ZALECENIA DOTYCZĄCE PROWADZENIA NABORU NA STANOWISKO DYREKTORA GENERALNEGO URZĘDU KWIECIEŃ 2015
ZALECENIA DOTYCZĄCE PROWADZENIA NABORU NA STANOWISKO DYREKTORA GENERALNEGO URZĘDU 1. Zalecenia określają szczegółowe zasady przeprowadzania naboru na stanowisko dyrektora generalnego urzędu, zwanego dalej dyrektorem generalnym, o którym mowa w art. 52 pkt 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2014 r. poz. 1111 ze zm.), zwanej dalej ustawą. 2. Nabór na stanowisko dyrektora generalnego, zwany dalej naborem, prowadzony jest na podstawie ustawy, zarządzenia Nr 3 Szefa Służby Cywilnej z dnia 30 maja 2012 r. w sprawie standardów zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej oraz niniejszych Zaleceń. 3. 1. Wszczęcie naboru następuje na wniosek kierownika urzędu, w którym zaistniały okoliczności uzasadniające obsadzenie stanowiska dyrektora generalnego, zwanego dalej kierownikiem urzędu, albo z inicjatywy Szefa Służby Cywilnej. 2. Szef Służby Cywilnej zatwierdza ogłoszenie o naborze sporządzone na podstawie opisu stanowiska pracy. 4. Niezwłocznie po zatwierdzeniu ogłoszenie o naborze jest publikowane w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, zwanej dalej Kancelarią, i Biuletynie Informacji Publicznej właściwego urzędu oraz w miejscu powszechnie dostępnym w jego siedzibie. 5. 1. Kandydat przystępujący do naboru składa wymagane dokumenty: 1) w siedzibie Kancelarii lub 2) drogą pocztową na adres wskazany w ogłoszeniu o naborze lub 3) wykorzystując przewidziane prawem możliwości wnoszenia dokumentów do instytucji publicznych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, z oznaczeniem sygnatury naboru podanej w ogłoszeniu o naborze. 2 z 8
2. Termin składania dokumentów wynosi co najmniej 14 dni od dnia opublikowania ogłoszenia o naborze. O złożeniu oferty w terminie decyduje data wpływu do Kancelarii. 6. 1. W celu przeprowadzenia naboru Szef Służby Cywilnej powołuje zespół przeprowadzający nabór, zwany dalej zespołem, do którego zadań należy w szczególności: 1) ocena spełnienia wymagań formalnych określonych w ogłoszeniu o naborze; 2) zlecenie oceny kompetencji kierowniczych osobie lub osobom niebędącym członkami zespołu, które posiadają odpowiednie kwalifikacje do dokonania tej oceny; 3) przygotowanie i przeprowadzenie rozmowy kwalifikacyjnej oraz ocena lub zlecenie oceny znajomości języka obcego osobie lub osobom niebędącym członkami zespołu, które posiadają odpowiednie kwalifikacje do dokonania tej oceny w przypadku, o którym mowa w 9 ust. 6; 4) wyłonienie nie więcej niż 2 najlepszych kandydatów spełniających wymagania niezbędne oraz w największym stopniu spełniających wymagania pożądane, albo niewyłonienie kandydata (kandydatów); 5) sporządzenie protokołu z naboru, zwanego dalej protokołem, którego wzór jest określony w załączniku do niniejszej procedury. 2. Szef Służby Cywilnej powołuje odrębny zespół dla każdego naboru. 3. Obsługę prac zespołu zapewnia Departament Służby Cywilnej Kancelarii. Sekretarz zespołu, będący pracownikiem Departamentu Służby Cywilnej Kancelarii, obsługuje zespół pod względem organizacyjno-technicznym oraz uczestniczy w jego posiedzeniach bez prawa głosu. 7. 1. W skład zespołu wchodzi co najmniej pięciu członków korpusu służby cywilnej, w tym przedstawiciele Szefa Służby Cywilnej i kierownika urzędu, których wiedza i doświadczenie dają rękojmię wyłonienia najlepszych kandydatów. 2. Przewodniczącym zespołu, zwanym dalej przewodniczącym, jest osoba zajmująca stanowisko dyrektora generalnego, wyznaczona przez Szefa Służby Cywilnej spośród jego przedstawicieli. Przewodniczący kieruje pracami zespołu, reprezentuje zespół oraz zapewnia prawidłowe przeprowadzenie naboru. W przypadku wystąpienia kwestii spornych głos przewodniczącego ma charakter rozstrzygający. 3 z 8
