Zał nr 1 do uchwały nr 1/21/Z/2015 z dnia 2 czerwca 2015 r Zmieniony uchwałą Zarządu 04 10.2012 uchwała nr 42/Z/2013 Zmieniony uchwałą nr 23/Z/2013 z dnia 20.06.2013 Zmieniony uchwałą nr 8/Z/2014 z dnia 10.02.2014 Zmieniony uchwała 17 /2012/Z z dnia 20.04.2012 REGULAMIN ORGANIZACYJNY BANKU SPÓŁDZIELCZEGO W GRĘBOCINIE Grębocin 20 kwietnia 2012 r.
Spis Treści 1. Postanowienia ogólne... 3 2. Struktura organizacyjna Banku... 4 3. Zadania jednostek i komórek organizacyjnych... 6 4. Zarząd i stanowiska kierownicze... 18 5. Zasady współpracy jednostek i komórek organizacyjnych... 22 6. Postanowienia końcowe... 22 Strona 2
1. Postanowienia ogólne 1 1. Wprowadza się Regulamin Organizacyjny Banku Spółdzielczego w Grębocinie, zwany dalej Regulaminem. 2. Regulamin określa strukturę organizacyjną, zadania jednostek i komórek organizacyjnych oraz ich wzajemne współdziałanie. 2 Bank Spółdzielczy w Grębocinie, zwany dalej Bankiem, działa w oparciu o następujące przepisy: 1) ustawa z dnia 7 grudnia 2000r. o funkcjonowaniu banków spółdzielczych, ich zrzeszaniu się i bankach zrzeszających ( Dz.U. Nr 119, poz. 1252 z późn. zm.), 2) ustawa z dnia 29 sierpnia 1997r. prawo bankowe ( Dz.U. z 2002r. Nr 72 poz. 665 z późn. zm.), 3) ustawa z dnia 16 września 1982r. Prawo spółdzielcze ( Dz.U. z 2003r. Nr 188 poz. 1848 z późn. zm.), 4) Statut Banku. 3 1. Na podstawie ustawy o funkcjonowaniu banków spółdzielczych, ich zrzeszaniu się i bankach zrzeszających, Bank zrzeszony jest z SGB Bank SA w Poznaniu, zwanym dalej Bankiem Zrzeszającym. 2. Zasady współpracy w Zrzeszeniu reguluje Umowa Zrzeszenia zawarta pomiędzy Bankiem a Bankiem Zrzeszającym. 4 Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 1) jednostce organizacyjnej należy przez to rozumieć zorganizowaną część Banku tworzącą odrębną placówkę, która posiada strukturę organizacyjną ( Filię), 2) komórce organizacyjnej należy przez to rozumieć składowe elementy struktury jednostek organizacyjnych, 3) Centrali - należy przez to rozumieć jednostkę organizacyjną Banku, sprawującą funkcje związane z obszarem zarządzania, obszarem administracyjnoorganizacyjnym oraz handlowo-operacyjnym, 3) Stanowisku pracy należy przez to rozumieć najmniejszą komórkę organizacyjną (jedno lub wieloosobową) wchodzącą w skład jednostek lub innych komórek organizacyjnych występujących w strukturze Banku. 2. Struktura organizacyjna Banku W strukturze organizacyjnej Banku funkcjonują jednostki i komórki organizacyjne. 5 3
1. Jednostkami organizacyjnymi Banku są: 1) Centrala, 2. Jednostkami organizacyjnymi podporządkowanymi bezpośrednio Centrali są: 1) Filie, 3. Komórkami organizacyjnymi Centrali i Filii są: Stanowiska pracy. 6 7 Poszczególnymi jednostkami i komórkami organizacyjnymi kierują: 1)Filiami Kierownicy Filii, 2) Komórkami organizacyjnymi- członkowie Zarządu lub osoby wyznaczone przez Zarząd. 8 1. W Banku mogą funkcjonować zespoły zadaniowe. 2. Zespoły mają charakter zadaniowy i powoływane są w celu i na czas wykonywania określonego zadania. 9 Działalność Banku zorganizowana jest w czterech Pionach: 1.Pion Organizacji i Zarządzania nadzorowany przez Prezesa Zarządu; w skład Pionu wchodzą: a) Stanowisko organizacyjno-administracyjna, b) Komórka monitoringu, wierzytelności trudnych i ryzyka kredytowego, 2. Pion finansowy nadzorowany przez Członka Zarządu ds. finansowych ; w skład Pionu wchodzą: a) Komórka finansowo-księgowa i sprawozdawczości, b) Komórka obsługi informatycznej, c) Komórka analiz i ryzyk bankowych, 3. Pion handlowy nadzorowany przez Wiceprezesa Zarządu ds. handlowych; w skład Pionu wchodzą: a) Komórka obsługi klienta, b) Komórka ds. kredytowych c) Filie, 4) Pion handlowy detalicznych ekspozycji kredytowych nadzorowany przez Członka Zarządu w skład pionu wchodzą; a) Stanowisko obsługi klienta ds. DEK b) Filie w zakresie obsługi DEK 4
1) Schemat organizacyjny Banku stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. Rozdział 3. Zadania jednostek i komórek organizacyjnych 10 Do ogólnych zadań realizowanych przez jednostki i komórki organizacyjne Banku w szczególności należą: 1) współudział w opracowywaniu, koordynowaniu i realizowaniu celów strategicznych, 2) współudział w opracowywaniu, koordynowaniu i realizowaniu planów i polityk, 3) współudział w procesie zarządzania ryzykiem, 4) współudział w procesie oceny adekwatności kapitałowej, 5) współudział w realizacji przyjętych w Banku zasad polityki informacyjnej, 6) współudział w pozyskiwaniu i tworzeniu informacji zarządczej dla Zarządu i Rady Nadzorczej, informacji na potrzeby pozostałych jednostek i komórek organizacyjnych oraz instytucji zewnętrznych, 7) udział w pracach zespołów zadaniowych, 8) prowadzenie szkoleń wewnętrznych i bieżące samokształcenie, 9) inicjowanie i opracowywanie projektów wewnętrznych regulacji i procedur, 10) współudział w opracowywaniu założeń merytorycznych systemów informatycznych oraz w testowaniu i akceptowaniu tych systemów, 11) opracowywanie okresowych sprawozdań z działalności jednostki/ komórki organizacyjnej, 12) dokonywanie rejestracji zdarzeń ryzyka operacyjnego, udział w wyjaśnianiu przyczyn oraz podejmowanie działań mających na celu zapobieganie incydentom, 13) wykonywanie czynności kontrolnych w ramach systemu kontroli wewnętrznej funkcjonalnej, 