Lubuskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata

INSTRUKCJA DOTYCZĄCA PRZYGOTOWANIA DOKUMENTÓW NIEZBĘDNYCH DO PODPISANIA UMOWY O DOFINANSOWANIE PROJEKTU W RAMACH Lubuskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013 Priorytet II Stymulowanie wzrostu inwestycji w przedsiębiorstwach i wzmocnienie potencjału innowacyjnego Zielona Góra, sierpień 2012 r. Wersja 6.00 1

SPIS TREŚCI WPROWADZENIE... 4 1. Harmonogram rzeczowo - finansowy... 6 2. Pełnomocnictwo rodzajowe... 6 3. Formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc inną niż pomoc w rolnictwie lub rybołówstwie, pomoc de minimis lub pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc inną niż de minimis lub pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie lub Oswiadczenie o aktualności danych zawartych w Formularzu... 7 4. Kopie zaświadczeń o pomocy de minimis otrzymanej w roku bieżącym oraz w ciągu 2 poprzedzających go lat kalendarzowych... 7 5. Formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc de minimis zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc de minimis lub Oświadczenie o aktualności danych zawartych w Formularzu.. 8 6. Oświadczenie Beneficjenta dotyczące rachunku bankowego i numeru konta (jeśli finansowanie projektu planowane jest w formie refundacji), lub Deklaracja korzystania z dofinansowania w formie zaliczki... 8 7. Kopia pozwolenia na budowę lub kopia zgłoszenia budowy/wykonywania robót budowlanych.... 9 8. Oświadczenie o prawie dysponowania nieruchomością na cele projektu......9 9. Zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o niezaleganiu z opłacaniem składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne... 9 10. Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o niezaleganiu z uiszczaniem podatków... 10 11. Kopia decyzji o nadaniu NIP i REGON... 10 12. Deklaracja wyboru zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy... 10 13. Oświadczenie o posiadaniu statusu MŚP... 10 14. Załącznik I a do Wytycznych w zakresie postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowisko dla przedsięwzięć współfinansowanych z krajowych lub regionalnych programów operacyjnych... 11 15. Zaświadczenie organu odpowiedzialnego za monitorowanie obszarów Natura 2000 (załącznik I b do Wytycznych w zakresie postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowisko dla przedsięwzięć współfinansowanych z krajowych lub regionalnych programów operacyjnych )... 13 16. Raport z oceny oddziaływania na środowisko... 14 17. Oświadczenie o braku konieczności przeprowadzenia postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowisko... 14 18. Oryginał lub kopia dokumentu rejestrowego Beneficjenta wydany nie wcześniej niż 1 miesiąc przed dniem jego dostarczenia do IZ LRPO lub Oświadczenie o aktualności danych zawartych w dokumencie rejstrowym... 14 19. Oświadczenie o miejscu zamieszkania... 14 2

AKTUALIZOWANIE HARMONOGRAMU REALIZACJI INWESTYCJI... 14 UMOWA O DOFINANSOWANIE PROJEKTU......15 PIERWSZE KROKI PO PODPISANIU UMOWY... 15 ZGŁASZANIE ZMIAN W PROJEKCIE... 16 3

WPROWADZENIE Niniejsza Instrukcja została opracowana w celu ułatwienia poprawnego przygotowania dokumentów wymaganych na etapie podpisywania umowy o dofinansowanie realizacji projektu. Podstawą wszczęcia działań, zmierzających do podpisania umowy o dofinansowanie projektu, jest odpowiednia uchwała Zarządu Województwa Lubuskiego w sprawie dofinansowania projektów. Po otrzymaniu pisma 1 o przyjęciu projektu do dofinansowania Beneficjent zostaje wezwany do złożenia,w siedzibie Departamentu Lubuskiego Regionalnego Programu Operacyjnego 2 przy ul. Św. Jadwigi 1 w Zielonej Górze, dokumentów niezbędnych do prawidłowego sporządzenia umowy o dofinansowanie projektu, jak również do złożenia oświadczeń/kopii zaświadczeń/formularzy dotyczących otrzymanej pomocy publicznej i pomocy de minimis w celu sprawdzenia, czy od momentu złożenia wniosku w odpowiedzi na dany konkurs nie otrzymał on pomocy publicznej na ten sam projekt z innych źródeł/lub nie otrzymał pomocy de minimis powyżej określonego limitu. Przesłane dokumenty i informacje są weryfikowane pod względem ich zgodności z prawem unijnym, krajowym oraz obowiązującymi wytycznymi. Weryfikowana jest również poprawność przeprowadzonej procedury oceny oddziaływania na środowisko zgodnie z zapisami Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady nr 2011/92/UE z dnia 13 grudnia 2011 r. w sprawie oceny skutków wywieranych przez niektóre przedsięwzięcia publiczne i prywatne na środowisko (Dz. U. L 26 z 28.1.2012, str. 1-21) będącej nowelizacją Dyrektywy Rady nr 85/337/EWG z dnia 27 czerwca 1985 r. oraz przepisami krajowymi dotyczącymi ochrony środowiska). W przypadku upływu terminu na złożenie dokumentów niezbędnych do podpisania umowy o dofinansowanie projektu Beneficjent otrzyma pismo ponaglające, informujące o konieczności dostarczenia do siedziby Departamentu LRPO dokumentów w terminie do 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania informacji w tym zakresie. W przypadku braku odpowiedzi na pierwsze ponaglenie Beneficjent otrzyma drugie pismo ponaglające, informujące o konieczności dostarczenia do siedziby Departamentu dokumentów w terminie do 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania informacji w tym zakresie. W przypadku uchybień w dostarczonej dokumentacji czy stwierdzenia braków, Beneficjent zostaje poproszony o ich uzupełnienie lub skorygowanie i pilne dostarczenie do siedziby Departamentu Lubuskiego Regionalnego Programu Operacyjnego (najpóźniej w terminie 7 dni kalendarzowych od daty otrzymania informacji). W przypadku niezłożenia uzupełnionych/poprawionych dokumentów w terminie Beneficjent otrzyma pismo ponaglające, informujące o konieczności dostarczenia do siedziby Departamentu dokumentów w terminie do 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania informacji w tym 1 Wszystkie pisma do Beneficjenta są wysyłane pocztą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. 2 Zwanego dalej Departamentem. 4

