Zapytanie ofertowe nr 15/2012

Związek Miast Polskich ul. Robocza 46A 61-517 Poznań Poznań, 21 listopada 2012 r. Zapytanie ofertowe nr 15/2012 Przedmiot zapytania dotyczy świadczenia usług eksperta ds. efektywności energetycznej, w formie konsultacji dla 5 odrębnych partnerstw samorządowych, w tym: (zadanie 1) Stowarzyszenia EGO Kraina Bociana (Ełk, Gołdap, Olecko); (zadanie 2) Związek Miast i Gmin Dorzecza Parsęty; (zadanie 3) Nysa: Partnerstwo gminno-powiatowe, (zadanie 4) Powiat Świdnicki i gminy powiatu: partnerstwo na rzecz zrównoważonego rozwoju powiatu; (zadanie 5) Kościerzyna (miasto, powiat i gmina wiejska) w ramach realizacji komponentu pn. Bezpośrednia pomoc doradczo-szkoleniowa dla JST w projekcie predefiniowanym Budowanie kompetencji do współpracy międzysamorządowej i między-sektorowej jako narzędzi rozwoju lokalnego i regionalnego współfinansowanym ze środków MF EOG 2009-2014. Podstawa niniejsze postępowanie w sprawie zamówienia o szacunkowej wartości niższej niż 14 000 Euro jest prowadzone zgodnie z wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie udzielania zamówień w ramach Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014 oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014. Niniejsze zapytanie ofertowe jest skierowane do wytypowanych wykonawców, oraz publikowane na stronie internetowej Zamawiającego (www.zmp.poznan.pl) w zakładce zamówienia publiczne, stanowiąc jednocześnie zaproszenie do składania ofert przez wszystkich potencjalnych Wykonawców zainteresowanych niniejszym zapytaniem. Oznaczenie (do określenia przedmiotu zamówienia stosuje się nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień, o którym mowa w rozporządzeniu (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 listopada 2002 r. z późniejszymi zmianami). Usługi kody CPV: 71314200-4 Usługi zarządzania energią, 71314300-5 Usługi doradcze w zakresie wydajności energetycznej. 1

I. Opis przedmiotu zapytania ofertowego. 1. Informacja wyjściowe: Związek Miast Polskich w ramach realizacji Fazy I projektu predefiniowanego Budowanie kompetencji do współpracy międzysamorządowej i międzysektorowej jako narzędzi rozwoju lokalnego i regionalnego, pomaga partnerstwom złożonym z jednostek samorządu terytorialnego w przygotowaniu wniosków aplikacyjnych do programu grantowego Ministerstwa Rozwoju Regionalnego (ze środków MF EOG) o fundusze na sfinansowanie wykonania niezbędnych opracowań strategicznych, operacyjnych, studiów wykonalności i projektów technicznych przedsięwzięć nakierowanych na rozwiązanie ważnych problemów w skali międzygminnej. Wykonane opracowania (będzie to II faza projektu; lipiec 2013 grudzień 2015) pozwolą starać się o uzyskanie środków UE w ramach nowej perspektywy i począwszy od 2016 pozwolą podjąć konkretne działania realizacyjne. W ramach przygotowania w/w wniosków aplikacyjnych została zidentyfikowana przez 5 partnerstw potrzeba krótkiej konsultacji ze strony eksperta ds. efektywności energetycznej, którego rolą będzie pomoc tym partnerstwom w przygotowaniu założeń do przyszłych wniosków aplikacyjnych do MRR w celu uzyskania dotacji na wykonanie dokumentacji planistycznej. 2. Ogólny opis zakresu: Przedmiotem zapytania ofertowego jest dostarczenie usług przez eksperta ds. efektywności energetycznej, który udzieli konsultacji w tym zakresie 5 partnerstwom samorządowym: (zadanie 1) Stowarzyszenia EGO Kraina Bociana (Ełk, Gołdap, Olecko); (zadanie 2) Związek Miast i Gmin Dorzecza Parsęty; (zadanie 3) Nysa: Partnerstwo gminno-powiatowe, (zadanie 4) Powiat Świdnicki i gminy powiatu: partnerstwo na rzecz zrównoważonego rozwoju powiatu; (zadanie 5) Kościerzyna (miasto, powiat i gmina wiejska). Usługa musi zostać wykonana nie później niż do dnia 20 grudnia 2012r. Zamówienie jest podzielone na 5 odrębnych zadań zgodnie z podziałem terytorialnym na poszczególne partnerstwa. Potencjalni wykonawcy mogą składać oferty na wszystkie lub tylko na wybrane zadania. 2.1. (Zadanie 1) Stowarzyszenia EGO Kraina Bociana Stowarzyszenie EGO Kraina Bociana składa się z podmiotów: Powiat Ełcki, Powiat Gołdapski, Powiat Olecki, Miasto Ełk, Gmina Gołdap (gmina miejsko-wiejska), Gmina Olecko (gmina miejskowiejska), Gmina Ełk, Gmina Kalinowo, Gmina Prostki, Gmina Stare Juchy, Gmina Wieliczki, Gmina Świętajno, Gmina Kowale Oleckie, Gmina Dubeninki, Gmina Banie Mazurskie stanowiących wspólny obszar funkcjonalny. 2.1.1. Opis potrzeb: Wstępny zakres współpracy w ramach partnerstwa pn. Stowarzyszenie EGO - Kraina Bociana, określony w zgłoszeniu do udziału w projekcie predefiniowanym i wstępnie zweryfikowany w trakcie wizyt w partnerstwie - zakłada m.in. działania na rzecz efektywności energetycznej i wykorzystania 2

