POIS.02.02.00-00-002/12

Znak: OW-POIiŚ-074/117/09/14 Szczecin, dnia 23.10.2014 r. ZAPYTANIE OFERTOWE Urząd Morski w Szczecinie zaprasza do składania oferty cenowej na realizację zamówienia pn. Organizacja konferencji prasowej dotyczącej inwestycji Modernizacja i budowa umocnień brzegowych zachodniego wybrzeża Zamówienie stanowi zadanie realizowane w ramach projektu nr POIS.02.02.00-00-002/12, współfinansowanego ze środków Funduszu Spójności, ramach działania 2.2, II osi priorytetowej, Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko. Nazwa projektu: Modernizacja i budowa umocnień brzegowych zachodniego wybrzeża. Określenie przedmiotu zamówienia Zadanie polegać będzie na zorganizowaniu i przeprowadzeniu kompleksowej obsługi konferencji prasowej, w tym: 1. zabezpieczenie sali dla min. 30 osób w miejscowości Niechorze wraz z kosztem wynajmu i ubezpieczenia (NW), wyposażonej w: a. oświetlenie, ogrzewanie, system wentylacyjny oraz toalety i szatnię, b. miejsca siedzące dla wszystkich uczestników, c. zasilanie 230 V i sprzęt nagłaśniający, d. projektor multimedialny kompatybilny z laptopem (Pakiet MS Office, Power Point, Excel); e. ekran do wyświetlania prezentacji multimedialnej o wielkości odpowiedniej dla audytorium ok. 30 osób; f. obsługę techniczną w zakresie sprzętu nagłaśniającego i multimedialnego podczas konferencji; 2. zapewnienie poczęstunku na 30 osób: kawa, herbata, woda, ciastka, 3. przygotowanie treści zaproszenia, 4. zawiadomienie przedstawicieli mediów, lokalnych władz, Wykonawcy Robót Budowlanych, Inżyniera Kontraktu, Pomocy Technicznej o czasie i terminie konferencji, 5. przygotowanie, w uzgodnieniu z Zamawiającym materiałów dla uczestników konferencji na nośnikach elektronicznych (pen-drive) 20 szt, 6. sprawowanie nadzoru nad całością przebiegu konferencji, 7. udokumentowanie fotograficzne przebiegu konferencji oraz przygotowanie sprawozdania z przebiegu wydarzenia wraz z załącznikami fotograficznymi, 8. przygotowanie informacji na stronę internetową o odbytej konferencji wraz z materiałem fotograficznym, niezwłocznie po jej zakończeniu jednak nie później niż 2 dni robocze po jej zakończeniu. Przygotowane przez Wykonawcę materiały winny zawierać następujący nadruk: http://www.ums.gov.pl

Miejsce i termin składania ofert Ofertę prosimy przesłać w zamkniętej kopercie do dnia 31 października 2014 r. do godz. 10 00 na adres : Urząd Morski w Szczecinie pl. Batorego 4 70-207 Szczecin Zespół ds. Zamówień Publicznych pok. 110 z dopiskiem: Oferta na organizację konferencji prasowej dotyczącej inwestycji Modernizacja i budowa umocnień brzegowych zachodniego wybrzeża. Termin wykonania zamówienia. Nie dłużej niż do dnia 12 grudnia 2014 r. Zawartość oferty Na ofertę składają się: oferta cenowa sporządzona na formularzu ofertowym (według wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego). Oferta musi być sporządzona w języku polskim, na maszynie do pisania, komputerze lub ręcznie długopisem, format nie większy niż A4. Oferta musi być podpisana przez osobę upoważnioną. Wybór oferty Jedynym kryterium wyboru oferty jest cena. Dodatkowe informacje Wzór umowy w załączeniu (Załącznik nr 2 do zapytania). Umowa nie podlega negocjacji. Osobą upoważnioną do kontaktów z Wykonawcami jest Pani Dagmara Rojek, tel.: +48 91 44 03 426, e-mail: drojek@sums.gov.pl. Z poważaniem

Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego ZAMAWIAJĄCY: Urząd Morski w Szczecinie Plac Batorego 4, 70-207 Szczecin tel.: +48 91 4342474 fax: +48 91 4344656 Formularz ofertowy WYKONAWCA: Nazwa... Siedziba... nr telefonu..., nr faxu..., e-mail. REGON... NIP... W odpowiedzi na zaproszenie do złożenia oferty w zapytaniu ofertowym na Organizacja konferencji prasowej dotyczącej inwestycji Modernizacja i budowa umocnień brzegowych zachodniego wybrzeża, składam(y) niniejszą ofertę, oświadczając jednocześnie, że zrealizujemy zamówienie zgodnie z wszystkimi warunkami zawartymi w zapytaniu i wzorze umowy. Oferuję(my) wykonanie przedmiotu zamówienia za cenę: wartość netto:.. zł, (słownie... zł), powiększoną o przynależny podatek VAT w kwocie:.. zł, (słownie... zł), wartość brutto:... zł, (słownie... zł). 1. Oświadczam(y), iż uzyskaliśmy niezbędne informacje i wyjaśnienia do przygotowania oferty. 2. Oświadczam(y), że posiadamy niezbędną wiedzę i uprawnienia do wykonania w/w Zamówienia. 3. W razie wybrania mojej(naszej) oferty zobowiązuję(my) się do podpisania umowy na warunkach zawartych we wzorze umowy w miejscu i terminie określonym przez Zamawiającego.... miejscowość, data podpis(y) osoby(osób) uprawnionej(nych) do reprezentacji Wykonawcy

W dniu.2014 r. pomiędzy Wzór umowy OW/5102 dot. postępowania:. Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego Skarbem Państwa - Dyrektorem Urzędu Morskiego w Szczecinie, pl. Batorego 4, 70-207 Szczecin, reprezentowanym przez Andrzeja Borowca - Dyrektora zwanym w dalszej treści umowy Zamawiającym, a firmą:, NIP:., REGON:, w dalszej części umowy określaną jako Wykonawca, została zawarta umowa następującej treści: PRZEDMIOT UMOWY 1 1. Na podstawie dokonanego przez Zamawiającego wyboru oferty, Wykonawca przyjmuje do realizacji zamówienie na: Organizacja konferencji prasowej dotyczącej inwestycji Modernizacja i budowa umocnień brzegowych zachodniego wybrzeża zwanej dalej przedmiotem umowy. 2. Szczegółowy zakres prac objętych umową oraz uwagi dotyczące ich wykonania określa opis przedmiotu zamówienia stanowiący załącznik do niniejszej umowy. 3. Umowa zostaje zawarta w ramach realizacji w ramach projektu nr POIS.02.02.00-00- 002/12, współfinansowanego ze środków Funduszu Spójności, ramach działania 2.2, II osi priorytetowej, Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko. Nazwa projektu: Modernizacja i budowa umocnień brzegowych zachodniego wybrzeża. TERMINY REALIZACJI UMOWY 2 Wymagany termin realizacji całości przedmiotu umowy: do dnia 12 grudnia 2014 r. OBOWIĄZKI STRON UMOWY 3 1. Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot umowy zgodnie z przedstawioną ofertą i opisem przedmiotu zamówienia. 2. Do reprezentowania Wykonawcy w sprawach dotyczących wykonania przedmiotu umowy upoważniony/a jest..

