Baku, 16 luty 2016 r. Ambasada Rzeczypospolitej Polskiej w Republice Azerbejdżanu, niniejszym zaprasza do wzięcia udziału w dialogu technicznym, którego celem jest zebranie informacji niezbędnych do przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na usługi przyjmowania wniosków wizowych na rzecz polskich placówek dyplomatycznokonsularnych w Republice Azerbejdżanu, Republice Kazachstanu i Republice Uzbekistanu. I. ZAMAWIAJĄCY OGŁOSZENIE O DIALOGU TECHNICZNYM Ambasada Rzeczypospolitej Polskiej w Republice Azerbejdżanu 2 Kichik Gala AZ-1000 Baku, Azerbejdżan II. DEFINICJE Ilekroć w niniejszym ogłoszeniu jest mowa o: 1) Dialogu technicznym rozumie się przez to dialog techniczny unormowany przepisami art. 31a 31c ustawy PZP; 2) Ogłoszeniu rozumie się przez to niniejsze ogłoszenie o Dialogu technicznym; 3) Postępowaniu rozumie się przez to planowane postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na usługi przyjmowania wniosków wizowych na rzecz polskich placówek dyploamtyczno-konsularnych w Republice Azerbejdżanu, Republice Kazachstanu i Republice Uzbekistanu; 4) PZP rozumie się przez to ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2015 r. poz. 2164); 5) Uczestniku rozumie się przez to podmiot zgłaszający się do Dialogu oraz biorący udział w Dialogu technicznym prowadzonym przez Zamawiającego; 6) Zamawiającym rozumie się przez to Ambasadę Rzeczypospolitej Polskiej w Republice Azerbejdżanu działającej w imieniu własnym oraz na rzecz: - Ambasady Rzeczypospolitej Polskiej w Republice Uzbekistanu, - Ambasady Rzeczypospolitej Polskiej w Republice Kazachstanu, - Konsulatu Generalnego Rzeczypospolitej Polskiej w Ałmaty. III. DANE KONTAKTOWE ZAMAWIAJĄCEGO Ambasada Rzeczypospolitej Polskiej w Republice Azerbejdżanu 2 Kichik Gala AZ-1000 Baku, Azerbejdżan e-mail: baku.amb.sekretariat@msz.gov.pl Wszelką korespondencję kierowaną do Zamawiającego należy opatrzyć dopiskiem:,,dialog techniczny na Usługi przyjmowania wniosków wizowych na rzecz polskich placówek w Republice Azerbejdżanu, Republice Kazachstanu i Republice Uzbekistanu, znak: AMB.BAKU.330.3.2016 Strona 1 z 9
IV. PODSTAWA PRAWNA Dialog techniczny prowadzony jest na podstawie art. 31a - 31c ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164) oraz zgodnie z niniejszym ogłoszeniem. V. PRZEDMIOT DIALOGU ORAZ CEL PROWADZENIA DIALOGU 1. Zamawiający ogłasza Dialog techniczny związany z planowanym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, którego przedmiotem są Usługi przyjmowania wniosków wizowych, znak: AMB.BAKU.330.3.2016 a) Przedmiotem postępowania, z którym związany jest Dialog techniczny, będzie świadczenie usług przyjmowania wniosków wizowych w rozumieniu art. 43 Wspólnotowego Kodeksu Wizowego na rzecz Zamawiajacego. b) Usługi będące przedmiotem postępowania świadczone będą na terytorium: 1. Azerbejdżanu i Turkmenistanu w będących dyspozycji wykonawcy w PPWW w Baku i w Aszchabadzie, 2. Kazachstanu i Uzbekistanu, Kirgistanu i Tadżykistanu w będących w dyspozycji wykonawcy w PPWW w Astanie, Ałmaty, Kokszetau, Szymkent, Taszkencie, Biszkeku, Duszanbe oraz dodatkowo w w Pietropawłowsku, Pawłodarze, Bałchaszu, Karagandzie, Aktobe i Atyrau. c) Przedmiot postępowania został podzielony na części: - część I Republika Azerbejdżanu i Republika Turkmenistanu, - część II Republika Kazachstanu, Republika Uzbekistanu, Republika Kirgiska i Republika Tadżykistanu. 