Sempre Maszyny i Urządzenia Sp. z o.o. ul. Inowrocławska 1 87-100 Toruń Toruń, 07.04.2014r. ZAPYTANIE OFERTOWE Strona 1 W związku z realizacją projektu Wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzanie przedsiębiorstwem oraz nowych e-usług przez firmę Sempre Maszyny i Urządzenia Sp. z o.o. w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko- Pomorskiego na lata 2007-2013, Oś priorytetowa 4 Rozwój infrastruktury społeczeństwa informacyjnego, Działanie 4.3. Rozwój komercyjnych e-usług zwracam się z prośbą o przedstawienie oferty na realizację projektu zgodną z poniżej przedstawionym zakresem na formularzu stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania. Termin realizacji usługi: 31 grudnia 2014r. Wymagania dotyczące oferty: Ofertę należy przygotować w języku polskim. Powinna ona zawierać następujące elementy: nazwę i adres oferenta, numer telefonu, datę wystawienia oferty, termin ważności oferty, cenę netto i cenę brutto, Oferta powinna być podpisana przez osoby uprawnione do reprezentowania oferenta. Ofertę proszę przesłać/ dostarczyć do dnia 25 kwietnia 2014r. na adres: Sempre Maszyny i Urządzenia Sp. z o.o. ul. Inowrocławska 1 87-100 Toruń lub za pośrednictwem poczty elektronicznej: maciej.klimczak@sempre.torun.pl Osoba do kontaktu w sprawie zapytania: Maciej Klimczak tel. 606 942 650 Kryterium wyboru oferty: cena 100%
I. SPECYFIKACJA USŁUGI INFORMATYCZNEJ: Zakres usługi: wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzanie przedsiębiorstwem obejmującego następujące elementy: Projekt struktury baz danych. Projekt interfejsów systemu. Budowa modułów baza firm, baza produktów, ofertowanie, wysyłki mailingu e-mail i SMS, zarządzanie zadaniami oraz dysku wirtualnego (baza materiałów - instrukcji, manuali), obsługi sprzedaży, zarządzania magazynem, fakturowania, rozliczeń, zarządzania stroną WWW, dostępu dla klientów, aplikacji marketingowej dla urządzeń mobilnych, aplikacja serwisu online, sklep internetowy (3 wersje językowe: polska, angielska, rosyjska). Testy funkcjonalne i wydajnościowe aplikacji, poprawki, wdrożenie. Strona 2 Uszczegółowienie poszczególnych modułów: 1 Magazyn 1.1 Stany magazynowe 1.1.1 Obliczanie stanu bieżącego 1.1.2 Obliczanie stanu na zadany dzień 1.2 Obsługa dokumentów 1.2.1 WZ 1.2.2 PZ 1.2.3 WW 1.2.4 PW 1.2.5 MM 1.3 Obsługa wielu magazynów 1.4 Kartoteki produktów 2 Zarządzanie projektami / produkcją i przygotowanie maszyn do sprzedaży 2.1 Projekty / produkcja 2.1.1 Czas realizacji - przewidywany 2.1.2 Czas realizacji - rzeczywisty 2.1.3 Termin realizacji 2.1.4 Pliki (podpięte do projektu) 2.1.5 Pliki (zebrane z powiązanych zadań) 2.1.6 Status 2.1.6.1 Zaplanowany (nowy) 2.1.6.2 W trakcie 2.1.6.3 Zakończony 2.1.6.4 Przeterminowany 2.1.7 Finanse 2.1.7.1 Możliwość przypisania zlecenia do projektu (wartość projektu) 2.1.7.2 Przypinanie faktur kosztowych do projektu 2.1.7.3 Raportowanie rentowności projektu