14) współudział w zarządzaniu ryzykiem braku zgodności, 15) współpraca z komórkami i jednostkami organizacyjnymi Banku oraz funkcjonującymi zespołami zadaniowymi, 16) współpraca z merytoryczną komórką organizacyjną Banku Zrzeszającego. Zadania Centrali 11 Zadania realizowane przez Centralę to: 1) opracowywanie strategii rozwoju Banku oraz planowanie działalności, 2) projektowanie polityki handlowej, koordynowanie działalności handlowooperacyjnej i nadzorowanie jej realizacji w skali całego Banku, 3) prowadzenie bezpośredniej obsługi klienta, 4) projektowanie oraz wprowadzenie systemu zarządzania ryzykiem, 5) projektowanie oraz wprowadzenie systemu kontroli wewnętrznej, 6) szacowanie kapitału wewnętrznego oraz dokonywanie przeglądów tego procesu, 7) zarządzanie adekwatnością kapitałową, 8) obsługa organizacyjna organów Banku, 9) modelowanie struktury organizacyjnej i organizacja pracy, 10) zarządzanie zasobami kadrowymi, 5
11) określanie zasad rachunkowości i sporządzanie sprawozdawczości (zewnętrznej i wewnętrznej), 12) zarządzanie majątkiem trwałym, gospodarką wewnętrzną oraz zaopatrzenie w środki pracy, 13) organizowanie i doskonalenie systemów bezpieczeństwa, 14) współpraca z instytucjami zewnętrznymi, 15) wsparcie merytoryczne i organizacyjne pozostałych jednostek organizacyjnych. 12 Zadania realizowane przez stanowisko- organizacyjno-administracyjną to: 1) inicjowanie rozwiązań organizacyjnych usprawniających pracę Banku i obsługę klienta, 2) prowadzenie dokumentacji rejestrowej Banku,, zbioru deklaracji członkowskich oraz dokumentacji członkowskiej, 3) obsługa organizacyjna posiedzeń organów statutowych oraz prowadzenie dokumentacji tych organów, 4) nadzór nad przestrzeganiem instrukcji kancelaryjnej, 5) prowadzenie zbioru umów zawartych przez Bank, w tym prowadzenie rejestru umów, na podstawie których Bank powierzył podmiotowi zewnętrznemu wykonywanie czynności związanych z działalnością bankową (umów podlegających zgłoszeniu do Komisji Nadzoru Finansowego), 6) projektowanie i realizowanie polityki kadrowej i płacowej Banku spójnej ze strategią oraz monitorowanie przyjętych w niej zasad, 7) projektowanie zasad polityki szkoleniowej i planów szkoleń, w tym również w zakresie BHP i p-poż. oraz nadzór nad ich realizacją, 8) monitorowanie zasobów kadrowych w celu utrzymania ciągłości działania Banku w sytuacjach odejścia kluczowych pracowników, 9) naliczanie i wypłata wynagrodzeń dla pracowników Banku oraz zawartych przez Bank umów zlecenia, a także innych należnych wynagrodzeń, 10) opracowywanie kierunków rozwoju i modernizacji systemów zabezpieczeń obiektów bankowych, 11) administrowanie środkami trwałymi, lokalami oraz prowadzenie gospodarki samochodowej, 12) planowanie zadań inwestycyjnych, remontów i modernizacji oraz nadzór techniczny nad ich realizacją, 13) zaopatrzenie i dystrybucja rzeczowych składników majątku (wyposażenie w sprzęt techniczny, umeblowanie, artykuły i urządzenia biurowe), 14) zapewnienie sprawności technicznej urządzeń, sprzętu i wyposażenia oraz zapewnienie bezpieczeństwa technicznego Banku 15) prowadzenie sekretariatu, 16) zapewnienie ochrony informacji niejawnych poprzez działalność wydzielonej kancelarii (ochrona danych osobowych, tabele kodów, rejestr stempli i pieczątek), 17) administrowanie archiwum. 18) prowadzenie rejestru regulacji wewnętrznych Banku, 13 Zadania realizowane przez komórkę monitoringu wierzytelności trudnych i ryzyka kredytowego to: 6
1) projektowanie polityki kredytowej Banku, 2) okresowa weryfikacja i aktualizowanie procedur dotyczących zarządzania ryzykiem bankowym, w tym obejmujących zarządzanie wszystkimi aspektami portfelowego ryzyka kredytowego, przygotowywaniem propozycji zmian procedur dla Zarządu; 3) zapewnieniem zgodności procedur ze strategią działania Banku i strategią zarządzania ryzykiem kredytowym ; 4) ustalanie limitów związanych z działalnością kredytową (ryzykiem kredytowym oraz ryzykiem koncentracji zaangażowań), 5) prowadzenie analiz potwierdzających dostosowanie przyjętych limitów do poziomu ryzyka kredytowego i ryzyka koncentracji zaangażowań, 6) tworzenie, aktualizowanie regulacji wewnętrznych w zakresie ryzyka kredytowego, 7) opracowywanie i aktualizacja zasad oceny wartości zabezpieczeń, 8),dokonywanie okresowego przeglądu zabezpieczeń 9) dokonywaniue niezależnego udokumentowanego przeglądu portfela kredytowego w celu identyfikacji i oceny ryzyka kredytowego 10) pomiar i monitorowanie ryzyka kredytowego i ryzyka koncentracji zaangażowań 11) przeprowadzanie testów warunków skrajnych w zakresie ryzyka kredytowego i ryzyka koncentracji zaangażowań, 12) przeprowadzanie analiz wpływu nowych produktów finansowych na poziom ryzyka kredytowego i ryzyka koncentracji zaangażowań, 13) współpraca z Komórką analiz i ryzyk bankowych w zakresie pomiaru ryzyka kredytowego i ryzyka koncentracji zaangażowań, 14) współpraca z Komórką finansowo-księgową i sprawozdawczości oraz Komórką analiz i ryzyk bankowych w zakresie wyznaczania wymogu kapitałowego i wyliczenia współczynnika wypłacalności (I Filar NUK), 15) współpraca z Komórką analiz i ryzyk bankowych w zakresie szacowania kapitału wewnętrznego (II Filar NUK), 16) współpraca z Komórką analiz i ryzyk bankowych w zakresie realizacji zapisów polityki informacyjnej Banku (III Filar NUK), 17) organizowanie i wykonywanie czynności windykacyjnych 18) tworzenie, aktualizowanie regulacji wewnętrznych normujących proces windykacji, 19) opracowywanie i realizowanie planu działań windykacyjnych, 7