3. Do reprezentowania Zamawiającego w sprawach dotyczących wykonania przedmiotu umowy upoważniony jest: Piotr Domaradzki. 4. Wykonawca odpowiada za warunki BHP i ochronę własnego mienia w zakresie prac realizowanych na podstawie niniejszej umowy, a w szczególności zabezpieczy dane otrzymane w trakcie pracy przed dostępem osób trzecich. 5. Wykonawca jest zobowiązany stosować się do wytycznych i wskazówek udzielanych przez Zamawiającego. 6. W przypadku powierzenia wykonania całości bądź części przedmiotu umowy podwykonawcy, Wykonawca jest odpowiedzialny za jego działania lub ich zaniechanie jak za własne. WYNAGRODZENIE 4 1. Strony ustalają wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu umowy w wysokości: wartość netto: zł, (słownie:. zł), powiększoną o podatek VAT (23%) w kwocie:. zł, (słownie: zł), wartość brutto zł, (słownie:. zł). 2. Strony ustalają, że wynagrodzenie wynikające z realizacji niniejszej umowy zostanie uregulowane po wykonaniu przedmiotu umowy, w wysokości określonej w ust. 1. 3. Protokół odbioru końcowego będzie podstawą do wystawienia przez Wykonawcę faktury VAT. 4. Zamawiający upoważnia Wykonawcę do wystawienia faktury VAT bez swego podpisu. 5. Zapłata za wykonaną pracę nastąpi na rachunek bankowy Wykonawcy, w ciągu 21 dni od daty doręczenia Zamawiającemu faktury VAT. 6. Wykonawca oświadcza, że jest płatnikiem podatku VAT - numer identyfikacji podatkowej (NIP:..). 7. Wykonawca ponosi wszelkie konsekwencje z tytułu prowadzenia niewłaściwej dokumentacji dla potrzeb podatku od towarów i usług VAT. W szczególności Wykonawca zobowiązuje się do zwrotu na rzecz Zamawiającego ewentualnych strat (sankcji podatkowych) spowodowanych: a) wadliwym wystawieniem faktury VAT, b) brakiem u Wykonawcy kopii faktury VAT wystawionej na rzecz Zamawiającego, c) różnymi danymi na oryginale i kopii faktury VAT. SPOSÓB I MIEJSCE REALIZACJI PRZEDMIOTU UMOWY 5 1. Zamawiający przekaże Wykonawcy materiały niezbędne do przygotowania konferencji (tj. informacje dotyczące realizowanej inwestycji, zdjęcia) w formie elektronicznej w terminie dwóch dni roboczych po podpisaniu Umowy. 2. Wykonawca w ciągu 7 dni roboczych od podpisania umowy przedstawi propozycje: 1) terminu i miejsca organizacji konferencji, 2) planu konferencji, 3) listy zaproszonych gości, 4) treści zaproszenia, 5) poczęstunku.

3. Wykonawca w ciągu 7 dni roboczych od podpisania umowy przedstawi propozycje materiałów dla uczestników konferencji na nośnikach elektronicznych (pen-drive). 4. Zamawiający w ciągu 3 dni roboczych zaakceptuje lub przekaże Wykonawcy uwagi do przedłożonych propozycji. 5. Wykonawca w ciągu 3 dni roboczych przedstawi propozycje uwzględniające uwagi Zamawiającego. 6. Wykonawca najpóźniej 7 dni przed terminem konferencji musi zawiadomić o tym jej uczestników. 7. Wykonawca nie później niż 2 dni robocze po konferencji przekaże sprawozdanie z przebiegu wydarzenia wraz z załącznikami fotograficznymi oraz informację na stronę internetową o odbytej konferencji wraz z materiałem fotograficznym. 8. Dowodem zrealizowania przedmiotu umowy będzie pisemne potwierdzenie przez upoważnionego pracownika Zamawiającego wykonania usługi w postaci protokołu odbioru, po zaakceptowaniu sprawozdania z przebiegu konferencji. 9. Podczas odbioru Zamawiający dokona sprawdzenia zgodności zrealizowania umowy z uprzednio zatwierdzonymi projektami oraz z wytycznymi zawartymi w opisie przedmiotu umowy. 10. Jeżeli w toku czynności odbiorczych stwierdzone zostanie, że przedmiot umowy jest niezupełny w stosunku do zamówienia, niezgodny ze złożoną ofertą bądź też opisem zawartym w załączniku do umowy, lub też posiada wady Zamawiający upoważniony będzie do odpowiedniego obniżenia wynagrodzenia Wykonawcy. 11. Datą wykonania przedmiotu umowy jest data odbioru bez wad i uwag. KARY UMOWNE 6 1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną za zwłokę w wykonaniu przedmiotu umowy lub jego części w wysokości: 1) 0,1 % wynagrodzenia umownego brutto w okresie pierwszych 10 dni kalendarzowych zwłoki, liczone za każdy dzień zwłoki, 2) 0,3 % wynagrodzenia umownego brutto w okresie kolejnych 10 dni kalendarzowych zwłoki, liczone za każdy dzień zwłoki, 3) 0,5 % wynagrodzenia umownego brutto za każdy następny dzień zwłoki powyżej 20 dni. 2. Roszczenie o zapłatę kar umownych z tytułu zwłoki, ustalonych za każdy rozpoczęty dzień zwłoki, staje się wymagalne: - za pierwszy rozpoczęty dzień zwłoki - w tym dniu, - za każdy następny rozpoczęty zwłoki - odpowiednio w każdym z tych dni. 3. Za odstąpienie od umowy przez Zamawiającego lub Wykonawcę - strona, po której zaistniały przyczyny odstąpienia od umowy, zapłaci drugiej stronie karę umowną w wysokości 10 % wynagrodzenia umownego brutto. 4. W przypadku, gdy wyrządzona szkoda przekracza wysokość kar umownych lub powstała w wyniku zdarzeń, za które nie przewidziano kar umownych, stronom przysługują roszczenia odszkodowawcze na zasadach ogólnych określonych w Kodeksie cywilnym - odpowiednio prawo do: odszkodowania uzupełniającego lub odszkodowania pokrywającego całość szkody. 5. Zamawiający jest uprawniony do potrącenia naliczonych kar umownych z wynagrodzenia przysługującego Wykonawcy za wykonanie umowy.