2. Celem Dialogu technicznego w odniesieniu do części I przedmiotu postępowania jest pozyskanie wszelkich niezbędnych informacji do wykorzystania przy przygotowywaniu opisu przedmiotu zamówienia, specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz określenia warunków umowy, a w szczególności elementów dotyczących: 1) organizacji świadczenia usług przyjmowania wniosków wizowych w PPWW znajdujących się w Baku i Aszchabadzie, zgodnie z prawem miejscowym każdego państwa; 2) wszelkich aspektów prawnych prowadzenia w Azerbejdżanie i Turkmenistanie świadczenia usług outsourcingu wizowego, w tym konieczności uzyskania ewentualnych koncesji/zezwoleń/licencji/innych szczególnych uprawnień od władz miejscowych (w tym informacje jaki organ ewentualnie wydaje takie uprawnienia, na jakim etapie - przed wyłonieniem wykonawcy w przetargu czy po przetargu - oraz jak wygląda procedura uzyskania takich uprawnień); 3) dopuszczalności świadczenie usług przez podmiot zagraniczny w Azerbejdżanie i Turkemnistanie, tj. nie mający siedziby w danym kraju i działający w oparciu o przepisy prawa obcego; 4) ewentualnych wymogów co do formy prawnej, jaką zgodnie z miejscowym ustawodawstwem musi przyjąć wykonawca chcący świadczyć usługi pośrednictwa wizowego na terytorium Azerbejdżanu i Turkmenistanu (spółka prawa miejscowego, ew. spółka-córka podmiotu zagranicznego, oddział podmiotu zagranicznego, filia, itp.); 5) dopuszczalności zgodnie z prawem miejscowym każdego z dwóch ww. państw korzystania przez wykonawców z podwykonawców i ewentualnie w jakim zakresie; 6) dopuszczalności pobierania opłaty konsularnej w walucie obcej (EUR); 7) dopuszczalności wywozu dewiz z tytułu opłaty konsularnej do państwa trzeciego (z Turkmenistanu do Azerbejdżanu), w tym ewentualnie: Strona 2 z 9
a) czy wywóz takich dewiz jest obciążany jakimiś prowizjami bądź ograniczeniami i czy dotyczy to również opłat należnych misjom dyplomatyczno-konsularnym; b) czy transfer takich środków może dokonywać sam wykonawca czy niezbędne jest korzystanie z systemu bankowego. 8) stawki podatku VAT w Azerbejdżanie i Turkmenistanie na wynagrodzenia wykonawcy z tytułu świadczenia usługi outsourcingu wizowego (opłaty pobieranej od wnioskodawcy); 9) lokalnych wymogów i uwarunkowań każdego z dwóch państw dotyczących ochrony danych osobowych; 10) ewentualnych alternatywnych rozwiązań składania wniosków w stosunku do PPWW (np. odbiór przez kuriera w domu wnioskodawcy, w tym sposobu pobierania w takim wypadku danych biometrycznych odcisków palców); 11) schematu dostarczania wniosków wizowych z PPWW w Baku, a w szczególności z PPWW w Aszchabadzie do Ambasady RP w Azerbejdżanie, zgodnie z prawem państwa, w którym znajdować się będą PPWW (należy uwzględnić wywóz i wwóz wniosków wizowych i paszportów przez granicę Turkmenistanu i Azerbejdżanu); 12) schematu pobierania opłaty za przyjęcie i rozpatrzenie wniosku o wydanie wizy w PPWW w Baku i Aszchabadzie, a następnie ich przekazywania przez Wnioskodawcę na wskazane rachunki bankowe udostępnione wykonawcy przez Ambasady RP w Azerbejdżanie. Opłaty wizowe przekazywane będą w walucie EUR. 3. Celem Dialogu technicznego w odniesieniu do części II przedmiotu postępowania jest pozyskanie wszelkich niezbędnych informacji do wykorzystania przy przygotowywaniu opisu przedmiotu zamówienia, specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz określenia warunków umowy, a w