20) sprawozdawanie z wykonania planu działań windykacyjnych zgodnie z przyjętymi w Banku zasadami, 21) dokonywanie oceny stopnia zabezpieczenia spłaty kredytów wykazujących zaległości, 22) monitoring ekspozycji w kategorii normalne oraz rekomendowanie do Zarządu w sprawie klasyfikacji ekspozycji do określonej grupy ryzyka kredytowego 23) dokonywanie przeglądu ekspozycji kredytowych w kategorii pod obserwacją 24) monitorowanie kredytobiorców zakwalifikowanych do grupy należności zagrożonych, 25) wnioskowanie w sprawie tworzenia i rozwiązywania rezerw celowych odnośnie monitorowanych należności, 26) monitorowanie ryzyka kredytowego w zakresie nadzorowanego portfela należności zagrożonych we współpracy z Komórką ds. kredytowych, Komórką analiz i ryzyk bankowych oraz pozostałymi komórkami organizacyjnymi, 27) wnioskowanie do Zarządu Banku w sprawie tworzenia i rozwiązania rezerw celowych na należności zagrożone, 28) dokonywanie oceny możliwości ustalania nowych warunków spłat zadłużenia, 29) prowadzenie postępowań restrukturyzacyjnych i ugodowych, 30) współdziałanie z likwidatorem lub syndykiem masy upadłościowej w przypadku podmiotów, które podlegają likwidacji bądź zgłoszonych do upadłości, 31) prowadzenie spraw związanych z publiczną sprzedażą wierzytelności Banku, 32) przejmowanie majątku dłużników za długi, 33) przygotowywanie niezbędnych dokumentów związanych z umarzaniem i spisywaniem należności Banku z tytułu niespłaconych kredytów. 34) Sporządzanie raportów dla Zarządu Rady Nadzorczej 14 Zadania realizowane przez Komórkę finansowo księgową i sprawozdawczości to: 1) projektowanie zasad polityki rachunkowości, 2) opracowywanie, uaktualnianie i nadzór nad realizacją zasad wyliczania wymogów kapitałowych, 3) tworzenie i aktualizowanie planu kont, 4) opracowywanie zasad księgowości dla nowych produktów, 5) tworzenie zasad sprawnego obiegu dokumentów księgowych, jego aktualizacja oraz nadzór nad przestrzeganiem przyjętych zasad, 6) zapewnienie bieżącej kontroli dokumentów i ewidencji księgowej, 7) nadzór nad sporządzaniem sprawozdań, których dane wynikają z ksiąg rachunkowych, 8
8) zapewnienie wiarygodności sald kont bilansowych, poprawności i zgodności zapisów księgowych z operacjami Banku, 9) nadzór nad prawidłowym dokumentowaniem zdarzeń gospodarczych i operacji bankowych, 10) opracowywanie procedur księgowych, 11) nadzór nad gromadzeniem i przechowywaniem dokumentacji w sposób przewidziany przepisami prawa, 12) nadzór nad okresowym ustalaniem rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, 13) wycena aktywów i pasywów, 14) ustalanie wyniku finansowego Banku, 15) opracowywanie rocznych sprawozdań finansowych oraz projektów podziału zysku bądź pokrycia strat, 16) współpraca bezpośrednia z audytorem zewnętrznym w zakresie badania rocznego sprawozdania finansowego, 17) prowadzenie dokumentacji systemu przetwarzania danych techniką komputerową, 18) bezpośredni nadzór nad gospodarką finansową Banku oraz nad sprawnością i prawidłowością dokonywania rozliczeń międzybankowych, 19) zarządzanie rachunkiem podstawowym Banku w zakresie bieżącej płynności finansowej i likwidowanie przejściowych niedoborów pieniężnych, 20) pełnienie funkcji Gestora systemu informatycznego. 21) gromadzenie danych o czynnikach makroekonomicznych i zjawiskach gospodarczych i rynkowych, mogących mieć wpływ na funkcjonowanie Banku oraz tworzenie na ich podstawie okresowej informacji dla Zarządu, 22) opracowywanie projektów strategii i rozwoju Baku oraz nadzór nad ich realizacją; 23) opracowanie założeń do planów ekonomiczno-finansowych Banku, 24) koordynacja sporządzania oraz monitorowanie realizacji planów ekonomicznofinansowych Banku przez wszystkie jednostki i komórki organizacyjne Banku, 25) tworzenie baz danych ekonomicznych dla potrzeb analiz, 26) sporządzanie informacji o sytuacji ekonomiczno-finansowej Banku na potrzeby organów Banku 27) prowadzenie zbioru informacji finansowej i ekonomicznej, 28) opracowanie strategii zarządzania w zakresie poszczególnych ryzyk, określenie podstawowych celów strategicznych, w tym akceptowanych poziomów ryzyka, 29) kompleksowa obsługa czynności związanych z gospodarką własną Banku, w tym: 30) bieżąca klasyfikacja zdarzeń gospodarczych, 31) ewidencja księgowa gospodarki własnej, 32) prowadzenie rozliczeń z kontrahentami, 9
