Numer sprawy: ZP/341/1/2009 SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA na jednorazową dostawę bonów dla należących do Scentralizowanego Funduszu Świadczeń Socjalnych Nauczycieli - Emerytów i Rencistów placówek oświatowych prowadzonych przez Gminę Rumia przy Gimnazjum nr 1 w Rumi 1. Zamawiający: Gimnazjum nr 1 w Rumi Ulica: Rodziewiczówny 10 Kod: 84-230 Miejscowość: Rumia tel. 058 6710790, fax. 058 6793619 Strona WWW: www.rumia.edu.pl/gim1 E-mail: gim1rumia@neostrada.pl Godziny urzędowania: poniedziałek - piątek: 7:30 15:00 2. Prowadzący postępowanie: Komisja Przetargowa Tel. 058/6710-790 Fax.058/679-36-19 3. Tryb udzielenia zamówienia: CZĘŚĆ I INFORMACJE OGÓLNE Postępowanie o zamówienie publicznego prowadzone jest w trybie przetargu: nieograniczonego o wartości szacunkowej: poniżej 36.000 EURO, zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych, (Dz. U. z 2007r. Nr 223, poz. 1655). 4. Warunki przystąpienia do postępowania: O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: 4.1. posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; 4.2. posiadają niezbędna wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; 4.3. znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia; 4.4. nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie art. 24 ust. 1 i 2 ustawy Prawo Zamówień publicznych; 4.5. wyrażają zgodę na wszystkie warunki określone w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia oraz projekcie umowy 5. Osoby upoważnione do udzielania wyjaśnień: Do udzielania Wykonawcom wyjaśnień upoważniona jest: Janina Honik tel. 058/6710-790 1. W niniejszym postępowaniu, zgodnie z Wyborem Zamawiającego - wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie. Wszelkie informacje przekazane za pomocą telefaksu lub drogą elektroniczną uważa się za złożone w terminie, jeżeli ich treść dotarła do adresata przed upływem terminu i została niezwłocznie potwierdzona pisemnie. 1
2. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Zamawiający jest zobowiązany niezwłocznie udzielić wyjaśnień chyba, że prośba o wyjaśnienie treści Specyfikacji wpłynęła do Zamawiającego na mniej niż 6 dni przed terminem składania ofert. Zamawiający jednocześnie przekazuje treść wyjaśnienia wszystkim Wykonawcom, którym doręczono SIWZ, bez ujawnienia źródła zapytania. 3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Zamawiający może w każdym czasie przed upływem terminu składania ofert zmodyfikować treść dokumentów zawierających SIWZ. Dokonaną w ten sposób modyfikację przekazuje się niezwłocznie wszystkim Wykonawcom, którym przekazano SIWZ, a jeżeli specyfikacja jest udostępniana na stronie internetowej, zamieszcza także na tej stronie. 4. Zamawiający przedłuża termin składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego do wprowadzenia w ofertach zmian wynikających z modyfikacji treści SIWZ. O przedłużeniu terminu składania ofert Zamawiający niezwłocznie zawiadamia wszystkich Wykonawców, którym przekazano SIWZ. 5. Wykonawca może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę. 6. Ofertę złożoną po terminie zwraca się bez otwierania po upływie terminu przewidzianego na wniesienie protestu. 7. Z zawartością ofert nie można zapoznać się przed upływem terminu otwarcia ofert. 8. Otwarcie ofert jest jawne i następuje bezpośrednio po upływie terminu do ich składania, z tym, że dzień, w którym upływa termin składania ofert, jest dniem ich otwarcia. 1. Przedmiot zamówienia: CZĘŚĆ II OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem przetargu jest dostawa bonów towarowych uprawniających do ich wymiany na towary w wyznaczonej przez Wykonawcę placówce lub placówkach handlu detalicznego, o równowartości odpowiadającej ich wartości nominalnej. Zamówienie obejmuje dostawę 900 sztuk bonów towarowych o wartości nominalnej 50 zł, 150 sztuk bonów towarowych o wartości nominalnej 20 zł oraz 200 sztuk bonów towarowych o wartości nominalnej 10 zł. Łączna wartość nominalna bonów wynosi 50 000,00 zł. Termin ważności bonów do 30 czerwca 2010 r. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert na bony towarowe w wersji elektronicznej (np. kart elektronicznych). Wykonawca musi dostarczyć bony do siedziby Zamawiającego w wyznaczonym terminie na własny koszt i odpowiedzialność. Bony muszą być akceptowane w placówkach handlu detalicznego, w których dostępne są co najmniej trzy, niżej wymienione, branże: a) spożywcza, b) chemia gospodarcza, c) artykuły gospodarstwa domowego. d) odzieżowa Bony muszą być dostarczone do siedziby Zamawiającego w terminie nie później niż do 02 grudnia 2008 r. do godz. 14.00. CZĘŚĆ III ZASADY WYBORU OFERTY Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu zostanie dokonana na podstawie przedłożonych oświadczeń i dokumentów, według formuły spełnia/niespełnia. Wyjaśnienie zasad punktacji kryterium zostało zawarte poniżej. 1. Zamawiający przy wyborze oferty, kierował się będzie następującymi kryteriami: 2
1.1. Cena 40% Niniejsze kryterium zostanie ocenione wg poniższego wzoru: najniższa zaoferowana cena spośród ofert ważnych ------------------------------------------------------------------------ x 100 cena oferty badanej i. Rozliczenia między Zamawiającym, a Wykonawcą prowadzone będą tylko w polskich złotych (PLN). Cena oferty powinna być podana cyfrowo i słownie. ii. Do obliczeń brana będzie pod uwagę cena ofertowa (brutto) podana za całość przedmiotu zamówienia wpisana do formularza oferty (Załącznik Nr 2 do SIWZ). iii. Cenę należy obliczyć uwzględniając zakres zamówienia określony w dokumentacji przetargowej załączonej do SIWZ, a także ewentualne ryzyko wynikające z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawierania umowy. iv. Cena powinna zawierać w sobie ewentualne upusty oferowane przez Wykonawcę oraz pozostałe koszty jakie Wykonawca poniesie w związku z realizacją przedmiotu zamówienia, np. koszty dostawy bonów do siedziby Zamawiającego, itp. v. Cena nie może być wyższa niż 52.000,00 zł. vi. Wszystkie kwoty należy zaokrąglić do drugiego miejsca po przecinku, do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza ( 12 ust. 6 Rozporządzenia Ministra Finansów z 27.04.2004r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczonego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług Dz. U. Nr 97, poz. 971). 1.2. Liczba dostępnych placówek handlowych na terenie województwa pomorskiego 35% Oceny ofert w tym kryterium Zamawiający dokona na podstawie zadeklarowanej w ofercie ilości placówek handlu detalicznego, w których można będzie zrealizować oferowane przez Wykonawcę bony towarowe. Oferta, w której Wykonawca wykaże, że realizacja oferowanych przez niego bonów towarowych jest możliwa w największej liczbie placówek handlu detalicznego otrzyma maksymalną ilość punktów w tym kryterium (100). Pozostałym ofertom punkty zostaną przyznane według wzoru: liczba dostępnych placówek handlowych w badanej ofercie ------------------------------------------------------------------------------------------ x 100 największa liczba dostępnych placówek 1.3. Liczba dostępnych handlowych na terenie Rzeczpospolitej Polskiej honorujących bony towarowe 25% Oceny ofert w tym kryterium Zamawiający dokona na podstawie zadeklarowanej w ofercie ilości placówek handlu detalicznego, w których można będzie zrealizować oferowane przez Wykonawcę bony towarowe. Oferta, w której Wykonawca wykaże, że realizacja oferowanych przez niego bonów towarowych jest możliwa w największej liczbie placówek handlu detalicznego otrzyma maksymalną ilość punktów w tym kryterium (100). Pozostałym ofertom punkty zostaną przyznane według wzoru: liczba dostępnych placówek handlowych w badanej ofercie ------------------------------------------------------------------------------------------ x 100 największa liczba dostępnych placówek 2. Na ocenę łączną będzie się składać suma punktów za: 2.1. kryterium 1.1. przyznane przez członków komisji przetargowej x 40 %, 2.2. kryterium 1.2. przyznane przez członków komisji przetargowej x 35 %, 2.3. kryterium 1.3. przyznane przez członków komisji przetargowej x 25 %, 3. Najkorzystniejszą ofertą będzie oferta, która uzyska największą ilość punktów. 