Lepsza współpraca z programem Microsoft SharePoint i z pakietem Microsoft Office dzięki oprogramowaniu Adobe Acrobat X Integracja obiegów pracy opartych na plikach PDF z programem SharePoint i platformą Office przyspiesza cykle recenzowania projektów. Spis treści 1: Podsumowanie podstawowych funkcji 1: Wyzwania dotyczące współpracy 2: Szybsze obiegi pracy recenzowania i oznaczania 3: Adobe Acrobat X idealne rozwiązanie 6: Podsumowanie 7: Informacje dodatkowe Ten dokument zawiera omówienie sposobów na lepszą współpracę w obrębie zespołu i na skracanie czasu trwania cykli recenzji projektów przez używanie oprogramowania Adobe Acrobat X wraz z programem Microsoft SharePoint i pakietem Microsoft Office. Program Acrobat X obsługuje oprogramowanie SharePoint 2007, SharePoint 2010, Office 2003, Office 2007 i Office 2010. Warto dowiedzieć się, w jaki sposób nowa, wbudowana obsługa programu SharePoint w oprogramowaniu Acrobat X przenosi współpracę w zespole na nowy poziom. Podsumowanie podstawowych funkcji Na dzisiejszym wysoce konkurencyjnym i globalnym rynku zespoły często pracują niezależnie od granic organizacyjnych i geograficznych. Uzyskanie ostatecznych wyników projektu wymaga wprowadzania danych oraz zatwierdzania materiałów z wielu źródeł, w wielu formatach i w rozproszonych lokalizacjach. Współpraca elektroniczna zapewnia rozproszonemu personelowi natychmiastowy dostęp do materiałów projektowych oraz przyspiesza cykle podejmowania decyzji i zatwierdzania, skracając czas trwania projektu, a także zwiększając wydajność zespołu. W celu odniesienia jak największych korzyści wynikających ze współpracy cyfrowej wiele działów informatycznych wprowadziło program SharePoint w połączeniu z pakietem Office, tak aby zespoły projektowe składające się z pracowników, klientów, partnerów i dostawców mogły współpracować nad dokumentami. Możliwość skutecznej współpracy nad dokumentami w innych standardowych formatach, takich jak PDF, była jednak ograniczona. Format PDF jest sprawdzonym standardem przeznaczonym do bezpiecznej wymiany dokumentów. Dokumenty w formacie PDF mogą zawierać różnorodną zawartość, są wyświetlane w wysokiej jakości i są dostępne dla wszystkich osób z popularnym, darmowym oprogramowaniem Adobe Reader. Po wprowadzeniu oprogramowania Acrobat X zespoły projektowe mogą współpracować, równie łatwo korzystając w witrynach SharePoint z dokumentów PDF, jak z dokumentów pakietu Office. Połączenie oprogramowania Acrobat X z programem SharePoint i pakietem Office tworzy działający na poziomie przedsiębiorstwa mechanizm lepszej współpracy opartej na dokumentach. Wyzwania dotyczące współpracy Zgodnie z niedawnym badaniem przeprowadzonym przez firmę Forrester Consulting, Building the Future of Collaboration (Kształtowanie przyszłości współpracy) *, ponad dwie trzecie pracowników umysłowych w Stanach Zjednoczonych i w Europie podaje, że współpracują oni z osobami w różnych strefach czasowych oraz miejscach. Chociaż preferowanym sposobem komunikacji są kontakty twarzą w twarz lub rozmowy telefoniczne, rozbieżności harmonogramów często prowadzą do używania wiadomości e-mail. Używanie poczty e-mail jako narzędzia współpracy stwarza szereg przeszkód: Format plików. Rozpowszechnianie dokumentów w postaci załączników do wiadomości e-mail wymaga, aby każdy użytkownik mógł otwierać, edytować i komentować różne formaty plików w różnych systemach operacyjnych. Wdrażanie. Coraz częściej istotnym czynnikiem staje się obsługa i konserwacja wielu aplikacji, łącznie z pomocą techniczną dla użytkowników zewnętrznych. Jest konieczne regulowanie dostępu do różnych systemów zarządzania zawartością znajdującymi się w siedzibie firmy. Ponadto rozmiar załączników wiadomości e-mail jest zazwyczaj ograniczony, gdyż powielanie dużych plików szybko zużywa dostępną przestrzeń na serwerze pocztowym. Bezpieczeństwo. Poczta e-mail nie jest bezpieczna, szczególnie gdy plik jest wysyłany poza zaporę firmową. W zależności od poufności materiałów może być wymagane ich szyfrowanie. * Building the Future of Collaboration (Kształtowanie przyszłości współpracy), Forrester Consulting. Lipiec 2009, www.futureofcollaboration.com