ODSTĄPIENIE OD UMOWY 7 1. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach 2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy. POSTANOWIENIA 8 KOŃCOWE 1. Strony umowy dołożą wszelkich starań w celu rozstrzygnięcia ewentualnych sporów drogą polubowną. 2. W przypadku braku rozwiązań polubownych spory wynikłe na tle realizacji niniejszej umowy będzie rozstrzygał właściwy rzeczowo Sąd Powszechny w Szczecinie. 3. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową w zakresie realizacji zamówienia, uzgodnień i odbiorów objętych niniejszą umową obowiązują przepisy prawa polskiego, a w szczególności ustawy Kodeks Cywilny oraz innych powszechnie obowiązujących przepisów prawa. 4. Nie dopuszcza się zmian w zapisach niniejszej umowy poza zmianami dotyczącymi osób wyznaczonych do reprezentowania Wykonawcy i Zamawiającego (zapisy w 3, ust. 2 i 3). Zmiany te mogą być dokonywane jedynie za zgodą obu stron w formie pisemnej. 5. Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje Wykonawca, a dwa Zamawiający. 6. Umowa obowiązuje od dnia jej podpisania. 7. Integralną część niniejszej umowy stanowi załącznik stanowiący opis przedmiotu zamówienia. Z A M A W I A J Ą C Y W Y K O N A W C A

Załącznik do umowy Szczegółowy opis przedmiotu umowy Zadanie polegać będzie na zorganizowaniu i przeprowadzeniu kompleksowej obsługi konferencji prasowej, w tym: 1. zapewnienie sali dla min. 30 osób w miejscowości Niechorze wraz z kosztem wynajmu i ubezpieczenia (NW), wyposażonej w: a. oświetlenie, ogrzewanie, system wentylacyjny oraz toalety i szatnię, b. miejsca siedzące dla wszystkich uczestników, c. zasilanie 230 V i sprzęt nagłaśniający, d. projektor multimedialny kompatybilny z laptopem (Pakiet MS Office, Power Point, Excel); e. ekran do wyświetlania prezentacji multimedialnej o wielkości odpowiedniej dla audytorium ok. 30 osób; f. obsługę techniczną w zakresie sprzętu nagłaśniającego i multimedialnego podczas konferencji; 2. zapewnienie poczęstunku na 30 osób: kawa, herbata, woda, ciastka, 3. przygotowanie treści zaproszenia, 4. zawiadomienie przedstawicieli mediów, lokalnych władz, Wykonawcy Robót Budowlanych, Inżyniera Kontraktu, Pomocy Technicznej o czasie i terminie konferencji, 5. przygotowanie, w uzgodnieniu z Zamawiającym materiałów dla uczestników konferencji na nośnikach elektronicznych (pen-drive) 20 szt, 6. sprawowanie nadzoru nad całością przebiegu konferencji, 7. udokumentowanie fotograficzne przebiegu konferencji oraz przygotowanie sprawozdania z przebiegu wydarzenia wraz z załącznikami fotograficznymi, 8. przygotowanie informacji na stronę internetową o odbytej konferencji wraz z materiałem fotograficznym, niezwłocznie po jej zakończeniu jednak nie później niż 2 dni robocze po jej zakończeniu.

Przygotowane przez Wykonawcę materiały winny zawierać następujący nadruk: