PRCs-04 Program certyfikacji systemów zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy (BHP/OHSAS) TRANSPORTOWY DOZÓR TECHNICZNY ul. Chałubińskiego 8 00-613 Warszawa Żadna część niniejszej publikacji nie może być wykorzystywana, w tym rekompilowana bez pisemnej zgody Dyrektora Transportowego Dozoru Technicznego. Zwielokrotnianie dozwolone tylko przez klientów TDT.
Dokument ten nie może być wykorzystywany przez osoby trzecie do usług związanych z oceną zgodności lub certyfikacją. TDT nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek wykorzystanie jego materiałów w innych dokumentach. Każde nieautoryzowane wykorzystanie tego materiału jest całkowicie zabronione i będzie skutkować krokami prawnymi. W celu uzyskania zgody lub dalszych informacji należy skontaktować się z: Transportowy Dozór Techniczny ul. Chałubińskiego 8 00-613 Warszawa fax: +48 22 830 00 62 e-mail: info@tdt.pl Strona 2 z 9
Spis treści 1. Zakres certyfikacji... 4 1.1. Zakres certyfikacji... 4 1.2. Kryteria certyfikacji... 4 1.3. Dokumenty związane... 4 2. System certyfikacji... 5 2.1. System... 5 2.2. Zakres działań TDT w ramach certyfikacji systemów zarządzania... 5 3. Wymagania dla potencjalnych klientów... 5 4. Wymagania dotyczące jednostki... 6 4.1. Zasady stanowiące podstawę wiarygodności... 6 4.2. Wymagania dotyczące kompetencji personelu... 6 4.3. Podzlecanie... 6 5. Audit i certyfikacja... 6 5.1. Wnioskowanie... 6 5.2. Audit i certyfikacja początkowa... 6 5.2.1. Metoda oraz procedura oceny... 6 5.2.2. Ustalanie czasu trwania auditu... 6 5.2.3. Wybór oddziałów... 6 5.2.4. Połączone, zintegrowane lub wspólne audity początkowe... 6 5.2.5. Decyzja dotycząca certyfikacji... 6 5.3. Działania w nadzorze... 7 5.3.1. Częstotliwość auditów w nadzorze... 7 5.3.2. Metoda oraz procedura oceny... 7 5.3.3. Ustalanie czasu trwania auditu... 7 5.3.4. Połączone, zintegrowane lub wspólne audity nadzoru... 7 5.3.5. Wybór oddziałów... 7 5.3.6. Decyzja o utrzymaniu certyfikacji... 7 5.4. Ponowna certyfikacja... 7 5.4.1. Częstotliwość auditów ponownej certyfikacji... 7 5.4.2. Metoda oraz procedura oceny... 7 5.4.3. Ustalanie czasu trwania auditu... 8 5.4.4. Połączone, zintegrowane lub wspólne audity ponownej certyfikacji... 8 5.4.5. Wybór oddziałów... 8 5.4.6. Decyzja w sprawie udzielenia ponownej certyfikacji... 8 5.5. Przerwanie procesu... 8 5.6. Audity specjalne... 8 5.6.1. Rozszerzanie zakresu... 8 5.6.2. Audity z krótkim terminem powiadomienia... 8 5.7. Zawieszanie, cofanie lub ograniczanie zakresu certyfikacji... 8 6. Wymiana informacji pomiędzy TDT a jej klientami... 8 7. Skargi i odwołania... 9 8. Wykaz klientów certyfikowanych... 9 9. Stosowanie znaków certyfikacji... 9 10. Postanowienia końcowe... 9 11. Załączniki... 9 Strona 3 z 9
1. Zakres certyfikacji 1.1. Zakres certyfikacji Niniejszy program dotyczy certyfikacji systemów zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy w następujących sektorach działalności (biznesowych): Sektor działalności (biznesowy) Kody NACE* Górnictwo i wydobywanie 05, 06, 07, 08, 09 Produkcja wyrobów z drewna 16 Poligrafia i reprodukcja zapisanych nośników informacji 18 Produkcja chemikaliów i wyrobów chemicznych 20 bez 20.13 Produkcja wyrobów z gumy i tworzyw Przetwórstwo przemysłowe sztucznych 22 24 bez 24.46, 25 bez 25.4, 25.4, 28, Produkcja wyrobów z metali 33.11, 33.12, 33.13, 33.14, 33.17, 33.2 Produkcja komputerów i urządzeń peryferyjnych 26.27 Produkcja sprzętu transportowego 29, 30.2, 30.4, 30.9 Działalność usługowa 94.99, 95.1, 95.2 Budownictwo 41, 42, 43 Handel hurtowy i detaliczny 46, 47 Naprawa pojazdów samochodowych i motocykli 45 Transport i gospodarka magazynowa 49, 50, 51, 52 Informacja i komunikacja 61, 62 Działalność związana z obsługą rynku nieruchomości 68.2, 