Załącznik nr 1 do SIWZ Szczegółowy Opis Zadania na wykonanie badania ewaluacyjnego pt. Ewaluacja funkcjonowania systemu wyboru projektów PO IR etap II. Cel badania Celem badania jest ocena spójności, użyteczności, efektywności i adekwatności systemu wyboru projektów, w tym kryteriów wyboru projektów dla Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój 2014-2020 (PO IR) oraz ocena jego rzeczywistego funkcjonowania. Zaprojektowany w przemyślany sposób system wyboru i oceny projektów wpisujących się w cele PO IR gwarantuje osiągnięcie oczekiwanych rezultatów. Z kolei obiektywne, trafne i łatwo weryfikowalne kryteria wyboru projektów mają służyć właściwej ocenie wniosków i jednocześnie być pomocą dla potencjalnych beneficjentów tj. jasno odzwierciedlać warunki, jakie musi spełniać projekt, aby uzyskać wsparcie. Ewentualne braki/słabości funkcjonowania tego systemu skutkują wyborem nieodpowiednich projektów lub projektów, które w niewystarczającym stopniu umożliwią osiągnięcie zakładanych rezultatów. Z kolei wydolność systemu wyboru i oceny projektów determinuje powodzenie ich realizacji (z uwagi na charakter projektów, gdzie głównym atutem jest ich innowacyjność, konieczne jest sprawne przeprowadzenie procedury umożliwiające szybkie opracowanie/wdrożenie takiego innowacyjnego rozwiązania/produktu). Ewaluacja na poziomie poszczególnych działań obejmie: ocenę ex-ante (ocena kryteriów wyboru projektów, dokumentacji konkursowej oraz systemu oceny przed uruchomieniem naboru), ocenę ex-post (ocena funkcjonowania systemu oceny i wyboru projektów w ramach działania). Badanie swoim zakresem w części ex ante obejmie działania/poddziałania, w ramach których nie opracowano kryteriów wyboru projektów do końca października 2015 r. oraz ewentualne zmiany kryteriów wyboru projektów/systemu wyboru projektów w 2016 r. w ramach działań/poddziałań PO IR, dla których przeprowadzono nabory w 2015 r. Z kolei w przypadku działań, w których zostały przeprowadzone nabory, analizie poddane zostaną skuteczność i efektywność ich realizacji oraz zmiany, które planowane są do wprowadzenia w kolejnych naborach w ramach tych poddziałań/działań. Analizie poddane zostaną wyniki dotychczasowych konkursów. Część z nich miała pilotażowy charakter z uwagi na brak funkcjonowania tego typu instrumentów wsparcia w poprzedniej perspektywie finansowej. Ewaluacja w tej części obejmie analizę przyczyn ewentualnego zbyt niskiego zainteresowania wnioskodawców danego działania/poddziałania PO IR przez pryzmat 1
zastosowanych kryteriów wyboru projektów i wymagań względem wnioskodawców wskazanych w procedurze aplikacyjnej. Przedmiot badania Badanie obejmie następujące zagadnienia: 1. Analiza i ocena kryteriów wyboru projektów tj. trafność doboru kryteriów w kontekście spełnienia celu głównego i celów szczegółowych Programu oraz poszczególnych instrumentów, skuteczność kryteriów wyboru projektów, jednoznaczność/precyzyjność kryteriów wyboru projektów, w przypadku naborów kolejnych w ramach poddziałania/działania ocena ew. zmian kryteriów wyboru projektów, 2. Analiza i ocena trafności i adekwatności zaplanowanego systemu wyboru i oceny projektów tj. analiza i ocena procesu wyboru projektów tj. harmonogram konkursów na rok 2016 (wewnętrzna spójność), ogłoszenie naboru (dostępność informacji, czytelność i poprawność dokumentacji konkursowej, zakres wymaganych dokumentów od wnioskodawców), sprawność i użyteczność naboru wniosków (m.in. czas przeznaczony na nabór projektów, adekwatność kwoty alokacji środków), skuteczność procesu oceny projektów (potencjał administracyjny i ekspercki, czas i sposób oceny (ocena ekspercka, panel ekspertów), analiza sprawności i efektywność procesu