zakresie. W przypadku braku odpowiedzi na pierwsze ponaglenie Beneficjent otrzyma drugie pismo ponaglające, informujące o konieczności dostarczenia do siedziby Departamentu dokumentów w terminie do 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania informacji w tym zakresie. W przypadku niezłożenia dokumentów po dwukrotnym ponagleniu Instytucja Zarządzająca Lubuskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata 2007-2013 3 może zrezygnować z podpisania umowy z Beneficjentem. W szczególnych przypadkach, za zgodą IZ LRPO, termin składania dokumentów w celu podpisania umowy o dofinansowanie może zostać wydłużony. Informacja o wydłużeniu terminu, w którym podpisana zostanie umowa o dofinansowanie projektu, przekazywana jest na wniosek Beneficjenta, pisemnie. W przypadku, gdy Beneficjent przed podpisaniem umowy o dofinansowanie wystąpi z prośbą o wprowadzenie znacznych modyfikacji w projekcie (np. zmiana zakresu rzeczowego projektu wpływająca na cele projektu), IZ LRPO ma możliwość zasięgnięcia opinii Eksperta, który wydaje pisemną opinię w zakresie wpływu zmian na efekt, rezultaty i cel projektu. Przed podpisaniem umowy nie ma możliwości wprowadzania zmian dotyczących celów, wartości docelowej wskaźników, czy zakresu rzeczowego projektu. Przed podpisaniem umowy IZ LRPO co do zasady nie wyraża zgody na zmiany dotyczące zmiany celów projektu, nieuzasadnionego obniżenia wartości wskaźnika produktu przekraczające 25% jego wartości, zmniejszenie wskaźnika rezultatu poniżej wartości zadeklarowanej we wniosku o dofinansowanie, zwiększenie wartości kwalifikowanej danej kategorii wydatku przekraczającej 20% wartości kwalifikowalnej tego wydatku, znaczące zmiany zakresu rzeczowego projektu, które wynikają z innych przesłanek niż okoliczności niezależne od Beneficjenta. Każda taka zmiana, zostanie poddana analizie w celu ustalenia dalszego postępowania. W przypadku negatywnej opinii Eksperta na temat proponowanych zmian, Beneficjent zostaje poinformowany o braku zgody na proponowane zmiany w projekcie, z jednoczesną informacją, iż istnieje możliwość realizacji projektu zgodnie z pierwotnymi założeniami, o ile są one nadal aktualne. W przypadku odmowy Beneficjenta realizacji projektu zgodnie z pierwotnymi założeniami oraz podtrzymania wnoszonych zmian, IZ LRPO może podjąć decyzję negatywną, a projekt zostanie usunięty z listy projektów wybranych do dofinansowania uchwałą Zarządu Województwa Lubuskiego 4. W przypadku zgody Beneficjenta na realizację projektu bez zmian, IZ LRPO realizuje dalsze czynności zmierzające do podpisania umowy o dofinansowanie. Istnieje możliwość odstąpienia od podpisania umowy. W tym celu Beneficjent składa do IZ LRPO 3 Zwana dalej IZ LRPO. 4 Zwany dalej ZWL. 5