68.3 Działalność profesjonalna, naukowa i techniczna 69, 70, 71.12, 71.2, 73, 74.3 Działalność w zakresie usług administrowania i działalność wspierająca 77.39, 78, 80, 81, 82 Administracja publiczna 84.1 Edukacja 85.5 * zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1893/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 20 grudnia 2006 r. w sprawie statystycznej klasyfikacji działalności gospodarczej NACE Rev. 2 i zmieniające rozporządzenie Rady (EWG) nr 3037/90 oraz niektóre rozporządzenia WE w sprawie określonych dziedzin statystycznych (Dz.U. WE L 393 z 30.12.2006) Transportowy Dozór Techniczny posiada akredytacje Polskiego Centrum Akredytacji (PCA) nr AC 111. Informacja o akredytowanych przez PCA sektorach działalności znajduje się w ww. zakresie akredytacji. Aktualne wydanie zakresu dostępne jest na stronie internetowej PCA (www.pca.gov.pl). 1.2. Kryteria certyfikacji PN-N-18001:2004 BS OHSAS 18001:2007 Systemy zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy. Wymagania Occupational health and safety management systems. Requirements 1.3. Dokumenty związane PN-EN ISO/IEC 17000 Ocena zgodności. Terminologia i zasady ogólne PN-ISO/IEC 17007 Ocena zgodności. Wytyczne dotyczące redagowania dokumentów normatywnych właściwych do stosowania w ocenie zgodności PN-EN ISO/IEC 17021 PN-EN ISO 9000 Ocena zgodności. Wymagania dla jednostek prowadzących audity i certyfikację systemów zarządzania Systemy zarządzania jakością. Podstawy i terminologia Strona 4 z 9
ISO/IEC TS 17022 PN-N-18002 PN-N-18011 IAF MD 1 IAF MD 2 IAF MD 5 Conformity assessment. Requirements and recommendations for content of a third-part audit report on management systems Systemy zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy. Ogólne wytyczne do oceny ryzyka zawodowego Systemy zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy. Wytyczne audytowania Dokument obowiązkowy IAF dotyczący zasad próbkowania w procesach certyfikacji organizacji wielooddziałowych Dokument obowiązkowy IAF dotyczący przenoszenia akredytowanej certyfikacji systemów zarządzania Dokument obowiązkowy IAF dotyczący ustalania czasu trwania auditów QMS i EMS IAF MD 11 Dokument obowiązkowy IAF dotyczący zastosowania normy ISO/IEC 17021 w auditach zintegrowanych systemów DACS-01 Akredytacja jednostek certyfikujących systemy zarządzania wymagania szczegółowe DA-06 PC-02 PC-30 PC-31 PC-32 PC-33 ZS-01 ZS-02 ZS-03 2. System certyfikacji 2.1. System Polityka dotycząca spójności pomiarowej Nadzór nad zapisami Czynności związane z procesem certyfikacji systemów zarządzania Audit systemu zarządzania organizacji Zasady ustalania czasu trwania auditów w organizacji Audit systemu zarządzania w organizacji wielooddziałowej Zasady oceny i nadzoru nad przedmiotem certyfikacji Zasady stosowania symboli oceny zgodności Zasady postępowania ze skargami i odwołaniami System certyfikacji systemów zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy obejmuje początkową certyfikację i kontynuowanie działań certyfikacyjnych, w tym wniosku, auditów początkowych, auditów nadzoru oraz procesu udzielania, utrzymywania, ograniczania, rozszerzania, zawieszania, cofania certyfikacji i ponownej certyfikacji. 2.2. Zakres działań TDT w ramach certyfikacji systemów zarządzania Działania TDT w ramach działań certyfikacyjnych obejmują: dwuetapowy audit początkowy; audity nadzoru w pierwszym i drugim roku; audit ponownej certyfikacji w trzecim roku przed upływem ważności certyfikacji. 3. Wymagania dla potencjalnych klientów Klient powinien: spełniać kryteria certyfikacyjne wymienione w punkcie 1.2; wykonywać wszystkie czynności niezbędne do przeprowadzenia auditów, w tym działania umożliwiające analizę dokumentacji i dostęp do wszystkich procesów i obszarów, zapisów i personelu dla celów początkowej certyfikacji, nadzorów, ponownej certyfikacji i załatwiania skarg, oraz podejmować działania, gdzie jest to stosowne, w celu stworzenia warunków do działania obserwatorów obecnych na audicie (np. auditorów jednostki akredytującej lub auditorów szkolonych). Strona 5 z 9