33) wyliczanie wymogów kapitałowych Banku z tytułu poszczególnych rodzajów ryzyka we współpracy z Komórką analiz i ryzyk bankowych, oraz Komórką wierzytelności trudnych i ryzyka kredytowego, (I i II Filar NUK), 34) sporzdzanie sprawozdawczości w zakresie FINRP i COREP 35) naliczanie i regulacja zobowiązań podatkowych Banku, 36) naliczanie i regulowanie rezerwy obowiązkowej Banku, 37) sporządzanie wewnętrznych informacji sprawozdawczych z zakresu gospodarki finansowej Banku, 38) prowadzenie ewidencji rachunków i kont bankowych (otwieranie i definiowanie zgodnie z obowiązującym planem kont), 39) kontrola merytoryczna księgowań oraz obrotów i sald pod kątem zgodności z dokumentacją źródłową, 40) sporządzanie zbioru dokumentacji dziennej zgodnie z obowiązującą w Banku procedurą, 41) wykonywanie czynności związanych z zamknięciem dnia operacyjnego w systemie informatycznym Banku, 42) monitorowanie i kontrola obsługi kasowo-skarbcowej, załatwianie skarg i reklamacji klientów na czynności kasowo-skarbcowe, 43) współpraca z wszystkimi jednostkami organizacyjnymi Banku w celu zapewnienia prawidłowej gospodarki gotówką w Banku, 44) wystawianie faktur VAT, prowadzenie rejestru zakupów i sprzedaży, przygotowanie deklaracji VAT, 45) sporządzanie okresowych informacji sprawozdawczych z zakresu wykonywanych czynności na wewnętrzne potrzeby Banku, 46) sporządzanie sprawozdawczości obligatoryjnej i współpraca z instytucjami zewnętrznymi w zakresie sporządzania sprawozdawczości obligatoryjnej, 47) analiza portfela handlowego Banku, z uwzględnieniem skali działalności handlowej, 48) wyznaczanie wymogu kapitałowego w celu wyliczania wskaźnika wypłacalności Banku (I Filar NUK), wyznaczanie wewnętrznego wymogu kapitałowego (II Filar NUK) we współpracy z Komórką analiz i ryzyk bankowych, oraz Komórką wierzytelności trudnych i ryzyka kredytowego, 49) raportowanie w sprawie skali portfela handlowego oraz wymogu kapitałowego, 50) współpraca z Komórką analiz i ryzyk bankowych oraz Komórką wierzytelności trudnych i ryzyka kredytowego w zakresie realizacji zapisów polityki informacyjnej Banku (III Filar NUK), 10
51) sporządzanie innych niż sprawozdawczość obligatoryjna informacji sprawozdawczych z działalności Banku, 52) współpraca i koordynowanie działań wszystkich jednostek i komórek organizacyjnych Banku w celu pozyskania informacji dla poprawnego sporządzania sprawozdawczości. 53) wykonywanie czynności związanych z: 54) dokonywaniem zmian stóp procentowych na podstawie decyzji Zarządu, 55) przetwarzaniem procesów i zamknięciem dnia, miesiąca, roku, 56) zakładaniem w systemie nowych kont i kont towarzyszących zgodnie z Planem Kont, 57) wprowadzaniem nadanych w systemie uprawnień. 58) zarządzanie: 59) ryzykiem płynności, 60) ryzykiem stopy procentowej, 61) ryzykiem operacyjnym. 16 Zadania realizowane przez Komórkę obsługi informatycznej to: 1) projektowanie i realizacja polityki bezpieczeństwa informatycznego Banku, 2) monitorowanie i ocena stanu systemów informatycznych i telekomunikacyjnych Banku, 3) opracowywanie zasad dotyczących wykorzystywania narzędzi informatycznych w zakresie organizacji wewnętrznej oraz analizowanie stopnia ich wykorzystania, 4) obsługa i administrowanie systemami komputerowymi, 5) instalacja i wdrażanie oprogramowania systemów informatycznych, 6) dokonywanie zakupu sprzętu informatycznego, 7) zapewnienie wsparcia informatycznego dla nowych produktów bankowych, 8) ewidencja oprogramowania i kontrola jego zgodności z obowiązującymi przepisami, 9) nadzór nad prawidłowym zabezpieczeniem sprzętu komputerowego oraz danych na nośnikach magnetycznych, 10) współpraca z dostawcami systemów informatycznych i utrzymywanie stałego kontaktu z serwisem, autorami programów i ich przedstawicielami oraz z merytoryczną komórką Banku Zrzeszającego, 11) monitorowanie łączności pomiędzy jednostkami i komórkami organizacyjnymi Banku, łączności z klientami (bankowość elektroniczna), bankomatami, Bankiem Zrzeszającym oraz instytucjami zewnętrznymi, 12) udzielanie pomocy jednostkom i komórkom organizacyjnym Banku przy eksploatacji i aktualizacji oprogramowania 17 11
Zadania realizowane przez Komórkę analiz i ryzyk bankowych to: 1) opracowanie strategii zarządzania w zakresie poszczególnych ryzyk, określenie podstawowych celów strategicznych, w tym akceptowanych poziomów ryzyka, 2) tworzenie, aktualizowanie regulacji wewnętrznych w zakresie zarządzania ryzykiem, 3) tworzenie, aktualizowanie planów awaryjnych, planów utrzymania ciągłości działania, 4) pomiar i monitorowanie ryzyka płynności, stopy procentowej i operacyjnego, 5) prowadzenie bazy zdarzeń ryzyka operacyjnego, identyfikacja zagrożeń dla funkcjonowania Banku w obszarze ryzyka operacyjnego i proponowanie rozwiązań w celu jego ograniczenia, 6) dokonywanie okresowej weryfikacji stosowanych w Banku metod pomiaru ryzyka, 7) opracowywanie założeń do przeprowadzania testów warunków skrajnych, 8) przeprowadzanie testów warunków skrajnych (z wyłączeniem ryzyka kredytowego i ryzyka koncentracji), 9) prowadzenie analiz potwierdzających dostosowanie przyjętych limitów do poziomu ryzyka stopy procentowej, płynności i operacyjnego, 10) aktualizowanie wysokości limitów, monitorowanie ich przestrzegania, raportowanie o wynikach tego monitoringu, 11) sygnalizowanie, zgodnie z przyjętymi w Banku zasadami, przypadków przekroczeń limitów oraz wyjaśnianie przyczyn powodujących przekroczenia, 12) przeprowadzanie analiz wpływu nowych produktów finansowych na poziom ryzyka stopy procentowej, płynności i operacyjnego, 13) współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi Banku w zakresie szacowania kapitału wewnętrznego (II Filar NUK), 14) opracowywanie zasad polityki informacyjnej Banku (III Filar NUK), 15) współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi Banku w zakresie realizacji zapisów polityki informacyjnej Banku (III Filar NUK), 16) sporządzanie okresowych raportów z dokonanego pomiaru ryzyka i przedkładanie ich właściwym organom i komitetom Banku, 17) sporządzanie obligatoryjnie obowiązujących sprawozdań oraz współpraca z instytucjami zewnętrznymi w tym zakresie, 18) dokonywanie ocen rentowności produktów bankowych. 