szczególności elementów dotyczących: 1) Organizacji świadczenia usług przyjmowania wniosków wizowych w PPWW znajdujących się w Astanie, Ałmaty, Kokszetau, Szymkencie, Taszkencie, Biszkeku, Duszanbe oraz dodatkowo w Pietropawłowsku, Pawłodarze, Bałchaszu, Karagandzie, Aktobe i Atyrau zgodnie z prawem miejscowym każdego państwa; 2) wszelkich aspektów prawnych prowadzenia w Kazachstanie, Uzbekistanie, Kirgistanie i Tadżykistanie świadczenia usług outsourcingu wizowego, w tym konieczności uzyskania ewentualnych koncesji/zezwoleń/licencji/innych szczególnych uprawnień od władz miejscowych (w tym informacje jaki organ ewentualnie wydaje takie uprawnienia, na jakim etapie - przed wyłonieniem wykonawcy w przetargu czy po przetargu - oraz jak wygląda procedura uzyskania takich uprawnień); 3) dopuszczalności świadczenia usług przez podmiot zagraniczny w Kazachstanie, Uzbekistanie, Kirgistanie i Tadżykistanie, tj. nie mający siedziby w danym kraju i działający w oparciu o przepisy prawa obcego; 4) ewentualnych wymogów co do formy prawnej, jaką zgodnie z miejscowym ustawodawstwem musi przyjąć wykonawca chcący świadczyć usługi pośrednictwa wizowego na terytorium Kazachstanu, Uzbekistanu, Kirgistanu i Tadżykistanu (spółka prawa miejscowego, ew. spółkacórka podmiotu zagranicznego, oddział podmiotu zagranicznego, filia, itp.); 5) dopuszczalności zgodnie z prawem miejscowym każdego z czterech ww. państw korzystania przez wykonawców z podwykonawców i ewentualnie w jakim zakresie; 6) dopuszczalności pobierania opłaty konsularnej od wnioskodawców w walucie obcej (EUR); 7) dopuszczalności wywozu dewiz z tytułu opłaty konsularnej do państwa trzeciego (z Kirgistanu do Kazachstanu i Tadzykistanu do Uzbekistanu ), w tym ewentualnie: Strona 3 z 9
a) czy wywóz takich dewiz jest obciążany jakimiś prowizjami bądź ograniczeniami i czy dotyczy to również opłat należnych misjom dyplomatyczno-konsularnym; b) czy transfer takich środków może dokonywać sam wykonawca czy niezbędne jest korzystanie z systemu bankowego. 8) stawki podatku VAT w Kazachstanie i Uzbekistanie, Kirgistanie i Tadżykistanie na wynagrodzenia wykonawcy z tytułu świadczenia usługi outsourcingu wizowego (opłaty pobieranej od wnioskodawcy); 9) lokalnych wymogów i uwarunkowań każdego z czterech państw dotyczących ochrony danych osobowych; 10) ewentualnych alternatywnych rozwiązań składania wniosków w stosunku do PPWW (np. odbiór przez kuriera w domu wnioskodawcy, w tym sposobu pobierania w takim wypadku danych biometrycznych odcisków palców); 11) schematu dostarczania wniosków wizowych: wnioski wizowe z PPWW w Astanie, Kokszetau, Pietropawłowsku, Pawłodarze, Bałchaszu, Karagandzie będą przekazywane do Ambasady Rzeczypospolitej Polskiej w Republice Kazachstanu, z PPWW w Ałmaty, Szymkencie, Biszkeku Aktobe i Atyrau do Konsulatu Generalnego Rzeczypospolitej Polskiej w Ałmaty, z PPWW w Taszkencie, i Duszanbe do Ambasady Rzeczypospolitej Polskiej w Republice Uzbekistanu zgodnie z prawem państwa, w którym znajdować się będą PPWW (należy uwzględnić wywóz i wwóz wniosków wizowych i paszportów przez granicę państw w Kazachstanie, Uzbekistanie, Kirgistan i Tadżykistan); 12) schematu pobierania opłaty za przyjęcie i rozpatrzenie wniosku o wydanie wizy w PPWW, a następnie ich przekazywania przez wnioskodawcę na wskazane rachunki bankowe udostępnione wykonawcy przez Ambasady Rzeczypospolitej Polskiej w Republice Kazchstanu, Konsulat Generalny Rzeczpospoliej Polskiej w Ałmaty, Republiki Uzbekistanu. Opłaty wizowe przekazywane będą w walucie EUR. VI. ZASADY PROWADZENIA DIALOGU 1. Dialog techniczny jest prowadzony w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równego traktowania Uczestników i oferowanych przez nich rozwiązań. 