4. Wymagania dotyczące jednostki 4.1. Zasady stanowiące podstawę wiarygodności Spełnienie wymagań określonych w dokumencie DACS-01. 4.2. Wymagania dotyczące kompetencji personelu Kryteria kompetencyjne dla osób wykonujących poszczególne funkcje w procesie certyfikacji systemów zarządzania jakością a mianowicie dla osób prowadzących przeglądy wniosków, auditorów i ekspertów, osób przeprowadzających przegląd procesu i podejmujących decyzje certyfikacyjne, określone są w Załączniku 1 do procedury PC-03. Sposób nadzoru nad kompetencjami personelu przedstawiono w procedurze PC-03. 4.3. Podzlecanie Transportowy Dozór Techniczny nie podzleca żadnych prac związanych z certyfikacją systemów zarządzania środowiskowego zgodnie z niniejszym programem. 5. Audit i certyfikacja 5.1. Wnioskowanie Wniosek jest składany na formularzu Foz-01 wraz z towarzyszącym załącznikiem Fcs-01 oraz opłatą wstępną. Wniosek jest rejestrowany zgodnie z procedurą PC-02 po dokonaniu jego przeglądu zgodnie z procedurą PC-30 i udokumentowaniu na formularzu Foz-02. 5.2. Audit i certyfikacja początkowa 5.2.1. Metoda oraz procedura oceny Ocena obejmuje analizę dokumentacji i dostęp do wszystkich procesów i obszarów, zapisów i personelu dla celów początkowej certyfikacji. Dwuetapowy audit początkowy jest przeprowadzany oraz jego wyniki są dokumentowane zgodnie z procedurą PC-31. Dla każdego klienta opracowywany jest program auditów (Fcs- 21). 5.2.2. Ustalanie czasu trwania auditu Dla każdego klienta powinien zostać ustalony czas niezbędny do zaplanowania i realizacji pełnego i skutecznego auditu systemu zarządzania zgodnie z procedurą PC-32. 5.2.3. Wybór oddziałów W przypadku auditowania systemu zarządzania organizacji wielooddziałowych klienta, prowadzącej taką samą działalność w różnych lokalizacjach, wyboru oddziałów lub siedzib tymczasowych należy dokonać zgodnie z procedurą PC-33. 5.2.4. Połączone, zintegrowane lub wspólne audity początkowe Audit połączony powinien zostać przeprowadzony w przypadku, gdy klient będzie auditowany w odniesieniu do wymagań dwóch lub więcej norm dotyczących systemów zarządzania np. PN-N-18001 i PN-EN ISO 9001. Audit zintegrowany powinien zostać przeprowadzony w przypadku, gdy klient zintegrował wdrożenie wymagań dwóch lub więcej norm dotyczących systemów zarządzania w jeden system zarządzania oraz ma być auditowany w odniesieniu do więcej niż jednej normy np. PN-N-18001 i PN-EN ISO 9001. Audit wspólny powinien zostać przeprowadzony, gdy klient wystąpi z wnioskiem, aby TDT współpracował w celu przeprowadzenia auditu. Powinny zostać spełnione zasady określone w procedurach PC-30, PC-31, PC-32 oraz PC-33. W przypadku auditu połączonego lub zintegrowanego należy sporządzić jeden raport z auditu. W przypadku auditu wspólnego należy sporządzić oddzielne raporty z auditu. 5.2.5. Decyzja dotycząca certyfikacji Decyzja dotycząca certyfikacji podejmowana jest przez osoby inne niż te, które prowadziły audit, na podstawie oceny ustaleń i wniosków z auditu początkowego oraz wszelkich innych mających zastosowanie informacji Strona 6 z 9