4. Wszelkie wyliczenia punktów będzie się prowadziło z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, z wyjątkiem przypadku uzyskania takiej samej liczby punktów przez dwie lub więcej ofert. W takiej sytuacji, dokładność 3
obliczeń zwiększać się będzie o jedno miejsce po przecinku, aż do uzyskania rankingu ofert o różnej liczbie punktów. 5. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom przedstawionym w ustawie Pzp oraz SIWZ i została oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane kryteria wyboru. 6. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 7. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 8. Wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni licząc od dnia upływu terminu składania ofert. Bieg terminu związania z ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 9. Bezpośrednio przed otwarciem ofert podaje się: kwotę, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, nazwy (firmy) oraz adresy Wykonawców, a także informacje dotyczące ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofertach. 10. Zamawiający poprawia w tekście oferty oczywiste omyłki pisarskie oraz rachunkowe w obliczeniu ceny, niezwłocznie zawiadamiając o tym wszystkich Wykonawców, którzy złożyli oferty. 11. Art. 88 ustawy Prawo zamówień publicznych opisuje sposoby poprawiania przez Zamawiającego oczywistych omyłek rachunkowych. 12. Zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w SIWZ. 13. Jeżeli nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wzywa Wykonawców, którzy złożyli te oferty do złożenia, w terminie określonym przez Zamawiającego, ofert dodatkowych. 14. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe nie mogą zaoferować cen wyższych, niż zaoferowane w złożonych ofertach. 15. O wyborze oferty Zamawiający zawiadamia niezwłocznie Wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia podając adres firmy i adres Wykonawcy, którego ofertę wybrano oraz jej cenę. 16. Zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie nie krótszym niż 7 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty, nie później jednak niż przed upływem terminu związania z ofertą. I. Przygotowanie oferty: CZĘŚĆ IV PRZYGOTOWANIE I SKŁADANIE OFERTY 1. Każdy Wykonawca składa ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w niniejszej Specyfikacji wg formularza oferty zamieszczonego w załączniku nr 2 2. Każdy Wykonawca składa tylko jedną ofertę. Złożenie większej liczby ofert skutkuje odrzuceniem Wykonawcy z postępowania. 3. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 4. Ofertę należy sporządzić w języku polskim, trwałą techniką, na maszynie do pisania lub komputerze. Zaleca się, aby oferta oraz wszystkie wymagane załączniki opatrzone były podpisem osób uprawnionych do reprezentowania firmy, zgodnie z wymaganiami ustawowymi. 5. Wszystkie dokumenty i zaświadczenia wymagane od Wykonawcy mogą być przedstawione w formie oryginału bądź kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem, przez Wykonawcę. 6. Zaleca się, aby oferta poprzedzona była spisem jej zawartości, a wszystkie strony ponumerowane i parafowane przez uprawnionego przedstawiciela Wykonawcy. Oferta powinna być trwale spięta - zszyta. 7. Aby oferta mogła zostać uznana za ważną i brać udział w ocenie powinna spełniać wymogi Ustawy i niniejszej specyfikacji, a zwłaszcza być złożona w terminie do składania ofert, o którym mowa w Części IV, Rozdziale II, pkt 1. specyfikacji. II. Składanie oferty: 4