19) prowadzenie rejestru naruszeń compliance, 20) Sporządzanie na potrzeby Zarządu i Rady Nadzorczej przynajmniej raz na rok informacje dotyczącej stopnia efektywności zarządzania ryzykiem braku zgodności, 21) Przedstawianie Zarządowi propozycje działań, które będą miały na celu minimalizowanie powstałego ryzyka braku zgodności i ograniczanie występowania takich naruszeń przepisów prawa i norm postępowania przyszłości, 22) \ informuje Zarząd Banku o przypadkach występowania istotnych naruszeń compliance, 23) Opiniowanie nowych produktów lub procesów pod kątem ryzyka ewentualnego wystąpienia zdarzeń compliance, 24) Opiniowanie procedur wewnętrznych, o których mowa w obowiązujących w Banku zasadach opracowywania i wprowadzania regulacji wewnętrznych, pod kątem ich zgodności z zewnętrznymi przepisami prawa oraz występowania ewentualnych zapisów, które mogłyby wygenerować naruszenie compliance; 25) Kształtowanie świadomośc istnienia ryzyka braku zgodności wśród pracowników Banku poprzez realizowanie szkoleń z obszaru compliance 26) monitoruje na bieżąco zmian w zewnętrznych przepisach prawa, 12
27) monitoruje terminowość i zakres aktualizacji procedur, o których mowa w obowiązujących w Banku zasadach opracowywania i wprowadzania regulacji wewnętrznych pod kątem ich zgodności ze zmianami w zewnętrznych przepisach prawa, 28) Informowanie pracowników Banku, w sposób ogólnie dostępny, o zaistniałych zmianach w zewnętrznych przepisach prawa. 18 Zadania realizowane przez Komórkę obsługi klienta to: 1) pozyskiwanie nowych klientów, rozpoznawanie ich potrzeb, doradztwo, 2) utrzymywanie kontaktów z dotychczasowymi klientami, oferowanie nowych produktów bankowych oraz udzielanie pełnej informacji o ofercie bankowej, w tym o bieżących promocjach, 3) prowadzenie obsługi kasowej klientów, 4) zasilanie i rozliczanie bankomatu, 5) pośrednictwo w przeprowadzaniu transakcji w obrocie dewizowym, 6) prowadzenie rejestru operacji wysokokwotowych, dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł, 7) otwieranie i obsługa rachunków rozliczeniowych, w tym bieżących i pomocniczych, oszczędnościowo-rozliczeniowych, oszczędnościowych oraz rachunków lokat terminowych w złotych, 8) kompletowanie i przechowywanie pełnej dokumentacji związanej z prowadzeniem rachunków bankowych, 9) prowadzenie i aktualizacja kart wzorów podpisów posiadaczy rachunków bankowych obsługiwanych przez Komórkę, 10) przyjmowanie wniosków o wydanie kart płatniczych i kredytowych oraz wydawanie ich klientom, 11) przyjmowanie do realizacji i kontrola zleceń klientów związanych z rozliczeniami krajowymi, 12) przyjmowanie do realizacji zleceń transakcji walutowych, merytoryczna kontrola ich zgodności z obowiązującymi w Banku procedurami, 13) realizowanie obciążeń rachunków bankowych z tytułu zajęć egzekucyjnych, 14) prowadzenie promocji bezpośredniej Banku i jego oferty produktów i usług bankowych. 15) wykonywanie czynności związanych z ujawnionymi fałszywymi znakami pieniężnymi, 16) przechowywanie depozytów bankowych i druków ścisłego zarachowania, 17) wykonywanie czynności związanych z ujawnionymi fałszywymi znakami pieniężnymi Zadania realizowane przez Komórkę ds kredytowych to: 1) pozyskiwanie nowych klientów, rozpoznawanie ich potrzeb, doradztwo, 2) utrzymywanie kontaktów z dotychczasowymi klientami, oferowanie nowych produktów bankowych oraz udzielanie pełnej informacji o ofercie bankowej, w tym o bieżących promocjach, 3) prowadzenie sprzedaży produktów kredytowych i obsługa klientów, w tym: 13 19
a) przyjmowanie wniosków wraz z dokumentacją wymaganą obowiązującymi w Banku procedurami, sprawdzenie kompletności i rzetelności dokumentów, b) dokonywanie wstępnej weryfikacji klientów i oceny zdolności kredytowej, c) przeprowadzanie inspekcji u wnioskodawców, d) przygotowywanie propozycji decyzji kredytowych, e) zawieranie umów kredytowych i umów zabezpieczeń prawnych na określonych w decyzji kredytowej warunkach, f) współpraca z Komórką wierzytelności trudnych i ryzyka kredytowego w zakresie identyfikacji i oceny ryzyka kredytowego, 4) weryfikacja dokumentacji kredytowej pod kątem kompletności, poprawności i wiarygodności, 5) dokonywanie oceny zdolności kredytowej oraz adekwatności proponowanych zabezpieczeń, 6) sporządzanie zbiorczej sprawozdawczości z działalności kredytowej na potrzeby Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, oraz EFRWP 7) rozliczanie zapotrzebowań na dopłaty do kredytów preferencyjnych, 8) świadczenie pomocy merytorycznej pracownikom Banku, 9) organizowanie i prowadzenie szkoleń z zakresu działalności kredytowej dla pracowników Banku. Zadania Filii 20 Zadania realizowane przez Filie to: 1) pozyskiwanie nowych oraz współpraca z dotychczasowymi klientami w zakresie sprzedaży produktów i usług bankowych, 2) sprzedaż produktów i usług bankowych, oraz kompleksowa obsługa klienta zgodnie z posiadanymi kompetencjami, 3) doradztwo w zakresie oferowanych przez Bank produktów i usług bankowych, 4) współudział w opracowywaniu i realizacji planu handlowego