Załącznik do Wytycznych Instytucji Zarządzającej MRPO dotyczących zasad rozliczania i poświadczania poniesionych wydatków 8.3 Wytyczne IZ dot. zasad rozliczania i poświadczania poniesionych wydatków dla projektów realizowanych w ramach działania 9.3 MRPO SPIS TREŚCI 1. Wstęp.. 2 2. Źródła finansowania... 2 3. Rodzaje płatności w projektach... 3 3.1 Płatność zaliczkowa... 4 3.2 Refundacja wydatków... 6 4. Zasady dotyczące wniosków beneficjenta o płatność... 6 4.1 Terminy i zasady składania i sporządzania wniosków beneficjenta o płatność 6 4.2 Terminy weryfikacji i zatwierdzania wniosków beneficjenta o płatność.. 6
1. WSTĘP Niniejszy załącznik określają ogólne zasady rozliczania i poświadczania poniesionych wydatków dla projektów realizowanych w ramach działania 9.3 Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego 2007-2013. W kwestiach nie rozstrzygniętych nim zastosowanie mają ogólne zapisy Wytycznych Instytucji Zarządzającej MRPO dot. zasad rozliczania i poświadczania poniesionych wydatków. 2. ŹRÓDŁA FINANSOWANIA Dofinansowanie przekazywane beneficjentom jest wypłacane z jednego lub z dwóch źródeł zgodnie z poniższym schematem: ze środków europejskich w formie dotacji celowej, który tworzy Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego (EFRR) ze środków budżetu państwa (BP), jako tzw. współfinansowanie krajowe (w formie dotacji celowej), występujące w niektórych przypadkach w ramach uzupełnienia dofinansowania ze środków europejskich. Szczegóły dotyczące źródeł finansowania projektu oraz ich procentowego udziału, które są specyficzne dla każdego projektu, zawiera umowa o dofinansowanie lub uchwała dotycząca realizacji projektu. Jeśli projekt jest finansowany zarówno ze środków europejskich w formie dotacji celowej (EFRR) jak i budżetu państwa (BP), konsekwencją łączenia w/w środków dla beneficjentów jest: otrzymywanie dofinansowania z dwóch rachunków bankowych. W roli instytucji wypłacającej środki europejskie (EFRR) i budżetu państwa (BP) występuje Instytucja Zarządzająca MRPO (za wyjątkiem płatności dla państwowych jednostek budżetowych). Terminy przekazania środków mogą być różne z uwagi na fakt, iż przelewu środków dokonywane są z dwóch rachunków bankowych. Każdorazowo po przekazaniu środków, IZ MRPO przekazuje beneficjentowi informację w formie pisemnej dotyczącą wysokości środków wraz ze wskazaniem źródła ich pochodzenia oraz klasyfikacji budżetowej. dofinansowanie otrzymane ze środków europejskich w formie dotacji celowej i współfinansowania podlega reżimowi roku budżetowego, które z uwagi na fakt, iż stanowi dotację celową musi być wydatkowane i rozliczone zgodnie z przepisami właściwymi dla dotacji, a więc z uwzględnieniem przede wszystkim rocznego budżetowania oraz tzw. środków niewygasających z upływem roku budżetowego. W związku z powyższym, środki pochodzące ze środków europejskich w formie dotacji celowej i budżetu państwa podlegają terminom rozliczenia określonym w ustawie o finansach publicznych. Oznacza to, że beneficjent winien dokonać wydatków i/ lub dokonać zwrotu niewykorzystanej części w/w środków w terminie do 31 grudnia roku, w którym otrzymał środki. Natomiast w przypadku środków niewygasających z upływem danego roku budżetowego, beneficjent powinien wydatkować i dokonać ich rozliczenia w terminie określonym w rozporządzeniu wydanym na podstawie art.181 ustawy o finansach publicznych. konieczność dokonania zwrotu środków w przypadkach zdefiniowanych w umowie o dofinansowanie lub uchwale dotyczącej realizacji projektu (m.in. niewykorzystanych lub wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem, bez zachowania obowiązujących procedur lub pobranych w sposób nienależny czy w nadmiernej wysokości) na rachunek IZ MRPO, z którego środki zostały wypłacone. 2