alternatywnych źródeł energii ze względu na obecny niski poziom wykorzystania energii ze źródeł odnawialnych. Wstępnie zakłada się, że odpowiedzią na tak zidentyfikowany problem będzie przygotowanie, m.in. - badań ankietowych na obszarze Partnerstwa dotyczących planowanych rozwiązań w zakresie energii odnawialnej - całościowej koncepcji planowanych rozwiązań w zakresie energii odnawialnej na obszarze objętym działaniem partnerstwa - odpowiednich studiów wykonalności i w dalszych krokach projektów technicznych wybranych inwestycji. W celu wypracowania ww. planu pracy nieodzowna jest konsultacja eksperta ds. efektywności energetycznej, który posiada doświadczenie w zakresie wykorzystania energii odnawialnej. Jej wyniki będą wykorzystane do przygotowania dokumentacji aplikacyjnej do MRR co obejmie m.in. pomoc w identyfikacji i oszacowaniu kosztów niezbędnych dokumentów planistycznych planowanych do wykonania w II fazie projektu (okres lipiec 2013 grudzień 2015) ze wsparciem środków grantu MRR. 2.1.2. Szczegółowy zakres prac: Ekspert ds. efektywności energetycznej, który posiada doświadczenie w zakresie wykorzystania energii odnawialnej wspomoże partnerstwo uczestniczące w projekcie poprzez: 1) spotkanie z przedstawicielami partnerstwa i wizytację w terenie, 2) zapoznanie się z ew. dostępną w siedzibach urzędów dokumentacją i opracowaniami, 3) dyskusję i pomoc w zdefiniowaniu ogólnej koncepcji i listy niezbędnych opracowań i projektów, wraz propozycją kolejności ich opracowania, a także określenie szacunkowej pracochłonności i na tej podstawie określenie szacunkowego kosztu poszczególnych opracowań i zadań wspomagających proces opracowania dokumentów takich jak: projekty, projekty techniczne; studia wykonalności. Rekomendacje sformułowane na miejscu w odpowiedzi na pkt 3 (j.w.) będą potwierdzone w formie krótkiego min. 2-stronicowego podsumowania (raportu) przesłanego po wizycie drogą e-mailową do koordynatora partnerstwa. Kopia tego raportu (podsumowania) będzie przekazana do zamawiającego jako rozliczenie wykonania pracy. 2.1.3. Uwarunkowania logistyczno organizacyjne planowanych prac: Przyjmuje się, że wykonawca poświęci na wykonanie pracy 2 osobo-dni. Koszty wykonawcy muszą obejmować (a) wynagrodzenie za wykonaną usługę (konsultacje, opracowanie raportu), oraz (b) dojazd na miejsce i ew. nocleg. Zakłada się, że wykonawca tego zadania, wyłoniony w niniejszym postępowaniu wykona pracę w terminach uzgodnionych z przedstawicielem partnerstwa (imiennie wskazanymi przez zamawiającego w umowie podpisanej z wykonawcą). Usługa musi zostać wykonana nie później niż do dnia 20 grudnia 2012r. 3

