Załącznik do Zarządzenia Nr 11/2013 Regulamin korzystania z samochodu służbowego w Chorągwi Dolnośląskiej ZHP Rozdział I Postanowienia ogólne. 1. 1. Celem Regulaminu jest efektywne zarządzanie samochodem służbowym w Chorągwi Dolnośląskiej ZHP poprzez wprowadzanie standardów i jednolitych zasad dla zarządzania i nadzorowania wykorzystywania samochodów służbowych przeznaczonego do realizacji celów służbowych w ZHP Chorągiew Dolnośląska. 2. Samochód służbowy wykorzystywany jest do celów służbowych, z zastrzeżeniem ust. 3. 3. Samochód służbowy może być wykorzystywany przez użytkownika samochodu do celów prywatnych, w przypadku braku zgłoszenia zapotrzebowania przez odpowiednie władze statutowe, na zasadach określonych w Regulaminie. 2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 1) Chorągiew należy przez to rozumieć ZHP Chorągiew Dolnośląską. 2) Bezpośrednim przełożonym należy przez to rozumieć komendanta chorągwi/hufca/obozu. 3) Samochodzie służbowym należy przez to rozumieć samochody służbowe stanowiące własność ZHP Chorągwi Dolnośląskiej. 4) Użytkowniku samochodu należy przez to rozumieć komendanta chorągwi, komendanta hufca, pracownika komendy chorągwi lub hufca, wolontariusza kierującego samochodem służbowym, osobę kierującą samochodem służbowy do celów prywatnych oraz inną osobę upoważnioną do użytkowania samochodu.
Rozdział II Zasady użytkowania samochodu służbowego i wykonywania usługi transportowej. 3. 1. Użytkownik samochodu dysponuje samochodem służbowym na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie. 2. Samochód służbowy może zostać udostępniony do celów prywatnych na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie oraz w umowie zawartej z użytkownikiem samochodu, której wzór stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu. 4. Samochodem służbowym może kierować użytkownik samochodu, posiadający upoważnienie zgodnie z załącznikiem nr 2 do Regulaminu. 5. Spowodowanie przez użytkownika samochodu służbowego zawinionej szkody, która nie podlega zwrotowi z tytułu ubezpieczenia, powoduje odpowiedzialność majątkową tej osoby do pełnej kwoty wysokości spowodowanej szkody. Osoby kierujące samochodem służbowym podpisują deklarację odpowiedzialności materialnej zgodnie z załącznikiem nr 3 do Regulaminu. 6. 1. Użytkownik samochodu zobowiązany jest do: 1) eksploatowania samochodu z zachowaniem bezpieczeństwa i ekonomicznych warunków jazdy, 2) dbania o czystość użytkowanego pojazdu, 3) dokonywania codziennej obsługi technicznej samochodu, 4) w przypadku zauważenia awarii, czy usterek natychmiastowe zgłoszenie bezpośredniemu przełożonemu. 5) w przypadku wypadku drogowego, kolizji, zaistnienia kradzieży samochodu, bądź elementów jego wyposażenia niezwłocznego powiadomienia organu Policji oraz zgłoszenia za pośrednictwem bezpośredniego przełożonego, w przewidzianym przepisami terminie, szkody do ubezpieczyciela.