3. W przypadku, gdy członek zespołu nie może brać udziału w pracach zespołu, Szef Służby Cywilnej może go odwołać. W przypadku odwołania, Szef Służby Cywilnej powołuje nowego członka zespołu. Odwołanie i powołanie członka zespołu będącego przedstawicielem kierownika urzędu następuje w porozumieniu z tym kierownikiem. 8. Nabór składa się z następujących etapów: 1) selekcji ofert pod kątem spełniania wymagań formalnych; 2) oceny kompetencji kierowniczych; 3) rozmowy kwalifikacyjnej. 9. 1. Po upływie terminu składania dokumentów zespół dokonuje selekcji ofert pod kątem spełniania wymagań formalnych określonych w ogłoszeniu o naborze. 2. Po zapoznaniu się z imionami i nazwiskami kandydatów członkowie zespołu składają pisemne oświadczenie o niepozostawaniu albo pozostawaniu w takim stosunku z kandydatem (kandydatami), który może budzić wątpliwości co do zachowania bezstronności w trakcie naboru. W przypadku złożenia oświadczenia o pozostawaniu w takim stosunku z kandydatem (kandydatami), który może budzić wątpliwości co do zachowania bezstronności w trakcie naboru, członek zespołu składa rezygnację. W takim przypadku 7 ust. 3 stosuje się odpowiednio. 3. Oferta złożona po upływie terminu składania dokumentów nie podlega rozpatrzeniu. 4. W przypadku złożenia oferty niezawierającej wszystkich wymaganych dokumentów lub oferty, która nie pozwala na jednoznaczną ocenę spełnienia wymagań formalnych, zespół niezwłocznie wzywa kandydata do uzupełnienia dokumentów. Wezwany kandydat ma obowiązek dostarczenia dokumentów do Kancelarii w terminie 5 dni kalendarzowych od dnia powzięcia informacji o wezwaniu. 5. Wniesione przez wezwanego kandydata dokumenty powinny potwierdzać spełnienie wymagań formalnych najpóźniej według stanu na ostatni dzień terminu składania dokumentów. 6. Znajomość języka obcego stwierdza się na podstawie dokumentów przedłożonych przez kandydata. W szczególnie uzasadnionych przypadkach znajomość języka obcego może być oceniana podczas rozmowy kwalifikacyjnej. 7. Zespół dopuszcza do oceny kompetencji kierowniczych kandydata, którego oferta spełnia wymagania formalne. 4 z 8
10. 1. Przewodniczący niezwłocznie powiadamia kandydata o dopuszczeniu albo niedopuszczeniu do kolejnych etapów naboru, w tym o uzyskanych przez niego wynikach, a kandydata dopuszczonego do kolejnego etapu także o terminie i miejscu jego przeprowadzenia. 2. Kandydat uczestniczący w poszczególnych etapach naboru informowany jest o zasadach dokonywania oceny oraz zaliczenia danego etapu naboru, a także o zasadach kwalifikacji do kolejnego etapu naboru. 11. 1. Ocena kompetencji kierowniczych wskazanych w ogłoszeniu o naborze odbywa się w formie centrum oceny (assessment center). 2. Wyniki oceny kompetencji kierowniczych ujmowane są w formie zgodnej ze zleceniem zespołu, o którym mowa w 6 ust. 1 pkt 2. 3. Zespół stwierdza posiadanie kompetencji kierowniczych, jeżeli kandydat, zgodnie z przyjętą metodologią, uzyskał z każdej kompetencji kierowniczej co najmniej poziom pozwalający na samodzielne i efektywne wykorzystanie kompetencji, z zastrzeżeniem ust. 4 6. 4. Jeżeli jest to uzasadnione specyfiką urzędu przed publikacją ogłoszenia o naborze Szef Służby Cywilnej w porozumieniu z kierownikiem urzędu może ustalić inny poziom poszczególnych kompetencji kierowniczych od poziomu wskazanego w ust. 3. W takim przypadku Zespół stwierdza posiadanie kompetencji kierowniczych, jeżeli kandydat uzyskał w odniesieniu do każdej kompetencji kierowniczej co najmniej poziom ustalony przez Szefa Służby Cywilnej. 5. Zespół stwierdza posiadanie kompetencji kierowniczych, jeżeli kandydat uzyskał z każdej kompetencji kierowniczej ocenianej w sposób przewidziany w ust. 1 na potrzeby innego naboru na stanowisko dyrektora generalnego urzędu co najmniej poziom, o którym mowa w ust. 3 lub 4. Warunkiem stwierdzenia posiadania kompetencji kierowniczych jest to, że: 1) nie upłynął termin aktualności wyników oceny kompetencji kierowniczych oraz 2) ocenie podlegały te same kompetencje, które zostały wskazane w ogłoszeniu o naborze prowadzonym przez zespół, o którym mowa w zdaniu 1. 6. Zespół stwierdza nieposiadanie kompetencji kierowniczych, jeżeli kandydat uzyskał z co najmniej jednej kompetencji kierowniczej ocenianej w sposób przewidziany w ust. 1 na potrzeby innego naboru na stanowisko dyrektora generalnego urzędu poziom niższy od poziomu, o którym mowa w ust. 3 lub 4. Przepis ust. 5 zd. drugie stosuje się odpowiednio. 5 z 8