zatwierdzania wyników wyboru (listy rankingowe), analiza ew. przyczyn małego zainteresowania wnioskodawców (z punktu widzenia funkcjonowania systemu oceny i wyboru projektów, w tym kryteriów oceny projektów). Badanie obejmie działania PO IR, w ramach których przewidziano pomoc bezzwrotną (dotacje), a projekty wybierane są w drodze konkursu. Badanie będzie prowadzone w modelu partycypacyjnym, tj. ewaluator będzie uczestniczył w procesie opracowania kryteriów wyboru projektów, m.in. poprzez opiniowanie projektów kryteriów wyboru projektów oraz udział w charakterze obserwatora w posiedzeniach gremiów zatwierdzających kryteria wyboru projektów. Kryteria ewaluacyjne: W badaniu zostaną uwzględnione następujące kryteria ewaluacyjne: skuteczność, pozwalająca ocenić, w jakim stopniu kryteria wyboru projektów oraz system oceny projektów (w tym zmiany systemu i kryteriów) przyczyniają się do wyboru projektów najlepiej realizujących cele interwencji, efektywność, pozwalająca ocenić stosunek nakładów poniesionych na funkcjonowanie systemu wyboru projektów do uzyskanych rezultatów (tj. jakości projektów wybranych do dofinansowania), trafność, pozwalająca ocenić adekwatność kryteriów wyboru projektów oraz systemu oceny projektów (w tym zmiany systemu i kryteriów) do celów interwencji/potrzeb grup docelowych, użyteczność, pozwalająca ocenić, w jakim stopniu kryteria wyboru projektów oraz system oceny projektów (w tym zmiany systemu i kryteriów) odpowiadają potrzebom grup docelowych. Zakres czasowy badania Badanie obejmować będzie wszystkie nabory projektów od listopada 2015 r. do 31 grudnia 2016 r. 2
Badanie w przypadku konkursów, dla których kryteria wyboru projektów zostaną opracowane od listopada 2015 r. obejmie ocenę ex-ante (ocena kryteriów wyboru projektów, dokumentacji konkursowej oraz systemu oceny przed uruchomieniem naboru), jak i ocenę ex-post (ewaluacja funkcjonowania systemu oceny). W przypadku konkursów, dla których ocena projektów nie zostanie zakończona do 31 grudnia 2016 r. badanie obejmie jedynie ocenę ex-ante (ocena kryteriów wyboru projektów, dokumentacji konkursowej oraz systemu oceny przed uruchomieniem naboru). Działania/poddziałania 1 objęte badaniem: ex ante działania, w których kryteria wyboru projektów nie zostały opracowane do końca października 2015 r.: wg. stanu na dzień ogłoszenia przetargu 3.1.5, 3.3.3, 4.1.2. Ponadto oceną ex-ante objęte zostaną ewentualne zmiany kryteriów wyboru projektów/systemu wyboru projektów w 2016 r. w ramach działań/poddziałań PO IR, dla których przeprowadzono nabory w 2015 r. Potencjalne rozpatrywane działania/poddziałania to: 1.1.1, 1.1.2, 1.2, 2.1, 2.3.1, 2.3.2, 2.3.3, 2.3.4, 3.2.1, 3.2.2, 4.1.1, 4.1.4, 4.2; ex post - 1.1.1, 1.1.2, 1.2, 2.1, 2.3.1, 2.3.2, 2.3.3, 2.3.4, 3.1.5, 3.2.1, 3.2.2, 3.3.3, 4.1.1, 4.1.2, 4.1.4, 4.2. Pytania ewaluacyjne Zamawiającego Przedstawiona poniżej lista pytań ewaluacyjnych nie jest listą zamkniętą. Wykonawca powinien zaproponować dodatkowe zagadnienia / pytania badawcze, użyteczne w kontekście zdefiniowanych powyżej celów badania. A. Analiza i ocena kryteriów wyboru projektów Pytania ewaluacyjne 1. Czy oceniane kryteria wyboru projektów są zgodne z celem głównym i celami szczegółowymi PO IR oraz celami poszczególnych instrumentów (działań i poddziałań) Programu? 2. Czy kryteria są właściwie sformułowane, tj. posiadają zrozumiałą i precyzyjną definicję, są łatwe do weryfikacji/jednoznaczne (zarówno dla osób oceniających jak i wnioskodawców)? Czy są właściwie (poprawnie i wystarczającym stopniu) zdefiniowane? Jeśli nie są właściwie zdefiniowane, to jakich zmian należy dokonać (zmiana nazwy kryterium, definicji kryterium, sposobu jego oceny)? 3. Które z kryteriów oceny projektów w PO IR wraz z opisem/definicją (biorąc pod uwagę największy wpływ na realizację celów PO IR) można wskazać jako dobrą praktykę do ich konstruowania? 4. Czy kryteria wyboru projektów umożliwiają wybór najlepszych projektów (w największym stopniu przyczyniających się do realizacji celów PO IR)? Jeśli nie, to jakie są tego powody? 5. W jakim stopniu kryteria wyboru projektów są adekwatne do założeń poszczególnych działań PO IR 1 Nazwy działań/poddziałań znajdują się w załączniku nr 1 do SOZ. 3