2. Wszelkie czynności związane z przeprowadzeniem Dialogu technicznego, w imieniu i na rzecz Zamawiającego wykonują osoby wyznaczone w tym celu przez Zamawiającego. 3. Dialog techniczny prowadzony będzie z Uczestnikami wybranymi przez Zamawiającego. 4. Uczestnicy zainteresowani Dialogiem technicznym w ramach warunku merytorycznego przystąpienia do Dialogu technicznego, proszeni są o złożenie Wniosku o dopuszczenie do dialogu technicznego, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 (dla części I) i załącznikiem nr 2 (dla części II) do niniejszego ogłoszenia. 5. Uczestnicy zaproszeni do Dialogu technicznego w wyniku rozpatrzenia przez Zamawiającego wniosku, o którym mowa w pkt 4 powyżej, otrzymają wstępne opisy przedmiotu zamówienia, odpowiednio dla częśći I i/lub części II, w oparciu o które będą poproszeni o przedstawienie w zwięzłego (nie więcej niż 5-15 stron) opracowania obejmującego opis rozwiązań proponowanych w odpowiedzi na zagadnienia wymienione w części V Ogłoszenia, pkt 2 ppkt 1-12 (część I) i pkt 3 ppkt 1-12 (część II) powyżej w języku polskim i pomocniczo w języku angielskim (odrębnie dla części I i/lub cześci II). Podanie orientacyjnych (niezobowiązujących) cen będzie mile widziane. Strona 4 z 9
6. Zamawiający może w każdej chwili zrezygnować z prowadzenia Dialogu technicznego z wybranym Uczestnikiem, jeżeli uzna, iż przekazywane przez niego informacje nie są przydatne do osiągnięcia celu Dialogu. 7. Dialog techniczny będzie prowadzony w formie wymiany informacji w postaci korespondencji elektronicznej. 8. Jeżeli Zamawiający uzna informacje uzyskane w wyniku opracowań, o których mowa w pkt 5 powyżej za niewystarczące bądź wymagające doprecyzowania, zaproponuje Uczestnikom spotkania bezpośrednie w celu ich omówienia (z każdym Uczestnikiem indywidualnie). 9. Dialog techniczny w formie spotkań prowadzony będzie w siedzibie Zamawiającego bądź innym uzgodnionym miejscu. 10. Termin dialogu technicznego w formie spotkań będzie każdorazowo uzgadniany z poszczególnymi Uczestnikami. 11. Dialog techniczny prowadzony będzie w języku polskim, angielskim bądź rosyjskim. Wszystkie pisemne informacje przekazywane w toku Dialogu technicznego muszą być złożone w języku polskim oraz pomocniczo w języku angielskim. 12. Zamawiający nie ujawni w toku Dialogu technicznego ani po jego zakończeniu informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2003 r., Nr 153, poz. 1503 ze zm.), jeżeli Uczestnik, nie później niż w momencie przekazywania informacji Zamawiającemu, zastrzeże, że przekazywane informacje nie mogą być udostępniane innym podmiotom. 13. Przeprowadzenie Dialogu technicznego nie zobowiązuje Zamawiającego do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w przedmiocie Dialogu. 14. Nieprzystąpienie do Dialogu technicznego nie ogranicza praw oraz nie działa na niekorzyść potencjalnych Uczestników w planowanym postępowaniu. 15. Zamawiający nie pokrywa żadnych kosztów poniesionych przez Uczestników, związanych z udziałem w Dialogu technicznym. 