Import danych z plików Excel (pracownicy, limity urlopowe i inne)
1. Wstęp BeeOffice umożliwia import z plików Excel kilku rodzajów danych, najczęściej wykorzystywanych podczas tworzenia nowego systemu lub okresowej aktualizacji: lista pracowników limity urlopowe (np. utworzenie zestawu limitów dla wszystkich pracowników na kolejny rok) definicje ról uprawnień 2. Interfejs użytkownika i uprawnienia Mechanizm importu jest prezentowany jako ikona Import danych z pliku Excel na listach danych oferujących możliwość importu: Zazwyczaj funkcja importu jest zarezerwowana w systemie dla administratorów danych, ponieważ umożliwia masowe tworzenie lub modyfikowanie dużych zbiorów danych. Dlatego do korzystania z tej funkcji zostały przewidziane odrębne uprawnienia, np.: admin.role.import.excel pracownik.import.excel urlop.administracja.import.excel 3. Przygotowanie pliku do importu danych Mechanizm importu danych pozwala w pierwszym kroku na przygotowanie przykładowego pliku, opartego na zakresie danych prezentowanych na aktualnej liście (zależnie od wybranych kryteriów wyboru), np.:
Wyeksportowany plik będzie zawierał ten sam zakres danych, który prezentowała lista: Kolejność rekordów w pliku może się różnić od kolejności na liście, lecz można je sortować w excelu korzystając z funkcji arkusza kalkulacyjnego.
4. Wykorzystanie pliku importu danych Plik utworzony w sposób opisany w poprzednim kroku może być wykorzystany na różne sposoby: 4.1. Aktualizacja istniejących danych Jeśli pozostawimy wartość w kolumnie ID (identyfikator obiektu w bazie danych) możemy zmieniać pozostałe pola, np. zaktualizować limit urlopowy pracownika z 26d na 22d 4h. 4.2. Dodawanie nowych danych Dopisując nowe rekordy na końcu pliku (lub po usunięciu wszystkich rekordów, za wyjątkiem dwóch pierwszych wierszy nagłówka), jeśli pozostawimy pole ID puste, taki rekord zostanie potraktowany jako polecenie dodania nowego wpisu. Przykład powielenie limitów urlopowych dla wszystkich pracowników firmy z roku 2014 na 2015: 1. Eksportujemy pełen zakres danych o limitach urlopowych do pliku Excel. 2. Modyfikujemy rok 2014 na 2015 w pliku. 3. Wprowadzamy ewentualne zmiany wysokości limitu w kolejnym roku, jeśli są potrzebne. 4. Usuwamy wszystkie wartości z kolumny ID (sygnał, że dodajemy nowe wpisy do bazy danych). 4.3. Informacja o prawidłowym formatowaniu danych Jako funkcja pomocnicza przed aktualizacją lub dodaniem nowych danych jeśli chcemy poznać prawidłowe dopuszczalne wartości dla danego pola w pliku importu/eksportu danych, prostym sposobem w praktyce jest ustawienie takiej wartości na rekordach przykładowych/testowych i ich wyeksportowanie do pliku. Następnie takie same wartości ustawiamy w rekordach rzeczywistych, które chcemy aktualizować lub dodawać (wg opisu w punkcie 4.1 lub 4.2) 5. Import danych zasady ogólne Plik importu danych musi zawsze posiadać pierwszą kolumnę ID (chociaż może być ona pusta, jeśli tworzymy nowe rekordy danych, jak opisano powyżej). Pozostałe kolumny są opcjonalne jeśli aktualizujemy np. dwa pola w istniejących rekordach danych, cały plik może mieć tylko trzy kolumny (ID + dwa aktualizowane pola). Jeśli natomiast podczas aktualizacji danych plik zawiera dalsze kolumny i mają one wartości puste, zostanie to zinterpretowane przez mechanizm importu jako instrukcja do usunięcia danych w tych polach. Krótka instrukcja pracy z plikiem importu jest dodatkowo prezentowana na ekranie systemu po wyborze funkcji importu:
6. Import limitów urlopowych - informacje dodatkowe BeeOffice pozwala opisywać jednostki czasu w formacie 99d 99h 99m (dni godziny minuty), gdzie każdy element jest opcjonalny np. 10d, 10d 4h, 10d 4h 30m, 24h 30m, 240h. Takie podejście pozwala uniknąć błędów zaokrągleń m.in. w przypadku limitów urlopowych przy ułamku etatu (przechowywanie nawet 3 miejsc dziesiętnych nie pozwala dobrze reprezentować danych w tym przypadku). Limity urlopowe należy wprowadzać do pliku excel zgodnie z powyższym formatem. Kolumna Dni poza ewidencją ma specjalne znaczenie i jest wykorzystywana podczas uruchomienia systemu w trakcie roku: są to dni odejmowane od dostępnego limitu urlopowego ponieważ reprezentują wnioski urlopowe wystawione w innym systemie i nie przeniesione do BeeOffice. Przykład: Pracownik ma 26d urlopu wypoczynkowego w 2014 i do 31.8.2014 wykorzystał 15d. Uruchamiamy BeeOffice w firmie od 1.9.2014. Jeśli nie wprowadzimy do BeeOffice wniosków urlopowych na 15d do sierpnia, mielibyśmy nadal 26d jako dostępne do wykorzystania. Jeśli jednak wpiszemy 15d w kolumnie dni poza ewidencją BeeOffice dla takiego pracownika, to prezentowany limit dni dostępnych będzie wynosił 11d. Podczas zwykłego wykorzystania BeeOffice w danej organizacji przez cały rok, pole to powinno mieć wartość 0. 7. Import danych pracowników informacje dodatkowe Ostatnie kolumny w formacie pliku danych pracownika mają specjalne znaczenie: Hasło startowe kolumna zawsze zostaje pusta podczas eksportu danych (z oczywistych przyczyn). Należy ją usunąć z pliku importu, jeśli nie zmieniamy hasła. Można wpisać do niej treść początkowego hasła, podczas tworzenia użytkowników aby zainicjować konta dla poszczególnych użytkowników. Rola użytkownika ze względu na możliwą relację 1:wiele pomiędzy użytkownikami a rolami, nie można tego w prosty sposób prezentować w pliku excel o strukturze 1-
wiersz-na-pracownika; z tego powodu podczas zapisywania prezentowana jest tylko jedna/pierwsza wybrana rola pracownika. Wpisanie tutaj innej roli powoduje zawsze jej DODANIE (a nie zmianę/nadpisanie) pierwszej roli.