Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie ul. Koszykowa 6a, 00-564 Warszawa tel. (22) 628 28 62; 628 78 42 e-mail: warszawa@warszawa.rio.gov.pl WK.0921.5.2014 Warszawa, dnia 23 stycznia 2015 r. Wójt Gminy Szreńsk ul. Plac Kanoniczny 10 06-550 Szreńsk Dotyczy: protokołu z kontroli problemowej podpisanego dnia 16.12.2014 r. Wystąpienie pokontrolne Na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity - Dz. U. z 2012 r., poz. 1113 z późn. zm.) i rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb i trybu postępowania (Dz. U. z 2004r. Nr 167, poz. 1747) w dniach od 12.11.2014r. do 15.12.2014r. przeprowadzona została kontrola problemowa gospodarki finansowej. Kontrola w zakresie przestrzegania ustawowych limitów zadłużenia objęła okres od dnia 01.01.2013r. do dnia 30.06.2014r. (zgodnie z programem kontroli). W celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i usprawnienia działalności kontrolowanej jednostki na podstawie art. 9 ust. 2 ww. ustawy kieruję następujące wystąpienie pokontrolne: 2. W zakresie poziomu zadłużenia jednostki samorządu terytorialnego i jego zmiany 1. Stwierdzono: księgi rachunkowe budżetu Gminy w 2012 roku były prowadzone w sposób nieprawidłowy, tj.: - na dzień 31.12.2012r na kontach 223, 901, 902 występują salda niezgodne z zasadami funkcjonowania tych kont: konto 223 - saldo Ma w kwocie 89.058,08zł, konto 901 - saldo Ma w kwocie 29.412,11zł; na koncie 902 saldo Wn w kwocie 89.058,08zł; - na dzień 31.12.2012r (według zestawienia obrotów i sald) brak zgodności sald Wn/Ma na kontach głównych, łącznie po stronie Wn występuje kwota 6.974.899,81zł, a po stronie Ma występuje kwota 6.980.453,99zł ( różnica 5.554,18zł); - dane zawarte w bilansie z wykonania budżetu sporządzonym na dzień 31.12.2012r są niezgodne ze stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych budżetu Gminy. Na koniec 2012 roku nie przeprowadzono inwentaryzacji aktywów i pasywów, stany w księgach na dzień 31.12.2012r pozostały nierzetelne. 1
- str. 2, 3, 4 protokołu - bilans z wykonania budżetu Gminy sporządzać na podstawie prawidłowo prowadzonych ksiąg rachunkowych stosownie do art. 24 ust. 1, 2 i 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości(tekst jednolity - Dz. U. z 2013r., poz. 330 z późn. zm.); - na ostatni dzień każdego roku przeprowadzać inwentaryzację aktywów i pasywów w sposób rzetelny, a ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych roku, którego inwentaryzacja dotyczy stosownie do art. 26 i 27 cyt. ustawy o rachunkowości. 2. Stwierdzono: - w latach 2012, 2013, 2014 w sprawozdaniach Rb-DNS wykazane wykonanie przychodów z tytułu wolnych środki budżetu jest niezgodne z wyliczeniem według bilansu z wykonania budżetu Gminy Szreńsk (wg stanu na dzień 31 grudnia roku poprzedniego). - str. 2, 3, 4 protokołu w sprawozdaniach Rb-NDS wykazywać wykonanie przychodów z wolnych środków w kwocie nadwyżki środków pieniężnach na rachunku bankowym jst wynikającej z rozliczenia z wyemitowanych papierów wartościowych, kredytów i pożyczek z lat ubiegłych stosownie 13 pkt 6 lit d) w załączniku 39 Instrukcja sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014r., poz. 119); kwoty wolnych środków ustalać na dzień 31 grudnia wg rozliczenia stanu na podstawie prawidłowo prowadzonych ksiąg rachunkowych budżetu Gminy oraz prawidłowo sporządzonego bilansu z wykonania budżetu Gminy stosownie art. 217 ust. 2 pkt. 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (tekst jednolity - Dz. U. z 2013r, poz. 885 z późn. zm.) oraz rzetelnych ksiąg rachunkowych stosownie do art. 24 ust. 1, 2 i 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity - Dz. U. z 2013r., poz. 330 z późn. zm.). 3. Stwierdzono: brak zgodności i ciągłości sald bilansu otwarcia 2013 r. z bilansem zamknięcia 2012 r. ksiąg rachunkowych budżetu Gminy. Niezgodność dotyczy kont 134, 140, 223, 901, 902, 960. str. 15 protokołu stany aktywów i pasywów (BZ) występujące w bilansie zamknięcia ksiąg rachunkowych wprowadzać w tej samej wysokości w bilansie otwarcia (BO) do ksiąg rachunkowych następnego roku obrotowego stosownie do art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994r o rachunkowości (tekst jednolity - Dz. U. z 2013r., poz. 330 z późn. zm.). 4. W zakresie zobowiązań wymagalnych 4. Stwierdzono: - nieterminowe regulowanie zobowiązań zaciągniętych w 2013 i 3014roku, wynikających z wystawionych faktur za dostawy i usługi. - str. 12, 13, 14 protokołu - nieterminową spłatę rat kredytów i pożyczki w 2013 roku. - str. 10, 11, 12 protokołu - wydatków dokonywać zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (tekst jednolity - Dz. U. z 2013r, poz. 885 z późn. zm.), 2