1. Oferty należy składać w terminie do dnia 05 listopada 2008r. roku, do godz. 9:00, w Sekretariacie Gimnazjum nr 1 w Rumi, ul. Rodziewiczówny 10. Dostarczenie do wskazanego miejsca i we wskazanym terminie odbywa się na koszt i ryzyko Wykonawcy. 2. Ofertę należy złożyć w nieprzejrzystym, zamkniętym opakowaniu, oznaczonym w następujący sposób: "Gimnazjum nr 1 w Rumi - oferta przetargowa. Nie otwierać przed dniem 05 listopada 2008 r." Opakowanie winno być opatrzone nazwą i dokładnym adresem Wykonawcy. 3. Ofertę nadesłaną za pośrednictwem Poczty Polskiej lub poczty kurierskiej należy przygotować w sposób określony w pkt. 2 i dostarczyć w terminie określonym w pkt. 1 (decyduje termin fizycznego dostarczenia oferty) w kopercie zewnętrznej zaadresowanej w następujący sposób: Gimnazjum nr 1 im. ks. Stanisława Ormińskiego ul. Rodziewiczówny 10 84-230 Rumia ("Oferta przetargowa". Nie otwierać przed dniem 05 listopada 2008 r. ") 4. Oferty nadesłane faksem nie będą rozpatrywane. 5. Oferty, które zostaną dostarczone do Zamawiającego w stanie uszkodzonym, tj. wskazującym na możliwość dokonania podmiany jej zawartości, nie będą dopuszczone do postępowania przetargowego i zwrócone zostaną Wykonawcom z adnotacją o treści: dokumentację przetargową otrzymano w stanie uszkodzonym - nie podlega rozpatrzeniu. 5. Miejsce i termin otwarcia ofert: Gimnazjum nr 1 w Rumi, ul. Rodziewiczówny 10 05 listopada 2008 r., godz. 10.00. III. Wadium : Zamawiający nie żąda wniesienia / złożenia wadium. IV. Odrzucenie oferty: Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli: A/ jest niezgodna z ustawą lub jej treść nie odpowiada treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia; B/ jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji; C/ zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia; D/ została złożona przez Wykonawcę wykluczonego z udziału w postępowaniu lub nie zaproszonego do składania ofert; E/ zawiera omyłki rachunkowe w obliczaniu ceny, których nie można poprawić na podstawie art.88 ustawy, lub błędy w obliczeniu ceny; F/ Wykonawca w terminie 7 dni od dnia otrzymania zawiadomienia nie zgodził się na poprawienie omyłki rachunkowej w obliczeniu ceny; G/ jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów. V. Umowa w sprawie zamówienia publicznego: 1. Umowa jest jawna i podlega udostępnieniu na zasadach określonych w przepisach o dostępie do informacji publicznej. 2. Zakres świadczenia Wykonawcy wynikający z umowy jest tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie. 3. Umowa jest nieważna w części wykraczającej poza określenie przedmiotu zamówienia zawartego w SIWZ. 5
4. Zakazuje się zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, chyba że konieczność wprowadzenia takich zmian wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy lub zmiany te są korzystne dla Zamawiającego. 5. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W tym przypadku Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego mu z tytułu wykonania części umowy. VI. Oświadczenia i dokumenty wymagane od wykonawcy: (należy dołączyć do oferty) 1. Oferta przetargowa zgodna z niniejszą Specyfikacją. 2. Oświadczenie, że Wykonawca spełnia warunki określone w art. 22, ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, podpisane przez przedstawicieli Wykonawcy upoważnionych do reprezentowania firmy. 3. Oświadczenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24, ust. 1 i 2 ustawy Prawo zamówień publicznych. 4. Oświadczenie o akceptacji warunków określonych w niniejszej Specyfikacji. 5. Oświadczenie o akceptacji warunków umowy, której wzór stanowi Załącznik Nr 3 do niniejszej Specyfikacji. 