2.2 (Zadanie 2) Związek Miast i Gmin Dorzecza Parsęty Partnerstwo Związku Miast i Gmin Dorzecza Parsęty składa się z następujących członków: miasta: Kołobrzeg, Białogard, Szczecinek; miasto i gmina: Barwice, Biały Bór, Bobolice, Borne Sulinowo, Karlino, Połczyn Zdrój; gmina Białogard, Biesiekierz, Dygowo, Grzmiąca, Gościno, Kołobrzeg, Rąbino, Rymań, Siemyśl, Sławoborze, Szczecinek, Tychowo, Ustronie Morskie - stanowiących wspólny obszar funkcjonalny 2.2.1. Opis potrzeb: Wstępny zakres współpracy w ramach Partnerstwa, określony w zgłoszeniu do udziału w projekcie predefiniowanym i wstępnie zweryfikowany w trakcie wizyt w Partnerstwie, zakłada opracowanie m.in.: Ramowego Programu zwiększenia efektywności energetycznej na obszarze funkcjonalnym dorzecza Parsęty obejmującego sferę publiczną i prywatną Strategii w zakresie efektywności energetycznej dla instytucji publicznych z obszaru funkcjonalnego Wspólne dla obszaru zidentyfikowane problemy to przede wszystkim: - małe zaangażowanie w przechodzeniu na gospodarkę niskoemisyjną - brak rozwiniętych systemów ciepłowniczych na terenie miast (z wyjątkiem Kołobrzegu) - niedostateczne działania na rzecz termomodernizacji oraz stosowania pomiarów zużywanej energii. Ekspert ds. efektywności energetycznej ma za zadanie wspomóc personel partnerstwa, przygotowujący wniosek aplikacyjny do MRR, poprzez 2 osobo-dni pracy w formie wizytacji na miejscu i pomoc w sformułowaniu wniosków, dotyczących zakresu niezbędnych działań, oraz wskazanie, jakie opracowania i projekty wykonawcze należy przygotować - do celów ich zaplanowania i zabudżetowania w aplikacji grantowej. 2.2.2.Szczegółowy zakres prac: Ekspert ds. efektywności energetycznej wspomoże partnerstwo, uczestniczące w projekcie, w zakresie: wstępnej identyfikacji problemu obecnej sytuacji w zakresie omawianej tematyki efektywności energetycznej pomocy w określeniu możliwych sposobów poprawy sytuacji w zakresie efektywności energetycznej na terenie obszaru Partnerstwa, z podzieleniem się wiedzą o dobrych praktykach w tym zakresie zdefiniowania niezbędnych opracowań, które powinny być przedmiotem projektu i wniosku dokonania szacunkowej wyceny tych opracowań. Konkretnym produktem konsultacji, obok wiedzy przekazanej na miejscu personelowi Partnerstwa, będzie przygotowanie minimum 2-stronicowego raportu z konsultacji w Partnerstwie, zawierającego w formie skrótowej w/w wskazówki, stanowiące wynik przedmiotowych konsultacji, szacowaną pracochłonność i niezbędny zakres rzeczowy do wykonania w docelowych opracowań oraz 4

szacowany koszt, który będzie wykorzystany do konstrukcji budżetu wniosku aplikacyjnego o grant MRR. Kopia raportu będzie przekazana do zamawiającego jako rozliczenie wykonania pracy. 2.2.3 Uwarunkowania logistyczno organizacyjne planowanych prac: Przyjmuje się, że wykonawca poświęci na wykonanie pracy 2-osobodni. Koszty wykonawcy muszą obejmować (a) wynagrodzenie za wykonaną usługę (konsultacje, opracowanie raportu) oraz (b) dojazd na miejsce i ew. noclegi. Zakłada się, że wykonawca tego zadania, wyłoniony w niniejszym postępowaniu, wykona pracę w terminach uzgodnionych z przedstawicielami partnerstwa (będą imiennie wskazani przez zamawiającego w umowie podpisanej z wykonawcą) i zakończy ją nie później niż 20 grudnia 2012 r. 2.3 (Zadanie 3) Nysa: Partnerstwo gminno-powiatowe Partnerstwo nyskie składa się z miast: Nysa, Głuchołazy, Otmuchów, Paczków, Prudnik, Biała, Korfantów gmin: Łambinowice, Skoroszyce, Pakosławice, Lubrza, Głogówek, Grodków, Brzeg, powiatów: nyskiego, prudnickiego, głubczyckiego stanowiących wspólny miejski obszar funkcjonalny. 2.3.1 Opis potrzeb: Wstępny zakres współpracy w ramach partnerstwa nyskiego, określony w zgłoszeniu do udziału w projekcie predefiniowanym i wstępnie zweryfikowany w trakcie wizyt w partnerstwie - zakłada działania na rzecz podniesienia efektywności energetycznej, wychodząc od przygotowania zintegrowanych planów zaopatrzenia w energię, paliwa gazowe i stałe dla całego obszaru funkcjonalnego. Aktualny obowiązek ustawowy dotyczy przyjęcia po raz pierwszy lub aktualizacji tych opracowań na poziomie gminy, ale wykonanie tego zadania wraz z agregacją danych i wniosków dla całego obszaru funkcjonalnego partnerstwa pozwoli na osiągnięcie zarówno efektów skali w zakresie oszczędności jak i zwiększonego bezpieczeństwa dostaw. Takie podejście wydaje się być merytorycznie niezbędne, a przy okazji innowacyjne wśród jednostek samorządu. Celem konsultacji będzie m.in. wskazanie partnerom samorządowym najlepszego podejścia do docelowego wypracowania całościowego zintegrowanego dokumentu strategicznego w zakresie planowania energetycznego spójnego dla całego obszaru partnerstwa. W celu wypracowania profesjonalnych rozwiązań na etapie przygotowania dokumentacji aplikacyjnej do MRR nieodzowna jest konsultacja eksperta ds. efektywności energetycznej co obejmuje m.in. oszacowanie kosztów dokumentów planowanych do wykonania w II etapie projektu (okres lipiec 2013 grudzień 2015) ze wsparciem środków grantu MRR. 2.3.2 Szczegółowy zakres prac: Ekspert ds. efektywności energetycznej ma za zadanie wspomóc personel partnerstwa przygotowujący wniosek aplikacyjny do MRR w formie 1 osobo-dnia pracy w formie wizytacji na miejscu i sformułowanie pisemnych wniosków dotyczących: 5