Pytania ewaluacyjne (biorąc pod uwagę: cel działania, specyfikę branży, przedmiot projektów, charakterystykę beneficjentów)? 6. Czy analizowane kryteria mają realny wpływ na jakość projektu, główne jego produkty i rezultaty (a nie jakość wniosku o dofinansowanie)? 7. Czy zaproponowane kryteria wyboru projektów umożliwiają osiągnięcie wartości pośrednich i końcowych dla wskaźników określonych w ramach wykonania PO IR? 8. Czy zaproponowane kryteria i sposób oceny są adekwatne do stopnia ryzyka w instrumencie czy dopuszczają projekty wysoce innowacyjne, czy raczej premiują projekty bezpieczne, o niższym poziomie ryzyka? 9. Czy w przypadku ocenianych/planowanych naborów wniosków w zestawie kryteriów znajdują się kryteria, które w zbyt małym stopniu (np. premiowane zbyt małą liczba punktów) mają wpływ na wybór pożądanych projektów? 10. Które kryteria okazały się w największym stopniu decydujące o otrzymaniu lub nieotrzymaniu dofinansowania przez wnioskodawców (najbardziej selektywne)? Czy najbardziej selektywne kryteria dotyczyły w większym stopniu faktów możliwych do weryfikacji w praktyce, czy też deklaracji wnioskodawców? 11. Czy zaproponowany katalog kryteriów jest spójny i zapewnia całościową ocenę projektu? 12. Czy liczba kryteriów jest wystarczająca, czy też za duża lub za mała? Jeśli liczba kryteriów jest nieodpowiednia, to z jakiego powodu? Co ewentualnie należałoby poprawić? Jakie kryteria są zbędne, a jakie należałoby dodać? 13. Czy można podać przykłady kryteriów, które mogłyby dyskryminować określone grupy beneficjentów? Jeśli tak, to dlaczego? Jakiego typu są to kryteria i w jakich obszarach może dochodzić do dyskryminacji określonych grup beneficjentów? 14. Które kryteria najczęściej były przyczyną składania odwołań od wyników oceny? W odniesieniu do oceny których kryteriów odwołania były najczęściej rozpatrywane pozytywnie? Jakie są tego przyczyny? 15. Czy (biorąc pod uwagę wyniki zakończonych naborów; opublikowane listy rankingowe) można wskazać kryteria, które (m.in. ze względu na przypisaną wartość punktową) miały wpływ na niezadowalające rezultaty naboru tj. zbyt niską liczbę zgłoszonych projektów/zbyt niską liczbę pozytywnie ocenionych projektów? Jeśli tak, to które to były kryteria? Co było przyczyną wpływu kryterium na rezultaty naboru? Jakie zmiany w kryteriach należy dokonać? 16. Czy, oprócz kryteriów, można zidentyfikować inne elementy procesu naboru i oceny projektów, które miały ew. wpływ na słabe rezultaty naborów? Jakie to były elementy? Czy też były to kwestie inne, np. źle dobrana grupa docelowa, warunki otrzymania wsparcia, koszty kwalifikowalne? Jakie działania należy podjąć, aby tę sytuację poprawić? 4