pisemną informację o rezygnacji z podpisania umowy z podaniem przyczyny. Odstąpienie od podpisania umowy o dofinansowanie projektu wymaga akceptacji ZWL przy jednoczesnej zmianie uchwały ZWL o wyborze projektów do dofinansowania. Poniżej przedstawiono informacje dotyczące zasad przygotowania poszczególnych załączników. Formularze załączników dostępne są na stronie internetowej www.lrpo.lubuskie.pl. (zakładka: dokumenty i wytyczne dokumenty do umów). 1. Harmonogram rzeczowo finansowy. Harmonogram jest tabelą definiującą kategorie wydatków oraz ich wysokość w każdym kwartale realizacji projektu, zatem powinien zawierać wszystkie kwartały realizacji projektu (zgodnie z tabelą D 1 wniosku) 5. W związku z tym należy usunąć kolumny dotyczące kwartałów, których nie obejmuje okres realizacji projektu. Wartości podane w harmonogramie muszą być zgodne z Sekcją D 1 wniosku Szacunkowy plan finansowy projektu oraz z Sekcją D 3 Budżet projektu w PLN z wyłączeniem crossfinancingu. Nazwy kategorii wydatków w harmonogramie muszą być zgodne z przedstawionymi we wniosku aplikacyjnym. Wartości wydatków należy podawać w PLN z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku (dokładność do jednego grosza). W harmonogramie należy również wpisać nazwę Beneficjenta, numer wniosku oraz tytuł projektu wraz z aktualną datą sporządzenia (w lewym górnym rogu załącznika). Pod harmonogramem osoba uprawniona do reprezentowania Beneficjenta składa czytelny podpis wraz z pieczątką firmową i aktualną datą sporządzenia dokumentu. Formularz harmonogramu rzeczowo finansowego należy przedłożyć w oryginale, w wersji papierowej, w dwóch egzemplarzach. 2. Pełnomocnictwo rodzajowe. Istnieje możliwość upoważnienia osoby trzeciej do podpisania umowy i/lub aneksów do tej umowy i/lub do złożenia zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy. W takiej sytuacji należy przedstawić pełnomocnictwo rodzajowe przygotowane zgodnie ze wzorem dostępnym na stronie internetowej www.lrpo.lubuskie.pl, wskazujące szczegółowo zakres czynności, do których upoważniona ma być osoba trzecia. Pełnomocnictwo wymaga notarialnego poświadczenia podpisu osoby 5 Maksymalny okres realizacji projektu może być zastrzeżony w Regulaminie konkursu. 6

udzielającej pełnomocnictwa. Należy dostarczyć je do Instytucji Zarządzającej LRPO w jednym egzemplarzu. 3. Formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc inną niż pomoc w rolnictwie lub rybołówstwie, pomoc de minimis lub pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie 6 zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc inną niż de minimis lub pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie (Dz. U. z 2010 r. Nr 53, poz. 312) albo Oświadczenie o aktualności danych zawartych w Formularzu. Obowiązek złożenia ww. Formularza dotyczy tych Beneficjentów, których forma prawna, sytuacja ekonomiczna, branżowa od momentu złożenia dokumentów na konkurs uległy zmianie. Obowiązek złożenia Formularza dotyczy także tych Beneficjentów, którzy otrzymali pomoc publiczną na realizację niniejszego projektu lub jego części 7 w okresie między złożeniem wniosku na konkurs a złożeniem dokumentów do umowy o dofinansowanie (ta sama zasada obowiązuje pomiędzy złożeniem dokumentów do umowy a dniem podpisania umowy). Pozostali Beneficjenci są zobowiązani do złożenia Oświadczenia o aktualności danych zawartych w Formularzu (wzór do pobrania na stronie internetowej www.lrpo.lubuskie.pl 8 ). Załącznik należy przedłożyć w oryginale, w wersji papierowej, w jednym egzemplarzu. 4. Kopie zaświadczeń o pomocy de minimis otrzymanej w roku bieżącym oraz w ciągu 2 poprzedzających go lat kalendarzowych (jeśli dotyczy). Jeśli Beneficjent otrzymał pomoc de minimis w roku bieżącym oraz w ciągu 2 poprzedzających go lat kalendarzowych (dotyczy okresu poprzedzającego dzień złożenia dokumentów niezbędnych do przygotowania umowy o dofinansowanie projektu), przedstawia kopie (potwierdzone za zgodność z oryginałem ) Zaświadczeń o otrzymanej pomocy de minimis wystawione przez instytucje udzielające pomocy. Jeśli Beneficjent otrzyma jakąkolwiek pomoc de minimis w okresie między złożeniem dokumentów do umowy o dofinansowanie a dniem podpisania umowy, jest zobowiązany do poinformowania o tym IZ LRPO i dostarczenia kopii stosownych zaświadczeń w celu weryfikacji zachowania obowiązującego limitu pomocy jak również dokonania aktualizacji kwot we wniosku 6 Instrukcję wypełnienia załącznika zawierają przypisy w nim zawarte. 7 Należy pamiętać o spójności informacji zawartych w tym załączniku z informacjami w sekcji D 2.2 wniosku aplikacyjnego. 8 W każdym przypadku, w którym jest mowa o stronie internetowej IZ LRPO należy przez to rozumieć stronę internetową: www.lrpo.lubuskie.pl). 7