1. Wytycznych do wykonania zintegrowanego planu energetycznego na obszarze funkcjonalnym z uwzględnieniem wiedzy i potrzeb poszczególnych członków partnerstwa w tym różnego stanu posiadanych dokumentów, 2. Zaopiniowania wskazówek odnośnie wymagań strategicznych potrzebnych dla planowanej dokumentacji uwzględniającej obszary istotne dla rozwoju sieci energetycznej i gazowniczej na obszarze działania partnerstwa, 3. Dyskusję i pomoc w zdefiniowaniu ogólnej koncepcji i listy niezbędnych opracowań i projektów, wraz propozycją kolejności ich opracowania, a także określenie szacunkowej pracochłonności i na tej podstawie określenie szacunkowego kosztu poszczególnych opracowań i zadań wspomagających proces opracowania dokumentów takich jak: projekty, projekty techniczne; studia wykonalności. Rekomendacje sformułowane na miejscu w odpowiedzi na pkt 3 (j.w.) będą potwierdzone w formie krótkiego min. 1-stronicowego podsumowania (raportu) przesłanego po wizycie drogą e-mailową do koordynatora partnerstwa. Kopia tego raportu (podsumowania) będzie przekazana do zamawiającego jako rozliczenie wykonania pracy. Konkretnym produktem konsultacji, obok wiedzy przekazanej na miejscu personelowi w każdego z miast, będzie przygotowanie min 1-stronicowego raportu z konsultacji w partnerstwie, zawierającego w formie skrótowej w/w wskazówki stanowiące wynik przedmiotowych konsultacji, szacowaną pracochłonność i niezbędny zakres rzeczowy do wykonania w docelowych opracowaniach oraz szacowany koszt, który będzie wykorzystany do konstrukcji budżetu wniosku aplikacyjnego o grant MRR. Kopia raportu będzie przekazana do zamawiającego jako rozliczenie wykonania pracy, wraz z fakturą. 2.3.3. Uwarunkowania logistyczno organizacyjne planowanych prac: Przyjmuje się, że wykonawca poświęci na wykonanie pracy 1 osobo-dzień. Koszty wykonawcy muszą obejmować (a) wynagrodzenie za wykonaną usługę (konsultacje, opracowanie raportu), oraz (b) dojazd na miejsce i ew. noclegi. Zakłada się, że wykonawca tego zadania, wyłoniony w niniejszym postępowaniu, wykona pracę w terminach uzgodnionych z przedstawicielami partnerstwa (będą imiennie wskazani przez zamawiającego w umowie podpisanej z wykonawcą) i zakończy ją nie później niż 20 grudnia 2012 r. 2.4. (zadanie 4) Powiat Świdnicki i gminy powiatu: partnerstwo na rzecz zrównoważonego rozwoju powiatu Partnerstwo na rzecz rozwoju obszaru funkcjonalnego obejmującego miasta: Świdnica, Świebodzice, Jaworzyna Śląska, Strzegom, Żarów; gminy: Dobromierz, Marcinowice, Świdnica oraz powiat świdnicki stanowiących wspólny miejski obszar funkcjonalny. 2.4.1. Opis potrzeb: Wstępny zakres współpracy w ramach partnerstwa gmin i powiatu świdnickiego określony w zgłoszeniu do udziału w projekcie predefiniowanym i wstępnie zweryfikowany w trakcie wizyt w 6