16. W toku Dialogu technicznego Zamawiający nie podejmuje jakichkolwiek czynności w rozumieniu art. 180 ust. 1 PZP. Uczestnikom ani innym podmiotom nie przysługują środki odwoławcze określone w PZP. 17. Niniejsze ogłoszenie nie rodzi po stronie Zamawiającego ani Uczestników żadnych zobowiązań prawnych, a w szczególności nie stanowi oferty zawarcia umowy, ani nie stanowi zaproszenia do negocjacji w celu zawarcia umowy. VII. UDZIAŁ W DIALOGU TECHNICZNYM 1. Za Uczestników Dialogu technicznego Zamawiający uzna podmioty, które w terminie określonym w punkcie VII.4. prześlą Zgłoszenia udziału w Dialogu technicznym z załącznikami (według Załącznika nr 1 i 2). 2. Zgłoszenie, o którym mowa w pkt 1 musi zawierać: a) nazwę oraz dane teleadresowe Uczestnika Dialogu technicznego, b) podpis osoby upoważnionej do składania oświadczeń w imieniu Uczestnika, c) pełnomocnictwo do udziału w dialogu w imieniu Uczestnika (wzór w załączniku nr 3). 3. Zgłoszenia należy składać za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: baku.amb.sekretariat@msz.gov.pl lub na dziennik podawczy Ambasady Rzeczypospolitej Polskiej w Azerbejdżanie, 2 Kichik Gala, AZ-1000 Baku. Strona 5 z 9
4. Termin składania zgłoszeń upływa: 29 lutego 2016 r. o godz. 10.00. Zgłoszenia, które wpłynęły po wyznaczonym terminie nie będą rozpatrywane. 5. Przewidywany termin zakończenia Dialogu technicznego: kwiecień 2016 r. Termin prowadzenia Dialogu technicznego może ulec wydłużeniu w przypadku nieosiągnięcia celów określonych w pkt V. O fakcie przedłużenia terminu zostaną powiadomione podmioty uczestniczące w Dialogu technicznym. 6. W trakcie Dialogu technicznego, Zamawiający zapozna się z opracowaniami i koncepcjami wszystkich Uczestników Dialogu, z poszanowaniem zasad uczciwej konkurencji oraz równego traktowania Uczestników Dialogu i oferowanych przez nich rozwiązań. VIII. ZAKOŃCZENIA DIALOGU 1. O zakończeniu Dialogu technicznego Zamawiający poinformuje Uczestników umieszczając informację na swojej stronie internetowej. Strona 6 z 9
Załącznik nr 1., dnia.2016 r. Zgłoszenie udziału w Dialogu Technicznym Działając w imieniu, w odpowiedzi na Ogłoszenie o Dialogu technicznym, składam niniejszym Zgłoszenie udziału w Dialogu technicznym organizowanym przez Ambasadę Rzeczypospolitej Polskiej w Republice Azerbejdżanu, którego przedmiotem są Usługi przyjmowania wniosków wizowych część I Republika Azerbejdżanu i Republika Turkmenistanu, znak: AMB.BAKU.330.3.2016 Zgłaszający (Uczestnik): Nazwa....... Adres........ Tel...., e-mail.. W związku ze Zgłoszeniem do udziału w Dialogu technicznym oświadczam, iż: 1) jestem należycie umocowany/a do reprezentowania Uczestnika, na dowód czego przedkładam dokument potwierdzający moje umocowanie; 2) zapoznałem się z Ogłoszeniem o Dialogu technicznym i w całości akceptuję jego postanowienia; 3) wyrażam zgodę na przetwarzanie i przechowywanie przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych informacji zawartych w niniejszym Zgłoszeniu oraz w załącznikach do Zgłoszenia dla celów Dialogu technicznego lub Postępowania; 4) udzielam bezwarunkowej zgody na wykorzystanie informacji przekazywanych w toku Dialogu technicznego, w tym również informacji stanowiących przedmiot praw autorskich Uczestnika, na potrzeby przeprowadzenia Postępowania, którego przedmiotem są Usługi przyjmowania wniosków wizowych część I Republika Azerbejdżanu i Republika Turkmenistanu, w tym w szczególności do przygotowania opisu przedmiotu zamówienia, specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub określenia warunków umowy dla zamówienia. Integralną część Zgłoszenia stanowią Załączniki, w tym: 1. pełnomocnictwo do udziału w dialogu w imieniu Uczestnika, 2.. W imieniu Uczestnika:. (imię i nazwisko, telefon kontaktowy, email). (podpis i pieczęć osoby uprawnionej do reprezentacji Uczestnika) Strona 7 z 9