2.2 Zadania / zlecenia produkcyjne 2.2.1 Termin realizacji 2.2.2 Czas realizacji - przewidywany 2.2.3 Czas realizacji - rzeczywisty 2.2.4 Opis zadania 2.2.5 Pliki 2.2.6 Pracownik powiązany 2.2.6.1 Możliwość przypinania wielu pracowników do jednego zadania 2.2.7 Typ 2.2.7.1 Zadanie zwykłe 2.2.7.2 Kamień milowy 2.2.8 Status 2.2.8.1 Nowe 2.2.8.2 Otwarte (w realizacji) 2.2.8.3 Zrealizowane 2.2.9 Wiadomości 2.2.9.1 Treść 2.2.9.2 Ilość godzin realizacji zadania (log) 2.3 Kalendarz 2.3.1 Wizualizacja stopnia realizacji projektu i zadań (wykres Gantta) 2.3.2 Filtrowanie po pracowniku 2.3.3 Filtrowanie po projekcie 2.3.4 Możliwość zarządzania zadaniami poprzez mechanizm drag&drop 3 Kontrahenci (baza firm) 3.1 Dane 3.1.1 Dane teleadresowe 3.1.2 Notatki ogólne 3.1.3 Pliki 3.1.4 Konta bankowe 3.1.4.1 Numer konta 3.1.4.2 Nazwa banku 3.1.4.3 Typ konta 3.1.4.3.1 konto główne 3.1.4.3.2 konto faktoring 3.1.5 Wiadomości 3.1.6 Terminy spotkań + przypominanie 3.2 Widoki 3.2.1 Lista kontrahentów 3.2.2 Edycja kartoteki kontrahenta 3.2.3 Dodawanie kontrahenta 3.3 Rozliczenia 3.3.1 Widok listy faktur z oznaczeniem rozliczona/nierozliczona 3.3.2 Możliwość szybkiego rozliczenia wpłaty od klienta 3.3.2.1 Kwota wpłaty 3.3.2.2 Data wpłaty 3.3.2.3 Rozdział kwoty wpłaty pomiędzy nierozliczone faktury Strona 3
3.3.2.3.1 Automatyczna sugestia rozliczenia 3.3.2.3.2 Ręczna modyfikacja 4 Komunikator 4.1 Możliwość wysyłania wiadomości tekstowych do użytkowników platformy 4.1.1 Do jednego użytkownika 4.1.2 Do wielu 4.1.3 Do wszystkich 4.2 Odbieranie wiadomości poprzez mechanizmy platformy Strona 4 5 Finanse 5.1 Faktury 5.1.1 Sprzedaż 5.1.1.1 Dodatkowe wytyczne 5.1.1.1.1 Możliwość przypięcia dokumentu 5.1.1.1.1.1 WZ 5.1.1.1.1.2 Faktury kosztowej 5.1.1.1.2 Kategoria faktury 5.1.1.1.2.1 Sprzedaż 5.1.1.1.2.2 Serwis 5.1.1.1.2.3 inne dedykowane przez użytkownika 5.1.1.1.3 Pracownik wystawiający 5.1.1.1.4 Faktury cykliczne 5.1.1.1.4.1 Abonament za serwis maszyny 5.1.1.1.4.2 inne dedykowane przez użytkownika 5.1.1.1.5 Wystawianie 5.1.1.1.5.1 Faktura wystawiana na bazie zlecenia 5.1.1.1.5.2 Wystawiana ręcznie 5.1.1.1.5.3 Wystawiana na bazie zadań 5.1.1.1.6 Obsługa wielu stawek VAT 5.1.1.1.6.1 23% 5.1.1.1.6.2 8% 5.1.1.1.6.3 4% 5.1.1.1.6.4 0% 5.1.1.1.6.5 zw 5.1.1.1.6.6 nie podlega 5.1.1.1.7 Status 5.1.1.1.7.1 Nowa 5.1.1.1.7.2 Wydrukowana 5.1.1.1.7.3 Zapłacona częściowo 5.1.1.1.7.4 Zapłacona 5.1.1.1.8 Oznaczenie faktur przeterminowanych 5.1.1.2 Typy dokumentów 5.1.1.2.1 Faktura pro forma 5.1.1.2.2 Faktura VAT 5.1.1.2.2.1 Od netto