Dofinansowanie projektu źródło środki europejskie w formie dotacji celowej budżet państwa EFRR BP IZ MRPO IZ MRPO Zwrot środków środki europejskie EFRR budżet państwa BP należność główna odsetki należność główna odsetki IZ MRPO IZ MRPO IZ MRPO IZ MRPO 3. RODZAJE PŁATNOŚCI W PROJEKTACH Dofinansowanie może być przekazywane beneficjentom w dwóch formach: jako zaliczka i jako refundacja. Forma przekazywania środków jest określona w umowie o dofinansowanie projektu lub uchwale dotyczącej realizacji projektu. W zależności od formy przekazywania środków, beneficjenci zobowiązani są do stosowania odpowiednich procedur i wzorów dokumentów (więcej informacji na ten temat znajduje się w dalszej części Wytycznych). Dofinansowanie projektu (forma przekazywania) Zaliczka Refundacja 3
1. Wnioskowanie o zaliczkę 3.1 PŁATNOŚĆ ZALICZKOWA 2. Wydatkowanie środków z zaliczki 2.1. Beneficjenci należący do sektora finansów publicznych W przypadku beneficjentów należących do sektora finansów publicznych i zobowiązanych do stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych, w wykazie wydatków kwalifikowalnych poniesionych ze środków zaliczki mogą być ujęte wydatki kwalifikowalne w całości zapłacone ze środków zaliczki. Zaleca się by beneficjenci, ponosili wydatki albo w 100% z zaliczki albo w montażu wynikającym z umowy o dofinansowanie/aneksu lub uchwały dotyczącej realizacji projektu. Nie zaleca się ponoszenia wydatków wg montażu innego niż wskazany powyżej, wyjątek stanowi sytuacja, kiedy beneficjenci posiadają środki zaliczki w kwocie uniemożliwiającej zapłatę za wydatek w 100% lub w montażu wskazanym w umowie o dofinansowanie lub uchwale dotyczącej realizacji projektu. Rozliczenia wydatków poniesionych z wkładu własnego, wynikającego z montażu projektu, beneficjenci mogą dokonywać w kolejnych wnioskach o płatność lub we wniosku o płatność końcową. Natomiast w przypadku projektów, w których występuje budżet państwa (BP) środki zaliczki powinny być wydatkowane na pokrycie wydatków kwalifikowalnych w ich pełnej wartości (100%), ale z zachowaniem odpowiedniej proporcji środków europejskich w formie dotacji celowej (EFRR) i budżetu państwa (BP), wynikającej z umowy o dofinansowanie projektu lub uchwały dotyczącej realizacji projektu, co oznacza, że każdy wydatek płacony z zaliczki powinien być płacony w proporcji zarówno ze środków europejskich w formie dotacji celowej (EFRR) i budżetu państwa (BP). Wyjątek stanowi sytuacja, gdy dofinansowanie (w części ze środków europejskich w formie dotacji celowej (EFRR) i w części z budżetu państwa (BP)) jest przekazywane w różnych terminach, wówczas beneficjenci mogą ponosić wydatki bez zachowania proporcji środków europejskich w formie dotacji celowej (EFRR) i budżetu państwa (BP), ale są zobowiązani do zachowania w/w proporcji w odniesieniu do całego projektu. 2.2. Beneficjenci spoza sektora finansów publicznych W przypadku beneficjentów nie należących do sektora finansów publicznych, w wykazie wydatków kwalifikowalnych poniesionych ze środków zaliczki winny być ujęte wydatki zapłacone ze środków zaliczki i wkładu własnego zgodnie z montażem wynikającym z umowy o dofinansowanie projektu lub uchwały dotyczącej realizacji projektu. Oznacza to, iż każde wydatki powinny być ponoszone w odpowiednim podziale ze środków zaliczki jak i wkładu własnego. W związku z powyższym, dla przejrzystości przepływów finansowych, zaleca się zasilanie wyodrębnionego rachunku bankowego, przy dokonywaniu