7. Zespół dopuszcza do rozmowy kwalifikacyjnej kandydata, wobec którego stwierdził posiadanie kompetencji kierowniczych. 12. 1. Rozmowa kwalifikacyjna ma na celu ocenę następujących obszarów: doświadczenie zawodowe, umiejętności oraz wiedza niezbędna do wykonywania zadań na stanowisku, określonych w ogłoszeniu o naborze. 2. Przed przystąpieniem do rozmowy kwalifikacyjnej zespół ustala jej przebieg, w szczególności: 1) przygotowuje pytania zadawane wszystkim kandydatom; 2) ustala kryteria oceny. 3. Zespół wspólnie ustala wynik oceny kandydata odrębnie dla każdego obszaru, o którym mowa w ust. 1. 4. Warunkiem ukończenia rozmowy kwalifikacyjnej z wynikiem pozytywnym jest osiągnięcie co najmniej 50% maksymalnej możliwej do uzyskania liczby punktów w odniesieniu do każdego z obszarów, dla których zespół ustalił wynik oceny w trybie ust. 3. 13. 1. Zespół ocenia spełnienie wymagań pożądanych określonych w ogłoszeniu o naborze w odniesieniu do każdego kandydata, który ukończył rozmowę kwalifikacyjną z wynikiem pozytywnym, jeśli nie zostały one ocenione w poprzednich etapach naboru. 2. Po przeprowadzeniu etapów naboru, o których mowa w 8, zespół ustala wynik końcowy i wyłania nie więcej niż 2 najlepszych kandydatów na stanowisko dyrektora generalnego, spełniających wymagania niezbędne oraz w największym stopniu spełniających wymagania pożądane albo nie wyłania kandydata na stanowisko dyrektora generalnego, jeżeli żaden z kandydatów nie spełnia w wystarczającym stopniu wymagań przewidzianych dla tego stanowiska. 3. Dokonując czynności, o których mowa w ust. 2, zespół bierze pod uwagę wyniki uzyskane przez kandydata w toku całego naboru. 6 z 8
14. 1. Z przeprowadzonego naboru zespół sporządza w dwóch egzemplarzach protokół zawierający w szczególności informacje, o których mowa w art. 58 ustawy. 2. W przypadku gdy do prowadzonego naboru ma zastosowanie pierwszeństwo w zatrudnieniu osób niepełnosprawnych, o którym mowa w art. 57 ust. 2 ustawy, protokół powinien zawierać wskazanie kandydata niepełnosprawnego wyłonionego w toku naboru. 3. W dokumentacji z naboru odzwierciedla się wszystkie czynności i zdarzenia mające wpływ na przebieg i wynik naboru, w tym treść pytań lub zadań, kryteria dokonywania ocen oraz wyniki ocen dokonywanych na poszczególnych etapach naboru. 15. 1. Przewodniczący, niezwłocznie po zakończeniu pracy zespołu, przedstawia kierownikowi urzędu kandydata (kandydatów) wyłonionego przez zespół albo przedstawia informację o niewyłonieniu kandydata z powodów, o których mowa w 13 ust. 2. 2. Przedstawiając kandydata (kandydatów), o którym mowa w ust. 1, przewodniczący przekazuje kierownikowi urzędu jeden egzemplarz protokołu wraz z załącznikami. Drugi egzemplarz protokołu wraz z załącznikami przewodniczący przekazuje Szefowi Służby Cywilnej. 16. Po zakończeniu pracy zespołu przewodniczący informuje kandydata (kandydatów), który wziął udział w rozmowie kwalifikacyjnej, o wyłonieniu i przedstawieniu go kierownikowi urzędu albo o niewyłonieniu przez zespół. Przepis 10 ust. 1 stosuje się odpowiednio. 17. 1. Niezwłocznie po poinformowaniu przez kierownika urzędu o zaakceptowaniu albo odmowie zaakceptowania przedstawionego kandydata (kandydatów), Szef Służby Cywilnej informuje o wyniku naboru wyłonionego kandydata (kandydatów), który nie został wybrany przez kierownika urzędu. 2. Niezwłocznie po zakończeniu naboru jego wynik podlega upowszechnieniu w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii, Biuletynie Informacji Publicznej urzędu oraz w miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie urzędu. 7 z 8
18. 1. Oferta kandydata wyłonionego a nie wybranego przez kierownika urzędu jest niszczona albo zwracana kandydatowi jeśli o to wystąpi niezwłocznie po ustaniu celu przetwarzania danych osobowych w niej zawartych, nie później jednak niż z upływem terminu, o którym mowa w art. 59 ust. 6 ustawy. 2. Oferta kandydata niewyłonionego w trakcie naboru jest niszczona z upływem 1 miesiąca od dnia opublikowania wyniku naboru, chyba że przed upływem tego terminu oferta została zwrócona kandydatowi na jego wniosek. 3. Ze zniszczenia ofert, o których mowa w ust. 1 i 2, sporządza się protokół. 19. 1. Udostępnienie zainteresowanemu kandydatowi dokumentów dotyczących przebiegu naboru odbywa się w siedzibie Kancelarii, w obecności pracownika Departamentu Służby Cywilnej Kancelarii. 2. W terminie 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania informacji o wyniku oceny kompetencji kierowniczych kandydat może wystąpić o przekazanie informacji zwrotnej na temat wyniku oceny kompetencji kierowniczych. Załącznik: - Wzór protokołu z naboru na stanowisko dyrektora generalnego. 8 z 8