partnerstwie będzie skupiał się na zagadnieniach rozwoju gospodarczego, m.in. poprzez efektywne zarządzanie energią, w tym wykorzystanie OZE. Koncentracja na tym zagadnieniu jest związana zarówno z czynnikami ekonomicznymi (oszczędność energii), rewitalizacyjnymi (termomodernizacja obiektów użyteczności publicznej) jak i środowiskowymi wykorzystanie OZE do wytwarzania energii. Wszystkie przedsięwzięcia prowadzą do ograniczenia emisji CO 2. W celu wypracowania optymalnych rozwiązań do celów przygotowania dokumentacji aplikacyjnej do MRR nieodzowna jest konsultacja eksperta ds. efektywności energetycznej posiadającym wiedzę o aktualnych uwarunkowaniach produkcji energii z OZ. Ekspert ma za zadanie wspomóc personel partnerstwa przygotowujący wniosek aplikacyjny do MRR w formie 4 osobo-dni pracy w poprzez wizytację na miejscu, dyskusję z personelem partnerstwa i sformułowanie pisemnych wniosków dotyczących opracowań związanych z tworzeniem wspólnego Programu Zarządzania Energią na obszarze funkcjonalnym (powiat świdnicki), z uwzględnieniem OZE. 2.4.2. Szczegółowy zakres prac: Ekspert ds. efektywności energetycznej, posiadający doświadczenie dot. pozyskiwania energii ze źródeł odnawialnych wesprze personel partnerstwa poprzez: 1) spotkanie z przedstawicielami partnerstwa i ew. wizytację w terenie, 2) dyskusję i pomoc w określeniu stanu obecnego w dziedzinie oszczędności energii i wykorzystania OZE, 3) pomoc w zarysowaniu wstępnej koncepcji działań związanych z zarządzaniem energią na obszarze partnerstwa i produkcji energii za źródeł odnawialnych (zielonej energii) i struktury zadań w tym zakresie, 4) zaproponowanie kryteriów służących do wytypowania listy obiektów użyteczności publicznej (oraz innych) do prac termo modernizacyjnych, 5) w efekcie dyskusji zdefiniowanie na piśmie w formie raportu (min 4 strony) listy niezbędnych opracowań i projektów wykonawczych, wraz propozycją kolejności ich opracowania, a także określenia szacunkowej pracochłonności i na tej podstawie określenie szacunkowego kosztu poszczególnych opracowań i zadań wspomagających proces opracowania dokumentów strategicznych i operacyjnych. Konkretnym produktem konsultacji, obok wiedzy przekazanej na miejscu personelowi w każdego z miast, będzie przygotowanie min. 4-stronicowego raportu z konsultacji w partnerstwie, zawierającego w formie skrótowej ww. wskazówki stanowiące wynik przedmiotowych konsultacji, szacowaną pracochłonność i niezbędny zakres rzeczowy do wykonania w docelowych opracowaniach oraz szacowany koszt, który będzie wykorzystany do konstrukcji budżetu wniosku aplikacyjnego o grant MRR. Kopia raportu będzie przekazana do zamawiającego jako rozliczenie wykonania pracy wraz z fakturą. 2.4.3. Uwarunkowania logistyczno organizacyjne planowanych prac: Przyjmuje się, że wykonawca poświęci na wykonanie prac 4 osobo-dni. Koszty wykonawcy muszą obejmować (a) wynagrodzenie za wykonaną usługę (konsultacje, opracowanie raportu), oraz (b) dojazd na miejsce i ew. noclegi. 7

Zakłada się, że wykonawca tego zadania, wyłoniony w niniejszym postępowaniu, wykona pracę w terminach uzgodnionych z przedstawicielami partnerstwa (będą imiennie wskazani przez zamawiającego w umowie podpisanej z wykonawcą) i zakończy ją nie później niż 20 grudnia 2012 r. 2.5. (Zadanie 5) Kościerzyna (miasto, powiat i gmina wiejska) Partnerstwo składa się z następujących podmiotów: miasta Kościerzyna, gmina Kościerzyna, powiat kościerski stanowiących wspólny obszar funkcjonalny. 2.5.2. Opis potrzeb: Wstępny zakres współpracy w ramach partnerstwa pn. Kościerskie Partnerstwo na Rzecz Rozwoju Społeczno-Gospodarczego, określony w zgłoszeniu do udziału w projekcie predefiniowanym i wstępnie zweryfikowany w trakcie wizyt w partnerstwie - zakłada m.in. działania na rzecz efektywności energetycznej i wykorzystania alternatywnych źródeł energii ze względu na obecny niski poziom wykorzystania energii ze źródeł odnawialnych. Wstępnie zakłada się, że odpowiedzią na tak zidentyfikowany problem będzie przygotowanie, m.in. - badań ankietowych na obszarze Partnerstwa dotyczących planowanych rozwiązań w zakresie energii odnawialnej - całościowej koncepcji planowanych rozwiązań w zakresie energii odnawialnej na obszarze objętym działaniem partnerstwa - odpowiednich studiów wykonalności i w dalszych krokach projektów technicznych wybranych inwestycji. W celu wypracowania ww. planu pracy nieodzowna jest konsultacja eksperta ds. efektywności energetycznej, który posiada doświadczenie w zakresie wykorzystania energii odnawialnej. Jej wyniki będą wykorzystane do przygotowania dokumentacji aplikacyjnej do MRR co obejmie m.in. pomoc w identyfikacji i oszacowaniu kosztów niezbędnych dokumentów planistycznych planowanych do wykonania w II fazie projektu (okres lipiec 2013 grudzień 2015) ze wsparciem środków grantu MRR. 2.5.2 Szczegółowy zakres prac: Ekspert ds. efektywności energetycznej, który posiada doświadczenie w zakresie wykorzystania energii odnawialnej, wspomoże partnerstwo uczestniczące w projekcie poprzez: 1) spotkanie z przedstawicielami partnerstwa i wizytację w terenie, 2) zapoznanie się z ew. dostępną w siedzibach urzędów dokumentacją i opracowaniami, 3) udział w dyskusji i pomoc w zdefiniowaniu ogólnej koncepcji oraz listy niezbędnych opracowań i projektów, wraz propozycją kolejności ich opracowania, a także określenie szacunkowej pracochłonności i na tej podstawie szacunkowego kosztu poszczególnych opracowań oraz zadań wspomagających proces opracowania dokumentów takich jak: projekty, projekty techniczne czy studia wykonalności. 8