aplikacyjnym. Należy pamiętać o spójności informacji zawartych w tym załączniku z informacjami w sekcji D 2.2 wniosku o dofinansowanie. 5. Formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc de minimis 9 zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc de minimis (Dz. U. z 2010 r. Nr 53, poz. 311) albo Oświadczenie o aktualności danych zawartych w Formularzu. Obowiązek złożenia ww. Formularza/Oświadczenia o aktualności danych zawartych w Formularzu (wzór do pobrania na stronie internetowej www.lrpo.lubuskie.pl) dotyczy tych Beneficjentów, którzy ubiegają się o pomoc de minimis w ramach projektu. W przypadku gdy Beneficjent otrzyma pomoc de minimis na realizację projektu lub jego części w okresie pomiędzy złożeniem wniosku na konkurs a złożeniem dokumentów do umowy o dofinansowanie (ta sama zasada obowiązuje pomiędzy złożeniem dokumentów do umowy a dniem podpisania umowy) obowiązany jest złożyć Formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc de minimis. Załącznik należy przedłożyć w oryginale, w wersji papierowej, w jednym egzemplarzu. 6. Oświadczenie Beneficjenta dotyczące rachunku bankowego i numeru konta (jeśli finansowanie projektu planowane jest w formie refundacji) lub Deklaracja korzystania z dofinansowania w formie zaliczki. Do sporządzenia umowy o dofinansowanie realizacji projektu niezbędna jest informacja o tym, w jaki sposób Beneficjent planuje finansować wydatki w ramach projektu. Istnieją dwie możliwości: refundacja wydatków lub zaliczka. W przypadku wybrania zaliczki, jako formy płatności należy przedłożyć załącznik: Deklaracja korzystania z dofinansowania w formie zaliczki. Wypełniając Deklarację należy pamiętać, że wnioskowana kwota zaliczki nie może przekroczyć 75% kwoty dofinansowania (uwaga! kwotę należy zaokrąglać w dół tak, aby była ona nie większa czyli mniejsza lub równa niż kwota wynikająca ze wskazanego w Deklaracji % kwoty dofinansowania, do dwóch miejsc po przecinku). W Deklaracji korzystania z dofinansowania w formie zaliczki należy wpisać numer wyodrębnionego rachunku (wraz z nazwą banku), na który będą przelewane transze zaliczki. Np. w przypadku gdy pobrana zaliczka ma wynosić 75% kwoty dofinansowania a kwota dofinansowania 9 Instrukcję wypełnienia załącznika zawierają przypisy w nim zawarte. 8

wynosi 105 000,53 zł w deklaracji należy wpisać zaliczkę w wysokości 78 750,39 zł nie 78 750,40 zł (105 000,53 zł x75%). Zasady zaliczkowania opisane są w dokumencie: Zasady udzielania dofinansowania w formie zaliczki na projekty współfinansowane w ramach Lubuskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013 dostępnym na stronie internetowej www.lrpo.lubuskie.pl. W przypadku wyboru formy płatności w postaci refundacji należy przedstawić Oświadczenie o posiadanym rachunku bankowym. Na wskazany numer rachunku bankowego przelewane będą refundowane środki z przedkładanych wniosków o płatność. Załącznik należy przedłożyć w oryginale, w wersji papierowej, w jednym egzemplarzu. 7. Kopia pozwolenia na budowę lub kopia zgłoszenia budowy/wykonywania robót budowlanych (jeśli dotyczy). Beneficjent prowadzący w ramach projektu inwestycję, dla której na podstawie odrębnych przepisów wymagane jest pozwolenie na budowę lub zgłoszenie wykonywania robót budowlanych zobowiązany jest do przedstawienia kopii (potwierdzonej za zgodność z oryginałem ) ww. dokumentu przed podpisaniem umowy o dofinansowanie. Zgodnie z art. 63, 64 ust. 1 i 3 oraz 93 ust 9 Ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. 2010, nr 243, poz.1623), należy posiadać pełną dokumentację nieruchomości (dotyczy to głównie Beneficjentów, którzy nabyli nieruchomość od osoby trzeciej i nie posiadają pełnej dokumentacji obiektu, np. zmiany sposobu użytkowania budynku). 8. Oświadczenie o prawie do dysponowania nieruchomością na cele realizacji projektu (jeśli dotyczy). W przypadku, gdy projekt przewiduje wydatki na roboty i/lub materiały budowlane (związane z przebudową, robotami wykończeniowymi, pracami adaptacyjnymi, modernizacyjnymi i innymi nakładami na nieruchomość) konieczne jest przedłożenie Oświadczenia o prawie do dysponowania nieruchomością na cele realizacji projektu. Załącznik należy przedłożyć w oryginale, w wersji papierowej, w jednym egzemplarzu. 9. Zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o niezaleganiu z opłacaniem składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Wymagane jest złożenie przez Beneficjenta oryginału lub kopii (potwierdzonej za zgodność z oryginałem ) Zaświadczenia o niezaleganiu z opłacaniem składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne wystawionego nie wcześniej niż miesiąc przed dniem jego 9