Banku, 5) realizacja polityki handlowej Banku, 6) prowadzenie obsługi kasowej i rozliczeniowej klientów (realizacja operacji gotówkowych i bezgotówkowych), 7) prowadzenie gospodarki kasowej, w tym zabezpieczanie zgodnie z obowiązującymi przepisami gotówki przechowywanej w Filii, 8) zasilanie i rozliczanie bankomatu, 9) realizowanie przyjętych w Banku zasad przeciwdziałania wprowadzania do obrotu finansowego wartości pieniężnych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł, 10) administrowanie kredytami i depozytami oraz rachunkami klientów, 11) prowadzenie promocji bezpośredniej Banku i jego oferty, 12) informowanie o możliwościach wspierania przedsięwzięć środkami pomocowymi UE, 13) prowadzenie ewidencji księgowej wszystkich zdarzeń i operacji przebiegających w Filii zgodnie z zasadami rachunkowości i wewnętrznymi przepisami Banku, 14) wykonywanie czynności sprawozdawczo-informacyjnych na potrzeby organów Banku i komórek organizacyjnych Centrali zgodnie z przyjętymi zasadami, 14
15) sporządzanie planów i wykonywanie kontroli w ramach systemu kontroli wewnętrznej, 16) wykonywanie czynności administracyjnych związanych z funkcjonowaniem placówki, w tym: a) utrzymanie sprawności użytkowej obiektu, wyposażenia i środków technicznych, b) ochrona i zabezpieczenie powierzonego mienia, c) przestrzeganie przepisów BHP i p. poż., d), e) prowadzenie dziennika korespondencji i listy obecności, f) prowadzenie archiwum ( dotyczy Filii Obrowo). 4. Zarząd i stanowiska kierownicze 21 W skład Zarządu Banku wchodzą: 1. Prezes Zarządu, 2. Wiceprezes Zarządu ds. handlowych, 3. Członek zarządu ds. detalicznych ekspozycji kredytowych, 4. Członek Zarządu ds. finansowych, 22 1. Prezes Zarządu nadzoruje pomiar i monitorowanie ryzyka kredytowego w tym ryzyka koncentracji zaangażowań, 2. Zadania realizowane przez Prezesa Zarządu to: 1) organizacja i kierowanie pracą Zarządu, 2) wytyczanie strategii i celów Banku, opracowywanie i przekazywanie kierunków działania Banku, 3) zapewnienie funkcjonowania skutecznego systemu zarządzania ryzykiem, 4) zapewnienie właściwej i racjonalnej organizacji pracy Banku, 5) nadzorowanie systemu informacji zarządczej, 6) organizowanie systemu prawa wewnętrznego regulującego pracę Banku w sposób zapewniający wysoką skuteczność, bezpieczeństwo, zgodność z obowiązującymi przepisami zewnętrznymi, 7) nadzór, w ramach podległego Pionu, nad czynnościami związanymi z działalnością bankową, których wykonanie Bank powierzył podmiotowi zewnętrznemu, 8) zarządzanie zasobami ludzkimi w sposób zapewniający ich jakość, właściwą obsadę kadrową i ciągłość zatrudnienia na stanowiskach uznanych za istotne, 9) zapewnienie właściwych warunków pracy, ciągłego i sprawnego funkcjonowania Banku oraz doskonalenie infrastruktury majątkowo-technicznej, 10) nadzór nad kontrolą wewnętrzną 11) zapewnienie funkcjonowania skutecznego systemu kontroli, 12) zapewnienie sprawnego i efektywnego funkcjonowania bankowego systemu windykacji należności, 13) nadzorowanie współpracy z Bankiem Zrzeszającym, 15
14) zapewnienie współpracy z organami Banku, 15) zapewnienie obsługi prawnej Banku, 16) przyjmowanie skarg i wniosków, 17) kształtowanie poprawnych relacji z otoczeniem Banku i klientami strategicznymi, 18) zapewnienie realizacji przyjętych w Banku zasad dotyczących funkcjonowania polityki informacyjnej, 19) sprawowanie nadzoru nad całokształtem działalności Banku. 23 1) Członek Zarządu ds. finansowych nadzoruje zarządzanie: 2) ryzykiem płynności, 3) ryzykiem stopy procentowej, 4) ryzykiem operacyjnym. 5) ryzykiem braku zgodności 2) Zadania realizowane przez Członka Zarządu ds. finansowych to: 1) udział w pracach Zarządu, mających na celu sprawowanie ogólnego nadzoru nad działalnością Banku według zasad określonych w odrębnej regulacji, 2) współudział w tworzeniu regulacji wewnętrznych Banku w celu zapewnienia wysokiej skuteczności, bezpieczeństwa i zgodności z obowiązującymi przepisami prawa, 3) nadzór nad bezpieczeństwem finansowym Banku, w tym nad zapewnieniem płynności Banku, 4) nadzór nad realizacją polityki zarządzania aktywami i pasywami, 5) nadzór nad monitorowaniem adekwatności kapitałowej Banku, 6) nadzór nad gospodarką gotówką w Banku, 7) nadzór nad opracowaniem projektów podziału zysku lub pokrycia strat Banku, 8) nadzór nad opracowywaniem projektów planów finansowych Banku oraz monitorowaniem ich realizacji, 9) zorganizowanie efektywnego systemu zarządzania ryzykiem braku zgodności w Banku oraz zapewnienie jego skuteczności, 10) sporządzanie projektów planów w zakresie nakładów inwestycyjno remontowych oraz nadzór nad ich realizacją, 11) nadzór nad sporządzaniem informacji o sytuacji ekonomiczno finansowej Banku i przedkładanie jej Zarządowi i Radzie Nadzorczej, 12) nadzór nad realizacją polityki rachunkowości, 13) nadzór nad prawidłowością funkcjonowania systemu sprawozdawczości bankowej, 14) nadzorowanie systemu informatycznego w zakresie jego bezpieczeństwa i prawidłowego funkcjonowania, 15) nadzór nad bezpieczeństwem systemów informatycznych, 16) zapewnienie funkcjonowania skutecznego systemu zarządzania ryzykiem, 17) nadzór, w ramach podległego Pionu, nad czynnościami związanymi z działalnością bankową, których wykonanie Bank powierzył podmiotowi zewnętrznemu, 18) zapewnienie realizacji przyjętych w Banku zasad dotyczących funkcjonowania polityki informacyjnej, 19) nadzór w zakresie realizacji przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy 20) organizacja i sprawowanie nadzoru nad systemami bezpieczeństwa w zakresie nadzorowanej działalności, 16
