Szczecin, dnia 31 marca 2009 r. Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Szczecinie WK-0913-897/7/K/2009 Szanowny Pan Zdzisław Pawelec Pełniący Funkcję Wójta Gminy Świdwin Uprzejmie informuję Pana Wójta, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Szczecinie na podstawie art. 5 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.) przeprowadziła w terminie od 6 stycznia 2009 r. do 13 marca 2009 r. kontrolę kompleksową gospodarki finansowej Gminy Świdwin. Kontrolą objęto lata 2005-2008. Protokół kontroli został podpisany przez Pana w dniu 13 marca 2009 r. Z ustaleń zawartych w protokole kontroli wynika, że w okresie objętym kontrolą miały miejsca następujące nieprawidłowości i uchybienia. I. W zakresie spraw organizacyjnych 1. Biblioteki Publiczne w Bierzwnicy, Kluczkowie, Lekowie i Rusinowie prowadziły gospodarkę finansową na zasadach określonych przepisami dla jednostek budżetowych, zamiast na zasadach ustalonych przepisami dla instytucji kultury, co było niezgodne z przepisami art. 4 i art. 14 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123 z późn. zm.), za co odpowiedzialność ponosi Wójt str. 4 protokołu kontroli. 2. Wójt Gminy nie przedstawił Radzie Gminy projektu uchwały o ustalenie stawek opłat za zajęcie pasa drogowego i umieszczanie w nim obiektów i urządzeń infrastruktury drogowej w oparciu o przepisy art. 40 ust. 8 ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 19, poz. 115 z późn. zm.), czym naruszono przepisy art. 30 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) str. 62 protokołu kontroli. II. W zakresie spraw budżetowych, finansowych i sprawozdawczości
1. W 2007 r. nie przeprowadzono kontroli co najmniej 5% wydatków w zakresie realizacji procedur celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w jednostkach organizacyjnych Gminy, a w 2008 r. nie przeprowadzono kontroli w 4 jednostkach budżetowych: w Zespole Szkół w Oparznie, w Zespole Szkół w Lekowie, w Szkole Podstawowej w Rusinowie, w Szkole Podstawowej w Klępczewie, czym naruszono przepisy art. 187 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.), za co odpowiedzialność ponosi Wójt str. 10 i 11 protokołu kontroli. 2. Inkasent sołectwa Bierzwnica w latach 2007 i 2008 pobrał opłaty (9) z tytułu czynszu za najem mieszkania oraz wpłatę za zezwolenie na sprzedaż napojów alkoholowych, czym naruszono przepisy uchwały nr IV/15/2006 Rady Gminy z dnia 28 grudnia 2006 r. w sprawie inkasa i inkasentów, za co odpowiedzialność ponosi inkasent, z tytułu nadzoru inspektor ds. księgowości podatkowej str. 45 protokołu kontroli. 3. W 31 przypadkach, na 69 objętych badaniem, deklaracje podatkowe podatnicy przesłali do Urzędu Gminy po terminie ustawowym od 1 do 126 dni, w 1 przypadku podatnik nie złożył deklaracji podatkowej, w żadnym z wymienionych przypadków organ podatkowy nie podjął czynności zmierzających do wyegzekwowania obowiązku wynikającego z przepisów art. 6 ust. 9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 121, poz. 844 z późn. zm.), czym naruszono przepisy art. 274a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.), za co odpowiedzialność ponosi inspektor ds. wymiaru opłat lokalnych, z tytułu nadzoru Skarbnik Gminy str. 47-53 protokołu kontroli. 4. W 2008 r. wydano 4 decyzje o udzieleniu ulgi w podatku rolnym z tytułu powołania do zasadniczej służby wojskowej, bez należytego udokumentowania faktu zamieszkiwania i nie osiągania przychodów z innych źródeł przez członków rodzin, którzy bezpośrednio przed powołaniem do służby pracowały w tych gospodarstwach, co było warunkiem udzielenia ulgi w oparciu o przepisy art. 13a ust. 2 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2006 r. Nr 136, poz. 969 z późn. zm.). Organ podatkowy w toku postępowania podatkowego nie podjął niezbędnych działań w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego, czym naruszono przepisy art. 122 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, za co odpowiedzialność ponosi inspektor, z tytułu nadzoru Skarbnik Gminy str. 56 i 57 protokołu kontroli.
5. W latach 2007 2008 czynności sprawdzające w zakresie wywiązywania się podatników z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego oraz rzetelności danych wykazanych w deklaracjach i informacjach podatkowych, stanowiących podstawę opodatkowania podatkiem od nieruchomości oraz łącznym zobowiązaniem pieniężnym, przeprowadzono tylko u 3 podatników (co stanowi 0,12% ogółu podatników), wykorzystując w minimalnym zakresie uprawnienia wynikające z przepisów art. 281 1 i 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, za co odpowiedzialność ponosi Wójt Gminy str. 65 protokołu kontroli. 6. W 2008 r. opłaty za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych (12) przedsiębiorcy wnieśli w dwóch zamiast w trzech ratach, zaniżając w dziewięciu przypadkach opłatę o łączną kwotę 410,00 zł, co było niezgodne z przepisami art. 11 1 ust. 5 i ust. 7 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2007 r. Nr 70, poz. 473 z późn. zm.) str. 73 i 74 protokołu kontroli. W żadnym z ww. przypadku nie podjęto działań zmierzających do wygaszenia zezwolenia, czym naruszono przepisy art. 18 ust. 12 pkt 5 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi w związku z art. 162 1 pkt 1 i 3 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.), za co odpowiedzialność ponosi inspektor ds. ewidencji działalności gospodarczej str. 62-67 protokołu kontroli. 7. W 2005 r. wypłacono Zastępcy Wójta ekwiwalent za niewykorzystanie 11 dni urlopu wypoczynkowego za 2004 r. w kwocie 1 763,50 zł, czym naruszono przepisy art. 171 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.), za co odpowiedzialność ponosi Wójt str. 76 protokołu kontroli. 8. W 2008 r. w Urzędzie Gminy nie dokonano należnego odpisu kwoty 31 364,51 zł na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, wynikającej z nie ujęcia pracowników w ramach robót publicznych do przeciętnej liczby zatrudnionych, czym naruszono przepisy art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.), za co odpowiedzialność ponosi Skarbnik Gminy str. 79 protokołu kontroli. 9. W 2008 r. przy rozliczaniu należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowej do Niemiec: udzielono i rozliczono zaliczkę na poczet kosztów podróży osobie, która nie była delegowana, co było niezgodne z 6 ust. 10 oraz 9 ust. 3 Instrukcji w sprawie sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów finansowo-księgowych wprowadzonej zarządzeniem Nr 13/2003 Wójta Gminy z dnia 16 czerwca 2003 r.,
rozliczono i wypłacono koszty podróży (dietę) dla osoby nie będącej pracownikiem Urzędu Gminy, czym naruszono 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.), polecenie wyjazdu służbowego dla Przewodniczącego Rady Gminy podpisał Wójt, czym naruszono 2 ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 r. w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz. U. Nr 66, poz. 800 z późn. zm.), w ewidencji księgowej kwotę 583,96 zł stanowiącą koszty wyjazdu delegacji Gminy do Niemiec ujęto w rozdziale 75022 Rady gmin 3030 Wydatki na rzecz osób fizycznych diety dla radnych, zamiast w rozdziale 75075 Promocja jednostek samorządu terytorialnego 4420 Podróże służbowe zagraniczne, czym naruszono 1 pkt 2 i pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 z późn. zm.). Odpowiedzialność za prawidłowe rozliczenie wyjazdu służbowego i ujęcie w ewidencji ponosi Skarbnik Gminy str. 82 i 83 protokołu kontroli. 10. W 2008 r. polecenia wyjazdów służbowych dla radnych w 4 przypadkach podpisał Wójt, zamiast Przewodniczący Rady, czym naruszono 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 r. w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy, a w 1 przypadku nie naliczono należnej radnemu diety, czym naruszono 4 ust. 1 ww. rozporządzenia. Wyjazdy służbowe radnych rozliczano na drukach Wyjazd służbowy osób nie będących pracownikami Urzędu Gminy, co było niezgodne z 6 zarządzenia Nr 13/2003 Wójta Gminy z dnia 16 czerwca 2003 r. w sprawie Instrukcji sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów finansowoksięgowych, za co odpowiedzialność ponosi Skarbnik Gminy str. 84 protokołu kontroli. Wymienione wyżej nieprawidłowości nie wyczerpują wszystkich negatywnych ustaleń zawartych w protokole kontroli, których nie ujęto w niniejszym wystąpieniu z uwagi na ich mniejszy ciężar gatunkowy. W celu usunięcia nieprawidłowości stwierdzonych w protokole kontroli oraz usprawnienia pracy Urzędu niezbędne jest podjęcie następujących działań.
