ZAMAWIAJĄCY: Polska Grupa Pocztowa Innowacje Sp. z o. o. (w dalszej części dokumentu zwana jako Zamawiający) ul. Zawodzie 4/4 31-232 Kraków KRS: 0000535169 REGON: 360301659 NIP: 945-218-20-27 Tel.: +48 504 280 375 Fax.: +48 012 345 06 93 Adres email: tomasz.zaba@pgpi.pl Adres strony internetowej Zamawiającego: www.postinair.pl Kraków, dnia 30.05.2016 ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1-5-2016-UE W związku z realizacją projektu pt. Wdrożenie usługi dostawy i odbioru towarów szybkopsujących się za pośrednictwem sieci innowacyjnych terminali chłodniczych dostępnych 24/7 w ramach poddziałania 3.2.1: Badania na rynek Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój na lata 2014-2020 zwracamy się z prośbą o przedstawienie oferty na dostawę 120 szt. terminali chłodniczych zbudowanych zgodnie z parametrami technicznymi i funkcjonalnymi wskazanymi w niniejszym zapytaniu ofertowym. Kod CPV: 42513200 Urządzenia chłodnicze str. 1 I. TRYB ZAMÓWIENIA 1. Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2004 nr 19 poz. 177 z późniejszymi zmianami). 2. Niniejsze postępowanie zostaje przeprowadzone zgodnie z zachowaniem zasady konkurencyjności, jawności, przejrzystości i równego dostępu. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na każdym jego etapie z podaniem przyczyny szczegółowo ujętej w pkt VII zapytania. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wystąpienia z zapytaniem dotyczącym dodatkowych informacji, dokumentów lub wyjaśnień. 5. Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Zamawiającego do zawarcia umowy. 6. W ramach niniejszego postępowania Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych lub wariantowych. 7. Zamawiający dopuszcza możliwość składania zamówień uzupełniających lub dodatkowych, jeśli przesłanka konieczności ich złożenia powstanie po dniu zawarcia umowy z wybranym oferentem.
8. Zamawiający dopuszcza rozwiązania równoważne, o ile urządzenia chłodnicze będą spełniać wszystkie parametry techniczne określone w załączniku nr 3 do zapytania ofertowego. 9. Zamawiający ma prawo wglądu do dokumentów potwierdzających prawdziwość danych zawartych w ofercie, a Oferent ma obowiązek takie dokumenty przedstawić do wglądu na wezwanie Zamawiającego. II. SZCZEGÓŁY DOTYCZĄCE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Terminal chłodniczy to automatyczne urządzenie nadawczo-odbiorcze działające 24h przez 7 dni w tygodniu, umożliwiające świadczenie usługi dystrybucji produktów FMCG nabywanych przez konsumentów on-line, w tym w szczególności art. spożywczych szybkopsujących się. Terminal chłodniczy będzie składał się z kilku modułów, uwzględniających skrytki funkcjonujące w trzech zakresach temperatur: 1. skrytki mroźnicze: -18 C 2. skrytki chłodnicze: +4 C 3. skrytki ambientowe: +16 C. Urządzenie powinno dawać konsumentowi możliwość odbioru wielu rodzajów produktów spożywczych (w tym mrożonek), czy produktów higienicznych. Budowa terminalu umożliwia również separację żywności od innych rodzajów produktów, gwarantując ich bezpieczeństwo i higienę. Ponadto, terminal będzie umożliwiał m.in. sterowanie poziomem temperatury w każdej skrytce. W jego budowie zostaną zastosowane podwójne drzwi w skrytkach chłodniczych zapewniające ich szczelność, a tym samym znaczące ograniczenie strat energii wykorzystywanej do utrzymywania zadanej temperatury. Skumulowanie zamówień w skrytkach blisko siebie pozwoli na ograniczenie zużycia prądu w pozostałych sekcjach maszyny (możliwość przejścia w tryb stand-by nocą). Skrócony schemat działania usługi: 1. Użytkownik (konsument) z pozycji strony www sieci handlowej/dyskontu będzie dokonywał weryfikacji dostępności terminala chłodniczego w jego okolicy; 2. Następnie będzie dokonywał wyboru produktów, które chce nabyć; 3. Po skompletowaniu koszyka, klient wybierze datę i godzinę odbioru towarów, potwierdzi wybór terminalu odbioru, a system automatycznie podzieli nabyte towary na poszczególne komory (o różnym zakresie temperatury, np. nabiał do skrytki +4 C, a mrożonki do skrytki o warunkach -18 C); 4. Klient dokona płatności w systemie bądź w urządzeniu w trakcie odbioru towarów. 