Śledzenie opinii. Wiele źródeł komentarzy musi być ręcznie śledzonych, porządkowanych i gromadzonych. Ponadto współpraca za pośrednictwem poczty e-mail nie oferuje żadnej metody kontrolowania wersji. Szybsze obiegi pracy recenzowania i oznaczania Oprogramowanie Acrobat X rozszerza usługi współpracy oferowane przez pakiet Office i program SharePoint przez udostępnienie sprawdzonego formatu plików, który można stosować w większości aplikacji komputerowych, a także wyświetlać i komentować za pomocą programu Acrobat lub darmowego programu Adobe Reader. Ścisła integracja z programem SharePoint Oprogramowanie Acrobat X oferuje szereg nowych funkcji, które dobrze uzupełniają obieg pracy recenzowania i oznaczania przy użyciu programu SharePoint. Pliki PDF w bibliotekach dokumentów SharePoint są teraz dostępne bezpośrednio z poziomu programu Acrobat za pomocą okien dialogowych otwierania i zapisywania tak samo jak pliki przechowywane lokalnie na komputerze. Otwierając dokument PDF w bibliotece dokumentów SharePoint, użytkownik może wyewidencjonować plik PDF i ponownie zaewidencjonować go do programu SharePoint bezpośrednio w oprogramowaniu Acrobat, tak samo jak ma to miejsce w przypadku dokumentów pakietu Office. Oprócz możliwości ewidencjonowania i wyewidencjonowywania plików oprogramowanie Acrobat pozwala użytkownikom na dodawanie i edytowanie informacji o wersji biblioteki dokumentów SharePoint oraz metadanych. Rysunek 1. W przypadku oprogramowania Acrobat X pliki PDF w bibliotekach dokumentów SharePoint są dostępne bezpośrednio z poziomu oprogramowania Acrobat. Wygodny dostęp jednym kliknięciem w programach pakietu Office Oprogramowanie Acrobat X oferuje płynną integrację z aplikacjami pakietu Office dzięki dołączonym dodatkom określanym jako moduły PDFMaker. Za pomocą jednego kliknięcia użytkownicy mogą szybko tworzyć zgodne ze standardami pliki PDF o wysokiej jakości (z łączami nawigacyjnymi) oraz rozpoczynać obieg pracy recenzowania oparty na oprogramowaniu Acrobat a to wszystko bez opuszczania aplikacji pakietu Office. Na przykład moduł PDFMaker dla programu Microsoft Word umożliwia użytkownikom wykonywanie następujących działań związanych ze współpracą cyfrową: Tworzenie z dokumentu programu Word pliku PDF zgodnego z ustawieniami w zakresie zabezpieczeń, optymalizacji, znaczników dostępności czy standardów takich jak PDF/A (do archiwizacji) lub PDF/X (do druku z etapem przygotowania). Te preferencje mogą być ustawiane przez użytkownika lub wstępnie konfigurowane przez dział informatyczny w celu obsługi zasad informatycznych. Tworzenie dokumentu PDF i dołączanie go do wiadomości e-mail. Tworzenie i wysyłanie dokumentu PDF w celu recenzowania. Importowanie komentarzy z pliku PDF z powrotem do źródłowego pliku programu Word. Eliminuje to potrzebę ponownego wpisywania zmian tekstowych w dokumencie programu Word. Rysunek 2. Moduł Acrobat PDFMaker dla aplikacji pakietu Office pozwala użytkownikom inicjować recenzję udostępnioną za pomocą jednego kliknięcia. 2