dostarczenia do Instytucji Zarządzającej LRPO. W przypadku spółek cywilnych dotyczy to wszystkich wspólników. 10. Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o niezaleganiu z uiszczaniem podatków. Przed podpisaniem umowy wymagane jest złożenie oryginału lub kopii (potwierdzonej za zgodność z oryginałem ) Zaświadczenia z Urzędu Skarbowego o niezaleganiu z uiszczaniem podatków wystawionego nie wcześniej niż miesiąc przed dniem jego dostarczenia do Instytucji Zarządzającej LRPO. W przypadku spółek cywilnych dotyczy to wszystkich wspólników. 11. Kopia decyzji o nadaniu NIP i REGON W przypadku spółek cywilnych wymagane jest złożenie kopii (potwierdzonych za zgodność z oryginałem ) Decyzji o nadaniu Numeru Identyfikacji Podatkowej oraz Zaświadczenia o numerze identyfikacyjnym REGON spółki cywilnej. Wspólnicy spółki cywilnej oraz pozostali Beneficjenci nie są zobligowani do składania Decyzji o nadaniu Numeru Identyfikacji Podatkowej oraz Zaświadczenia o numerze identyfikacyjnym REGON gdyż numery te są podawane w dokumentach rejestrowych. 12. Deklaracja wyboru zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy. Beneficjent zobowiązany jest do zadeklarowania formy zabezpieczenia umowy o dofinansowanie określonych w Wytycznych dla Beneficjentów LRPO na lata 2007-2013 w sprawie zabezpieczenia wykonania zobowiązań wynikających z Umowy o dofinansowanie projektu w ramach I, II, III, IV i V Priorytetu LRPO. Dla zaliczek nie przekraczających wartości 10 000 000,00 PLN zabezpieczenie składane jest w formie weksla in blanco z klauzulą bez protestu wraz z deklaracją wekslową (dokładnie taki zapis należy umieścić w formularzu deklaracji). Dla zaliczek przekraczających wartość 10 000 000,00 zł zabezpieczenie składane w jednej lub kilku formach (innej niż weksel in blanco), wskazanych w przedmiotowych Wytycznych. Załącznik należy przedłożyć w oryginale, w wersji papierowej, w jednym egzemplarzu. 13. Oświadczenie o posiadaniu statusu MŚP. Załącznik ten jest wymagany do przedłożenia ponownie, na dzień przygotowywania dokumentów do umowy, pomimo tego, iż był składany na etapie aplikowania o środki (ponieważ przed podpisaniem umowy niezbędne jest ponowne zbadanie posiadanego przez Beneficjenta statusu MŚP). Należy pamiętać o właściwym okresie referencyjnym (i pochodzących z niego danych), który na dzień składania dokumentów do umowy może być inny niż na dzień składania wniosku (w odpowiedzi na 10

konkurs). Wskazówki dotyczące sposobu wypełniania zamieszczone są w treści tego załącznika oraz w jego załącznikach. Beneficjenci będący przedsiębiorstwami niezależnymi (samodzielnymi) wypełniają tylko Oświadczenie o posiadaniu statusu MŚP, bez dodatkowych załączników do niego. Beneficjenci będący przedsiębiorstwami partnerskimi wypełniają: 1. Oświadczenie o posiadaniu statusu MŚP, 2. Załącznik do oświadczenia o posiadaniu statusu MŚP, Metoda obliczenia danych dla przedsiębiorstwa partnerskiego lub związanego, 3. Załącznik A, 4. Formularz dla przedsiębiorstwa partnerskiego. Beneficjenci będący przedsiębiorstwami związanymi (powiązanymi) wypełniają: 1. Oświadczenie o posiadaniu statusu MŚP, 2. Załącznik do oświadczenia o posiadaniu statusu MŚP, Metoda obliczenia danych dla przedsiębiorstwa partnerskiego lub związanego, 3. Załącznik B oraz ewentualnie 4. Formularz powiązań (należy go wypełnić tylko w przypadku, gdy przedsiębiorstwo Beneficjenta lub co najmniej jedno z przedsiębiorstw związanych nie sporządza sprawozdań skonsolidowanych ani nie jest ujęte w sprawozdaniach skonsolidowanych). Załączniki należy przedłożyć w oryginale, w wersji papierowej, w jednym egzemplarzu. Wypełniając Oświadczenie o posiadaniu statusu MŚP należy pamiętać o wpisaniu imienia i nazwiska oraz stanowiska osoby reprezentującej przedsiębiorstwo (na pierwszej i drugiej stronie załącznika). Ponadto, wypełniając Załącznik B należy pamiętać, że w zestawieniu B(2) nie należy ujmować przedsiębiorstwa Wnioskodawcy a jedynie przedsiębiorstwa z nim związane. 14. Załącznik I a do Wytycznych w zakresie postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowisko dla przedsięwzięć współfinansowanych z krajowych lub regionalnych programów operacyjnych. Jest to załącznik obligatoryjny dla każdego Beneficjenta, Wytyczne w zakresie postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowisko dla przedsięwzięć współfinansowanych z krajowych lub regionalnych programów operacyjnych, według których należy go wypełnić, dostępne są na stronie internetowej www.lrpo.lubuskie.pl. Przedsiębiorcy realizujący inwestycje o charakterze infrastrukturalnym wymienione w Aneksie I albo II dyrektywy OOŚ (Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady nr 2011/92/UE z dnia 13 grudnia 11