21) informowanie Prezesa o zagrożeniach w realizacji zadań wykonywanych przez podległe komórki organizacyjne oraz podjętych środkach zaradczych, 22) nadzorowanie pracy podległych komórek organizacyjnych oraz współpraca w ramach posiadanych kompetencji z pozostałymi komórkami i jednostkami organizacyjnymi Banku. 24 1. Wiceprezes Zarządu ds. handlowych nadzoruje zarządzanie ryzykiem kredytowym oraz działalnością kredytową ekspozycji kredytowych zabezpieczonych hipotecznie 2. Zadania realizowane przez Wiceprezesa Zarządu ds. handlowych to : 1) udział w pracach Zarządu, mających na celu sprawowanie ogólnego nadzoru nad działalnością Banku według zasad określonych w odrębnej regulacji, 2) współudział w tworzeniu regulacji wewnętrznych Banku w celu zapewnienia wysokiej skuteczności, bezpieczeństwa i zgodności z obowiązującymi przepisami prawa, 3) opracowanie projektów wewnętrznych regulacji i procedur związanych z działalnością handlową, 4) nadzór nad przygotowaniem projektów nowych produktów i usług bankowych, zasad ich promocji i reklamy, 5) nadzór nad tworzeniem standardów obsługi klientów, 6) współpraca z jednostkami i komórkami organizacyjnymi w zakresie wdrażania nowych produktów i usług bankowych oraz pozyskiwania nowych klientów, 7) analiza efektywności sprzedaży produktów i usług bankowych, 8) nadzór w zakresie realizacji kluczowych elementów polityki zarzadzania EKZH,w tym : systemu monitorowania portfela EKZH w zakresie jakości oraz zagrożeń płynących z nadmiernej koncentracji wokół jednej z cech, np. rodzaju kredytu, rodzaju zabezpieczenia, uwzględniania zmian zachodzących w portfelu w zakresie wielkości i udziału poszczególnych rodzajów ekspozycji oraz jakości i wartości zabezpieczeń, uwzględniania cykliczności gospodarki, zasad uwzględniania ponoszonego przez dłużnika ryzyka stopy procentowej, 17
9) organizacja pracy i nadzór nad realizacją zadań handlowych przez jednostki i komórki organizacyjne prowadzące działalność handlową, 10) współtworzenie i nadzór nad realizacją polityki kredytowej i handlowej w Filiach Banku, 11) uczestniczenie w negocjacjach z klientami przy ustalaniu szczegółowych warunków umownych, 12) nadzór, w ramach podległego Pionu, nad czynnościami związanymi z działalnością bankową, których wykonanie Bank powierzył podmiotowi zewnętrznemu, 13) informowanie Prezesa o zagrożeniach w realizacji zadań wykonywanych przez podległe komórki organizacyjne oraz podjętych środkach zaradczych, 14) zapewnienie funkcjonowania skutecznego systemu zarządzania ryzykiem kredytowym, 15) zapewnienie realizacji przyjętych w Banku zasad dotyczących funkcjonowania polityki informacyjnej, 16) nadzorowanie pracy podległych komórek organizacyjnych oraz współpraca w ramach posiadanych kompetencji z pozostałymi komórkami i jednostkami organizacyjnymi Banku, 25 1. Członek Zarządu ds. handlowych nadzoruje działalność handlową Banku w zakresie detalicznych ekspozycji kredytowych. 2. Zadania realizowane przez Członka Zarządu ds. DEK to: 1) udział w pracach Zarządu, mających na celu sprawowanie ogólnego nadzoru nad działalnością Banku według zasad określonych w odrębnej regulacji, 2) współudział w tworzeniu regulacji wewnętrznych Banku w celu zapewnienia wysokiej skuteczności, bezpieczeństwa i zgodności z obowiązującymi przepisami prawa, 3) opracowanie projektów wewnętrznych regulacji i procedur związanych z działalnością handlową, 4) nadzór nad przygotowaniem projektów nowych produktów i usług bankowych, zasad ich promocji i reklamy, 5) nadzór nad tworzeniem standardów obsługi klientów, 6) współpraca z jednostkami i komórkami organizacyjnymi w zakresie wdrażania nowych produktów i usług bankowych oraz pozyskiwania nowych klientów, 18
7) analiza efektywności sprzedaży produktów i usług bankowych, 8) zarządzanie portfelem DEK w zakresie następujących kluczowych obszarów zasad polityki zarządzania DEK: nadzorowania i stosowania kryteriów przyznawania kredytów, pożyczek i sprzedaży innych produktów i usług DEK, udzielania oraz monitorowania poszczególnych DEK, ustalania, weryfikacji i aktualizacji wartości zabezpieczeń, procedur administrowania portfelem, tj. gromadzenia i archiwizowania dokumentów, wypłaty kolejnych transz, dochodzenia roszczeń w przypadku naruszenia przez dłużnika warunków umowy. 9) organizacja pracy i nadzór nad realizacją zadań w zakresie DEK przez jednostki i komórki organizacyjne prowadzące działalność handlową, 10) współtworzenie i nadzór nad realizacją polityki kredytowej i handlowej w zakresie DEK w Filiach Banku, 11) uczestniczenie w negocjacjach z klientami przy ustalaniu szczegółowych warunków umownych w sprawach dotyczących DEK, 12) nadzór, w ramach podległego Pionu, nad czynnościami związanymi z działalnością bankową, których wykonanie Bank powierzył podmiotowi zewnętrznemu dotyczących DEK, 13) informowanie Prezesa o zagrożeniach w realizacji zadań wykonywanych przez podległe komórki organizacyjne oraz podjętych środkach zaradczych, 14) zapewnienie funkcjonowania skutecznego systemu zarządzania ryzykiem DEK, 15) zapewnienie realizacji przyjętych w Banku zasad dotyczących funkcjonowania polityki informacyjnej, 16) nadzorowanie pracy podległych komórek organizacyjnych oraz współpraca w ramach posiadanych kompetencji z pozostałymi komórkami i jednostkami organizacyjnymi Banku, 17) nadzór w zakresie realizacji kluczowych elementów polityki zarzadzania DEK, w tym : systemu monitorowania portfela DEK w zakresie jakości oraz zagrożeń płynących z nadmiernej koncentracji wokół jednej z cech, np. rodzaju kredytu, rodzaju zabezpieczenia, 1. Poszczególnym członkom Zarządu bezpośrednio podlegają stanowiska kierownicze. 2. Stanowiska kierownicze w Banku to: 26 19
