółem 120 osób młodych, w tym niepełnosprawnych, w wieku 15-29 lat, bez pracy, które nie uczestniczą w kształceniu i szkoleniu-tzw. młodzież NEET, dla których zaplanowano szkolenia w III blokach szkoleniowych: I blok: 15 spotkań x 60 osób (5 gr. po 12 os.)=900 osobodni, II blok: 13 spotkań x 24 osoby (2 gr. po 12 os.)= 312 osobodni, III blok szkoleniowy: 13 spotkań x 36 osób (3 gr. po 12 os.)= 468 osobodni, łącznie 41 dni szkoleniowych obejmujących 8 godzin szkoleń, co łącznie daje 1680 osobodni, tj. organizacji cateringu na 1 uczestnika podczas 8 godzinnego dnia szkoleniowego. Harmonogram oraz liczba grup szkoleniowych będzie każdorazowo ustalana na bieżąco z Wykonawcą. 2.1 TERMIN I MIEJSCE REALIZACJI ZAMÓWIENIA: TERMIN: Częstotliwość spotkań: 4-5 razy w tygodniu po 8h dydaktycznych Jeżeli będą w grupie osoby niepełnosprawne ilość godzin szkolenia nie będzie przekraczać 7 godzin dziennie i 35 godzin na tydzień. 1
MIEJSCE: Szkolenia odbywać się będą na terenie województwa łódzkiego w okresie od lipca 2016 do lutego 2017 roku dla uczestników projektu. Okres współpracy zostanie określony w umowie. Liczba dni szkoleniowych, szczegółowe terminy szkoleń oraz liczba uczestników będą każdorazowo ustalane na bieżąco z Wykonawcą zgodnie z harmonogramem szkoleń ustalanym z Zamawiającym. W ramach projektu zaplanowano ogółem 10 grup szkoleniowych (po ok. 12 osób), dla których zorganizowane zostaną łącznie 41 dni szkoleniowych-1680 osobodni dot. usługi cateringowej UWAGA Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany wstępnie zaplanowanych terminów ww. wsparcia w zależności od harmonogramu realizacji projektu. 3.WYMAGANIA DOTYCZĄCE CATERINGU: 1) Oferent zapewnia jeden pełnowartościowy posiłek w formie przynajmniej drugiego dania obiadowego wraz z napojem (w przypadku zapotrzebowania (ON, dieta, wegetarianizm itp. - dania będą indywidualnie odpowiadać potrzebom zgłaszanym przez uczestników). Drugie danie powinno uwzględniać następującą gramaturę: mięso/ryba 200g; surówka 140g; dodatki skrobiowe 200g. 2) Oferent zapewnia ciągły serwis kawowy (w godz. 8:00-16:00 albo 9:00-17:00 zgodnie z ustalonym harmonogramem) obejmujący: kawę, herbatę, cytrynę, cukier, mleko, wodę gazowaną i niegazowaną, ciastka (lub ciastka zamiennie z owocami). 3) Oferent zapewnia dowóz cateringu o ustalonej godzinie na miejsce realizacji szkoleń wskazane przez Zamawiającego. Koszt dowozu musi zostać uwzględniony w cenie oferty. 4) Oferent zapewnienia własne naczynia (termosy/podgrzewacze, filiżanki, talerzyki, szklanki/kubeczki, łyżeczki, cukiernice, talerze itp.) zgodnie z wymaganiami menu. Zamawiający dopuszcza możliwość użycia naczyń i sztućców plastikowych, odpowiednich do serwowanych dań/napojów Ponadto składając ofertę Oferent zobowiązuje się do: 1) świadczenia usługi cateringowej z wykorzystaniem świeżych produktów żywnościowych; 2) przyrządzania posiłków w dniu świadczenia usług cateringowych,; 3) przygotowywania posiłków na bazie produktów wysokiej jakości; ryby podawane w zestawach powinny być świeże i pozbawione ości - filetowane, dania i napoje gorące powinny posiadać odpowiednią temperaturę w momencie podania, owoce powinny być czyste i dojrzałe; 4) przygotowywania potraw z surowców wysokiej jakości, świeżych, naturalnych, mało przetworzonych, z ograniczoną ilością substancji konserwujących, zagęszczających, barwiących lub sztucznie aromatyzowanych. Posiłki nie mogą być wykonywane z produktów typu instant, np. zupy w proszku i sosy w posiłku oraz produktów gotowych. W przypadku produktów przetworzonych, takich jak kawa, herbata, ciasteczka kruche, soki, woda, cukier, 2