Rekomendacje sformułowane na miejscu w odpowiedzi na pkt 3 (j.w.) będą potwierdzone w formie krótkiego min. 1-stronicowego podsumowania (raportu) przesłanego po wizycie drogą e-mailową do koordynatora partnerstwa. Kopia tego raportu (podsumowania) będzie przekazana do zamawiającego jako rozliczenie wykonania pracy. 2.5.3. Uwarunkowania logistyczno organizacyjne planowanych prac: Przyjmuje się, że wykonawca poświęci na wykonanie pracy 1 osobo-dzień. Koszty wykonawcy muszą obejmować (a) wynagrodzenie za wykonaną usługę (konsultacje, opracowanie raportu), oraz (b) dojazd na miejsce i ew. nocleg. Zakłada się, że wykonawca tego zadania, wyłoniony w niniejszym postępowaniu, wykona pracę w terminach uzgodnionych z przedstawicielami partnerstwa (będą imiennie wskazani przez zamawiającego w umowie podpisanej z wykonawcą) i zakończy ją nie później niż 20 grudnia 2012 r. III. Wymagania formalne wobec wykonawców Zainteresowani oferenci muszą posiadać odpowiednie kwalifikacje merytoryczne (ekspert ds. efektywności energetycznej) oraz udokumentowane praktyczne doświadczenie w wykonaniu co najmniej 3 podobnych rodzajowo usług, polegających przykładowo na: świadczeniu usług konsultacji, czy doradztwa lub osobistym opracowaniu projektów, wniosków, czy analiz w przedmiocie zapytania w okresie ostatnich trzech lat. Ciężar wykazania spełnienia ww. wymogów leży po stronie wykonawców. IV. Wytyczne dla wykonawców dot. przygotowania treści oferty Oferta powinna zawierać poniższe informacje: 1. cenę usługi (wypełniony Formularz ofertowy - załącznik nr 1 składany indywidualnie dla każdego z wyżej wymienionych zadań nr 1 i/lub nr 2 i/lub nr 3 i/lub nr 4, i/lub nr 5) obejmującą: (a) wynagrodzenie za pracę personelu (b) dojazd na miejsce i ew. noclegi. Ocenie będzie poddawana łączna cena części (a) i (b) - odrębnie dla każdego zadania 3. Oświadczenie wskazujące, jakie powiązania kapitałowe lub osobowe łączą Wykonawcę z Zamawiającym (wzór załącznik nr 2 do formularza ofertowego) oraz (a) dokumenty potwierdzające posiadanie odpowiednich kwalifikacji [kopie dyplomów, certyfikatów, uprawnień, itp.], oraz (b) zestawienie tabelaryczne wykonanych usług lub świadczonej pracy dokumentujące praktyczne doświadczenia w zakresie efektywności energetycznej (wzór załącznik nr 3 do formularza ofertowego) 9

