Aktualizacja (146) Kwiecień 2015 PYTANIA CZYTELNIKÓW: JJak uniknąć wyświetlania błędu w formułach Jak skopiować jednocześnie wiele arkuszy zawierających tabelę Bezbłędne rozpoznawanie wartości Lista wartości z innego arkusza NAJNOWSZE TRIKI: Średnia z rocznej sprzedaży z pominięciem wartości skrajnych Automatyczne komentarze po zmianie zawartości komórek Automatycznie aktualizowany wykres wyników sprzedaży Prosty sposób odwracania tabeli Powiązanie pliku z nazwą katalogu Automatyczne wypełnianie komórek seriami danych Obliczanie dat kolejnych dni roboczych Szybkie numerowanie wierszy FORMUŁY Arkusz do planowania kosztu amortyzacji A 067 Pokazujemy, jak samodzielnie przygotować narzędzie automatyzujące wyliczanie kosztów przyszłej amortyzacji, zarówno w ujęciu miesięcznym, jak i rocznym. WIZUALIZACJA Oddzielanie danych rzeczywistych od prognozowanych na wykresie liniowym O 06 Wykres liniowy najlepiej zobrazuje rozkład danych w dłuższym okresie. W tym artykule pokazujemy, w jaki sposób podzielić linię na 2 części i wyróżnić je kolorami. AUTOMATYZACJA PRACY Sposoby podziału i łączenia tekstu w Excelu S 053 Często istnieje potrzeba podzielenia danego tekstu na pojedyncze wyrazy lub wydobycia z niego określonego fragmentu. Excel potrafi wykonać takie operacje przy użyciu funkcji tekstowych oraz narzędzia tekst jako kolumny. MAKRA Szablon faktur zaawansowane możliwości S 054 Pokazujemy, jak rozbudować szablon faktury, aby po doda niu nowej faktury automatycznie utworzył się kolejny arkusz. Dodatkowo nowa faktura automatycznie otrzyma nowy nu mer. Kod dostępu do strony www.excelwpraktyce.wip.pl zawierającej archiwalne aktualizacje jest przesyłany indywidualnie na adres e-mail aktywnego Czytelnika.
Instrukcja do aktualizacji Kwiecień 2015 (146) Aktualizację można wpiąć do poradnika Excel w praktyce, traktując ją jako kolejny numer czasopisma. Proponujemy jednak wykorzystanie możliwości, jakie daje wymiennokartkowa forma poradnika. Aktualizacja składa się z kilku części, ale numeracja stron (na dole) jest jednolita dla całego pakietu. Warto więc podzielić aktualizację i powkładać jej poszczególne części do poradnika według podanej poniżej instrukcji: 1. Strony od 5 do 16 (Redakcja odpowiada Listy 2015/IV) wpinamy przed dotychczasowymi Listami w poradniku. 2. Strony od 17 do 28 (Triki 2015/IV) wpinamy za dotychczasowymi Trikami w poradniku. 3. Strony od 29 do 38 (Arkusz do planowania kosztu amortyzacji A 067) wpinamy za ostatnim hasłem na literę A. 4. Strony od 39 do 46 (Oddzielanie danych rzeczywistych od prognozowanych na wykresie liniowym O 06) wpinamy za ostatnim hasłem na literę O. 5. Strony od 47 do 56 (Sposoby podziału i łączenia tekstu w Excelu S 053) wpinamy za ostatnim hasłem na literę S. 6. Strony od 57 do 76 (Szablon faktur zaawansowane możliwości S 054) wpinamy za ostatnim hasłem na literę S.
Aktualizacja (146) Kwiecień 2015 Login: AEX146 Hasło: AEX146_jre
Redaktor prowadzący Rafał Janus Wydawca Monika Kijok Opracowanie graficzne okładki Małgorzata Piaskowska Opracowanie graficzne Zbigniew Korzański Koordynator produkcji Mariusz Jezierski Korekta Zespół ISBN 978-83-269-3877-1 Nakład: 1000 egz. Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. 03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a Tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: rjanus@wip.pl NIP: 526-19-92-256 Numer KRS: 0000098264 Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł Skład i łamanie: Raster studio, Norbert Bogajczyk Miller Druk sp. z o.o., 03-301 Warszawa, ul. Jagiellońska 82, tel.: 22 614 17 67 Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2015 Poradnik Excel w praktyce wraz z przysługującymi Czytelnikom innymi elementami dostępnymi w subskrypcji (e-letter, strona WWW i inne) chronione są prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w poradniku Excel w praktyce oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Poradnik Excel w praktyce został przygotowany z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji Excel w praktyce oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówki, porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji Excel w praktyce lub w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków. Wydawca nie odpowiada za treść zamieszczonej reklamy; ma prawo odmówić zamieszczenia reklamy, jeżeli jej treść lub forma są sprzeczne z linią programową bądź charakterem publikacji oraz interesem Wydawnictwa Wiedza i Praktyka. 2 Czerwiec 2007 Wiedza i Praktyka
Drodzy Czytelnicy! Często wykonanie planu kosztów amortyzacji posiadanych przez firmę środków trwałych jest cedowane na pracownika działu księgowości. Ten rodzaj kosztu, choć podlega planowaniu, jesteśmy w stanie dokładnie wyliczyć. Znamy wartość bieżącą danego środka trwałego, jego stawkę amortyzacyjną oraz okres użytkowania. Wiele z programów klasy ERP umożliwia wyliczenie takiego planu amortyzacji wprzód, ale co jeśli w firmie nie ma takiego narzędzia? Rozwiązaniem jest stworzenie narzędzia w Excelu do wyliczania przyszłej amortyzacji, co omawiamy w artykule Arkusz do planowania kosztu amortyzacji. Często mamy potrzebę podzielenia danego tekstu na pojedyncze wyrazy lub wydobycia z niego określonego fragmentu. Przykładem mogą być dane zaimportowane z systemu finansowo-księgowego, w których jeden ciąg znaków zawiera różne informacje, jak numer dokumentu i jego rodzaj. Jeżeli mamy kilka takich pozycji, jesteśmy w stanie w kolejnej kolumnie przepisać te numery. Natomiast jeżeli mamy kilka tysięcy rekordów, taka operacja jest bardzo czasochłonna i możemy się pomylić. Excel umożliwia przeprowadzenie takich operacji przy użyciu funkcji tekstowych oraz narzędzia tekst jako kolumny. Omówienie tych technik przedstawiamy w artykule Sposoby podziału i łączenia tekstu w Excelu. Wykres liniowy najlepiej zobrazuje rozkład danych w dłuższym okresie. Czasami jednak do zaprezentowania są zarówno dane rzeczywiste, jak i prognozowane. Mogą być zawarte na jednej linii, musimy ją jednak odpowiednio przygotować, w przeciwnym razie odbiorca przekazu nie zorientuje się, od którego miejsca rozpoczynają się szacunki. W artykule Oddzielanie danych rzeczywistych od prognozowanych na wykresie liniowym pokazujemy, w jaki sposób podzielić linię na 2 części i wyróżnić je kolorami.
Jeśli używany przez nas szablon nie ma żadnych usprawnień, można go udoskonalić i wyposażyć w kilka przydatnych funkcji. W artykule Szablon faktur zaawansowane możliwości pokazujemy, jak rozbudować szablon faktury, aby po dodaniu nowej faktury automatycznie utworzył się kolejny arkusz. Dodatkowo nowa faktura otrzyma nowy numer na podstawie faktury ostatnio wystawionej. Pokażemy także ewidencję wystawionych faktur, która może służyć jednocześnie jako ewidencja sprzedaży VAT. Zapraszam do lektury redaktor prowadzący poradnika Excel w praktyce (rjanus@wip.pl)
Redakcja odpowiada Listy/IV/001 Sprawdźmy, z jakimi problemami borykają się inni użytkownicy Excela. Te rozwiązania mogą się przydać! Warto przeczytać: Bezbłędne rozpoznawanie wartości 001 Lista wartości z innego arkusza 003 Jak uniknąć wyświetlania błędu w formułach 005 Jak skopiować jednocześnie wiele arkuszy zawierających tabele 008 BEZBŁĘDNE ROZPOZNAWANIE WARTOŚCI Mam problem z funkcją WYSZUKAJ.PIONOWO. Stworzyłem tabelę z danymi widoczną poniżej. W pierwszej kolumnie mam czas rozmowy telefonicznej, w drugiej czas przeliczony na minuty. W komórce E3 wpisuję czas ostatnio wykonanej przeze mnie rozmowy, a w komórce F3 za pomocą funkcji wyszukaj pionowo(=wyszukaj.piono- WO(E3;B3:C13;2;1)) chcę otrzymać przeliczenie na minuty. Niestety w wyniku powinienem otrzymać 3 minuty, a jest 2,5. Podobne błędy wystąpią, gdy w E3 wpisuję inny czas. Skąd biorą się błędy w Excelu i czy można ten problem rozwiązać? Rysunek 1. Etykiety: Czas, Minuty Wiedza i Praktyka Excel w praktyce 5
Listy/IV/002 Redakcja odpowiada Rzeczywiście, wynik jest dosyć nieoczekiwany. Dzieje się tak, jeśli czas w kolumnie B wpiszemy za pomocą autowypełnienia (poprzez pociągnięcie myszką dwóch pierwszych wartości). Natomiast wartość w komórce E3 z całą pewnością została wpisana ręcznie. Błędy te nie wystąpiłyby, gdybyśmy wartości w kolumnie B wpisali ręcznie. Oczywiście nie zawsze jest to rozwiązanie idealne, zwłaszcza przy dużych tabelach. Jeżeli mamy niedużą tabelę, wystarczy, że każdą wartość poprawimy. Aby to zrobić: 1. Zaznaczmy komórkę 2. Kliknijmy w pasek formuły i wciśnijmy [Enter] lub zaznaczmy komórkę, wciskając [F2] i [Enter]. Zaznaczanie i edytowanie kilkuset kolejnych komórek jest jednak bardzo niewygodne. Najprostszym rozwiązaniem będzie napisanie krótkiego makra, które zrobi to za nas. 1. Wciśnijmy [ALT]+[F11]. W ten sposób przejdziemy do Edytora Visual Basic. 2. Następnie wstawmy do projektu moduł, korzystając z menu Insert/Module. 3. Kliknijmy dwa razy szybko nazwę modułu, w którym ma się znaleźć funkcja. 4. Prawą część okna wypełnijmy teraz w taki sam sposób, jak na listingu: Sub napraw() For i = 3 To 13 SendKeys (F2), True SendKeys (Enter), True Next End Sub 6 Kwiecień 2015 Wiedza i Praktyka