2. Wszelkie zobowiązania wynikające z naruszenia przepisów ruchu drogowego pokrywa użytkownik samochodu. 3. Użytkownikowi samochodu zabrania się udostępniania pojazdu osobom nieupoważnionym. 4. Po zakończonej pracy samochód parkowany jest w obrębie siedziby KCh, KH, obozu lub w miejscu zamieszkania użytkownika samochodu, za zgodą bezpośredniego przełożonego. 7. 1. Podstawę do korzystania w danym dniu z przejazdów samochodem służbowym dla użytkownika nie posiadającego upoważnienia do kierowania danym pojazdem stanowi wniosek złożony przez komendanta hufca, pracownika komendy chorągwi lub inną osobę z władz statutowych Chorągwi na przydział samochodu służbowego, którego wzór stanowi załącznik nr 4 Regulaminu, podpisany przez bezpośredniego przełożonego i zatwierdzony przez komendanta chorągwi. 2. Wniosek powinien być złożone w sekretariacie KCh w formie pisemnej 3. Korzystanie z samochodu służbowego przez komendanta chorągwi nie wymaga formy pisemnej. 4. Kontrolę nad zasadnością wyjazdów samochodem służbowym sprawuje bezpośredni przełożony. Rozdział III Ewidencjonowanie przejazdów samochodu służbowego oraz rozliczanie przebiegu samochodu i zużycia paliwa. 8. 1. Ewidencjonowanie przejazdów służbowych i prywatnych prowadzone jest przez użytkowników samochodu służbowego za pomocą ewidencji przebiegu pojazdu stanowiącej załącznik nr 5 Regulaminu.
2. Ewidencja przebiegu pojazdu prowadzona jest w systemie miesięcznym i musi być dostarczana razem z rozliczeniem finansowym hufca/obozu do Wydziału Ekonomiczno Finansowego Chorągwi. 3. Ewidencja przebiegu pojazdu jest zakładana na początku każdego miesiąca bez względu na fakt czy pojazd jest użytkowany czy też nie w danym miesiącu. 4. Wyjazd prywatny należy udokumentować w ewidencji przebiegu pojazdu z tym, że w rubryce opis trasy należy wpisać cel prywatny według umowy. 5. Użytkownik samochodu, przed wyjazdem, ma obowiązek uzyskać akceptację celu wyjazdu przez bezpośredniego przełożonego a na koniec miesiąca uzyskać podpis komendanta i skarbnika chorągwi/hufca pod sporządzoną ewidencją. 6. Ewidencja przebiegu pojazdu stanowi jedyną podstawę do uznania w ciężar kosztów zakupionych paliw. 9. 1.Chorągiew ponosi pełne koszty z tytułu eksploatacji i utrzymania samochodu służbowego z wyłączeniem kosztów wyraźnie wymienionych w niniejszym Regulaminie. 10. Załączniki: 1) Załącznik nr 1. Umowa o korzystanie z samochodu służbowego do celów prywatnych. 2) Załącznik nr 2. Upoważnienie do kierowania samochodem służbowym. 3) Załącznik nr 3. Deklaracja odpowiedzialności materialnej. 4) Załącznik nr 4. Zamówienie na przydział samochodu służbowego. 5) Załącznik nr 5. Ewidencja przebiegu pojazdu.
Załącznik Nr 1 Umowa o korzystanie z samochodu służbowego do celów prywatnych Zawarta w... dnia... pomiędzy ZHP Chorągiew Dolnośląska z siedzibą we Wrocławiu ul. Nowa 6 reprezentowanym przez: 1. Mariana Łatę Komendanta Chorągwi 2. Waldemara Matyjek Skarbnika Chorągwi zwanymi/ą dalej Zarządcą a Druhną/Druhem:... zamieszkałym/zamieszkałą,... legitymującą/cym się... seria nr... zwanym/ą dalej Użytkownikiem Oświadczenia stron 1 1. Zarządca oświadcza, iż jest właścicielem samochodu osobowego: marka:... nr rejestracyjny:... nr nadwozia (podwozia):...