B. Analiza i ocena trafności i adekwatności zaplanowanego systemu wyboru i oceny projektów Pytania ewaluacyjne 1. Czy konkursy zostały prawidłowo rozplanowane w kontekście potrzeb wnioskodawców i cech projektów oraz w odniesieniu do komplementarnego wsparcia (analiza projektu harmonogramu konkursów PO IR na rok 2016, analiza projektów harmonogramów naborów w ramach pozostałych krajowych programów operacyjnych oraz regionalnych programów operacyjnych)? Czy liczba i częstotliwość konkursów jest właściwa? 2. Czy informacja o naborze wniosków oraz ogłoszenia o naborze wniosków są publikowane w terminie umożliwiającym zgromadzenie wymaganej dokumentacji i poprawne przygotowanie wniosku o dofinansowanie? Jeśli nie to, jaki powinien to być termin, uwzględniając zarówno potrzeby wnioskodawców, jeśli chodzi o czas potrzebny na przygotowanie odpowiedniej dokumentacji, jak również potrzebę efektywnego zarządzania programem operacyjnym przez instytucje zaangażowane we wdrażanie? Czy treść ogłoszeń jest zrozumiała (precyzyjna/jednoznaczna) dla wnioskodawców? Czy zakres wymaganych dokumentów jest odpowiedni (za mały, za duży)? Czy (jeżeli jest taka konieczność) można poprawić ich wzór oraz formy/miejsca publikacji, aby zwiększyć skuteczność dotarcia do potencjalnych wnioskodawców? 3. Czy kwota alokacji, czas trwania i częstotliwość przeprowadzania konkursów, zakres wymaganej dokumentacji są dostosowane do specyfiki działania/oferowanego wsparcia oraz specyfiki grupy docelowej? Czy są obszary, gdzie można wprowadzić usprawnienia? Jeśli tak, to jakie to mogą być zmiany? 4. Czy sposób (konkurs etapowy vs. konkurs bez etapów) i czas oceny (np. ocena ekspercka, ocena z wykorzystaniem panelu ekspertów, czy też ocena przez pracowników instytucji) jest adekwatny do specyfiki danego działania (przedmiot wsparcia, branża, grupa docelowa, stopień złożoności i kwota dofinansowania projektu)? Jeśli nie, to jakich zmian należy dokonać? Jakie można wskazać dobre praktyki w tym obszarze? 5. Czy eksperci oceniający projekty są dobierani w sposób zapewniający rzetelną i sprawną ocenę? 6. Czy zaplanowany system wyboru i oceny projektów w ramach PO IR jest przejrzysty (zarówno dla beneficjentów jak i instytucji zaangażowanych w realizację Programu/pracowników oceniających projekty, ekspertów)? 7. Czy zaplanowany proces zatwierdzania wyników naboru (listy rankingowe) jest efektywny? Czy są możliwości jego uproszczenia/skrócenia? Jeśli tak, to jakie elementy należałoby zmienić? 8. Czy zaplanowane efekty zrealizowanych naborów znajdują odzwierciedlenie w wynikach konkursów (analiza struktury wnioskodawców, analiza struktury projektów, dostosowanie alokacji do grupy docelowej itp.)? Jeśli nie, to czy i jakie działania należy podjąć, aby poprawić tę sytuację? Powyższe pytania badawcze zostaną wykorzystane w ramach oceny ex-ante, jak i oceny ex-post biorąc pod uwagę uwarunkowania określone w części Zakres czasowy badania. Ewaluator udzieli odpowiedzi na powyższe pytania badawcze, uwzględniając kontekst regulacji prawnych (prawa unijnego i krajowego), mających wpływ na system oceny i kryteria wyboru projektów. 5
Metodologia: Dobór metod, za pomocą których przeprowadzana będzie ewaluacja musi odpowiadać zakresowi badania. Poniżej podany został minimalny zakres podstawowych technik badawczych, zaś szczegółowe rozstrzygnięcia dotyczące metod badawczych muszą być przedstawione przez Wykonawcę. Proponowana metodologia: 1) Analiza danych zastanych, w szczególności dokumentacji programowej (Program Operacyjny Inteligentny Rozwój, Szczegółowy opis osi priorytetowych PO IR, kryteria wyboru projektów w ramach PO IR, regulaminy przeprowadzania konkursów, regulaminy komisji oceniających, wytyczne w zakresie wyboru projektów, raporty z ewaluacji przeprowadzonych w ramach PO IG, PO IR wskazane w punkcie Źródła wiedzy), 2) Analiza uwarunkowań prawnych (prawa krajowego i unijnego) określających wymogi dla systemu oceny i kryteriów wyboru projektów, 3) Wywiady indywidualne z przedstawicielami instytucji zaangażowanych w realizację PO IR (w tym przedstawicielami tych instytucji oceniającymi projekty) tj. Instytucji Zarządzającej, Instytucji Pośredniczących i Instytucji