2011 r. w sprawie oceny skutków wywieranych przez niektóre przedsięwzięcia publiczne i prywatne na środowisko są zobowiązani do dołączenia do wniosku o dofinansowanie wymaganej dokumentacji środowiskowej. Dokumenty powinny być przekazywane w postaci kserokopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez osoby uprawnione do reprezentowania. W przypadkach wyraźnie wskazanych w Wytycznych konieczne będzie również dołączenie załącznika Ib. W oparciu o art. 72 Ustawy z dnia 3 października 2008 r. o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz o ocenach oddziaływania na środowisko (Dz. U. 2008, nr 199, poz. 1227) przypominamy, iż uzyskanie decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach następuje przed uzyskaniem m.in.: decyzji o pozwoleniu na budowę, decyzji o zatwierdzeniu projektu budowlanego, decyzji o pozwoleniu na wznowienie robót budowlanych oraz decyzji o pozwoleniu na zmianę sposobu użytkowania obiektu budowlanego lub jego części, itd. 10 Brak zachowania chronologii uzyskiwania poszczególnych decyzji skutkuje odstąpieniem IZ LRPO od podpisania umowy z Beneficjentem jak również wykreśleniem projektu z listy projektów, które na podstawie decyzji Zarządu Województwa Lubuskiego otrzymały dofinansowanie. W przypadku, kiedy Beneficjent dokona zmiany otrzymanego wcześniej pozwolenia na budowę należy ponownie zweryfikować uzyskaną decyzję o środowiskowych uwarunkowaniach dla realizowanego przedsięwzięcia. Należy także pamiętać, iż o tym, czy planowane przedsięwzięcie wymaga przeprowadzenia procedury oddziaływania planowanego przedsięwzięcia na środowisko nie decyduje numer zamieszczony w rejestrze PKD (wynikający z Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 grudnia 2007 r., Dz.U. 2007, nr 251, poz. 1885 z późn. zm. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności) który jest narzędziem pomocniczym służącym na potrzeby statystyki publicznej. Dokumentem klasyfikującym i rozstrzygającym o tym jest Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady nr 2011/92/UE z dnia 13 grudnia 2011 r. w sprawie oceny skutków wywieranych przez niektóre przedsięwzięcia publiczne i prywatne na środowisko naturalne) oraz rozporządzenie wykonawcze Rady Ministrów z dnia 9 listopada 2010 r. w sprawie przedsięwzięć mogących znacząco oddziaływać na środowisko (Dz. U. nr 213, poz. 1397). Przedsiębiorcy realizujący inwestycje o charakterze infrastrukturalnym niewymienione w Aneksie I albo II dyrektywy OOŚ lub inwestycje o charakterze nieinfrastrukturalnym (np. zakup sprzętu, urządzeń) albo tzw. projekt miękki (np. szkolenia, doradztwo) wypełniają go w tzw. ograniczonym zakresie (odpowiednio: punkty 169 i 170 Wytycznych). Załącznik należy przedłożyć w oryginale, w wersji papierowej, w jednym egzemplarzu. Należy jednak pamiętać, że zakup części do istniejącej już w przedsiębiorstwie instalacji lub uzupełnienie istniejącego ciągu technologicznego może 10 Pełny katalog decyzji o których mowa zawiera art.72 ww.ustawy 12

skutkować koniecznością uzyskania nowych pozwoleń w oparciu o Ustawę z dnia 7 lipca 1994 Prawo Budowlane (Dz.U. z 2010 r., nr 243, poz.1623). W przypadku, o którym mowa w punkcie 169 Wytycznych (inwestycje o charakterze infrastrukturalnym niewymienione w Aneksie I albo II dyrektywy OOŚ), w załączniku Ia należy wypełnić jedynie: a) pkt F.3.1.1. zaznaczyć kwadrat Nie ; b) pktf.3.2.1. zaznaczyć kwadrat trzeci żadnym z powyższych aneksów, c) pktf.3.3.1. zaznaczyć Tak i w polu tekstowym wpisać www.lrpo.lubuskie.pl, d) pktf.4.1. zaznaczyć kwadrat Nie i załączyć zaświadczenie z załącznika Ib; e) pktf.7. uzupełnić pole tekstowe, o ile projekt dotyczy jednego z sektorów. Pozostałe pola w części F formularza należy pozostawić puste albo wstawić adnotację nie dotyczy. W takiej sytuacji konieczne będzie także dostarczenie załącznika Ib. W przypadku, o którym mowa w punkcie 170 Wytycznych (inwestycje o charakterze nieinfrastrukturalnym), w załączniku Ia należy wypełnić jedynie: a) pktf.3.1.1. zaznaczyć kwadrat Nie ; b) pktf.3.2.1. zaznaczyć kwadrat trzeci żadnym z powyższych aneksów (bez udzielania odpowiedzi na pytanie F.3.3.). Pozostałe pola w części F formularza należy pozostawić puste albo wstawić adnotację nie dotyczy. Nie należy występować o wydanie załącznika Ib. Załącznik Ia należy przedłożyć w oryginale, w wersji papierowej, w jednym egzemplarzu. 15. Zaświadczenie organu odpowiedzialnego za monitorowanie obszarów Natura 2000 (załącznik I b do Wytycznych w zakresie postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowisko dla przedsięwzięć współfinansowanych z krajowych lub regionalnych programów operacyjnych ). Dokument ten wystawiany jest przez organ odpowiedzialny za monitorowanie obszarów Natura 2000 dla danego regionu (w województwie lubuskim jest to Regionalny Dyrektor Ochrony Środowiska w Gorzowie Wielkopolskim, ul. Jagiellończyka 8). Beneficjent musi jedynie zgłosić w odpowiednim urzędzie zapotrzebowanie na taki dokument i będzie on w całości przygotowany przez odpowiedzialną za to jednostkę. Załącznik należy przedłożyć w oryginale, w wersji papierowej, w jednym egzemplarzu. Należy pamiętać o tym, iż sam fakt lokalizacji inwestycji poza terenem poza Natura 2000, nie przesądza 13