Załącznik nr 2., dnia.2016 r. Zgłoszenie udziału w Dialogu Technicznym Działając w imieniu, w odpowiedzi na Ogłoszenie o Dialogu technicznym, składam niniejszym Zgłoszenie udziału w Dialogu technicznym organizowanym przez Ambasadę Rzeczypospolitej Polskiej w Republice Azerbejdżanu, którego przedmiotem są Usługi przyjmowania wniosków wizowych - część II Republika Kazachstanu, Republika Uzbekistanu, Republika Kirgiska i Republika Tadżykistanu, znak: AMB.BAKU.330.3.2016 Zgłaszający (Uczestnik): Nazwa....... Adres........ Tel...., e-mail.. W związku ze Zgłoszeniem do udziału w Dialogu technicznym oświadczam, iż: 1) jestem należycie umocowany/a do reprezentowania Uczestnika, na dowód czego przedkładam dokument potwierdzający moje umocowanie; 2) zapoznałem się z Ogłoszeniem o Dialogu technicznym i w całości akceptuję jego postanowienia; 3) wyrażam zgodę na przetwarzanie i przechowywanie przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych informacji zawartych w niniejszym Zgłoszeniu oraz w załącznikach do Zgłoszenia dla celów Dialogu technicznego lub Postępowania; 4) udzielam bezwarunkowej zgody na wykorzystanie informacji przekazywanych w toku Dialogu technicznego, w tym również informacji stanowiących przedmiot praw autorskich Uczestnika, na potrzeby przeprowadzenia Postępowania, którego przedmiotem są Usługi przyjmowania wniosków wizowych część II Republika Kazachstanu, Republika Uzbekistanu, Republika Kirgiska i Republika Tadżykistanu, w tym w szczególności do przygotowania opisu przedmiotu zamówienia, specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub określenia warunków umowy dla zamówienia. Integralną część Zgłoszenia stanowią Załączniki, w tym: 1. pełnomocnictwo do udziału w dialogu w imieniu Uczestnika, 2.. W imieniu Uczestnika:. (imię i nazwisko, telefon kontaktowy, email). (podpis i pieczęć osoby uprawnionej do reprezentacji Uczestnika) Strona 8 z 9
Załącznik nr 3 Pełnomocnictwo - wzór w dialogu technicznym którego przedmiotem jest Usługi przyjmowania wniosków wizowych część I Repulika Azerbejdżanu i Republika Turkmenistanu*, część II Republika Kazachstanu, Republika Uzbekistanu, Republika Kirgiska i Republika Tadżykistanu*, znak: AMB.BAKU.330.3.2016... (nazwa Uczestnika) z siedzibą... (adres) zarejestrowany przez... pod numerem... reprezentowany przez: 1... 2... upoważnia... (dane personalne osoby upoważnionej) zamieszkałego w...... legitymującego się... (nazwa i numer dokumentu: dowodu osobistego, paszportu) do występowania w imieniu Uczestnika w dialogu technicznym, w tym: 1. podpisania i złożenia w imieniu Uczestników Zgłoszenia udziału w dialogu technicznym wraz z załącznikami * 2. składania w imieniu Uczestnika wszelkich oświadczeń woli i wiedzy oraz dokonywania czynności przewidzianych przepisami prawa, takich jak poświadczanie kopii dokumentów za zgodność z oryginałem zadawania pytań, składania wyjaśnień itp.* 3. prowadzenia rozmów podczas dialogu * * - niepotrzebne skreślić... (podpis i pieczęć osoby uprawnionej do reprezentacji Uczestnika) Strona 9 z 9