Wdrażających oraz przedstawicielami partnerów społecznych (KM PO IR) co najmniej 10 wywiadów, 4) Wywiady telefoniczne pogłębione lub grupy fokusowe z ekspertami oceniającymi wnioski (spoza ww. instytucji) co najmniej 3 wywiady lub 1 grupa fokusowa w ramach każdego działania/poddziałania, w którym uruchomione zostały konkursy) oraz co najmniej 1 grupa fokusowa z ekspertami oceniającymi projekty w różnych działaniach, poświęcona omówieniu wad i zalet różnych systemów oceny, 5) Ankiety CATI z beneficjentami PO IR oraz nieskutecznymi wnioskodawcami (próba umożliwiająca wiarygodne wnioskowanie na poziomie poszczególnych działań/poddziałań), 6) Grupy fokusowe z beneficjentami oraz nieskutecznymi wnioskodawcami temat do dyskusji: analiza kryteriów i systemu oceny projektów na podstawie zakończonych naborów co najmniej 2 grupy fokusowe, 7) Panel ekspercki z udziałem z przedstawicieli IZ, IP, IW oraz co najmniej 5 ekspertów z zakresu: innowacyjności gospodarki, działalności B+R (eksperci spoza zespołu realizującego badanie) przedmiotem prac panelu będą całościowe wyniki badania obejmujące zarówno system wyboru projektów jak i kryteria wyboru projektów. Panel powinien zostać przeprowadzony przed przekazaniem Zamawiającemu projektu raportu końcowego. Ponadto Wykonawca będzie uczestniczył w charakterze obserwatora w posiedzeniach Komitetu Monitorującego PO IR oraz Grupy Roboczej ds. wdrażania PO IR powołanej przez Komitet Monitorujący PO IR, na której będą przyjmowane/ poddawane dyskusji kryteria wyboru projektów. Ponadto przewiduje się udział przedstawiciela Wykonawcy w spotkaniach roboczych poprzedzających 6
posiedzenia ww. Grupy. Ewaluator zobowiązany będzie do udziału w łącznie 20 posiedzeniach KM PO IR, Grupy roboczej i spotkań roboczych. Odbiorcy badania: Rezultaty przeprowadzonej analizy zostaną wykorzystane przez instytucje zaangażowane w zarządzanie i wdrażanie PO IR. Głównymi odbiorcami wyników prowadzonego badania będą: 1) Instytucja Zarządzająca PO IR - w zakresie opracowania Szczegółowego opisu osi priorytetowych PO IR, kryteriów wyboru projektów w ramach PO IR, instrukcji wykonawczych; 2) Instytucje Pośredniczące i Wdrażające PO IR - w zakresie opracowania instrukcji wykonawczych, regulaminów przeprowadzania konkursów, kryteriów wyboru projektów; 3) Komitet Monitorujący ww. Program, Grupa Robocza ds. wdrażania PO IR w zakresie zapewnienia skutecznego i właściwego wdrażania i monitorowania PO IR; 4) Krajowa Jednostka Ewaluacji otrzyma całościowy raport przygotowany przez ekspertów/ewaluatorów zewnętrznych, umożliwiający wykorzystanie go w ramach metaewaluacji na poziomie Umowy Partnerstwa; 5) Beneficjenci, organizacje zrzeszające beneficjentów w zakresie zwiększenia transparentności systemu i procesu wyboru projektów. Harmonogram: Ze względu na m.in. trwające prace nad kryteriami wyboru projektów oraz zróżnicowane zaawansowanie prac nad dokumentami w poszczególnych działaniach, niektóre materiały niezbędne do realizacji badania ewaluacyjnego (np. opisy kryteriów wyboru projektów do kolejnych działań) będą udostępniane Wykonawcy na bieżąco, w miarę ich dostępności. Propozycje kryteriów wyboru projektu dla działań nieuruchomionych do końca listopada 2015 r., jak również pozostałe dokumenty związane z naborami będą przekazywane sukcesywnie, w terminie umożliwiającym Wykonawcy ich analizę i przedstawienie swojej opinii, a przed zatwierdzeniem ich przez Komitet Monitorujący KM PO IR. W trakcie prowadzenia badania ewaluacyjnego Wykonawca przedstawi Zamawiającemu raport metodologiczny, opinie robocze nt. kryteriów, 3 raporty cząstkowe oraz raport końcowy, zgodnie z podanym poniżej harmonogramem (terminy wyrażone w dniach