płatności z zaliczki, środkami z wkładu własnego w odpowiedniej kwocie (wynikającej z montażu finansowego projektu). Jeśli beneficjenci nie dokonają zasilenia wyodrębnionego rachunku bankowego środkami z wkładu własnego i dokonają wypłaty w części wynikającej z montażu finansowego z rachunku podstawowego, zobowiązani są do przedstawienia zaświadczenia wydanego przez bank lub innego równoważnego dokumentu potwierdzającego posiadanie przez beneficjentów rachunku bankowego, z którego dokonano płatności w ramach projektu. Natomiast w przypadku projektów, w których występuje budżet państwa (BP), środki zaliczki powinny być wydatkowane w montażu finansowym wynikającym z umowy o dofinansowanie projektu lub uchwały dotyczącej realizacji projektu, i dodatkowo z zachowaniem odpowiedniej proporcji środków europejskich (EFRR) i budżetu państwa (BP). 4
. Podobnie jak w przypadku beneficjentów należących do sektora finansów publicznych wyjątek stanowi sytuacja, gdy dofinansowanie (w części ze środków europejskich w formie dotacji celowej (EFRR) i w części z budżetu państwa (BP)) jest przekazywane w różnych terminach, wówczas beneficjenci mogą ponosić wydatki bez zachowania proporcji środków europejskich w formie dotacji celowej (EFRR) i budżetu państwa (BP), ale są zobowiązani do zachowania w/w proporcji w odniesieniu do całego projektu. 3. Wysokość zaliczki 4. Zasady dotyczące zaliczek 5. Terminy wykorzystania i rozliczenia zaliczek 5.1. Terminy wydatkowania zaliczek Środki zaliczki winny być wydatkowane w ramach projektu i rozliczone we wnioskach o płatność złożonych do IZ MRPO w 100% kwoty otrzymanej zaliczki w terminie do 90 dni od dnia przekazania transzy zaliczki, a w części nierozliczonej w w/w terminie, zwrócone zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie lub uchwały dotyczącej realizacji projektu. Termin 90 dni ( nie należy w żadnym przypadku utożsamiać z 3 miesiącami kalendarzowymi!) należy liczyć w dniach kalendarzowych od następnego dnia po dacie przekazania środków przez IZ MRPO na rachunek projektowy. Jeżeli środki zaliczki wnioskowanej przez beneficjenta zostały przekazane w dwóch transzach, w dwóch terminach, termin na rozliczenie zaliczki liczony jest osobno dla każdej z transz. Wydatkowanie lub rozliczenie zaliczki w terminie późniejszym, skutkuje naliczeniem odsetek jak dla zaległości podatkowych, liczonych od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność i/lub zwrotu zaliczki. Rozliczenie każdej transzy zaliczki oznacza wykazanie wydatków poniesionych z tej zaliczki we wniosku o płatność i/lub zwrot niewykorzystanych środków. 5.2. Szczegółowe zasady dotyczące wydatkowania i rozliczenia zaliczek pochodzących z EFRR Zapisy ogólne Wytycznych Instytucji Zarządzającej MRPO dot. zasad rozliczania i poświadczania poniesionych wydatków nie mają zastosowania. Terminy wydatkowania zaliczki wskazano w pkt 5.3. 5.3. Szczegółowe zasady dotyczące wydatkowania i rozliczenia zaliczek pochodzących ze środków europejskich w formie dotacji celowej i BP Beneficjent, który otrzymał dofinansowanie projektu w formie zaliczki pochodzące ze środków europejskich w formie dotacji celowej i współfinansowania (dotyczy również środków niewygasających z upływem roku budżetowego) i nie rozliczył tych środków w złożonych do IZ MRPO wnioskach o płatność, zobowiązany jest do przygotowania zestawienia faktur potwierdzających poniesienie wydatków z w/w środków wg wzoru stanowiącego załącznik nr 8.1.15 do niniejszych Wytycznych oraz sprawozdania wg wzoru stanowiącego załącznik nr 8.1.16 do niniejszych Wytycznych dotyczącego rozliczenia środków z otrzymanej zaliczki w terminie do 10 dnia następującego po dniu, w którym upływa ostateczny termin wydatkowania zaliczki pochodzącej ze środków europejskich w formie dotacji celowej i współfinansowania. Ostatecznym terminem wydatkowania jest dzień 31 grudnia roku, w którym beneficjent otrzymał środki europejskie w formie dotacji celowej i współfinansowania natomiast w przypadku środków niewygasających z upływem danego roku budżetowego, obowiązującym jest termin określony w rozporządzeniu wydanym na podstawie art.181 ustawy o finansach publicznych. 5