- z zaciągniętych zobowiązań wywiązywać się w terminie mając na uwadze art. 481 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks cywilny (tekst jednolity Dz. U. z 2014r, poz. 121 z późn. zm.), według którego wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia. 5. Stwierdzono: - wystąpiły przypadki ujęcia kosztów w księgach Urzędu jednostki, które dotyczy poprzedniego roku obrotowego; faktury z 2012roku ujęto w księgach rachunkowych 2013r, faktury z 2013 ujęto w księgach rachunkowych 2014roku. - str. 12, 13 protokołu w księgach rachunkowych jednostki ujmować wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty stosownie do art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994r o rachunkowości (tekst jednolity - Dz. U. z 2013r., poz. 330 z późn. zm.). 6. Stwierdzono: składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne za luty 2013r uregulowano 2 dni po terminie (przelew z dnia 07.03.2013r). Nie naliczono i nie zapłacono odsetek za zwłokę. - str. 14 protokołu składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne za dany miesiąc opłacać do 5 dnia następnego miesiąca stosownie do art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013r., poz. 1442 z późn. zm.); w przypadku nieopłaconych w terminowej składek naliczać i wpłacać odsetki za zwłokę, na zasadach i w wysokości określonych w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jednolity - Dz. U. z 2012 r. poz. 749, z późn. zm.) o czym stanowi art. 21 ust. 1 cyt. ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. 7. Stwierdzono: - w badanym okresie (2013r i I półrocza 2014r) Urząd Gminy w Szreńsku nie sporządzał deklaracji i nie dokonywano wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON); za wyjątkiem miesiąca lipca, czerwca i listopada 2013r występował obowiązek dokonania miesięcznych wpłat na Fundusz, gdyż w Urzędzie Gminy Szreńsk zatrudnionych było powyżej 25 pracowników. - str. 14, 15 protokołu - w przypadku zatrudnienia w Urzędzie Gminy co najmniej 25 pracowników, sporządzać deklarację i dokonywać miesięcznych wpłat na Fundusz stosownie do art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997r o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (tekst jednolity - Dz. U. z 2011r., Nr 127, poz.721 z późn. zm.); - za miesiące, w których występował obowiązek wpłaty na Fundusz sporządzić deklaracje wg formularza określonego w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie ustalenia wzorów deklaracji składanych Zarządowi Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych przez pracodawców zobowiązanych do wpłat na ten Fundusz (Dz. U. z 2013r poz. 32 z późn. zm.) oraz dokonać należnych wpłat na Fundusz zgodnie z przepisami cyt. ustawy. 3
5. W zakresie rzetelności danych prezentowanych w zakresie zadłużenia jednostki samorządu terytorialnego. 8. Stwierdzono: w zbiorczym sprawozdaniu rocznym Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych jst za okres od początku roku do 31 grudnia 2013r oraz w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych jst za okres od początku roku do 30 czerwca 2014r wykazano zobowiązania wymagalne w kwotach zerowych, natomiast wg sprawozdań jednostkowych Rb-28S podległych jednostek budżetowych występowały zobowiązania wymagalne (na koniec 2013r w kwocie 61.351,78zł, na dzień 30.06.2014r w kwocie 225.820,55zł). - str. 15, 16 protokołu dane w sprawozdaniu zbiorczym Rb-28 jst wykazywać w pełnej zgodności danych zawartych w prawidłowych sprawozdaniach jednostkowych sporządzonych przez podległe jednostki budżetowe oraz o sprawozdania jednostkowego jednostki samorządu terytorialnego, jako jednostki budżetowej i jako organu stosownie do 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014r., poz. 119); otrzymane sprawozdania jednostkowe sprawdzać pod względem formalnorachunkowym oraz w razie wątpliwości kontrolować pod względem merytorycznym, w przypadku ujawnionych nieprawidłowości w sprawozdanych zobowiązać kierowników do ich usunięcia przed włączeniem zawartych w nich danych do sprawozdania zbiorczego stosownie do 9 ust. 3, 4 i 5 cyt. rozporządzenia. 