5. Towary dostarczane będą do urządzenia przez kuriera współpracującego z Polską Grupą Pocztową Innowacje. 6. W trakcie świadczenia usługi Klient będzie na bieżąco informowany za pośrednictwem SMS/wiadomości e-mail o stanie realizacji zamówienia, w tym hasło i kod umożliwiające wyjęcie towarów ze skrytki. Szczegółowe informacje na temat parametrów technicznych budowy terminali chłodniczych objętych niniejszym zapytaniem ofertowym, sposób ich budowy zgodny z wiedzą techniczną Zamawiającego, jak również kluczowych cech funkcjonalnych, które powinny spełniać terminale zostały ujęte w załączniku nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego. Załącznik ten stanowi knowhow przedsiębiorstwa i zostanie udostępniony jedynie Oferentom którzy podpiszą str. 2
zobowiązanie do zachowania w tajemnicy uzyskanych informacji i niewykorzystywania ich w sposób, na który nie wyraził zgody Zamawiający. Zainteresowane podmioty po przesłaniu na adres e-mailowy tomasz.zaba@pgpi.pl prośby, otrzymają wzór umowy o zachowaniu poufności, po podpisaniu której otrzymają komplet materiałów umożliwiających budowę urządzeń zgodnie z wymogami Zamawiającego. W związku z poniesieniem przez Zamawiającego znaczących nakładów na opracowanie przedmiotowej technologii i urządzenia, Zamawiający zastrzega w umowie o zachowaniu poufności kary za każdorazowe naruszenie poufności w wysokości 2 000 000,00 PLN (dwa miliony złotych), za każde takie naruszenie. III. TERMIN WAŻNOŚCI OFERTY Oferta powinna być ważna nie krócej niż do dnia 31 sierpnia 2016 r. IV. WARUNKI DOTYCZĄCE ZAMÓWIENIA KRYTERIA DOSTĘPU 1. O realizację zamówienia może ubiegać się podmiot, który znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 2. Z ubiegania się o udzielenie zamówienia wykluczeni zostaną oferenci powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo, w związku z czym Oferent zobowiązany jest do dostarczenia wraz z ofertą oświadczenia stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru dostawcy a dostawcą, polegające w szczególności na: A. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, B. posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji, C. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, D. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. V. MINIMALNY ZAKRES UMOWY Z DOSTAWCĄ 1. Zamówienie będzie realizowane na podstawie pisemnej umowy zawartej pomiędzy Zamawiającym a Dostawcą terminali chłodniczych. 2. Maksymalny termin realizacji zamówienia (wybrany Dostawca będzie miał możliwość wyprodukowania urządzeń w terminie wcześniejszym, jednak w przypadku gdy Zamawiający nie wyrazi chęci ich odbioru, koszt ich magazynowania i ochrony do czasu odbioru będzie spoczywał na Dostawcy): a. 50 szt. urządzeń: do 30.09.2016 r. b. 35 szt. urządzeń: do 28.02.2017 r. c. 20 szt. urządzeń: do 31.07.2017 r. d. 15 szt. urządzeń: do 31.10.2017 r. str. 3
Prosimy o propozycję warunków płatności w ofercie. 3. Minimalne warunki gwarancji i serwisu a. Minimum 3 lata od chwili dostarczenia terminalu chłodniczego (dotyczy każdej dostarczonej sztuki urządzenia z osobna). b. Oczekiwany czas reakcji serwisu nie powinien być dłuższy niż 2h od momentu wystąpienia awarii, ze względu na produkty żywnościowe ulegające łatwemu zepsuciu. Oczekuje się, iż Dostawca zapewni w okresie gwarancji, serwis umożliwiający odpowiednie zabezpieczenie towarów przechowywanych w urządzeniu, które uległo awarii. W przypadku wystąpienia poważniejszej awarii Serwisant zobowiązany będzie przewieźć wszystkie produkty do urządzeń chłodniczych znajdujących się w pobliżu zepsutego terminalu. Urządzenia zostaną rozlokowane na terenie 4 województw polski wschodniej (woj. warmińsko-mazurskie, woj. podlaskie, woj. lubelskie oraz woj. podkarpackie). Lokalizacje wskazane zostaną w trakcie realizacji zamówienia. c. Gdy po zgłoszeniu przez Zamawiającego usterki terminalu chłodniczego nie będzie możliwa jego naprawa w ciągu 72 godzin, Dostawca zobowiązany będzie do wymiany terminalu na nowy i dostarczenia go Zamawiającemu, w ciągu kolejnych 3 dni roboczych. Nie dostarczenie nowego terminalu w ww terminie będzie skutkowało naliczeniem kary umownej w wysokości 5 000 zł netto za każdy dzień niepełnej sprawności urządzenia. 4. Minimalny wymiar i zakres kar umownych: umowa określi następujące kary umowne za opóźnienia bądź niesprawność urządzeń: a. 1% wartości wynagrodzenia za 1 urządzenie, za każdy dzień opóźnienia w dostawie danego urządzenia. b. 50% wartości wynagrodzenia umownego, z tytułu odstąpienia od umowy przez Zamawiającego na skutek okoliczności leżących po stronie Dostawcy w okresie do 30 września 2016, a 100% wartości wynagrodzenia z tytułu odstąpienia od umowy przez Zamawiającego na skutek okoliczności leżących po stronie Dostawcy po tej dacie. c. 5000 zł netto z tytułu nieprawidłowego działania urządzenia po 3-dniowym okresie danym na jego naprawę lub wymianę, za każdy dzień do czasu usunięcia nieprawidłowości. Kara naliczana będzie dla każdego niesprawnego urządzenia osobno. d. 5000 zł netto z tytułu nieprzestrzegania warunków gwarancji i serwisu, za każdy dzień do czasu wywiązania się przez dostawcę z obowiązków gwarancyjnych. Kara naliczana będzie dla każdego niesprawnego urządzenia osobno. e. 250 zł netto za każdą godzinę zwłoki w podjęciu czynności serwisowych. Zamawiający zastrzega sobie prawo żądania odszkodowania w zakresie przekraczającym zastrzeżone powyżej kary umowne, w szczególności spowodowane zepsuciem się towaru w sytuacji awarii danego urządzenia, stąd od Oferujących wymagana jest szybka reakcja na zgłoszenie awarii i jej usunięcie. VI. WARUNKI ZMIANY UMOWY Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru dostawcy, w następującym zakresie: 1. Rozwiązania umowy, bez regresu odszkodowawczego ze strony dostawcy, jeżeli z Zamawiającym zostanie rozwiązana umowa o dofinansowanie przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości. str. 4
2. Zmiany harmonogramu realizacji umowy wynikającej z postanowień umowy Zamawiającego z Polską Agencją Rozwoju Przedsiębiorczości, jeżeli umowa ta została zmieniona po udzieleniu zamówienia. 3. Zmiana istotnych postanowień umowy w stosunku do treści oferty jest dopuszczalna w sytuacji, gdy jest ona korzystna dla Zamawiającego i nie była możliwa do przewidzenia na etapie podpisywania umowy, a ponadto jej dokonanie wskazane jest w szczególności, gdy: a. nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy; b. wynikną rozbieżności lub niejasności w umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie Umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej postanowień przez Strony. VII. WARUNKI UNIEWAŻNIENIA POSTĘPOWANIA Zamawiający może unieważnić postępowanie, w sytuacji gdy: 1. cena najkorzystniejszej oferty przekroczy kwotę przeznaczoną na finansowanie zamówienia, 2. w przypadku braku zawarcia lub rozwiązania umowy o dofinansowanie przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości, co skutkowałoby nieprzyznaniem środków dotacyjnych, które miały być przeznaczone na sfinansowanie zamówienia, 3. wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć, 4. postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego, VIII. TERMIN I SPOSÓB SKŁADANIA OFERTY 1. Oferty należy złożyć do dnia 11 lipca 2016 r. 2. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim. 3. Oferta powinna zostać złożona na formularzu oferty, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania. 4. Oferta powinna: a. zawierać datę sporządzenia, b. zawierać adres Oferenta, nr NIP Oferenta c. zawierać imię i nazwisko oraz dane kontaktowe, telefon i adres e-mail, osoby wyznaczonej do kontaktów z Zamawiającym, d. być opatrzona podpisem osoby upoważnionej lub umocowanej do reprezentowania oferenta. 5. Oferta powinna zostać dostarczona w formie pisemnej: a. za pośrednictwem poczty, kuriera lub złożona osobiście na adres Zamawiającego podany na początku Zapytania ofertowego lub b. za pośrednictwem faxu na nr 12 345 06 93 c. w formie elektronicznej w postaci skanu na adres: tomasz.zaba@pgpi.pl 6. Za termin złożenia oferty uznaje się termin wpływu oferty do siedziby Zamawiającego lub na nr fax / adres e-mail podany powyżej. 7. Oferty złożone po terminie nie będą podlegały ocenie. str. 5
8. Dostawca może przed terminem kończącym możliwość składania ofert zmienić, uzupełnić lub wycofać swoją ofertę. 9. Koszty związane z przygotowaniem oferty ponosi Oferent. 10. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 11. W toku oceny ofert Zamawiający może podjąć negocjacje cenowe ze wszystkimi Oferentami na równych warunkach. Przebieg negocjacji będzie potwierdzony pismem w formie raportu z negocjacji. 12. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmodyfikować treść zapytania ofertowego wyznaczając nowy termin składania ofert nie krótszy niż 40 dni. Wszelkie modyfikacje, uzupełnienia i ustalenia oraz zmiany, w tym zmiany terminów stają się integralną częścią zapytania ofertowego i będą wiążące przy składaniu ofert. Wszelkie prawa i zobowiązania Zamawiającego oraz Dostawcy odnośnie wcześniej ustalonych terminów będą podlegały nowemu terminowi. W takim przypadku każdy z oferentów będzie miał prawo do nowelizacji już złożonej oferty i zostanie o tym fakcie poinformowany. Nie dotyczy to nieistotnych korekt w treści zapytania ofertowego. 13. Zapytania w zakresie przedmiotu zamówienia należy kierować do p. Tomasza Żaby: tomasz.zaba@pgpi.pl, tel.: 48 504 280 375. 14. Do oferty należy dołączyć oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych z Zamawiającym stanowiące załącznik nr 2 do zapytania ofertowego. IX. KRYTERIA OCENY OFERT ORAZ SPOSÓB NADAWANIA PUNKTACJI Zamawiający dokona oceny ważnych ofert, spełniających warunki udziału w postępowaniu ofertowym, na podstawie następujących kryteriów: 1. Kryterium nr 1: Cena waga: 60% Sposób przyznawania punktów: Cena najtańszej spośród złożonych i prawidłowych pod względem formalnym oraz spełniających kryteria wejścia ofert zostanie podzielona przez cenę każdej oferty i pomnożona przez 100 punktów. 2. Kryterium nr 2: Długość gwarancji na pełną sprawność terminali chłodniczych waga: 25% Sposób przyznawania punktów: Ofercie proponującej najdłuższą gwarancję na pełną sprawność oferowanych terminali chłodniczych przyznanych zostanie 100 pkt, kolejnej ofercie 20 pkt mniej, itd. aż do momentu gdy kolejnej i pozostałym ofertom przyznane zostanie 0 pkt. W przypadku braku informacji w przedmiotowym zakresie punkty nie zostaną przyznane. 3. Kryterium nr 3: Koszt eksploatacji urządzeń waga 15% Sposób przyznawania punktów: Pod uwagę brane będą koszty przeglądów w 3-letnim okresie trwałości projektu, jak również inne koszty związane z bezpośrednią eksploatacją urządzenia, które Oferenci muszą wyszczególnić w ofertach: wielkość zużycia energii elektrycznej oraz łączny koszt przeglądów okresowych w okresie 3 lat od dostawy ostatniej partii urządzeń. Jeżeli Dostawca przewiduje inne dodatkowe koszty to jest zobowiązany je wyszczególnić, pod rygorem ich nieuwzględnienia w umowie i późniejszym braku podstaw do ich naliczania. Ofercie proponującej najniższe koszty eksploatacyjne urządzeń przyznanych zostanie 100 pkt, kolejnej ofercie 20 pkt mniej, itd. aż do momentu gdy kolejnej str. 6
i pozostałym ofertom przyznane zostanie 0 pkt. W przypadku braku informacji w przedmiotowym zakresie punkty nie zostaną przyznane. Oferty, spełniające wszystkie wymogi przedstawione w niniejszym zapytaniu ofertowym, zostaną uszeregowane od najmniej korzystnej do najbardziej korzystnej w ramach poszczególnych kryteriów. Następnie ofertom zostaną przyznane punkty zgodnie z metodologią przyznawania punktów opisaną powyżej. Następnie, w zależności od danego kryterium, liczba zdobytych punktów zostanie przemnożona przez jego wagę procentową podaną wyżej. W postępowaniu ofertowym zwycięży oferent, który zdobędzie najwyższą liczbę punktów zsumowanych w ramach wszystkich kryteriów. W razie równej liczby punktów zwycięży oferta o najniższej cenie, natomiast w przypadku równej ceny zwycięży oferent składający ofertę korzystniejszą pod względem oddziaływania na środowisko i klimat (np. mniejsza energochłonność urządzeń). Zamawiający zastrzega sobie prawo do zażądania od wybranego Oferenta dostarczenia w terminie 1 miesiąca od poinformowania zwycięskiego Oferenta o wygranym postępowaniu, próbnego urządzenia, zbudowanego zgodnie z przedstawioną ofertą, w celu przeprowadzenia kompleksowych testów mających na celu weryfikację spełniania wszystkich deklarowanych parametrów przez dane urządzenie. W przypadku wystąpienia niezgodności w zakresie parametrów technicznych bądź jakościowych urządzenia w stosunku do oferty, zostanie ona odrzucona, a zwycięży kolejna oferta pod względem liczby uzyskanych punktów. Następnie, procedura dostarczenia próbnego urządzenia będzie mogła zostać powtórzona w stosunku do kolejnych ofert uznanych za najbardziej korzystne w postępowaniu. ZAŁĄCZNIKI DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO Załącznik nr 1: Formularz oferty Załącznik nr 2: Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych Załącznik nr 3: Parametry techniczne i funkcjonalne terminali chłodniczych podpis Zamawiającego str. 7
ZAŁĄCZNIK NR 1 DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO NR 1-5-2016-UE FORMULARZ OFERTY.. Miejscowość, data Nawiązując do zapytania ofertowego nr 1-5-2016-UE składamy ofertę na dostawę 120 szt. terminali chłodniczych, w ramach projektu pt. Wdrożenie usługi dostawy i odbioru towarów szybkopsujących się za pośrednictwem sieci innowacyjnych terminali chłodniczych dostępnych 24/7. I. Dane oferenta: II. Wartość oferty (netto / brutto): III. Długość gwarancji, w tym bezpłatnego serwisu: IV. Warunki płatności: V. Koszty eksploatacyjne: 1. Średnia wielkość energii elektrycznej zużywanej przez 1 urządzenie w okresie 3 lat: 2. Koszt przeglądów technicznych w okresie 3 lat: 3. Inne koszty, które będzie musiał ponieść Zamawiający w związku z eksploatacją urządzeń: VI. Termin ważności oferty: 31.08.2016 r. Oświadczenia: str. 8
1. Oświadczam, iż zapoznałem się z treścią zapytania ofertowego, nie wnoszę żadnych zastrzeżeń oraz uzyskałem niezbędne informacje do przygotowania oferty. 2. Oświadczam, iż akceptuję założenia zawarte w niniejszym zapytaniu ofertowym, dotyczące zakresu zamówienia oraz wymagań w nim zawartych. 3. Oświadczam, iż znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia we wskazanym terminie. dnia.... Czytelny podpis Załącznik: referencje w zakresie zgodnym z przedmiotem zamówienia (nie obligatoryjnie) str. 9
ZAŁĄCZNIK NR 2 DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO 1-5-2016-UE OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ KAPITAŁOWYCH / OSOBOWYCH Ja niżej podpisany(a)...... oświadczam, że. (nazwa oferenta) nie jest powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru dostawcy a oferentem, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji, pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. dnia.... Czytelny podpis str. 10
ZAŁĄCZNIK NR 3 DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO NR 1-5-2016-UE PARAMETRY TECHNICZNE I FUNKCJONALNE ORAZ SZCZEGÓŁOWA TECHNOLOGIA BUDOWYTERMINALI CHŁODNICZYCH str. 11