Rafik Nafkha Marta Żółtowska KOMPUTEROWE SYSTEMY FINANSÓW I KSIĘGOWOŚCI Podejście praktyczne w Comarch ERP XL Wydawnictwo SGGW Warszawa 2013
Spis treści Wstęp... 11 1. Pojęcie i rozwój systemów informatycznych... 12 1.1. Systemy transakcyjne przetwarzania danych STPD... 14 1.2. Systemy informacyjno-raportujące... 14 1.3. Systemy wspomagania decyzji SWD... 15 1.4. Systemy eksperckie... 15 1.5. Systemy sztucznej inteligencji... 17 1.6. Systemy finansowo-księgowe... 17 1.6.1. Co to są systemy finansowo-księgowe?... 17 1.6.2. Jak wybrać?... 18 1.6.3. Przykładowe oferty dostawców systemów (modułów) finansowo-księgowych... 19 1.6.3.1. Księga handlowa firmy INFOR... 20 1.6.3.2. Finanse i księgowość systemu Forte firmy SAGE... 21 1.6.3.3. Finanse i księgowość systemu ERP SyKOF... 22 1.6.3.4. Finanse i księgowość firmy SIMPLE... 24 1.6.3.5. SAP Business One firmy SAP AG... 26 1.6.3.6. IFS Applications firmy IFS World Industrial and Financial Systems... 27 1.6.4. Finanse i księgowość w systemie Comarch CDN XL... 28 1.6.4.1. Księgowość... 29 1.6.4.2. Finanse... 31 2. Podejście teoretyczne finanse i księgowość w Comarch CDN XL... 35 2.1. Rozpoczęcie pracy w systemie... 35 2.1.1. Uruchomienie systemu, logowanie... 35 2.1.2. Podstawowa konfiguracja... 35 2.1.2.1. Zakładka Słowniki... 36 2.1.2.2. Zakładka Okresy obrachunkowe... 37 2.1.2.3. Zakładka Parametry 1... 37 2.1.2.4. Zakładka Parametry 2... 38 2.1.2.5. Zakładka Księgowania... 39 2.1.2.6. Zakładka Księgowania cd... 40 2.1.2.7. Zakładka Konta kontrahentów... 40 2.1.2.8. Zakładka Konta pracowników... 41 2.1.2.9. Zakładka Odsetki... 41 3
2.1.3. Data w systemie... 41 2.1.4. Daty obliczeń... 41 2.2. Kontrahenci... 42 2.2.1. Karta kontrahenta... 42 2.3. Pracownicy... 43 2.4. Urzędy i banki... 43 2.5. Towary... 44 2.6. Waluty... 44 2.7. Plan kont... 44 2.7.1. Wygenerowanie planu kont za pomocą kreatora... 45 2.7.2. Grupowanie kont... 46 2.7.2.1. Zakładanie grupy kont... 46 2.7.2.2. Synchronizacja grupy... 47 2.8. Bilans otwarcia... 47 2.8.1. Wprowadzanie ręcznego bilansu otwarcia... 48 2.8.2. Wprowadzanie automatycznego bilansu otwarcia... 48 2.9. Kasa/Bank... 49 2.9.1. Rejestry kasowe/bankowe... 49 2.9.2. Raporty kasowe/bankowe... 50 2.9.2.1. Raporty wprowadzane ręcznie... 50 2.9.2.2. Raporty tworzone automatycznie... 50 2.9.2.3. Zamykanie raportów... 51 2.9.2.4. Księgowanie raportów... 51 2.9.2.5. Usuwanie raportów... 51 2.9.3. Zapisy kasowe/bankowe... 52 2.9.3.1. Wprowadzanie zapisów kasowych/bankowych... 52 2.9.3.2. Usuwanie zapisów kasowych/bankowych... 52 2.9.3.3. Rozliczanie zapisów kasowych/bankowych... 53 2.9.3.4. Automatyczne generowanie zapisów kasowych/bankowych... 53 2.9.4. Operacje kasowe/bankowe... 53 2.10. Dokumenty handlowe (moduł Sprzedaż)... 55 2.10.1. Wprowadzanie faktur zakupu/sprzedaży... 55 2.10.2. Zapłata (całkowita i ratalna) oraz rozliczanie płatności z poziomu faktury zakupu/sprzedaży... 56 2.10.3. Rejestracja przyjęć i wydań zewnętrznych... 59 4
2.10.4. Spinacze... 60 2.10.4.1. Generowanie spinacza z poziomu listy faktur zakupu/sprzedaży... 60 2.10.4.2. Generowanie spinacza z poziomu listy przyjęć/wydań zewnętrznych... 62 2.10.4.3. Księgowanie spinacza... 64 2.10.5. Korekty dokumentów handlowych... 64 2.10.5.1. Korekta... 64 2.10.5.2. Korekta wartości... 65 2.10.5.3. Korekta elementu transakcji... 65 2.10.5.4. Automatyczna korekta... 66 2.10.5.5. Korekta ręczna... 67 2.10.5.6. Korekty dokumentów typu spinacz... 68 2.10.6. Anulowanie zatwierdzonych dokumentów handlowych i magazynowych... 69 2.10.7. Dekretacja i księgowanie dokumentów handlowych... 70 2.10.7.1. Księgowanie z poziomu dokumentu... 70 2.10.7.2. Księgowanie z poziomu listy dokumentów... 71 2.11. Rejestr VAT... 72 2.11.1. Wprowadzanie faktury a-vista... 73 2.11.2. Rozliczanie dokumentów a-vista... 75 2.11.3. Korekta dokumentów a-vista... 75 2.11.4. Anulowanie dokumentów a-vista... 75 2.11.5. Księgowanie dokumentów a-vista... 75 2.12. Deklaracje VAT... 75 2.12.1. Deklaracja VAT-7D... 76 2.12.2. Deklaracja VAT-7K... 76 2.12.3. Deklaracja VAT-7... 76 2.12.3.1. Wystawianie deklaracji VAT-7... 77 2.13. Noty memoriałowe... 78 2.13.1. Uproszczona nota memoriałowa UNM... 78 2.13.1.1. Generowanie uproszczonej noty memoriałowej... 78 2.13.2. Nota memoriałowa... 79 2.13.2.1. Symbole kwot... 79 2.13.2.2. Definicja noty memoriałowej... 79 2.13.2.3. Schemat księgowań noty memoriałowej... 80 2.13.2.4. Rejestrowanie noty memoriałowej... 81 2.14. Rozliczenia i rozrachunki... 81 5
2.14.1. Rozliczenia... 81 2.14.1.1. Rozliczenie dokumentu źródłowego/wygenerowanie zapłaty... 82 2.14.2. Rozrachunki... 83 2.14.2.1. Dokonywanie rozrachunków... 84 2.14.2.2. Automatyczne rozrachunki... 84 2.14.3. Generowanie not i upomnień... 85 2.15. Schematy księgowań... 86 2.15.1. Definiowanie schematów księgowań wiadomości ogólne... 87 2.15.2. Definiowanie schematów księgowań dla faktur VAT... 88 2.16. Księgowania okresowe... 88 2.16.1. Dokonanie księgowania okresowego... 89 2.17. Zapisy księgowe i dzienniki księgowe... 90 2.17.1. Wprowadzanie dekretów pojedynczych... 90 2.17.2. Wprowadzanie dekretów zbiorczych... 91 2.17.3. Generowanie uproszczonej noty memoriałowej z poziomu zapisów księgowych... 91 2.17.4. Przenoszenie zapisów księgowych do księgi głównej... 91 2.17.5. Usunięcie/Storno dekretu w buforze... 92 2.17.6. Dokonanie storna zapisu w księdze głównej... 92 2.18. Zestawienie obrotów i sald... 93 2.19. Sprawozdanie finansowe... 94 2.19.1. Kreator zestawień księgowych... 95 2.19.2. Wyliczanie zestawień księgowych... 95 2.20. Zamknięcie okresu obrachunkowego... 96 3. Podejście praktyczne finanse i księgowość w Comarch CDN XL... 97 3.1. Podstawowa konfiguracja... 97 3.2. Kontrahenci... 99 3.2.1. Założenie kart kontrahentów... 99 3.3. Pracownicy... 100 3.3.1. Założenie karty pracownika... 100 3.4. Urzędy i banki... 100 3.4.1. Wprowadzenie urzędu skarbowego (US)... 100 3.4.2. Wprowadzenie urzędu ZUS... 100 3.4.3. Wprowadzenie banku BPH SA... 100 3.5. Towary... 100 3.5.1. Wprowadzenie kart towarów... 100 6
3.6. Waluty... 101 3.6.1. Wprowadzenie walut... 101 3.7. Plan kont... 101 3.7.1. Wygenerowanie planu kont za pomocą kreatora... 101 3.7.2. Zakładanie kont syntetycznych i analitycznych... 101 3.7.2.1. Z poziomu planu kont... 101 3.7.2.2. Z poziomu karty kontrahenta... 102 3.7.3. Grupowanie kont... 103 3.8. Bilans otwarcia... 104 3.8.1. Wprowadzenie ręcznego bilansu otwarcia... 104 3.8.2. Rozliczenia z poziomu bilansu otwarcia... 105 3.8.3. Korekta bilansu otwarcia... 105 3.9. Kasa/Bank... 105 3.9.1. Operacje kasowe/bankowe... 105 3.9.2. Rejestry kasowe/bankowe... 107 3.9.3. Raporty kasowe/bankowe... 107 3.9.4. Zapisy kasowe/bankowe... 108 3.9.4.1. Wprowadzenie zapisów kasowych... 108 3.9.4.2. Wprowadzenie zapisów bankowych... 108 3.9.4.3. Rozliczenie całkowite zapisów kasowych/bankowych... 109 3.9.4.4. Rozliczenie częściowe zapisów kasowych/bankowych... 109 3.9.4.5. Dokonanie kompensaty całkowitej lub częściowej zapisów kasowych/bankowych... 109 3.9.4.6. Automatyczne generowanie zapisów kasowych/bankowych... 110 3.10. Dokumenty handlowe (moduł Sprzedaż)... 110 3.10.1. Wprowadzanie faktur zakupu... 110 3.10.2. Wystawianie faktur sprzedaży... 110 3.10.3. Zapłata oraz rozliczenie płatności... 111 3.10.3.1. Automatyczne generowanie zapisów kasowych/bankowych (zapłaty całkowitej)... 111 3.10.3.2. Podział zapłaty na płatności cząstkowe... 112 3.10.3.3. Rozliczenie całkowite/częściowe płatności... 112 3.10.4. Przyjęcia i wydania zewnętrzne... 112 3.10.4.1. Wprowadzanie przyjęć zewnętrznych... 112 3.10.5. Wystawianie wydań zewnętrznych... 114 3.10.6. Wykorzystanie funkcji Spinacz... 115 3.10.6.1. Generowanie spinacza z poziomu listy faktur zakupu... 115 7
3.10.6.2. Generowanie spinacza z poziomu listy faktur sprzedaży... 115 3.10.6.3. Generowanie spinacza z poziomu listy przyjęć zewnętrznych... 116 3.10.6.4. Generowanie spinacza z poziomu listy wydań zewnętrznych... 116 3.10.7. Korekty dokumentów handlowych... 117 3.10.7.1. Korekta wartości faktury zakupu... 117 3.10.7.2. Korekta wartości faktury sprzedaży... 117 3.10.7.3. Korekta wartości przyjęcia zewnętrznego... 117 3.10.7.4. Korekta wartości wydania zewnętrznego... 118 3.10.7.5. Korekta elementu transakcji dla faktury zakupu... 118 3.10.7.6. Korekta elementu transakcji dla faktury sprzedaży... 119 3.10.7.7. Korekta elementu transakcji dla przyjęcia zewnętrznego... 119 3.10.7.8. Korekta elementu transakcji dla wydania zewnętrznego... 119 3.10.7.9. Korekta spinacza z poziomu listy faktur zakupu... 120 3.10.7.10. Korekta spinacza z poziomu listy faktur sprzedaży... 120 3.10.7.11. Korekta spinacza z poziomu listy przyjęć zewnętrznych... 121 3.10.7.12. Korekta spinacza z poziomu listy wydań zewnętrznych... 121 3.10.8. Anulowanie dokumentów handlowych i magazynowych... 121 3.10.8.1. Anulowanie faktury sprzedaży FS 3... 121 3.10.8.2. Anulowanie spinacza (S)FZ 6/12... 122 3.10.8.3. Anulowanie spinacza korekt (S)FZK 9/12... 122 3.10.8.4. Anulowanie korekty przyjęcia zewnętrznego PZK 7/12... 123 3.10.8.5. Anulowanie korekty wydania zewnętrznego WZK 6... 123 3.10.9. Dekretacja i księgowanie dokumentów handlowych... 123 3.10.9.1. Księgowanie z poziomu dokumentu... 123 3.10.9.2. Księgowanie z poziomu listy dokumentów... 124 3.11. Rejestry VAT... 125 3.11.1. Wprowadzenie faktury kosztowej formularz uproszczony... 125 3.11.2. Wprowadzenie faktury zakupu środka trwałego formularz uproszczony... 125 8
3.12. Deklaracja VAT-7... 126 3.12.1. Wystawienie deklaracji VAT-7... 126 3.13. Nota memoriałowa... 126 3.13.1. Uproszczona nota memoriałowa... 126 3.13.1.1. Wygenerowanie i zaksięgowanie UNM nota odsetkowa otrzymana od kontrahenta... 126 3.13.1.2. Wygenerowanie i zaksięgowanie UNM rozliczenie delegacji pracownika... 127 3.13.2. Nota memoriałowa... 127 3.13.2.1. Symbole kwot... 127 3.13.2.2. Definicja noty memoriałowej... 128 3.13.2.3. Rejestracja noty memoriałowej... 128 3.14. Rozliczenia i rozrachunki... 129 3.14.1. Rozliczenia... 129 3.14.1.1. Wygenerowanie zapłaty z poziomu nierozliczonych płatności... 129 3.14.1.2. Rozliczenie dokumentu z poziomu nierozliczonych płatności... 129 3.14.2. Rozrachunki... 129 3.14.2.1. Dokonanie rozrachunku... 130 3.14.2.2. Dokonanie automatycznego rozrachunku... 130 3.14.3. Generowanie not i upomnień... 130 3.14.3.1. Wygenerowanie upomnienia... 130 3.14.3.2. Wygenerowanie noty odsetkowej... 130 3.15. Schematy księgowań... 131 3.15.1. Schemat księgowań faktura VAT zakupu towarów... 131 3.15.2. Schemat księgowań faktura VAT sprzedaży towarów... 132 3.15.3. Schemat księgowań przyjęcie zewnętrzne... 133 3.15.4. Schemat księgowań wydanie zewnętrzne... 133 3.15.5. Schemat księgowań noty memoriałowe... 134 3.15.5.1. Rozliczenie delegacji pracownika... 134 3.15.5.2. Nota odsetkowa otrzymana od kontrahenta... 134 3.15.6. Schemat księgowań noty odsetkowe... 135 3.16. Księgowania okresowe... 135 3.16.1. Rozliczenie podatku VAT... 135 3.16.2. Rozliczenie miesięcznej prenumeraty (12 sztuk) zakupionej i zapłaconej na początku roku... 136 9
3.17. Zapisy księgowe i dzienniki księgowe... 137 3.17.1. Wprowadzenie dekretu pojedynczego na konto zwykłe amortyzacja środka trwałego... 137 3.17.2. Wprowadzenie dekretu pojedynczego na konto rozrachunkowe ryczałt za nocleg... 137 3.17.3. Wprowadzenie dekretu zbiorczego aktualizacja wartości inwestycji długoterminowych... 138 3.17.4. Wygenerowanie uproszczonej noty memoriałowej... 138 3.17.5. Przenoszenie zapisów księgowych do księgi głównej... 139 3.17.6. Usunięcie dekretu w buforze... 139 3.17.7. Dokonanie storna zapisu w księdze głównej... 139 3.18. Zestawienie obrotów i sald... 139 3.19. Sprawozdanie finansowe... 140 3.19.1. Wygenerowanie szablonu sprawozdania finansowego... 140 3.19.2. Obliczenie bilansu... 140 3.19.3. Obliczenie rachunku zysków i strat w wariancie porównawczym... 140 3.20. Zamknięcie okresu obrachunkowego... 141 3.21. Zbliża się koniec roku obrotowego i co teraz?... 141 3.21.1. Jak powiązać obroty danego konta z bilansem... 141 3.21.2. Zysk czy strata, czyli jak samodzielnie stworzyć RZiS... 144 3.21.3. Jak ustalić wysokość osiągniętego dochodu/poniesionej straty na deklaracji podatkowej... 146 3.21.3.1. Funkcje klasy kont... 146 3.21.3.2. Deklaracja podatkowa CIT-2... 147 4. Podsumowanie... 149 Spis ilustracji... 150 Bibliografia... 152