mleko, itp. Oferent zobowiązuje się że będą one posiadać datę przydatności do spożycia wygasającą nie wcześniej niż na 1 miesiąc przed dniem wykonania usług, 5) ustalania z Zamawiającym menu na poszczególne dni szkoleniowe, w szczególności składników kompozycji owoców, rodzajów zup i dań głównych w terminie min. 3 dni przed planowanym spotkaniem; 6) uwzględniania w ramach menu posiłku specjalnego np. bezglutenowego/wegetariańskiego w sytuacji udziału w spotkaniu osób o szczególnych potrzebach; Zamawiający poinformuje Wykonawcę o takiej sytuacji w terminie min. 3 dni przed planowanym spotkaniem, 7) zapewnienia obsługi kelnerskiej, rozumianej jako działanie osoby lub osób, odpowiedzialnych za rozmieszczenie potraw oraz sprzątanie w trakcie i po zakończeniu zajęć. 8) dostarczania posiłków na miejsce wskazane przez Zamawiającego najpóźniej 15 min. przed planowanym rozpoczęciem zajęć oraz 5 min. przez rozpoczęciem przerwy lunchowej; 9) zapewnienia odpowiednich urządzeń grzewczych w tym przedłużaczy, kabli niezbędnych do ich podłączenia i do wykonania usługi; 10) uprzątnięcia naczyń i sprzętu oraz wywiezienia śmieci pozostałych po posiłkach 30 minut po zakończeniu spotkania. W związku ze świadczeniem usług cateringu Wykonawca jest zobowiązany do: 1) używania wyłącznie produktów spełniających normy jakościowe produktów spożywczych, 2) przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych zgodnie z ustawą z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. 2010 nr 136 poz. 914 ze zm.), 3) dbania o to, by wszystkie posiłki były bezwzględnie świeże oraz charakteryzowały się wysoką jakością w odniesieniu do użytych składników, 4) kontroli aktualnych badań sanitarno-epidemiologicznych pracowników mających kontakt z przygotowaniem, wydawaniem i transportem posiłków, 5) zapewnienia transportu cateringu oraz podanie go zgodnie z wymaganiami sanitarnymi dotyczącymi żywności. Zamawiający zastrzega sobie w trakcie realizacji umowy prawo dostępu do wszystkich atestów na surowce, urządzenia, sprzęt, naczynia, opakowania transportowe wykorzystywane w procesie przygotowania i transportu posiłków oraz wyrywkowej kontroli gramatury potraw. 4.OCENA OFERTY Kryterium wyboru jest A. cena 80% (weryfikowana na podstawie ceny w formularzu oferty) B. klauzule społeczne 20% (weryfikowane na podstawie oświadczenia stanowiącego załącznik nr 2 do formularza oferty) Ocena oferty zostanie obliczona z wykorzystaniem następującego wzoru: Ocena = A + B, gdzie: Ad. A Cena Ocena oferty zostanie obliczona z wykorzystaniem następującego wzoru: 3
Liczba punktów = Najniższa cena brutto ze wszystkich złożonych ofert Cena brutto badanej oferty x 100 x 80% Cenę za przedmiot zamówienia Oferent przedstawia w formularzu oferty stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania. Cena oferty musi być podana w PLN cyfrowo i musi zawierać podatek VAT/uwzględniać wszystkie koszty Zamawiającego. Oferent może zaproponować tylko jedną cenę całkowitą i nie może jej zmienić po złożeniu oferty. Zaproponowana cena winna obejmować wszelkie koszty związane z realizacją usługi cateringu. Zamawiający wskazuje, że ceną oferty jest cena brutto za zorganizowanie cateringu dla 1 uczestnika podczas jednego 8-godzinnego dnia szkoleniowego (osobodzień), zawierająca ewentualny podatek VAT. Zamawiający ma przyznane we wniosku o dofinansowanie projektu skalkulowane koszty na poziomie brutto na cały okres trwania Projektu. Ewentualne zmiany stawki podatku VAT muszą być skalkulowane przez Oferenta w cenie brutto. Ad.B Klauzule społeczne Punkty za ww. kryterium będą obliczane wg następującego wzoru: Liczba punktów = Liczba wykazanych osób w badanej ofercie Najwyższa liczba osób wykazanych w ofercie x 100 x 20% Punkty za kryterium Klauzule społeczne (tj. 20%), zostaną przyznane na podstawie oświadczenia według wzoru określonego w załączniku nr 2 do formularza ofertowego zawierającego informacje czy i w jaki sposób przy realizacji zamówienia będą stosowane klauzule społeczne, tzn. ile osób znajdujących się w szczególnej sytuacji na rynku pracy (tj. m.in. osoby z niepełnosprawnościami, osoby w wieku 50 lat i więcej, osoby o niskich kwalifikacjach, tj.z wykształceniem ponadgimnazjalnym i niższym, osoby długotrwale bezrobotne, matki samotnie wychowujące dzieci, osoby sprawujące opiekę lub powracające na rynek pracy po okresie sprawowania opieki) zostanie zaangażowanych przy realizacji zamówienia min. na cały czas jego trwania i czym się będą zajmowały przy realizacji zamówienia. Spełnienie klauzuli społecznej oznacza zaangażowanie na umowę o pracę min. 1 osoby spełniającej w/w warunki. Punkty będą liczone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Liczby punktów otrzymane za kryterium cena oraz klauzule społeczne, po zsumowaniu stanowić będą końcową ocenę oferty. Łącznie w ramach wszystkich ww. kryteriów oferta może uzyskać maksymalnie 100 punktów. Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z najniższą ceną. Jeżeli wybrana oferta przekracza przyjęte w budżecie projektu stawki, Zamawiający może przeprowadzić negocjacje cen w tym zakresie. Oferta, która uzyska największą liczbę punktów zostanie uznana przez Zamawiającego za ofertę najkorzystniejszą. 4