o braku wpływu na ten teren (np. emisje). Decyzja w tej sprawie należy do właściwego organu Regionalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska, z którym należy się skonsultować w razie wątpliwości. 16. Raport z oceny oddziaływania na środowisko. Jest to załącznik wymagany w przypadku przedsięwzięć należących do I, II lub III grupy przedsięwzięć zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 9 listopada 2010 r. w sprawie przedsięwzięć mogących znacząco oddziaływać na środowisko (Dz. U. Nr 213, poz. 1397). 17. Oświadczenie o braku konieczności przeprowadzenia postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowisko. Załącznik ten jest wymagany w przypadku każdej inwestycji, dla której nie ma konieczności przeprowadzania postępowania w sprawie OOŚ. Załącznik należy przedłożyć w oryginale, w wersji papierowej, w jednym egzemplarzu. 18. Oryginał lub kopia dokumentu rejestrowego Beneficjenta wydany nie wcześniej niż 1 miesiąc przed dniem jego dostarczenia do IZ LRPO lub Oświadczenie o aktualności danych zawartych w dokumencie rejestrowym złożonym w odpowiedzi na konkurs. Obowiązek złożenia dokumentu rejestrowego dotyczy tylko tych Beneficjentów, którzy dokonali w nim jakichkolwiek zmian od momentu złożenia dokumentów na konkurs. Pozostali Beneficjenci są zobowiązani do złożenia Oświadczenia (wzór do pobrania na stronie internetowej). 19. Oświadczenie o miejscu zamieszkania. 11 Miejsce zamieszkania jest informacją niezbędną przy sporządzaniu umowy o dofinansowanie projektu, której stroną jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą/wspólnicy spółki cywilnej w związku z czym, przedsiębiorca zobowiązany jest do złożenia Oświadczenia o miejscu zamieszkania (wzór do pobrania na stronie internetowej). Załącznik należy przedłożyć w oryginale, w wersji papierowej, w jednym egzemplarzu. AKTUALIZOWANIE HARMONOGRAMU REALIZACJI INWESTYCJI Przed podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu dopuszczalne jest zaktualizowanie terminów realizacji inwestycji oraz kwot wydatków, jeżeli terminy przewidziane pierwotnie we wniosku 11 DotyczyBeneficjentów prowadzących działalność gospodarczą w ramach Ewidencji Działalności Gospodarczej oraz wspólników w spółce cywilnej. 14

aplikacyjnym nie będą mogły zostać dotrzymane oraz gdy znana jest ostateczna wartość danego wydatku (np. w przypadku, gdy wydatek ten został już poniesiony). Należy wówczas opisać propozycje zmian w piśmie przewodnim, w formacie: pierwotnie, propozycja zmiany oraz podać powody zmiany. Pismo z informacją o zmianach należy złożyć w sekretariacie Departamentu LRPO. Do pisma należy dołączyć 2 egzemplarze zaktualizowanego harmonogramu rzeczowo finansowego oraz wniosku o dofinansowanie. Pracownik IZ LRPO tworzy kopię wniosku w Lokalnym Systemie Informatycznym, w celu naniesienia proponowanych zmian, na wcześniejszą prośbę Wnioskodawcy (pismo z prośbą należy wysłać do IZ LRPO pocztą tradycyjną lub elektroniczną). Przed podpisaniem umowy nie ma możliwości wprowadzania zmian dotyczących celów, wskaźników czy zakresu rzeczowego projektu. UMOWA O DOFINANSOWANIE PROJEKTU Po sporządzeniu projektu umowy Beneficjent jest informowany o konieczności jej podpisania. Beneficjenci, którzy wyrażą chęć podpisania umowy w siedzibie Departamentu Lubuskiego Regionalnego Programu Operacyjnego przy ul. Św. Jadwigi 1 w Zielonej Górze powinni wcześniej poinformować o tym fakcie Pracownika Wydziału Kontraktacji Inwestycji Gospodarczych w celu ustalenia dokładnej daty spotkania. W tym przypadku Pracownicy telefonicznie ustalają z Beneficjentem termin podpisania umowy. Złożenie podpisów ze strony Beneficjenta ma miejsce w obecności co najmniej jednego Pracownika. W przypadku, kiedy Beneficjent nie ma możliwości osobistego stawiennictwa w siedzibie Departamentu, Pracownik przesyła Beneficjentowi pismo przewodnie, dołączając do niego przygotowany projekt umowy (w dwóch jednobrzmiących oryginalnych egzemplarzach). Dzień udzielenia pomocy publicznej (podpisania umowy o dofinansowanie) będącej pomocą de minimis jest dniem, w którym powstaje zobowiązanie ze strony IZ LRPO do wydania Beneficjentowi zaświadczenie o udzieleniu pomocy de minimis (jeśli zostaną spełnione wszystkie warunki do udzielenia pomocy de minimis oraz o ile umowa o dofinansowanie projektu przewiduje pomoc de minimis). Przedmiotowe zaświadczenie jest wydawane w późniejszym terminie i przekazane Beneficjentowi za pośrednictwem poczty, ze względu na konieczność przeliczenia wartości udzielonej pomocy wg kursu EURO na dzień podpisania umowy. PIERWSZE KROKI PO PODPISANIU UMOWY W terminie 30 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy Beneficjent zobowiązany jest do złożenia zabezpieczenia w formie weksla in blanco z klauzulą bez protestu wraz z deklaracją wekslową. 15

Wszystkie dokumenty niezbędne do złożenia zabezpieczenia przygotowywane są przez pracowników IZ LRPO, dlatego o terminie złożenia zabezpieczenia należy poinformować pracowników telefonicznie. Beneficjent jest zobowiązany do złożenia weksla w obecności dwóch pracowników Wydziału Kontraktacji Inwestycji Gospodarczych LRPO. W szczególnych przypadkach istnieje także możliwość przesłania dokumentów do Beneficjenta i złożenia podpisów w obecności notariusza. Każdą taką sytuację należy skonsultować z pracownikiem Wydziału, który przygotuje i prześle niezbędne dokumenty. Beneficjent będący osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, pozostający w związku małżeńskim i nieposiadający rozdzielności majątkowej składa weksel in blanco w obecności małżonka, który w formie Oświadczenia wyraża zgodę na złożenie zabezpieczenia. Beneficjent będący osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, pozostający w związku małżeńskim posiadający rozdzielność majątkową składa kopię stosownej umowy notarialnej lub wyroku sądu. Należy podkreślić, że wniesienie przez Beneficjenta prawidłowo ustanowionego zabezpieczenia jest jednym z warunków przekazania dofinansowania. ZGŁASZANIE ZMIAN W PROJEKCIE Po podpisaniu umowy o dofinansowanie wszelkie propozycje zmian należy zgłaszać na Formularzu wprowadzania zmian w projekcie, dostępnym na stronie www.lrpo.lubuskie.pl, zakładka: Dokumenty i wytyczne - wzory. W Formularzu należy dokładnie opisać zakres i przyczyny zmian oraz ich wpływ na projekt. Załącznikami do Formularza są 2 egzemplarze zaktualizowanego wniosku i 2 egzemplarze harmonogramu rzeczowo finansowego (jeśli zaproponowane zmiany będą generowały zmiany w tych dokumentach) oraz ewentualnie inne dokumenty, w zależności od rodzaju zgłaszanej zmiany (np. aktualny wypis z KRS, pełnomocnictwo do reprezentowania Beneficjenta, oświadczenie o zmienionym rachunku bankowym). Należy pamiętać, że zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie zmiany dotyczące: 1. zmniejszenia wskaźnika produktu przekraczające 25% jego wartości, 2. zmniejszenia wskaźnika rezultatu poniżej zadeklarowanej we Wniosku o dofinansowanie wartości, 3. zwiększenia wartości kwalifikowanej danej kategorii wydatku przekraczającej 20% wartości kwalifikowanej tego wydatku zapisanej w pierwotnej umowie o dofinansowanie są możliwe tylko w szczególnych przypadkach, jeżeli nastąpiły okoliczności niezależne od żadnej ze Stron, po każdorazowym, dokładnym przeanalizowaniu czy proponowane zmiany nie powodują znaczących zmian w projekcie oraz czy zachowane zostaną cele projektu. 16

W zakresie limitu przesunięć pomiędzy kategoriami wydatków należy zauważyć, że: kategorię wydatku należy rozumieć, jako wartość kwalifikowalną tego wydatku, wymienioną w budżecie projektu (sekcja D 3 wniosku oraz harmonogram rzeczowo finansowy); dozwolone przesunięcia pomiędzy kategoriami wydatków to takie, które powodują zmniejszenie wartości kwalifikowalnej danego wydatku bez limitu kwoty, lub zwiększenie wartości kwalifikowalnej danego wydatku o kwotę nieprzekraczającą 20% wartości kwalifikowanej tego wydatku zapisanej w pierwotnej umowie o dofinansowanie. Przykład obliczeń: wydatek a wartość kwalifikowalna 5 000,00 zł, wydatek b wartość kwalifikowalna 7000,00 zł, 20% wartości kwalifikowalnej wydatku a 1 000,00 zł, 20% wartości kwalifikowalnej wydatku b 1 400,00 zł, proponowane zmiany kwot: wydatek a zwiększenie wartości kwalifikowalnej do 8 000,00 zł, wydatek b zmniejszenie wartości kwalifikowalnej do 5 000,00 zł, Zatem dopuszczalne są zmiany: maksymalne przesunięcie środków powodujące zwiększenie wartości kwalifikowalnej wydatku a wynosi 1 000,00 zł, czyli: 5 000,00 + 1 000,00 = 6 000,00 zł, zmniejszenie wartości wydatku b bez limitu, czyli: 7 000,00 zł 2 000,00 zł = 5 000,00 zł. Wszelkie dokumenty należy składać w sekretariacie Departamentu LRPO przy ul. Św. Jadwigi 1 w Zielonej Górze wraz z pismem przewodnim, w którym każdorazowo należy się powoływać na numer wniosku (nadany w momencie złożenia dokumentów na konkurs). 17