5.1.1.2.2.2 Od brutto 5.1.1.2.3 Korekta (faktura korygująca) 5.1.1.2.3.1 Korekta ilościowa 5.1.1.2.3.2 Korekta wartościowa 5.1.2 Zakupy (koszty) 5.1.2.1 Dodatkowe wytyczne 5.1.2.1.1 Możliwość przypięcia PZ 5.1.2.1.2 Kategoria 5.1.2.1.2.1 Sprzedaż 5.1.2.1.2.2 Serwis 5.1.2.1.2.3 Koszty utrzymania firmy 5.1.2.1.2.4 Wypłaty 5.1.2.1.2.5 inne dedykowane przez użytkownika 5.1.2.1.3 Obsługa wielu stawek VAT 5.1.2.1.3.1 23% 5.1.2.1.3.2 8% 5.1.2.1.3.3 4% 5.1.2.1.3.4 0% 5.1.2.1.3.5 zw 5.1.2.1.3.6 nie podlega 5.1.2.2 Typy dokumentów 5.1.2.2.1 Faktura pro forma 5.1.2.2.2 Faktura VAT 5.1.2.2.3 Korekta (faktura korygująca) 5.1.2.2.3.1 Korekta ilościowa 5.1.2.2.3.2 Korekta wartościowa 5.1.3 Sprzedaż 5.1.3.1 Filtr 5.1.3.1.1 Klient 5.1.3.1.2 Okres (data wystawienia) 5.1.3.1.3 Okres (data płatności) 5.1.3.1.4 Produkt 5.2 Raporty 5.2.1 Zakupy 5.2.1.1 Filtr 5.2.1.1.1 Dostawca 5.2.1.1.2 Okres (data wystawienia) 5.2.1.1.3 Okres (data płatności) 5.2.1.1.4 Produkt 5.2.2 Raport przeterminowanych płatności 5.2.2.1 Na dzień dzisiejszy 5.2.2.2 Na zadany dzień 5.2.3 Raport najważniejszych klientów za zadany rok 5.2.3.1 Nazwa klienta 5.2.3.2 Wartość sprzedaży 5.2.3.3 Procentowy udział w łącznej sprzedaży za zadany rok Strona 5
5.2.4 Raport najważniejszych dostawców 5.2.4.1 Nazwa klienta 5.2.4.2 Wartość zakupów 5.2.4.3 Procentowy udział w łącznych zakupach za zadany rok 5.2.5 Raport zobowiązań i należności w podziale terminowym 5.2.5.1 Grupy 5.2.5.1.1 Powyżej 60 dni 5.2.5.1.2 Powyżej 30 dni 5.2.5.1.3 Powyżej 14 dni 5.2.5.1.4 Powyżej 0 dnia 5.2.5.2 Raport na zadany dzień 5.2.6 Raport zyskowności transakcji 5.2.6.1 Raport dla pojedynczych faktur 5.2.6.1.1 Numer faktury 5.2.6.1.2 Nazwa firmy 5.2.6.1.3 Wartość sprzedaży 5.2.6.1.4 Suma kosztów dla faktury 5.2.6.1.5 Różnica (zysk) 5.2.6.2 Raport sumaryczny dla klientów za zadany okres 5.2.6.2.1 Nazwa firmy 5.2.6.2.2 Wartość sprzedaży 5.2.6.2.3 Suma kosztów 5.2.6.2.4 Różnica (zysk) 5.2.7 Medium 5.2.7.1 Ekran 5.2.7.2 Wydruk (pdf) 5.3 Rozliczenia 5.3.1 Wpłaty 5.3.1.1 Opcje 5.3.1.1.1 Typ wpłaty 5.3.1.1.1.1 Przelew 5.3.1.1.1.2 Gotówka 5.3.1.1.1.3 Kompensata + dokument kompensaty 5.3.1.1.2 Wartości wpłat 5.3.1.1.2.1 Możliwość wpłaty niższej niż wartość faktury (wiele wpłat do jednej faktury) 5.3.1.1.2.2 Możliwość wpłaty o wartości równej do wartości faktury 5.3.1.1.2.3 Możliwość wpłaty zbiorczej (jedna wpłata do wielu faktur) 5.3.1.1.2.4 Obsługa nadpłat 5.3.2 Windykacja 5.3.2.1 Mail do kontrahentów z przeterminowanymi płatnościami 5.3.2.2 Faktury przeterminowane Strona 6 6 Obsługa klienta 6.1 Oferta 6.1.1 Definiowanie parametrów oferty 6.1.1.1 Produkty