5.WARUNKI UDZIAŁU O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca, który: złoży ofertę na wzorze (załącznik 1) dołączonym do niniejszej treści zamówienia wraz z kompletem wymaganych dokumentów. Spełnia warunki udziału w postępowaniu, Nie jest powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym, osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem procedury wyboru Wykonawcy, polegające w szczególności na a) uczestniczeniu w spółce cywilnej lub osobowej, b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Wykonawca jest zobowiązany podpisać oświadczenie o braku ww. powiązań. Oświadczenie to zawarte jest w treści Formularza Oferty 6.ZAWARTOŚĆ OFERTY Wypełniony i podpisany formularz Oferty (załącznik nr 1) Aktualny odpis z KRS lub aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej lub inny dokument potwierdzający status prawny Wykonawcy, nie starszy niż 3 miesiące liczone od terminu złożenia oferty. 7.MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT Prosimy o nadsyłanie ofert w zamkniętej kopercie z dopiskiem Zapytanie ofertowe nr 2/LODZ/2016 -projekt MŁODZI-WYKWALIFIKOWANI-ZAKTYWIZOWANI do 28 czerwca 2016r. -osobiście, pocztą lub kurierem na adres: Eurodoradztwo Sp. z o.o., 61-131, ul. Abpa. Antoniego Baraniaka 88 E bud. F, lub w formie elektronicznej na adres e-mail: biuro@doradztwoeuropejskie.com Oferty należy składać w języku polskim. Oferty niekompletne, złożone po terminie nie będą rozpatrywane. Podana cena jest ceną końcową, uwzględniające wszelkie koszty (w tym podatki, opłaty) ponoszone przez Wykonawcę. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem oferty ponosi Wykonawca. Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium. Oferta musi być opatrzona podpisem i pieczęcią Wykonawcy. Formularz Oferty nie może zostać zmieniony w sposób uniemożliwiający Zamawiającemu porównanie i ocenę Oferty. Liczy się data i godzina wpływu do siedziby Zamawiającego. W przypadku pytań i wątpliwości prosimy o kontakt z Magdaleną Binkowską - Jenczyk, tel. 668 900 490 e-mail: biuro@doradztwoeuropejskie.com 5
8.WYBÓR OFERTY Zamawiający stworzy listę rankingową Wykonawców na podstawie sumy punktów uzyskanych w dwóch ww. kryteriach oceny w dniu 29 czerwca 2016 roku. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyn, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert z zastrzeżeniem nieprzekroczenia wysokości środków zaplanowanych w budżecie projektu na realizację niniejszego zamówienia. W przypadku zaistnienia sytuacji związanej z potrzebą dokonania stosownych zmian w umowie w celu właściwej realizacji zamówienia Zamawiający zastrzega się możliwość dokonania zmian w drodze aneksu do umowy. Zakres zmian może dotyczyć m.in.: 1. okresu i harmonogramu realizacji umowy, 2. ostatecznej liczby osobodni, 3. zasad płatności, 4. zabezpieczenia i kar umownych, 5. ponadto Oferent akceptuje, że w umowie będą znajdowały się m.in. następujące zapisy dotyczące kar umownych: a) Zamawiający może rozwiązać Umowę w przypadku stwierdzenia nierzetelności w realizowaniu przez Wykonawcę czynności objętych Umową, a w szczególności w przypadku: niewywiązywania się z powierzonego zakresu obowiązków, w szczególności gdy Wykonawca nie zapewni w określonym terminie odpowiedniej ilości i jakości wyżywienia, dwukrotnej odmowy w realizacji zlecenia pomimo dopełnienia wszelkich formalności, trzykrotnym nienależytym wykonaniu usług cateringowych, skutkującym naliczeniem kar umownych w maksymalnej wysokości, gdy wysokość kar umownych przekracza 20% wartości umowy, niestosowania klauzul społecznych (jeśli Wykonawca zobowiązał się do ich stosowania). b) Zamawiający nie dopuszcza powierzania wykonywania zobowiązań wynikających z umowy osobom trzecim. 6