(np. informacji dostępnych publicznie, opinii komitetów). Szczegółowe zasady określone zostały w procedurze PC-30. Trzyletni cykl certyfikacji rozpoczyna się od decyzji o certyfikacji. 5.3. Działania w nadzorze 5.3.1. Częstotliwość auditów w nadzorze Audity nadzoru powinny być przeprowadzane co najmniej raz w roku. Data pierwszego auditu nadzoru po certyfikacji początkowej nie powinna być późniejsza niż 12 miesięcy od ostatniego dnia drugiego etapu auditu. 5.3.2. Metoda oraz procedura oceny Ocena obejmuje analizę dokumentacji i dostęp do wszystkich procesów i obszarów, zapisów i personelu dla celów nadzoru. Jednoetapowy audit nadzoru jest przeprowadzany oraz jego wyniki są dokumentowane zgodnie z procedurą PC-31. 5.3.3. Ustalanie czasu trwania auditu Dla każdego klienta powinien zostać ustalony czas niezbędny do zaplanowania i realizacji pełnego i skutecznego auditu nadzoru zgodnie z procedurą PC-32. 5.3.4. Połączone, zintegrowane lub wspólne audity nadzoru Audit połączony powinien zostać przeprowadzony w przypadku, gdy klient będzie auditowany w odniesieniu do wymagań dwóch lub więcej norm dotyczących systemów zarządzania np. PN-N-18001 i PN-EN ISO 9001. Audit zintegrowany powinien zostać przeprowadzony w przypadku, gdy klient zintegrował wdrożenie wymagań dwóch lub więcej norm dotyczących systemów zarządzania w jeden system zarządzania oraz ma być auditowany w odniesieniu do więcej niż jednej normy np. PN-N-18001 i PN-EN ISO 9001. Audit wspólny powinien zostać przeprowadzony, gdy klient wystąpi z wnioskiem, aby TDT współpracował w celu przeprowadzenia auditu. Powinny zostać spełnione zasady określone w procedurach PC-30, PC-31, PC-32 oraz PC-33. W przypadku auditu połączonego lub zintegrowanego należy sporządzić jeden raport z auditu. W przypadku auditu wspólnego należy sporządzić oddzielne raporty z auditu. 5.3.5. Wybór oddziałów W przypadku auditowania systemu zarządzania organizacji wielooddziałowych klienta, prowadzącej taką samą działalność w różnych lokalizacjach, wyboru oddziałów lub siedzib tymczasowych należy dokonać zgodnie z procedurą PC-33. 5.3.6. Decyzja o utrzymaniu certyfikacji Decyzja dotycząca utrzymania certyfikacji podejmowana jest przez osoby inne niż te, które prowadziły audit, na podstawie oceny ustaleń i wniosków z auditu nadzoru oraz wszelkich innych mających zastosowanie informacji (np. informacji dostępnych publicznie, opinii komitetów). Szczegółowe zasady określone zostały w procedurze PC-30. 5.4. Ponowna certyfikacja 5.4.1. Częstotliwość auditów ponownej certyfikacji Audity ponownej certyfikacji powinny być przeprowadzane w trzecim roku przed upływem ważności certyfikacji. 5.4.2. Metoda oraz procedura oceny Ocena obejmuje analizę dokumentacji i dostęp do wszystkich procesów i obszarów, zapisów i personelu dla celów ponownej certyfikacji. Audit ponownej certyfikacji (jednoetapowy) jest przeprowadzany oraz jego wyniki są dokumentowane zgodnie z procedurą PC-31. Działania auditowe dla ponownej certyfikacji mogą jednak wymagać przeprowadzenia pierwszego etapu auditu. Strona 7 z 9
5.4.3. Ustalanie czasu trwania auditu Dla każdego klienta powinien zostać ustalony czas niezbędny do zaplanowania i realizacji pełnego i skutecznego auditu ponownej certyfikacji zgodnie z procedurą PC-32. 5.4.4. Połączone, zintegrowane lub wspólne audity ponownej certyfikacji Audit połączony powinien zostać przeprowadzony w przypadku, gdy klient będzie auditowany w odniesieniu do wymagań dwóch lub więcej norm dotyczących systemów zarządzania np. PN-N-18001 i PN-EN ISO 9001. Audit zintegrowany powinien zostać przeprowadzony w przypadku, gdy klient zintegrował wdrożenie wymagań dwóch lub więcej norm dotyczących systemów zarządzania w jeden system zarządzania oraz ma być auditowany w odniesieniu do więcej niż jednej normy np. PN-N-18001 i PN-EN ISO 9001. Audit wspólny powinien zostać przeprowadzony, gdy klient wystąpi z wnioskiem, aby TDT współpracował w celu przeprowadzenia auditu. Powinny zostać spełnione zasady określone w procedurach PC-30, PC-31, PC-32 oraz PC-33. W przypadku auditu połączonego lub zintegrowanego należy sporządzić jeden raport z auditu. W przypadku auditu wspólnego należy sporządzić oddzielne raporty z auditu. 