kalendarzowych): 1. Etap pierwszy raport metodologiczny Raport wstępny (metodologiczny) projekt raportu metodologicznego w terminie 17 dni od zawarcia umowy, raport metodologiczny w terminie 28 dni od zawarcia umowy. Raport metodologiczny zawierać będzie następujące elementy: (1) identyfikację obszaru badawczego i ewentualne uszczegółowienie pytań ewaluacyjnych, (2) podsumowanie wniosków z wstępnej analizy desk research (w szczególności z badań ewaluacyjnych dotyczących systemu wyboru projektów w ramach PO IG i PO IR), (3) metodologię planowanej ewaluacji, 7
(4) sposoby zbierania danych, proponowane techniki i narzędzia badawcze, (5) dokładny opis organizacji pracy badawczej z podziałem, jakie elementy oceny będą w pierwszej kolejności rozpatrywane, (6) listę dokumentów, z którymi Wykonawca w związku z wykonywanym badaniem chce się zapoznać na dalszych etapach prac, (7) dane osób wyznaczonych przez Wykonawcę do kontaktu z Zamawiającym, (8) podział zadań i odpowiedzialność określonych osób za poszczególne elementy projektu, (9) odpowiedź na pyt. 1 z części B w odniesieniu do projektu Harmonogramu naborów na 2016 r. - ze względu na konieczność opublikowania harmonogramu naborów na kolejny rok do 30 listopada. Zamawiający zgłosi uwagi do projektu raportu w terminie do 7 dni od otrzymania projektu raportu. 2. Etap drugi, trzeci i czwarty opinie robocze dot. kryteriów wyboru projektów oraz 3 raporty cząstkowe Opinie dot. kryteriów wyboru projektów projekt kryteriów wyboru projektów dla pojedynczego konkursu zostanie przekazany Wykonawcy drogą elektroniczną. Wykonawca przekaże opinię w terminie 5 dni od dnia dostarczenia materiału do analizy. Analiza powinna zostać przygotowana w oparciu o pytania ewaluacyjne i zawierać uwagi Wykonawcy oraz propozycje nowego sformułowania kryterium, definicji kryterium lub sposobu oceny. Opinie stanowić będą wkład do raportów cząstkowych i końcowego. Zamawiający zleci wykonawcy opracowanie opinii do kryteriów w ramach każdego uruchomionego konkursu. Zamawiający przewiduje uruchomienie w okresie realizacji badania konkursów w ramach 16 działań i poddziałań PO IR. Raport cząstkowy Raport cząstkowy obejmować będzie ocenę ex-ante (w przypadku konkursów rozpoczynających się po listopadzie 2015 r.) i ex post (nabory zakończone przez terminem przekazania projektu raportu cząstkowego). Projekt raportu cząstkowego - w terminie do 11 kwietnia 2016 r. (I raport cząstkowy), do 11 lipca 2016 r. (II raport cząstkowy) oraz do 10 października 2016 r. (III raport cząstkowy). Zamawiający zgłosi uwagi do projektu raportu w terminie do 10 dni od otrzymania pełnej wersji projektu raportu. Ponadto po przedstawieniu projektu raportu cząstkowego, Wykonawca weźmie udział w spotkaniu konsultacyjnym zorganizowanym przez Zamawiającego z udziałem przedstawicieli zainteresowanych instytucji. Termin spotkania konsultacyjnego zostanie ustalony wspólnie z Wykonawcą; jednak spotkanie powinno się odbyć nie później niż 7 dni przed terminem przekazania ostatecznej wersji raportu cząstkowego. Ostateczna wersja raportu cząstkowego w terminie do 2 maja 2016 r. (I raport cząstkowy), do 1 sierpnia 2016 r. (II raport cząstkowy) oraz do 31 października 2016 r. (III raport cząstkowy). 8