pojemność silnika:... rok produkcji... - stan licznika przebiegu w dniu przekazania... 2. Użytkownik oświadcza, iż posiada uprawnienia do prowadzenia samochodu osobowego zgodne z przepisami prawa. 2 Powierzenie samochodu służbowego Zarządca powierza Użytkownikowi do używania z obowiązkiem zwrotu samochód służbowy, o którym mowa w 1 pkt 1 niniejszej umowy. Wraz z samochodem wydane zostają: jeden komplet kluczyków, - dowód zawarcia umowy ubezpieczenia OC dowód rejestracyjny. - dodatkowe wyposażenie:......... 3 Zasady korzystania z samochodu i odpowiedzialność materialna 1. Szczegółowe zasady korzystania przez Użytkownika z samochodu służbowego i szczegółowy zakres odpowiedzialności materialnej pracownika określa Regulamin korzystania z samochodu służbowego ZHP Chorągiew Dolnośląska 2. Podpisując niniejszą umowę, Użytkownik potwierdza, że zapoznał się z w/w. Regulaminem oraz zobowiązuje się do jego stosowania. 4 Czas trwania umowy od dnia... do dnia... Strony ustalają, iż Zarządca powierza Użytkownikowi samochód służbowy bez prawa odstępowania go osobie trzeciej.
Finansowanie korzystania 5 1. Ustala się dzienny limit na korzystanie przez Użytkownika z samochodu służbowego dla celów prywatnych w wysokości... km. 2. Wszelkie koszty związane z eksploatacją pojazdu pokrywa Użytkownik Rozwiązanie umowy 6 1. Niniejsza umowa wygasa w przypadku zakończenia okresu na który została zawarta lub niezgodnego z przeznaczeniem wykorzystywania pojazdu. 2. Zarządca ma prawo w każdym czasie, bez podania przyczyny, rozwiązać niniejszą umowę i zażądać zwrotu powierzonego samochodu, bez zachowania jakiegokolwiek okresu wypowiedzenia. Postanowienia końcowe 7 1. Do wszelkich spraw nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego i inne obowiązujące przepisy prawa. 2. Wszelkie zmiany do tej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 3. Wszelkie ewentualne spory pomiędzy Stronami rozstrzygane będą polubownie, a w przypadku nie dojścia do porozumienia poddane zostaną rozstrzygnięciu sądu właściwego dla siedziby Zarządcy. 4. Niniejszą umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, jedna dla Użytkownika dwie dla Zarzący....... (Zarządca) (Użytkownik)
Załącznik do Umowy o korzystanie z samochodu służbowego do celów prywatnych Wrocław, dnia... r. (imię i nazwisko)... (stanowisko)... Dane dotyczące pojazdu: -pojemność:... -marka:.. -numer rejestracyjny: O ś w i a d c z e n i e Niniejszym oświadczam, że w miesiącu:. r. używałem samochód służbowy do celów prywatnych, zgodnie z umową, zawartą dnia..... r., o korzystanie z samochodu służbowego do celów prywatnych. Przyznany dzienny limit na korzystanie z samochodu służbowego do celów prywatnych przekroczyłem w wysokości. km... (podpis składającego oświadczenie)
Załącznik Nr 2 (pieczęć nagłówkowa) (numer upoważnienia) UPOWAŻNIENIE do kierowania samochodem służbowym Upoważniam.. (imię i nazwisko użytkownika) (stanowisko służbowe, nazwa jednostki organizacyjnej) legitymującego się dowodem osobistym serii... nr... wystawionym przez... oraz prawem jazdy kat.... nr..., do prowadzenia samochodu służbowego marki... o numerze rejestracyjnym... Upoważniony zobowiązany jest do przestrzegania zasad określonych w Regulaminie korzystania z samochodu służbowego ZHP ChD... (podpis komendanta chorągwi) Otrzymują: 1) upoważniony użytkownik 2) a/a-2 szt.