oraz ew. można dołączyć inne dokumenty potwierdzające wykonywanie prac w zakresie objętym zapytaniem ofertowym. Jeżeli podmiot/osoba ubiegająca się o zamówienie prowadzi działalność gospodarczą to wówczas niezbędne jest załączenie aktualnego wypisu z Centralnego Rejestru Dział. Gospodarczej lub KRS (max 3 mies. od daty wystawienia) V. Zasady współpracy, które będą zawarte umowie 1. Usługa będzie realizowana na podstawie umowy pisemnej, opisującej wymogi zawarte w niniejszym zapytaniu ofertowym. 2. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania usług/i bezpośrednio przez osobę/y wymienioną/e w ofercie, które mogą się wykazać kwalifikacjami wymaganymi przez Zamawiającego. Zmiany w tym zakresie wymagają pisemnej zgody Zamawiającego. VI. Proces i kryteria wyboru Wykonawcy 1. Oferty będą najpierw poddane ocenie formalnej ze względu na (a) kompletność oferty oraz (b) potwierdzenie posiadania odpowiednich kwalifikacji oraz doświadczenia dostosowanych do charakterystyki danego zadania. W tym zakresie Zamawiający rezerwuje sobie prawo do sprawdzenia podanych informacji. 2. Zamawiający dokona następnie porównania i wyboru najkorzystniejszej oferty dla każdej z odrębnych części (zadań nr 1, 2, 3, 4, 5) 3. Kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty spełniającej wyżej opisane warunki formalne będzie łączna cena z tytułu świadczonych usług odrębnie dla każdej z części (tj. zadań) wzór formularza ofertowego załącznik nr 1. VI. Termin i miejsce złożenia oferty na realizację ww. usług Oferta powinna odpowiadać w pełni na zapytanie ofertowe, powinna określać Wykonawcę i personel bezpośrednio wykonujący pracę, oraz wskazywać osobę do kontaktu zgodnie z formularzem stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania ofertowego. Oferty prosimy przesyłać do 28 listopada 2012 godz. 15.00 na adres Biura ZMP podany poniżej (oferta może być przesłana listem, faksem lub e-mailem wraz z zeskanowanymi załącznikami i otrzymanie jej w każdej z tych form będzie liczone jako spełnienie warunku dotrzymania terminu złożenia oferty). Wykonawca wybrany w tym postępowaniu musi załączyć do dokumentacji przed podpisaniem umowy pisemną wersję oferty wraz z załącznikami, jeśli nie dostarczył jej wcześniej. Termin związania z ofertą: 30 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu oznaczonego na składanie ofert. Zamawiający może przedłużyć wymóg termin związania ofertą o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż kolejne 30 dni. O fakcie tym Zamawiający powiadomi Wykonawców, a ci podejmą decyzję, czy przedłużają ważność oferty. 10

Oferta wybranego wykonawcy, która była przesłana faksem lub w formie elektronicznej, musi zostać załączona do umowy w oryginale. Dane Zamawiającego do nadesłania ofert: Związek Miast Polskich, ul. Robocza 46A, 61-517 Poznań Fax (061) 633 50 50 email: biuro@zmp.poznan.pl Dodatkowych informacji na temat zapytania ofertowego udziela: Anna Nadolna (061) 633 50 61; e-mail: anna.nadolna@zmp.poznan.pl, Alicja Grenda (061) 633 50 55, e-mail: alicja.grenda@zmp.poznan.pl. Z poważaniem Data: 21 listopada 2012 Z-ca Dyrektora Biura ZMP podpis osoby mającej uprawnienia do reprezentowania Zamawiającego 11

Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego Dotyczy części zamówienia (zadania) nr. * Nazwa oferenta /pieczęć FORMULARZ OFERTY Data:. Związek Miast Polskich ul. Robocza 46A 61-517 Poznań Nawiązując do zapytania ofertowego z dnia 21.11.2012 na wykonanie usług eksperta ds. efektywności energetycznej, który udzieli konsultacji w tym zakresie dla następujących partnerstw: (zadanie 1) Stowarzyszenia EGO Kraina Bociana (Ełk, Gołdap, Olecko) * (zadanie 2) Związek Miast i Gmin Dorzecza Parsęty * (zadanie 3) Nysa: Partnerstwo gminno-powiatowe * (zadanie 4) Powiat Świdnicki i gminy powiatu: partnerstwo na rzecz zrównoważonego rozwoju powiatu * (zadanie 5) Kościerzyna (miasto, powiat i gmina wiejska) * * zaznaczyć właściwe zadanie/-a oferujemy wykonanie zamówienia - zgodnie z wymogami opisanymi w zapytaniu na następujących warunkach: Dane składającego ofertę (wykonawcy) 2.1. Pełna nazwa /nazwisko.... 2.2. Forma prawna... 2.3. NIP... 2.4. REGON... 2.5. dokładny adres: ul.... miejscowość + kod pocztowy... 2.6. województwo... 2.7. tel.... 2.8. faks... 2.9. email:... 12