I. W zakresie spraw organizacyjnych 1. Prowadzenia gospodarki finansowej biblioteki publicznej na zasadach określonych w ustawie o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej. 2. Przestrzegania przepisów ustawy o samorządzie gminnym w zakresie przedkładania przez Wójta projektów uchwał wynikających z ustawy o drogach publicznych. II. W zakresie spraw budżetowych, finansowych oraz sprawozdawczości 1. Przestrzegania przepisów ustawy o finansach publicznych w zakresie kontroli co najmniej 5% wydatków we wszystkich jednostkach organizacyjnych Gminy w zakresie realizacji procedur celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. 2. Przestrzegania przepisów ustawy Ordynacja podatkowa w zakresie: egzekwowania terminowości składania deklaracji podatkowych, pełnego udokumentowania wniosków podatników w sprawie ulg podatkowych, kontroli podatkowej. 3. Przestrzegania uchwały Rady Gminy w zakresie inkasa. 4. Przestrzegania przepisów ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi w zakresie zasad postępowania w przypadku nie wywiązywania się przedsiębiorców z terminowego wnoszenia wpłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych. 5. Przestrzegania przepisów ustawy Kodeks pracy w zakresie wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. 6. Stosowania przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych w zakresie odprowadzania należnych odpisów naliczanych w stosunku do przeciętnej liczby pracowników zatrudnionych w ramach robót publicznych. 7. Przestrzegania wewnętrznych Instrukcji w zakresie udzielania zaliczek na poczet wydatków w podróży służbowej. 8. Przestrzegania przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju w zakresie wystawiania poleceń wyjazdów służbowych. 9. Przestrzegania przepisów rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w spawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy w szczególności w zakresie zlecania wyjazdów służbowych radnym gminy i naliczania należnych diet dla radnych. 10.Przestrzegania przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w spawie szczegółowej klasyfikacji wydatków dotyczących podróży służbowych.
Wyrażam przekonanie, że przeprowadzone czynności kontrolne oraz powyższe wnioski przyczynią się do poprawy pracy Gminy. Zgodnie z treścią art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych przysługuje Panu prawo zgłoszenia na piśmie do Kolegium Izby, za moim pośrednictwem, zastrzeżeń do wniosków pokontrolnych dotyczących zarzutów naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe stosowanie w niniejszym wystąpieniu w terminie 14 dni od daty otrzymania tego wystąpienia. Stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych byłbym wdzięczny za powiadomienie mnie w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego pisma o sposobie wykonania zaleceń lub o przyczynach ich nie wykonania. Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Szczecinie: mgr Józef Chodarcewicz Do wiadomości: Szanowny Pan Kazimierz Lechocki Przewodniczący Rady Gminy Świdwin