Łatwe i szybkie zarządzanie opiniami Oprogramowanie Acrobat X ułatwia współpracę w obrębie zespołu i przyspiesza recenzowanie elektroniczne, umożliwiając użytkownikom: inicjowanie udostępnianych recenzji, zbieranie komentarzy przy użyciu serwera SharePoint; wysyłanie zaproszeń do recenzowania utworzonego pliku PDF, które automatycznie zawierają łącze do dokumentu; automatyczne odbieranie komentarzy od recenzentów i zbieranie ich w jednym dokumencie; pozwalanie recenzentom na wzajemne wyświetlanie i uzupełnianie swoich komentarzy; ustawianie terminów recenzji; sprawdzanie, kto odpowiedział, i przypominanie osobom, które tego nie zrobiły. Adobe Acrobat X idealne rozwiązanie Aby ułatwić współpracę cyfrową na poziomie przedsiębiorstwa, oprogramowanie Acrobat X dopełnia platformę obejmującą program SharePoint i pakiet Office w celu utworzenia sprawnego i wydajnego rozwiązania do współpracy cyfrowej. Ogólnie w obiegu pracy występują dwa główne procesy. Najpierw właściciel dokumentu tworzy plik PDF i przygotowuje go do recenzji. Następnie właściciel odbiera i porządkuje komentarze od recenzentów. Poniżej przedstawiono szczegółowy opis każdego z tych procesów. Inicjowanie recenzji udostępnionej W celu przygotowania do recenzji udostępnionej w aplikacji pakietu Office jest tworzony dokument PDF, który zostaje przesłany na serwer SharePoint, po czym recenzenci zostają zaproszeni do umieszczania komentarzy. 1. Użytkownik uzyskuje lub tworzy plik źródłowy. Ten przykład przedstawia dokument z wymaganiami marketingowymi utworzony w programie Word. 2. Użytkownik klika przycisk Utwórz i wyślij do recenzji na pasku narzędzi modułu PDFMaker oprogramowania Acrobat X w programie Word. Zostają wykonane następujące czynności: Dokument programu Word jest konwertowany na plik PDF. Plik PDF jest przesyłany do biblioteki dokumentów SharePoint bezpośrednio z oprogramowania Acrobat X. Rysunek 3. Oprogramowanie Acrobat oferuje całkowicie zintegrowane funkcje recenzji udostępnionej w programie SharePoint. Użytkownik zostaje poproszony o przygotowanie skierowanej do recenzentów wiadomości e-mail z powiadomieniem i łączem do dokumentu. 3
Rysunek 4. Oprogramowanie Acrobat prowadzi użytkowników przez proces konfigurowania recenzji udostępnionej, dzięki czemu jest on ułatwiony. Zarządzanie opiniami recenzentów Następne czynności dotyczą recenzji dokumentu. 1. Recenzenci nanoszą oznaczenia i komentarze w dokumencie PDF za pomocą oprogramowania Acrobat lub darmowego programu Adobe Reader (w wersji 8 lub nowszej w przypadku recenzji udostępnionych opartych na programie SharePoint). 2. Recenzenci publikują swoje komentarze dotyczące dokumentu. Komentarze są automatycznie zbieranie i przechowywane w bibliotece dokumentów w programie SharePoint. 3. Recenzenci mogą wyświetlać komentarze innych osób i odpowiadać na nie, co eliminuje powtarzanie czynności i skraca czas recenzji. Rysunek 5. Opinie pochodzące od wszystkich recenzentów zostają dołączone do dokumentu i mogą być łatwo wyświetlane w panelu Komentarze. 4
Rysunek 6. Oprócz informacji o tym, którzy recenzenci odpowiedzieli, a którzy nie, w module śledzącym w oprogramowaniu Acrobat jest wyświetlany stan recenzji. 4. Korzystając z modułu śledzącego w oprogramowaniu Acrobat, osoba inicjująca recenzję może: wysłać wiadomości e-mail do recenzentów; dodać kolejnych recenzentów do bieżącej recenzji udostępnionej; rozpocząć nową recenzję z tymi samymi recenzentami dla nowego pliku lub nowej wersji istniejącego pliku; zmienić termin recenzji; otworzyć plik PDF podlegający recenzji udostępnionej, aby wyświetlić najnowsze komentarze; zakończyć recenzję, aby recenzenci nie mogli już przesyłać komentarzy. 5. Po zakończeniu okresu recenzji osoba, która zainicjowała recenzję, może użyć modułu PDFMaker w programie Word do zaimportowania wybranych lub wszystkich komentarzy z recenzowanego dokumentu PDF. 6. Dokument PDF zawierający komentarze wszystkich recenzentów oznaczone znacznikami czasowymi można zarchiwizować w celu prowadzenia rejestru lub zachowania zgodności z przepisami. 7. Ostateczny plik programu Word można wówczas przekonwertować na plik PDF i zabezpieczyć hasłem w celu uniemożliwienia jego edycji. Jeśli do zapewnienia kontekstu wymagane są dodatkowe dokumenty, przed rozesłaniem informacji do osób zatwierdzających lub innych uczestników użytkownik może połączyć te pliki w portfolio PDF. 8. Ostateczny dokument PDF lub portfolio PDF można następnie zarchiwizować w programie SharePoint w celu zachowania na przyszłość. Aby umożliwić wyszukiwanie tekstu w plikach PDF przechowywanych w programie SharePoint, administrator serwera SharePoint może zainstalować darmowe narzędzie Adobe PDF ifilter, które jest dostępne do pobrania pod adresem www.adobe.com/support/downloads/ product.jsp?product=1&platform=windows. 5