1) Kierownicy Filii, 27 Głównym zadaniem kadry kierowniczej jest realizacja celów Banku, wypełnianie powierzonych zadań, wybór środków do ich osiągnięcia oraz zapewnienie współpracy podległych komórek i jednostek organizacyjnych. 28 Zadania realizowane na stanowiskach kierowniczych to: 1) planowanie i organizowanie pracy w kierowanych przez siebie zespołach pracowników, 2) zapoznanie pracowników z celami strategicznymi Banku i zapewnienie ich realizacji w nadzorowanych przez siebie obszarach, 3) informowanie pracowników o wszystkich istotnych kierunkach działania i rozwoju Banku, 4) zapewnienie pełnej i terminowej realizacji planów i zadań w ramach podległego obszaru działania, m.in. poprzez właściwy podział zadań pomiędzy pracowników, 5) sprawowanie kontroli funkcjonalnej w kierowanych przez siebie komórkach/ jednostkach organizacyjnych, 6) współpraca z Zarządem w zakresie zapewnienia skutecznego systemu zarządzania ryzykiem, 7) wspieranie komunikacji wewnętrznej oraz rozwiązywanie problemów występujących na styku współpracujących komórek organizacyjnych, 8) sterowanie rozwojem podległych pracowników, wspieranie doskonalenia jakości ich pracy i osiągania wyników, prowadzenie szkoleń wewnętrznych, 9) motywowanie pracowników do wykonywania zadań, 10) prowadzenie bieżącej oceny pracy podległych pracowników, 11) realizacja polityki kadrowej w odniesieniu do podległych pracowników, 12) podejmowanie decyzji w ramach posiadanych kompetencji, zaangażowanie w rozwiązywanie problemów decyzyjnych, 13) czuwanie nad bezpieczeństwem prowadzonej działalności, 14) kontrolowanie kosztów, 15) nadzorowanie jakości oraz terminowości sporządzania informacji, 16) reprezentowanie Banku wobec klientów i władz lokalnych zgodnie z posiadanymi kompetencjami, 17) zapewnienie przestrzegania dyscypliny pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz bezpieczeństwa przeciwpożarowego, 18) zapewnienie przestrzegania tajemnicy bankowej i przedsiębiorstwa, 19) informowanie pracowników o zmianach w obowiązujących regulacjach prawnych. 29 W odniesieniu do Zarządu oraz stanowisk kierowniczych obowiązuje następujący porządek zastępstw: 1) w przypadku nieobecności Prezesa Zarządu jego funkcje i kompetencje przejmuje Wiceprezes ds. handlowych, 20
2) w przypadku nieobecności Wiceprezesa ds. handlowych jego obowiązki przejmuje w uzgodnionym zakresie Członek Zarządu ds. DEK, 3) w przypadku nieobecności Członka Zarządu ds. finansowych jego obowiązki przejmuje w uzgodnionym zakresie Kierownik komórki finansowo księgowej i sprawozdawczości, 4) w przypadku nieobecności Kierownika Filii jego obowiązki i uprawnienia w uzgodnionym zakresie przejmuje osoba wyznaczona w Filii, 5. Zasady współpracy jednostek i komórek organizacyjnych 30 Oprócz współpracy wynikającej z ustalonych struktur pionowych oraz zależności funkcjonalnych prowadzona jest w Banku współpraca w układzie poziomym. 31 Jednostki i komórki organizacyjne Banku współpracują ze sobą we wszystkich sprawach służących sprawnemu, bezpiecznemu i efektywnemu działaniu Banku i wynikających z obowiązujących regulacji i procedur. 32 Komórki i jednostki organizacyjne Banku współpracują z odpowiednimi komórkami i jednostkami organizacyjnymi Banku Zrzeszającego w celu realizacji postanowień Umowy Zrzeszenia na zasadach ustalonych przez Zarząd Banku. 6. Postanowienia końcowe 33 1. Kierownicy jednostek i komórek organizacyjnych Banku, uwzględniając określone w niniejszym Regulaminie podstawowe zadania jednostek i komórek organizacyjnych, ustalają szczegółowe zakresy czynności i obowiązków dla podległych im pracowników. 2. Kierownicy jednostek i komórek organizacyjnych są zobowiązani do bieżącej aktualizacji zakresów czynności i obowiązków poszczególnych pracowników. 34 Regulamin Organizacyjny wchodzi w życie z dniem 1 maja 2012 r. 21
Zał. nr 1 do uchwały Rady Nadzorczej 58/RN/2014 z 04.06.2015 SCHEMAT ORGANIZACYJNY BANKU SPÓŁDZIELCZEGO W Grębocinie ZARZĄD Załącznik do Regulaminu Organizacyjnego Pion finansowy Członek Zarządu ds. finansowych Pion organizacji i zarządzania Prezes Zarządu Pion handlowy Wiceprezes Zarządu ds. handlowych Pion handlowy DEK Członek Zarządu do spraw Detalicznych Ekspozycji Kredytowych Stanowisko organizacyjnoadministracyjne Komórka obsługi klienta Stanowisko obsługi klienta DEK Komórka analiz i ryzyk bankowych Komórka finansowoksięgowa i sprawozdawczości Komórka monitoringu wierzytelności trudnych i ryzyka kredytowego Komórka ds. kredytowych Filie w zakresie DEK Komórka obsługi informatycznej Filie PION FINANSOWY