9. Stwierdzono: - w Urzędzie Gminy ewidencję zobowiązań wobec kontrahentów na koncie 201 Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami prowadzono w sposób uniemożliwiający ustalenie stanu zobowiązań wymagalnych; - w sprawozdaniu jednostkowym Rb-28S Urzędu za okres od początku roku do dnia 31grudnia 2013 roku wykazano zobowiązania wymagalne w kwocie 0,00zł. Faktycznie ujęte w ewidencji księgowej zobowiązania na koncie 201 były również wymagalne, w badanej próbie (pięciu kont analitycznych) wyniosły 44.995,50zł; - w sprawozdaniu jednostkowym Rb-28S Urzędu za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2014 roku wykazano zobowiązania wymagalne w kwocie 0,00zł. Faktycznie ujęte w ewidencji księgowej zobowiązania na koncie 201 były również wymagalne, w badanej próbie (pięciu kont analitycznych) wyniosły 290.542,27zł. - str. 17, 18, 19 protokołu - ustalić zasady w Zakładowym Planie Kont oraz prowadzić ewidencję zobowiązań w sposób umożliwiający prawidłowe sporządzenie sprawozdań (Rb-28S, Rb-Z) tj. ustalenie stanu zobowiązań ogółem oraz stanu zobowiązań wymagalnych powstałych w latach ubiegłych i powstałych w roku bieżącym stosownie do 15 ust. 1 pkt 5 oraz art. 16 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jednolity Dz. U. z 2013r., poz. 289); - sprawozdania jednostkowe Rb-28S Urzędu sporządzać rzetelnie zgodnie z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej Urzędu, kwoty zobowiązań ogółem i kwoty zobowiązań wymagalnych wykazywać z zastosowaniem przepisów zawartych w 9 ust. 2 pkt 4 i 5 załącznika Nr 39 Instrukcja sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie 4
budżetów jednostek samorządu terytorialnego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014r., poz. 119). 10. Stwierdzono: - w sprawozdaniach łącznych Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji jst wg stanu na koniec IV kwartału 2013r oraz wg stanu na koniec II kwartału 2014r w pozycji E 4 wymagalne zobowiązania wykazano kwotę zadłużenia 0,00zł. - 4 podległe jednostki budżetowe nie sporządziły sprawozdań jednostkowych Rb-Z oraz nie sporządzono własnego sprawozdania jednostkowego (Urzędu jako jednostki budżetowej i organu); - na podstawie sprawozdań jednostkowych Rb 28S ustalono, że w podległych jednostkach wystąpiły zobowiązania wymagalne: na koniec IV kwartału 2013r w kwocie 61.351,78zł, na koniec II kwartału 2014r w kwocie 225.820,55zł; - w Urzędzie Gminy jednostce budżetowej wystąpiły zobowiązania wymagalne (w badanej próbie 5 kont analitycznych): na koniec IV kwartału 2013r w kwocie 44.995,50zł; na koniec II kwartału 2014r w kwocie 290.542,27zł. - str. 15-19 protokołu - sprawozdanie łączne Rb-Z jst sporządzać na podstawie sprawozdań jednostkowych podległych jednostek oraz własnego sprawozdania jednostkowego stosownie do 4 ust.1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (tekst jednolity - Dz. U. z 2014r., poz. 1773); - od kierowników podległych jednostek egzekwować obowiązek sporządzenia sprawozdań jednostkowych Rb-Z oraz sporządzać własne sprawozdanie jednostkowe Rb-Z na podstawie ksiąg rachunkowych danej jednostki stosownie do 4 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 cyt. rozporządzenia; - sprawozdania Rb-Z sporządzać rzetelnie i prawidłowo stosownie do 10 ust. 1 i 4 cyt. rozporządzenia. 7. W zakresie przestrzegania wskaźnika zadłużenia obowiązującego w latach 2014 i następnych 11. Stwierdzono: w wieloletniej prognozie finansowej wg stanu na dzień 31.01.2013r.: - ustalono rozchody na 2014rok w kwocie niższej (o 89.000,00zł), niż wynika z harmonogramu spłat określonych w umowach kredytów i pożyczek, - dochody bieżące na 2014rok zaplanowano w kwocie wyższej o 21,60% w stosunku wykonanych dochodów bieżących w 2013r; w wieloletniej prognozie finansowej wg stanu na dzień 29.01.2014r. ustalono rozchody na 2014rok w kwocie niższej (o 70.000,00zł), niż wynika z harmonogramu spłat określonych w umowach kredytów i pożyczek. str. 22, 23, 24, 25 protokołu w wieloletniej prognozie finansowej rozchody budżetu gminy planować w kwotach zgodnych z harmonogramem spłat kredytów i pożyczek określonym w umowach, dochody bieżące planować w kwotach realnych do wykonania stosownie do wskazania w art. 226 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych ( tekst jednolity - Dz. U. z 2013r, poz. 885 z późn. zm.). 5
10. W zakresie ewidencji księgowej kredytów, pożyczek, papierów wartościowych, poręczeń i gwarancji 12. Stwierdzono: do konta 134 Kredyty bankowe prowadzona jest ewidencja analityczna wg banków (jedno konto analityczne z kilku umów kredytowych w danym banku), brak ewidencji szczegółowej uniemożliwiającej ustalenie stanu zadłużenia według umów kredytowych. str. 30 protokołu do konta 134 prowadzić ewidencję szczegółową uniemożliwiającą ustalenie stanu zadłużenia według umów kredytowych stosownie do zasad funkcjonowania tego konta określonych w części II Opis kont pkt 1 Konta bilansowe ppkt 2 załącznika Nr 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jednolity - Dz. U. z 2013r. poz. 289) oraz przyjętym Zakładowym Planem Kont. 13. Stwierdzono: w umowie kredytu zaciągniętego w Banku Pekao S.A. O/Działdowo (Nr 60/294/JST/2011 z dnia 22.11.2011r) ustalono między innymi, że prawnym zabezpieczeniem kredytu jest pełnomocnictwo do rachunku bieżącego nr 74 1240 5338 1111 0010 4264 6328 Kredytobiorcy prowadzonego przez Bank (Pekao S.A. O/Działdowo), który jest przeznaczony do obsługi w/w kredytu. str. 31 protokołu nie udzielać pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym jednostki samorządu terytorialnego w celu zabezpieczenia kredytu, co wynika z art. 264 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013r., poz. 885z późn. zm.). 14. Stwierdzono: ewidencja operacji związanych ze spłatą kredytu w Banku Pekao O/Działdowo następowała niezgodnie z rzeczywistym przebiegiem operacji. W umowie kredytu zaciągniętego w Banku Pekao S.A. O/Działdowo występują dwa rachunki tj. jeden rachunek kredytowy do ewidencji kredytu oraz jeden rachunek bieżący, który został przeznaczony do obsługi kredytu (spłaty rat kapitałowych i odsetek od kredytu). Przekazanie środków z rachunku bankowego budżetu Gminy (w BS Raciąż - konto 133-6) na rachunek bieżący do obsługi kredytu w Banku Pekao S.A. O/Działdowo w 2012roku ujmowano na koncie 140, w 2013 roku i w 2014 roku ujmowano na koncie 134; spłatę rat kredytowych księgowano na podstawie dokumentów PK. str. 31, 32 protokołu - ewidencję spłaty kredytu prowadzić na podstawie prawidłowych dowodów, tj. wyciągów bankowych, zgodnie z rzeczywistym przebiegiem operacji stosownie do art. 20 ust. 1 i 2 oraz 22 ust 1 ustawy z dnia 29 września 1994r o rachunkowości (tekst jednolity - Dz. U. z 2013r., poz. 330 z późn. zm.); - przekazanie środków z rachunku budżetu gminy (konto 133-6) na rachunek bieżący do obsługi kredytu (w Pekao S.A.) ewidencjonować na wydzielonym koncie w ramach konta 133 (rachunek budżetu); spłatę rat kredytowych ewidencjonować na koncie 134 w powiązaniu z wydzielonym kontem 133 (na którym prowadzi się ewidencję rachunku bieżącego do obsługi kredytu) stosownie do zasad funkcjonowania kont określonych w części II Opis kont pkt 1 Konta bilansowe ppkt 1 i 2 załącznika Nr 2 rozporządzenia 6
Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jednolity - Dz. U. z 2013r. poz. 289) oraz przyjętym Zakładowym Planem Kont. 15. Stwierdzono: odsetki od zaciągniętych kredytów nie były ewidencjonowane na koncie 134, odsetki od zaciągniętych pożyczek nie były ewidencjonowane na koncie 260. str. 23 protokołu odsetki od zaciągniętych kredytów i pożyczek naliczone w danym okresie sprawozdawczym ujmować na kontach Ma134/Wn909 (odsetki od kredytów), Ma260/Wn909 (odsetki od pożyczek), zapłatę odsetek ewidencjonować na kontach odpowiednio Wn134/Ma909 i Wn260/Ma909 zgodnie z zasadami funkcjonowania tych kont określonych w części II Opis kont pkt 1 Konta bilansowe załącznika Nr 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jednolity - Dz. U. z 2013r. poz. 289) oraz przyjętym Zakładowym Planem Kont. Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialny jest: - Wójt Gminy - Skarbnik Gminy Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity - Dz. U. z 2012 r., poz. 1113 z późn. zm.) - Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie oczekuje zawiadomienia o wykonaniu wniosków z wystąpienia pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty jego doręczenia. Na podstawie art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje Wójtowi prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie. Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Otrzymują: 1/ adresat 2/ a/a P R E Z E S /-/ Wojciech Tarnowski 7