5.4.5. Wybór oddziałów W przypadku auditowania systemu zarządzania organizacji wielooddziałowych klienta, prowadzącej taką samą działalność w różnych lokalizacjach, wyboru oddziałów lub siedzib tymczasowych należy dokonać zgodnie z procedurą PC-33. 5.4.6. Decyzja w sprawie udzielenia ponownej certyfikacji Decyzja dotycząca udzielenia ponownej certyfikacji podejmowana jest przez osoby inne niż te, które prowadziły audit, na podstawie oceny ustaleń i wniosków z auditu ponownej certyfikacji oraz wszelkich innych mających zastosowanie informacji (np. informacji dostępnych publicznie, skarg, opinii komitetów). Szczegółowe zasady określone zostały w procedurze PC-30. Trzyletni cykl certyfikacji rozpoczyna się od daty podjęcia decyzji o ponownej certyfikacji. 5.5. Przerwanie procesu Przerwanie procesu certyfikacji może nastąpić tylko zgodnie z postanowieniami zawartej umowy pomiędzy stronami. Zasady postępowania określone zostały w procedurze PC-30. 5.6. Audity specjalne 5.6.1. Rozszerzanie zakresu Zasady postępowania w przypadku wniosku o rozszerzenie zakresu już udzielonej certyfikacji określone zostały w procedurze PC-30. Rozszerzenie zakresu można przeprowadzić w powiązaniu z auditem nadzoru. 5.6.2. Audity z krótkim terminem powiadomienia Postępowanie w celu zbadania skarg lub w odpowiedzi na zmiany lub w ramach dalszego postępowania z klientami z zawieszoną certyfikacją określone zostało w procedurze PC-30. 5.7. Zawieszanie, cofanie lub ograniczanie zakresu certyfikacji Zawieszenie, cofnięcie lub ograniczenie zakresu certyfikacji może nastąpić tylko zgodnie z zasadami określonymi w ZS-01. 6. Wymiana informacji pomiędzy TDT a jej klientami TDT zapewnia i aktualizuje następujące informacje dla klientów: opis procesu certyfikacji systemów zarządzania; wymagania normatywne dotyczące certyfikacji; informacje o opłatach; wymagania dla potencjalnych klientów; dokumenty opisujące prawa i obowiązki certyfikowanych klientów; informacje dotyczące procedur postępowania ze skargami i odwołaniami. Transportowy Dozór Techniczny okresowo aktualizuje informacje zawarte w niniejszym programie certyfikacji. Strona 8 z 9
Klient certyfikowany zobowiązany jest do informowania, bez zwłoki tj. w terminie do trzech miesięcy o wszelkich sprawach, które mogą wpływać na zdolność systemu zarządzania do dalszego spełniania kryteriów stanowiących podstawę certyfikacji. 7. Skargi i odwołania Postępowanie ze skargami na działalność TDT oraz z odwołaniami od decyzji TDT podejmowanych w procesie certyfikacji, są określone w aktualnym dokumencie TDT: ZS-03 Zasady postępowania ze skargami i odwołaniami, publikowanym na stronie www.tdt.pl. Wykaz klientów certyfikowanych Informacje o udzielonych certyfikacjach zamieszczane są w wykazie prowadzonym elektronicznie i aktualizowanym na bieżąco przez jednostkę. Dodatkowo wykaz dostępny jest na stronie internetowej TDT (www.tdt.pl). Wykaz ten zawiera informacje tylko o ważnych certyfikacjach, w którym jako minimum jest podana nazwa certyfikowanego klienta, stosowny dokument normatywny, zakres i lokalizacja geograficzna. 8. Stosowanie znaków certyfikacji Klient ma prawo powoływać się na udzieloną przez TDT certyfikację poprzez powołania tekstowe i/lub stosowanie znaku certyfikacji TDT zgodnie z aktualnym dokumentem TDT: ZS-02 Zasady stosowania symboli oceny zgodności, publikowanym na stronie www.tdt.pl. 9. Postanowienia końcowe Niniejsze wydanie dokumentu zastępuje dokument PRCs-04 wyd. 3 z 2015-03-03 Wydanie 3.1 obowiązuje od dnia 2016-01-22. 10. Załączniki Foz-01 Wniosek o certyfikację Fcs-08 Certyfikat systemu zarządzania Fcs-17 Licencja zakresu certyfikacji oraz znaku Fcs-21 Program auditów Strona 9 z 9