Wykonawca dostarczy raport cząstkowy w wersji elektronicznej (CD) oraz papierowej w 2 egz. (łącznie maksymalnie 100 stron + aneksy). Raport cząstkowy musi zawierać następujące elementy: (1) streszczenie raportu nie więcej niż 5 stron A4; (2) wprowadzenie; (3) opis wyników ewaluacji wraz z szczegółowymi wnioskami i rekomendacjami, dotyczącymi działań poddanych badaniu na tym etapie (dokonany w oparciu o pytania badawcze). (4) aneksy z opisem wybranej i zastosowanej metodologii, opinie dot. kryteriów, jak również inne informacje (wykorzystane narzędzia badawcze, na życzenie Zamawiającego - projekt prezentacji multimedialnej). Termin zakończenia drugiego etapu badania stanowić będzie przedłożenie ostatecznej wersji I raportu cząstkowego, termin zakończenia trzeciego etapu badania przedłożenie ostatecznej wersji II raportu cząstkowego, zaś termin zakończenia czwartego etapu badania przedłożenie ostatecznej wersji III raportu cząstkowego. 3. Etap piąty: Raport końcowy Projekt raportu końcowego w terminie do 16 stycznia 2017 r. Zamawiający zgłosi uwagi do projektu raportu w terminie do 10 dni od otrzymania pełnej wersji projektu raportu. Ponadto po przedstawieniu projektu raportu końcowego, Wykonawca weźmie udział w spotkaniu konsultacyjnym zorganizowanym przez Zamawiającego z udziałem przedstawicieli zainteresowanych instytucji. Termin spotkania konsultacyjnego zostanie ustalony wspólnie z Wykonawcą; jednak spotkanie powinno się odbyć nie później niż 7 dni przed terminem przekazania ostatecznej wersji raportu końcowego. Ostateczna wersja raportu końcowego w terminie 10 lutego 2017 r. Raport końcowy powinien przedstawiać podsumowanie wyników badań oraz formułować wnioski i rekomendacje odpowiadające na zadane pytania ewaluacyjne, w tym szczegółowe wnioski i rekomendacje dotyczące ewentualnych zmian kryteriów wyboru projektów oraz ewentualnych zmian funkcjonowania systemu oceny projektów (raport powinien zawierać tabelę, w której zawarte będą rekomendacje o szerszym zasięgu, wymagające dłuższego czasu na ich wdrożenie, w odróżnieniu od rekomendacji zawartych w opiniach dot. kryteriów i raporcie cząstkowym, które, jeśli zostaną zaakceptowane, będą wdrażane na bieżąco). Wykonawca dostarczy raport końcowy w wersji elektronicznej (CD) oraz papierowej w 3 egz. (łącznie maksymalnie 120 stron A4 + aneksy). Raport końcowy musi zawierać następujące elementy: (1) streszczenie raportu nie więcej niż 5 stron A4 (w wersji polskiej i angielskiej); (2) wprowadzenie; 9
(3) opis wyników ewaluacji wraz z wnioskami i rekomendacjami (dokonany w oparciu o pytania badawcze). Zakres przedmiotowy raportu obejmie podsumowanie danych zawartych w raportach cząstkowych oraz dane od momentu złożenia ostatniego raportu cząstkowego do dnia 31 grudnia 2016 r., (4) aneksy z opisem wybranej i zastosowanej metodologii, jak również inne informacje (wykorzystane narzędzia badawcze, na życzenie Zamawiającego - projekt prezentacji multimedialnej) oraz dodatkowo tabela rekomendacji zgodna ze wzorem opracowanym dla Zintegrowanego Systemu Zarządzania Wnioskami i Rekomendacjami. Tabela dostępna pod adresem: http://www.ewaluacja.gov.pl/dokumenty_ewaluacyjne/strony/dokumenty_systemowe.aspx przy każdym wniosku w tabeli muszą zostać podane numery stron w raporcie, do których ten wniosek się odnosi. Raport końcowy powinien zawierać rekomendacje zarówno podsumowujące całe badanie jak również rekomendacje szczegółowe odnoszące się do działań poddanych badaniu w tym okresie (tj. od 15 października do 31 grudnia 2016 r. Raport powinien również zawierać rekomendacje z dwóch raportów cząstkowych, które do 31 grudnia 2016 r. nie zostały jeszcze wdrożone, (5) prezentacja multimedialna wyników badania, (6) informacja podsumowująca wyniki badania (główne wnioski i rekomendacje, napisane w języku niespecjalistycznym, zachęcająca do zapoznania się ze szczegółowymi wynikami badania. Informacja w formie notatki prasowej (maksymalnie 3 strony A4), które adresatami będą odbiorcy badania, Rekomendacje muszą zostać przedstawione w formie pozwalającej na bezpośrednie operacyjne zastosowanie tzn. w formie propozycji zmian kryteriów wyboru projektów oraz zmian w funkcjonowaniu systemu oceny projektów. Wykonawca dokona priorytetyzacji rekomendacji. Wszystkie raporty muszą być przygotowane w języku polskim (w przypadku raportu końcowego streszczenie powinno zostać przygotowane również w języku angielskim). W przygotowanych raportach Wykonawca zamieści logo UE oraz PO IR oraz informację, że raport powstał w ramach projektu współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Wykonawca będzie dostarczał raporty w wersji elektronicznej (CD-ROM) oraz papierowej (w trzech egzemplarzach). Dodatkowo, Wykonawca na życzenie Zamawiającego dwukrotnie zaprezentuje wyniki badania (w terminach wskazanych przez Zamawiającego). Źródła wiedzy: 1. Dokumenty programowe PO IR dostępne na stronie internetowej Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju pod adresem: http://www.poir.gov.pl - Program Operacyjny Inteligentny Rozwój, 2. Szczegółowy opis osi priorytetowych PO IR, 3. Projekty kryteriów wyboru projektów (przekazywane po przygotowaniu i uzgodnieniu między instytucjami zaangażowanymi w realizację PO IR, a przed zatwierdzeniem przez Komitet Monitorujący PO IR), 10
4. Dokumentacja konkursowa (m.in. regulaminy przeprowadzania konkursów, regulaminy komisji oceniających) wersje robocze przed zatwierdzeniem przez IZ PO IR, 5. Raporty z badań ewaluacyjnych zamieszczone na stronie internetowej MIR pod adresem: http://www.poig.2007-2013.gov.pl/analizyraportypodsumowania/strony/default.aspx#strona=1&zakladka=2 głównie raport końcowy z badania ewaluacyjnego Ewaluacja systemu wyboru projektów PO IR etap I, raport końcowy z badania "Ocena trafności doboru kryteriów wyboru projektów dla Programu Innowacyjna Gospodarka, raport z badania ewaluacyjnego pt. "Ewaluacja funkcjonowania systemu oceny i wyboru projektów w ramach PO IG etap II po rozpoczęciu rund aplikacyjnych" oraz raport końcowy z badania ewaluacyjnego pt.: "Ewaluacja zmian w systemie wyboru projektów w ramach wybranych działań PO IG 2007-2013", oraz pod adresem https://www.ewaluacja.gov.pl/wyniki/strony/wyniki_badan.aspx (ewaluacje systemu wyboru projektów w ramach innych programów operacyjnych), 6. Wytyczne w zakresie trybów wyboru projektów 2014-2020 dostępne pod adresem: http://www.mir.gov.pl/strony/zadania/fundusze-europejskie/wytyczne/wytyczne-na-lata-2014-2020/#, 7. Pozostałe dokumenty wymienione w rozdziale Metodologia, pkt 1) zostaną udostępnione Wykonawcy, w zależności od dostępności, na początku lub w trakcie realizacji badania. 11
Załącznik nr 1 do SOZ. Nazwy działań/poddziałań PO IR, w których projekty będą wybierane w drodze konkursu. 1.1 Projekty B+R przedsiębiorstw 1.1.1 Badania przemysłowe i prace rozwojowe realizowane przez przedsiębiorstwa 1.1.2 Prace B+R związane z wytworzeniem instalacji pilotażowej/ demonstracyjnej 1.2 Sektorowe programy B+R 2.1 Wsparcie inwestycji w infrastrukturę B+R przedsiębiorstw 2.3 Proinnowacyjne usługi dla przedsiębiorstw 2.3.1 Proinnowacyjne usługi IOB dla MŚP 2.3.2 Bony na innowacje dla MŚP 2.3.3 Umiędzynarodowienie Krajowych Klastrów Kluczowych 2.3.4 Ochrona własności przemysłowej 3.1 Finansowanie innowacyjnej działalności MŚP z wykorzystaniem kapitału podwyższonego ryzyka 3.1.5 Wsparcie MŚP w dostępie do rynku kapitałowego - 4 Stock 3.2 Wsparcie wdrożeń wyników prac B+R 3.2.1 Badania na rynek 3.2.2 Kredyt na innowacje technologiczne 3.3 Wsparcie promocji oraz internacjonalizacji innowacyjnych przedsiębiorstw 3.3.3 Wsparcie MŚP w promocji marek produktowych Go to Brand 4.1 Badania naukowe i prace rozwojowe 4.1.1 Strategiczne programy badawcze dla gospodarki 4.1.2 Regionalne agendy naukowo-badawcze 4.1.4 Projekty aplikacyjne 4.2 Rozwój nowoczesnej infrastruktury badawczej sektora nauki 12
13