Paweł Ziółkowski Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej Warszawa, 16.06.2016 r. 1
Odzież ochronna Pracodawca ma obowiązek zapewnić odzież ochronną, jeżeli odzież pracownik może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu, a także ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy art. 237[7] k.p. Pracodawca ma obowiązek dostarczenia pracownikowi środków ochrony indywidualnej także wówczas, gdy żaden szczególny przepis tego nie przewiduje ale doświadczenie życiowe wskazuje na potrzebę korzystania z takich środków (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 24 kwietnia 1959 r., III CR 907/58, PiZS 1961, nr 1, poz. 60). 2
Ekwiwalent za odzież roboczą Pracodawca może ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy. Nie dotyczy to stanowisk, na których są wykonywane prace związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych albo prace powodujące intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi. Pracownikowi używającemu własnej odzieży i obuwia roboczego, pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny. 3
Czyszczenie i naprawa odzieży i obuwia Pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy. Pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie. Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika. 4
Ekwiwalent za pranie odzieży Przepisy nie określają zasad wypłaty ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej W praktyce spotkać się można z kilkoma formami wypłaty ekwiwalentu, w tym między innymi: Według cen stosowanych przez pralnię Ryczałtowo 5
Zwolnienia podatkowo-ubezpieczeniowe Wolne od PIT i ZUS są: świadczenia rzeczowe BHP i ekwiwalenty za te świadczenia art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106 z późn. zm.) 6
Interpretacje US Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z dnia 8 sierpnia 2013 r. (IBPBII/1/415-527/13/MK) uznał natomiast, że ekwiwalent za pranie odzieży roboczej ustalony w stawce miesięcznej korzysta ze zwolnienia od podatku, ale zastrzegł, że przepisy prawa pracy nie są przepisami podatkowymi, wobec czego tut. Organ nie posiada kompetencji do ich autorytarnej interpretacji. Kompetencje do autorytarnej interpretacji posiada natomiast Dyrektor Mazowieckiej Izby Skarbowej. W interpretacji z dnia 10 października 2012 r. (IPPB4/415-574/12-4/JK), czytamy, że ekwiwalent wypłacany w stałej kwocie nie stanowi ekwiwalentu BHP, a w konsekwencji nie podlega opodatkowaniu, gdyż jego wysokość nie stanowi równowartości faktycznie poniesionych przez pracownika kosztów. 7
Interpretacje ZUS W piśmie ZUS z 3 marca 2014 r. (sygn. DI/100000/43/57/2014) czytamy: aby ekwiwalent za pranie odzieży był wolny od składek ZUS musi być wypłacony na podstawie przepisów kodeku pracy, a to według ZUS oznacza konieczność wypłaty w wysokości odzwierciedlającej koszty faktyczne poniesione przez pracownika. Wymóg ekwiwalentu pieniężnego nie będzie spełniony w sytuacji gdy pracodawca zapewnia każdemu z pracowników tę samą stałą wartość pieniężną z przeznaczeniem na pranie przez nich odzieży roboczej oraz odzieży prywatnej wykorzystywanej przy wykonywaniu obowiązków pracowniczych. Wypłacone w ten sposób środki pieniężne przybiorą postać ryczałtu pieniężnego i nie zmienia tego okoliczność ustalenia jego w różnej wysokości w zależności od rodzaju pracy wykonywanej przez danego pracownika jako pracownika fizycznego, bądź pracownika umysłowego. 8
Interpretacje ZUS Z pisma ZUS z 1 października 2013 r. (sygn. WPI/200000/451/1330/2013): Opierając się na definicjach słownikowych należy zauważyć, że ekwiwalent oznacza rzecz zastępującą inną rzecz o równej wartości, odpowiednik, równoważnik (Współczesny słownik języka polskiego, Dunaj В., Warszawa 2007), natomiast ryczałt to kwota pieniężna w ustalonej z góry wysokości. Tym samym ZUS odróżnił ekwiwalent od ryczałtu, a jako nagrodę za rozwój teorii prawa zażądał składek. Podobnie: Pismo ZUS z WPI/200000/451/382/2013). 11 kwietnia 2013 r. (sygn. 9
Ekwiwalent a ryczałt Kodeks pracy mówi o ekwiwalencie w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika, a nie o ekwiwalencie w wysokości faktycznych kosztów poniesionych przez pracownika. Dodanie tego skromnego słowa jest już interpretacją mającą na celu ściągnięcie podatku lub składek za wszelką cenę, także za cenę niezgodności z prawem. Ryczałtowy zwrot kosztów, to wciąż zwrot kosztów. W taki sposób rozlicza się m.in. zwrot kosztów używania samochodów prywatnych do celów służbowych. Tym samym ekwiwalent w stałej, rozsądnej kwocie uznać należy za ekwiwalent za pranie. A to, że jest to ryczałt, jest bez znaczenia. 10
Zasady dotyczące wyłączeń W wyłączeniu z podstawy wymiaru składek jest mowa o ekwiwalentach pieniężnych za pranie odzieży roboczej, a nie o ekwiwalentach pieniężnych za pranie odzieży roboczej wypłacanych na podstawie kodeksu pracy. Także w tym przypadku ZUS demagogicznie nadinterpretuje przepis w celu ściągnięcia składek. Brak powołania się w przepisie na regulacje k.p. również wskazuje, że ryczałtowy ekwiwalent korzysta ze zwolnienia. Warunkiem zwolnienia PIT jest zaś istnienie podstawy prawnej określającej zasady ich przyznawania. 11
Faktyczne koszty prania Każdy, kto pierze w domu może zaświadczyć, że nie da się ustalić faktycznych kosztów prania. Należałoby bowiem uwzględnić ilość zużytego prądu i wody, rodzaj i ilość proszku, ewentualnie płynu do płukania, amortyzację pralki i suszarki itp. Na dodatek, jeżeli pracownikowi wraz z roboczym kombinezonem wpadłaby do bębna chociaż jedna skarpetka, należałoby zastosować proporcje (może według wagi?). Brak możliwości ustalenia rzeczywistych kosztów uniemożliwia przy interpretacji ZUS, pranie w domu, czyli najbardziej ekonomiczny i sensowny sposób prania. 12
Ekwiwalent w orzecznictwie W wyroku NSA z dnia 8 kwietnia 1998 r. (I SA/Lu 392/97) sąd stanął na stanowisku, że ekwiwalent pieniężny za pranie powinien być ustalony w kwotach realnych uwzględniający nakład pracy na ten cel oraz aktualne koszty (energii, wody, środków piorących itp.). Kwoty realne kosztów są zdecydowanie bardziej uzasadnione, niż kwoty faktyczne. 13
O swoje trzeba walczyć! Stanowisko ZUS i niektórych organów podatkowych jest całkowicie błędne i nieracjonalne (oczywiście od strony merytorycznej, bo jeśli weźmiemy pod uwagę ekonomię, to nawet można je zrozumieć w ten sposób ZUS próbuje zapewnić sobie przecież większe wpływy). W razie ewentualnego sporu należy zatem bezwzględnie odwoływać się do sądu jest niemal pewne, że sąd nie będzie patrzy na stan zadłużenia tej instytucji, a wyrok będzie oparty na przepisach, a nie urzędniczych poglądach na nie. 14
Tytuł slajdu Dziękuję za uwagę! Paweł Ziółkowski ptz@op.pl 15