Załącznik Nr 3..., dnia...... (imię i nazwisko)...... (stanowisko) (dokument torzsamości)... (adres zamieszkania) DEKLARACJA ODPOWIEDZIALNOŚCI MATERIALNEJ W związku z upoważnieniem do korzystania w celach służbowych/ służbowych i prywatnych* z samochodu służbowego: marki... o numerze rejestracyjnym..., oświadczam, że przyjmuję pełną odpowiedzialność materialną za powierzony mi samochód. Zobowiązuję się jednocześnie do przestrzegania zasad określonych w Regulaminie korzystania z samochodu służbowego ZHP Chorągiew Dolnośląska.... (czytelny podpis) *niepotrzebne skreślić
Załącznik Nr 4..., dnia...r. ZAMÓWIENIE - ZGŁOSZENIE NA PRZYDZIAŁ SAMOCHODU SŁUŻBOWEGO Zwracam się z prośbą o przydział samochodu służbowego od dnia... od godz.... do dnia... do godz....... w celu wykonywania obowiązków służbowych. Trasa jazdy od...do...* Użytkownik... Pojazd w dyspozycji...**... (Podpis bezpośredniego przełożonego) Przydzielam samochód o nr rej.... na w/w trasę... (podpis komendanta chorągwi) * niepotrzebne skreślić ** w przypadku obozu HAL lub HAZ wpisać nazwę miejscowości
Załącznik nr 5 Nazwisko i imię kierowcy Pojemność Zbiornika M arka i typ pojazdu Norma Zużycia Paliwa NA 100 Pojemność silnika EWIDENCJA PRZEBIEGU POJAZDU za miesiąc..................... 0 Data Rozpoczę cie Czas pracy Opis trasy Stan licznika (w km) Stan paliwa (w litrach) Podpis Zakończen ie Godz. pracy Cel wyjazdu skąd dokąd Rozpoczęcie Zakończenie Liczba przejech. Początek Koniec Zużyto Zakup Nr rachunku Kierowcy km Stan z poprzedniego miesiąca Z poprzedniego miesiąca 1 0 0 0,00 0,00 0,00 2 0 0 0,00 0,00 0,00 3 0 0 0,00 0,00 0,00 4 0 0 0,00 0,00 0,00 5 0 0 0,00 0,00 0,00 6 0 0 0,00 0,00 0,00 7 0 0 0,00 0,00 0,00 8 0 0 0,00 0,00 0,00 9 0 0 0,00 0,00 0,00 10 0 0 0,00 0,00 0,00 11 0 0 0,00 0,00 0,00 12 0 0 0,00 0,00 0,00 13 0 0 0,00 0,00 0,00 14 0 0 0,00 0,00 0,00 15 0 0 0,00 0,00 0,00 16 0 0 0,00 0,00 0,00 17 0 0 0,00 0,00 0,00 18 0 0 0,00 0,00 0,00 19 0 0 0,00 0,00 0,00 20 0 0 0,00 0,00 0,00 21 0 0 0,00 0,00 0,00 22 0 0 0,00 0,00 0,00 23 0 0 0,00 0,00 0,00 24 0 0 0,00 0,00 0,00 25 0 0 0,00 0,00 0,00 26 0 0 0,00 0,00 0,00 27 0 0 0,00 0,00 0,00 28 0 0 0,00 0,00 0,00 29 0 0 0,00 0,00 0,00 30 0 0 0,00 0,00 0,00 31 0 0 0,00 0,00 0,00 Podsumowanie miesiąca 0 0,00 0,00 Uwagi AKCEPTUJĘ data Wypełnia się tylko pola zaznaczone kolorem żółtym oraz w czerwonej ramce. W każdym momencie, kiedy ilość zakupionego paliwa przekroczy pojemność auta zostanie wpisany BŁĄD w postaci:9999. Wszystkie sumy liczą się automatycznie pod warunkiem, że nie będzie żadnej ingerencji w formuły uzupełniamy tylko żółte pola. Ewidencja (miesięczne zestawienie kart drogowych) jest kompatybilna z dzienną kartą drogową. Może być również stosowana samodzielnie. Ewidencja (miesięczne zestawienie kart drogowych) jest kompatybilna z ewidencją zakupu paliwa. Może być również stosowana samodzielnie. W/w załącznik dostępny jest w wersji interaktywnej i będzie rozsyłany do hufców drogą elektroniczną.