3.2 REFUNDACJA WYDATKÓW 4. ZASADY DOTYCZĄCE WNIOSKÓW BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ 4.1. TERMINY I ZASADY SKŁADANIA I SPORZĄDZANIA WNIOSKÓW BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ 4.2.TERMINY WERYFIKACJI I ZATWIERDZANIA WNIOSKÓW BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ ORIENTACYJNE TERMINY WERYFIKACJI WNIOSKÓW O PŁATNOŚĆ I WYPŁAT ŚRODKÓW LICZONE W DNIACH ROBOCZYCH Informacje dotyczące zasad obowiązujących na etapie weryfikacji i zatwierdzania wniosków o płatność W zakresie pkt 1-6: W zakresie pkt 7: Zapisy ogólne Wytycznych Instytucji Zarządzającej MRPO dot. zasad rozliczania i poświadczania poniesionych wydatków nie mają zastosowania. 8. Instytucja Zarządzająca MRPO, po dokonaniu weryfikacji przekazanego przez beneficjenta wniosku o płatność, poświadczeniu wysokości i prawidłowości poniesionych wydatków kwalifikowalnych w nim ujętych, zatwierdza wysokość dofinansowania i przekazuje beneficjentowi informację w tym zakresie. W przypadku wystąpienia rozbieżności między kwotą wnioskowaną przez beneficjenta we wniosku o płatność a wysokością dofinansowania zatwierdzonego do wypłaty, Instytucja Zarządzająca MRPO załącza do informacji uzasadnienie oraz dodatkowo informacje o ewentualnych korektach dokonanych przez IZ MRPO zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie lub uchwały dotyczącej realizacji projektu i konieczności naniesienia wskazanych zmian na wersji wniosku o płatność przechowywanej przez beneficjentów. Ponadto każdorazowo, w ramach informacji dotyczącej zatwierdzenia wniosku o płatność, IZ MRPO informuje beneficjenta o wysokości wypłaconych środków europejskich w formie dotacji celowej (EFRR) oraz współfinansowania w tym również pochodzącego ze środków niewygasających z upływem roku budżetowego, o źródle pochodzenia środków i terminie wykorzystania środków oraz o klasyfikacji budżetowej (dotyczy również beneficjentów, którzy nie są zobowiązani do stosowania klasyfikacji budżetowej). 6
Zastosowanie mają ogólne zapisy Wytycznych Instytucji Zarządzającej MRPO dot. zasad rozliczania i poświadczania poniesionych wydatków w zakresie rozdziałów: 5. Harmonogramy wypłat i realizowanych przetargów w ramach projektów; 7. Zasady dotyczące rozliczania niektórych rodzajów wydatków we wnioskach beneficjenta o płatność: podrozdział: 7.1 Wydatki o wartości niższej niż 10 000 PLN; podrozdział: 7.2 Wydatki z podatkiem VAT podrozdział: 7.3 Wydatki ujmowane na podstawie faktur wyrażonych w językach obcych i/lub walutach obcych; podrozdział: 7.4 Wynagrodzenie personelu projektu podrozdział: 7.6 Kara umowna; podrozdział: 7.7 Wadium; podrozdział: 7.8 Dochód incydentalny; 8. Załączniki 8.1 oraz 8.2 Zapisy ogólne Wytycznych Instytucji Zarządzającej MRPO dot. zasad rozliczania i poświadczania poniesionych wydatków nie maja zastosowania w zakresie rozdziałów: 6. Monitorowanie całkowitej wartości projektu generującego przychody próg 1 mln euro; 7. Zasady dotyczące rozliczania niektórych rodzajów wydatków we wnioskach beneficjenta o płatność: podrozdział: 7.5 Koszty podróży służbowych 7