6. Pełnomocnictwo określające jego zakres w przypadku, gdy wykonawcę reprezentuje pełnomocnik. Pełnomocnictwo musi określać zakres pełnomocnictwa i być podpisane przez osobę lub osoby wymienione z nazwiska w dokumencie rejestrowym. Pełnomocnictwo nie jest wymagane jeśli podpisujący jest lub są właścicielami firmy lub jeśli są wymienieni z nazwiska w odnośnym dokumencie rejestrowym. 7. Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 8. Aktualne zaświadczenie właściwych organów potwierdzające odpowiednio, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne lub społeczne lub zaświadczenia, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenia na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. 9. Wykaz placówek, gdzie można realizować bony. Wskazane do realizacji bonów placówki winny być czynne nie krócej niż od godz. 10.00 do godz. 18.00 we wszystkie dni robocze w okresie ważności bonów. Wszelkie oświadczenia i dokumenty składane przez Wykonawców wymagają formy pisemnej. Wszystkie dokumenty składane w niniejszym postępowaniu Wykonawca może składać w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej przez Wykonawcę za zgodność z oryginałem. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczone przez Wykonawcę. Zamawiający zażąda przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wówczas, gdy złożona przez Wykonawcę kopia dokumentu będzie nieczytelna lub będzie budzić wątpliwości co do jej prawdziwości. CZĘŚĆ V ŚRODKI OCHRONY PRAWNEJ 1. Środki ochrony prawnej przysługują Wykonawcom, a także innym osobom, jeżeli ich interes prawny w uzyskaniu zamówienia doznał lub może doznać uszczerbku w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy. 6
2. Wobec czynności podjętych przez Zamawiającego w toku postępowania oraz w przypadku zaniechania przez Zamawiającego czynności, do której jest obowiązany na podstawie ustawy, można wnieść pisemny protest do Zamawiającego. 3. Protest wnosi się w terminie 7 dni od dnia, w którym Wykonawca powziął lub mógł powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia. Protest uważa się za wniesiony z chwilą, gdy doszedł on do Zamawiającego w taki sposób, że mógł on zapoznać się z jego treścią. 4. Protest dotyczący postanowień specyfikacji istotnych warunków zamówienia wnosi się nie później niż 3 dni przed upływem terminu składania ofert. 5. Wniesienie protestu jest dopuszczalne tylko przed zawarciem umowy. 6. Protest powinien wskazywać oprotestowaną czynność lub zaniechanie Zamawiającego, a także zawierać żądanie, zwięzłe przytoczenie zarzutów oraz okoliczności faktycznych i prawnych uzasadniających wniesienie protestu. 7. Wniesieniu protestu oraz jego treści i zarzutach Zamawiający zawiadamia niezwłocznie Wykonawców uczestniczących w postępowaniu. 8. Uczestnikami postępowania protestacyjnego stają się także Wykonawcy uczestniczący w postępowaniu, którzy przystąpią do protestu w terminie 3 dni od dnia otrzymania zawiadomienia o proteście. 9. Do czasu ostatecznego rozstrzygnięcia protestu Zamawiający nie może zawrzeć umowy. 10. Zamawiający rozstrzyga protest nie później niż w terminie 10 dni upływu ostatniego z terminów na wniesienie protestów. Brak rozstrzygnięcia protestu w tym terminie uznaje się za jego oddalenie. 11. W przypadku uwzględnienia protestu Zamawiający powtarza oprotestowaną czynność lub dokonuje czynności bezprawnie zaniechanej. 12. Na rozstrzygnięcie protestu nie przysługuje odwołanie. Przewodniczący Komisji Przetargowej Katarzyna Pierzgalska W sprawach nie uregulowanych niniejszą Specyfikacją, mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 29.01.2004r. Prawo zamówień publicznych, a także przepisy ustawy z 23.04.1964r. Kodeks cywilny. 30 września 2008 r. Z A T W I E R D Z A M: Dyrektor Szkoły Jolanta Braun Załączniki: Załączniki składające się na integralną część specyfikacji: 1/ wzór umowy 2/ formularz oferty 3/ oświadczenie 7
8