2.10 2.11. nazwa banku i numer rachunku... nazwiska i imiona osób upoważnionych do podpisywania umowy o wykonanie zadania... 2.12. osoba do kontaktu... Formularz dotyczy Zadania nr. * Potwierdzam posiadanie niezbędnej wiedzy i umiejętności, oraz kompetencji i doświadczenia zawodowego niezbędnego do wykonania ww. prac zgodnie z warunkami opisanymi w zapytaniu ofertowym. Na potwierdzenie załączam (a) dokumenty poświadczające posiadanie odpowiednich kwalifikacji [kopie dyplomów, certyfikatów, uprawnień, itp.], oraz (b) tabelaryczne zestawienie wykonanych usług lub świadczenia pracy dokumentujące praktyczne doświadczenia w zakresie rewitalizacji [Załącznik 3] oraz ew. można załączyć inne dokumenty potwierdzające wykonywanie prac w zakresie objętym zapytaniem ofertowym. Jeżeli podmiot/osoba ubiegająca się prowadzi działalność gospodarczą, niezbędne jest załączenie aktualnego wyciągu z Centralnego Rejestru Dział. Gospodarczej lub KRS (tj. max 3 miesiące od daty wystawienia) Cena usługi (przedmiot wyboru najkorzystniejszej oferty): Część (1) Wynagrodzenie: Cena brutto (wraz podatkiem VAT jeśli dotyczy).. zł za 1 osobo-dzień pracy Łączne wynagrodzenie brutto (wraz podatkiem VAT jeśli dotyczy, w zależności od formy organizacyjno-prawnej) za wykonanie prac w zakresie w/w zadania zł słownie:. Część (2) koszt przejazdów, ew. noclegu i wyżywienia w trakcie realizacji umowy Cena brutto (wraz z podatkiem VAT jeśli dotyczy, w zależności od formy organizacyjno-prawnej wykonawcy) zł słownie:. Łączna cena wykonania zadania, biorąc pod uwagę koszt wynagrodzenia (cz.1) i koszty przejazdu oraz ew. noclegów i wyżywienia (cz.2),: Cena brutto (wraz z podatkiem VAT j.w.) zł słownie: *UWAGA: Dla każdej części zamówienia tj. zadań (1) i/lub (2) i/lub (3) i/lub (4) i/lub (5) należy złożyć odrębnie wypełniony formularz ofertowy. Załączniki zawierające kopie poświadczenia kwalifikacji oraz zestawienie wykonanych usług - mogą być wspólne Data:.... Podpis osoby mającej uprawnienia do reprezentowania wykonawcy 13

Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego Nazwa oferenta /pieczęć OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ KAPITAŁOWYCH LUB OSOBOWYCH POMIĘDZY PODMIOTEM SKŁADAJĄCYM OFERTĘ A ZAMAWIAJĄCYM - ZWIĄZKIEM MIAST POLSKICH W POZNANIU, ul. ROBOCZA 46A Niniejszym, zgodnie z wymogiem obowiązującym w Wytycznych Ministerstwa Rozwoju Regionalnego ds. udzielania zamówień w ramach Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014 oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014, do których nie ma zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo Zamówień Publicznych, oświadczam, nie istnieją powiązania kapitałowe między naszą firmą a Zamawiającym, tj. Związkiem Miast Polskich z siedzibą w Poznaniu ul. Robocza 46A (kod pocztowy 61-517), NIP 778-10-05-845, ani nie mają miejsca moje powiązania osobowe z osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy (tj. Tomaszem Potkańskim, Alicją Grendą, Anną Wiktorczyk-Nadolną, Hanną Leki), w szczególności polegające na: a) Uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki osobowej lub cywilnej b) Posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji c) Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta lub pełnomocnika d) Pozostawaniu w związku małżeńskim, stosunku powinowactwa lub pokrewieństwa w linii prostej, powinowactwa lub pokrewieństwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli Data:.... Podpis osoby mającej uprawnienia do reprezentowania wykonawcy [członka zarządu, kierownika jednostki, itp.] 14

Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego Data:. Nazwa oferenta /pieczęć TABLARYCZNE ZESTAWIENIE WYKONANYCH USŁUG LUB ŚWIADCZONEJ PRACY DOKUMENTUJĄCE POSIADANIE PRAKTYCZNYCH DOŚWIADCZEŃ W ZAKRESIE EFEKTYWNOŚCI ENERGETYCZNEJ (w okresie ostatnich 5 lat) Nazwa instytucji, dla Stanowisko i dane Daty Zakres rzeczowy usługi / której była kontaktowe (email, tel.) LP świadczenia pracy świadczona usługa / osoby w tej instytucji do usługi / pracy praca celów ew. weryfikacji 1 2 3 4 5 6 Data:.... Podpis osoby mającej uprawnienia do reprezentowania wykonawcy 15