Rysunek 7. Portfolio PDF ułatwiają odbiorcom zrozumienie kontekstu i nawigację po wielu powiązanych dokumentach. Podsumowanie Oprogramowanie Acrobat X dopełnia architekturę programu SharePoint i pakietu Office, dzięki czemu organizacje mogą szybko i sprawnie wdrażać elastyczne oraz bezpieczne rozwiązanie do współpracy cyfrowej. 1. Format plików. Oprogramowanie Acrobat oferuje niezawodny sposób tworzenia plików PDF w szerokiej gamie aplikacji. Format PDF jest uniwersalny i pozwala praktycznie dowolnym osobom wyświetlać materiały cyfrowe w dokładnie taki sposób, jak zaplanował to ich autor niezależnie od posiadanego oprogramowania czy sprzętu. Za pomocą oprogramowania Acrobat użytkownicy mogą również wstawiać w plikach PDF dźwięki, wideo zgodne z programem Adobe Flash Player oraz elementy interaktywne. Materiały te są dostępne do wyświetlania w trybie online i offline przez praktycznie każdą osobę używającą oprogramowania Acrobat albo darmowego programu Adobe Reader. 2. Wdrażanie. Mechanizm recenzji udostępnionych oferowany przez program Acrobat redukuje potrzebę udzielania pomocy technicznej i konserwacji komputerów z wieloma aplikacjami w firmie i poza nią. Optymalizuje przepustowość sieci oraz użycie miejsca na serwerze pocztowym, ponieważ recenzje udostępnione zawierają łącza do dokumentów przechowywanych w programie SharePoint. 3. Bezpieczeństwo. Chociaż program SharePoint oferuje zabezpieczenia dostępu do dokumentów, oprogramowanie Acrobat rozszerza mechanizm ochrony plików, działając po opuszczeniu przez nie repozytorium programu SharePoint. Dzięki ochronie hasłem i zaawansowanej technologii szyfrowania algorytmem AES z kluczem 256-bitowym oprogramowanie Acrobat pomaga kontrolować dostęp oraz zapobiega nieautoryzowanemu edytowaniu, drukowaniu czy kopiowaniu materiałów. Ponadto oprogramowanie Acrobat X oferuje ulepszone narzędzia do oczyszczania i redagowania, które służą do usuwania z dokumentów poufnych informacji, takich jak ukryte metadane, adnotacje, załączniki, pola formularzy, warstwy czy zakładki, zanim te dokumenty zostaną udostępnione innym osobom. 6
4. Śledzenie opinii. Oprogramowanie Acrobat X oferuje osobie inicjującej recenzję możliwość śledzenia i przechowywania rejestru odpowiedzi każdego recenzenta. W ten sposób powstaje historia inspekcji na wypadek wątpliwości co do zawartości ostatecznego dokumentu. W trakcie recenzji poszczególnym komentarzom można przypisywać stan, dzięki czemu recenzenci otrzymują informacje zwrotne w czasie rzeczywistym. Oprogramowanie Acrobat X połączone z programem SharePoint i pakietem Office stanowi skuteczne, łatwe we wdrażaniu oraz bezpieczne rozwiązanie do współpracy cyfrowej, które oferuje funkcje konwersji dokumentów, powiadamiania recenzentów, śledzenia odpowiedzi, gromadzenia komentarzy oraz archiwizowania. Więcej informacji na stronie www.adobe.com/go/acrobat_pl Adobe Systems North East Europe Regus Business Center ul. Prusa 2 00-493 Warszawa Poland www.adobe.com, www.adobe.pl Adobe, the Adobe logo, and Acrobat are either registered trademarks or trademarks of Adobe Systems Incorporated in the United States and/or other countries. All other trademarks are the property of their respective owners. 2011 Adobe Systems Incorporated. All rights reserved. Printed in Poland. 91048778 03/11 7