6.1.1.1.1 Wybór produktów z kartotek produktowych 6.1.1.1.2 Zdjęcia 6.1.1.1.3 Cena 6.1.1.1.4 Ilość 6.1.1.2 Waluta 6.1.1.2.1 PLN 6.1.1.2.2 EUR 6.1.1.2.3 USD 6.1.1.2.4 inne dedykowane przez użytkownika 6.1.1.3 Kwoty 6.1.1.3.1 Netto 6.1.1.3.2 Brutto 6.1.1.4 Ważność oferty 6.1.1.4.1 Data 6.1.1.5 Warunki płatności 6.1.1.5.1 Tekst 6.1.2 Generowanie oferty w postaci dokumentu PDF 6.1.3 Możliwość bezpośredniej wysyłki oferty z systemu przez e-mail 6.1.4 Możliwość utworzenia oferty bez powiązania z kontrahentem 6.1.4.1 Wysyłka masowa przez e-mail z systemu 6.1.5 Możliwość definiowania produktów zależnych 6.2 Rejestracja zamówień 6.2.1 Wprowadzenie danych zamówienia od kontrahenta 6.2.1.1 Na bazie oferty 6.2.1.2 Ręcznie 6.3 Zlecenia 6.3.1 Zlecenie od kontrahenta 6.3.1.1 Na bazie zamówienia 6.3.1.2 Ręczne 6.3.2 Zlecenie wewnętrzne 6.3.3 Statusy 6.3.3.1 Nowe 6.3.3.2 W realizacji 6.3.3.3 Zrealizowane 6.3.3.4 Zafakturowane 6.4 Narzędzia marketingowe 6.4.1 Masowa wysyłka ofert do wielu klientów poprzez e-mail 6.4.2 Masowa wysyłka ofert do wielu klientów poprzez SMS 6.4.3 Dedykowana aplikacja służąca prezentacji produktów oferowanych przez firmę poprzez urządzenie mobilne bezpośrednia synchronizacja danych (parametrów, opisów, zdjęć, a także innych informacji handlowych, w tym cenników) z bazą produktów znajdującą się w systemie. Strona 7 7 CMS / e-commerce 7.1 Strona WWW 7.1.1 Zarządzanie treścią, zdjęciami strony, edycja struktury (dodawanie nowych podstron,
usuwanie i przenoszenie podstron) 7.1.2 Możliwość publikacji produktów z bazy systemu na stronie WWW 7.1.3 Wersje językowe (polska, angielska i rosyjska) 7.2 System e-commerce / sklep internetowy 7.2.1 Możliwość publikacji wybranych produktów z bazy systemu 7.2.2 Mechanizmy sklepu internetowego umożliwiające klientowi realizację transakcji kupna (koszyk, założenie konta (lub wykorzystanie konta założonego na potrzeby innych funkcji systemu), płatność) 7.2.3 Podgląd historii zakupów dla klienta 7.2.4 Powiadomienie o nowym zamówieniu dla operatora (pracownika firmy) po stronie systemu zamówienie trafia do bazy zamówień w systemie i podlega tradycyjnym procesom obsługi zamówień 7.2.5 Wersje językowe (polska, angielska i rosyjska) Strona 8 8 Moduły dodatkowe 8.1 Dysk wirtualny 8.1.1 Umieszczanie plików (skanów, archiwów) powiązanych z klientami, ofertami, projektami, itp. 8.1.2 Dostęp za pośrednictwem protokołu WebDAV przez sieć internetową (jak do klasycznego dysku sieciowego) 8.1.2.1 Dostęp do udostępnionych zasobów po określeniu uprawnień 8.1.2.2 Możliwość ustalenia uprawnień do dostępu zarówno dla pracownika firmy (do wskazanych zasobów) jak i dla klienta (do zasobów jemu przypisanych) 8.2 Baza serwisowa (aplikacja serwisu online) 8.2.1 Dostęp przyznawany wraz ze zdefiniowaniem zlecenia serwisowego dla danego pracownika 8.2.2 Zakres udostępnionych informacji pozwala serwisantowi na zdalny dostęp do maszyny wymagającej serwisu i jej zdalną naprawę lub wstępną diagnozę problemu 8.2.2.1 Typ dostępu 8.2.2.2 Login, hasło, protokoły, zabezpieczenia, szyfrowania, itp. (w zależności od potrzeb) 8.2.2.3 Notatki 8.2.2.3 Historia zdarzeń serwisowych tej maszyny 8.2.2.4 Dokumentacja maszyny 8.2.3 Dostęp przyznawany dla klienta posiadającego serwisowaną maszynę 8.2.3.1 Zgłaszanie potrzeby serwisowej 8.2.3.2 Monitorowanie postępu realizacji usługi 9 Administracja 9.1 Użytkownicy 9.1.1 Tworzenie kont 9.1.2 Uprawnienia 9.1.3 Informacja o statusie 9.1.3.1 Zalogowany 9.1.3.2 Nie zalogowany 9.2 Zarządzanie bibliotekami 9.2.1 Typy urlopów
9.2.2 Tagi II. SPECYFIKACJA SEROWEROWNI Szafka 19, wysokość wewnętrzna: minimum 12 U Serwer (pamięć (zamontowana): 4GB (1x4GB) DDR3 1333MHz UDIMM, poziom Raid: 0,1,10,5) macierz dyskowa 4xHDD 1U dyski do macierzy (4x 2TB switch 1GB (Switch 10/100/1000 Mbit/s 24-port) router DSL UPS (1000 Watts /1500 VA,Input 230V /Output 230V, Interface Port RJ-45 Serial, SmartSlot, USB, Rack Height 2 U) 1000 Watts /1500 VA,Input 230V /Output 230V, Interface Port RJ-45 Serial, SmartSlot, USB, Rack Height 2 U) okablowanie monitoring (rejestrator (min. 6 wejść, kompresja H.264, prędkość zapisu: min. 100 klatek/sek, możliwośc odtwarzania wszystkich kanałów jednocześnie, mozliwośc obsługi przez panel WWW), zestaw instalacyjny (kamery, okablowanie, wtyczki, elementy montażowe)) Strona 9 III. SPECYFIKACJA KOMPUTERÓW PRZENOŚNYCH (3 SZTUKI) Przekątna ekranu, min 14 Pamięć RAM: min 8GB Łączność bezprzewodowa: WiFi Dysk twardy: min 500GB+32GBSSD, 7200 obr./min System operacyjny -procesor co najmniej 2 rdzeniowy - złącza: HDMI, USB3.0 -matryca matowa IV. SPECYFIKACJA OPROGRAMOWANIA DO KOMPUTERÓW PRZENOŚNYCH (3 SZTUKI) Oprogramowanie biurowe (edytor graficzny, arkusz kalkulacyjny, program do przygotowywania prezentacji, program do obsługi poczty e-mail) typu Microsoft Office Program antywirusowy
Załącznik do zapytania ofertowego: FORMULARZ OFERTY Nazwa i adres oferenta: Osoba do kontaktu: Strona 10 Numer telefonu oferenta: Data wystawienia oferty: Zakres Projekt struktury baz danych, Projekt interfejsów systemu Cena ofertowa netto Budowa modułów baza firm, baza produktów, ofertowanie Budowa modułów wysyłki mailingu e-mail i SMS, zarządzanie zadaniami oraz dysku wirtualnego (baza materiałów - instrukcji, manuali) Budowa modułów obsługi sprzedaży, zarządzania magazynem, fakturowania Budowa modułów rozliczeń, zarządzania stroną WWW, strony WWW i sklepu internetowego, dostępu dla klientów, aplikacji marketingowej na urządzenia mobilne, aplikacji serwisu online Testy funkcjonalne i wydajnościowe aplikacji, poprawki, wdrożenie, szkolenia Serwerownia Komputery przenośne (3 sztuki) Oprogramowanie do komputerów przenośnych (3 sztuki) Wartość oferty netto w PLN: Wartość oferty brutto w PLN: Termin ważności oferty: Podpis oferenta: